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Modelos de Ensayo

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LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN SON FACTORES CLAVES

Tesis: La organización es la estructuración e integración de las actividades humanas alrededor de distintas tecnologías.

Introducción: Es por esto que, como un subsistema de la sociedad, debe cumplir ciertos objetivos que son determinados por la misma sociedad, es decir, debe cumplir con una función social, pues las organizaciones son sistemas abiertos que requieren de un manejo cuidadoso para satisfacer y balancear necesidades internas y para adaptarse a las circunstancias ambientales.

Cuerpo: Dado lo anterior, se entiende que el término sistema es un conjunto de elementos o componentes que interactúan coordinadamente entre sí para

alcanzar un cierto objetivo, cualquier cosa que reúna estos requisitos puede ser considerada como un sistema, los seres vivos, las fabricas e incluso objetos inanimados, en general cada componente de un sistema puede en sí mismo ser considerado como un sistema que tiene a su vez componentes; y un componente de un sistema como un sistema de sí mismo, puede ser llamado subsistema, así como por ejemplo, el sistema cardiovascular puede ser considerado como un subsistema del cuerpo humano.

Entendido de esta manera, entre las características que todos los sistemas comparten se pueden enunciar los objetivos, sus componentes, su estructura, su comportamiento y su ciclo de vida. El objetivo de estos componentes es

mantener vivo el organismo, la respuesta de cada uno de los componentes de un sistema se gobierna por los procedimientos que los componentes tienen que seguir, cuando deben intervenir en la información sobre la que tienen que actuar, de ahí que la diferencia entre el comportamiento y el procedimiento puede ser

entendida

así:

el

procedimiento

describe

lo

que

debe

hacerse,

el

comportamiento describe lo que realmente hace.

De otra parte, el medio circundante de un sistema o ambiente que lo rodea afectándolo y siendo afectado por él, depende de los objetivos del sistema, de sus necesidades y actividades. El sistema interactúa con su ambiente por medio de los elementos de entrada y salida; una entrada es cualquier cosa que ingrese al sistema proveniente del entorno y una salida es cualquier cosa que egrese del sistema cruzando los límites hacia el medio ambiente. Los límites controlan las entradas y las salidas cuidadosamente, regulando el sistema y protegiéndolo de agentes destructores o perjudiciales existentes en el medio.

Adicionalmente, los sistemas tienen su clasificación basados en el tipo de información que se desea obtener, es por esto que pueden ser abstractos o físicos, probalilísticos, cerrados y abiertos, en esta última clasificación, los sistemas abiertos tienen la capacidad de mantener un estado de equilibrio y los sistemas cerrados tienen la tendencia a deteriorarse o destruirse, debido a que no importan energía, ni información del medio ambiente.

Los sistemas son una estructura de partes y esta debe estar estrechamente ligadas con su función, es decir con sus objetivos, donde la estructura depende de la existencia de las funciones y en cierto sentido es sólo una manifestación de éstas. Ellos establecen que los organismos regulatorios internos de un sistema deben ser tan diversos como el ambiente con el que esté tratando de entrar en contacto. De ahí que, la capacidad de evolucionar de un sistema, depende de su habilidad para lograr formas más complejas de diferenciación e integración.

Debido a lo anterior, el control es el proceso que mide el funcionamiento actual y lo guía hacia una meta preestablecida, dando a conocer el rendimiento

esperado; la comparación del funcionamiento real con una meta determinada es el tercer paso en la operación del control, la discrepancia o variación mide hasta que punto no esta operando el sistema como debiera. El sistema debe ser capaz de efectuar una acción correctiva y hacer los ajustes necesarios al proceso cuando se detecta una variación significativa; la retroalimentación es importante en las actividades del sistema y esta relacionada con el control.

En década de los años veinte, se originó la teoría de la información, defendida por Luewing Von Beralanffy, la cual determina que los sistemas pueden constituirse en el medio que le permita a la administración avanzar en lo referente a metodología semántica y uniformidad científica, permitiéndole superar limitaciones a las organizaciones. Como enfoque de integración, los sistemas deberían contar con una subestructura común que pueda servirle de sostén

científico a las distintas ramas de la ciencia, otro elemento básico radica en las pautas semánticas que permitan crear y mantener un lenguaje común entre los científicos de manera que puedan resolver los problemas interdisciplinarios de la comunicación. Los sistemas, los computadores y la información han mejorado la toma de decisiones y el control, lo cual provee notables ventajas competitivas.

