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Analisis Distribucion de Trabajo en ANEIAP

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ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP

ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP

JOSÉ MELÉNDEZ BARROS Miembro Honorario Capitulo Uniguajira

ASOCIACIÓN NACIONAL DE ESTUDIANTES DE INGENIERÍA INDUSTRIAL, ADMINISTRATIVA Y DE PRODUCCIÓN – ANEIAP – RIOHACHA, LA GUAJIRA 2013

Código:

José Meléndez Barros Asociado ANEIAP 2007-2013 Código: . Espero que con este pequeño y sencillo precedente (que no es el primero que hace un asociado. actualmente el único obstáculo que tenemos para no ejecutar un proceso de investigación y desarrollo interno lo impone nuestra propia proactividad. si bien no se pueden considerar investigación en el sentido estricto de la palabra. el día a día de la organización es la principal fuente de datos para poder elaborar temas investigativos que contribuyan a tomar mejores decisiones y a guiarnos por el camino acertado. sirva de motivación para que como ingenieros de demos un mayor impulso del que ahora tiene este macroproceso.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP CARTA DE LECTORES Aunque no es propio de este tipo de documentos incluir una carta de lectores quise hacerlo simplemente para comentar que análisis como estos. ya otros en su momento lo han hecho también). Disponemos del elemento más importante para desarrollarla y son “los hechos”. como yo lo veo. A diferencia de antes. si es una pequeña muestra que hace ver que en la asociación si se puede cumplir con este tipo de procesos y que se puede llegar a desarrollar investigación al menos con un impacto interno. ahora disponemos de herramientas para almacenar nuestros datos sin que un cambio de gestión implique la perdida de los mismos.

no se busca establecer las causas de ello.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP INTRODUCCIÓN El presente análisis tiene como propósito dar a conocer la manera como se distribuye la carga de trabajo al interior de los capítulos. Se aclara que el documento no pretende definir en qué cantidades se distribuye el trabajo si no la uniformidad que hay en la distribución. en un capitulo ANEIAP. es decir. La importancia del análisis radica en que permite conocer la habilidad de los capítulos para planificar sus actividades y a partir de allí aplicar estrategias y procedimientos mantener o mejorar la forma y como se distribuye el recurso humano para desarrollar estas actividades y evitar que durante un periodo gestión se presenten alternativamente picos altos de trabajo (causas de desgastes para los asociados) y descensos en el mismo (causa de tiempos de ociosos). que tanta variación hay en el trabajo a lo largo de un semestre. Código: . se extraerá una muestra significativa de las actividades de 10 capítulos ANEIAP y se calculará la desviación estándar teniendo en cuenta el número de asignaciones de personal organizador a cada una de estas actividades y posteriormente analizarla para determinar el comportamiento de la distribución del trabajo. simplemente se plantean resultados netamente descriptivos. específicamente durante el periodo 2013-1. De igual manera. Para el desarrollo de este análisis.

1. OBJETIVOS 1. Identificar el lapso de tiempo durante el periodo 2013-1 en el que se presenta mayor variabilidad en la distribución del trabajo Código: .ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Designar sujetos que cumplen con las características adecuadas para ser incluidos en el análisis Definir las condiciones en las que se encuentra la distribución del trabajo al interior de la organización. OBJETIVO GENERAL Determinar la variabilidad de la distribución del recursos humano en los capítulos durante el periodo 2013-1 1.

Para la selección de estas actividades no se tuvieron en cuenta reuniones de capitulo. o  Selección la muestra Antes de iniciar con la selección de la muestre se procedió depurar la población existentes (según los registros en las bases de datos había una población de 511 actividades). porque abarca 77% de los capítulos con la información disponible. en total 6 de los 19 capítulos no la tenían. La selección de las muestras solo se las actividades de 10 capítulos. Adicionalmente la depuración también incluía eliminar las actividades que no se tendría en cuenta para el estudio como reuniones generales. 1: Función eliminar_reuniones() Este simplemente eliminaba las actividades que no se consideraban dentro del análisis. Para realizar esta depuración se elaboraron dos algoritmos que pudiesen recorrer los registros y hacer la depuración automática. además 10 de 13 capítulos es una cantidad suficiente. Se pretende simplificar las operaciones. MÉTODO  Sujetos incluidos en el estudio Los sujetos de prueba para el análisis fueron las actividades que desarrollan los capítulos en el transcurso del periodo 2013-1. las muestras fueron diferentes en vista de que el numero de actividades varia de capitulo a capitulo y se tomo en consideración que estas actividades en su conjunto abarcaran un intervalo de tiempo significativo. Se selecciono una muestra de cada capítulo. reuniones de JDC.  Algoritmo No. de esta manera el sistema muestra más actividades registradas de las que realmente existen. La depuración se hizo en vista de que.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP 2. como se menciono anteriormente. fundamentalmente por dos razones: o No todos los capítulos tenían la información registrada en la Plataforma ALMA. estas eran las correspondientes a Código: . de JDC y Asambleas. asambleas u otro tipo de reunión de carácter informativo. varios capítulos cometieron frecuentemente el error de que si una actividad estaba contemplada para varios días hacían un registro por cada día.

ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP reuniones generales. fechas de inicio y de fin. es importante anotar. si las fechas de inicio de una actividad siguen a la fecha de fin de otra del mismo capítulo y nombre entonces se trata de un mismo evento que se registró dos veces.)100%= 95% N=227 El tipo de muestreo que se realiza es aleatorio – estratificado. Una vez aplicado el algoritmo se encontró que 99 registros estaban repetidos. las categorías en las que se dividen es por capítulos. Una vez se aplico el algoritmo éste identifico y elimino 185 actividades. Por lo que en este punto la población bajo de 511 a 326 sujetos.5 (1. De esta manera se sabe cuántas actividades repetidas hay dentro de la población. esto sucede porque el propósito del análisis no se trata de estudiar la distribución por actividades si no por tiempo. de esta manera la población efectiva es de 227 sujetos.05 p=0. de dirección. Asambleas y de JDC. 2: Función contar_repetidos() [ANEXO 1] Este algoritmo selecciona las actividades de un mismo capítulo con nombres iguales y compara sus fechas de fin y de inicio. La información que suministraba la muestra seleccionada era. el nombre de la actividad. capitulo organizador y numero de organizadores. posteriormente esta cambia al número de días durante los que se extienden tales actividades. por lo que además de tener encuentra el numero Código: .  Algoritmo No. Como se desconocía quienes eran los organizadores el análisis no tiene en cuenta si de una actividad a otra son los mismos o diferentes asociados. que si bien la muestra inicial que se toma corresponde al número de actividades por capitulo. empleando los valores: e=0. Adicionalmente.5 q=0. En el Anexo 2. se encuentran las actividades que están incluidas dentro de la muestra. Para calcular la muestra se emplea la fórmula para poblaciones finitas.

así que.5 (1. teniendo en cuenta la duración de las actividades verificamos que el tiempo que abarquen sea significativo para el estudio. puesto que lo que se quiere saber es la uniformidad de la distribución (dispersión) del trabajo. es decir. la muestra de días supera las exigencias planteadas. todas estas abarcan en total 575 días.5 q=0. al verificar las actividades que se seleccionaron de los capítulos. por ejemplo un tiempo de tres meses abarca 90 días pero como son 10 capítulos serian 900 días en total. calculamos el número de días necesarios: Se tomara como base 5 meses de trabajo por capitulo y 22 días por mes (se descartara dos días por cada semana que se consideran de no trabajo1). Con base en el dato de la población de días calculamos el tamaño de una muestra significativa para: e=0. Si bien el estudio se desarrolla para determinar esto a nivel nacional. Es así como.)100%= 99% N=1300 Ahora bien. se estudiara individualmente a los capítulos y luego se 1 Tener en cuenta que el trabajo ANEIAP en comparación con un trabajo regular no consume mucho tiempo Código: .ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP de actividades seleccionadas también se considera el número de días que en total estas abarcan. en total la población de días queda definida de la siguiente manera: 5 meses x (22 días/mes) x 10 (capítulos) = 1100 días Para evitar confusiones es necesario tener en cuenta que las actividades entre capítulos se ejecutan de forma paralela. Es decir.  Recopilación y manipulación de los datos El estudio se centrara principalmente en el análisis de varianza y la desviación estándar de los datos. lo cual es superior al 534.04 p=0.

que puede dar un idea falsa de uniformidad (es caso de que bajos periodos de intensidad se superpongan con altos periodos de intensidad) o un exceso de variación (en caso de que se superpongan altos periodos de intensidad de un capitulo con los altos de otro o los bajos de intensidad de uno con el del otro). En ese orden de ideas. que tiempo como vacaciones o días libres afecten los resultados negativamente. el estudio.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP agruparan los datos individuales en un único dato nacional. Por ejemplo: Si se tenía una actividad A con 2 organizadores que iba del 06 de Abril al 10 de Abril y una actividad B con 3 organizadores que iba del 9 de Abril al 11 de Abril. Se plantea de esta manera debido a que cada capítulo cuenta con sus propias fechas en las que tiene mayor intensidad de trabajo. B 2 2 2 2 2 3 3 3 En vista de que son 10 capítulos y un total de 143 actividades. 3: función calcular_recurso() ANEXO 3) para que hiciera este cálculo. esto para evitar. entonces las demandas para esos días quedaban de la siguiente manera: Personal Utilizado 2 2 2 5 5 3 Días 06-abr 07-abr 08-abr 09-abr 10-abr 11-abr Act. A Act. si el análisis se hace en conjunto sin distinguir los capítulos. Por otro lado. solo tiene en cuenta los días en los que se trabaja (días en los que por lo menos se ejecuta una actividad). como se explica a continuación: Código: . entonces habrá una superposición de estas intensidades. para determinar cuánto personal demandaba un día en específico. Sin embargo antes de aplicarlo era necesario hacer un ajuste a las fechas de las actividades. se creó un algoritmo (Algoritmo No. lo que se hacía era superponer las actividades del capítulo y teniendo en cuenta el personal destinado y los días de las actividades se fijaba el personal utilizado.

son días de ejecución de la actividad como tal. cabe resaltar que estos rangos se estipulan de acuerdo a la experiencia que el autor ha tenido durante este tiempo en ANEIAP. Duración de la Actividad  D1= duración de 1 día  D2= duración de 2 días a 3 días  D3= duración mayor o igual a 4 días Número de asociados asignados  A1= de uno a tres asociados  A2= de cuatro asociados en adelante Factor de Complejidad (fc)  F1: Bajo  F2: Medio  F3: Alto Para el Factor Bajo se consideran las siguientes actividades:   Pequeñas capacitaciones Actividades muy puntuales o básicas como Stand de información. Como no había información disponible acerca de cuantos días de anticipación se habían requerido. Código: . sino más bien a la cantidad de tiempo requerido para planearla y organizarla ya sea que se haga tres o cuatro días antes.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP  Ajuste para el cálculo del personal utilizado Los días que se plantean en el cronograma de actividades. de ahora en adelante conocido como Tiempo Anticipado de Trabajo2 ( TA). Este TA se calcula teniendo en cuenta tres variables: Duración de la Ejecución. obviamente estos días no son suficientes para calcular el trabajo puesto que siempre se requieren de días previos para la planificación y adelantar algunos aspectos que se necesitan listos para el día de la actividad. mesas de inscripciones 2 Cuando se habla de tiempo anticipado no necesariamente se refiere a un tiempo inmediatamente anterior al día de ejecución de la actividad. Número de asociados asignados y el Factor de Complejidad. Para cada una de ellas se fijaron unos rangos arbitrarios. entonces se empleo el siguiente procedimiento para calcular al menos cuantos días necesitaría una actividad de anticipación para ser trabajada.

durante el tiempo previo a la ejecución generalmente trabaja un número 3 Se presume que estas actividades se organizan como se debe. aunque el numero de asignados sea grande.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP  Celebraciones pequeñas de días especiales Para el Factor Medio3 se consideran las siguientes actividades:      Seminarios capitulares Visitas industriales Saloneos Entrevistas Integraciones semestrales Para el Factor Alto se consideran las siguientes:    Eventos nacionales Actividades organizadas por un capítulos pero con alcance nacional o seccional Procesos de reclutamiento Nota 14: Las actividades con factor bajo raramente superan un día de duración. Las de factor medio generalmente tienen una duración de 1 a 3 días. d=3 d≥4 1≤A≤3 f1 1 2 2 f2 4 5 6 f3 7 10 16 f1 1 2 2 A≥4 f2 2 3 3 f3 4 8 11 Nota 2: Es bien sabido que para actividad. con el profesionalismo y exigencia que se requiere 4 Esta información se extrajo observando la muestra seleccionada Código: . Y las de factor alto generalmente superan los 3 días. Teniendo en cuenta todo lo anterior se plantea la siguiente tabla para definir el tiempo TA en función de las tres variables explicadas: Tiempo (días) anticipado de trabajo TA Duración (días) d=1 d=2. las pocas que la superan son por ejemplo las mesas de inscripciones. aunque hay un porcentaje importante cuya duración es de un día pero igual su alcance es grande.

