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COLEGIO FISCAL CLEMENTE BAQUERIZO

Mdulo de: Comunicacin Archivo de la Informacin y Operatoria de Teclados

Especializacin: Contabilidad y Administracin

Docente: .

Periodo Lectivo

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INDICE DE UNIDADES

UNIDAD 1 LA EMPRESA ...... 1 UNIDAD 2 ORGANIZACON DE LA EMPRESA.... 6 UNIDAD 3 COMUNICACIONES ORALES ...10 UNIDAD 4 LA COMUNICACIN ESCRITA I ...17 UNIDAD 5 LA COMUNICACIN ESCRITA II ..22 UNIDAD 6 LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA ...27 UNIDAD 7 SISTEMA DE CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION.30 UNIDAD 8 El archivo ...32 UNIDAD 9 OPERATORIA DE TECLADOS EN ORDENADORES Y MAQUINAS ELECTRONICAS ..35 2

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UNIDAD 1
1. LA EMPRESA Antes de definir lo que entendemos por empresa, debemos comenzar enmarcando el concepto dentro de la realidad en que se concibe. As, no podemos definir la empresa sin tener presente su carcter interdisciplinario. 1.1.DEFINICIN DE EMPRESA La empresa es una unidad econmica de produccin, de aprovisionamiento, de comercializacin, de administracin y/o de investigacin en la que intervienen bienes, factor humano y estructura organizativa, a fin de alcanzar unos determinados objetivos, actuando bajo condiciones de riesgo. Por ello, antes de iniciar el funcionamiento de una empresa, es importante el anlisis de cules son las necesidades del mercado, de la existencia o no de competencia y, sobre todo, un anlisis detallado del entorno, para conocer la viabilidad o no de la actividad empresarial. 1.2.ELEMENTOS DE LA EMPRESA La empresa est integrada por personas, bienes y una estructura organizativa Personas: -Empresario -Trabajadores o empleados Bienes: - Patrimonio - Materiales Estructura organizativa 1.3.FUNCIONES DE LA EMPRESA La empresa puede llevar a cabo una serie de funciones que suelen coincidir con sus distintas reas de trabajo, aunque no necesariamente tiene que desempearlas todas. A continuacin comentamos brevemente cada una. 2. ELEMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS Existen una serie de factores o elementos que determinan el funcionamiento y la posicin competitiva de la empresa, es decir, que influyen en la marcha de la empresa. 3

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2.1.ELEMENTOS INTERNOS . Los elementos internos (variables endgenas) incluyen aquellos factores inherentes a la propia empresa que nos permiten establecer sus puntos fuertes y dbiles. Dichos elementos se identifican con las distintas reas funcionales de la empresa que, como recordars, hemos comentado en el epgrafe 1.3 de esta unidad. 2.2.ELEMENTOS EXTERNOS Toda organizacin se encuentra inmersa en un entorno (variables exgenas) que la condiciona y con el que interacta. La empresa, por tanto, debe identificar su entorno y vigilar constantemente su evolucin, para descubrir de ese modo las posibles oportunidades y amenazas que se pueden presentar.

MACROENTORNO El macroentorno hace alusin a aquel entorno general que rodea a la empresa y que es comn a las empresas de un determinado sector y/o pas. En el macroentorno se consideran seis dimensiones: o Entorno natural o fsico o Entorno demogrfico o Entorno econmico
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o Entorno tecnolgico o Entorno socio-cultural o Entorno poltico-legal

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MICROENTORNO El microentorno hace referencia al entorno especfico de una empresa en particular. Este microentorno est formado por todas aquellas fuerzas que tienen una influencia directa en el proceso de intercambio que mantiene la empresa con su entorno. En los componentes del microentorno encontramos: o Los proveedores o Los clientes o La competencia 3. TIPOS DE EMPRESA Podemos hablar de distintos tipos de empresas en funcin de determinadas variables. 3.1.EN FUNCIN DE LA FORMA JURDICA La primera distincin que debemos realizar es si se trata de una empresa individual o de una empresa colectiva.

3.2.EN FUNCIN DE LA PROPIEDAD DE BIENES Podemos distinguir entre empresas pblicas, privadas y mixtas, segn los bienes pertenezcan al Estado a los particulares o a ambos. Otro aspecto que diferencia a empresas pblicas y privadas son los objetivos que persiguen. 3.3.EN FUNCIN DEL SECTOR DE ACTIVIDAD Nos encontramos con tres tipos de empresas distintas segn el sector de actividad en el que la empresa trabaje: Las empresas primarias Empresas secundarias Empresas terciarias
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3.4.EN FUNCIN DEL TAMAO A lo largo de los aos ha existido gran controversia a la hora de definir lo que se entiende por tamao o dimensin de la empresa. De entre los criterios posibles para clasificar las empresas en funcin de su tamao, los ms utilizados son: Volumen de ventas Nmero de trabaja Activo neto Beneficios brutos Recursos propios Valor aadido

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Actividades UNIDAD n 1

1.- De los siguientes elementos que forman parte de una empresa indica a qu grupo pertenecen: personas, bienes o estructura organizativa.
Almacn Ordenadores Contable Organizacin del Trabajo ..

2.- Completa los siguientes departamentos asocindolos a las funciones que correspondan.
Comercializacin Aprovisionamiento Produccin Organizacin

Diseo de las funciones de los jefes de seccin Control de calidad de los productos Compra de materias Primas Venta de productos terminados

3.- Indica si las siguientes actividades empresariales pertenecen al sector primario (1), secundario (2) o terciario (3). Pesca Conservas Vegetales Venta de Automviles Construccin

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UNIDAD 2

ORGANIZACON DE LA EMPRESA
1.ORGANIZACIN 1.1.CONCEPTO DE ORGANIZACIN Toda empresa, para conseguir sus objetivos, necesita dotarse de una organizacin. Los objetivos de las empresas no se consiguen por s solos. As, una empresa requiere de unos medios fsicos, humanos y financieros que, combinados de forma adecuada, permitan alcanzar los fines fijados por la empresa. 8

Adems las empresas para representar su organizacin interna utilizan los organigramas, es decir, grficos que en forma de esquema recogen la divisin de funciones en la empresa con los distintos rganos y departamentos que la componen y las relaciones entre los mismos. Los organigramas permiten representar de forma clara y sencilla la organizacin interna de la empresa.

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1.2. TIPOS DE ORGANIZACIN Desarrollemos brevemente los tipos de organizacin empresarial ms importantes: Organizacin Lineal Organizacin Funcional Organizacin Divisional Organizacin Matricial Staff de apoyo

2. DEPARTAMENTALIZACIN DE LA EMPRESA Cada una de las personas que ocupan los distintos puestos de la organizacin son agrupadas en departamentos cada uno de los cuales est bajo el mando de un superior. 2.1. TIPOS DE DEPARTAMENTOS La departamentalizacin en la empresa puede llevarse a cabo siguiendo diversos criterios, siendo los ms generales por funciones, por producto y por reas geogrficas o mercados. Departamentalizacin por funciones Departamentalizacin por productos Departamentalizacin por reas geogrficas o mercados

2.2. FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS El criterio ms utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el funcional. Si analizamos la actividad de la empresa, podemos distinguir con claridad las siguientes funciones departamentales: 1) Aprovisionamiento 2) Produccin 3) Financiacin 4) Personal 5) Administracin 6) Comercializacin 2.3. RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES La comunicacin es algo inherente al funcionamiento de la empresa. El problema no est en si es necesaria o no la comunicacin, sino en si se comunica bien o mal a lo largo de la organizacin.