El enfoque a la solución de problemas y diseño de sistemas no están limitados a una sola disciplina, sino que todas las partes intervienen en la búsqueda de una solución, pues para ser creativos, primero son las metas y luego los métodos. Es por esto que, la teoría contingente y una comprensión de las necesidades de la organización, pueden proveer la base para un análisis organizacional detallado, pues el objetivo de las organizaciones empresariales, apunta normalmente generar una adecuada rentabilidad a sus propietarios. a

Es conveniente precisar, que el concepto de información nace cuando un dato o conjunto de datos es de utilidad par tomar una decisión, pues la información

consiste en conocimientos importantes producidos como resultado de las operaciones de procesamientos de datos; mientras esta conduce a la acción, los datos son simples cadenas de caracteres, hechos o patrones sin interpretar, pues ella solo tiene valor en la medida que afecte la decisión o la acción que se valla a tomar. La toma de decisiones es un paso que conduce a la acción y se basa en la información.

Los datos de un sistema de información, poseen su propio ciclo de vida, en primer lugar se requiere saber como se realizan ciertos tipos de procesamiento y por último el almacenamiento y la recuperación. Cuanto más sirva la información para reducir el elemento de incertidumbre en las decisiones que toman los gerentes en todos los niveles mayor será su valor; siempre es preciso comparar el costo de adquisición de la información con los beneficios que se pueden obtener de su uso, por ello la información debe ser precisa, oportuna completa y concisa, pues la mayoría de los gerentes que deben tomar decisiones se han visto frustrado en alguna ocasión al recibir información de apoyo que es precisa, concisa pero incompleta, si un informe deja a una persona con muchas preguntas sin responder, es un conjunto incompleto de información.

Entendido de esta manera, el propósito de una comunicación es hacer llegar a su destino un mensaje seleccionado por el emisor, pues por comunicación se entiende el acto de relación entre dos o más sujetos, mediante el cual se evoca en como un significado, es de aclarar que información no es lo mismo que comunicación, aunque lo supone, la comunicación y la información son fenómenos ligados como hermanos siameses que comporte el corazón y dependen el uno del otro.

La calidad de la información se determina por la manera como motiva la acción del hombre y como contribuye a una toma efectiva de decisiones, el error es un

problema serio, en razón de que no basta un simple ajuste, estos pueden resultar de las pérdidas o el no procesamiento de datos y la errónea grabación o creación de datos, entre otros, los cuales pueden ser superados con controles internos y externos.

Conclusión: Para concluir, se puede decir que el éxito de la organización depende de la habilidad de la alta gerencia para interpretar de manera adecuada las condiciones de la empresa y establecer los campos de acción pertinentes contando con información de calidad que apoye las decisiones que se deben tomar, pues el crecimiento de esta depende de las decisiones acertadas, basadas en la información. Los gerentes de alto nivel siempre tendrán que conocer en términos generales, las actividades de la organización, puesto que son ellos los responsables de evaluar riesgos y tomar decisiones importantes.

Es así como el conocimiento es el recurso más productivo del hombre si se utiliza apropiadamente, pero, al mismo tiempo el más costoso y completamente improductivo si se utiliza mal. La productividad de un gerente se basa en el

manejo que haga de la información para mejorar los resultados individuales u organizacionales, pues la productividad debe medirse en términos del valor que la información tiene para la organización y de la eficiencia con la que se suministra al usuario, pues su satisfacción se convierte e un elemento fundamental de las organizaciones orientadas hacia la información.

HABILIDADES COMUNICATIVAS A TODO NIVEL La relación entre el paciente y el médico tiene una enorme influencia sobre la salud, el funcionamiento y la satisfacción, de igual modo, un médico que tenga relaciones satisfactorias con los pacientes es más posible que disfrute con su trabajo y que lo mantenga. Los procesos de comunicación tanto verbales como no verbales, condicionan la calidad de esas relaciones; por ello, las facultades de medicina y las instituciones sanitarias llevan a cabo iniciativas parecidas para médicos especialistas, mientras que algunos de estos programas han logrado con éxito que se esté dando un cambio importante en algunas de las actitudes de los médicos, algunos críticos han expresado su preocupación por el hecho de que la formación no siempre está enfocada a los objetivos hacia los que en un principio se diseñaron; en concreto, fomentar una estrecha relación de compasión y cuidado entre médico y paciente, esto como introducción y análisis de la lectura “Enseñar habilidades comunicativas mejora la actuación del médico”.

A nivel empresarial, podría decirse que no basta con elaborar una estrategia de comunicación, sino que es necesario concebir la comunicación como un componente de la estrategia de la empresa. El tema de la comunicación organizacional es difundido ampliamente en la actualidad, hacer una búsqueda en artículos, documentos, materiales que traten, desde los elementos teóricos, hasta las experiencias prácticas más recientes, el proceso de comunicación que tiene lugar en las organizaciones empresariales, no resulta difícil.

