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1.

POLTICAS:

1.1. Utilizar siempre registros para verificar el cumplimiento de todas las actividades de CESSA y del Sistema de Gestin de la Calidad. 1.2. Mantener todos los registros debidamente codificados, controlados,

protegidos y actualizados, fcilmente identificables y recuperables. 1.3. Verificar, certificar y comprobar la validez y veracidad de la informacin

contenida en los registros del SGC de CESSA.

2. OBJETIVO: Definir y establecer un sistema de registros para: 2.1. Verificar el cumplimiento de los procesos y actividades del Sistema Gestin de la Calidad (SGC).

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2.2. Determinar la autoridad de revisin y aprobacin de los registros del SGC. 2.3. Establecer un control para identificar, almacenar, proteger, recuperar, determinar el tiempo de archivo y la disposicin de los registros del SGC. 3. ALCANCE: Aplica a todos los Registros del Sistema de Gestin de la Calidad de CESSA. 4. DEFINICIONES Y TERMINOLOGA (SIMBOLOGA Y ABREVIATURAS): 4.1. Registro del Sistema de Gestin de la Calidad: Objetivos, anlisis, pruebas, recopilacin de datos de inspecciones, proyectos, encuestas, auditorias y observaciones, en forma de grficos, datos y reportes los cuales sirven como evidencia de que una actividad ha sido cumplida o un indicador ha registrado tal o cual valor o que las no conformidades y disposiciones han sido documentadas.

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5. DESARROLLO DEL PROCESO: 5.1. CESSA debe mantener un listado maestro de documentos del SGC, que entre otros documentos debe incluir todos los listados de Registros de cada rea o departamento de la Empresa. Los Registros son documentos que deben contener el detalle de los formatos, reportes, tablas, etc. que una vez llenados en forma completa y conforme a lo dispuesto en los procedimientos o instructivos de cada rea, se deben mantener siempre actualizados, disponibles y debidamente codificados. 5.2. Para actualizar o modificar los Registros del SGC, se debe cumplir lo especificado en el Procedimiento para el Control de Documentos del SGC; en este Procedimiento se hace referencia adems en forma detallada al tipo de codificacin para su identificacin y las actividades necesarias para su control y distribucin.

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5.3. La informacin de los registros del Sistema de Gestin de la Calidad debe ser acumulada, organizada, analizada y reportada de acuerdo al procedimiento o instructivo correspondiente. 5.4. En el caso de que los Registros del Sistema de Gestin de la Calidad se pierdan, pueden ser reemplazados, si se disponen de otros datos del Sistema de Gestin de la Calidad, confiables y que estn disponibles. Para cada caso especfico, si no existen esos datos, entonces se debe realizar por ejemplo, una segunda inspeccin o encuesta del nivel de satisfaccin de los clientes para verificar la calidad de los servicios. 5.5. A no ser que se especifique de otra manera, en otros procedimientos o instrucciones, los registros del SGC se deben mantener en cada uno de los departamentos o reas asignadas, de acuerdo al Listado maestro de documentos y deben ser identificados por su codificacin correspondiente conforme lo especificado en el Procedimiento para el Control de Documentos (PQQ 02).

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5.6.

Los siguientes Registros se deben mantener y almacenar por el tiempo definido por el CCMC, luego del cual deben ser destruidos. nicamente el CCMC de CESSA puede disponer cambios en los tiempos de almacenamiento de los Registros del SGC.

5.6.1. En la compaa se deben mantener los Registros correspondientes a las instalaciones realizadas, reportes de ingreso-traspasos de productos, pedidos a almacn (sistema), reclamos de los clientes, etc. 5.6.2. En las bodegas se deben mantener los Registros correspondientes a los reportes de ingreso y entrega-traspaso de materiales, a los pagos de los clientes, emisin y cobro de facturas, lecturas de medidores, cortes, reconexiones, etc. 5.6.3. En la gerencia tcnica se deben mantener los Registros correspondientes a ..

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5.6.4. En la gerencia administrativa financiera se deben mantener los Registros correspondientes a . 5.6.5. En la gerencia comercial se deben mantener los Registros correspondientes a .. 5.6.6. En Compras se deben mantener los Registros correspondientes a la lista de proveedores aprobados, a las rdenes de compra y a las solicitudes de compra. 5.6.7. En Recursos Humanos se deben mantener los Registros de Descripcin de funciones, competencias, capacitacin y documentacin relacionada con los colaboradores.

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5.6.8. En Control de documentos se deben mantener Registros de la Matriz de evaluacin, de los Resultados de Auditoria, de las implementacin del SGC. 5.7. A no ser que se especifique de otra forma, en los procedimientos respectivos de cada rea y por efectos legales (ejemplo facturas), todos los registros se deben mantener y almacenar por un perodo de cuatro aos y luego deben ser destruidos; despus de este tiempo; si lo requiere el gerente de rea, se podrn mantener otro perodo, siempre y cuando cuenten con la autorizacin del CCMC. Los Registros se deben almacenar por un perodo de un ao, y luego deben ser destruidos; algunos registros se deben mantener despus de ese tiempo, si as lo decide el CCMC. 5.8. Los registros del SGC deben permanecer legibles y accesibles. Su archivo definitivo debe ser en forma lgica segn las necesidades establecidas en Solicitud de Acciones Correctivas, de los informes de la Revisin por la Direccin y de la

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cada rea y una vez que se encuentren completamente llenos los campos (ejemplo: requerimiento de firmas, fechas, etc.) que se incluyen en l. 5.9. Los responsables de los diferentes procesos, departamentos y secciones debe mantener Registros de las actividades realizadas.

6.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES:

6.1. El Coordinador del Sistema de Gestin de la Calidad es responsable de asegurar que los registros del SGC se mantengan de acuerdo a este procedimiento. 6.2. El Coordinador de Sistema de Gestin de la Calidad debe efectuar revisiones peridicas de la carpeta de registros para verificar si todos los Registros del

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SGC estn debidamente archivados o almacenados, de tal forma que se pueda prevenir su deterioro o prdida. 6.3. Es responsabilidad de cada uno de los gerentes de rea, de cada uno de los jefes departamentales y encargados mantener actualizados y en un lugar de fcil acceso, los registros correspondientes a las actividades realizadas en sus respectivas reas funcionales. 6.4. Es responsabilidad de todo el personal de CESSA, mantener un sistema de registros actualizado. 7. INDICADORES DEL PROCESO: 7.1. Numero de registros que no se encuentran actualizados. 7.2. Porcentaje de registros que se encuentran actualizados.

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8. REGISTROS, DOCUMENTOS ANEXOS, REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFA: 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. Norma ISO 9001:2008. Norma ISO 9000:2005. Procedimiento para el Control de Documentos PQQ 02 Grficos de control o grficas de corrida.

9. REVISIN Y APROBACIN:

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RUBRO ELABORADO POR Ing. REVISADO POR APROBADO POR Ing.

NOMBRE

FIRMA

FECHA 12-may-05 15-jun-05 21-jun-05

CCMC

10. MATRIZ DE DISTRIBUCIN DE COPIAS:

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No. de copia Nombre de destinat. 01 02 03 04 05 06 07

Puesto

Firma

Fecha de entrega / / / / / / / / / / / / / /