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1. Políticas Administrativas

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POLITICAS ADMINISTRATIVAS

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la siguiente prorroga de contrato podrá ser de tres a seis meses o de un año o hasta que finalice 2 . De ser favorable el informe. se procederá a prorrogar el contrato hasta que finalice el año. sea este Coordinador. antes de finalizar este período.  Para la contratación de nuevo personal en la entidad. servicios o administración. Durante el período de ejecución del presupuesto institucional. informando al Consejo Directivo. El formato utilizado para presentar presupuesto esta descrito en el presente Manual de procedimientos administrativos y financieros. el período de contrato inicial será de tres meses. y el coordinador o jefe del área en caso de personal de proyecto. Con la presentación del nuevo presupuesto de apertura. servicios o administración emitirá un informe de evaluación del desempeño del nuevo personal.    Políticas para la administración del personal. si fuera el caso. Todos los cambios en el Presupuesto desde su aprobación en diciembre hasta julio serán presentados a la Asamblea General Ordinaria Nº 2 en el mes de agosto y a la Asamblea General Ordinaria Nº 3 en diciembre. para ello. el documento es dirigido al Director de Administración. por rubro de gasto. investigaciones. a la asamblea de socios. en la segunda semana del mes de diciembre. El presupuesto consolidado se denominará Presupuesto de Apertura Institucional. eliminación y reasignación de presupuesto. y entregarlo a la Dirección de Administración en la última semana del mes de noviembre. se entregará un informe con todas las modificaciones que se hayan realizado durante el período de vigencia del presupuesto del año que finalizo. El área de contabilidad será la encargada de consolidar los presupuestos de cada área de la entidad. Jefe o personal de proyecto. investigaciones. de modo sea aprobado en la primera semana de diciembre por el Consejo Directivo y finalmente por la Asamblea General Ordinaria Nº 3 a mediados de diciembre. las incorporaciones. todas las áreas deberán presupuestar sus requerimientos y entregar el presupuesto a la Dirección de Administración a más tardar a mediados de noviembre. recomendando su permanencia o su retiro. serán autorizadas por el Director de Administración y por la fuente cooperante. modificación.POLITICAS ADMINISTRATIVAS Políticas para la administración del Presupuesto  El presupuesto Institucional será presentado a la Asamblea de Socios. el Director en caso de coordinadores o jefes. si fuera el caso.

posteriormente ser enviadas a la Dirección de Administración y RRHH para su aprobación final por escrito. Los préstamos que sean otorgados por la entidad. elaboraran los cronogramas respectivos del personal a su cargo. las gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad se pagaran el 15 de julio y diciembre respectivamente. VIA LIBRE. El pago mensual de honorarios de personal se realiza el último día de cada mes. 3         . estará a cargo del Director de Administración. no otorga préstamos económicos. Para la toma de vacaciones del personal. VIA LIBRE. La autorización de los permisos para el personal. salvo excepciones autorizadas por el Director de Administración. La entrega del cronograma de vacaciones será entregado a la Dirección de Administración a más tardar el 15 de enero de cada año. Las bonificaciones extraordinarias que se asignen al personal deberán estar autorizadas por el director a cargo. se pagará un día anterior. la devolución del préstamo en caso sea otorgando. de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo (RIT).  El personal que contrate VIA LIBRE. los Directores y/o los Coordinadores y responsable de área.el motivo de su contratación durante dicho año. se podrá contratar bajo la modalidad de 4ta categoría. muy particulares dentro de lo permisible por ley y con la autorización del Director de Administración. quien las remite al área respectiva para su desembolso. VIA LIBRE. quien autoriza la retribución económica es el Director de Administración. de acuerdo a nuestros contratos con las agencias cooperantes y contratantes. podrá retribuir económicamente al personal por vacaciones no tomadas. En casos. será bajo la modalidad de 5ta categoría. dicho cronograma comprenderá un período de 15 días y será visado por el Director del área competente y será remitido a la Dirección de Administración para su consolidación y control. salvo excepciones autorizada por el Director de Administración. en ningún caso se utilizarán fondos provenientes de Proyectos. en caso la fecha fijada. serán con fondos de recursos propios. esta retribución será por un máximo de una semana (7 días). considerando todos los beneficios sociales del trabajador. será antes que finalice la ejecución del presupuesto institucional. sea un día feriado. no entrega adelantos a cuenta de honorarios. debido a que la entidad suspende actividades de todo el personal las dos últimas semanas de diciembre. sábado o domingo. en casos muy especiales y dependiendo de la disponibilidad de presupuesto institucional. Se programa las vacaciones por 15 días.

