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Libros de Gerencia Resumidos

Organízate con eficacia
El arte de la productividad libre de estrés
por David Allen

RESUMEN EJECUTIVO
La capacidad de nuestra mente se viene a menos cuando la sobrecargamos de trabajo; y esta merma de nuestra capacidad mental redunda en una menor productividad tanto en lo personal como en lo profesional. Así pues, para evitar saturar nuestra capacidad mental, debemos vaciar nuestra mente de elementos superfluos y emplearla en asuntos que realmente exigen de todas nuestras facultadas y capacidades. En el presente texto, el autor nos brinda un método para vaciar nuestra mente, organizar nuestros proyectos, determinar el próximo paso que debemos dar en cada uno y, de este modo, aprovechar toda nuestra capacidad mental en asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del estrés que la falta de método nos produce.

mucho por hacer. Por tanto, la clave para la productividad es vaciar nuestra mente de todas las cosas que queremos hacer e implementar un sistema que controle nuestras tareas. Un buen sistema de gerencia de tareas: 1. Administra el tiempo desde abajo hacia arriba: normalmente, la gente piensa que el tiempo debe ser administrado de arriba hacia abajo, es decir, primero se define una misión de vida, unos objetivos fundamentales y finalmente los detalles de implementación. Pero, en la práctica, la gente está tan inmersa en el día a día que el panorama general se vuelve confuso. Así pues, una mejor aproximación es administrar el tiempo de abajo hacia arriba, es decir, tratar de controlar todo lo que tenemos que hacer a diario de modo que tengamos tiempo para hacer otras actividades. 2. Posee elementos de control tanto “verticales” como “horizontales”: los compromisos, las tareas y los proyectos deben ser controlados tanto vertical como horizontalmente. El “control horizontal” significa mantener el sentido en cada área de nuestras vidas. El “control vertical” significa pensar de arriba hacia abajo en un proyecto o asunto para definir los detalles involucrados. 3. Maneja y organiza 100% de nuestros asuntos: nuestros “asuntos” son cualquier cosa que nos interese y que no sepamos aún cómo lograr ni qué paso dar a continuación. Para que haya un buen grado de control, debe haber un medio racional de transformar nuestros asuntos en objetivos y acciones. 4. Reduce el estrés progresivamente y finalmente lo elimina: nuestra mente deja de preocuparse por recordarnos lo que tenemos pendiente, y así comenzamos a pensar en los asuntos importantes.

El arte de realizar cosas
Nuestra productividad aumenta en la medida en que tengamos la mente clara y libre de la preocupación de olvidar cosas importantes. Para sentirnos en control, necesitamos dos cosas: 1. Un sistema lógico que nos permita capturar todo aquello por lo que nos sintamos responsables. 2. Un plan flexible que nos permita saber cuál es el siguiente paso correcto en cada uno de los asuntos de nuestro sistema. Lo importante no es tanto gerenciar el tiempo, la información y las prioridades, sino hacerlo a través de un sistema confiable. Si nuestra mente está pendiente de no olvidar algo, seremos menos efectivos al pensar en el asunto que nos ocupa. Hay varias razones por las que un asunto puede aparecer en nuestra mente mientras estamos tratando de pensar en otra: 1. No hemos clarificado bien los resultados que estamos buscando en dicha área. 2. No hemos determinado cúal es el mejor próximo paso. 3. Carecemos de un sistema que nos indique las acciones y los resultados que debemos buscar. Estos factores obligan a la mente a asumir inconscientemente la responsabilidad de recordarnos sobre el asunto. Pero si se ponen en marcha muchos de estos recordatorios, pronto nos sentiremos abrumados. Sentiremos que no podemos asumir nada nuevo, pues nuestra mente enviará la señal de que ya hay

Productividad horizontal
Recolectar, o reunir las cosas Nuestra mente dejará de lado las tareas de poca importancia si está segura de que hay un sistema que se ocupará de todos los asuntos futuros. Así pues, debemos reunir: 1. Posesiones físicas. 2. Notas escritas. 3. Mensajes electrónicos.

