INSTRUCTIVO GENERACIN CARGA DE RECURSOS

1. EXTRACCION DE DATOS DE PRESTO.

Previo a iniciar nuestra carga de recursos es necesario separar y llevar los datos que contiene el PRESTO del proyecto con el que estamos trabajando, en donde rescataremos la informacin tanto para mano de obra directa, como para subcontratos, es necesario sealar que, antes de operar este programa se debe configurar la divisa, el anlisis de redondeo e insertar la columna cantidad por partida siguiendo el manual de Presto disponible en gerencia tcnica. 1.1 Exportacin de datos mano de obra directa.

Una vez abierto el PRESTO de nuestro proyecto procederemos a extraer la informacin necesaria en base a la mano de obra directa que copiaremos y pegaremos en las columnas amarillas en la hoja de cuadrillas, del anexo N9 carga de recursos que podemos encontrar en la pgina de gerencia tcnica en el rea de planificacin. (IMAGEN N1).

IMAGEN N1

Aqu debemos copiar los datos del PRESTO en el orden que exige cada columna. Para completar la tabla anterior debemos en nuestro PRESTO encontrar que partidas contienen a nuestras cuadrillas de trabajo directo (por lo general las cuadrillas son: carpinteros, jornales, hormigones, albailes y terminaciones), para efectuar lo anteriormente sealado es necesario tener activa las vistas conceptos y superioras, adems debemos seleccionar en los recuadros de filtro cantidades totales en el primero y en el segundo un * para que muestre todos los tems que contiene el programa, para luego proceder a buscar las cuadrillas antes mencionadas reconocidas por el siguiente smbolo tal como se muestra a continuacin (IMAGEN N 2):

IMAGEN N2 Vistas que deben estar activas

Cuadrillas mano de obra directa Una vez identificados los equipos directos procederemos a filtrar todas las partidas superioras de cada una de las cuadrillas, ejecutando el procedimiento descrito a continuacin: pinchar sobre una cuadrilla, luego el cdigo que se muestra en la vista superioras de esta cuadrilla se debe copiar y pegar en el segundo filtro de nuestro PRESTO y apretar enter, realizado esto aparecern todas las partidas que son ejecutadas por la cuadrilla seleccionada, luego los datos deben ser copiados en la planilla y recuadro mostrado en la imagen n 1, repetir los mismo para todos los equipos de mano de obra directa. (IMAGEN N 3 y 4).

IMAGEN N3 Filtro en donde se debe pegar el cdigo de la cuadrilla

Cdigo de la cuadrilla

Cuadrilla seleccionada

IMAGEN N4

Superioras de la cuadrilla seleccionada que deben ser pegadas en la hoja de la imagen n1 Una vez pegada la informacin mostrada anteriormente en la hoja subcontratos del anexo n9 debemos asignar un cdigo a cada descripcin de las partidas que mencionamos con anterioridad y escribirlo en la columna partidas (ejemplo si las descripciones son moldaje muros, moldaje pilares, moldaje losa, podremos asignar el cdigo MOLDAJE o MOLD o cualquier cdigo que sea pertinente y fcil de identificar a estas tres actividades.). A continuacin se muestra como ser nuestra planilla con los datos extrados y los cdigos asignados. (IMAGEN N 5).

IMAGEN N5 Columna cuadrillas mano de obra

Columna asignacin cdigos

Datos extrados de PRESTO

Formulas planilla

As es como concluye todo lo relacionado a mano de obra directa para la futura realizacin de la carga de recursos de nuestro, ahora veremos cmo realizar el mismo procedimiento para los subcontratos contenidos en nuestro PRESTO.

1.2. Exportacin de datos sub contratos.

Los datos necesarios de subcontratos para realizar la carga de recursos sern pegados en la hoja cuadrillas del anexo n9. (IMAGEN N6). IMAGEN N6

Aqu se deben los copiar los datos extrados desde el PRESTO Para realizar la extraccin de datos de subcontrato desde PRESTO se debe ejecutar el siguiente procedimiento (IMAGEN N7): Ir a informes en la barra de herramientas. Elegir 00 Salfacorp. Seleccionar separados por familia.

IMAGEN N7 Pestaas de pasos a seguir

Ejecutado lo anterior procederemos a exportar los datos del informe a formato Excel para poder pegarlo en el anexo n9, para esto es necesario a la hora de guardar el archivo procurar hacerlo en extensin .xls. Adems se debe comprobar que el nombre de la moneda sea en UF, tipo de recursos sean todos y identificar que lo que se desea sumar son HH. (IMAGEN N8).