4 . licencias y sanciones se contempla en el RIT. Los permisos.

No serán aceptadas boletas de venta. En caso de que los gastos no estén sustentados adecuadamente.5). no otorgará un nuevo anticipo de fondos. Los cheques y/o transferencias no se realizarán por montos menores al 20% de la UIT. cuando exista un anticipo pendiente de rendición. deberá necesariamente tramitarse por el Departamento de Compras y Almacén (DCA). se utilizará la guía para la rendición de gastos subvenciones (ver ítem 2. facilita recursos económicos en la modalidad de subvenciones a entidades locales para que realicen actividades previstas en los planes operativos de los Proyectos. y/o persona que tiene a cargo la rendición.            5 . anualmente realizará una auditoria contable y financiera de la ejecución del Presupuesto Institucional del año anterior. documento que anexa al presente manual. o a su retorno a Lima. VIA LIBRE. para estos casos. Los plazos para la rendición no pasarán de los tres (3) días hábiles de haber finalizado la actividad. esta auditoria no reemplaza a las auditorias especificadas en los convenios de cooperación de los Proyectos o Investigaciones que ejecuta VIA LIBRE. los gastos serán pagados por el Coordinador solicitante. dichos gastos se tramitarán a través del DCA. salvo autorización con la firma de la Dirección de Administración. anexo al presente documento. Toda adquisición o servicio realizado a nivel nacional por un importe igual o mayor al 35% de la UIT. En ningún Fondo fijo o caja chica se aceptaran gastos por compras o servicios mayores o iguales al 30% de una UIT. Las Declaraciones Juradas se aceptarán por un monto máximo de 1.Políticas Administrativas-financieras. las facturas o comprobantes presenten deficiencias y/o las rendiciones no resulten consistentes.  La Administración de VIA LIBRE. salvo que el donante o contrato determine otro monto. si la actividad es fuera de Lima. No se aceptan comprobantes con el concepto consumo. El reglamento interno de manejo de personal. es vigente y su actualización es aprobada por el Director de Administración. deberá detallarse lo consumido.5 % UIT soles. VIA LIBRE.

es parte del contrato firmando entre VIA LIBRE y la entidad cooperante. ver numeral 2. Política adoptada con los procedimientos administrativos indicados en los convenios internacionales  Los procedimientos administrativos. En estos casos. Con rendición documentaria. se anexan al presente documento. arqueo de caja chica. 11). En caso de subvenciones mayores debido a Contratos específicos. en el caso de arqueos de caja la falta de un 10% del fondo fijo otorgado. En equipos se considerará falta grave la pérdida de equipos donde no se han tomado las reglas de seguridad establecidas por VIA LIBRE. prevalecerá el procedimiento indicado en el manual entregado por la fuente cooperante. en la cual se detalle los rubros de gastos que pueden ser utilizados y el procedimiento de rendición. Cuando se encuentren hallazgos graves en los procedimientos de control. bienes y equipos y. en caso se presente una controversia. los manuales administrativos de las entidades cooperantes que están vigentes.1 (Pág. VIA LIBRE facilitaría la guía para la rendición de gastos de subvenciones. caso de toma de inventarios de farmacia. son complementarios al presente manual. Para mayor detalle. el área de contabilidad elaborará un informe técnico dirigido a la Dirección de Administración.    6 . quien lo presentará al Consejo Directivo de VIA LIBRE. a fin que se tomen las medidas correctivas que consideren pertinentes. respecto a un procedimiento administrativo específico. Subvenciones  VIA LIBRE tiene establecido una política de subvención la cual puede ser de dos modalidades: Sin rendición documentaria. Se consideran como faltas graves a la pérdida en farmacia de productos por un valor del 6% de UIT. o pérdidas seguidas en el año que dupliquen dichos porcentajes. facilitados por la fuentes cooperantes que financian a VIA LIBRE. debido a que este documento. VIA LIBRE preparará un Manual ad-hoc de acuerdo a las necesidades de cada uno de los proyectos. En estos casos con la firma del convenio de subvención se sustenta el gasto ante la fuente cooperante. por lo que no se requiere presentar documentos contables que sustenten el gasto.5.

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