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Plan de Tesis 2013 II

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UNIVERSIDAD RICARDO PALMA FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
“SISTEMA DE SEGUIMIENTO EN LINEA PARA OBTENER UNA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO MUNICIPAL”

PROYECTO DE TESIS
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE INGENIERO INFORMÁTICO
PRESENTADO POR: Mauro William Roca Ramos ASESOR: Ing. Roxana Ramos Carrión

LIMA – PERÚ AÑO: 2013 - II

MODALIDAD: SUSTENTACION DE TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE INGENIERO INFORMÁTICO

PLAN DE TESIS PARA OPTAR EL TITULO DE INGENIERO INFORMÁTICO

TITULO DE LA TESIS : SISTEMA DE SEGUIMIENTO EN LINEA PARA OBTENERE UNA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO MUNICIPAL

NOMBRE Y APELLIDOS DEL GRADUANDO: Mauro William Roca Ramos

CICLO QUE EGRESÓ: 2012 - I

ASESOR: Ing. Roxana Ramos Carrión

OBJETIVO DE LA TESIS: El objetivo principal de este proyecto de investigación es transformar y automatizar el flujo de proceso para adquirir la licencia de funcionamientos a través de los documentos que los contribuyentes emiten en los municipios, para así eficientar y maximizar su seguridad, registro y control de expedientes. CAPÍTULOS A DESARROLLAR: Capítulo 1: Visión del proyecto, este capítulo abarca la Introducción del proyecto, el problema (el negocio, los procesos del negocio, descripción del problema). Capítulo 2: Marco Teórico, este capítulo abarca el incluye conceptos, principios y teorías realcionado al proyecto de investigación. Capítulo 3: Marco Empírico, este capítulo se centra en la revisión de trabajos previos relacionados con el problema (papers de investigación, publicaciones de revistas científicas, etc..), se utilizará resultados anteriores para fundamentar aspectos específicos de la investigación.

Capítulo 4: Estado del Arte, en este capítulo es necesario adquirir un documento que recopile el estado actual de la investigación en el tema, para asi tener una visión global del área de investigación del proyecto Capítulo 5: Modelo del Negocio, este capítulo comprende la realización de las reglas del negocio, Relación de CUN´s, Diagrama de CUN´s, Especificaciones de CUN´s se realizará también el diagrama de actividades y el diagrama de clases de Objeto del Negocio. Capítulo 6: Requerimientos del proyecto, en este capítulo se detalla al máximo los requerimientos del software , Casos de uso el sistema, Modelo conceptual del sistema, Benchmarking y los prototipos de la solución. Capítulo 7: Arquitectura, en este capítulo se detalla la realización de los casos de uso más significativos para la arquitectura, Modelo de datos, Modelo de despliegue y Modelo de los compoonentes. Capítulo 8: Desarrollo y Pruebas, en este capitulo se realiza la descripción de los estándares de desarrollo del proyecto y la realización de pruebas (plan de pruebas, casos de uso de prueba del proyecto, análisis de las pruebas). Capítulo 9: Gestión del proyecto, en este capítulo se describe la viabilidad del proyecto, la organización del proyecto, la estimación y la ejecución del proyecto. Capítulo 10: Recomendaciones y Conclusiones, este capítulo se dedicará a mostrar las conclusiones y recomendaciones obtenidas a lo largo del trabajo en este proyecto, con el fin de que se le pueda dar continuidad al proyecto, así como mostrar los beneficios obtenidos. BIBLIOGRAFÍA:

    

[Larman] CRAIG LARMAN, “Applying UML and patterns: and introduction to objectoriented analysis and design and iterative development”, 3ra Edición, Pearson Educación 2007. [Arlow, Neustad] JIM ARLOW, ILA NEUSTADT, “UML and the Unified Process: Practical Object-Oriented Analysis & Design”, Addison-Wesley 2002. Paulson L (2005). Building rich web applications with Ajax. Computer, vol. 38, no. 10, p.14 – 17. PEDRO ASENSIO ROMERO “Libro de la Gestión Municipal”, VOL. 1 n° pag 216

----------------------------------MAURO ROCA RAMOS TESISTA

-----------------------------------ING. ROXANA RAMOS CARRIÓN

I.