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El diseo de la organizacin debe permitir la comunicacin en tres direcciones: hacia abajo, hacia arriba y horizontalmente. Estas tres direcciones constituyen el marco en el que se produce la comunicacin. 1) Comunicacin hacia abajo (descendente). 2) Comunicacin ascendente. 3) Comunicacin lateral. En conclusin, podemos decir que la comunicacin debe establecerse entre todos los departamentos, pues en mayor o menor medida existe en algn momento consultas o peticiones de informacin de unos a otros. Es cierto que hay unos departamentos que estn ms en contacto que otros, pero eso no quiere decir que la relacin con el resto de los departamentos no exista. La empresa debe desarrollar unos mecanismos mediante los cuales se logre que los distintos departamentos creados en la empresa acten coordinadamente para que sta pueda alcanzar los objetivos que se ha fijado. Estos mecanismos reciben el nombre de integracin. Como mecanismos de integracin ms destacables, podamos citar los sistemas de trabajo en grupo que permiten resolver problemas o tomar decisiones en conjunto. Estos grupos de trabajo estn formados por miembros de los distintos departamentos de la empresa. Los medios de comunicacin ms empleados dentro de la empresa son: el telfono, el fax y el correo interno. No obstante, desde hace unos aos, la empresa empieza a hacer uso de las nuevas tecnologas de la informacin, basadas en los ordenadores, facilitando la tarea y comunicacin directa entre unos y otros departamentos de la organizacin. Los ordenadores permiten establecer en las empresas bases de datos compartidas con la que la informacin puede aparecer simultneamente y en cualquier momento, en todos los departamentos donde sea necesario, pudindose dar respuesta a cualquier pregunta de los clientes.

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Actividades UNIDAD n 2

1.- Indica si son falsas o verdaderas las siguientes afirmaciones relativas a la estructura de una empresa. . V F Los objetivos empresariales bsicos se fijan al ritmo de crecimiento de las empresas. . V F Siempre debe existir una autoridad visible. . V F Los integrantes de una funcin solo pueden cumplir una funcin en la Misma. . V F Las personas que poseen personal a su cargo son responsables de su coordinacin y control.

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2.- Indica si son falsas o verdaderas las siguientes afirmaciones relativas a la comunicacin empresarial. . V F Solo puede ser de tipo descendente o ascendente. . V F Siempre debe existir una autoridad visible. . V F La comunicacin ascendente dificulta las tareas de la Direccin. . V F La empresa debe impedir la comunicacin lateral. . V F La comunicacin descendente puede partir de la Direccin.

3.- Escribe las siguientes palabras completando las frases. Produccin Personal Comercializacin

Aprovisionamiento

a) El Control de stocks es funcin del departamento de b) El departamento de . transforma la materia prima. c) Una de las tareas habituales del departamento de . son los estudios de mercado. d) La gestin de nmina la realiza el departamento de

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UNIDAD 3

COMUNICACIONES ORALES
1. LA COMUNICACIN Antes de comenzar a profundizar en las comunicaciones orales y escritas (unidades posteriores), hemos credo interesante introducir este epgrafe a fin de poder comprender mejor los conceptos que iremos analizando y situarnos mejor en el tema. 1.1. DEFINICIN DE COMUNICACIN Y EL PROCESO COMUNICATIVO Entendemos la comunicacin como aquel proceso que tiene por objeto la transmisin y/o intercambio de informacin entre personas. Adems, en este proceso de comunicacin o proceso comunicativo podemos distinguir una serie de etapas que explicamos en el cuadro siguiente:

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Tambin, intervienen una serie de variables, externas o internas, que determinan que el proceso tenga xito o por el contrario fracase. 1.2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN A continuacin veremos los elementos que intervienen en el proceso de comunicacin:

1.3. TIPOS DE COMUNICACIN


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La comunicacin oral implica la emisin de informacin a travs de las palabras, de la voz. La comunicacin escrita supone la emisin de informacin a travs de un conjunto de grafismos, de la escritura. No podemos dejar de comentar otro tipo de comunicacin que en ocasiones es ampliamente utilizado: la comunicacin visual. En este tipo de comunicacin no se emplea ni la voz ni los grafismos. El uso de smbolos, colores, etc., son ejemplos de comunicacin visual. 2. COMUNICACIN ORAL: NORMAS DE COMUNICACIN ORAL UTILIZADAS EN LA EMPRESA Para conseguir un correcto lenguaje oral existen una serie de normas que debes conocer. No nicamente las podrs utilizar en tu trabajo; tambin te sern de gran utilidad en el resto de tus relaciones (familia, amigos, etc.). 2.1. EL CONTENIDO El contenido de la expresin oral debe ser claro y conciso. Antes de realizar una comunicacin oral es necesario: identificarse, sealar los objetivos y explicitar el nivel de confianza. Podemos dar una serie de normas que pueden facilitarte las relaciones con grupos de la empresa.

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Una correcta utilizacin del lenguaje oral constituye la clave del xito de una comunicacin oral eficiente. 2.2. LA FORMA Independientemente de las normas que hemos analizado en el epgrafe anterior, existen otra serie de normas que hacen alusin no al contenido sino a la forma. LA VOZ La voz juega un papel muy importante en la comunicacin oral. La pronunciacin, la diccin, y el lxico contribuyen a que el lenguaje se convierta en todo un arte. Tambin contribuyen el nfasis y el volumen empleados.

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LAS NORMAS DE CORTESA Existen determinadas normas de cortesa que permiten que nuestras relaciones con el entorno en el que vivimos sean ms placenteras. En este apartado vamos a comentar nicamente aquellas normas de cortesa ms utilizadas en la comunicacin oral dentro del mbito de la empresa. Las normas de cortesa se basan en la consideracin hacia los dems. Aspectos de cortesa: o La cortesa en la concertacin de citas. o La cortesa en la presentacin. o La cortesa al hablar por telfono. o Otras normas de cortesa dentro de la empresa. A la hora de establecer una cita, sta debe ser solicitada de forma que la otra persona pueda aceptarla o rechazarla sin ningn tipo de coaccin. Es importante que si la cita se concert con bastante tiempo de antelacin, se llame por telfono unos das antes de la misma para confirmarla. En caso de que la otra persona no pueda asistir, y as te lo comunique, debes de comportarte con cortesa y por lo menos no mostrarle tu enojo. Al efectuar una presentacin, la norma de cortesa ms conocida es la de nombrar en primer lugar a la persona de menor categora. Ante personas de la misma categora, la persona ms joven debe ser presentada a la de mayor edad. En el cuadro siguiente aparecen algunas sugerencias que te pueden ser de gran ayuda a la hora de efectuar o recibir llamadas en la empresa donde trabajes. 14

2.3. CONFIDENCIALIDAD EN LA COMUNICACIN


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Dependiendo del puesto que ocupes dentro de la empresa, tendrs acceso a mayor o menor informacin. En cualquier caso, debes actuar con confidencialidad, de lo contrario, te puedes encontrar con graves problemas que pueden conllevar desde una simple reprimenda por parte de tu superior hasta problemas de carcter legal. La confidencialidad en la comunicacin no es ms que actuar con prudencia y discrecin a la hora de dar informacin a otros individuos, ya sean de la propia empresa o ajenos a ella. Sin querer asustarte, queremos que recuerdes que en el puesto de personal administrativo y en cualquier otro dentro de la empresa, se debe actuar con confidencialidad. 3. COMUNICACIN ORAL: MEDIOS Y EQUIPOS Existen diversos medios y equipos para establecer la comunicacin oral. En este punto analizaremos los que consideramos ms importantes, dedicndole un mayor tiempo al medio por excelencia: el telfono.. 3.1. TELFONO En el trabajo puede que sea muy frecuente tanto recibir como realizar llamadas telefnicas. En ambos casos debes saber como hacerlo. Si recuerdas, en el punto anterior te dimos una serie de normas sobre la forma de uso del telfono. Aqu vamos a hacer alusin al aspecto funcional, es decir, a cmo efectuar llamadas, ya sea una llamada a tu ciudad, dentro de tu misma provincia, a otras provincias o a otros pases. Para realizar una llamada a cualquier persona o empresa que se encuentre dentro de la ciudad o dentro de la provincia en la que te hallas, nicamente debes marcar el nmero del abonado. Si hay que efectuar una llamada a alguien que se encuentra en otra provincia, debers marcar el prefijo de esa provincia y seguidamente marcar el nmero del abonado. Si deseas realizar una llamada a otro pas, debers tener presente varios pasos: 1. En primer lugar debemos marcar el nmero 00 (Prefijo Internacional) y esperamos la seal de un sonido agudo. 2. Seguidamente marcamos el nmero del pas al que deseamos llamar. 3. Posteriormente el nmero de la ciudad. 4. Por ltimo marcamos el nmero del abonado, persona o empresa con la que deseamos contactar. 15