IMAGEN N 8

Despus de haber generado el informe de recursos desde el PRESTO procederemos a rescatar solo los datos que son necesarios para la carga de recursos los cuales son el tem de otros y subcontratos, teniendo especial cuidado con el tem otros, ya que, habr recursos que no pertenecen a sub contratos por lo que estos deben ser filtrados. (IMAGEN N9). IMAGEN N9

Informacin de sub contratos para copiar Una vez pegados estos datos en la hoja de subcontratos debemos generar los cdigos para cada uno de estos al igual que se hizo con la mano de obra directa, es decir, si se tienen 5 sub contratos para distintos tipos de ventanas podemos asignarles el mismo como VENTANAS u otro cdigo que se estime pertinente. Por otra parte adems de crear los cdigos debemos asignar a cada partida los porcentajes de M.O. que ocupan para realizar cada actividad, para esto la informacin de % se desprender del anexo % de SC disponible en gerencia tcnica. La forma ms fcil de encontrar el % es mediante filtros dentro de la planilla de % en donde buscaremos la actividad que deseamos encontrar para luego copiar y pegar su % en la columna %M.O. de la hoja de subcontratos del anexo n9. Finalmente as es como se ver nuestra planilla una vez completados los procedimientos descritos anteriormente. (IMAGEN N10).

IMAGEN N10

Cdigos

% M.O.

Informacin obtenida del PRESTO

Formulas

Sugerencias:

Muchas veces suele pasar que hay partidas iguales tanto en mano de obra directa como en sub contratos, cuando pase esto se debe asignar el mismo cdigo a estas actividades a pesar de que estn en categoras distintas. Es til ir confirmando con el programa en Project las partidas que tenemos v/s los cdigos que creamos de manera de asegurar que todos los cdigos estarn contenidos en nuestro programa, esto es til hacerlo para facilitar el trabajo que se describir en el otro captulo de cmo cuadrar las partidas.

A la hora de estar asignando cdigos, puede pasar que no sepamos a que corresponden ciertas partidas, para esto es til copiar la sigla de la partida pegada en las hojas 1 o 2 del anexo n9 y buscarlo en el PRESTO en la segunda ventana de filtro. Ejemplo: en la descripcin de la partida dice viga d=90 cm, ac no se sabe si este viga pertenece a hormign o tabique o carpintera metlica, por lo que, copiaremos el cdigo de esta partida lo insertamos en el filtro de nuestro PRESTO, apretamos enter, y nos dir en que superiora est contenida esta actividad, para este caso el resultado fue vigon volcanita, por lo que, asignaremos a este tem el cdigo de tabique y no hormign. (IMAGEN N11). MAGEN N11 Sigla y cdigo partida con incertidumbre en el cdigo a asignar

Superiora de la actividad buscada que indica la procedencia de esta

2. REALIZACION ACTIVIDADES COMPARAR. Este captulo corresponde a como se trabajara en la tercera hoja actividades comparar del anexo n9. 2.1. Cuadrar cdigos.

Como se sealo al final del captulo 1 muchas veces ocurre que partidas tanto en mano de obra directa como en subcontratos tienen el mismo cdigo, por lo que para ingresar estos cdigos a la hoja actividades comparar es necesario primero filtrarlos y ordenarlo de manera de tener un solo cdigo equivalente a cada partida. Para esto se debe copiar todos los cdigos de nuestras hojas, cuadrillas y subcontratos, y pegarlo en una hoja cualquiera Excel, luego a estos se les debe aplicar filtro y ordenarlos alfabticamente de la A a la Z, por ultimo en la ventana datos ejecutar el comando de la barra de herramientas quitar duplicados y tendremos as nuestras partidas listas y ordenadas para pasar al siguiente paso. (IMAGEN N12). IMAGEN N12 Cdigos ordenados Cdigos repetidos eliminados

Ejecutado lo anteriormente descrito debemos dirigirnos a la hoja actividades comparar y pegar dichos cdigos en el rea correspondiente procurando insertar mas filas dentro del rango determinado en el caso que los cdigos sean mayor al rango establecido, o eliminando filas si se da el caso contrario. Adems se debe procurar verificar que cada columna tenga su formula acorde y que no existan filas ni columnas vacas sin formulas dentro del rango de trabajo. (IMAGEN N13)

IMAGEN N13

Cdigos cuadrados

rea de formulas a cuadrar en base a n de cdigos

Tambin debemos revisar que la segunda parte de la hoja (parte inferior) este correctamente vinculada a la parte superior mostrada en la imagen n13. (IMAGEN N14).

