relaciones pblicas eficaces

gua para los clubes rotarios

. P P . R

La prctica de las relaciones pblicas vara segn los pases y regiones. Pero ms all de las diferencias culturales entre los pases, los clubes rotarios del mundo entero tienen un pblico con el que deben comunicarse: los medios de comunicacin, los funcionarios del gobierno local, la comunidad empresarial, las organizaciones cvicas y sus dirigentes, los candidatos que llenen los requisitos de afiliacin y los beneficiarios de los proyectos de servicio de Rotary. Elaborar un mensaje y encontrar el canal adecuado para transmitirlo son parte de las actividades de relaciones pblicas.

Componentes de las relaciones pblicas

Para comprender lo que implican las relaciones pblicas, ser til tratar sus componentes por separado. El mundo de las noticias Estilo de redaccin en las relaciones pblicas Relaciones con los medios de difusin Relaciones externas Medios de difusin no tradicionales La presente gua le ayudar a preparar y utilizar materiales y mtodos de relaciones pblicas tradicionales y no tradicionales, colaborar con los representantes de los medios de comunicacin, establecer y mantener vnculos de cooperacin con las organizaciones no rotarias, y evaluar la eficacia de la labor de relaciones pblicas del club. 1

Qu constituye una noticia?

Una de las definiciones de noticia es: un hecho extraordinario que le sucede a gente comn, o un hecho comn que le ocurre a gente extraordinaria. Para que ese hecho se convierta en noticia, muchas personas toman en consideracin los siguientes elementos: Inmediatez. El factor tiempo, o inmediatez, es importante si desea que su relato sea difundido en los medios de comunicacin. Palabras como hoy, ayer, en horas de la maana, maana, etc., son ejemplos del uso del factor tiempo. Informar sobre un hecho o suceso que acaba de ocurrir o que est a punto de ocurrir es esencial para que tal hecho se convierta en noticia. Proximidad o cercana. Si la historia ocurri o est a punto de ocurrir fuera de su comunidad, ciudad, provincia o pas, mostrara el mismo grado de inters en leerla? Con esta sencilla pregunta, podr determinar si su relato o historia resultar interesante para los medios de difusin. Generalmente, los peridicos y otras fuentes informativas se centran en noticias locales o regionales. La noticia tendr mayor probabilidad de ser difundida cuanto ms local sea. Prominencia. Incluye su relato informacin sobre figuras o funcionarios pblicos, gente de renombre o que despierta curiosidad? En trminos generales, tales personas son generadoras de noticias. A fin de que el visitante u orador de su club sea considerado una persona generadora de noticias, deber captar la atencin del lector por su reputacin o por el tema que analiza. Singularidad. En muchos pases, los hechos inusuales o imprevistos son considerados noticia. Por ejemplo, si su club hubiera implementado, en la comunidad o en otra parte del mundo, un proyecto de caractersticas inusuales o considerado imposible de realizar, o si uno de los socios hubiera prestado un servicio excepcional, utilice estos elementos para crear una noticia. Conflicto. Lamentablemente, las situaciones de conflicto generan titulares en todo el mundo. Difunda activamente la labor que realiza el club con miras a promover la comprensin y la paz mundial. Por ejemplo, enve un artculo a la seccin Cartas de los lectores en respuesta a una nota sobre un conflicto blico. Contenido emocional. A menudo llamados relatos de inters humano, los artculos que apelan a la simpata u otras respuestas emocionales del lector constituyen excelentes noticias. Tiene su club un relato emocionante que capturar el inters del pblico y el de los socios del club? Repercusin. A fin de que un artculo ponga de relieve las consecuencias, el contenido debe revestir importancia para un vasto nmero de lectores. Afecta dicho contenido la vida de otras personas? Procure concentrarse en los esfuerzos y las reacciones de una o dos personas para hacer la noticia lo ms humana posible. Difunda las actividades del club relacionadas con la erradicacin de la polio, el agua potable, la conservacin del medio ambiente y otros temas de importancia fundamental, a fin de demostrar que si Rotary no participara activamente en tales actividades, podra haber repercusiones negativas.

La experiencia indica que los clubes han tenido muchsimo xito al difundir los siguientes tipos de relatos:
Voluntarios que prestan servicios excepcionales Interaccin de personas de pases desarrollados y en vas de desarrollo Proyectos locales de Rotary o de La Fundacin Rotaria Participantes en programas de intercambio o de estudios internacionales (estudiantes de Intercambio de Jvenes, Becarios de Rotary pro Paz Mundial, Becarios de Buena Voluntad o miembros de equipos de Intercambio de Grupos de Estudio) Crnicas de contenido humano sobre personas que se beneficiaron con la labor de servicio de Rotary Actividades de PolioPlus, especialmente en regiones polioendmicas

Primer prrafo Informacin ms importante Prrafos adicionales Contexto

Cmo redactar un comunicado de prensa

El titular y el primer prrafo son las partes ms importantes del comunicado de prensa. Utilice un estilo convincente para atrapar la atencin del jefe de redaccin o reportero. Para los titulares, que deben ser breves y concisos, utilice verbos en voz activa. El comunicado deber contener un argumento bien pensado que sirva de gancho o persuasin para que los medios periodsticos difundan el mensaje. El gancho aportar la direccin que debe seguir el resto del mensaje. En el comunicado, defina a Rotary como una red mundial de voluntarios al servicio de la comunidad. Determine quin ser la persona de contacto con los medios y coloque en la esquina superior izquierda el nombre, nmero de telfono y correo electrnico de dicha persona. Habr mayores probabilidades de que el director o periodista establezca contacto si tiene a mano los datos para hacerlo. Incluya tambin la direccin electrnica de su club o distrito si la pgina web se mantiene actualizada. Primer prrafo En el primer prrafo del comunicado, incluya la respuesta a las siguientes cinco preguntas: Quin o quines? El enfoque principal de su relato la persona o el grupo de personas que constituye el elemento esencial de la crnica. Qu? El evento o proyecto que implementa el club. 3

Estilo de redaccin en las relaciones pblicas

La capacidad de escribir de manera comprensible, lgica y sucinta es vital en el campo de las relaciones pblicas. El propsito de los comunicados o artculos de relaciones pblicas es captar la atencin del lector. En la mayora de los comunicados de prensa y otras comunicaciones para los medios de difusin se utiliza el estilo de pirmide invertida, con la informacin ms importante y relevante al principio, y a continuacin los datos menos importantes en orden descendente.

 Dnde? La ubicacin especfica del evento, incluida la direccin. Cundo? Si es un evento, el da, fecha y hora; si es una persona, la hora en que estar presente. Por qu? El motivo por el cual este suceso o persona es significativo para el pblico en general.

Prrafos adicionales En las frases siguientes describa los detalles del evento o cmo la persona en cuestin logr algo extraordinario. Mantenga la concisin. Las opiniones de los funcionarios del club, beneficiarios del proyecto o de la persona motivo del comunicado deber incluirlas en forma de cita. Decida cul es la informacin necesaria, concntrese en uno o dos puntos clave y limite el comunicado a una pgina. Si enviar el comunicado a una emisora de televisin, considere los aspectos audiovisuales. Sugiera la posibilidad de rodar un video de un evento poco comn, escenas coloridas, nios sonrientes o personalidades conocidas.

