EL ANLISIS DE PUESTO Y DESCRIPCIN DE PUESTO

DEFINICIN: Segn el libro de Administracin de personal de Gary Dessler es: El procedimiento a travs del cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas. Segn William Werther y Keith Davis en el libro de Administracin de Personal y Recursos Humanos, anlisis de puesto es: Recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado. DATOS QUE SE RENEN EN EL ANLISIS DE PUESTO Actividades del trabajo Actividades y procesos del trabajo. Registros de las actividades Procedimientos utilizados. Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el trabajo. Movimientos elementales para el anlisis de mtodos: Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangible e intangibles relacionados con el puesto. Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. Habilidades requeridas Desempeo del trabajo Anlisis de error. Normas de trabajo. Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos) Condiciones fsicas de trabajo. Requerimientos personales para el puesto Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin. BENEFICIOS PARA LOS GERENTES DE DEPARTAMENTOS Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad Permite realizar una mejor seleccin del personal Facilita efectuar una evaluacin objetiva de sus subalternos. BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto. Puede ser utilizado como una gua para su autodesarrollo. PROCESO DE OBTENCIN DE INFORMACIN 1. 2. 3. 4. 5. 6. Asegurar, para su xito, que el apoyo de la administracin superior sea visible. Identificar los puestos que es necesario analizar. Escoger el mtodo que se utilizar para la obtencin de los datos Reunir y organizar la informacin obtenida Revisar la informacin con los participantes Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto.

PROCESO DE OBTENCIN DE INFORMACIN PARA EL ANLISIS DE PUESTOS

FUENTE: http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf

1. APOYO VISIBLE DE LA ADMINISTRACIN SUPERIOR. Anuncio oficial que contenga elementos como: La razn fundamental para realizar este anlisis. La persona o grupo que se encargar de su preparacin y ejecucin. Las unidades de organizacin que abarca el programa. El calendario para la puesta en vigor. Qu se esperar de los empleados y administradores durante el desarrollo del programa

2. IDENTIFICAR LOS PUESTOS QUE ES NECESARIO ANALIZAR. Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, tambin sera til el anlisis de puesto anterior

ORGANIGRAMA Grfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el ttulo de la posicin y a travs de lneas conectoras quien reporta a quien, y quien est a cargo de qu departamento. 3. ESCOGER EL MTODO QUE SE UTILIZAR La entrevista La observacin de puesto Cuestionario de puesto Bitcora del empleado Combinacin ENTREVISTAS El analista discute todos los detalles del trabajo con una o ms personas que ocupen el puesto en la actualidad. Ventajas Logra la participacin libre y directa de los empleados. Proporciona al analista una mejor comprensin del puesto. Permite el examen y aclaracin de sectores vagos o complejos de trabajo. Desventajas Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incmodos Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de lado aspectos generales del puesto. El supervisor puede enfatizar en lo que l desea que el empleado haga en lugar de lo que en realidad hace. OBSERVACIN DE PUESTOS El analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el puesto que se examina mientras desempean sus tareas. Ventajas
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Hay una familiarizacin directo con el trabajo. Se observa condiciones de trabajo que a menudo constituyen los aspectos distintivos de ciertos puestos. El analista puede observar varios puestos al mismo tiempo sin interferir en la corriente de trabajo.

Desventajas Algunos empleados pueden sentirse incmodos si se ven observados. Las dimensiones intangibles del trabajo, como sus elementos creadores o requisitos mentales no se observan con facilidad. La observacin adecuada de un puesto puede tomar mucho tiempo.

CUESTIONARIO SOBRE PUESTOS Es el mtodo ms empleado. Se lo distribuyen a todos los empleados de un departamento. Estos lo completan y lo devuelven al supervisor o analista. Ventajas Los cuestionarios son eficaces cuando los puestos estn localizados en puntos geogrficos dispersos. Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de los hechos relatados. Desventajas Eliminan el contacto y el intercambio directo de informacin con los empleados. Las respuestas escritas pueden dejar de lado algunas cuestiones esenciales. Pueden surgir problemas de interpretacin para quien los completa como para el analista que tiene que correlacionar las respuestas. BITCORA DE EMPLEADOS El cuarto mtodo impone a cada empleado llevar una bitcora de sus actividades durante un perodo determinado. Ventajas El analista ahorra tiempo. Los empleados pueden incluir en la bitcora toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin tener que interpretar preguntas ambiguas. El mtodo elimina la renuencia que tiene algunos empleados a participar en entrevistas. Desventajas El analista no puede observar los factores que afectan el desempeo del puesto. Los empleados tal vez sospechen que las bitcoras se emplearn para hacer anlisis de tiempos que permitan a la administracin fijar normas de produccin. El mtodo se limita a puestos rutinarios y repetitivos. COMBINACIN
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Se utiliza dos o ms mtodos al obtener informacin. Ejemplo en el con de un banco con sucursales en el interior del pas.

CMO ELEGIR EL MEJOR MTODO DE ANLISIS DE PUESTOS? TIPOS DE PUESTOS: Los puestos profesionales y de supervisin se prestan al anlisis mediante entrevistas cuestionarios. El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observacin y las bitcoras. Acceso del analista al lugar de trabajo: Las encuestas puede ser una buena alternativa en las sucursales distantes geogrficamente. La entrevista y la observacin pueden ser ms convenientes para los puestos de la casa matriz. Preparacin previa por el analista: Si el analista tiene poco tiempo para prepararse el mtodo de bitcora es una opcin, ya que los cuestionarios exigen una inversin previa de mucho tiempo para su diseo y ensayo. Aceptacin por los empleados: La observacin puede resultar contraproducente si no les precede una comunicacin eficaz a los empleados. 4. REUNIR Y ORGANIZARLA INFORMACIN OBTENIDA 5. REVISAR LA INFORMACIN CON LOS PARTICIPANTES CON EL OBJETIVO DE VERIFICAR LA CORRECCIN DEL MISMO. 6. DESARROLLAR UNA DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DE PUESTO "PUESTO" VERSUS "CARGO" Las palabras puesto y cargo suelen emplearse indistintamente. Sin embargo, hay diferencias entre ambos trminos. Cargo: Se refiere a una misin o designacin especial dentro de la estructura de la organizacin. Puesto: Alude a una ocupacin que consiste en una serie de tareas agrupadas en una unidad de trabajo que puede ser desempeada por una persona.
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