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El Informe de AGAD

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EXPLICAR LOS PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA El propósito del informe final de análisis de gestión

administrativa radica en ser un instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas. La alta administración para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad, a través de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestión administrativa, ponderando para su aplicación las recomendaciones recibidas, como resultado del trabajo profesional encomendado; recomendaciones que con gran posibilidad serán la solución o el comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentido general que padece su representada, su unidad económica, su empresa. El informe es la evidencia del trabajo profesional del analista de gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen, contentivo de sus observaciones, así como a los aspectos encontrados de mayor significación y de las recomendaciones, las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar las debilidades que sufre la institución examinada.

5. 9. 2. 3. 4. 8.ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1. 7. 6. Oportunidad Concisión Simple y claro Exacto Constructivo Útil Evidencias de poder Integral Oportunidad .

como puede suceder. etc. Se aconseja la brevedad de los informes. Esta oportunidad debe irse manifestando durante el desarrollo del trabajo. porque de lo contrario pierde validez. de acuerdo a las circunstancias. para que vayan CONCISIÓN El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo. es importante no incluir hechos insignificantes. El que sea conciso. . sólo significa que sea breve y de ser más amplios. mediante la entrega de informes con hechos sobresalientes para que se aprecie el progreso que se va logrando y de acuerdo a la gravedad del caso.EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME OPOTUNIDAD: Para que haya una acción inmediata por parte de la alta administración. no quiere decir que sea corto. impertinentes. como por ejemplo: a) Los largos causan mala impresión por su inoperatividad. el informe debe ser oportuno. El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarquía se presenta generalmente con suficientes detalles. por algunas razones.

SIMPLE Y CLARO Al no haber claridad y simplicidad. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptación. para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la empresa cliente. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes. d) Los informes largos dificultan.b) Informes largos causan malos comentarios. regularmente. casi siempre da lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil. no habrá cabal comprensión de lo que en verdad queremos comunicar.Ser muy breve. el Analista que elabora el informe evitará: . . La falta de claridad.Incluir exceso de detalles. intrascendentes. en la mente del lector del informe. estamos introduciendo sin dificultad. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y hace dificultoso su análisis. lo que estamos queriendo decir. . una adecuada organización. Al existir lo simple y lo claro.

El tono empleado en la redacción del informe debe ser constructivo. con palabras simples. respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración. penales y gremiales. porque es esencial su exactitud. ya que no debe contener conceptos erróneos. los encabezamientos de las observaciones deben ser llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la acción. cortés. EXACTO En cuanto a hechos y cifras. por parle de la Alta Administración de la empresa cliente. el informe debe ser exacto. sencillas. demasiado vago o demasiado florido. El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector.. CONSTRUCTIVO Debemos cuidarnos en seguir igual forma de redacción a lo largo de todo el informe. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y el analista que lo presentó y su equipo humano entraría en descrédito profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles.El uso de lenguaje demasiado técnico. La información tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. para .

declaraciones y opiniones. . el informo debe basarse en evidencias de poder. ÚTIL La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe será útil. INTEGRAL No es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado. EVIDENCIAS DE PODER Como es lógico suponer. en la medida que contenga información relacionada con el convenio celebrado. el informe debe ser integral. La utilidad del informe se consolidará en la medida que cumpla con los componentes antes diagramados. Al indicarse las deficiencias existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. de manera tal. que la empresa cliente pueda conocer su situación y lomar decisiones en función de las conclusiones y recomendaciones que reciba. las evidencias también pueden ser otros elementos de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos.cumplir con la misión encomendada. representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones.

Sistemas de Procedimientos en aplicación. desde la introducción hasta las recomendaciones.Observaciones al Sistema en aplicación.Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. pero en líneas generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual permite inferir que es esta una posible clasificación aun cuando los dos son diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma. se poseerá una información completa en un solo instrumento. es precisamente la gestión administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde a la clasificación. .Elementos de tecnicidad considerados en el Examen.Colaboración del personal de la empresa cliente .Síntesis del Informe . Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1 .conteniendo lodos los elementos que lo integran. CLASIFICAR LOS INFORMES La clasificación de los informes de análisis de gestión viene a estar determinado por la gestión administrativa a la cual se le aplica dicho análisis. dar a conocer la situación real de una empresa. en este sentido. .Objetivos del Examen . .Anexos . .

Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2 Síntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Acción considerada por la empresa Introducción Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones Por áreas Conclusiones y recomendaciones Por áreas Anexos .

Observaciones al Sistema en aplicación. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. Sistemas de Procedimientos en aplicación. No hay una estructura modelo. lo cual impide o hace difícil que tenga una base inicial y final idénticas. se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Síntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen.EXPLICAR LA DISTRIBUCION DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y redacción del informe. Para lograr un esquema tipo. más si consideramos la variedad de actividades administrativas con alcances diferentes. para que su presentación adquiera forma standard y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes. Colaboración del personal de la empresa cliente Anexos .

así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al final. las normas aplicadas y los diagramas secuenciales . sintéticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia. se detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado. La síntesis es una guía que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad del informe.Síntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar. Objetivos Del Examen Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. en estos casos. Sistemas De Procedimientos En Aplicación Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el momento del examen. Elementos De Tecnicidad Considerados En El Examen Se deben reseñar brevemente los elementos utilizados en el análisis. Cuando hay tareas especiales que no han sido programadas originariamente. Se señalarán las razones. su enumeración permitirá apreciar la profundidad del trabajo ejecutado e igualmente verificar si hubo circunstancias que no se contemplaron adecuadamente.

Las ventajas del nuevo procedimiento hay que describirlas. coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y humanos do la empresa cliente. el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica. con indicación de los métodos nuevos a implantar. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos. Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas. cubren las propuestas de mejoras. respaldan Observaciones Al Sistema En Aplicación Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación de los inconvenientes que acarrean. en el orden de importancia. sigan el mismo orden. momento de su realización y el área responsable de la tarea. Cuando alguna de las recomendaciones fueron implantadas durante el desarrollo del AGAD. nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las . de forma tal que cada observación tenga su recomendación. los analistas hacen y presentan sugerencias.que responden a los hechos. Su enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solución. La incorporación de este sistema al cuerpo del informe. quien los llevará a cabo.

Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD. en el informe se debe destacar la colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas. motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones finales. se adjuntan al informe gráficos. cuadros y la documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos . Anexos A manera de anexos. Como medida saludable. lo colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen.

Editorial Panapo. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Venezuela. 2004. Caracas – .REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS José Ruiz Roa.

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