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Ejemplo: Imagnate que en una empresa se encuentra en Zamora (Espaa) y deseas llamar a un cliente con domicilio en Montecarlo (Mnaco). 1. Marcas el 00 y esperas sonido: 00 2. Marcas el nmero del pas, Mnaco:33 3. Marcas el nmero de la ciudad, Montecarlo:93 4. Luego ya puedes marcar el nmero del abonado: 235987 Las guas telefnicas te pueden ser de gran ayuda para conocer prefijos, nmeros de abonados, etc. Ser prctico disponer de unas guas actualizadas y en su defecto no dudes en llamar al 003 Servicio de Informacin de Telefnica para cualquier pregunta. 3.2. EL MAGNETFONO Fue en el ao 1936 cuando se eligi el trmino magnetfono para designar el primer aparato de registro sonoro sobre banda magntica. La empresa encargada de su fabricacin fue la firma alemana AEG-Telefunken. En esencia, el magnetfono es un aparato utilizado para efectuar grabaciones de voz y despus poder escucharlas. Para escuchar la grabacin, se debe rebobinar la banda magntica sobre la bobina suministradora y se la hace pasar otra vez por delante de la cabeza magntica conectada a la entrada del amplificador. Una vez escuchada la grabacin es posible borrarla. Hasta ahora hemos descrito los primeros aparatos. Sin embargo, la tecnologa evoluciona. En la actualidad el primitivo magnetfono ha cado en desuso para dejar paso a lo que conocemos como casete. En la empresa estos aparatos suelen ser empleados principalmente para: - Dejar constancia de una reunin. - Realizar dictados sin que el auxiliar deba estar presente. - Preparar discursos, conferencias, etc. El antiguo magnetfono o actual casete, puede ser til para dejar constancia de una reunin. Ahora bien, debemos ser prudentes a la hora de emplearlo. Es conveniente: - Comunicar el uso de dicho aparato a los participantes en la reunin (siempre que tu cargo te permita recurrir a l sin consulta previa). - Pedir permiso para poder utilizarlo.

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Adems, este aparato puede ser empleado para realizar dictados sin que el auxiliar administrativo, o persona encargada de transcribirlo, deba estar presente. De esta forma, el que efecta el dictado se encuentra con mayor tiempo de reflexin y en un ambiente ms privado y personal. El resultado se traduce en un dictado final y en una transcripcin ms eficiente. Esta segunda consecuencia se deriva de la posibilidad del auxiliar de poder escuchar el dictado cuantas veces necesite para transcribirlo correctamente. (Existe un aparato llamado dictfono, que veremos ms adelante, que es una casete con unas caractersticas especiales para realizar dictados.) Otro uso frecuente del magnetfono es la preparacin de discursos, conferencias y otras operaciones en pblico. Los mandos intermedios y la alta direccin suelen darle este empleo al magnetfono a fin de poder escuchar a priori lo que ms tarde debern comunicar a otras personas y efectuar las modificaciones pertinentes en caso de haber errores (por ejemplo, palabras mal sonantes, mala pronunciacin, etc.) 3.3. INTERFONO El interfono es un aparato que sirve para comunicarse de una habitacin a otra dentro de un mismo edificio. Este aparato es de uso muy frecuente sobre todo en grandes empresas. Sirve como medio de comunicacin entre un auxiliar y su superior sin la necesidad de tener que desplazarse. El auxiliar aprieta un botn situado en un aparato (interfono) colocado encima de su mesa de trabajo y en el despacho del superior suena un pitido. El superior responde al pitido y se comunica con el auxiliar. La comunicacin tambin puede ser iniciada por el superior a travs del mismo procedimiento. En la actualidad los telfonos estn preparados para realizar la tarea del interfono. El efectuar llamadas de un despacho a otro no supone ningn coste, pues la lnea es la misma. 3.5.DICTFONOS El dictfono, como su propio nombre indica, es utilizado para recoger y reproducir un dictado. Te puedes encontrar con diversas modalidades de dictfonos. Algunos permiten que mientras se est realizando el dictado, se realice la transcripcin. En otros casos puedes encontrarte con un sistema centralizado en el que los dictados son grabados y posteriormente enviados a las distintas personas que deben transcribirlos.

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3.5. BUSCAPERSONAS Cada usuario del sistema de buscapersonas posee un nmero (p.e. 2727). Buscapersonas nos permite transmitir una comunicacin rpida a cualquier persona siempre que se encuentre dentro del radio de accin que cubre el sistema. Si deseas comunicarte con el usuario 2727, en primer lugar debes llamar al servicio central, el cual posee un nmero de abonado en la compaa operadora (por ejemplo 3338899). 18

Actividades UNIDAD n 3

1.- Completando las siguientes

frases relativas a la comunicacin telefnica, escribiendo cada palabra en el lugar correspondiente. Moderado Saludo Amabilidad Claro

El vocabulario debe ser y sencillo. Es mejor usar un tono claro y La despedida se hace con .. Un es la forma adecuada de contestar una llamada.

2.-La Comunicacin Empresarial presenta una serie de caractersticas, Indica si las siguientes son falsas o verdaderas. . V F Tanto el emisor como el receptor son empresas. . V F La confidencialidad se limita a la comunicacin escrita. . V F La empata es un aspecto muy importante. . V pronunciacin. F La comunicacin oral se ve favorecida por una correcta

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UNIDAD 4
LA COMUNICACIN ESCRITA I NORMAS DE EXPRESIN ESCRITA UTILIZADAS EN LA EMPRESA El objetivo de toda comunicacin escrita es que el receptor o destinatario de la comunicacin comprenda nuestro mensaje, consiguiendo de l la respuesta deseada. Objetivo de la comunicacin escrita: que llegue al destinatario y ste la interprete correctamente. REQUISITOS PRINCIPALES Para lograr el objetivo anteriormente citado, toda comunicacin escrita debe reunir una serie de requisitos.

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Nota.- No debe inducir a confusin, No debemos utilizar un vocabulario complicado ESTRUCTURA DE LA COMUNICACIN ESCRITA Una vez hemos visto los requisitos bsicos que toda comunicacin escrita debe seguir, pasamos a comentar cul debe ser su estructura.

Independientemente del tipo de carta que debamos escribir, todo escrito debe constar de tres partes: Introduccin.- se debe exponer el objetivo del escrito. De esta forma el receptor del mensaje podr desde el comienzo centrarse en el tema.
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Cuerpo.- es la parte ms importante, en ella se efecta el desarrollo explicativo del escrito, en el y dependiendo de la clase de escrito, se puede informar, solicitar algo, exponer hechos, etc. Conclusin.- es la parte final. Puede constar de una breve frase de resumen o de una breve Despedida.- Es la forma habitual de finalizar cualquier comunicacin. ALGUNAS NORMAS DE REDACCIN BSICAS 20

Los neologismos, barbarismos, y solecismos atentan contra la pureza del lenguaje. ABREVIATURAS COMERCIALES Y OFICIALESEn la empresa se utilizan con mucha frecuencia una serie de abreviaturas. Ser necesario que conozcas el significado de las abreviaturas ms importantes con el fin de evitar sorpresas. Su conocimiento no slo te permitir interpretar completamente textos que las contengan, sino tambin utilizarlas como referencia en tus escritos, para tomar notas (por ejemplo en una conferencia), etc.