INTRODUCCIÓN
1.1 Marco Situacional:

En la actualidad los Municipios manejan una gran cantidad de información de documentos o expedientes, que en algunos casos están registrados en su sistema de gestión municipal y otros ubicados en archiveros. Los contribuyentes frecuentemente realizan trámites en el palacio municipal, entre los trámites más frecuenciados es la obtención de licencia de funcionamiento, este proceso de trámite mayormente genera muchos inconvenientes durante el proceso de revisión de los documentos. En muchas oportunidades los documentos presentados por los contribuyentes no cumplen los requisitos mínimos para optar por una licencia de funcinamiento, de esta manera genera malestar en los contribuyentes por no estar bien informado y también en la parte administrativa al registrar ciertas observaciones para el cumplimiento de los requisitos. Por este y otros motivos el proceso de la obtención de su licencia no es concluido correctamente. El documento es derivado a la mesa de partes indicando sus observaciones y asi esperar que el contribuyente regrese y se le informe que su expediente presenta observaciones y que debe ser corregida a su debido tiempo. Durante los trámites de expediente que emiten los contribuyentes en el palacio municipal se logran decifrar ciertos inconvenientes para su ubicación, muchos de ellos no se saben en donde se encuentran, que personal administrativo lo está revisando o saber si existe alguna observación o inconveniente. Estos problemas son frecuentes en los procesos de trámites, el contribuyente no logra saber si su expediente está siendo revisado devidamente o si presenta alguna observación para que pueda corregirlo a su debido tiempo. Actualmente estos inconvenientes son presentados diariamente en el municipio, lo que hace aparentar que no existe un verdadero compromiso entre la municipalidad y los contribuyentes, para lograr un buen entendimientos entre ellos se debe hacer el uso de las TIC, que permita lograr integración y optimización de sus procesos y servicios, y que también facilite el cumplimiento de sus obligaciones y el desarrollo de sus actividades al servicio del ciudadano. El gobierno promueve frecuentemente el uso de las TIC como herramienta de trabajo fundamental para sus ciudadanos y autoridades locales, buscando el trabajo de calidad y apoyando la simplificación administrativa de las organizaciones.

1.2

Problematización:

El problema de la mayoria de los municipios es que no existe un verdadero control de trámite de los documentos enviados por los contribuyentes, el personal de mesa de partes muchas veces no revisa los expedientes y solo registra que ingresó un nuevo expediente. Esto hace creer al contribuyente que el documento está cumpliendo con las normas a la perfección sin darse cuenta que durante el proceso de revisión de su docuemento pueda presentar muchas observaciones o errores, por consecuencia habrá que esperar que el contribuyente regrese y pueda informar que corrija las observaciones a su debido tiempo. Por otro lado el contribuyente una vez que entrega su documento no sabe si está siendo procesado devidamente y tampoco sabe qué personal o área administrativa lo está gestionando, no existe un control de trámites que permita que el contribuyente logre ver el estado de su expediente, para así no perder tiempo en estar presentándose al municipio y preguntar como va su proceso de trámite.

1.3

Objetivos
1.3.1 Objetivo Principal

El objetivo principal de este proyecto es realizar un sistema web que permita gestionar el flujo del proceso para obtener la licencia de funcionamiento que es solicitado por el contribuyente, igualmente el contribuyente a través del sistema web podrá saber en que estado y en que lugar se encuentra ubicado su expediente por medio de iconos gráficos y avisos que le indicarán seguimiento de su documento. 1.3.2 Objetivos Específicos:

1. Eficientar y maximizar su seguridad, registro y control de documentos. 2. Transparencia en el flujo de proceso del trámite de licencia de funcionamiento. 3. Reducir los tiempos en el proceso de trámite para la obtención de licencia de funcionamiento. 4. Derivar los documentos a las diferentes oficinas por medio del sistema web.

5. El contribuyente podrá visualizar las siguientes características de su documento: ubicación, estado, nombre del encargado de la revisión de documento y observaciones en caso que los requiera.

1.4

Importancia

La importancia de este proyecto de investigación es que permitirá gestionar los procesos de trámites documentales sobre la obtención de licencia de funcionamiento de forma confiable, valedera y oportuna en las diferentes oficinas que les corresponda en la Municipalidad. Asimismo se proporcionará ahorro de recursos en la institución, reduciendo los gastos en accesorios de impresión (impresora, toner, electricidad), y preservando el medio ambiente con la disminución del consumo de papel. Sobre la eficiencia administrativa hará reconocimiento sobre la optimización del flujo de proceso documentario, mejora en los tiempos de atención y traslado de documentos administrativos, eliminación de algunos archivos físicos, reducción de gasto administrativo. Es de suma importancia porque permitirá la integración de tecnologías en el Estado, sirviendo de base a otras municipalidades. El sistema web logrará que exista una buena comunicación entre la entidad pública y los contribuyentes ya que podrán visualizar de forma transparente el desarrollo de flujo de proceso de su expediente mediante iconos gráficos y mensajes.