Una buena fotografa vale ms que 1.000 palabras

Las fotos aumentan el inters del relato y aaden atractivo al comunicado, motivo por el cual deben formar parte esencial de todo plan de relaciones pblicas. Tenga en cuenta las siguientes sugerencias para obtener excelente material fotogrfico: Planifique con tiempo. Determine qu mensaje desea transmitir y disponga el modo de plasmarlo en una foto. Recurra a los servicios de un fotgrafo profesional o utilice una cmara digital de alta calidad. Tome imgenes en las que se vea a los protagonistas en accin. Resultan ms interesantes las imgenes en que se muestre a los participantes en actividad (no se limite a retratar gente, frente a la cmara, dndose la mano). Una fotografa creativa y dinmica podra constituirse en factor decisivo para que el editor o jefe de la sala de redaccin publique el artculo. Tenga presente la fecha de cierre del peridico. Enve fotos actuales con bastante anticipacin a las fechas de cierre. Cercirese de incluir un pie de foto que describa la escena y contenga los nombres correctos de las personas que aparecen en ella. Utilice el quin, qu, dnde, cundo y por qu para redactar el pie de foto. Descargue fotos actuales de los funcionarios de RI en de www.rotary.org.

Su autopromocin como experto

Los periodistas siempre buscan incluir la opinin de los expertos en sus reportajes. Enve una carta a un reportero especfico sugiriendo una idea para el desarrollo de un reportaje y ofrezca su colaboracin. Explique las razones por las que usted u otro socio del club se considera experto en un tema especfico, como alfabetizacin, agua potable, erradicacin de la pobreza mundial, proteccin del medio ambiente o resolucin de conflictos blicos. Incluya los nombres de las personas disponibles para entrevistas, o brindar informacin sobre un proyecto y puntos de vista relacionados con el tema. Tanto como sea posible, redctela especialmente para el periodista y el medio de comunicacin al que va dirigida. Tenga en cuenta estas sugerencias: Resuma la informacin fundamental en una pgina. Explique por qu el artculo interesar a los lectores. Puntualice el alcance y la importancia del proyecto o evento Suministre algunos detalles interes antes.

 Ofrezca, cuando sea posible, alternativas para enfocar la noticia. Describa posibles oportunidades de obtener o sacar fotografas.

Carta al director o jefe de la sala de redaccin

La pgina editorial es una de las secciones ms ledas de un peridico y, por lo tanto, su carta puede llegar a muchas personas. Tenga en cuenta los siguientes puntos cuando escriba una carta al director. Cubra un solo punto (o dos como mximo), y exprselo con claridad, idealmente en la primera oracin. La carta debe ser de actualidad. Si no se refiere a un artculo, carta o editorial especfico publicado recientemente, relacione su comentario con un evento reciente. Conozca el perfil de los lectores y la postura editorial del peridico al que se dirige. Refute o apoye afirmaciones especficas, o comente hechos pertinentes ignorados, pero evite atacar en forma directa a los medios de difusin en general o al peridico en particular. Verifique los requisitos para la publicacin de cartas estipuladas por el peridico al que se dirige, los cuales varan en cuanto a extensin y formato segn el peridico. (En general, unos dos prrafos breves es lo ideal.) Recuerde incluir su nombre completo, cargo (si corresponde), direccin electrnica y postal, y nmero de trabajo de su oficina.

opuesta al editorial (op-ed). Al redactar el artculo para dicha seccin, considere cules temas revisten importancia para la comunidad. El contenido deber: Plantear un punto de vista Inducir a la reflexin Estimular el debate Lea otros artculos publicados en dicha seccin antes de remitir el suyo, el cual deber redactarse de manera concisa y clara.

Hoja informativa
La hoja informativa contiene detalles sobre los programas de Rotary, a fin de que los periodistas posean informacin exacta a la cual puedan referirse al redactar el artculo. Podr descargar modelos de hojas informativas en la seccin Relaciones Pblicas de RI: www.rotary.org.

Juego de materiales para los medios de difusin

En ciertas ocasiones, la informacin brindada a los reporteros en un comunicado de prensa no es suficiente, especialmente en lo que se refiere a eventos especiales. El juego de materiales para los medios de difusin es una carpeta con bolsillos, preferentemente con el emblema de Rotary, que contiene informacin general sobre el club y sobre Rotary, as como materiales especialmente adaptados para el evento. El juego de materiales para los medios de difusin deber contener: Un folleto u hoja informativa sobre el club. Una hoja informativa o comunicado de prensa sobre el proyecto o evento. Una hoja informativa sobre el programa de Rotary relacionado con el evento.

Seccin Carta de los lectores

La seccin Carta de los lectores es el espacio donde el peridico incluye las opiniones individuales de los lectores y, en general, para esta seccin se destina la pgina

Redaccin de comunicados de prensa Estudio de caso

Rotary responde a los medios sobre los brotes de polio en EE.UU. En 2005, los funcionarios de salud pblica de EE.UU. se sorprendieron al descubrir que cinco nios de una comunidad amish en Minnesota haban contrado el virus de la polio, de la cual no se haban reportado casos en EE.UU. durante 26 aos. En respuesta al artculo que sobre dicho brote public el diario The Washington Post, RI incluy un modelo de carta al editor en el boletn PR Tips, recalcando que ningn nio estar a salvo de contraer el virus de la polio hasta que no se erradique dicha enfermedad en el mbito mundial. Contenido de la carta al editor: Los rotarios de todo el mundo estn consagrados a inmunizar a todos los nios y desde 1985 han establecido la erradicacin de la polio como su mxima prioridad. En colaboracin con la Organizacin Mundial de la Salud, los Centros de EE.UU. para el Control y la Prevencin de Enfermedades,yel UNICEF, Rotary ha inmunzdo a ms de 2.000 millones de nios en 122 pases. La Divisin de Relaciones Pblicas de RI tambin prepar un artculo de opinin al respecto y lo envi a los gobernadores de distrito y presidentes de club, exhortndolos a remitir dicho artculo a la prensa escrita local. De esta manera, se logr la publicacin de diversas cartas y artculos de opinin, y se escuch la opinin de numerosas voces rotarias en todo el mundo.

Relaciones con los medios de difusin

As como los fabricantes promueven sus productos, los rotarios deben promover su mensaje entre los medios de difusin. La comprensin del funcionamiento de los medios de difusin lo ayudar a convertirse en un promotor exitoso.

Caracterizacin del mercado al que se dirigen los medios

Antes de remitir noticias a un periodista es menester conocer los destinatarios. Lea los peridicos y vea diferentes programas de televisin, para saber qu tipo de columnas o programas podran aceptar un artculo o comunicado de Rotary. Invite a un periodista local a dar una charla en el club, a fin de que explique las pautas para trabajar con la prensa. Esta charla brindar a los socios la oportunidad de conocer al reportero y entender mejor el proceso informativo. Determine los medios de difusin ms indicados. Entre stos se sugieren los peridicos y las emisoras de radio, televisin y cable regionales, locales o nacionales, y los medios de comunicacin especializados que cubren temas concretos, tales como la educacin o la salud.

Creacin de una lista de los medios de difusin

Una vez determinados los medios de difusin prepare una lista con el nombre, nmero de telfono y fax, y direccin electrnica de los periodistas y directores de peridicos o de noticiarios radiales y televisivos a quienes podra interesar la noticia que usted desea difundir. Los peridicos y emisoras radiales y televisivas nacionales generalmente tienen departamentos o reporteros que se especializan en determinados temas, como 6

noticias empresariales, eventos sociales, medicina, calendarios de actividades o educacin, entre otros. Al reportero de finanzas podra interesarle un artculo en el que se destaque que el club rotario organiz una jornada de charlas para estudiantes, a cargo de profesionales de Ciencias Econmicas o Administracin de Empresas. Por otra parte, el encargado de la seccin Educacin preferir entrevistar a un estudiante de Intercambio de Jvenes o un Becario de Buena Voluntad.