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3.- MEDIOS Y EQUIPOS DE COMUNICACIN ESCRITA 3.1. MQUINA DE ESCRIBIR ELCTRICA Y ELECTRNICA Desde que en 1868 sali al mercado la primera mquina de escribir, la evolucin tecnolgica ha conseguido grandes cambios. Ha dejado de utilizarse la mquina manual, donde todas las operaciones de ajustar mrgenes, centrar papel, etc., deba realizarlas el que mecanografiaba, para dejar paso a la mquina elctrica y a la mquina electrnica. Pese al avance tecnolgico que han protagonizado las mquinas de escribir, muchas empresas han dejado de utilizarlas y las han sustituido por los ordenadores. 3.2. ORDENADOR

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3.3. FAX Y TELEFAX En el campo de las comunicaciones escritas, el fax nos permite, va red telefnica, enviar copias exactas de documentos dentro del territorio nacional e internacional. Adems puede funcionar como una copiadora normal. El telefax es una variacin del fax que incluye la posibilidad de uso del telfono. Es decir, adems de gozar del servicio que puede ofrecer un telfono normal, tenemos la posibilidad de disponer de un servicio de fax. Existen empresas que poseen impresos de fax, que se adjuntan como primera pgina del documento a enviar por fax. 3.4. CORREO ELECTRNICO El correo electrnico es un sistema que permite a una persona o empresa comunicarse tanto interna como externamente, transmitiendo de forma electrnica texto, datos, imgenes o voces a travs de alguna estructura de comunicacin informatizada y los sistemas pblicos o privados de telecomunicaciones.

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Dicha afirmacin se basa en el hecho de que los mensajes viajan por va telefnica y por satlite (similitud con el telfono) y dichos mensajes son enviados a un determinado destinatario a una direccin concreta (similitud con el correo). Para la puesta en marcha de este medio de comunicacin, ser necesario disponer de: - Un ordenador que procese y almacene datos. - Un programa informtico especial que ejecute las rdenes. - Terminales que crean mensajes y los transmiten. - Red de comunicacin (Internet). Cmo enviar un mensaje a travs del correo electrnico? Para enviar un mensaje debes conocer la direccin del destinatario; de la misma manera que la direccin de una carta est formada por nombre, apellidos, direccin, ciudad, etc., el correo electrnico tiene unos aspectos peculiares. La direccin est formada por: El nombre de identificacin de la persona (por ejemplo, Susana) El signo @ (llamado comnmente "arroba") El nombre que identifica a la computadora del usuario (por ejemplo, tve. Anuncios) Ejemplo: La direccin de Susana, una de las responsables de los anuncios en Televisin Espaola, podra ser: Susana@tve.Anuncios Todo mensaje de correo electrnico incluye: From (direccin del remitente). To (direccin del destinatario). Subject (tema o asunto del mensaje). Texto del mensaje. 22

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Actividades UNIDAD n 4

1.- Respecto a la Comunicacin escrita en las Empresas, Indica si las siguientes son falsas o verdaderas. . V F No permite transmitir informacin compleja. . V F Es til para hacer llegar la misma informacin a mucha gente . . V F Es perfecta para obtener respuestas inmediatas.
. V F Dificulta el control de las interpretaciones.

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2.- con las siguientes palabras escribe las partes de una carta asocindolas al contenido de la misma. Conclusin Cuerpo Introduccin

a) Breve resumen b) Exposicin de hechos c) Objetivo del escrito ..

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UNIDAD N 5
LA COMUNICACIN ESCRITA II CARTA COMERCIAL.La carta comercial es un documento escrito que tiene por objeto la comunicacin entre la empresa y sus clientes, proveedores y, en general, su entorno para tratar temas relacionados con el negocio. La carta comercial es el medio de comunicacin escrita ms importante del mbito empresarial. OBJETIVOS Como quizs esta carta comercial suponga el primer contacto que mantiene la empresa con sus clientes, proveedores, etc., es importante que la presentacin, estilo y estructura de dicha carta sean de gran calidad. Deben cuidarse todos los detalles. El objetivo general anteriormente mencionado podemos concretarlo en las siguientes acciones: Transmitir informacin Mostrar agradecimiento Promover algn tipo de actuacin ESTRUCTURA Encabezamiento.- incluye membrete, fecha, direccin, asunto, referencias y saludos. Introduccin.- breves lneas sobre el objeto del escrito. Cuerpo .- exposicin y argumentacin de los hechos. Conclusiones.- idea que concluya lgicamente el escrito. Cierre.- frase de despedida, antefirma, , firma, posdata y anexo. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES Existen muchos tipos de cartas comerciales. En este punto hemos querido analizar a grandes rasgos las que a nuestro juicio son ms importantes.

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CARTA CIRCULAR La carta circular es un escrito de carcter comercial que se enva a ms de una persona o empresa. Debido a que va dirigida a personas muy dispares, debemos cuidar la redaccin de este tipo de carta de forma que los destinatarios no tengan problemas de descodificacin. Nos podemos encontrar principalmente con dos tipos de cartas circulares (internas y externas), atendiendo a si los sujetos a los que van dirigidas pertenecen o no a la empresa que las enva. TIPOS DE CARTAS CIRCULARES

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INTERNAS Informativas Administrativas De Orientacin

EXTERNAS Informativas Tcnicas Otras.

SALUDA El saluda es un escrito breve empleado por altos cargos de la empresa o instituciones pblicas para comunicar avisos, invitaciones, etc., con carcter formal. Este escrito est compuesto por el encabezamiento, el cuerpo y el cierre.

4. NOTAS INTERIORES Las notas interiores, generalmente, son cartas de naturaleza interna, consistentes en avisos cortos a los empleados de una determinada empresa o institucin. En las notas interiores aparece un encabezamiento, un cuerpo y un cierre. La nota interior posee un carcter informa.

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5.CERTIFICADO El certificado es "un documento pblico o privado en que se da fe de la veracidad de un hecho", responsabilizndose el firmante de tal veracidad. La estructura de los certificados consta de encabezamiento, la introduccin, el cuerpo y el cierre.

6. INSTANCIA La instancia es un escrito dirigido a una persona o entidad, pblica o privada, de rango superior con objeto de efectuar una peticin o reclamacin. Estructura de la instancia: encabezamiento, introduccin, cuerpo, conclusin y cierre.

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Algunos organismos tienen diseados modelos de instancia. El solicitante no tiene ms que rellenarla. Puede cumplimentarla a mano o a mquina. Es conveniente, que en cualquier caso se expliquen muy bien los motivos y lo que se solicita.

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7. OFICIO El oficio es el escrito que utilizan los organismos oficiales principalmente para comunicarse tanto con otros organismos oficiales como con el resto de personas. Estructura del oficio: encabezamiento, cuerpo, conclusin y cierre.

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ACTIVIDADES UNIDAD N 5

1.- Indica si las siguientes son falsas o verdaderas. . V F La conclusin de un escrito tiende a desaparecer porque es lo mismo que Que el cierre.

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. V F Las cartas de reclamacin sirven para contestar cuando se ha recibido una Carta.

. V F El objetivo principal de la carta comercial es comunicar a la empresa a la Empresa en su entorno.

2.- Con las siguientes palabras rellene los espacios en blanco. Notas Interiores Saluda Nota Interior Carta Circular

Si escribes a tus mejores clientes para regalarles un viaje estars redactando una

Las tienen carcter informal.

Si queremos comunicar a los empleados de la empresa la celebracin de una reunin el martes que viene utilizaremos una carta circular interior informativa o una ....