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2.1. Pero es muy importante que recolectemos todo. podemos aprovecharlo y dedicarnos a este archivo. todos los derechos reservados Los derechos intelectuales del libro y su contenido son propiedad del autor y las empresas que lo registraron originalmente. Para tal fin. Lista “esperando por alguien”: incluye todas las cosas que dependen de otra persona para que las podamos llevar a cabo.6. 3. De este modo.1. no depósitos en los que yacerán eternamente los asuntos.1.1. Procesar un item a la vez: procure tomar una decisión definitiva sobre cada asunto.2.2. Archivo de espera: este debe contar con al menos dos componentes: 1. Correo.2. 1. ¿Esta tarea podrá ser hecha en dos minutos o menos? 3. o vaciar los “cajones” Una vez que hemos reunido todo.com .2. Hágase a la idea de que todo debe ser procesado y nada debe ser diferido. Si la respuesta es “si”. Correos electrónicos.Organízate con eficacia 2 4. Videos y materiales similares. o determinar el lugar correcto La clave para hacer funcionar nuestro sistema de procesamiento es organizar y estructurar adecuadamente las tareas. 1. Demasiadas cosas en un cajón generan estrés y nada de resultados. Ni se preocupe de añadirla al sistema. 1. Archivos: 1. o resolver. Termínela y ya. Si la respuesta es “no”. Cada asunto debe ser procesado regularmente con nuestro sistema de procesamiento. Mensajes de voz. 3. este item? 1. En otras palabras. Procesar. 3. 3.1. 3. Si la respuesta es “si”. Mensajes telefónicos. http://www.1.2.3. Lista de “próximas tareas”: este es un archivo que debemos mantener a mano. Archivo de tareas delegadas: tareas que delegamos en otras personas mejor preparadas para hacerlas. Lista “tal vez/algún día”: aquí están todos los asuntos que no son inmediatamente relevantes. disponga de un calendario en el que reserve el tiempo necesario. No devolver nada al “cajón”: los “cajones” son puntos de recolección para empezar el procesamiento. debemos vaciar los “cajones”. hay tres reglas: 1.1. 5. 3. 2.1. memos y notas escritas. pasará al área de trabajo junto a los proyectos relacionados. Si la respuesta es “no”.1. 3. Archivo de referencia: decidir qué material conservar y organizar es una cuestión personal.5. Esta fase de recolección funciona mejor si: 1. Si la respuesta es “si”. 3. Material de referencia. 1. Además.7. nos veremos obligados a vaciar los “cajones” completamente. Llenarlos debe formar parte de nuestras vidas.1. 1. Si no sabemos distinguir entre ellos. Ahora bien. 2. Material escrito o publicado. perderemos mucho tiempo.3.resumido. Mensajes de voz y otros materiales auditivos. Vaciamos regularmente cada “cajón”: los cajones sirven para recolectar no para almacenar. Archivo de espera: aquí pondremos los asuntos que deben madurar más para poder ser llevados a cabo. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de tiempo para realizar esta tarea.4. 2. Esto quiere decir que necesitaremos “cajones” que puedan contener de todo: 3.1. ¿cómo procesar lo que hay en los “cajones”? El proceso es muy sencillo y consiste en formular tres preguntas: 1. Procesar primero el item que esté arriba: asegúrese de que cada item sea tratado individualmente sin tomar en cuenta su importancia relativa. Organizar.2. 3. Archivo de referencia: aquí almacenaremos información relevante para el futuro. no es conveniente que nada permanezca durante mucho tiempo en los “cajones”. 2.com.1. A la basura: bote tanto como sea posible. Cuando gozamos de un tiempo libre que no estábamos esperando. ¿Es esta una tarea única o aislada? 2.2. lleve a cabo la tarea inmediatamente. Fotografías y recuerdos. 3. pase a la próxima pregunta.1. de utilidad en el futuro. ¿Puedo llevar a cabo. La única forma de hacer esto es determinar qué debemos hacer en el futuro con respecto a cada item contenido en ellos.1. El contenido de este Resumido es Copyright 2004 por Resumido.1. Utensilios que utilicemos a diario. entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo: 1.8. entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo: 3. Esta lista debe ser revisada frecuentemente. Saber separar el material que puede ser llevado a cabo del material de referencia es la clave para hacer más cosas cada día.1.3. Logramos reunir nuestras cosas en el menor número posible de “cajones”: de lo contrario el sistema será inaplicable. 3. Si la respuesta es “no”. 3. Todo ha sido tomado en cuenta: sólo dejaremos de perocuparnos cuando estemos seguros de que los “cajones” están recolectando todo lo que debe ser recolectado. 1. pero que pueden serlo en el futuro. 3. pues de lo contrario nuestra mente se sentirá en la obligación de recordar ciertos asuntos. tarjetas de presentación y manuales. debe contar con recordatorios que permitan asumir la tarea apenas la otra persona ha realizado la suya. pase a la próxima pregunta. independientemente de la importancia de cada asunto.

