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Proyectos de Tecnologa Informtica

Artculos - Gestin de Proyectos No permita que sus proyectos de tecnologa informtica terminen costando y durando mucho ms de lo necesario. Relacionamos los factores que por lo general se omiten en la planeacin y son crticos para el xito de los proyectos. Por lo general lo que se comenta (como me lo coment un cliente una vez), los proyectos de tecnologa informtica siempre demoran y cuestan mucho ms de lo que originalmente estaba presupuestado, y sin los resultados fijados desde el principio. El smil fue que as como uno solicita tres cotizaciones, en vez de seleccionar una en cuanto a tiempo y costo habra que sumarlas. Los proyectos de tecnologa informtica tienen mltiples componentes o subproyectos que de no ser bien identificados, y sobre todo asignados a su responsable, hacen efectivamente que la duracin y el costo del mismo sean mucho mayores al planteado, si es que se logran los objetivos de funcionalidad y servicio inicialmente estipulado. Ahora se ha facilitado un poco ms la ejecucin de este tipo de proyectos dado que las casas de software (SAP, Oracle, JDEdwards, entre otras) han optado por ofrecer esquemas de implementacin "aceleradas", es decir, en vez de tomarse los 18 a 24 meses que tomaba la implementacin de una solucin bsica, han resuelto muchas de las variables en el proceso de implementacin y han elaborado procesos de implementacin de aproximadamente entre 4 y 6 meses. Sin embargo, hay que leer minuciosamente a qu se compromete el/los proveedores y a qu se compromete uno como cliente. Por lo general, uno podra contratar los equipos, su instalacin, la instalacin del sistema operativo, el montaje de las aplicaciones, la capacitacin al usuario final y a los funcionarios del rea tcnica en su operacin y administracin. Sin embargo hay responsabilidades exclusivas del cliente como son el rediseo de procesos, los procesos de migracin, convivencia, limpieza de datos, definicin y ejecucin de perfiles de seguridad, definicin de pruebas de aplicaciones, y muchos otros que de solo enumerarlos acabaramos con el espacio. Hay algunos puntos lgidos cuando se implementan los proyectos de tecnologa, y normalmente tienen que ver con la disponibilidad de tiempo de los usuarios. El proveedor pretender que haya un grupo de personas asignados de tiempo completo al proyecto, ms si se tiene afn, sin embargo, en esta poca, la designacin de personas especiales para dejar sus puestos y dedicrselos exclusivamente a un proyecto por cuatro o seis meses es casi un imposible. Se debe entonces ser muy celoso en la elaboracin de los cronogramas y en especial en la asignacin del recurso humano del cliente. Por lo general el recurso humano del proveedor viene definido e incluido dentro de los cronogramas iniciales, pero casi siempre se omite hacer, por ejemplo, un balanceo de cargas para los recursos del cliente. Otro aspecto crucial tiene que ver con la cantidad de modificaciones que se aceptar se hagan a las aplicaciones. En las implementaciones "aceleradas" stas estn prcticamente abolidas, ya que el proceso de definicin del requerimiento, programacin, prueba y aceptacin es bastante largo y ocasionara fuertes retrasos en la ejecucin del proyecto. Hay que ser muy claros tanto con el proveedor como con los usuarios de hasta donde abarca el proyecto. El factor ms importante es tener en cuenta qu pierden los usuarios con la implementacin del nuevo sistema (siempre sabemos lo que ganan, pero desconocemos lo que dejarn de tener) y a estas falencias habr que buscarles una solucin bien sea con el proveedor

directamente, o con medidas alternas, pero siempre buscando satisfacer esa necesidad (mas no los caprichos) del usuario. La definicin clara del alcance en materia de modificaciones es crucial tanto para el desarrollo del proyecto, como para la contratacin posterior de mantenimiento sobre las aplicaciones (si se contratan externamente). Cuando el desarrollo de aplicaciones es interno, es importante poder definir el proyecto en diferentes etapas marcadas por bloques de funcionalidad e ir terminando cada etapa por versiones de la aplicacin, como si fuera una casa de software, pero esto es tema por completo de otro artculo. Se pretende, con la implementacin de un nuevo sistema, hacer las cosas ms fciles para la empresa y los usuarios. Sin embargo, si se omite una revisin a los procesos y procedimientos actuales, es factible que en el momento de poner en produccin el sistema se tropiece con obstculos operativos que habr que resolver en la mitad del cambio, momento que no es propicio para hacerlo. Dentro de las actividades del proyecto, a cargo del cliente, estar la evaluacin de los procedimientos y procesos actuales a la luz del nuevo sistema, y el diseo y/o ajuste de los procesos actuales a la aplicacin. La programacin de estos ajustes debe ir de la mano con la programacin de la implementacin e idealmente, al tiempo con la capacitacin en el uso de la aplicacin al usuario final, se imparte la capacitacin procedimental. Por ltimo, no descuide dos procesos que tienen que ver con la informacin actual: el de convivencia y el de migracin. El primero es el que le permitir tener dos sistemas (el viejo y e nuevo) operando en simultnea durante unos meses. Por ejemplo, es probable que est facturando con el nuevo sistema, pero que la contabilidad est todava en el viejo, o que en el nuevo sistema tenga ya lista la contabilidad pero los auxiliares estn en el viejo. La decisin sobre la puesta en produccin de las aplicaciones y su orden est estrechamente ligada a decisiones sobre conveniencias en esta etapa de convivencia. La migracin compete al traslado de la informacin corriente e histrica en los sistemas actuales al nuevo. Hay consideraciones de tipo tributaria, otra de tipo comercial y de produccin. Si en el trasteo se pierde algo porque en el nuevo sistema no hay como manejar ese tipo de informacin, es imperante establecer un esquema de acceso a la informacin antigua. Como recomendacin, limpie la informacin antes de migrarla, en especial en archivos como de clientes y de proveedores donde la informacin se incluye la primera vez que se tiene contacto con el cliente y/o proveedor pero no se vuelve a actualizar. Los proyectos de tecnologa informtica no necesariamente tienen que durar o costar ms de lo inicialmente pactado. Si el alcance descrito desde el inicio de la contratacin es el que se ajusta a las necesidades del plan estratgico de la compaa y al plan estratgico de tecnologa informtica, si la contratacin se hace acorde a las necesidades de xito del proyecto y no de proteccin jurdica, y si la ejecucin tiene en cuenta recomendaciones como las que brevemente referimos arriba, el xito estar garantizado.