3.- Con las siguientes palabras completa las frases. .... Comunicar a los empleados que la empresa ha tenido beneficios el Ao pasado. .... Un escrito sobre el tiempo que lleva trabajando en la empresa un Empleado. .... Comunicar a todos los empleados que se les va a subir el sueldo un 10%.

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UNIDAD N 6

LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA 1.LA CORRESPONDENCIA Son muchos los paquetes, cartas y dems correspondencia que entra y sale de la empresa. EL CORREO Y LA CORRESPONDENCIA Hemos querido introducir este breve epgrafe para matizar dos conceptos, el de correo y el de correspondencia. Correo: "Conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial". Correspondencia: Documentos postales que se despachan o reciben. 1.2. RECEPCIN DE LA CORRESPONDENCIA Como se deca en la presentacin de la unidad, son muchos los escritos que recibe la empresa y para que lleguen a las personas a las que van destinados, nada mejor que una buena organizacin. Si bien cada empresa es un pequeo mundo, es frecuente que sea una persona la responsable de la recepcin de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio de correspondencia formado por varias personas. La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepcin y posteriormente proceder a su distribucin segn donde corresponda. La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario. 1.3. DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA Una vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribucin de la misma entre los distintos departamentos. Las notas oficiales, revistas y dems correspondencia de carcter general, que puedan interesar a ms de una persona, se deben reunir en algn lugar donde puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca) o, en su caso, fotocopiarla y hacrsela llegar. 1.4. SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA Hasta ahora hemos analizado lo que debemos hacer con la correspondencia que llega a la empresa. En este punto de la unidad, estudiaremos lo que hacer con la correspondencia que sale de la empresa. Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida y que posteriormente se gestione como hemos visto en la distribucin de la correspondencia.
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La gestin de la correspondencia externa es algo ms complicada. No se gestiona igual la salida de la correspondencia interna que la externa.

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Antes de dar salida a la correspondencia externa hemos de cerciorarnos de que todo est en orden. Es importante que hagamos una serie de comprobaciones: 1. En el sobre debe estar la direccin completa as como el nombre del destinatario. 2. Debe incluirse en el sobre el nombre y direccin del que efecta el envo. 3. Es importante llevar un registro de salida, donde se anote toda la correspondencia que sale de la empresa. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. 4. Clasificar los envos atendiendo al lugar de destino y al tipo de envo de que se trate. 5. Para finalizar los pasos previos al envo de la correspondencia, se deben pesar y franquear correctamente cada una de las cartas, paquetes y dems envos a los que vamos a dar salida. Los envos a travs del servicio de Correos pueden adoptar las siguientes modalidades: Correspondencia certificada Acuse de recibo Entrega en propia mano Correspondencia urgente EMS Postal Express Internacional Postal Express Valores declarados Reembolso Lista de Correos Apartado de Correos Correo Especial de Negocios (CEN) Giro postal Giros internacionales Mailing

Adems del Correo oficial, la empresa puede acudir a otros servicios que tienen como fin el transporte de la correspondencia desde el remitente hasta el destinatario. Nos estamos refiriendo a empresas de reparto y mensajera para envos pequeos y con un radio de accin limitado y a los recaderos o empresas de transporte para envos mayores y con un radio de accin ms amplio.

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2. REGISTROS DE CORRESPONDENCIA Como ya adelantbamos en lneas anteriores, a la hora de llevar una buena gestin de la correspondencia en una oficina es necesario disponer de dos registros: el registro de entrada y el registro de salida. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. En este punto los analizaremos con ms detalle. Es necesario llevar un registro de entrada y otro de salida para una correcta gestin de la correspondencia REGISTRO DE ENTRADA Denominamos Registro de Entrada tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la empresa, como al nmero que se le asigna a dicha correspondencia. La correspondencia que llega a la empresa se puede controlar a travs del registro de entrada. REGISTRO DE SALIDA Denominamos Registro de Salida tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que sale en la empresa, como al nmero que se le asigna. Es necesario llevar un registro de salida de toda la correspondencia que sale de la empresa.

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ACTIVIDADES UNIDAD N 6
1.- Con las siguientes palabras rellene los espacios en blanco. Giro Postal Postal express Rembolso mailing

Para enviar catlogos de productos se utiliza el El se utiliza para comprar por correo. Si se quiere que un paquete llegue lo antes posible se utiliza Para enviar dinero se utiliza el 2.- Indica si las siguientes afirmaciones son falsas o verdaderas. . V F En el registro de salida debe apuntarse la fecha en que lleg el envo . V F Para enviar un correo lo ms urgente posible a otro pas se utiliza El servicio postal express. . V F Si llega una carta como contestacin de una ya enviada en el registro de Entrada anotaremos el mismo nmero que tena en el registro de salida. . V F Una vez anotados los datos del remitente y del destinatario se pesa la Carta y se la enva directamente.

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UNIDAD N 7
SISTEMA DE CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION 1. CLASIFICACIN 1.1. CONCEPTO Y FINES DE LA CLASIFICACIN. La clasificacin implica seguir un orden o sistema a la hora de distribuir la documentacin. Los fines u objetivos que se persiguen con una buena clasificacin de los documentos, los podemos concretar en los siguientes: Acceder a la informacin con facilidad y rapidez. Facilitar el control de la informacin. Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservacin de documentos 1.2. NORMAS DE CLASIFICACIN. 1.3. Normas de clasificacin a fin de que el trabajo de clasificar documentacin sea ms eficiente. No todas estas normas poseen carcter preceptivo, algunas tienen carcter de recomendaciones. 32

2. SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS Existen diversos mtodos o sistemas, los ms frecuentes son los siguientes: Alfabtica.Los documentos se archivan segn el orden determinado por las letras del alfabeto y los nmeros. Se toma como base el nombre de la persona o de la empresa a la que hace referencia el documento. Es el sistema de clasificacin ms empleado. Numrica Se asignan cdigos de nmeros correlativos a los distintos documentos. La ordenacin por LTIMO DGITO es un mtodo donde los nmeros se agrupan de dos en dos dgitos y se leen de derecha a izquierda.

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Geogrfica Los documentos se archivan en funcin de un rea geogrfica: pas, regin, sucursales, etc. Es especialmente aplicable a oficinas de exportacin, oficinas de ventas, oficinas de servicios. Temtica Los documentos son archivados basndose en los asuntos que los caracterizan. Los documentos relativos a asuntos especficos se clasificarn alfabticamente, numricamente, o cronolgicamente. Cronolgica Se ordenan los documentos segn una fecha. Los documentos se clasifican por la fecha en que se reciben o se emiten, fecha de vencimiento, etc. Mixta Es la utilizacin de dos o varios mtodos de ordenacin.

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ACTIVIDADES UNIDAD N 7
1.- Indica si las siguientes afirmaciones son falsas o verdaderas. . V F En el registro de salida debe apuntarse la fecha en que lleg el envo . V F Para enviar un correo lo ms urgente posible a otro pas se utiliza El servicio postal express. . V F Si llega una carta como contestacin de una ya enviada en el registro de Entrada anotaremos el mismo nmero que tena en el registro de salida. . V F Una vez anotados los datos del remitente y del destinatario se pesa la Carta y se la enva directamente.

