Qu debo hacer para comenzar a trabajar con Aspel-COI 5.7?

En este nmero de Enlace Aspel se explicaran los pasos a seguir para comenzar a trabajar con el sistema Aspel-COI 5.7 y cumplir con las Reformas Fiscales 2010: Para iniciar un correcto y fcil trabajo con Aspel-COI 5.7 se deben realizar los pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Hacer un respaldo de los Datos en la versin 5.x de Aspel-COI. Instalar la versin 5.7 de Aspel-COI. Reinstalar los Datos. Dar de alta las empresas. Definir los Parmetros de configuracin de cada empresa, sin olvidar los nuevos parmetros de la seccin Fiscal. 6. Acceder a Perfiles del usuario para la correcta migracin. 7. Iniciar la operacin en la nueva versin!. A continuacin se explican cada uno de estos pasos a detalle: 1. Si se tienen las versiones 5.0, 5.5 y 5.6: a. Realizar un respaldo de la base de datos desde la opcin Utileras/Respaldo de archivos/Generacin de respaldo y respaldar: Datos. Figura 1 b. Ingresar a la seccin de Configuracin/Parmetros del sistema de cada empresa y anotar o imprimir los parmetros de cada empresa dado que se debern definir manualmente en la versin 5.7. IMPORTANTE: No se deben respaldar Perfiles del usuario ni Parmetros de configuracin, los Perfiles se traducirn a la nueva versin automticamente y los Parmetros de configuracin debern definirse manualmente.

Figura 1. Respaldo de DATOS en la versin 5.x.

Departamento de Soporte Tcnico 30/12/2009

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 1

2. Instalar la versin 5.7 de Aspel-COI y verificar el acceso de todas las estaciones de trabajo. 3. Ingresar a Aspel-COI 5.7 al men Utileras/ Respaldo de archivos/ Reinstalacin del respaldo y reinstalar los Datos (Figura 2).

Figura 2. Reinstalacin del respaldo de DATOS.

4. Ingresar a Configuracin/ Datos de la empresa y dar de alta las Razones sociales de las empresas. 5. Acceder a Configuracin/Parmetros del sistema y definir los Parmetros de cuentas y plizas para que sean congruentes con los definidos en la versin anterior (recordar el respaldo impreso realizado en Paso 1 inciso b). Definir los nuevos Parmetros de la seccin Fiscal, los cuales optimizan el manejo de Operaciones con terceros e Ingresos IETU.

Figura 3. Definicin de los nuevos parmetros, seccin Fiscal.

Departamento de Soporte Tcnico 30/12/2009

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 2

Tasa de IVA default: Es la tasa por omisin con la que el sistema calcular los impuestos tanto "Para operaciones con terceros" como "Para Ingresos IETU" y se podr definir una tasa de IVA por cada opcin: Tasa de IVA general, Tasa de IVA fronterizo, Tasa cero o Exento. Esto es til en el caso de por ejemplo un Consultorio mdico dental en el que los servicios que se ofrecen y por los que se obtienen ingresos son exentos, mientras que toda la materia prima e insumos que se compran estn gravados al 16%, mediante estos parmetros se podr indicar que al capturar Ingresos se sugiera exento y al capturar Operaciones con terceros la tasa de IVA general. Montos incluyen impuestos: A travs de estos parmetros es posible indicar si el monto de la operacin que generalmente se registra en las cuentas registradas como de Operaciones con terceros o Ingresos IETU respectivamente incluyen o no el IVA y dependiendo de ello el sistema deber desglosarlo o calcularlo, segn sea el caso. Por ejemplo, si una cuenta registrada como de Ingresos IETU es la de Bancos, y el monto con el que generalmente cargo a la cuenta de Bancos ya incluye el IVA, se debe marcar el check de En Ingresos IETU, lo cual le indica a Aspel-COI que deber hacer un clculo hacia atrs para obtener el monto del IVA. Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura: Esta seccin, se utiliza para que el sistema recuerde los datos de impuestos utilizados en la ltima captura, ya sea por medio de cuentas definidas para DIOT e IETU, o por medio del RFC (slo para el caso de DIOT). (Para el detalle de este parmetro consultar el Ayuda del sistema).

6. Para la correcta migracin de los Perfiles del usuario acceder a la opcin Configuracin/Perfiles de usuarios. Y aceptar el mensaje que el sistema presenta:

Figura 4. Copiando los usuarios de COI 5.x a COI 5.7.

Con ello el sistema, registrar en la versin 5.7 a los usuarios de la versin anterior de Aspel-COI, es decir, aquellos registrados en las versiones 5.x. IMPORTANTE: Durante la instalacin, el sistema traduce los perfiles del usuario para trabajar con la nueva versin, una vez que se haya instalado la versin 5.7 de COI NO se recomienda hacer reinstalaciones de las versiones anteriores de Aspel-COI y las Reinstalaciones de respaldos slo debern ser de los Datos (bases de datos), esto evitar inconsistencias en las versiones. 7. El sistema est listo para iniciar la captura de informacin! Esto se podr corroborar en las ventas de captura de Operaciones con terceros e Ingresos IETU. Departamento de Soporte Tcnico 30/12/2009 Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 3

Ejemplo. Se registra una pliza el da 11 de enero de 2010, y en ella se afecta una cuenta definida como ingresos IETU, el monto de la operacin es de $ 20,880, el sistema sugiere los siguientes importes: Gravable IETU IVA 16% $18,000.00 $ 2,880.00

Cuenta definida para Ingreso IETU

Elegir tipo de actividad

Figura 5. Nuevos porcentajes de IVA y eficiencia en la captura de Ingresos IETU.

Con Aspel-COI 5.7 se cumple con la Reforma fiscal 2010 y se eficientizan los procesos de generacin de la DIOT y el clculo del IETU, esto slo depende de la correcta configuracin!

Departamento de Soporte Tcnico 30/12/2009

Aspel de Mxico, S.A. de C.V. 4