Un análisis de esa amplia información indica, aún cuando se intenta lo contrario, que la comunicación organizacional se presenta como un fenómeno que se estudia para conocerlo y/o para mejorar los aspectos del proceso que resulten negativos para los intereses de la empresa, es decir, que de alguna manera limiten o no favorezcan el logro de los objetivos estratégicos. Es así que, en la

práctica, el especialista en comunicación de las organizaciones empresariales dedica gran parte de su tiempo a investigar y a tratar de "perfeccionar" la comunicación de la empresa con sus clientes; para ello los segmenta y caracteriza, realiza estudios de imagen, auditorias de comunicación interna,

para después proponer a la alta dirección una estrategia de comunicación en la que han quedado definidos los objetivos de comunicación, los destinatarios de los mensajes, los mensajes, los medios, los mecanismos de retroalimentación y el presupuesto.

A partir de esa práctica, es como si la lógica que funcionara fuera que la alta dirección le dice a estos especialistas: "He aquí la empresa, esta es su estrategia de negocios, su estructura, pero no logramos los resultados que queremos, ahora te toca a ti, a través de una estrategia de comunicación tratar de arreglar las cosas".

Muchos autores coinciden en que el primer paso de este proceso es la definición o actualización de la MISIÓN y la VISIÓN. Se puede definir como MISIÓN: "el propósito fundamental por el que fue establecida la Organización, conjunto de compromisos que adopta la empresa en relación a los diferentes grupos de personas que en ella confluyen, beneficios que la empresa ofrecerá a la sociedad en general; sus clientes; los accionistas o propietario(s); el personal de la Empresa". La VISIÓN consiste en "proyectar, en base a la situación actual de la empresa, el lugar en el mercado (posicionamiento) que se aspira a ocupar en un horizonte de tiempo de 1 a 3 ó más años".

La MISIÓN y la VISIÓN deben por tanto, comunicar de manera efectiva ese propósito y ese futuro deseado, partiendo del modelo de las "7 C de una comunicación eficiente", se deben considerar en su elaboración estos siete

aspectos:

Credibilidad,

Contexto,

Contenido,

Claridad,

Continuidad

y

consistencia, Canales de comunicación y Capacidad del auditorio.

Luego entonces, para lograr la credibilidad es fundamental involucrar a las personas en el proceso, de ahí que sea necesario Lograr la amplia participación del personal de la empresa en la elaboración de la Misión y la Visión, así como contar con información acerca de los beneficios que la sociedad, los clientes y los trabajadores esperan obtener de la empresa e incorporarlos como elementos esenciales de la Misión y la Visión. No se trata de persuadir a los públicos, sino de asumir como misión y visión lo que esos públicos esperan de la empresa.

Para que la empresa tenga un significado para el público, además de los beneficios, la Misión y la Visión deberán expresar sus valores esenciales, es decir, aquellos que representan la forma de pensar y sentir de los trabajadores y de la sociedad; tales como voluntad de aprender, de compartir conocimientos, de utilizar la capacidad creativa e innovadora en el trabajo, respeto al cliente, al medio ambiente.

Por supuesto que lo más importante es que tanto la Misión como la Visión se redacten con un lenguaje sencillo, claro, preciso; con los mismos códigos de los interlocutores (público interno y externo). Igualmente, no basta con estudiar la frecuencia de repetición del mensaje, sino que se hace necesario una plena coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.

Con

el

público

interno

lo

más

importante

es

mantener

los

canales

"desbloqueados"; un diálogo permanente con todo el personal de la empresa que se pone de manifiesto en la manera de conducir las reuniones, de realizar las asambleas, de escuchar los criterios, de hacer circular la información, de aceptar

iniciativas; con el público externo, a través de darle respuestas oportunas a sus necesidades, de atender quejas, reclamos.

La propia elaboración del Diagnóstico, cuando es a través de métodos participativos, va creando las bases para mejorar los problemas de comunicación de la empresa, en muchas ocasiones las estructuras funcionales, altamente especializadas; el estilo de dirección de los gerentes, han propiciado que cada área y a veces, cada trabajador, sólo conozca lo que a él le corresponde hacer, por eso no resulta extraño que en el proceso participativo de elaboración del diagnóstico, cuando se reúnen especialistas de diferentes áreas se den cuenta de que por primera vez están escuchando lo que sucede en otro departamento, lo que piensan los demás.

Por eso es importante aprovechar esos espacios de discusión además de para identificar Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades, para minimizar barreras semánticas, cognoscitivas, sicológicas, administrativas que hasta ese momento han estado presentes en el proceso de comunicación.

La aplicación de nuevas tendencias de la comunicación externa y su expansión depende de la una pronta decisión de los directivos de las organizaciones pues estamos en un mundo globalizado y competitivo donde las fronteras se quebraron y las empresas luchan por cubrir cada segmento de los continentes y quienes no apliquen la creatividad en llegar y fidelizar a sus clientes no subsistirá para observar los cambios que se aproximan.