2.- Cual es el sistema de clasificacin de documentos mas utilizados? Elige la opcin correcta .. a. Numrico .. b. Cronolgico .. C. Alfabtico. .. d. Temtico

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UNIDAD N 8

EL ARCHIVO 1. CONCEPTO, FINES Y CLASES DE ARCHIVO 1.1. DEFINICIN DEL ARCHIVO El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces es el lugar donde se conservan todos estos documentos. 1.2. FINALIDAD DEL ARCHIVO Dentro de la administracin de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que adems persigue unos objetivos muy concretos. Los objetivos de naturaleza legal hacen referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque as lo establece la Ley. Existen otros objetivos de carcter tcnico que hacen referencia a la utilidad prctica del archivo; en otras palabras, las caractersticas esenciales que debe tener un archivo para que sea til. 1.3. CLASES DE ARCHIVOS A la hora de realizar una clasificacin de los distintos tipos de archivos, podemos realizarla atendiendo a diversas variables. En el siguiente cuadro se recogen los archivos ms frecuentes. Existen diversas clases de archivos en funcin de diversas variables: En funcin del tipo de organizacin, hablamos de: Archivos centralizados.- implica que todos los documentos de la empresa estn ubicados en diversas secciones de la oficina. Descentralizados.- es cuando los documentos y resto de la informacin estn guardados en un mismo lugar. Segn el soporte: Archivo de documentos. Almacena papeles y documentos en carpetas, cajas, ficheros, estanteras o armarios. Archivo microfilm.- consiste en fotografiar los documentos y reducirlos a un tamao muy pequeo utilizando un microfilmadora guardndolos en rollos de pelculas, para visualizarlos en visores que amplan el contenido de las microfichas y que permiten consultarlos. Archivos informticos. Utiliza ordenadores como soporte para el almacenamiento de la informacin.
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1.4. REQUISITOS DEL ARCHIVO Al igual que exigamos unas normas de ordenacin, como vimos en la unidad anterior, igualmente si queremos que el archivo que hemos creado sea til, deberemos tener en cuenta una serie de requisitos. El archivo debe ser de fcil utilizacin. El archivo debe estar actualizado. El archivo debe ser flexible. El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni suponer un elevado coste. El archivo debe garantizar la seguridad y la conservacin de los documentos en l guardados. El archivo debe estar controlado. 1.5. MECANIZACIN E INFORMATIZACIN La aparicin de nuevas tecnologas hace posible que el trabajo dentro de la empresa est mecanizado y automatizado. A su vez, esta mecanizacin e informatizacin permite a la empresa obtener un ahorro considerable en tiempo y esfuerzos, as como conseguir un trabajo ms eficiente. Para introducir la informacin puedes hacerlo mediante: El teclado: Transcribiendo la informacin del documento original. El escner: Obteniendo una imagen del documento original y conservndola, o utilizar un programa informtico que convierta la imagen en texto sin necesidad de transcribirlo y as conservarlo. Reconocedores de la voz: Dictando el documento original al ordenador y este reconocindolo y convirtindolo en texto sin necesidad de escribirlo. 2. MOBILIARIO Y SISTEMAS DE ARCHIVOS La forma de colocar la documentacin, una vez clasificada, da origen a diferentes sistemas de archivo. Como ya avanzamos al analizar los distintos tipos de archivos, diferenciamos entre tres sistemas de archivos: sistema horizontal, sistema vertical y sistema lateral. Cada uno de estos sistemas emplea un mobiliario distinto. 2.1 SISTEMA HORIZONTAL Los documentos son archivados uno encima de otro, colocndolos en carpetas, cajas archivadoras, etc. Seguro que en alguna ocasin has utilizado este sistema de archivo a la hora de clasificar tus apuntes introducindolos dentro de unos clasificadores o archivadores, o amontonando una carpeta sobre otra, igual que hojas de papel. Este sistema presenta ventajas y desventajas. 2.2. SISTEMA VERTICAL Es uno de los sistemas ms frecuentes de archivo, muy utilizado en las empresas.En este caso, como su propio nombre indica, los documentos descansan verticalmente. Los

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documentos se archivan en carpetas individuales que suelen quedar suspendidas de una o varias guas. Este sistema presenta ventajas y desventajas.

2.3. SISTEMAS LATERALES Los documentos se archivan uno al lado del otro, introducindose dentro de carpetas o archivadores que se colocan tambin una al lado de la otra. La denominacin del documento se coloca en el lomo de la carpeta y/o caja. Este sistema de archivos se podra comparar con la colocacin de libros en una estantera de una biblioteca. Este sistema presenta ventajas y desventajas.

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2.4. OTROS Los sistemas multiusos consisten en el empleo de unos archivadores que permiten guardar distintos tipos de documentos de formatos, materiales y contenidos distintos. As en un mismo archivo podemos guardar documentos en soporte papel, disquetes, mapas, etc. Engloba las caractersticas, ventajas e inconvenientes de los sistemas horizontales, verticales y laterales analizados anteriormente. Ello es as debido a que este sistema multiusos no es ms que un sistema. Los sistemas automatizados son similares a los sistemas de archivo vertical pues tienen suspendidos las carpetas de los archivos sobre unas guas que actan de cintas transportadoras. Se utiliza un mecanismo elctrico para enviar los documentos seleccionados. La principal ventaja el alto nivel en cuanto a la ordenacin de la informacin, as como la posibilidad de almacenar cantidades enormes de documentos. El principal inconveniente lo podemos encontrar en su coste. Resulta algo costosa su implantacin y puesta en marcha.

ACTIVIDADES UNIDAD N 8
1.- Indica cual es el periodo de conservacin de los siguientes documentos. .. justificante de gastos de dietas de un trabajador .. Libro de cuentas anuales. .. Factura de compras de maquina fotocopiadora. .. Nmina de un trabajador

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UNIDAD N 9
OPERATORIA DE TECLADOS EN ORDENADORES Y MAQUINAS ELECTRONICAS MQUINAS DE ESCRIBIR. TIPOS En toda esa evolucin, podemos encontrarnos con tres tipos de mquinas de escribir: Mquinas de escribir mecnicas. Son totalmente manuales Mquinas de escribir elctricas. Comienzan la automatizacin y controlan la impresin de las teclas. Mquinas de escribir electrnicas. Son las ms avanzadas y las que actualmente se comercializan. DIFERENCIAS ENTRE UN ORDENADOR Y UNA MQUINA DE ESCRIBIR. Vamos a comparar la capacidad de la mquina de escribir ms potente, la electrnica, con la de un ordenador. Para ello definiremos inicialmente qu es un procesador de textos. Los procesadores de texto son programas informticos que estn desarrollados para manejar documentos. Incluyen toda una serie de utilidades Igualmente, los procesadores de textos incluyen herramientas verstiles. Principales ventajas de manejar un procesador de textos (ordenador) respecto de una mquina de escribir son: Los ordenadores pueden ser utilizados para otros objetivos adems del manejo de textos. Por ejemplo, para controlar la contabilidad, facturacin, dibujar, etc. Los procesadores de textos permiten toda una serie de utilidades que los hacen muy superiores a cualquier mquina de escribir. 3. EL TECLADO DE UN ORDENADOR. A partir de estos momentos vamos a centrarnos en los teclados de ordenador porque, en la actualidad, son los ms habituales en cualquier empresa. De todas formas, debes tener en cuenta que todos los teclados poseen un mismo funcionamiento bsico, debido a que, tanto las letras del alfabeto como los nmeros, se encuentran siempre en la misma disposicin.