IMAGEN N14

Parte inferior hoja cuadrillas a comparar donde se debe revisar que los vnculos coincidan con la parte superior Una vez finalizado los procesos descritos en este captulo deberemos abrir la programacin de nuestro proyecto para trabajaren los pasos que se describirn en el capitulo siguiente.

3. Asignacin en Project

En este captulo se explicara cmo se deben asignar los cdigos y cubicaciones en nuestro programa en Project, de manera de poder establecer un vinculo entre lo programado y la informacin del anexo n9 con el fin de establecer finalmente los recursos que se cargaran en nuestro proyecto. 3.1. Asignar cdigos a las actividades.

Como primer paso comenzaremos a asignar los cdigos creados tanto para cuadrillas como subcontratos en nuestro Project, para esto, debemos insertar una nueva columna de tipo texto en donde pegaremos los cdigos del anexo n9, cabe sealar que, estos estarn asociado a la actividad correspondiente, es decir, por ejemplo si el cdigo para hormign de fundaciones es H_FUND, entonces, asociaremos este cdigo a cada actividad relacionada con el hormigonado de las fundaciones que estn contenidas en nuestro programa y as sucesivamente con cada actividad, es por esto que en las sugerencias del captulo 1 se especificaba ir comparando las partidas con los cdigos ya que no pueden quedar ni cdigos ni actividades sin vincular, por lo que lo lgico es crear cdigos que se sepan que estarn en alguna actividad. Adems se debe acotar que, como se est trabajando solo con conceptos asociadas a la construccin del proyecto se deben asignar cdigos solo a las actividades contenidas desde la construccin en adelante en el programa de obra. (IMAGEN N15). IMAGEN N15

Fase en la que se realiza carga de recursos

Columna para insertar cdigos

El procedimiento para ir pegando los cdigos de forma eficiente es filtrar por actividad (activar botn filtro N16). ) y sacar las tareas resmenes (desactivar tareas resmenes ). (IMAGEN

IMAGEN N16 Desactivar botn tareas resmenes Activar botn filtro

Actividad a filtrar Luego en la columna texto se proceder a pegar el cdigo correspondiente a la actividad, posteriormente se presionara shift+control+flecha abajo y por ultimo digitaremos control+d, as copiaremos de forma rpida el cdigo a todas las actividades perteneciente a la partida que se aplico filtro. (IMAGEN N17).

IMAGEN N17

Actividad contenida en todo el programa filtrada y sin tareas resmenes

Cdigo pegado y asignado segn comandos explicados

Dichos procedimientos se deben efectuar a todas y cada una de las actividades pertenecientes al tem construccin. En algunas ocasiones se puede dar el caso que resten partidas que no se les asigno cdigo esto se debe a que dichas partidas no han sido consideradas en el PRESTO o simplemente no contiene cdigo (ejemplo: ubicacin PR, trazado, instalacin de faena, etc...), cuando esto suceda, se debe asignar un cdigo de los creados que sea cercano o coherente, o en definitiva cuando esto no sea posible se deja en blanco.

3.2. Asignar cubicaciones a las actividades.

Una vez finalizado el proceso de asignacin de cdigos, se dar comienzo a la asignacin de las cubicaciones entregadas por obra, en donde dichas cubicaciones se dividen en obra gruesa (ciclos de fundaciones, muros y losas) y terminaciones. Para realizar esta asignacin se insertara otra columna texto y se irn pegando los valores de la cubicacin segn pisos y ciclos de hormigonado o moldaje para obra gruesa y segn pisos y actividad para terminaciones. En este caso la forma de filtrar no es tan sencilla como en la asignacin de cdigos, ya que, las cubicaciones no son tan generalizadas ya que todos los ciclos son distintos, al igual que los pisos y sus recintos, es por esto que se debe encontrar la forma ms optima de filtrado en base a la particularidad de cada proyecto. (IMAGEN N18). IMAGEN N18

Actividades a asignar

Cubicaciones

Cdigos

Sugerencias:

Una vez terminada la asignacin de cdigos y cubicaciones es conveniente filtrar en la columna de los nmeros por las vacas o blancas, con el fin de verificar que realmente las actividades que no tienen valores son congruentes a la realidad, luego realizar el mismo procedimiento con la columna de cdigos. Siempre es conveniente a la hora de copiar datos a Project trabajar combinando filtros con la deshabilitacion de tareas resmenes.