Breves sugerencias
Familiarizarse con las publicaciones o noticiarios de televisin donde deseara que su mensaje se publique o transmita. Actualizar la lista de los medios de comunicacin. Enviar el material de forma personalizada, tanto como sea posible. Ponerse en contacto con los medios de difusin solamente cuando se cuente con noticias de valor periodstico. Abstenerse de llamar a los reporteros en las horas previas al cierre de la edicin, siendo las horas de la maana las ms convenientes. Conocer el tema en detalle y anticipar las posibles preguntas. Enviar la informacin correspondiente lo ms pronto posible despus de haberse puesto en contacto con la prensa. Ponerse a disposicin de los periodistas. Responder las llamadas en caso de que necesiten ms informacin o verificar la precisin de un acontecimiento. Respetar la fecha de cierre a la que deben atenerse los reporteros. Cuando se enve informacin a la prensa, asegurarse de que los socios del club estn notificados con anticipacin. de faxes no solicitados. Un buen titular de portada resea los elementos ms importantes de la noticia (quin, qu, cundo, dnde y por qu), y a menudo resalta la fecha, el horario y el lugar a fin de captar la atencin de los reporteros o jefes de sala de redaccin, quienes a menudo no disponen de tiempo para leer todo el artculo. 7

Contacto con los medios de difusin

Las noticias pueden transmitirse a los medios de comunicacin de diversas maneras. Sea cual fuere la forma que usted elija, sea tenaz, convincente y cordial, y no presione a la gente. El medio ms eficaz depender de la preferencia del reportero al que se le enva el comunicado: Correo electrnico. La mayora de los periodistas utilizan el correo electrnico y valoran el tiempo que este medio ahorra para descubrir noticias de inters. Del mismo modo que con el ttulo de un artculo, piense detenidamente lo que escribir en Asunto o Referencia, ya que puede ser lo que determine que su mensaje electrnico sea ledo o borrado de inmediato. Telfono. Muchos directores de peridicos o revistas prefieren recibir una breve resea telefnica (menos de dos minutos) de la noticia, con los motivos por los cuales sera de inters para el pblico. Despus le comunicarn si les interesa el asunto o si necesitan ms material informativo. Fax. Utilice este rpido y econmico medio para transmitir datos que un reportero le hubiera pedido, o bien para enviar informacin cuya difusin tiene que realizarse en el momento oportuno. Los reporteros, en su mayora, prefieren que se evite el envo

 Correo postal. Utilice el correo para enviar cartas de una pgina de extensin que contengan sus ideas o material de apoyo referentes a noticias cuya difusin no tenga un plazo inmediato. Carta personalizada. Este tipo de carta (que tambin puede enviarse con un comunicado de prensa) sirve para resaltar un elemento especfico, o sugerir ideas para un reportaje o artculo, o indicar los nombres de las personas que el reportero puede entrevistar. Adems, una carta personalizada muestra que usted dedic tiempo a investigar qu temas podran resultar de inters para el reportero en cuestin. Juego de materiales informativos para los medios de comunicacin. Recurso eficaz que podr utilizar cuando usted desee difundir varias noticias o eventos relacionados entre s, por ejemplo, una serie de oradores invitados que darn charlas durante todo el mes en el club. Adems de la hoja informativa y el comunicado de prensa, el juego de materiales puede contener fotografas (con los pies de fotos), un calendario de eventos y datos biogrficos concisos de los rotarios que participan en la actividad o evento. Ciertas noticias deberan enviarse a medios de difusin especficos, por ejemplo: Calendario de actividades. Las revistas, los peridicos y las emisoras de radio y televisin cuentan con directores o redactores encargados de publicar los eventos del da o la semana. A fin de informar a los medios acerca de una reunin o evento del club, enve al editor encargado del calendario un prrafo detallando el programa, el lugar y la fecha. Anuncios de servicio pblico. Son anuncios no comerciales gratuitos que RI prepar para que los clubes los enven a la prensa escrita y las emiso8

ras de radio y televisin. Se dispone de videos y archivos de audio en formato DVD y Beta SP. Contacte con el encargado de los anuncios de servicio pblico de las emisoras para averiguar si desean recibir los anuncios de Rotary. Remita todas las solicitudes de materiales a pr@rotary.org.

Entrevistas con los medios

Los periodistas procuran difundir noticias de inters humano. Tambin es importante contar con un vocero cualificado. Es menester formar portavoces que se expresen con claridad, tengan slidos conocimientos sobre los programas de Rotary y estn disponibles para que los medios los contacten con facilidad. Entre stos, se deber considerar a los funcionarios de club, distrito y del mbito internacional, as como a los beneficiarios de los programas de Rotary; por ejemplo: Becarios de Buena Voluntad, miembros de equipos de Intercambio de Grupos de Estudio, estudiantes de Intercambio de Jvenes, Becarios de Rotary pro Paz Mundial y Voluntarios de Rotary. Si un experto o persona famosa que no pertenece a Rotary participa en un evento rotario, cercirese de que est adecuadamente informado a fin de que pueda transmitir el mensaje correcto sobre nuestra organizacin. Cuando un periodista llame para realizar una entrevista, considere lo siguiente para cerciorarse de que presentar su relato bajo el punto de vista ms favorable: Proporcione al reportero toda la informacin necesaria para la redaccin del artculo y una breve resea biogrfica de la persona a quien se recomienda entrevistar. Conozca los temas principales y ensaye previamente las posibles respuestas. Tenga presente las caractersticas de su pblico: formule comentarios que interesen a los lectores, oyentes o telespectadores.

 Hable con claridad y sea conciso. Exponga los hechos de manera sencilla y directa. Evite utilizar jerga rotaria o tcnica (por ejemplo: EGD, GD, IGE). Si es necesario, pida al reportero que aclare la pregunta que le ha formulado. Hable con prudencia, todo lo que usted diga se considerar informacin oficial, aunque el reportero le asegure lo contrario. Si el reportero formula una pregunta con connotaciones negativas, responda con sinceridad y procure encauzar la conversacin hacia un terreno ms constructivo. Puede preguntar al reportero cundo se publicar o difundir la nota, pero abstngase de solicitarle que le muestre el contenido del reportaje antes de que se difunda. Cercirese de proporcionarle al reportero un nmero de telfono al cual pueda llamarlo si necesitara informacin complementaria.

Cuando la informacin se da a conocer con prontitud, se evitan rumores y se apaciguan los nimos. El objetivo es poner fin a la crisis con rapidez, limitar el dao y restablecer la credibilidad. Considere los siguientes factores para reducir o suavizar la posible publicidad negativa: Sorpresa. Toda crisis en el manejo de las relaciones pblicas es, por lo general, inesperada. Es posible que uno se entere del asunto recin cuando el reportero llama para solicitar nuestros comentarios. No se sienta obligado a dar una respuesta inmediata. Por el contrario, averige lo que el periodista desea saber, asegrele que le responder y d por terminada la comunicacin. Asesrese debidamente antes de efectuar una declaracin o responder a una pregunta crtica. Si es necesario, contacte con Rotary International, pero no trate de evadir a los medios de comunicacin. Informacin insuficiente. Los rumores vuelan. Evite reaccionar o hacer comentarios sobre algo que carece de fundamentos. Tampoco utilice la expresin sin comentarios, pues los periodistas pueden insinuar, al reproducirla, la existencia de culpabilidad. En su lugar, responda que averiguar el asunto a fondo y volver a llamar al periodista. Escalada de eventos. La crisis se extiende. Pueden aparecer ms periodistas o la situacin puede complicarse. Mantenga la calma y piense siempre a largo plazo. En la medida de lo posible, cuente toda la historia a la brevedad posible; si se demora, el club podra adquirir una apariencia negativa. La curiosidad aumenta. El pblico se alimenta de rumores. Los polticos oportunos y lderes locales, entre otros, pueden hacer observaciones que compliquen la situacin. Canalice todos 9

Respuesta ante situaciones de crisis

A pesar de todos sus esfuerzos, siempre surgen situaciones que requieren tacto. Responda a las preguntas de los reporteros, pero abstngase de iniciar el contacto con los medios de difusin para anunciarles noticias desfavorables de nuestra organizacin. Cuando se produzca un problema que usted considere que exige atencin inmediata, contacte con Rotary International antes de hablar con los medios (telfono: +1 847 866 3237; correo electrnico: pr@rotary.org). En general, las reglas que deben seguirse en caso de una crisis son: Responder en forma directa. No especular. Pasar a un plano ms neutral o, si es posible, a un mensaje positivo.

los comentarios relativos a Rotary a travs de un solo vocero, y solicite a los socios del club que se abstengan de comentar sobre el incidente y que remitan a los periodistas al vocero designado por el club. Mentalidad de estado de sitio. Cuando una organizacin se siente atacada, se encierra inmediatamente en s misma como medida de proteccin. Resista el impulso natural de autoproteccin. Obtenga asesora jurdica para saber cmo responder a los medios de comunicacin, pero permanezca en la medida de lo posible, dispuesto a hablar. Rotary no es una organizacin secreta y el pblico no debe percibirla como tal. Pnico. Cuando surge la posibilidad de que haya publicidad negativa, los nervios comienzan a flaquear. Conserve la calma, solicite asesoramiento, diga la verdad y trate de que el club proyecte la imagen de una organizacin abierta. Esto ayudar a aplacar otros cuestionamientos y a transmitir ms eficazmente el mensaje de Rotary. Cuando la situacin de crisis se haya resuelto, notifique de inmediato a la prensa oral y escrita.

Aludiendo a Moini como a una herona, el artculo periodstico elogiaba su extraordinaria labor de ayuda a los refugiados afganos en Paquistn y Afganistn, y destacaba su trayectoria rotaria y la influencia positiva de nuestra organizacin en el mundo. En el reportaje del peridico local, Moini declar: Estoy afiliada a una organizacin excepcional, Rotary International, que me motiv y brind apoyo para llevar a cabo esta labor con amor. Tras compilar informacin complementaria, el programa televisivo NBC Nightly News produjo un reportaje de conte nido humano en el cual se destacaba el esfuerzo de Moini y lo incluy en la serie Making a Difference (Marcando la diferencia). Se calcula que el segmento de dos minutos y cuarenta segundos de duracin tuvo una audiencia de un milln de televidentes y se centr en la labor de Moini y el club rotario del cual es socia, a efectos de recaudar 250.000 dlares destinados a construir una escuela con capacidad para 2.000 escolares de ambos sexos en la ciudad afgana de Jalalabad, devastada por la guerra. Dicha escuela estaba equipada con laboratorio para ciencias, biblioteca y sala de computacin. El equipo de produccin de la cadena NBC viaj a Afganistn con Moini para filmar la ceremonia de inauguracin del centro educativo. Durante la entrevista, Moini aprovech la oportunidad para difundir la obra de Rotary en todo el mundo, brindndole a nuestra organizacin una excelente cobertura y posibilitando que los televidentes observaran la participacin activa de los rotarios en sus propias comunidades y en todo el mundo. Y todo comenz con un artculo en un peridico local.

Contacto con los medios de difusin Estudio de caso

Crnica local se convierte en noticia nacional Un artculo del peridico San Diego Tribune sobre Fary Moini, socia del Club Rotario de La Jolla Golden Triangle, California, EE.UU., capt la atencin de un productor del programa de televisin NBC Nightly News. Decidi contactar con el club para discutir la posibilidad de entrevistarla.

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Relaciones externas
La labor con otras organizaciones, conocida como Relaciones externas, constituye un elemento importante dentro del campo de las relaciones pblicas contemporneas. Se exhorta a los clubes rotarios a colaborar con tales organizaciones para la puesta en marcha de iniciativas de mbito local, nacional e internacional. Rotary International tiene una larga trayectoria de trabajo en cooperacin con otras organizaciones. El primer proyecto de servicio de Rotary, la instalacin de servicios higinicos pblicos cerca del edificio de la Municipalidad de Chicago, se implement con la cooperacin de organizaciones cvicas y empresarios locales clave. Hoy da, Rotary es uno de los colaboradores principales en la Iniciativa Mundial para la Erradicacin de la Polio, alianza que sirve de modelo para otros proyectos de colaboracin entre los sectores pblico y privado. La colaboracin con otra organizacin puede ayudar al club a incrementar la concienciacin pblica sobre las actividades del club, multiplicar la repercusin del proyecto y lograr acceso a recursos tcnicos y financieros adicionales. Debido a la gran importancia de desarrollar y mantener vnculos de colaboracin, Rotary International estableci el sistema de representantes de Rotary. Ms de 20 representantes de Rotary participan en reuniones y eventos internacionales ante las Naciones Unidas, sus organismos y otras organizaciones internacionales. La lista de dichos rotarios, a quienes el presidente de Rotary International nombra anualmente, puede hallarse en el Directorio Oficial de RI. Estos representantes constituyen un recurso que usted puede utilizar cuando considere la posibilidad de trabajar con otra organizacin con la cual RI mantenga relaciones oficiales. Sugerencias para las relaciones de colaboracin Establecer pautas claras sobre lo que se espera de cada una de las partes. Solicitar a la organizacin colaboradora que incluya en su sitio web una descripcin del proyecto conjunto. Cercirese de que en dicho sitio tambin figure la informacin sobre su club o distrito y un enlace al sitio web del club o distrito. Realizar eventos locales como competencias deportivas, desfiles o conciertos a efectos de recaudar fondos para la causa comn, y destacar la relacin entre su club y la organizacin colaboradora. Emitir comunicados de prensa conjuntos para mantener informados a los medios de difusin. Visite www.rotary.org para obtener mayor informacin sobre la labor con otras organizaciones.