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Los primeros ordenadores personales que aparecieron en el mercado incorporaban el llamado teclado estndar. Este dispona de 86 teclas distribuidas en tres bloques: teclas de funcin, teclado alfanumrico y teclado numrico. Nota. Todos los teclados poseen el mismo funcionamiento bsico. El teclado estndar, como cualquier otro, dispona de teclas que incorporaban en s mismas ms de una funcin. Con el tiempo se observ que algunas de estas teclas ofrecan a la vez utilidades de uso muy comn, por lo que llegaba a ser incmodo. Esto oblig a extender el teclado incorporando teclas que asumieran estas funciones de uso habitual, dando paso al que en estos momentos es el teclado por excelencia: el teclado expandido. El teclado expandido es el ms utilizado en los ordenadores actuales. 3.1.ESTRUCTURA DEL TECLADO EXPANDIDO El teclado expandido est compuesto por 102 teclas que pueden estructurarse en 5 bloques. 3.2.LAS TECLAS DEL TECLADO EXPANDIDO: SU FUNCIN TECLADO ALFANUMRICO La tecla "Bloq Mays" permite alternar la escritura entre minsculas y maysculas. Una caracterstica de las teclas que forman el teclado alfanumrico es que, con una misma tecla, se obtienen dos y hasta tres caracteres diferentes. Tecla Shift se puede acceder a los segundos signos de las letras, as como obtener una mayscula cuando se trabaja en minsculas o viceversa. Tecla Alt Gr permite escribir los terceros signos que poseen algunas teclas Tecla Control. No tiene una funcin predeterminada depende del programa informtico que ests utilizando en ese momento. TECLADO NUMRICO El teclado numrico posee teclas con dos acciones diferentes, dependiendo si est activado o no el bloque numrico. Sabemos que est activado porque est iluminado su indicador (parte superior derecha del teclado). Para activar y desactivar el Bloq Num debes pulsar la tecla con el mismo nombre que aparece en la parte superior del teclado numrico. TECLAS DE CURSOR Cuatro son las llamadas teclas de cursor.
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TECLAS DE AYUDA A LA EDICIN DE TEXTOS Las teclas que forman el bloque de ayuda a la edicin de textos pueden variar su funcin dependiendo del tratamiento de textos que se utilice.

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2. INTRODUCCIN A LA OPERATORIA DE TECLADOS Con este tema iniciamos la operatoria de teclados propiamente dicha, es decir, comenzamos a adquirir la habilidad de manejar un teclado. Desde hace mucho tiempo se conoce la tcnica de escritura al tacto o mtodo ciego. sta pretende que el usuario conozca de forma intuitiva la posicin de cada tecla, de tal forma, que la escritura se realice de forma mecnica, sin mirar al teclado. Esto, sumado a la capacidad de no mirar al teclado, hace mejorar nuestra concentracin y ello permite: - Aumentar la precisin en la escritura y, en consecuencia, cometer menos errores. - Aumentar la velocidad. - Disminuir el cansancio.

El teclado alfanumrico se compone de cuatro hileras: superior, dominante, bsica o normal e inferior.

4.3. POSICIN ADECUADA DE LAS MANOS


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Si tenemos que ser capaces de escribir sin mirar al teclado, deberemos saber siempre sobre qu teclas estn situados nuestros dedos, de tal forma que, con esa referencia, podamos alcanzar el resto del teclado. Por este motivo, el mtodo de escritura al tacto, tiene como pilar principal de su metodologa la colocacin de ambas manos sobre las teclas guas. Estas teclas estn situadas en la hilera normal o bsica. Las manos se colocan ligeramente curvadas, se apoyan suavemente sobre las teclas. La mano izquierda se sita sobre las teclas A S D F, y la derecha sobre J K L . Los pulgares de ambas manos se hacen cargo de la barra espaciadora. Las teclas guas nos permiten mantener una referencia sobre el teclado, de tal forma, que siempre sabemos dnde estn situadas el resto de teclas. La mano izquierda se sita sobre A S D F, la derecha sobre J K L , y los pulgares sobre la barra espaciadora. 40

A cada dedo se le marca un dominio, es decir, una tecla es pulsada siempre por el mismo dedo. Cuando queramos pulsar una tecla que no est entre las bsicas, desplazaremos el dedo que corresponda hasta pulsarla, permaneciendo el resto de los dedos sobre sus teclas guas. Una vez pulsada, el dedo regresar inmediatamente a su posicin en la hilera bsica.

Los movimientos deben ser suaves y las manos no deben adoptar posturas raras; cuando hemos dicho que al pulsar una tecla el resto de los dedos permanecen sobre las
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teclas guas, no queramos decir que permaneciesen inmviles, simplemente que no deben perder la referencia de su posicin. 4.4. POSICIN ADECUADA DEL CUERPO Para evitar estos problemas, cuando te sites a trabajar en frente de la mquina sigue estas recomendaciones: El cuerpo debe estar recto y centrado respecto a las teclas G y H. La espalda descansar sobre el respaldo de la silla. Los codos estarn ligeramente por delante del cuerpo. Los brazos colgarn un poco, permaneciendo relajados. Los pies apoyados en el suelo. Y recuerda, las manos descansarn suavemente, con una leve inclinacin, sobre las teclas guas.

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ACTIVIDADES UNIDAD N 9
1.- Con las siguientes palabras rellene los espacios en blanco. Elctricas y Electrnicas Elctricas Mecnicas Electrnicas

Incorporan Circuitos electrnicos La intensidad con que se imprimen los caracteres depende de la presin que el mecangrafo ejerce sobre las teclas Automatizacin de gran parte de los procesos habituales en el mecanografiado de textos.. Es la mquina la que controla la fuerza con que se imprimen los caracteres en papel 2.- Indica en que parte del teclado expandido estn las teclas que permiten escribir los siguientes smbolos. .. Tecla Intro .. Letras del alfabeto (a,b,c,d..). .. Signos de acentuacin . .. Nmeros .

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GLOSARIO A Abreviatura: Procedimiento que permite escribir las palabras con slo varias o una de sus letras. Acuse de recibo: Modalidad de envo donde la persona que recibe la comunicacin deja constancia de la entrega firmando una tarjeta que posteriormente es devuelta a la persona que efectu el envo como prueba de que la entrega se realiz. Archivador de cajones: Armario con cajones amplios y grandes que permite almacenar documento en carpetas situadas sobre unas guas o rales. Archivar: Poner y guardar papeles o documentos en un archivo. Archivo: Aquel conjunto de datos relacionados entre s, o lo que es lo mismo, un conjunto de documentos pblicos o particulares guardados de forma ordenada. Archivo activo: Archivo al que se accede habitualmente. Archivo centralizado: Archivo localizado en un slo sitio. Archivo descentralizado: Archivo distribuido en distintas partes de la empresa donde los documentos se encuentran repartidos entre los departamentos. Archivo inactivo: Archivo considerado de inters histrico pero sin utilidad operativa. Archivo seguro: Archivo que cumple con los requisitos mnimos de conservacin de documentos. Protegido, para evitar su deterioro, de humedad, fuego, polvo,... Archivo semiactivo: Archivo al que se accede raramente. Autnomas: independientes. B Barbarismo: Vicio del lenguaje que consiste en pronunciar o escribir mal las palabras. Bases de datos: Estructuras informticas de almacenamiento de cualquier tipo de datos, organizados para facilitar el acceso, la bsqueda y la puesta al da de informacin en un ordenador. Beneficio: Diferencia entre los costes en que se incurre al producir un determinado bien y el ingreso total por la venta del mismo. Ganancia, utilidad, provecho. Buscapersonas: Aparato que nos permite transmitir una comunicacin rpida a cualquier persona que se encuentre dentro del radio de accin del sistema.
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C C.E.N.: Servicio postal concebido para el tratamiento global de la correspondencia que generan las grandes empresas mensualmente. Facturas, pedidos, presupuestos, etc., envos que no son necesariamente urgentes pero s exigen una entrega rpida y segura. Canal: Medio utilizado para transmitir un mensaje. Carcter: Cualquier smbolo que se puede escribir: letra, nmero o signo. Certificado: Documento pblico o privado que confirma que un hecho es cierto. Circular: Carta comercial que, con idntico contenido, se enva a muchas personas o empresas. Clasificacin: Accin o el hecho de distribuir en clases o categoras de acuerdo con un sistema. Clic: Accin de pulsar uno de los botones del ratn. Clientes: personas que compran o hacen uso de los productos y servicios que ofrece la empresa. Codificacin: Es la eleccin de los smbolos utilizados por el emisor para transmitir el mensaje. Competencia: rivalidad entre dos o ms empresas que desarrollan la misma actividad. Comunicacin: transmisin de informacin a todos los niveles de la empresa Confidencialidad: Aspecto de la comunicacin que obliga a las personas a no revelar informacin de la empresa a quienes sean ajenos a la misma. Correo electrnico: Sistema que transmite de forma electrnica texto, datos, imgenes o voces a travs de alguna estructura de comunicacin informatizada y los sistemas pblicos o privados de telecomunicaciones. Llamado as por su similitud con el correo postal. Cursor: Lnea parpadeante que nos indica la posicin actual donde nos encontramos dentro del texto, es decir, nos seala el punto de insercin. D Demanda: Peticiones de producto. Departamentos: Unidades funcionales dentro de la empresa, cada uno de los cuales cumple una funcin determinada. Descodificacin: Es la interpretacin que hace del mensaje el receptor.
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Dictfono: Aparato utilizado para recoger y transcribir un dictado. Doble clic: Accin de pulsar dos veces seguidas un botn del ratn. E EDIT: Sencillo procesador de textos que se incluye en todas las versiones del sistema operativo MS-DOS desde su versin 4.0 Emisor: Persona que inicia el proceso de comunicacin. Quien enva el mensaje. Empata: Capacidad de poderse identificar con el estado de nimo de otra persona. Empresa: Unidad econmica de produccin, aprovisionamiento, comercializacin, administracin y/o investigacin en la que intervienen bienes, trabajo y estructura organizativa a fin de alcanzar unos determinados objetivos. Empresario: Persona fsica o jurdica, que aporta el dinero a la empresa, toma decisiones y sobre todo asume riesgos. Empresas primarias: Empresas de extraccin, caracterizadas por la obtencin directa de bienes econmicos, sin llevar a cabo ningn tipo de transformacin posterior. Empresas secundarias: Empresas transformadoras, dedicadas a la elaboracin y transformacin de materias primas. Empresas terciarias: Empresas de servicios. EMS Postal Express Internacional: Servicio postal internacional de recogida y entrega a domicilio. Son envos de carcter privilegiado y urgente, garantizando los plazos mnimos de entrega. Entorno: Todo lo que rodea a la empresa y que, por tanto, influye en su funcionamiento. Escner: Dispositivo ptico que obtiene la imagen de un documento para almacenarla en un ordenador. Dicha imagen es susceptible de convertirse en informacin textual usando los programas adecuados. Escritura al tacto: Tcnica que permite al usuario conocer intuitivamente la posicin de cada tecla, de tal forma que la escritura se produzca de forma mecnica sin necesidad de mirar al teclado. Especialistas: Personas expertas en una determinada tarea. Estndares: Fijos, prestablecidos por convenio o por norma. 44