Lista de proyectos actuales: este es un índice completo de todos los proyectos que tenemos en marcha. Dividir grandes proyectos en subproyectos. En archivos o gavetas. Calendario diario: debemos tener un único calendario en el que asentaremos nuestras citas y tareas. sino materiales de referencia. Cosas por hacer en casa. Evaluar cómo está progresando nuestra carrera. Esta lista no tiene que estar organizada en orden de prioridad. 2. Dependiendo del formato y la cantidad. estaremos más seguros de estar haciendo lo correcto. Procesar eficientemente todas las cosas. Diligencias.2. Es un índice de todas las tareas que hemos delegado en otras personas. 2.2. Separar proyectos personales y profesionales. Limpiar los archivos de cosas irrelevantes. 3.3.1. 2. 2. Proyectos: 2. 2.1. Puede estar en el formato que mejor nos sirva: 3.1. 3. 2.3. Si revisamos regularmente el sistema.1. Almacenamiento de materiales de apoyo: estos no son recordatorios. Además. 3.4. Cada semana debemos revisar esta lista y dar un paso más en cada proyecto. Llamadas por hacer.4. por una parte. Un software especializado para tal fin. qué citas tiene y qué puede hacer con el tiempo disponible.1. 3.com. El calendario no es una “lista de deseos” en la que escribimos lo que idealmente deberíamos hacer. debemos revisar constantemente el sistema para que este no se salga de los objetivos fundamentales. 3. Revisar.3. En formato electrónico como notas adjuntas. 3. Mensualmente o trimestralmente: el panorama completo. podremos aprovechar nuestro tiempo libre de una manera productiva. Dado que nuestras necesidades y preferencia personales cambian con el tiempo.1. pero debe incluir todos los proyectos que tengamos en mente. bases de datos o correos electrónicos. En dispositivos electrónicos. tamaño o urgencia. Evalúe lo que está sucediendo en su vida.4.2. 2. En diarios o agendas. 2.2.3. La revisión semanal es el mejor momento para: 2. mejorar nuestra capacidad para tomar decisiones.2.3.2. de tareas delegadas y en espera. y.2. En una libreta de notas. Este es el momento de vaciar su mente y llenar el sistema. Pensar dónde queremos estar en tres años.3.3.6.5. así como los pasos semanales que debemos dar para avanzar. pues nos permite administrar mejor nuestro tiempo. Lista de “próximas tareas”: si mantenemos esta lista a mano.3.3. 2.3. 2. Incluso podemos refinar la lista de proyectos del siguiente modo: 2.2.2. Actualizar las listas. Un dispositivo electrónico. Planificación de resultados para cada proyecto: cada proyecto debe tener una página particular en la que estén detallados los objetivos del mismo. o mantener todo funcionando Revisar regularmente mantiene todo funcionando bien y nos permitirá ser más eficientes y productivos. ¿cómo implementamos el sistema para decidir qué hacer? Hay tres formas: 1. Ver el calendario de la próxima semana. actualizar y completarlo todo.2. Repasar los objetivos fundamentales.2.1. la visión y los valores. esto estimulará nuevas maneras de pensar. Recopilar una lista de proyectos que hemos delegado en otras personas. es lo que debemos hacer sin falta cada día. Considerar asuntos sobre nuestro estilo de vida. Reserve tiempo la próxima semana para hacer ciertas tareas específicas.5.2. Cosas por hacer en la oficina.2.3. http://www.3. Es importante aclarar periódicamente los objetivos a largo plazo. 2. 3. podemos almacenarlos así: 2. Cuatro preguntas para elegir qué hacer en cualquier momento: El contenido de este Resumido es Copyright 2004 por Resumido. Reuniones.3.5. 2. Por el contrario. 3.2. 3. o tomar las mejores decisiones La idea de cualquier sistema gerencial es. 2. Un archivo con carpetas separadas por asunto. por la otra. Así pues. 3. 3. Evaluar nuestra vida y trabajo. Diariamente: el calendario y la lista de “próximas tareas”. Lista de “asuntos delegados”: es similar a la lista de proyectos. Reunir todo lo que llegue a nuestras vidas.2. Agrupar proyectos por categorías o tipos.resumido. Tratar de alinear nuestros valores y estilo de vida. ¿Con qué frecuencia debemos revisar nuestro sistema?: 1. 3.2.Organízate con eficacia 3 2. En la revisión mensual debemos: 3. todos los derechos reservados Los derechos intelectuales del libro y su contenido son propiedad del autor y las empresas que lo registraron originalmente. Hacerlo. 2. Semanalmente: las listas de proyectos.6. Vea qué debe hacer. 3.2.3.7. volvernos más productivos. Podemos organizar el calendario en categorías.Delegar: 3. 3. 2.com .1. Tomar decisiones importantes.3.3. Limpiar.4. 3.4. por ejemplo: 3. 3.5. Algunas personas hacen esta revisión al final de la semana. mientras que otras prefieren hacerla al principio.

