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MANUAL 5Ss AREA COMERCIAL

INDICE

1. Misin del Departamento. 2. Reglamento interno del rea 3. Diagrama General de Distribucin del rea 4. Descripcin especfica de cada seccin mobiliario y equipo 5. Programa de Limpieza 6. Lista de responsables por cada S 7. Evidencias de la situacin actual 8. Procedimiento especfico de seleccionar 9. Procedimiento especfico de organizar 10. Procedimiento especfico de limpiar 11. Definicin de parmetros de medicin para cada una de las tres S

1. MISION

Mantener el rea de trabajo ordenada y limpia para generar un ambiente laboral confortable y as ofrecer a nuestros clientes y visitantes una imagen innovadora.

2. REGLAMENTO INTERNO DEL AREA REGLAS DE ATENCION AL CLIENTE. Cuidar la forma de dirigirnos al cliente va telefnica. Al terminar de atender la peticin del cliente, preguntar si necesita algo ms. Cuando llega el cliente una vez avisado el agente venir a recepcin a saludarle e informar que ser atendido. El formato de firma de correo debe unificarse para toda el rea comercial anotando nombre completo, empresa, telfonos, rea, puesto, logo de la empresa. Al enviar las cotizaciones sern en formato PDF.

REGLAS DE COMPORTAMIENTO. Escuchar msica a volumen moderado para no distraer y/o incomodar a las personas que comparten el rea. Durante la estancia en la empresa el lenguaje deber ser el adecuado. Evitar alimentos a la vista del pblico o sobre el escritorio.

REGLAS DE ORDEN. Todos los objetos personales como bolsas, mochilas, sombrillas, paquetes deben colocarse en el rea destinada a paquetera. No deben colocarse en el piso an bajo el escritorio, cajas, conexiones o equipo de trabajo. El personal debe mantener sus escritorios, cajoneras y archiveros en orden. En el lapso de salir a comer todas las cosas deben quedar recogidas, excepcin de las que tengan un lugar sealado en el escritorio.

En el rea de paquetera los objetos no se deben dejar por un periodo mayor a 3 das. Terminado el da cualquiera puede apagar la impresora. Cualquiera de los integrantes puede contestar una llamada telefnica o va radio y buscar a la persona que solicitan o pedir que hablen ms tarde. Respetar los horarios de: Entrada de 9:00 a 9:10 Horarios de comida de oficina: Recepcin 13 a 14 hrs, Atencin a Clientes 14 a 15 hrs y 15 a 16 hrs.

Tiempo para desayunar los sbados mximos de 25 min. En forma organizada. Portar el uniforme todos los das. Respetar la integridad de cada persona. Cuidar el mobiliario del rea comercial de Mangueras y Conexiones de Puebla. Cuando se realice el aseo tomar vas alternas para llegar su destino.

3. DIAGRAMA GENERAL DEL REA

4. DESCRIPCION ESPECIFICA DE CADA REA, MOBILIARIO Y EQUIPO 1 CAJONERA DE ROCIO 1er. Cajn Material de Trabajo: Catlogos de uso frecuente. 2do.Cajn Material de Trabajo: Libretas y papelera. 3er. Cajn Personal. 2 CAJONERA DE ALICIA 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera. 2do.Cajn Material de Trabajo: Tarjetero y agendas. 3er. Cajn Personal. 3 CAJONERA AUSCENCIO 1er. Cajn Material de Trabajo: Libretas, papelera. 2do.Cajn Personal 3er. Cajn Equipo de Seguridad. 4 CAJONERA EDUARDO 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera. 2do. Cajn Personal 3er. Cajn Expedientes: Levantamientos, cotizaciones, V.W. 5 CAJORENRA SILVIA 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera 2do. Cajn Material de Trabajo: Folders y libretas 3er. Cajn Personal. 6 CAJONERA SR. EMILIO 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera 2do.Cajn Material de Trabajo: Libretas, agendas. 3er. Cajn Personal. 7 CAJONERA SR. CARLOS 1er. Cajn Material de Trabajo: Agendas y papelera. 2do. Cajn Personal 3er. Cajn material de Trabajo: Catlogos.