Estudio de caso sobre relaciones externas

Los clubes rotarios locales colaboran con el Centro Global para el Agua Potable de Emory University En los pases en desarrollo, ms de 1.000 millones de personas viven sin acceso al agua potable y ms de 2.000 millones carecen de saneamiento adecuado. Cada ao, se producen ms de 2,2 millones de muertes a causa del agua contaminada, en su mayora nios menores de cinco aos de edad. Como respuesta a la constante necesidad de proporcionar agua potable en los pases en desarrollo, la ONU instituy,

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en carcter de Objetivo de Desarrollo para el Milenio, su iniciativa de agua y saneamiento, destinada a disminuir a la mitad el nmero de personas sin acceso al agua potable en 2015. La iniciativa bienal The Rotary Safe Water Project dio comienzo en Kenia, en abril de 2005. El Club Rotario de Atlanta, Georgia, EE.UU., y los clubes rotarios de Kenia se coaligaron con el Centro Global para el Agua Segura de Emory University (CGSW, por sus siglas en ingls), y los Centros para el Control y Prevencin de Enfermedades de EE.UU. (CDC), y a travs de tal iniciativa se emprendi el Proyecto para el Suministro de Agua Potable y Prevencin del Sida, de la provincia de Nyanza, en el oeste de Kenia. Esta organizacin no gubernamental keniana moviliza a los grupos rurales afectados por el VIH/sida para que se conviertan en proveedores de la Red de Suministro de Agua, permitindoles obtener ingresos, disfrutar de acceso a fuentes de agua salubre y ayudar a las viudas y hurfanos cuyos familiares perdieron la vida a causa del VIH/sida. Asimismo, mediante el proyecto del club rotario hizo posible la perforacin de ms de 100 pozos artesianos en dos distritos ridos de Kenia oriental y funciona como agencia para la implementacin de las operaciones pertinentes.

Un integrante del personal de CGSW en Kenia supervisa el proyecto y remite informes sobre el avance del mismo. Los CDC proporcionan apoyo logstico y esta misma entidad, en colaboracin con el Centro Global para el Agua Segura, efecta investigaciones sobre las consecuencias sanitarias del proyecto. A travs de este proyecto sin fines de lucro, las organizaciones colaboradoras han suministrado unidades para el tratamiento y almacenamiento de agua potable en el hogar, a travs de distribuidores comerciales y artesanos locales. Tambin se cuenta con la ayuda de las asociaciones locales de prevencin del VIH/sida, las cuales han informado a los residentes respecto a las medidas que deben tomarse en el hogar y en el terreno de la salud pblica a efectos de garantizar la potabilidad del agua.

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Relaciones pblicas a travs de medios no tradicionales

Los clubes rotarios pueden realzar su imagen ante el pblico utilizando otros recursos adems de los medios informativos. Rotary International ofrece anuncios de servicio pblico (ASP) para vallas publicitarias y promocin en Internet, y exhorta a todos los clubes a adaptar dichos materiales a sus respectivas comunidades. utilizarse en psteres, carteleras en aeropuertos o estaciones de tren, directorios locales, programas de eventos y pasacalles. Asimismo, Rotary cuenta con ASP y comerciales que los rotarios pueden ofrecer a las emisoras de radio y televisin locales.

Televisin por cable y de acceso pblico

En numerosas reas del mundo de Rotary, la televisin por cable o de acceso pblico difunde programas centrados en la comunidad. Consulte con las empresas proveedoras de su regin respecto a la posible transmisin de las actividades de servicio, las reuniones semanales, o los eventos o alocuciones especiales de su club. Algunos clubes rotarios, incluso, han aprovechado la disponibilidad de la televisin por cable, a efectos de producir y difundir programas de contenido totalmente rotario.

La construccin de un sitio web eficaz

Se alienta a los clubes y distritos a crear sitios web dado que constituyen un medio sumamente importante para comunicar el mensaje de Rotary ante el mundo. Un buen sitio web se centra en determinados sectores del pblico, ofreciendo diversas secciones para distintos oyentes. Procure que el contenido sea claro y conciso, sin excesiva terminologa o siglas rotarias (GDE, SDS, etc.). Es importante actualizar peridicamente el contenido y procurar que sea interactivo. Recuerde que aadir fotografas, sonido y video, contribuye a realzar el sitio en general. Rotary International alienta a los clubes y distritos a incluir en sus sitios web enlaces con las noticias y artculos disponibles a travs de www.rotary. org, el sitio oficial de RI, para lo cual resulta til recurrir a la seccin de sala de prensa del sitio oficial de RI en www.rotary.org.

Anuncios de servicio pblico

En algunas ocasiones, las emisoras radiales y televisivas transmiten gratuitamente breves anuncios y mensajes de organizaciones al servicio de la comunidad, como Rotary. Adems, los medios de prensa cuentan a menudo con espacios publicitarios que no han vendido, los cuales ofrecen en forma gratuita o a un precio reducido a organizaciones sin fines de lucro. A travs de ASP pueden difundirse noticias sobre eventos de recaudacin de fondos, proyectos en beneficio de la comunidad, becas disponibles o eventos pblicos patrocinados por Rotary. Los ASP impresos pueden descargarse de www.rotary.org y pueden utilizarse para difundirse en peridicos y revistas. Pueden

Vallas publicitarias, carteles y seales

Cree conciencia sobre Rotary mediante la preparacin de vallas publicitarias, psteres o letreros, mediante los cuales se indique qu es Rotary y qu actividades realiza. Utilice los recursos disponibles a travs del sitio web de RI para sus letreros. Asimismo, los materiales grficos pueden resultar prcticos para publicaciones, papel con membrete y otros impresos.

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televisin graben escenas de un proyecto o actividad atrayente desde el punto de vista visual. Asimismo, numerosas emisoras de radio y televisin colaboran con eventos de recaudacin de fondos de los clubes rotarios, en algunas ocasiones con entrevistas a los socios y, en algunas ocasiones, los clubes han participado en las tareas de recaudacin de fondos de otras entidades de fomento local.

Folletos del club

Adems de utilizar los materiales informativos disponibles a travs del Catlogo de RI, como el folleto Esto es Rotary (001-ES) y la tarjeta tamao billetera Qu es Rotary (419-ES), se recomienda imprimir un folleto propio de calidad profesional, a fin de resaltar las proyectos y programas de servicio del club. Difunda perfiles de Becarios de Buena Voluntad, participantes en equipos de IGE u otros beneficiarios del servicio de Rotary, y proporcione informacin y estadsticas sobre el club, incluidas su historia y relacin de servicios prestados, con fotografas en las que se vea a los socios en plena actividad. Distribuya los folletos a los periodistas locales, posibles socios, oradores e invitados en reuniones o eventos del club.

Inclusin de suplementos en los peridicos

Ponga de relieve las buenas obras de Rotary en el mbito local e internacional a travs de un suplemento del peridico local. Inste a los socios del club que apoyen tal iniciativa publicando anuncios de sus respectivas empresas. Acto seguido, colabore con el jefe de redaccin del peridico a fin de que publique artculos o reportajes centrados en el servicio local y global de Rotary. Incluya informacin sobre programas internacionales como Becas de Buena Voluntad, Intercambio de Grupos de Estudio, Subvenciones Humanitarias y PolioPlus. A travs de www.rotary.org puede descargarse un modelo de suplemento.

Presentaciones y discursos
Los rotarios podran ser convocados como expertos de la comunidad. Cuando se le invite a hacer uso de la palabra ante un grupo de estudiantes, otras organizaciones cvicas o profesionales no deje de mencionar a Rotary, explqueles que se trata de una red mundial de voluntarios y difunda ejemplos respecto a la obra de Rotary en el mbito local y mundial. Tenga en cuenta estas sugerencias para hablar en pblico: Sea considerado con el pblico y cercirese de que el tema sea de su inters. Hable con concisin.

Eventos especiales
Algunas emisoras radiales y televisivas transmiten peridicamente programas, principalmente entrevistas, en los que se hace referencia a las actividades de meritorias organizaciones de servicio en la comunidad. Es posible, tambin, que algunos canales de 14

 Recurra a la regla de tres: asegrese de que sus discursos sean atrayentes, convincentes y completos. Relate una historia. Al concluir regrese al punto de partida a efectos de enfatizar la idea principal. Todos los materiales de RI pueden solicitarse a travs del Catlogo de RI o descargarse de www.rotary.org.

