EJERCICIO 1 DE EXCEL

EXCEL EJERCICIO 1

FORMATO DE CELDAS; PLANTILLAS; FRMULAS

Un ejemplo sencillo de la utilidad de la hoja de clculo puede ser un modelo de factura. Como se trata de un documento usado con mucha frecuencia, los ms prctico es crear una plantilla.

ACTIVIDAD A REALIZAR
Crea en tu pendrive una carpeta con el nombre Excel. En un nuevo libro (documento) de Excel, que guardars como una plantilla en dicha carpeta con el nombre 1ex Plantilla factura, crea en la Hoja 1 (que llamars Modelo fac) el impreso que se adjunta, con las frmulas necesarias para realizar todas las operaciones. A continuacin, abre una copia basada en la plantilla e introduce los datos de la siguiente operacin: Destinatario NIF Factura N Fecha Cantidad 42 75 51 16 22 18 15 MercaTot B-23655321 12 15-12-2011 Artculo B-45 B-30 A-10 A-20 A-30 C-06 C-07 Precio unitario 5040 3000 7650 1280 1694 810 300

IVA aplicable: 18% Guarda el nuevo documento en la misma carpeta con el nombre 1ex Factura n 12. El logotipo lo encontrars en la web del mdulo: archivo Reciclaje.jpg

Nota: al ser el primer ejercicio de Excel, se trata de una plantilla de uso muy limitado (no ms de 8 artculos, todos con el mismo tipo de IVA y sin recargo de equivalencia; ni descuentos, ni portes ni dems gastos extra). 1

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PROCEDIMIENTO

Crear una plantilla (y una copia de la misma)

El procedimiento es idntico que en el Word, por lo que no se considera necesario volver a explicarlo aqu (ver el procedimiento en el ejercicio 14 de Word)

Ensanchar filas y columnas

Todas las filas tienen, en principio, un alto de 15 ptos. y las columnas, un ancho de 10,71 ptos.

Haciendo clic en la lnea de divisin entre columnas o filas y arrastrando el ratn puedes ensancharlas o estrecharlas

Combinar celdas

Selecciona las celdas a combinar. Haz clic derecho sobre el rango seleccionado:
En la minibarra de herramientas flotante pulsa en este botn: las dos celdas se combinarn en una sola y el texto quedar centrado

Para descombinar celdas: selecciona la celda con el botn derecho y vuelve a hacer clic en el mismo botn de la barra flotante.

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Poner bordes y sombreados (o color) a las celdas y ajustar texto

Bordes: selecciona el rango de celdas que quieras bordear y luego haz clic en el botn de Bordes de la pestaa Inicio de la cinta de opciones o de la minibarra flotante; selecciona la ltima opcin (Ms bordes)

1- Elige el estilo del borde

2- Selecciona el color adecuado 3- Haz clic sobre cada uno de los bordes que quieras establecer

Sombreados: selecciona las celdas a sombrear. Luego, selecciona el sombreado o color tras hacer clic en la flecha del botn Color de relleno de la minibarra flotante o de la pestaa Inicio.

EJERCICIO 1 DE EXCEL Para cambiar de lnea en la misma celda (p.ej, celda de PRECIO UNITARIO): selecciona la celda:

Haz clic sobre el botn Ajustar texto del apartado Alineacn en la pestaa Inicio de la cinta de opciones.

En general, es conveniente, antes de empezar a trabajar, seleccionar toda la hoja y hacer clic en el botn Ajustar texto (ya que lo normal es que queramos ese formato para todas las celdas)

Haz clic aqu cuando quieras seleccionar toda la hoja.

Alinear texto en celdas

Utiliza los botones del apartado Alineacin de la pestaa Inicio para alinear el contenido de las celdas en horizontal y en vertical

Formato de celdas: moneda y porcentaje

En general, basta con seleccionar el formato que corresponda de la lista que aparece en el bloque Nmero de la pestaa Inicio.

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Cuando los formatos predefinidos no basten (p.ej, porque queremos el smbolo dlar o menos de dos decimales), en el bloque Nmero de la pestaa Inicio haz clic la flecha de la esquina inferior derecha para mostrar el cuadro de la derecha, que debers configurar como corresponda en cada caso

El formato Porcentaje es conveniente aplicarlo antes de escribir nada en la celda. Si aplicamos el formato porcentaje a una celda que contenga ya una cifra, dicha cifra se multiplica por cien y se le aade el smbolo de porcentaje (p.ej, 5 pasa a ser 500%)

Frmulas
Selecciona la celda en la que aparecer el resultado. Escribe el signo = y, a continuacin, introduce la frmula, utilizando como operandos las referencias de celda. EJEMPLO Clculo del importe del primer artculo: selecciona la celda D15 escribe el signo = con el cursor, selecciona la celda A15 escribe el signo * (multiplicacin) selecciona la celda C15 pulsa INTRO.