8 CAJONERA ARMANDO 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera 2do. Cajn Personal 3er. Cajn Material de Trabajo: Vaco 9 CAJONERA GLORIA 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera 2do. Cajn Personal 3er. Cajn Material de Trabajo: Catlogos 10 CAJONERA DE JULIO 1er.Cajn Material de Trabajo: Papelera. 2do. Cajn Personal. 3er. Cajn Material de Trabajo: Folders. 11 CAJONERA DE MADERA TERE 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera de uso continuo. 2do.Cajn Expedientes: Libretas reusables, expedientes Mangueras y Conexiones, Naral y Centro de Copiado. 12 CAJONERA DE METAL TERE 1er.Cajn Material de Trabajo: Calculadora, Libretas, papelera. 2do. Cajn Personal. 3er. Cajn Papelera 13 CAJONERA IMPRESORA ESPACIO hojas blancas nuevas 1er. Cajn: Hojas Reciclables 2do. Cajn: Hojas para pruebas hidrostticas. 14 CAJONERA ALBERTO 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera. 2do. Cajn Personal. 3er. Cajn: Equipo de Seguridad. 15 CAJONERA FRANCISCO 1er. Cajn Material de Trabajo: Papelera. 2do. Cajn: Personal. 3er. Cajn Material de Trabajo: Libretas levantamientos, cursos y directorio.

ARCHIVERO 1: Roco, Julio, Gloria y Armando. 1ra.divisin: Catlogos Parker, Dixon, Gates, Goodyear, catlogos p/proveedores. 2da.divisin catlogos y recopiladores. 3ra. Divisin catlogos Parker, Aeroquip, Goodyear, Dixon, Catlogos Proveedores. 4.divisin Recopiladores Gloria, catlogos p/proveedores y Parker. 5.divisin Papelera. ARCHIVERO 2: Silvia, Carlos, Ausencio y Alicia. 1ra.divisin: Carpetas Carlos y Ausencio, Carpetas Parker y Kuriyama. 2da.divisin: Catlogos Parker, Dixon, Aeroquip y Goodyear. 3ra. divisin: Catlogos Mesa, Gates, Manulli, Travers Tool. 4. Divisin: Parker. Goodyear, Dixon, Eaton, Kuriyama y Carpetas Alicia. 5. Divisin: Material de trabajo y seguridad. ARCHIVERO 3: Sr. Emilio. 1ra. Divisin: Catlogos Aeroquip, Legris, Parker. 2da. Divisin: Catlogos Manulli, Teflu, Gates, Mesa, Goodyear, Dayco, Dixon. 3ra. Divisin: Catlogos para clientes. 4. Divisin: Catlogos en carpeta proveedores. 5. Muestrario de conexiones. LIBRERO MOTION: Francisco Hernndez 1ra. Divisin: Electromecnica y neumtica 2da. Divisin: Hidrulica e Instrumentacin. 3ra. Divisin: Catlogos para clientes y catlogos Fluid Conector. ARCHIVERO COLGANTE: Alberto Catlogos Parker, recopiladores de prcticas y Cursos Motion. ARCHIVERO COLGANTE: Francisco Hernndez. Destinado a librera.

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5. PROGRAMA DE LIMPIEZA ACTIVIDAD DE LIMPIEZA INDIVIDUAL Limpieza y orden de escritorio, cajonera, objetos de escritorio y silla. Acomodo de revistas y sillas, Limpieza de mostrador y mesas de recepcin Sacudir en general todo el mobiliario del rea. FRECUENCIA Diaria REPONSABLE Cada usuario

Diaria Diaria Cada 15 das

Tere Tere Cada usuario o los usuarios en el caso de los archiveros. El usuario Roco, Alicia, Silvia Tere, Armando. Roco, Alicia, Silvia, Tere, Armando.

Limpieza profunda en Cada 15 das sillas de uso personal. Lavar silln y sillas de Cada 2 meses recepcin Piso de recepcin y el de Cada 2 meses lugar propio.

Pisos limpieza general.

Cada 3 meses

Vidrios, mamparas, Cada 2 meses puertas, ventiladores.

Cortinas de entrada a Cada 6 meses Mangueras y Conexiones de Puebla. Ventana colindante con Cada 4 meses pasillo de almacn, lmparas de pasillo y recepcin ductera.

No hay personal disponible. Solicitan se calendarice como actividad de la seora Catalina. No hay personal disponible. Solicitan se calendarice como actividad de la seora Catalina. Francisco, Eduardo Hdez.Sr. Emilio, Sr. Carlos, Auscencio, Armando, Julio. Francisco, Eduardo Hdez.sr. Emilio, Sr. Carlos, Auscencio, Armando, Julio.

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6. LISTA DE RESPONSABLES DE CADA S

Mencionar los responsables de cada S en el rea

PRIMERA S

SELECCIONAR

PARTICIPANTES: ROCIO Y GLORIA.

SEGUNDA S ORGANIZAR PARTICIPANTES: SILVIA Y TERE.

TERCERA S LIMPIEZA PARTICIPANTES: JULIO Y ALBERTO.