Ms all de los medios de difusin tradicionales Estudio de caso

Rotarios franceses promueven la toma de conciencia sobre Rotary En su segunda Jornada Nacional de Concienciacin sobre Rotary, los rotarios de Francia organizaron una funcin de cine denominada Nos Anima la Esperanza, en cuyo marco auspiciarion el preestreno de la pelcula Molire ou Le Comdien Malgr Lui, dirigida por Laurent Tirard, en aproximadamente 300 salas del pas. Los objetivos de este evento multidistrital consistieron en recaudar un milln de euros para seis proyectos de investigacin seleccionados por la Fdration pour la Recherche sur le Cerveau (Federacin para la Investigacin sobre el Cerebro), organizacin abocada al estudio de las enfermedades cerebrales degenerativas, y a promover Rotary ante el pblico en general. Se invita a todos los gobernadores de distrito a participar y movilizar a sus clubes. Los rotarios promovieron el evento a travs de su revista regional, Le Rotarien, y coordinaron la campaa en el mbito nacional, preparando materiales publicitarios con un mensaje homogneo, los cuales distribuyeron a todos los distritos franceses, y atendiendo consultas telefnicas a travs de un nmero gratuito. La funcin dio comienzo con un documental sobre

Rotary de seis minutos de duracin y una presentacin sobre enfermedades cerebrales degenerativas, las cuales directa o indirectamente afectan aproximadamente al 10% de la poblacin. Se logr una recaudacin aproximada de 600.000 euros, a travs de la venta de aproximadamente 60.000 entradas en 250 cines de toda la nacin. En gran medida, el xito del evento se debi a que los rotarios brindaron su apoyo a la lucha contra enfermedades que afectan a muchsima gente.

Nuevas tendencias en los medios de difusin

Los medios generados por el consumidor (CGM, por sus siglas en ingls) brindan a los usuarios la posibilidad de elaborar mensajes sobre diversos temas y cargarlos fcilmente en Internet. Los CGM constituyen una modalidad interactiva para que los usuarios compartan informacin y difundan ideas e opiniones antes distintos sitios web, incluidos los siguientes: foros de discusin, blogs (bitcoras) y tablones de anuncios. En todo el mundo, Internet se ha convertido en uno de los medios ms populares para recabar informacin, y algunos usuarios suelen confiar ms en sus semejantes que en las fuentes de noticias tradicionales. Asimismo, los CGM influyen en las tendencias de publicidad y mercadotecnia, debido a la facilidad de encontrar los mensajes por medio de motores de bsqueda. Al buscar datos sobre una persona u organizacin, numerosos usuarios encuentran datos cargados por otros usuarios. Los CGM estn cambiando la manera de compartir informacin y formar sus propias opiniones. 15

Blogs
Los blogs (abreviatura de web logs) o bitcoras surgieron a comienzos de la dcada de 1990 como una especie de diarios en lnea sencillos. En la actualidad la definicin de blogs suele variar, de manera un tanto confusa a veces. Desde el punto de vista tecnolgico, se trata de sitios web basados en modelos que permiten a un autor dado actualizarlos rpida y peridicamente. De la misma manera, hacen posible la interaccin entre los usuarios, mediante observaciones y servicios de suscripcin a travs del sistema RSS (Real Simple Syndication). Existen en Internet ms de 50 millones de blogs, los cuales gozan de amplia aceptacin porque son fciles de utilizar, incluso para cargar textos, fotografas y, algunas veces, video. Los blogs se distinguen de los sitios web convencionales y los medios de comunicacin tradicionales por el tipo de contenidos que publican. Los ms exitosos se centran en un solo tema al cual se dedican con pasin, en profundidad y, en algunas ocasiones, un toque de ingenio. Los cronistas de mayor xito sostienen opiniones firmes y son capaces de granjearse la confianza de los lectores a travs de sus conocimientos y experiencia, honradez y capacidad para mantener buenas conversaciones.

Otra de las caractersticas de los blogs es la regularidad con la que los usuarios efectan o responden comentarios y se vinculan con otros blogs y sus respectivos usuarios. La blogsfera es como una especie de conversacin gigante en la que se incorporan otros medios, incluidos los archivos de audio (podcasts), de video (vlogs) y fotografas (photoblogs). El mundo de estas bitcoras permite promover los proyectos y eventos del club en forma econmica y, dado que numerosos periodistas buscan blogs como fuente de reportajes, ofrecen tambin la oportunidad de brindar informacin sobre Rotary a los medios de difusin. De manera que, en la prxima ocasin en que un periodista local busque una historia de inters humano, la encontrar en el la bitcora de su club?

Podcasts
Los podcasts (el trmino podcast combina iPod y broadcast) son archivos de audio digitales distribuidos a travs de Internet, generalmente a travs de un servicio de suscripciones. Algunos programadores hbiles lograron mezclar el sistema RSS con los archivos de audio a fin de permitir la descarga automtica a travs de los conocidos ipods. En la actualidad el significado de podcast es un archivo de cualquier medio que pueda descargarse en Internet. Al igual que los blogs, los podcasts de mayor xito son breves y se concentran en un tema determinado. En condiciones ideales, los oyentes se identifican con la voz del difusor, considerndolo un entendido o una persona real. El poder de los medios no tradicionales se basa en la impresin de sinceridad y honradez. Es frecuente calificar a los podcasts de tecnologa de empuje, debido a su capacidad de manejar suscripciones. Los podcasts se diferencian de los dems medios digitales

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porque pueden descargarse automticamente a travs de suscripciones. Se trata de informacin que el proveedor opta por recibir en vez de buscar o jalar de Internet. Hasta hace muy poco tiempo, el costo de produccin de un espectculo de calidad profesional era prohibitivo. No obstante, con la tecnologa contempornea el costo inicial ha descendido considerablemente. Las nicas limitaciones son el tiempo que hace falta dedicar al aprendizaje de la tecnologa y la capacidad e inspiracin para plantear buenas ideas.

Estudio de caso sobre las nuevas tendencias en los medios de difusin

Un blog ayuda a una nacin El Club Rotario de Colombo Regency, Sri Lanka, invit a un orador a la reu nin del club, a fin de ensearles a los socios a crear un blog, sin percatarse del gran valor de esta nueva tecnologa. Tan slo un da despus de que el maremoto ms mortfero del mundo destruyera sectores enteros del pas, los socios del club iniciaron su primera bitcora, lo cual hizo posible que gente de todas partes del mundo inmediatamente donara dinero o proporcionara alimentos y medicina, adems de ofrecer diariamente a los contribuyentes la informacin actualizada sobre las tareas de socorro desarrolladas por el club. Los socios del club remitieron co rreos electrnicos a sus familiares y amigos a fin de informarlos sobre el blog y la cuenta bancaria que haban abierto para recibir donaciones. El club tambin efectu arreglos con Lankafood.com, empresa que ofreci sus servicios gratuitamente, a efectos de remitir alimentos y medicina directamente el Club Rotario de Colombo, cuyos socios adquirieron artculos en el mercado mayorista local y los distribuyeron entre los damnificados. En una semana, el club haba recaudado casi 50.000 dlares en efectivo, y se haban suscrito promesas de donaciones por 35.000 dlares adicionales. Nuestro club ha tenido xito porque ha podido conectarse con la comunidad internacional a travs de este sitio, indic la secretaria del club, Chamila Wickramasinghe.