por ello. obviamente esta consideración no afecta a las actividades con un número igual o inferior a 4. para estos cálculos. durante el lapso de los tiempos TA se sumaran máximo 4 personas aunque la actividad tenga más personas asignadas. 3 para hacer los cálculos finales. Una vez teniendo esa información se diseño un Algoritmo No. Los cálculos se encuentran en el documento de Excel adjunto “Análisis de distribución de trabajo” en la Hoja 1 ANEXO 5 Código: .ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP limitado de personas. 4: Función tiempo_anticipado() ANEXO 4 para realizar el ajuste y posteriormente se empleo el Algoritmo No. el día en que la actividad se ejecute si se tendrá en cuenta la totalidad del personal.

varianzas.1 6.47 5. es decir que hay un poco uniformidad.60% A partir de la información la tabla se puede observar que 8 de los 10 capítulos están por debajo de los 6 asociados de variación de una actividad a otra. Variación (Cv) 77.52 46. Con este análisis se puede llegar a pensar que en algunos capítulos.47 5.47% 44. RESULTADOS Y ANÁLISIS Para los resultados en necesario tener en cuenta.39 7. Al observar el Coeficiente de Variación de puede ver con claridad que el capitulo que mejor desempeño tiene para distribuir equitativamente sus recursos tiene una variación sobre el 40%. dado que.48 12. no es lo mismo un capitulo que destina en promedio 20 asociados por actividad y tiene una S=5.62 3.43% 64.27% 40.13% 101.0 Media muestral ( ) 6. específicamente aquellos que asignan en promedio pocos asociados por actividad. sin embargo para que haya mayor claridad en la des-uniformidad que hay en la distribución de trabajo de los capítulos se empleara el Coeficiente de variación.0 que un capitulo que destina en promedio 10 y tiene esa misma desviación.7 2.60% 52. medias y Coeficiente de variación son los siguientes: Capítulos C02 C03 C05 C08 C09 C12 C20 C17 C21 C04 Varianza 25. El resumen de los resultados en cuanto a desviaciones estándar. en estos termino esto no podría parecer mucho.7 1.8 3.27 Coef.46 2.8 3.40 4.02% 71.98% 57. se pueden ver afectados negativamente cuando tienen una o dos actividades con mucho personal.5 8.5 2.36 6.53 3.99 9.15 76.34 5. lo cual puede conllevar a un error de Código: .5 2.5 2.18 8.54 6.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP 3. que a mayor dispersión hay menor uniformidad en como los capítulos administran sus recursos.20% 60.21 Desviación Estándar (s) 5.00% 59.00 7.40 6.56 11.

de descarta la posibilidad de una mala interpretación en ese sentido. estimamos el intervalo de confianza para la desviación estándar de la población. primero se calculara la desviación estándar común a las desviaciones de las muestras empleadas.=0. es decir. Con el fin de extraer una desviación estándar nacional a partir de los datos obtenidos y que resuma la situación. Ahora que hemos determinado la desviación estándar común a todas las muestras. Pearson= 0. V)= 0.125 Coef. Correl.95): Código: . se aplicara tanto la Covarianza como el Coeficiente de Correlación Pearson. en vista de que es un valor más cercano a 0 que a 1 o -1. Para verificar esto.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP interpretación de la información suministrada.327 Como se puede observar en el caso de la covarianza es un valor muy cercano a 0 por lo que se determina que no hay una relación entre la media y el coeficiente de variación. De la misma manera esta información se extrae del coeficiente de Pearson. si esto se cumple puede dar indicios de una posible mala interpretación. En síntesis. Se obtiene que: Covarianza= Cov( . El intervalo de confianza para la varianza se calcula empleando la distribución Chi-cuadrada (1. que la alta variación en algunos capítulos NO se debe a que tengan pocos asociados en la mayoría de sus actividades. así como una media aritmética común para posteriormente calcular el coeficiente de variación. con el fin de determinar si hay algún tipo de relación que establezca que a pequeños valores de corresponden altos valores de Cv. no hay relación aparente entre las variables.