Entre los aspectos negativos podemos notar el costo alto y algunas compañías no están en condiciones de asumirlo, las sobresaturación al cliente externo tanto visual como auditiva entre otras.

Para finalizar se puede concluir que la comunicación interna y externa es fundamental en la empresa ya que de no ser implantada adecuadamente, las herramientas más eficaces no servirán y lo único que se habrá conseguido es perder tiempo y dinero.

¿MEDIOS DE COMUNICACIÓN O MEDIOS DE DESINFORMACIÓN?

El asunto de la información es particularmente importante en nuestros días. Cada uno de nosotros somos nuestros pensamientos, sentimientos, ideas, motivaciones, deseos, pero todo ello lo somos en función de la información que recibimos de fuera. La información, y no la manipulación, es síntoma de crecimiento, de libertad, de posibilidades de llegar a ser, de enriquecerse como personas libres.

Nuestras conductas están determinadas también por la desinformación que recibimos: publicidad, reallity shows, telebasura, etc. Todo ello desde los púlpitos manipuladores de las conciencias pasivas y agotadas que se sientan frente a los medios en espera de que nos aligeren de la dura carga que supone vivir cada día.

Y es aquí precisamente, cuando más receptivos estamos a dar por “bueno” todo aquello que nos echen; todos nosotros, somos el fruto maduro de los medios de comunicación, de los que hemos terminado siendo siervos y sin que parece no somos capaces de funcionar.

Es por eso que la importancia e influencia de las tecnologías en una empresa están directamente ligadas a las características de la misma, por tanto serán diferente bien se trate de una PYME o de una Gran Empresa. Con frecuencia, en las empresas no existe una verdadera reflexión respecto a si es bueno tener una gran dimensión, sino que se pretende crecer siempre que se pueda. Suele asociarse tamaño a ventajas; sin embargo, esto no es del todo cierto, ya que no siempre resulta beneficioso que las empresas crezcan, pues se podría perder el control y eso, siempre, tiene un impacto negativo.

Es obvio que el grado de conocimiento que posea la fuente con respecto al tema de que se trata habrá de afectar a su mensaje. No se puede comunicar lo que no se sabe; no se puede comunicar, con el máximo de contenido de efectividad, un material que uno no entiende. Por otra parte, si la fuente sabe " demasiado" si está "superespecializada" puede equivocarse en el sentido de

emplear sus habilidades comunicativas especiales en forma tan técnica que su receptor no será capaz de entender.

Las nuevas formas organizativas persiguen información y comunicación para obtener flexibilidad sin perder control ni eficiencia, para ello requieren coordinación y conocimiento pero no es solo cuestión de tecnología, pues la flexibilidad puede ser un objetivo claro pero no a cualquier precio.

Preocupados principalmente por la composición y significado de nuestros mensajes, olvidamos con frecuencia su aspecto material, es decir, la realidad de nuestra expresión oral. En nuestra habla cotidiana nos cuidamos muy poco en que pronunciamos nuestras palabras, entonamos frases y emitimos la voz. Lo hacemos mecánicamente sin atender muchas veces las posibilidades y consecuencias expresivas que ello representa.

Dado lo anterior y tomando como punto de partida las lecturas propuestas se determinó que en “PARADOJAS DE LA COMUNICACIÓN” se evidencia como problema una diferencia de pensamientos y filosofía a la hora de interpretarlos, debido a que mientras el aprendíz desea tallar el Jade, la intención del Maestro era enseñarle a diferenciar claramente entre una roca cualquiera y el verdadero Jade, en “DICIENDO LO QUE SE SUELE CALLAR” en esta lectura se puede observar que existen diferencias de pensamientos ocasionado por la interpretación que cada uno de los seres humanos le da a las diferentes situaciones que se presentan

en la vida cotidiana acogiéndose siempre al aspecto negativo sin interesar que de toda experiencia se puede aprender.

Así mismo, en “IMPACTO DE LAS COMUNICACIONES” se destaca que el ser humano es impaciente pues en ocasiones no acepta la saturación de información y se torna agresivo en torno de esta; en “LA FIDELIDAD DE LAS COMUNICACIONES, puede decirse que su falla consiste en que se utiliza un lenguaje muy técnico y especializado, lo cual genera desinterés por la misma.

Por último, en “LA IDEA QUE ME DA VUELTAS”, se determinó que la falla consiste en poca claridad del mensaje, debido que los presentimiento de la Señora como un habitantes del pueblo asimilaron el hecho real próximo a ocurrir,

sugestionándose a tal punto que abandonaron el pueblo por un simple presentimiento.

Como conclusión, se puede determinar que la comunicación es fundamental para establecer buenas relaciones humanas, sin embargo esta se ve afectada ya que requiere del entendimiento mutuo del emisor y receptor, siendo solo eficaz cuando ambas partes entienden el mensaje en los términos que se ha querido expresar.

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