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1 Definiendo Substitutos

El objetivo de definir una substitucin es hacer que las cosas sucedan cuando el responsable de una actividad de un proceso se encuentra ausente de la oficina Cada usuario es responsable de dar mantenimiento al personal de substitucin (asistente, colega, etc). Este substituto es quien se encargara de realizar dicha actividad en el tiempo en que el responsable se encuentre ausente. Este substituto puede adoptar la substitucin si por ejemplo en un evento de un accidente, no hubo tiempo para activar un substituto Cuando se crea un substituto y este adopta este modo, los workitems que aun estn pendientes de procesar y los nuevos workitems que se vayan generando en ese rango de fecha en que se encuentre activo el substituto se pasaran al inbox del substituto Usted puede definir substitutos de 2 formas: Personal (usuario SAP) Posicin

Las substituciones pueden ser: Creadas y activadas al mismo tiempo. Desde el momento de la activacin, el substituto recibe automticamente no solo sus propios work tems, tambin los work tems de la substitucin. Creado y no activado. El substituto puede tomar control (activar) de la substitucin en cualquier momento. Una ves finalizada la substitucin, solo podrn visualizarse los work tems generados durante la substitucin. Las substituciones por posicin puede causar significantes problemas ya que no en todos los Workflows la determinacin de agentes es basndose en las posiciones de la estructura organizacional. Esto solo podra ser usado si usted esta seguro que todos los Workflows usan las posiciones para la determinacin de agentes. Usted tambin puede crear substitutos en el UWL (Universal Work List)

1.1.1 Procedimiento para definir una substitucin de personal

1. Para dar el mantenimiento substitutos hay que estar ubicados en el SAP Business Workplace y despus ir al men: Settings Workflow Settings Maintain Substitute

2. Seleccionar el usuario a substituir y presionar el botn ejecutar

3. Asignar las fechas de validez de la substitucin y marcar la opcin de Substitution active la cual indica que la substitucin esta activa

4. Si el responsable regresa antes de la fecha planeada entonces, manualmente puede desactivar la substitucin, para ello hay que ir al men: Settings Workflow Settings Activate/Deactivate Substitute

5. Activar/Desactivar la substitucion

1.1.2 Pasos para adoptar una substitucin 1. Para adoptar la substitucin creada por el responsable hay que ir al men: Settings Workflow Settings Adopt substitution

2. Seleccionar la substitucin y marcarla