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Tema N 5 Gestin de Alcance del Proyecto segn La Gua del PMBOK / 30-04-2012 / Sesin 10 5.1.

Gestin del Alcance del Proyecto Segn la Gua del PMBOK, la Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito. El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto. Definir el alcance de un proyecto, debe ser encarado como un proceso de produccin de informacin, como todo proceso tendr un insumo y tendr un producto. El proceso deber atravesar una serie de etapas, que pueden ser visualizadas en el siguiente diagrama de PMI

Procesos de la Gestin del Alcance


Acta de Constitucin Registro de Involucrados Acta de Constitucin Documentacin de Requerimientos

1. Recolectar Requerimientos

2. Definir Alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

3. Crear EDT/WBS
EDT/WBS Diccionario EDT/ WBS Lnea Base del Alcance

Plan de Adm. Proyecto Diccionario WBS/EDT 4. Entregables Validados Verificar

Documentacin de Requerimientos Matriz de Trazabilidad

Documentacin de Requerimientos Matriz de Trazabilidad Plan Adm. del Proyecto Inf. de desempeo del trabajo

5. Controlar Alcance
Requerimientos de cambios Mtricas de desempeo del trabajo

Alcance

Entregables Aceptados Requerimientos de cambios

Gua PMBOK establece cinco procesos bsicos para la gestin exitosa del alcance del proyecto. Los cinco procesos son los siguientes:

1. Recopilar requisitos 2. Definicin del alcance 3. Creacin de EDT 4. Verificacin del alcance 5. Control del alcance.

Estos procesos, segn la Gua del PMBOK, la Gestin del Alcance del Proyecto se caracterizan por las siguientes actividades: 5.1 1. Recopilar requisitosEs el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. 5.2 Definir el AlcanceEs el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. 5.3 Crear la EDTEs el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. 5.4 Verificar el AlcanceEs el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado. 5.5 Controlar el AlcanceEs el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la lnea base del alcance. Los tres primeros procesos se llevan a cabo durante la fase de planificacin y los dos ltimos se ejecutan durante la fase de control y seguimiento del proyecto.

En el contexto del proyecto, el trmino alcance puede referirse a: Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que definen un producto, servic io o resultado. Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas.

Los procesos de Gestin del Alcance del Proyecto necesitan integrarse adecuadamente a los procesos de las otras reas de conocimiento, de modo que el trabajo del proyecto genere como resultado la entrega del alcance del producto especificado. 5.1. Recopilar requisitos del Proyecto Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El xito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificacin del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin de ellos.
Entradas Herramientas y Tcnicas Entrevistas Focus Group Workshop Cuestionarios y encuestas Observacin Prototipos Salidas

Acta de Constitucin del Proyecto:

Documentacin de Requerimientos: se documentan .Se establece una lnea base de requerimientos cuando son no ambiguos, claros y consistentes.

Registro de Involucrados: se utiliza para identificar los involucrados que pueden proveer informacin detallada de los requerimientos del producto y del proyecto.

Tcnicas de creatividad(brainstorming, mapas mentales) Matriz de trazabilidad de requerimientos: vincula los Tcnicas de tomas de requerimientos a sus orgenes y permite realizar el decisin seguimiento a lo largo del proyecto.

Plan de Administracin de Requerimientos: como se analizan, documentan y administran a lo largo del proyecto.

El Grfico siguiente muestra las entradas, salidas del proceso Recopilar requisitos del Proyecto:

las

herramientas

tcnicas,

las

5.2 Definir el Alcance Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrolla r una descripcin detallada del proyecto y del producto. La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se define y se describe de manera ms especfica conforme se va recabando mayor informacin acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estn completos; segn sea necesario, se irn agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones. La elaboracin del enunciado del alcance detallado es crtica pues establece todo lo que se va a realizar en el proyecto, y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones, que se documentaron en el enunciado preliminar durante la iniciacin del proyecto. En esta etapa, las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se convierten en requisitos (requerimientos). El Grfico siguiente muestra las entradas, salidas del proceso Definir el Alcance del Proyecto: las herramientas y tcnicas, y las

5.3 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin jerrquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso Crear la EDT:

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDB) (Work Breakdown Structure WBS) Se trata de un agrupamiento de informacin que describe los entregables de elementos del proyecto, que organizan y definen el alcance del proyecto: trabajo que no est en la EDB, est fuera del alcance del proyecto. Es usado para desarrollar o conformar un entendimiento comn del alcance del proyecto. Cada nivel de desglose proporciona ms detalles de los elementos del proyecto. En general son presentados en forma de cuadros o diagramas jerrquicos. Cada tem del EDT es asignado a un identificador nico, que se conoce como cdigo de cuenta. La descripcin de cada elemento de trabajo es volcado en el diccionario de la EDT, que incluye descripciones del paquete de trabajo, y otras informaciones de planeamiento como datos de cronograma, presupuesto de costos y asignaciones de recursos. (PMI) Un ejemplo de EDT:

El PMBOK recomienda descomponer el trabajo basndose en los entregables que tiene que producir el proyecto. Esto apunta a que el anlisis del alcance sea lo ms concienzudo

posible, facilita la estimacin de tiempos y costos de las actividades necesarias para completar cada entregable y permite la clara verificacin de que el alcance del proyecto haya sido completado una vez que ste termina.

El cuadro de ms arriba representa los distintos niveles jerrquicos de una EDT, cada nivel inferior supone un mayor nivel de detalle (desglose) de los trabajos a realizar. Cada unidad (rectngulo) del nivel 4 se denomina paquete de trabajo (Work Package), compuesto por diferentes tareas, es identificado por un cdigo de cuenta. Los identificadores permitirn establecer la suma jerrquica de costos, el cronograma e informacin sobre recursos. El control se realiza con las cuentas de control que integran alcance, costo y recursos. Para medir el rendimiento se comparan con el Valor Ganado . 5.4 Verificar el Alcance Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal. La verificacin del alcance difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde principalmente a la aceptacin de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los entregables. Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificacin del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. El Grfico muestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas asociadas al proceso Verificar el Alcance:

5.5 Controlar el Alcance Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance. El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del alcance del proyecto tambin se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, por lo que se impone algn tipo de proceso de control de cambios. El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas asociadas al proceso Controlar el Alcance: