AKUNTANSI PERHOTELAN

Peran Akuntansi Siklus Akuntansi Struktur Departemen Akuntansi

Akuntansi Hotel 1

PERAN AKUNTANSI
William S. Gray (1996) Akuntansi merupakan satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan Operasi usaha hotel cukup kompleks, dimana keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi pada persepsi konsumen atas layanan. Akuntansi ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, yang memerlukan keakuratan dan keandalan pencatatan
Akuntansi Hotel 2

SIKLUS AKUNTANSI
Bukti Jurnal transaksi Buku Besar Buku Pembantu Laporan

Akuntansi Hotel

SIKLUS AKUNTANSI
William S. Gray (1996) Hospitality accounting: prinsip pokok akuntansi & prosedur yang dibuat untuk industri hotel & restoran. Dasar akuntansi: double-entry bookkeeping, dimana untuk setiap entry harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama. 4 jenis akun: aktiva, hutang, penghasilan, biaya.
Akuntansi Hotel 4

Journal Entries & The General Ledger

William S. Gray (1996) Trial balance: daftar saldo akun dalam suatu periode. Journal entry: mencatat perubahan setiap akun yang mempengaruhi saldo debet & kredit. General ledger: pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
Akuntansi Hotel 5

Journal Entries & The General Ledger

William S. Gray (1996) Pencatatan beban tamu

Beban aktual utk tamu (setiap kamar) dpt ditelusuri secara manual dlm guest bill Pembebanan & pembayaran tamu akan dianalisa, di jumlahkan & dicatat secara harian Digunakan untuk mempermudah jurnal harian, dimana jumlah harian diakumulasikan dan jurnal tunggal dibuat atas transaksi bulanan Disiapkan pada akhir periode akuntansi
Akuntansi Hotel 6

Monthly Journal

Financial Statement

Closing The Financial Period

Trial balance Cash reconciliations Inventories Prepaids & accruals Bank reconciliations Reserve for bad debts Fixed assets & accumulated depreciation Taxes payable Long-term debt
Akuntansi Hotel 7

Departemen Akuntansi
General Cashier Cashier Outlet Income Auditor Night Audit Credit Account Receivable Account Payable Cost Control Electronic Data Processing Storeroom Accounting (book keeper)
Akuntansi Hotel 8

STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN AKUNTANSI

Head Departement

Accounting

Credit

Personalia Purchasing

Night Audit Storeroom

Cost Control

EDP

General Cashier
Cashier Outlet Account Receivable Account Payable Income Audit
Akuntansi Hotel 9

Account Payable
Fungsi terkait:

Purchasing Receiving General storeroom Cost controll Outstanding invoice, monthly statement, rekonsiliasi Check register
Akuntansi Hotel 10

Suppliers statement

Pembayaran suppliers

Account Receivable
GUEST LEDGER:

Jumlah dari tamu yang tinggal di hotel Diluar GL, setelah keluar dari GL

CITY LEDGER:

A/R Statement PENGENDALIAN GUEST LEDGER:

Fungsi dari Kasir Depan & Night Audit

Akuntansi Hotel 11

Account Receivable
TANGGUNG JAWAB:
Membuat invoice dan menyiapkan penagihan Laporan tamu: yang memperoleh kredit, yang tidak membayar bill, yang menggunakan fasilitas hotel tapi tidak menginap Menyurati & meringkas voucher beban untuk credit company

Akuntansi Hotel 12

Account Receivable
Original contract dengan travel agent Akumulasi beberapa guest bill individu dalam satu master account 3 cara penanganannya dengan travel agents:

TA hanya membuat reservasi, tamu yang bertanggungjawab atas seluruh beban. TA mengumpulkan & menerima beban kamar dari tamu baik sebagian atau penuh. TA mengumpulkan dan menerima deposit dari tamu, dan hotel mengirim invoice kepada agents
Akuntansi Hotel 13

General Cashier
Kewajiban:

Berkaitan dengan pengendalian dan audit deposit harian dari FO & FB

Bertanggungjawab atas pengendalian dan audit house bank Bertanggungjawab pada petty cash fund:

Pengeluaran tunai yang diperkenankan Cash opname

Akuntansi Hotel

14

Credit
Fungsi terkait:

Bellman Room service cashiers Maid: status kamar Night auditors: memonitor laporan
Menguji/mengetahui keuangan yang ada Menyetujui batas kredit utk stp klien dgn garansi jenis kartu kreditnya, dan menagih Daftar harian guest balances & analisa individual guest bills
Akuntansi Hotel 15

FUNGSI:

Night Audit
Revenue journal: suatu metode, dimana penghasilan harian dicatat dan diikhtisarkan untuk diposting ke buku besar Night auditor: mencatat & mengendalikan (posting & balance) penghasilan dari pk. 23.00 07.00 pagi. Proses night audit (manual):

Hand transcript digunakan jika perkiraan individual dibuat secara harian untuk setiap kamar yang digunakan Night auditor bertanggung jawab atas total harian setiap kamar & memasukkan total tersebut dalam HT berdasarkan room-by-room.
Akuntansi Hotel 16

Night Audit
The NCR Class 42: transisi dari transkrip manual ke sistem komputerisasi Kelemahan sistem manual:
Posting room & tax sudah dilakukan roomby-room: time consuming-tidak efisien Posting dilakukan secara manual dimana bisa terjadi human error

Akuntansi Hotel 17

Night Audit
Proses komputerisasi night audit mengalami perubahan yang sangat dramatis dengan lahirnya PMS (property management systems) PMS didesain untuk menjalankan 4 fungsi pokok:

reservations, check in & check out, guest ledger, night audit

Akuntansi Hotel 18

Night Audit
Fungsi terpentingnya adalah me-review berbagai jenis laporan kegiatan pada hari tersebut, seperti:

Laporan akhir shift yang dibuat oleh setiap kasir Laporan pembebanan kamar

Room by room basis All charges: room revenue, tax, food, etc Correct rate errors Review rate variance

Transfer ke city ledger untuk hari tsb Print out semua transaksi dlm sehari Final report, seperti catat beban tamu, pendapatan, semua reservasi, advance deposit activity
Akuntansi Hotel 19