1.5

Metodología

Para el desarrollo de esta investigación, se emplearán las metodologías RUP, necesarias para dividir las etapas del desarrollo del software, para el desarrollo del proyecto aplicaremos los estándares de las buenas prácticas ya establecidas por la organización PMI.

1.6

Hipótesis

El sistema de seguimiento en linea para la obtención de una licencia de funcionamiento municipal permitirá reducir los tiempos de registro de expedientes, mejorar en el control de documentos emitidos por los contribuyentes, conocimiento para saber la ubicación, estado y responsable de revisar el expediente.

1.7

Variables a utilizar
Tiempo de entrega de licencia de funcionamiento Actualización del personal

Aplicación de las TIC´s

Flujo de procesos para obtener una licencia de funcionamiento Proceso de Obtención de Licencia de Funcionamiento

1.7.1 Conceptualización De Las Variables
VARIABLES
Aplicación de las TIC´s

DEFINICIÓN
Es la aplicación de las tecnologías deinformática y computación en el área requerida de la administración municipal. Es cuando se muestra de manera detallada cada proceso de la adquisición de una licencia de funcionamiento, desde el comienzo en donde se relaciona con el contribuyente hasta la entrega de la licencia final al cliente, además describe las relaciones de cada proceso o etapa que intervienen en la parte operativa de la empresa, la cual representa la parte modular de la institución. Son los procedimientos administrativos que realizan los empleados de la institución basándose de leyes y normas para otorgar una licencia de fucionamiento. Es el tiempo transcurrido que se realiza para realizar la entrega de la licencia de funcionamento. Consiste en adquirir nuevos conocimientos actualizados reemplazando aquellos tradicionales o caducos, permitiendo así una mejor desempeño en el area administrativa.

Flujo de procesos para obtener una licencia de funcionamiento

Proceso de Obtención de Licencia de Funcionamiento

Tiempo de entrega de licencia de funcionamiento

Actualización del personal

1.8

Sumario o Esquema

Para un exitoso desarrollo del proyecto y la elaboración de un producto de calidad es necesario tener una buena planificación, es por eso, que el proyecto de investigación se ha estructurado en los siguientes capítulos: Capítulo 1: Introducción, este capítulo abarca la reseña histórica de la empresa donde se desarrolla el proyecto, los procesos de negocio, la situación problemática, las necesidades detectadas y el problema a solucionar. Capítulo 2: Propuesta de Solución, este capítulo abarca el planteamiento propuesto para resolver el problema detectado en la organización, indica cuales son los beneficios esperados de la implementación y se delimita el alcance. A su vez también se presenta el Marco Teórico y el Estado del Arte del proyecto de investigación. Capítulo 3: Planificación del Proyecto, este capítulo se centra en la gestión del proyecto, contiene la documentación propia del proyecto y se centra en las Normas del PMI. Se desarrolla un esquema de trabajo con el fin de conseguir los objetivos del negocio que motivaron este proyecto. Capítulo 4: Modelado del Sistema, en este capítulo se recopila las necesidades de los usuarios así como sus expectativas, luego se procederá a reaizar el modelado y prototipos del sistema. Capítulo 5: Ejecución del Proyecto, este capítulo comprende la realización de todo lo planificado previamente, se coordina con los recursos para la puesta en marcha del plan del proyecto y se controla el avance. Capítulo 6: Cierre del Proyecto, en este capítulo se lleva a cabo la aceptación formal de los resultados del proyecto por los involucrados, se detallan las conclusiones y las lecciones aprendidas.

II.

MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes

En el mundo clásico, el documento es un testimonio jurídico administrativo. Por lo cual los documentos se crean y se conservan como forma de poder. En el mundo Greco- Romano cambia el concepto y se inserta el documento público y el archivo público. Pasa a ser de carácter general y de documentación y no exclusivo del soberano. El documento sirve para delimitar los derechos y las obligaciones de los ciudadanos y es accesible para todos. Durante el siglo XII recobran el concepto jurídico y en el archivo se le da paso a documentos tanto públicos como privados.