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7. EVIDENCIA DE LA SITUACION ACTUAL

AREA COMERCIAL (RECEPCION)

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AREA COMERCIAL (RECEPCION)

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AREA COMERCIAL (RECEPCION)

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AREA COMERCIAL (ATENCION A CLIENTES)

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AREA COMERCIAL (MOTION)

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8. PROCEDIMIENTO ESPECIFICO DE SELECCIONAR ALCANCE: El procedimiento es aplicable a toda el rea Comercial de Mangueras y Conexiones de Puebla, S.A. de C.V. que abarca los departamentos de Ventas, Atencin a Clientes, Recepcin y Motion. OBJETIVO: Mantener los espacios libres de cosas aprovecharlos mejor y localizar rpidamente lo que se busca MTODO DESCRIPCION: Seleccionar, archivar, distribuir y depurar. ARTICULOS INNECESARIOS: Se determinar el mtodo ms adecuado para su eliminacin. ARTICULOS NECESARIOS: Se etiquetan, rotulan y se colocan en el lugar correcto. CRITERIOS DE SELECCIN PARA EL REA La seleccin implicar tomar en cuenta todos los objetos y mobiliario del rea: Charola: Donde no debe haber documentos de ms, se deben archivar o destruir. Escritorio: Seleccionar del interior del escritorio todos los objetos, servibles, no necesarios e inservibles. Cajonera: Seleccionar del interior del escritorio todos los objetos, servibles, no necesarios e inservibles. Archivero: Seleccionar del interior del escritorio todos los objetos, servibles, no necesarios e inservibles. Una vez clasificado todo el material se procede a colocar en su lugar, recopiladores, carpetas, folders, cajones, estantes, todo lo servible, de lo no necesario, se propone a otras reas para ver si en alguna es de utilidad. Los objetos no servibles se procede a depurarlos de la forma ms conveniente. Personas encargadas supervisar la S de Seleccionar: Gloria Y Roco. innecesarias para

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9. PROCEDIMIENTO ESPECIFICO DE ORGANIZAR

ALCANCE: El procedimiento es aplicable a toda el rea Comercial de Mangueras y Conexiones de Puebla, S.A. de CV que abarca los departamentos de Ventas, Atencin a Clientes, Recepcin y Motion.

OBJETIVO: Mantener todo en su lugar y ordenado. MTODO DESCRIPCION: Se utiliza el color naranja como indicador de perteneca al rea comercial. Se colocan figuras impresas en papel naranja en el escritorio y reas comunes para indicar la colocacin de los objetos.

CRITERIOS DE ORGANIZAR PARA EL REA El criterio para organizar ser aplicable a todos los lugares del rea comercial individual y comn. Charola: Cada divisin de la charola organizadora debe estar destinada para un uso especfico. Para indicar cul es, se coloca en la orilla de cada divisin una etiqueta de color naranja, por ejemplo: papeles para archivar, la segunda divisin pedidos, la tercera cotizacin. El escritorio: Sobre ste se colocan con adherible figuras impresas en hoja de color naranja que recortadas se pegan en el lugar en donde ser colocado cada objeto del escritorio. La superficie del escritorio solamente debe tener los objetos que realmente sean de uso diario y fijo como la computadora (laptop) o por partes como el CPU , monitor y mouse, el calendario, la charola, telfono, calculadora, porta lapiceros, tarjetero, la taza o vaso, un artculo personal si as lo desea el usuario, ya que se acondiciona de acuerdo a sus necesidades. Todo material de papelera como lapiceros, sacapuntas, engrapadora, perforadora, tijeras, plumones deben marcarse con una etiqueta de 1 cm. Color naranja que contenga las inciales del usuario. Las libretas se etiquetan con las inciales y anotando el uso que tienen por ejemplo: APUNTES T.H.C.

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Las cajoneras: Cada cajn debe estar destinado a un uso especfico el cual debe quedar indicado en el exterior del cajn en el extremo superior izquierdo por ejemplo: El primer cajn Papeles de Trabajo, segundo cajn Personal, tercer cajn Agendas. Cabe mencionar que solamente un cajn puede destinarse a los objetos personales. Archiveros: El interior de los archiveros debe quedar correctamente sealizado con etiquetas de color naranja indicando para que esta destinado cada espacio y que contiene. Por ejemplo: 1er. Nivel CATALOGOS PARKER, DIXON, EATON. Queda indicado que contiene catlogos, de que proveedor son y qu espacio ocupan. Cada uno de los catlogos, libros o folletos, debe sealizarse nicamente con una etiqueta de color naranja colocada en la parte inferior del lomo. Los recopiladores, tambin deben estar colocados en forma ordenada y deben rotularse en color naranja, colocando sobre el lomo de este un letrero que se pega del inicio del recopilador hasta el comienzo del orificio de metal debiendo contener el logo de MACO el rea a la que pertenece y el uso que tiene. Por ejemplo: rea Comercial Cotizaciones en forma vertical. Si existe un lugar para equipo de trabajo tambin debe quedar sealado con un letrero el rea donde se coloca. REVISTERO: El revistero del rea de recepcin, debe cuidarse que las revistas o libros que contenga para el uso pblico estn bien distribuidas u ordenadas. Areas Comunes: Estas reas se destinan como su nombre lo indica, para el uso comn de todos los que habitan el rea en el rea comercial se destina un rea comn para colocar los ventiladores de pie, con su respectiva etiqueta color naranja y adems una figura de ventilador pegada en una parte visible de ese espacio. Se destina un segundo lugar para paquetera con su respectivo letrero para colocar las sombrillas, paquetes u objetos personales grandes.