Para las cubicaciones se debe considerar lo siguiente cantidad de fierro = 90 * cantidad hormign. Para las cubicaciones de obra gruesa que no correspondan a moldaje, enfierradura y hormign se debe considerar para perfiladura, emplantillado y actividad similar un 10% de la cantidad de hormign respectivamente, mientras que para excavacin a mquina se considera un 100% de la cantidad de hormign. Para las cubicaciones de terminaciones se deben cuidar las cantidades asignadas a las actividades que comparten el mismo cdigo, ejemplo la actividad instalacin papel mural y sello papel mural comparten igual cdigo (PAPEL_MURAL) pero su asignacin de cubicacin es distinta pues la primera se considera como 10% de la segunda. Recordar siempre trabajar con todas tareas del tem construccin abiertas.

4. CUBICACIONES GT

En este captulo se abordaran las formas de trabajar y exportar los datos desde Project hacia la hoja 4 cubicaciones gt del anexo n9. Este paso es clave para la generacin de recursos. 4.1. Exportacin programa a Excel.

Antes de llevar nuestro Project al anexo n9 debemos hacer unas modificaciones para hacer calzar el proyecto dentro de la hoja cubicaciones gt, para esto es necesario seleccionar y copiar todo el proyecto desde construccin en adelante con todas las partidas mostradas, mas las columnas nivel de esquema, cubicaciones y cdigos, y luego pegar estos datos en una hoja nueva dentro del mismo anexo mencionado con el fin de ejecutar la macro (programa en Excel) que contiene este archivo y as obtener en estos datos pegados el mismo formato que se tena en el Project. (IMAGEN N19). IMAGEN N19

As es como se ve nuestro programa copiado desde Project, por ende, para dar formato a este similar al de nuestro proyecto ejecutaremos la macro pertinente, para esto demos situarnos en programador -> macros -> programa en Excel -> ejecutar. (IMAGEN N20).

IMAGEN N20

Despus de haber ejecutado la macro, nuestro Project en Excel estar listo para ser copiado y pegado en la hoja 4 del anexo n9. Algunas veces sucede que los nmeros quedan copiado como texto o con error, para solucionar esto seleccionaremos todos los valores a partir del primer nmero que arroja error luego botn derecho del mouse sobre el logo de error y seleccionaremos convertir en nmero, verificado esto procedemos a pegar los datos en las columnas correspondientes. Adems debemos cambiar todos los puntos de estos nmeros por comas (se debe ocupar mismo comando mostrado en la IMAGEN N22), ya que, Project la separacin decimal es por . mientras que en Excel es por ,. Una vez copiado nuestro programa en la hoja respectiva, se debe cuadrar y verificar que cada columna este completada con su formula correspondiente en base al nmero de filas de las actividades insertadas. Adems se debe insertar en la columna de los cdigos en todas aquellas filas en blanco, para esto solo debemos filtrar por las vacas, pegar y arrastrar este smbolo a lo largo de toda la columna hasta la ltima actividad. (IMAGEN N21).

IMAGEN N21

Programa pegado segn pasos anteriores

Formulas a cuadrar

Como se puede apreciar en el recuadro amarillo la formula arroja un error esto se debe a que la duracin esta como texto y no como numero para solucionar esto se tiene que ejecutar la siguiente secuencia de comandos: control+L -> reemplazar -> buscar: das -> reemplazar todos. Se debe realizar la misma secuencia cambiando das por da. (IMAGEN N22). IMAGEN N22 Recuadro comando reemplazo