entre 4 y 5 asociados.27 y 4.d. es decir. calculamos el Coeficiente de variación: Inicialmente se calcula Cv con los datos de la media y la desviación estándar poblacional En vista de que Cv es un estimador sesgado del coeficiente de variación poblacional es necesario calcular que es un estimador insesgado de .l. Posteriormente.78.05 y empleando la distribución T de Student (la razón por la que se usan grados de libertad con tendencia al infinito es porque cuando v supera los 120 g. Es así como: Posteriormente calculamos el error estándar como Finalmente calculamos en intervalo de confianza para el coeficiente de variación poblacional con un nivel de significancia de =0.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP Podemos observar que la variación en número de asociados asignados de un día a otro para un capitulo cualquiera de ANEIAP se encuentra entre 4.) Código: .

96 Vari 23. Para ello.64 3.10 9.13 Mediai 8.53 8.00 4.26 3.21 3. se calcularan tres.37 5.10 3.19 5. en Enero y Febrero. los resultado obtenidos fueron los siguientes: Capítulos C02 C03 C05 C08 C09 C12 C20 C17 C21 C04 Promedio común Varianza común 32.37 7.29 2.20 4.04 4.45 7.51 15.94 46 21.13 De acuerdo a los datos de las varianzas comunes se puede observar que los mayores índices de des-uniformidad en la distribución del trabajo se dan durante el inicio del periodo de gestión.00 3.71 1.86 17.20 2.59 46.5 6.26 4.87 8.64 1.80 8.33 2.64 Varf 24.73 3.20 5.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP Ahora que finalmente sabemos que para un capitulo dado la variación de la distribución del trabajo de un día a otro está entre el 75.90 0. es decir.31 16.70 12.36 4.64 4.12 15.20 6.95 70. Abril) y final (Mayo.28 41. mitad (Marzo.63 4.52 Varm 23.77 5.00 4.2 7 12.18% y el 84. Junio) de periodo.48 0.00 6.13 Mediam 4. Finalmente.50 14.81 Mediaf 6. que corresponden al inicio (Enero.39 5.00 6. lo que se hará es en vez de calcular una varianza por capitulo.00 2. Código: .52 0.39%.94 5.43 14.00 3.74 9.89 5. vamos a determinar si en alguna parte del periodo esta uniformidad incrementa o disminuye. es evidencia de que en la asociación no planea adecuadamente sus recursos para mantener cierta uniformidad.00 5. Febrero).86 7.22 2.

es decir. y como ya se ha mencionado. Código: . Finalmente. Es vital. Por otro lado.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP CONCLUSIÓN De acuerdo al análisis realizado se concluye que las muchas de las actividades registradas dentro de la base de datos de la Asociación son simplemente repeticiones de una única actividad. considerar que la variabilidad no indica si se están usando en mayor o menor proporción los recursos disponibles (no es el objetivo de este análisis) este indica que hay muchos cambios en la distribución de estos. el momento en el que se produce mayor variabilidad es a principios del periodo. que hay muchas alzas y bajas (alternativamente) en el esfuerzo que desarrolla un capitulo y que casi siempre estos esfuerzos están en función de una única actividad (poco paralelismo en la ejecución de actividades). la asociación tiene una mala distribución de los recursos a lo largo del tiempo. esto se deduce al ver el Anexo 5 la columna que corresponde a actividades el 66% de los días solo se ejecuta una actividad a la vez.

pdf> [Citado en 24 de Junio de 2013] MORALES. Coefficient of Variation.utdallas. Pedro.ANÁLISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DURANTE EL PERIODO 2013-1 EN LOS CAPÍTULOS ANEIAP BIBLIOGRAFÍA ABDI. Ronald E. Tamaño necesario de la muestra: ¿Cuántos sujetos necesitamos?. Mexico: Prentice-Hall Hispanoamericana. 1999.pdf > [Citado en 23 de Junio de 2013] WALPOLE. Probabilidad y estadística para ingenieros. 2010 <http://www. Sexta edición. 752p..edu/~herve/abdicv2010-pretty. 2012 <http://www. ISBN 970-17-0264-6 Código: .upcomillas. S.es/personal/peter /investigacion/ Tama%F1oMuestra.A. Hervé.

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