5. o componentes y secuencias Con frecuencia. ¿qué es lo más importante? 2. habrá menos oportunidad de conseguir algo original. habrá una mayor posibilidad de que surja una idea de calidad.1. De todo lo que tengo que hacer.6. ¿De cuánta energía dispongo actualmente? 1. 2. Cada proyecto tendrá “partes movibles”. 2. Nuestro sistema de tareas debe ayudarnos en ambos sentidos. Modelo de seis niveles para revisar el trabajo: en líneas generales. cuando disponemos de todas las ideas. 2. http://www.resumido. ocasiones no seremos capaces de visualizar cómo llevar a cabo un proyecto hasta que nos visualicemos completándolo y disfrutándolo. Visualizar. visualizar un proyecto ya finalizado de forma exitosa nos brindará mucho entusiasmo e impulso.com. ¿qué debo hacer para cambiar dicho balance? 3. Actuar. o brainstorm Una vez que casi podemos saborear el éxito.2. En definitiva. Identificar las partes más significantes: componentes. malas. Organizar. es decir. y no se limite a las que son prácticas o viables. 3. ¿qué hacer ahora? En esta etapa debemos establecer con detalle lo que haremos. En otras palabras. más motivados nos sentiremos. Los elementos básicos son: 1.1. es hora de determinar cómo conseguirlo. La idea es. Tras reunir todas las ideas que podamos. Componentes. Para hacer un brainstorm efectivo: 1.3. nuestros valores determinarán la manera en la que será completado un proyecto. 2. La secuencia natural que solemos seguir mientras organizamos nuestras ideas es: 1.3. todos los derechos reservados Los derechos intelectuales del libro y su contenido son propiedad del autor y las empresas que lo registraron originalmente. 2. Pensar. Si somos demasiado estrictos en esta etapa. Prioridades.2. no le daremos mucha cabida a la creatividad.4. además.4. etc. Próximos 1 a 2 años.Organízate con eficacia 4 1.3. debemos evaluar el balance entre estas tres actividades y responder la siguiente pregunta: ¿estoy contento con dicho balance? Y si la respuesta es negativa. por el contrario. eventos o prioridades. Rellenar los huecos y ocuparse de los detalles. Trabajo predefinido y planificado. o concentrarse en la próxima tarea Ya tenemos nuestro proyecto bien delimitado. subcomponentes. 3. ¿Cuánto tiempo tengo disponible antes de mi próxima cita? 1.1.com . descartaremos las menos viables. Tareas actuales. buscar ideas de todo tipo: buenas. Mientras más atractiva sea la imagen mental. Modelo triple para evaluar nuestro trabajo diario: diariamente hacemos tres tipos de actividades: 2. o especificar objetivos y principios ¿Por qué es importante cierto proyecto? ¿Qué estándares y valores debo cumplir para lograr cierto proyecto? Debemos responder a estas preguntas desde un principio para lograr un mayor nivel de motivación y establecer la dirección a seguir. Por otra parte. Deje el análisis y la organización en un segundo plano: esto debe venir luego. en muchas El contenido de este Resumido es Copyright 2004 por Resumido. extrañas. debemos hacer un brainstorm o “tormenta de ideas”. Áreas de responsabilidad. Favorezca la cantidad por encima de la cualidad: mientras más ideas tengamos desde el comienzo. comenzarán a surgir secuencias y relaciones naturales. Proyectos actuales. dicho proceso debe tomar en cuenta. de dónde provendrán dichos recursos y planificar tomando en cuenta la realidad. 3. Definir nuestro trabajo. la lista de cosas que no estamos haciendo siempre será mayor que la lista de cosas que sí estamos haciendo. Por otra parte. Nuestro éxito dependerá de que gerenciemos estas seis áreas de nuestra vida de un modo balanceado. nuestros valores. Fomente ideas originales y creativas.1. secuencias. Al final del día.2. Próximos 3 a 5 años. nos concentraremos mejor en los detalles. Secuencias. De hecho. 3. 2. 3. podemos analizar nuestra vida en seis áreas: 3. La clave para sentirnos bien es no sólo saber qué hacer sino además qué dejar de hacer. Pensar en el objetivo de un proyecto nos permitirá desarrollar los procesos de planificación del mismo. 3. Evite emitir juicios: mientras más evaluemos o critiquemos las nuevas ideas.2. Debemos fomentar el flujo libre de ideas con el fin de obtener buenas ideas. los recursos requeridos. ¿Qué puedo hacer inmediatamente con los instrumentos disponibles? 1.3. que ayudarán a delimitar el proyecto. Además. Clasificar las partes mediante el criterio más conveniente: 2. Trabajo que surge en el momento. compo- Productividad vertical Definir. 3. Deje el análisis crítico para después. Toda la vida. o ver el resultado perfecto Al imaginar en qué consistirá el éxito de un proyecto.