Nota: al introducir una frmula o funcin cuyos operandos an no se han introducido, lo habitual es que el resultado sea 0 (segn cul sea la operacin, tambin se puede mostrar un mensaje de error). Con el fin de no afear la plantilla, dichos ceros pueden ocultarse a la vista. Para ello, haz clic en el botn de Office y selecciona Opciones de Excel. 5

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Selecciona Avanzadas en el panel izquierdo y baja hasta el bloque Mostrar opciones para esta hoja. Una vez ah, desactiva la casilla del apartado Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero.

En caso de que se repita la misma frmula en celdas contiguas, podemos copiarla mediante el procedimiento de arrastre

Sita el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda donde est la frmula y , cuando el cursor adopte la forma de una cruz negra, arrastra hacia abajo hasta la ltima celda que deba contener la misma frmula

Para calcular la base imponible en la factura, puede usarse el botn de Autosuma del apartado Modificar en la pestaa Inicio de la cinta de opciones. 6

EJERCICIO 1 DE EXCEL Sita el cursor en la celda D23 y pulsa sobre dicho botn. Luego, selecciona el rango de celdas D15:D21 y pulsa INTRO.

ACTIVIDAD
Cambia el nombre de la hoja 1 a Factura. Elimina las hojas 2 y 3. Centra en horizontal el contenido de la hoja (ver procedimiento) Haz que no se visualicen las lneas grises de la cuadrcula de la hoja.

PROCEDIMIENTOS

Dar nombre a las hojas:

los libros de Excel se componen, si no se establece otra cosa, de tres hojas:

Para especificar mejor el contenido de cada hoja es posible ponerle un nombre que haga referencia a dicho contenido. Para ello, Haz doble clic sobre la pestaa de la Hoja1 Escribe Factura. Pulsa INTRO.

Eliminar hojas sobrantes:

Si no van a usarse todas las hojas de un libro, conviene eliminar las hojas vacas con el fin de que no aumenten intilmente el tamao del archivo (ms tarde, si las necesitamos, podemos aadir otras). En nuestro caso, eliminaremos las hojas 2 y 3: Haz clic sobre la pestaa de la Hoja2 y, pulsando la tecla Shift (Maysculas), clic en la pestaa de la Hoja3. Clic con el botn derecho sobre cualquiera de las dos pestaas (Hoja2 u Hoja3) y selecciona Eliminar.

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Configurar la hoja:
Con el fin de que la tabla creada quede centrada en la hoja (en vistas a la impresin):

En la pestaa Diseo de pgina de la cinta de opciones, haz clic en la flecha inferior derecha.

En la ficha Mrgenes del cuadro de dilogo activa la casilla Centrar en la pgina horizontalmente

Ajustar a una pgina. Vista preliminar

Con el fin de comprobar que toda la factura ocupa la misma pgina, haz clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de acceso rpido de Excel.

En caso de que no aparezca dicho botn en la barra de acceso rpido, seleccinalo de la lista que aparece al hacer clic en la flecha a la derecha de dicha barra.

El botn Vista preliminar muestra la factura tal como se imprimir. Luego, pulsa en el botn Cerrar y vuelve al documento. Una lnea intermitente vertical y una horizontal indican los lmites de la pgina. Si la factura se sale de esos lmites se deben realizar los ajustes necesarios (estrechar columnas, filas, etc.)

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En caso de que dichos ajustes no basten, cambia la escala del documento en el bloque Ajustar rea de impresin de la pestaa Diseo de pgina en la cinta de opciones. Pero no establezcas un porcentaje inferior al 80% si no quieres que la hoja impresa quede demasiado pequea.

Eliminar la cuadrcula:

Aunque las lneas grises que marcan la cuadrcula de cada hoja no aparezcan al imprimir el documento, la impresin visual es ms limpia si se eliminan. No obstante, esto se har una vez se haya acabado el trabajo en la hoja correspondiente.

Para ello, en la pestaa Diseo de pgina desactiva la casilla Ver del apartado Lneas de la cuadrcula

Nota: los ltimos 5 apartados (dar nombre a las hojas, eliminar hojas sobrantes, configurar la hoja, ajustar a la pgina y eliminar la cuadrcula) debern realizarse en todos los ejercicios de aqu en adelante

ACTIVIDAD
Finalmente, recuerda crear y guardar la copia de la plantilla con los datos de la operacin.