Comunicados de prensa electrnicos

Aunque los faxes tradicionales an se aceptan en las salas de prensa, los comunicados electrnicos ofrecen varias ventajas al remitente y al periodista. La nueva tecnologa permite adjuntar fotografas y video a los comunicados de prensa y enviarlos por correo electrnico. En estos casos, el periodista dispondr inmediatamente del artculo y las imgenes, lo cual le permitir ahorrar tiempo. Adjunte buenas fotografas o imgenes en video donde se vea a los rotarios en accin.

Carga de videos en Internet

En el mundo de Internet, la carga de archivos de video resulta muy fcil. Ms de 50 sitios para cargar y compartir imgenes le permiten difundir las actividades de su club a travs de la web. Cada sitio ofrece distintas opciones, desde la simple carga de archivos a la edicin, totalmente sin cargo. Estudie la posibilidad de cargar ficheros de video al sitio web o el blog del club, o de adjuntar fotografas o videos a su comunicado de prensa electrnico.

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Uso de materiales grficos, ASP impresos, y otros recursos

Los materiales grficos de Rotary, adems de vallas publicitarias pueden utilizarse en anuncios de servicio pblico en diversos medios, incluidos peridicos y revistas. El uso de diversos medios multiplica el efecto general de las imgenes, a la par que contribuye a ampliar la audiencia a la cual llega el mensaje. A continuacin se sugieren varias ideas iniciales para el uso de elementos grficos, sin perjuicio de los dems usos que usted considere adecuados. Revistas/peridicos Contacte con la seccin de publicidad y averige si dispone de espacio sobrante. Considerara dicho medio la posibilidad de donar espacio a su club o distrito, permitiendo la impresin de un ASP sin cargo o a un costo reducido? Programas de espectculos Participan el club o sus socios en una compaa de teatro popular? Apoya el club a un equipo deportivo local? Incluya el ASP en los programas impresos. Directorios locales Utilice los ASP en la gua telefnica, el directorio de la cmara de comercio o en los librillos de anuncios de la localidad. Estaran los directorios dispuestos a donar espacios publicitarios?

Boletines y directorios del distrito Al igual que con los programas impresos, utilice los ASP en publicaciones de Rotary. Incluya una leyenda al pie explicando que los ASP estn a disposicin de los socios del club a efectos de colocarlos en los medios locales. Exhibiciones/psteres/pasacalles Imprima psteres para utilizar en exhibiciones, tablones de anuncios vecinales y edificios pblicos. Aeropuertos/estaciones de tren En recintos pblicos de este tipo, a menudo se coordina la colocacin de letreros con una entidad local. Contacte con el aeropuerto o la estacin, pregnteles quin se encarga de la publicidad y pngase en contacto con la entidad. Estaran dispuestos a donar el espacio? Tarjetas de salutacin Imprima tarjetas de salutacin utilizando las imgenes y disponga que el club las utilice como tarjetas de agradecimiento o de felicitaciones para las fiestas. Sitios web Aada elementos grficos a su sitio web. Descargue ASP impresos a travs de www.rotary.org en los que se incluyen imgenes que ponen de relieve la obra de Rotary.

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Evaluacin del xito

En las relaciones pblicas es importante evaluar lo que funciona y lo que no funciona. Ubique los artculos relacionados con Rotary que aparezcan en los peridicos con los que usted se contact. Recrtelos y complelos para documentar su xito y aprenda de sus experiencias para planificar su futura labor de relaciones pblicas. Siempre recuerde enviar notas de agradecimiento a quienes lo han ayudado. resultados revelaron que numerosos rotarios encontraron que el sitio web de RI les resultaba difcil de navegar y tenan dificultades para encontrar publicaciones relevantes y publicaciones de Rotary. La encuesta indic, asimismo, que numerosos socios mantenan poco o ningn contacto con los medios locales y tenan poco inters en enterarse respecto a la relevancia de las nuevas tendencias tecnolgicas relativas a sus clubes. En muchos de los clubes los socios expresaron que las actividades de relaciones pblicas no los inspiraban y que las revistas regionales de Rotary estaban desfasadas y carentes de relevancia respecto al club, y que no tenan inters en establecer un sitio web para promover al club. Como consecuencia de los datos obtenidos, el distrito solicit al coordinador de zona del Grupo de Apoyo a la Imagen Pblica de Rotary que presentara sesiones informativas sobre el trabajo con los medios de comunicacin y la participacin de los clubes en las tareas de relaciones pblicas. Tras estas sesiones, varios clubes editaron boletines referentes a sus proyectos, con informacin de contacto para los medios. Aument la toma de conciencia sobre Rotary en la comunidad local y los clubes ahora toman parte ms activa en las relaciones pblicas.

Premio de Relaciones Pblicas de RI

Como incentivo para que los clubes y distritos difundan su historia rotaria, Rotary International instaur un premio para rendir homenaje a los clubes que aumenten la toma de conciencia y comprensin respecto a Rotary mediante destacada cobertura de su gestin de relaciones pblicas por parte de los medios de comunicacin. El concurso y la seleccin de las colaboraciones ganadoras tendr lugar en el mbito distrital y el gobernador de distrito deber remitirlas a RI. Para ms informacin consulte la seccin de relaciones pblicas (Public Relations) en www.rotary.org.

evaluacin del grado de xito en la gestin de relaciones pblicas

Distrito de RI implementa encuesta sobre relaciones pblicas En 2006, el presidente de un comit de relaciones pblicas de Chile efectu una encuesta distrital para evaluar el nivel de conocimientos de relaciones pblicas de los socios de los clubes. Las preguntas se referan al uso del sitio web, conocimiento de las publicaciones de RI y actividades de relaciones pblicas de los clubes, incluida la difusin ante los medios informativos. Los 19

Estudio de caso sobre la

Recursos de relaciones pblicas de RI

El presidente del Comit de Relaciones Pblicas del club encontrar una amplia gama de recursos de Rotary International para desarrollar cualquier tipo de campaa de relaciones pblicas. Oficinas de RI en el exterior La Secretaria abarca la Sede Mundial de RI en Evanston, Illinois, EE.UU., y las oficinas de Argentina, Australia, Brasil, India, Japn, Corea y Suiza. Estas oficinas ofrecen diversos medios revistas oficiales, boletines, folletos, programas audiovisuales, orientacin y materiales de instruccin para facilitar el xito de los clubes y distritos. Los datos de contacto figuran en el Directorio Oficial. Relaciones pblicas en www.rotary.org La seccin de relaciones pblicas del sitio web de RI proporciona materiales para ayudar a su club o distrito a difundir el mensaje de Rotary. Recurra a dicha seccin como gua cuando surjan preguntas durante la planificacin de las relaciones pblicas. Asimismo, se incluyen ASP y otros materiales de RI descargables, como ASP impresos, comunicados de prensa y otros valiosos medios para las relaciones pblicas. Visite tambin http://shop.rotary.org a fin de solicitar publicaciones. Rotary PR Tips El boletn PR Tips, de la Divisin de Relaciones Pblicas de RI, incluye consejos generales para la redaccin de materiales de relaciones pblicas, nuevas tendencias de los medios de difusin y ejemplos de campaas populares desarrolladas por los rotarios. Se distribuye dos veces al mes por correo electrnico. Para suscribirse escriba a pr@rotary.org o ingrese en www.rotary.org. Catlogo de RI Rotary International ha preparado una amplia variedad de materiales informativos, audiovisuales o impresos, los cuales pueden solicitarse a travs del Catlogo de RI (019-ES). Estos materiales pueden solicitarse a travs de la correspondiente oficina de RI o en lnea, a travs de www.rotary.org.