Analice los elementos del proyecto que pueden ser implementados y cómo llevar a cabo la próxima tarea. todos los derechos reservados Los derechos intelectuales del libro y su contenido son propiedad del autor y las empresas que lo registraron originalmente. lo que genera gran entusiasmo y energía personal. ofrecemos la oportunidad de que dichas obras no sólo sean conocidas sino adquiridas en beneficio de sus respectivos creadores. dejaremos de sentirnos abrumados y comenzaremos a sentirnos aliviados y en control. establezca una fecha límite.com. http://www.resumido. productivo e impulsará todo. 2. Y. tendrán mayor confianza en nosotros y en nuestras destrezas. la ejecución de los proyectos debe ser inclusiva. Si el próximo paso está en manos de otra persona.resumido.Organízate con eficacia 5 nentes que requerirán antes la compleción de otros componentes. pues las reuniones formales funcionan mejor si son complementadas con reuniones informales en las que las personas puedan hablar de los detalles. 3. Haga un programa de tareas e identifique las que puedan ser realizadas de inmediato aun si el proyecto no será culminado hasta dentro de varios meses. 3. determinar con claridad y precisión lo que queremos nos permitirá establecer el modo de actuar y llevarlo a cabo. lo mejor en este sentido es hacerlo de manera informal.com/es/libro. particulares o directos del mismo. El contenido de este Resumido es Copyright 2004 por Resumido. Por otra parte.com. Preguntar “¿cuál es el próximo paso?” forzará a todo el mundo a ser claro. Directorio y Buscador de Negocios en Hispanoamérica Lo mejor de las revistas de negocios Estadísticas e Investigación de Mercado Digital en Latinoamérica Título original: Getting Things Done Editorial: Penguin Books Publicado el: enero de 2003 ¿Le gustó el Resumido? Compre el libro en: http://www. Desde un punto de vista organizacional. Por el contrario. y por quién. Así pues. no pretende reproducir ni parcial ni totalmente el contenido de las mismas ni el modo en el que su contenido se presenta aquí. Todos los involucrados deben sentir que están contribuyendo significativamente. Eliminar la ansiedad de pensar que los detalles se nos están escapando: cuando la gente con la que trabajamos se dé cuenta de que siempre le hacemos seguimiento a nuestras asignaciones. Sin embargo. tarde o temprano necesitaremos de una estructura más formal o de un plan escrito. decida cuál será el próximo paso y determine cuándo deberá ser completado. motivo por el cual. responsable. Por otra parte. cuando las personas y los equipos deciden cuál es el próximo paso a dar y lo dan. Mejorar nuestra productividad y resultados: es muy frustrante cuando algo se discute una y otra vez sin que nada suceda. los resultados serán impresionantes. surge un gran compromiso. Pensar en un proyecto no tiene por qué ser una tarea muy elaborada: una aproximación informal suele ser más productiva. si todo el mundo trabaja disciplinadamente en sus tareas. Meltom Technologies se reserva el derecho de excluir cualquier título. Si considera que debe planificar aún más. de nuevo.com . 2. cuando se presuma la vulneración de derechos subjetivos. Cultivar nuestras capacidades mentales: la gente que está habituada a lograr buenos resultados siempre obtiene más que quienes se pasan el tiempo pendientes de problemas poco claros. Beneficios de este sistema Adoptar este sistema nos reportará tres beneficios: Este Resumido ha sido parcialmente patrocinado por: . 4.php?cod=341 Resumido. respetando la propiedad intelectual y los respectivos derechos de autor de las diferentes publicaciones citadas. 1. Por el contrario.