4.2. Cuadrar partidas.

Luego de realizado este reemplazo, es recomendable revisar nuevamente si cdigos y cubicaciones estn asignados a las actividades pertinentes y que no quedan partidas sin ser consideradas salvo los casos explicados en el capitulo anterior. Por otra parte debemos redirigirnos a la hoja actividades comparar y chequear que todos los cdigos estn contenidos en el programa, esto se verifica comprobando que cada concepto tenga un valor en la columna cubicacin, de estar todo en orden se proceder a ejecutar el ltimo paso para comenzar la realizacin de la carga de recursos, sino, habr que reformular los cdigos vacios por conceptos que si estn contenidos en el programa y que sean coherentes con lo establecido, por ejemplo si el cdigo YESO esta libre, y el cdigo MAQUILLAJE est asociado al programa entonces reemplazaremos el primero por el segundo, en la hoja que corresponda ya sea en cuadrillas y/o en subcontrato, posteriormente a esta modificacin deberemos cuadrar las filas de la hoja actividades comparar en base a las reducciones de cdigos que se vayan ejecutando. Finalmente picharemos sobre el recuadro actualizar de la hoja actividades comparar y procederemos a rescatar los recursos de nuestro proyecto. (IMAGEN N23). IMAGEN N23 Botn para actualizar proyecto

Columna indica todos los cdigos cargados en el programa

4.3. Recursos del proyecto.

Este es el paso previo a la generacin de la carga de recursos por lo que es imperativo haber realizado los procedimientos anteriores con cautela y precisin. Para comenzar debemos situarnos en la ltima columna de la hoja cuatro del anexo n9 (columna copiar en programa) y copiaremos est en la columna siguiente, donde solamente pegaremos los valores de esta para desvincularla de las formulas existente, de manera de trabajar ms fcilmente sobre esta. Luego seguiremos el siguiente proceso, sobre esta columna: Eliminar todas las cuadrillas que tienen [0] Eliminar todos los ; producto de la eliminacin de [0], filtrando por la expresin ;. Seguir eliminando ;, filtrando por texto opcin comienza con:. Por ltimo eliminar los ;, filtrando por texto opcin termina en:. Para realizar este proceso se puede ejecutar las macro eliminar ceros Ahora efectuado lo descrito anteriormente estamos listos para copiar estos datos y trabajarlos en Project para hacer la carga de recursos de la obra. (IMAGEN N 24). IMAGEN N24

Columna original de recursos

Columna copia, para filtrar y eliminar

5. Realizacin carga de recurso.

En este captulo veremos los pasos a ejecutar para terminar la generacin de la carga de recursos de nuestro proyecto. 5.1. Traspaso de datos desde Excel a Project. En la hoja cubicaciones gt, en la columna copia que creamos en el capitulo anterior, se encuentra la carga de recursos que hay que copiar y pegar en el programa de obra desarrollado en Project, insertando previamente en el programa la columna Nombre de los Recursos. Adems se debe antes de pegar cualquier dato a nuestro programa insertar las columnas tipo y calendario de tareas, donde en la primera verificaremos que todas las partidas y tareas resmenes estn en duracin fija, mientras que en la segunda deberemos verificar que el calendario asignado a las actividades sea lunes-viernes y para las tareas resmenes sea das corridos. (IMAGEN N25). IMAGEN N25

Columna tipo

Columna calendario de tareas

Columna nombre de los recursos

Una vez pegados los recursos en el programa, estos se crearn automticamente en la Hoja de Recursos de Project. Se deber asignar a cada recurso el calendario de das corridos, esto permitir que el trabajo cargado en el programa sea concordante con el extrado de la planilla de carga de recursos. Al cambiar el calendario estndar a das corridos, Project no modificar el trabajo cargado en el programa. Para solucionar esto, en la vista Diagrama de Gantt se debern borrar los recursos existentes en la columna nombre de los recursos, actualizar (presionando F9), para finalmente copiar nuevamente los recursos de la planilla de carga y se pegarn en la columna nombre de los recursos y presionar F9. (IMAGEN N26 y 27). IMAGEN N26

Vista hoja de recursos IMAGEN N27

columna calendario base

Programa con carga de recursos finalizada Una vez finalizada la carga de recursos de nuestro proyecto se deber elaborar las curvas S de la obra para realizar las labores de control de avance, para esto se debe seguir el instructivo acorde a este tema ubicado en la pgina web de gerencia tcnica. Por ltimo debemos verificar que: Las HH totales de nuestra obra en Project sean iguales o similares a la carga realizada en Excel en la hoja actividades comparar del anexo n9. Pasar todas las actividades a trabajo fijo en la columna tipo de nuestro programa. Guardar lnea de base del proyecto. Guardar como versin 0 del programa en el que se esta trabajando.