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Gestin de los Costos. Procesos de la gestin de costos. Estimacin de costos. Tasas de costos de recursos. Tasa horas extra.

Costo por uso. Costos fijos. Varias tasas de costos para un mismo recurso. Aplicacin de diferentes tasas de costos a las asignaciones. Configuracin de las tasas de costos a aplicar en diferentes perodos de tiempo. Tasa de consumo de un recurso material. Trabajar con otras monedas. Preparacin del presupuesto. Lnea base de costos. Graficar la lnea base de costos del proyecto.

Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO


La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de los costos para que el proyecto sea ejecutado dentro del presupuesto aprobado. El enfoque de la Gestin de los Costos del Ciclo de Vida considera los costos del uso, mantenimiento y soporte del producto para tomar decisiones en la Gestin de Costos.

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PROCESOS DE LA GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

X
ESTIMACIN DE COSTOS

Y
PREPARACIN DEL PRESUPUESTO

Z
CONTROL DE COSTOS

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ESTIMACIN DE COSTOS
Implica desarrollar una aproximacin a los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. La estimacin de los costos se mejoran durante el transcurso del proyecto. Se tienen 3 niveles de estimacin: Orden de magnitud: -25% a +75% Presupuesto: -15% a +25% Definitivo: -5% a +10%

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ESTIMACIN DE COSTOS: HERRAMIENTAS Y TCNICAS


Estimacin por Analoga: usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Usa el juicio de expertos empleando el mtodo top-down para preparar el presupuesto, en el cual los costos de estiman usando el EDT del nivel superior al inferior. Determinacin de tarifas de costos de recursos: muy usado en proyectos de ingeniera dura: construccin, minera, etc. (anlisis de costos unitarios obtenidos de bases de datos comerciales). Estimacin ascendente (buttom-up): estima el costo de paquetes de trabajo individuales con el nivel ms bajo de detalle. Para el presupuesto, los resultados obtenidos se van sumando sucesivamente para obtener los costos de los entregables de niveles superiores del EDT.

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ESTIMACIN DE COSTOS: HERRAMIENTAS Y TCNICAS


Estimacin paramtrica: utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables. Ejemplo: multiplicar la cantidad de trabajo a realizar por el costo unitario histrico. Anlisis de reserva: llamadas tambin asignaciones para contingencias. Son costos estimados que se usarn a discrecin del director del proyecto para gestionar eventos previstos pero no ciertos. Estos eventos son incgnitas conocidas y forman parte de la lnea base de costo.

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INTRODUCCIN DE COSTOS EN PROJECT: TASAS DE COSTO DEL RECURSO


El campo Tasa estndar expresa, para los recursos de trabajo, los costos de dicho recurso por unidad de tiempo. Ej. Gerente de proyecto = S/. 1,800 / sem; capataz = S/. 11.17 / h. Para los recursos materiales, el valor de la tasa estndar es por unidad de consumo. Ej. Cemento = S/. 16.09 por bolsa. Ir a la vista Hoja de recursos

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TASAS HORAS EXTRA


El campo Tasa de horas extra muestra la tasa de pago por el trabajo de horas extra realizado por un recurso. Agregue el campo Tasa de horas extra a una vista de recursos para especificar en la parte de hoja de la vista la tasa de pago de un recurso por el trabajo de horas extra. Siempre que el recurso notifica trabajo de horas extra real, el costo de ese trabajo se calcula multiplicando el trabajo de horas extra real por esta tasa de horas extra. Ir a la vista Hoja de recursos

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COSTO / USO
Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), el campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso se asigna a una tarea. No vara segn la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente del nmero de unidades. Agregue el campo Costo por uso a una vista de recursos para especificar el costo de un recurso de trabajo si ste cobra una tarifa fija en lugar de (o adems de) una tarifa variable o por horas. En el caso de un recurso material, utilice este campo para indicar un costo en el que se incurre una vez, independientemente del nmero de unidades. Ir a la vista Hoja de recursos

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COSTOS FIJOS
Es un costo determinado asignado a una tarea. Son los mismos independientemente del tiempo o esfuerzo que los recursos empleen en la ejecucin de la tarea. Costo total de la tarea = costos de los recursos + costo fijo de la tarea Existen 3 formas de especificar cundo los costo fijos sern acumulados: Comienzo: el costo fijo completo est programado al inicio de la tarea Fin: el costo fijo completo est programado al final de la tarea Prorrateo: el costo fijo est distribuido uniformemente durante el transcurso de la duracin de la tarea En Project, en una vista de tareas, el campo Costo se refiere al Costo total de la tarea.

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COSTOS EN PROJECT
Ir al cono Diagrama de Gantt y clic en Ms vistas Seleccionar Hoja de tareas y clic en Aplicar Seleccionar en el men Vistas / Tabla / Costo En el ejemplo mostrado, las tareas 1, 2, 3 y 4 se han costeado introduciendo las tasas estndar de costo para sus recursos. Para la tarea 5 se establecer un solamente costo fijo Para la tarea 1 se adicionar un costo fijo, el que incrementar el costo total. La acumulacin de este costo fijo ser al comienzo de la tarea.