Durante las siguientes épocas el documento adquiere una validez como testimonio que sustenta la vida del derecho y del poder. Actualmente son parte del patrimonio si se habla de los documentos históricos, pero también demuestran y legitiman las entidades productoras. El documento de archivo fue reconocido como tal, en los siglos XVI y XVII dada la necesidad de crear registros económicos, de población, administrativos y políticos, los cuales adquieren un valor legal al ser validados por un notario o escribano. En el siglo XX el proceso de trámite documentario estaba totalmente desactualizado respecto a la derivación de documentos, el personal administrativos registraba en un cuaderno de cargo la recepción de documentos para así llevar un control de los archivos, actualmente esta modalidad en muy pocas entidades públicas lo siguen utilizando, generando así pérdidas de tiempo en ámbito laboral, acumulación de papeles, incremento de materiales administrativos.

2.2

Soporte teórico de la Investigación

Serán empleadas metodologías para la gestión de proyectos, estándares y buenas prácticas PMI, libros, enciclopedias, TUPA (Texto Único De Procedimientos Administrativos), ROF (Reglamento de organizaciones y funciones) y material relacionado al tema. Cuando sea requerido, se realizará consultas a páginas web para la obtención de artículos y publicaciones actuales para la investigación.

2.3

Óptica de la Investigación

Se plantea mejorar el proceso de trámite de licencia de funcionamiento en el Municipio, construyendo una herramienta web que permitan gestionar el flujo de proceso de trámite, para eficientar y maximizar su seguridad, registro y control de documentos de forma transparente.

III. MARCO EMPÍRICO
La situación actual en el mercado de software de herramientas para la sistematización de flujo de procesos documentales se ha convertido en uno de los acontecimientoas más importantes debido a la transparencia de proceso que se realiza directamente con el personal que emite documentos. Estos sistemas permiten integrar los procesos de ingreso de datos y documentos a sus sistemas, utilizando sistemas de alta especialización y producción en digitalización de documentos, sistemas de mesa de control electrónicas, procesos distribuidos o centralizados; la captura de datos, con la más alta tecnología en reconocimiento inteligente de caracteres (ICR, OCR, Plumas y Papeles

Ópticos ) y sistemas automatizados de Flujo de diseño de flujos, registro de eventos con firma electrónica, rastreo de transacciones por proceso, por persona o grupos de trabajo.

IV.

ASPECTOS OPERATIVOS
4.1 4.2 Cronograma de trabajo Asesoramiento

(Ver Plande Tesis_Cronograma de Trabajo.pdf).

Para llevar a cabo el desarrollo de la presente investigación, será necesario el asesoramiento de un profesional de sistemas con amplios conocimientos en temas de sistematización de flujo de procesos documentales, así como en temas de Gestión de Proyectos aplicados a nuevas Tecnologías de Información. De esta manera, se podrá alinear la tesis a un enfoque que permita brindar una solución, cumpliendo así las metodologías y estrategias actuales del mercado informático bajo la guía y el respaldo de la experiencia de un profesional que cumpla estos requisitos.

4.3
    

Fuentes de Información

4.3.1 Fuentes de Información Bibliográfica [Larman] CRAIG LARMAN, “Applying UML and patterns: and introduction to objectoriented analysis and design and iterative development”, 3ra Edición, Pearson Educación 2007. [Arlow, Neustad] JIM ARLOW, ILA NEUSTADT, “UML and the Unified Process: Practical Object-Oriented Analysis & Design”, Addison-Wesley 2002. Paulson L (2005). Building rich web applications with Ajax. Computer, vol. 38, no. 10, p.14 – 17. PEDRO ASENSIO ROMERO “Libro de la Gestión Municipal”, VOL. 1 n° pag 216 4.3.2 Fuentes de Información Web

     

www.reniec.gob.pe/portal/pdf/03_sitd.pdf (consultado el 22 de eneros de 2013) [SAP] http://www.sap.com (consultado el 23 de eneros de 2013) [UML] http://www.uml.org (conultado el 23 de enero de 2013) [TUPA ]http://www.munichosica.gob.pe/images/docgestion/tupa2012.pdf [Documentos de Gestión Municipal] http://www.munichosica.gob.pe/transp/doc-gestion Sistematizacion de procesos documental http://www.smartsystems.com.mx/productos/sistematizacion.htm (conultado el 22 de enero de 2013). Sitema de trasferencia de información http://www.exe.cl/wpcontent/uploads/2012/10/folleto_exesti_v1.0.pdf

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