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Calendario de RI para la planificacin de las relaciones pblicas

Las campaas de relaciones pblicas eficaces no se producen por azar; requieren tiempo, esfuerzo y planificacin. El presidente del Comit de Relaciones Pblicas del club deber desarrollar una estrategia no ms tarde del comienzo de cada ao rotario y preparar un cronograma. Aunque sera imposible prever todas las oportunidades que se presenten, los eventos programados debern planificarse con suficiente antelacin. Al trazar un amplio plan con bastante tiempo, ser posible evitar dificultades y los errores que se cometen al efectuar preparativos de ltimo momento. Una manera eficaz de efectuar un plan de trabajo consiste en preparar un gran calendario en blanco para el ao venidero. Utilice el calendario incluido al final de esta gua como punto de partida. Renase con el gobernador de distrito y otros presidentes de comits, a efectos de dilucidar cundo se desarrollarn actividades que sean noticia y mrquelas en el calendario. A continuacin, examine las siguientes listas de verificacin y decida en qu mes le resultar ms conveniente a su distrito celebrar una actividad dada. Anote las actividades seleccionadas en el calendario. Se debern incluir tambin los eventos anuales de RI y los das reconocidos internacionalmente, a fin de ampliar la influencia de sus actividades de relaciones pblicas.

Sugerencias para la planificacin

Fije fechas para las reuniones de planificacin de las actividades de relaciones pblicas de los clubes o el distrito. Solicite los materiales publicitarios pertinentes utilizando el Catlogo de RI. Comience a alentar a los clubes a remitir sus relatos de actividades de relaciones pblicas exitosas para aspirar al Premio de Relaciones Pblicas de RI.

Panorama de eventos locales que puedan considerarse noticia

Comienzo del mandato del nuevo gobernador de distrito. Anuncio del otorgamiento de Becas de Buena Voluntad o Becas de Rotary pro Paz Mundial. Llegada o partida de un equipo de Intercambio de Grupos de Estudio de La Fundacin Rotaria. Llegada o partida de estudiantes de Intercambio de Jvenes. La Conferencia de Distrito. Fundacin de un nuevo club rotario. Fundacin de un nuevo club Interact o Rotaract. Visita o conferencia presidencial en su regin. Proyecto local o internacional patrocinado por el distrito. Aniversarios o programas notorios del club local. Proyectos de PolioPlus o rotarios expertos en sus respectivos campos y colaboran en proyectos especiales de Rotary (en calidad de Voluntario de Rotary local en una misin mdica, por ejemplo). Personalidad clebre o destacado residente local que participe en un evento de Rotary. Actividades del club relacionadas con los meses de RI o celebraciones internacionales como el Da de la Tierra o el Da Internacional del Voluntario.

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Julio

Transmisin de mando anual en Rotary, 1 de julio Da Mundial de la Poblacin, instituido por las Naciones Unidas, 11 de julio

Agosto

Mes del Desarrollo del Cuadro Social y la Extensin Da Internacional de las Poblaciones Indgenas, instituido por las Naciones Unidas, 9 de agosto Da Internacional de la Juventud, instituido por las Naciones Unidas, 12 de agosto

Septiembre

Mes de las Nuevas Generaciones Da Internacional de la Alfabetizacin, instituido por las Naciones Unidas, 8 de septiembre Da Internacional de Proteccin de la Capa de Ozono, instituido por las Naciones Unidas, 16 de septiembre

Octubre

Mes del Servicio a travs de la Ocupacin Da Internacional de las Personas Mayores, instituido por las Naciones Unidas, 1 de octubre Da Mundial del Hbitat, instituido por las Naciones Unidas (primer lunes de octubre) Da Mundial de la Vista, 11 de octubre Da Mundial de la Alimentacin, instituido por las Naciones Unidas, 16 de octubre Da Internacional para la Erradicacin de la Pobreza, instituido por las Naciones Unidas, 17 de octubre Da Mundial de la Poliomielitis, 24 de octubre Da de las Naciones Unidas, 24 de octubre

Noviembre

Mes de La Fundacin Rotaria Semana Mundial de Interact (semana del 5 de noviembre) Estn disponibles las solicitudes de Becas de Buena Voluntad de La Fundacin Rotaria y comienzan la promocin de estas becas Da Mundial de la Diabetes, 14 de noviembre Da Universal del Nio, instituido por las Naciones Unidas, 20 de noviembre (la fecha puede variar en distintos pases)

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Diciembre

Mes de la Familia Se notifica a los seleccionados para obtener Becas de Buena Voluntad de La Fundacin Rotaria respecto a las instituciones donde debern cursar estudios Da Mundial del Sida, instituido por las Naciones Unidas, 1 de diciembre Da Internacional de las Personas con Discapacidad, instituido por las Naciones Unidas, 3 de diciembre Da Internacional de los Voluntarios, instituido por las Naciones Unidas, 5 de diciembre Da Internacional del Inmigrante, 18 de diciembre

Enero

Mes de la Concienciacin sobre Rotary Da Mundial de la Lepra, 31 de enero

Febrero

Mes de la Comprensin Mundial Asamblea Internacional (algunas veces se celebra en enero) Da Mundial contra el Cncer, 4 de febrero Aniversario de Rotary/Mes de la Paz y la Comprensin Mundial, 23 de febrero

Marzo

Mes de la Alfabetizacin Se celebran las Conferencias de Distrito (marzo-junio) La mayora de los equipos de Intercambio de Grupos de Estudio parten y regresan entre marzo y junio Da Internacional de la Mujer, 8 de marzo Semana Mundial de Rotaract (semana del 13 de marzo) Vence el plazo para que los clubes remitan a los gobernadores sus candidaturas para el Premio de Relaciones Pblicas de RI (mediados de marzo) Vence el plazo para que los clubes remitan a los gobernadores sus candidaturas para el Premio a los Mejores Proyectos Conjuntos de RI, 15 de marzo Da Mundial del Agua, instituido por las Naciones Unidas, 22 de marzo

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Abril

Mes de la Revista Da Internacional de Informacin sobre el Peligro de las Minas y la Asistencia a las Actividades Relativas a las Minas, instituido por las Naciones Unidas, 4 de abril Da Mundial de la Salud, instituido por las Naciones Unidas, 7 de abril Vence el plazo para la recepcin de las candidaturas para el Premio a los Mejores Proyectos Conjuntos de RI, 15 de abril Da de la Tierra, 22 de abril Da del Paludismo en frica, 25 de abril

Mayo

Vence el plazo para que los gobernadores remitan a RI sus candidaturas para el Premio de Relaciones Pblicas de RI (mediados de mayo) Da Internacional de la Familia, instituido por las Naciones Unidas, 15 de mayo

Junio

Mes de las Agrupaciones de Rotary Preparacin para el nuevo ao rotario Convencin de RI (a veces se celebra en mayo) Da Mundial del Medio Ambiente, 5 de junio

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La misin de Rotary
La misin de Rotary International, asociacin mundial de clubes rotarios, es servir a los dems, promover elevados estndares ticos y fomentar la comprensin, la buena voluntad y la paz en el marco del espritu de compaerismo de los dirigentes empresariales, profesionales y cvicos que integran los clubes rotarios.

Rotary International Public Relations Division One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, EE.UU. Telfono: +1 847 866 3237 Correo electrnico: pr@rotary.org

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