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INTRODUCCIN DE VARIAS TASAS DE COSTO PARA UN RECURSO


Algunos recursos de trabajo podran llevar a cabo diferentes tareas con diferentes tasas de costo. Con Project se pueden tener hasta 5 tasas de costos para un recurso Ir a la vista Hoja de recursos Seleccionar un recurso y clic en Informacin del recurso Seleccionar la ficha Costos. Se tienen 5 tipos de fichas: A, B, C, D y E. Los costos predeterminados estn en la A Seleccionar B. Ingresar tasa estndar y tasas horas extra.

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APLICACIN DE DIFERENTES TASAS DE COSTO A LAS ASIGNACIONES


Por defecto Project usa el costo A del recurso para aplicarlo a todas las tareas, salvo que se especifique el uso de otra tabla de tasa. Estando en la vista Uso de tareas, ir al men Vista / Tabla / Costo. Insertar la columna Tabla de tasas de costos. Seleccionar el recurso dentro de la tarea cuya tasa de costo se desea cambiar. Ej. en la tarea Columna concreto, seleccionar operario. Seleccionar B en Tabla de tasas de costos. Project recalcula el costo de este recurso con esta nueva tasa pero slo para esta tarea.

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CONFIGURACIN DE TASAS DE COSTO PARA DIFERENTES PERODOS DE TIEMPO


Project puede asignar hasta un mximo de 25 tasas de costo que sern aplicadas en los diferentes horarios de cada una de las 5 tablas de tasas del recurso. Ir a la vista Hoja de recursos Seleccionar un recurso y clic en Informacin del recurso Seleccionar la ficha Costos En la segunda fila de la ficha A ingresar una nueva fecha en el campo Fecha efectiva, por ejemplo, 02/08/07. En tasa estndar ingresar 5%, lo que Project interpretar como un 5% de incremento sobre la tasa anterior : 10.66 x 1.05 = S/.11.50 Project aplicar este costo al recurso operario a partir del 02/08/07.
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TASA DE CONSUMO DE UN RECURSO MATERIAL


A los recursos materiales se les puede asignar dos tipos de tasas: Tasa fija de consumo: independientemente de la duracin de la tarea ser usada una cantidad fija del recurso. El costo que este recurso aporta a la tarea ser el mismo. Tasa variable de consumo: la cantidad de recursos materiales consumidos depende de la duracin de la tarea. El costo que este recurso aporta a la tarea ser variable. Ir a la vista Diagrama de Gantt e insertar columna de Costos Seleccionar una tarea y clic en asignar recursos Supongamos que el consumo del recurso agua en la tarea F dependiera de la duracin de dicha tarea (por ejemplo, mantenimiento de jardines).

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TASA DE CONSUMO DE UN RECURSO MATERIAL


La tarea F tiene una duracin inicial de 1 da y el recurso agua cuesta S/. 5.83 el m3. En el cuadro de dilogo buscar recurso Agua en la columna Nombre del recurso y en la columna Unidades introducir 0.1/d (cantidad en m3 por unidad de tiempo) el costo total ser S/. 0.58. Si incrementamos la duracin de F a 2 das, Project cambiar automticamente el costo que ser de S/. 1.17. Si en la ventana Asignar recursos introducimos 0.1 (cantidad en m3) para el recurso agua, el costo ser de S/. 0.58. Pero si la duracin disminuye de 2 a 1 da, el costo ser el mismo.

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PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE COSTOS


Implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales segn la EDT para establecer la lnea base de costo total. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen.

cos to( proy ) = cos to( E1 + E 2 + E 3) proyecto cos to( E1) = cos to( E11 + E12)

E1

E2

E3

E1.1

E1.2

E2.1

E2.2

E2.3

E3.1

E3.2
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LNEA BASE DE COSTOS


Lnea Base de Costo (LBC): es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo en el proyecto. Se desarrolla sumando los costos por perodo y normalmente se representa por una curva S. RC: Reserva de contingencia RG: Reserva de gestin
$ Valores acumulados Requisitos para la financiacin

Lnea Base de Costo LBC Gastos

tiempo

LBC = cos tos

Pr e sup uesto = LBC + RC + RG


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GRAFICAR LNEA BASE DE COSTOS


Ir al men Proyecto / Informes visuales Aparece el cuadro de dilogo Informes visuales: Crear informe Seleccionar Informe de horas extra del valor acumulado (en excel) Clic en Ver Aparece el grfico de la lnea base de costos (valor planeado) y las curvas S de valor ganado (acumulado) y costo actual (AC). Se puede editar el grfico editando la tabla dinmica en excel.
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GRAFICAR LNEA BASE DE COSTOS


Informe de horas extra del valor acumulado
Valor acumulado 30000 Valor planeado AC

25000

20000

Costo

15000

10000

5000

0 Semana 26 Semana 27 Semana 28 Semana 29 Semana 30 Semana 31 Semana 32 Semana 33 Semana 34 Semana 35 Semana 36 T3 2007

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