Personas encargadas de supervisar la S de Organizar: Tere y Silvia.

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10. PROCEDIMIENTO ESPECIFICO DE LIMPIAR ALCANCE: El procedimiento es aplicable a toda el rea Comercial de Mangueras y Conexiones de Puebla, S.A. de C.V. que abarca los departamentos de Ventas, Atencin a Clientes, Recepcin y Motion. OBJETIVO: Mantener el rea de trabajo confortable para uso propio y presentacin al cliente y visitantes. MTODO DESCRIPCION: Limpiar todas las reas individuales y comunes. rea Individual.- Cada integrante del rea debe mantener limpio y en orden su lugar, escritorio, objetos, cajones y archiveros. rea Comn.- La permanencia de la limpieza del rea es tarea de todos los integrantes por ejemplo el rea de la impresora. rea Difcil.- En base a lo establecido en el programa de limpieza se buscar atender tambin estos puntos. CRITERIOS DE LIMPIAR PARA EL REA Primero, dejamos establecido que la empresa debe facilitar los utensilios y productos para realizar la limpieza, asignar un lugar especfico para lo colocacin de los mismos, de manera que sean utilizados nicamente por los integrantes de rea. Se realiza una inspeccin al rea para determinar lo que hay que limpiar, el grado de dificultad para hacerlo y que material de limpieza se requiere. En el rea se determinaron con grado de dificultad las lmparas colgantes, una ventana, las cortinas de la entrada a la empresa. Lo dems como sillas, mesas escritorios, vidrios mamparas, puertas y piso aunque es laborioso, tiene un menor grado de dificultad. Se realiza limpieza profunda en cada silla de Recepcin, Atencin a Clientes y Motion, y el silln de recepcin. Se aplic tambin al cancel para el aparador, el piso. El mismo procedimiento se aplica en los muebles como cajoneras, escritorios, archiveros, librero para su interior y exterior. Personas encargadas de supervisar la S de Limpiar: Julio y Alberto.

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Para mantener el aspecto actual del rea Comercial se realiza un chek list con los puntos a cubrir para cada una de las 5s y los responsables realizarn la revisin con frecuencia de 15 das. Si hay alguna observacin que hacer se informar al compaero en cuestin y se anotar para revisarlo en los siguientes 3 das.

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CHEK LIST
SELECCIONAR RESPONSABLES: GLORIA Y ROCIO. ROCIO ALICIA AUSCENCIO EDUARDO CHAROLA ESCRITORIO CAJONERA ARCHIVERO REVISTERO ORGANIZAR RESPONSABLES: SILVIA Y TERE. CHAROLA ESCRITORIO CAJONERA ARCHIVERO REVISTERO PAQUETERIA LIMPIAR RESPONSABLES:JULIO SILVIA YY ALBERTO TERE. CHAROLA ESCRITORIO CAJONERA ARCHIVERO REVISTERO PISO IMPRESORA MESAS SILLAS SILLON MAMPARAS TELEVISION DUCTERIAS LAMPARAS VENTILADORES VIDRIOS PUERTAS FIRMA ENTERADO

AREA COMERCIAL 5sS


FIRMAS: FECHA SILVIA SR.EMILIO SR.CARLOS ARMANDO GLORIA JULIO TERE FRANCISCO ALBERTO

FIRMAS:

FECHA

FIRMAS:

FECHA

Comentarios: ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________

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HOJA DE FIRMAS DE CONOCIMIENTO DEL PRESENTE MANUAL DE CADA INTEGRANTE DEL AREA COMERCIAL DE MANGUERAS Y CONEXIONES DE PUEBLA, S.A. DE C.V.

Roco Herrera. Alicia Mndez. Auscencio Salazar Eduardo Hernndez Silvia Aguilar Sr. Emilio Eliosa Sr. Carlos Estrada Armando Pacheco Gloria Domnguez Julio Csar Montiel Francisco Hernndez Alberto Hernndez Teresita Huerta

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