Sistemas de Gestión Empresarial

Tema 4: Metodología Selección de un ERP

Ing. Nilton Zambrano S.

Índice
Introducción. Pilares de un ERP. Objetivos y Alcances de MSSE. Fases de la MSSE.

producción.Introducción (I) Que es un sistema ERP Un sistema ERP es una aplicación informática que permite gestionar todos los procesos de negocio de una compañía en forma integrada. Este software debe ser parametrizado y adaptado para responder a las necesidades especificas de cada organización. ventas. Este tipo de sistemas esta compuesto de módulos como RRHH. Sus siglas provienen del término en inglés Enterprise Resource Planning. finanzas. compras. contabilidad. . entre otros brindando información cruzada e integrada de todos los procesos del negocio.

. hacen que el proceso de selección de la herramienta sea un tema delicado.Introducción (II) Importancia de contar con una metodología de selección: La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos. Se debe tener en cuenta también que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversión en términos monetarios y de tiempo de uso.

los conocimientos y habilidades de los involucrados en ciclo de vida del sistema. La implementación de un ERP implica una reingeniería de procesos cuyo objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio. consideraciones técnicas y funcionales. consultores y directivos que empujan el proyecto. se refiere al sistema ERP.Pilares de un ERP El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la organización que se apoya en 3 aspectos fundamentales: El producto. Los procesos. usuarios. . analistas. son los recursos humanos. Las personas. son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP.

Para la aplicación de MSSE la empresa debe haber tomado la decisión de implementar un sistema ERP y no otro tipo de sistema. Asi mismo.Objetivos y Alcances de MSSE El objetivo fundamental de MSSE es proveer una guía de pasos que ayude en la selección de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargará del trabajo de implementación. . se considera que la organización ya ha realizado un trabajo de revisión de sus procesos y sabe que áreas estarán involucradas e impactadas por el cambio.

Fases de la MSSE FASE 1. áreas de la empresa que serán afectadas. procesos de negocio alcanzados y costo máximo que se pagara por la implementación. Es importante que aunque no se vaya a implementar todo en una primera etapa se arme un documento con el alcance total del sistema. Documentar los aspectos fundamentales que debe soportar el producto ERP que se seleccionar tales como los procesos a ser cubiertos.1 Análisis de necesidad. . 1. Este documento no debe ser tomado como el análisis de requerimientos sino como las bases de lo que el producto ERP que se adquiera debe cumplir. Documentar necesidad. Selección del ERP. para que un futuro se pueda ampliar sin inconvenientes. 1. Lo primero que se debe hacer es definir y establecer el marco general de referencia para la selección de un ERP.

1. Es importante que aunque no se vaya a implementar todo en una primera etapa se arme un documento con el alcance total del sistema. Documentar necesidad (I).1 Análisis de necesidad. 1. . 1. procesos de negocio alcanzados y costo máximo que se pagara por la implementación. Lo primero que se debe hacer es definir y establecer el marco general de referencia para la selección de un ERP. Documentar los aspectos fundamentales que debe soportar el producto ERP que se seleccionar tales como los procesos a ser cubiertos.2 Determinar equipo de proyecto.Fases de la MSSE (I) FASE 1. Selección del ERP. Este documento no debe ser tomado como el análisis de requerimientos sino como las bases de lo que el producto ERP que se adquiera debe cumplir. áreas de la empresa que serán afectadas.

Personal con conocimientos en metodologías de planificación y desarrollo de sistemas. Personal de TI que trabaja a tiempo completo en el proyecto. .2 Determinar equipo de proyecto. Experto en la selección de un ERP.Grupo de usuarios. Se sugiere que el siguiente equipo de personas se encuentren involucradas: . Documentar necesidad (II) 1. .Consultor externo.Dirección. Selección del ERP. . Es importante que el proyecto este respaldado cien por cien por la dirección para llegar al éxito. 1. Responsables de la gestión de la empresa. Responsable de coordinar el proyecto. .Equipo de proyecto. Formado por distintos usuarios de alto nivel de las áreas impactadas por el ERP.Grupo de calidad.Gerente del proyecto. . En esta etapa se deben determinar las personas involucradas en la selección y definir sus funciones y responsabilidades.Fases de la MSSE (II) FASE 1. .

2. Selección del ERP.2 Primer contacto con proveedores. revistas profesionales del rubro. Eliminar aquellos ERP que no cubran las áreas de la empresa o los macroprocesos que se han listado necesarios. .1 Búsqueda en el mercado. exposiciones de software. profesionales de otras empresas y armar un listado de todos los proveedores. Se deben tener 5 proveedores aproximadamente ya que se llevara a cabo un estudio más profundo. 2. Se realiza el contacto con cada proveedor y se le solicita la mayor cantidad de información disponible. 2. se sugiere consultar en internet.Fases de la MSSE (III) FASE 1. Primera Selección (I). el objetivo de esta actividad es la búsqueda en el mercado de los ERP disponibles.

Se entrevista con cada proveedor. 2.3 Entrevistar posibles candidatos y recopilar información. artículos o trabajos de experiencias de implementaciones del ERP en otras empresas. Selección del ERP.Fases de la MSSE (IV) FASE 1. con el objetivo de recopilar toda la información posible tanto del proveedor como del producto. catálogos. Primera Selección (II). Se prepara un reporte por cada ERP que figura la presentación institucional de cada proveedor y un resumen de las características funcionales de cada módulo. especificaciones técnica. . 2. funcionalidad de cada modulo. descripción de los módulos.

Los aspectos económicos.Los aspectos técnicos. .Las características propias del proveedor.Los aspectos estratégicos de la empresa. . ponderadas también: .Los aspectos funcionales del producto.Las características del servicio. . . 2. Los criterios del listado son agrupados en seis categorías o grupos. Selección del ERP.Fases de la MSSE (V) FASE 1. El objetivo de esta etapa es desarrollar un listado de puntos de comparación ponderados que se adecue a las necesidades de la empresa y que será la base de trabajo para las tareas posteriores y para la selección final.4 Armado listado de criterios. . Primera Selección (III). . 2.

2. discutir la evaluación y comparar los valores obtenidos y seleccionar los candidatos.5 Evaluar los candidatos. Luego es conveniente organizar una reunión de trabajo con el equipo de proyecto y jefes de las áreas impactadas para presentar las opciones. El equipo debe concertar nuevas entrevistas con los candidatos y recibir todas las propuestas solicitadas y completar el listado armado en el punto anterior. Contactarse con empresas que ya usen los ERP en evaluación y escuchar ventajas y desventajas del producto. Primera Selección (IV). 2. .Fases de la MSSE (VI) FASE 1. Al finalizar esta actividad se deben seleccionar 2 o 3 productos ERP. Selección del ERP.

. El objetivos es documentar la selección de los 2 o 3 candidatos y hacer una presentación formal a la dirección justificando adecuadamente cada ERP. 2. 2. Primera Selección (V). Después de aprobada se arma un plan de trabajo para realizar un afinamiento de la selección en función de aspectos funcionales y se sugiere la participación de usuarios claves de cada sector para que realicen una evaluación de los módulos del ERP.Fases de la MSSE (VII) FASE 1..6 Documentación de la selección y armado del plan de trabajo. Selección del ERP.

El propósito es obtener un conocimiento más profundo del producto. En este punto se organizará la logística de las visitas a los proveedores de los grupos de usuarios para presenciar distintas demostraciones según las áreas involucradas. Es conveniente preparar cuestionarios para los usuarios para facilitar la compaginación de la información y la evaluación posterior de la misma. 3.Fases de la MSSE (VIII) FASE 1.2 Demostración del producto. Selección Final (I). 3. sus funciones y la visión de la persona que realiza las tareas sobre el sistema diariamente.1 Organizar visitas a los proveedores. Selección del ERP. . En este punto los proveedores mostrarán el producto a los usuarios seleccionados y ellos completarán en cada visita los cuestionarios armados en el punto anterior. 3.

El equipo de proyecto se reúne con la dirección de la empresa para definir. Selección Final (II).3 Decisión final . 3. 3.negociación.Fases de la MSSE (IX) FASE 1. Una vez seleccionado se notifica al proveedor y se coordina una reunión para la negociación del contrato. . Selección del ERP. basándose en la documentación preparada en los puntos anteriores. el producto ERP a comprar.

Selección del Equipo de Consultoría. Para la comparación y selección de la consultora es necesario tener un listado de criterios ponderados y puntos de comparación comunes.Fases de la MSSE (X) FASE 2. Documentar bases de la búsqueda.2 Armado de un listado de criterios para seleccionar la consultora. 1. 1. La consultora externa para este punto es fundamental.1 Organizar la búsqueda. . 1. Una vez seleccionado el producto que se va a implementar el paso siguiente es seleccionar quien lo va a implementar.

.Experiencia comprobable en la implementación. Selección de candidatos (I).Listado de consultores del equipo de trabajo.Metodología a utilizar. . . Selección del Equipo de Consultoría. .Listado con las obligaciones y recursos que tendrá la empresa.Tiempo estimado de implementación. .Costo del proyecto. .Fases de la MSSE (XI) FASE 2. 2. se les presenta la documentación preparada y se les solicita una propuesta para la implementación del ERP.Fecha estimada de inicio del proyecto. .Alcance del trabajo. La propuesta que presente la consultora debe incluir: . . Se contacta a las consultoras.Referencias de otros proyectos en los que han trabajado. 2.1 Entrevistar posibles candidatos y recopilar información. .

Selección de candidatos (II).2 Evaluar los candidatos. 2.negociación. .Fases de la MSSE (XII) FASE 2. Una vez seleccionada la consultora se le notifica y se coordina una reunión para la negociación del contrato. En esta etapa se coordinara reuniones con los gerentes de las 2 o 3 consultoras seleccionadas y con los consultores propuestos.3 Decisión final . 2. Para esta reunión la consultora debe preparar una propuesta definitiva en base a la anterior contemplando alguna observación que haya surgido en las reuniones y las negociaciones. 2. Selección del Equipo de Consultoría. la idea es que expliquen la propuesta y se metodología de trabajo.

. Presentación y Planificación General del Proyecto.Fases de la MSSE (XIII) FASE 3. La documentación de esta última fase debe incluir un cronograma consensuado de tareas a grandes rasgos y fechas de comienzo de trabajo de todas las partes involucradas. Esta fase apunta a presentar a las partes involucradas y armar un cronograma de implementación no muy detallado pero que fije una fecha para empezar a trabajar y los macro procesos.