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Estructura organizativa: Representacin jerrquica de las funciones y reas departamentales de la Empresa. Extranjerismo: Palabra procedente de un idioma extranjero y no aceptada totalmente por la Real Academia Espaola aunque de uso corriente. F Factores demogrficos: Tamao, edad, sexo, densidad, movimientos naturales y migratorios. Factores econmicos: Nivel de renta, impuestos, nivel de precios, tipo de inters, tipo de cambio. Factores fsicos: Recursos naturales, caractersticas geogrficas y medioambientales. Factores poltico-legales: Polticas, leyes y reglamentos. Factores socio-culturales: Normas, creencias, valores. Factores tecnolgicos: Informtica, telecomunicaciones, innovacin. Fax: Aparato que funciona principalmente a travs del sistema telefnico y es empleado para transmitir y recibir imgenes. Franqueo postal: Valor que la Oficina de Correos da al transporte y reparto a domicilio y que se materializa en lo que conocemos como sellos. Fuentes de letra: Los diferentes tipos de letra que se pueden utilizar para escribir los textos, por ejemplo: Courier, Arial, Times New Roman, Gothic, Giro Postal: Servicio que permite mandar dinero por servicio postal. H Hemeroteca: Especie de biblioteca donde se guardan peridicos diarios y otras publicaciones peridicas (revistas, anuarios, artculos, etc). Hilera bsica o normal: Fila del teclado alfanumrico en la que estn situadas las teclas guas. Contiene las teclas: A S D F G H J K L Hilera dominante: Fila del teclado alfanumrico que posee las teclas Q W E R T Y U I O P + Hilera inferior: Fila de la parte inferior del teclado alfanumrico, compuesto por las teclas < Z X C V B N M , . 45

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Hilera superior: Fila de la parte superior del teclado alfanumrico, contiene la teclas 1 234567890 I Instancia: Escrito dirigido a una persona o entidad de rango superior con objeto de efectuar una peticin o reclamacin. Integrar: Concebir y organizar las partes de la empresa como un todo. Interfono: Aparato que sirve para comunicarse de una habitacin a otra dentro de un mismo edificio. J Logotipo: Anagrama comercial. M Macroentorno: Entorno general que rodea a la empresa y que ser comn a las empresa de un determinado sector y / o pas. Magnetfono: Aparato utilizado para realizar grabaciones de voz y luego escucharlas. Mailing: Cualquier envo por correo destinado a informar, convencer, vender o provocar algn otro tipo de reaccin en el pblico, sobre materias generalmente relacionadas con la actividad comercial. Mrgenes: Espacio en blanco que existe entre el borde del papel y la zona donde se escribe el texto. Materiales: Conjunto de materias primas, productos intermedios, maquinaria, etc., necesarios para la obtencin de los bienes y servicios de la actividad desarrollada en la empresa. Medios financieros: Capital, dinero. Medios fsicos: Instalaciones, maquinaria, etc., es decir, inmovilizado material. Medios humanos: Personas de la empresa. N Neologismo: Acepciones nuevas de una palabra o palabras nuevas que se introducen en la lengua espaola. Notas interiores: Avisos cortos dirigidos a los empleados de la empresa. nicamente tiene carcter interno. 46

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O Objetivos: Todo aquello que se fija como meta y se pretende alcanzar con el desarrollo de la empresa. Oficio: Escrito que utilizan los organismos oficiales para comunicarse con otros organismos oficiales o con otras personas. Ordenacin alfabtica: Clasificacin de documentos siguiendo el criterio del alfabeto. Ordenacin cronolgica: Clasificacin de documentos por fecha, sea de recepcin, de emisin, de vencimiento, etc. Ordenacin mixta: Clasificacin de documentos utilizando como criterio una combinacin de otros mtodos de ordenacin. Ordenacin numrica: Ordenacin de documentos numricamente. Ordenacin temtica: Clasificacin de documentos distribuyndolos por temas. Ordenacin ltimo dgito: Clasificacin numrica de documentos distribuidos en distintos archivos. El nmero identificativo del documento est dividido en bloques de dos dgitos que identifican el lugar exacto donde se encuentra (archivo, departamento, seccin,...). Organizacin: Conjunto de actividades encaminadas a coordinar y dirigir el funcionamiento de todos los miembros que la componen a fin de conseguir el mximo rendimiento con el mnimo coste y esfuerzo posible. P Patrimonio: Bienes necesarios para el buen funcionamiento de la actividad como por ejemplo: instalaciones, terrenos, etc. Postal Express: Servicio nacional que entrega cualquier objeto o documento en 24 horas. Preceptivo: Obligatorio u ordenado por un mandato de una autoridad competente en la materia. Procesador de textos: Programa informtico diseado para manejar textos. Actualmente tienen gran potencia, incluyendo numerosas utilidades y herramientas. Proveedores: Personas que abastecen a la empresa de los productos o servicios necesarios para su actividad. Punto de insercin: Posicin actual donde nos encontramos en la pantalla, indicada por el cursor.
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R Receptor: Persona o personas a las que va dirigido un mensaje. Redaccin: Expresar por escrito los pensamientos precisamente ordenados combinando palabras, frases, oraciones, prrafos y textos. Reembolso: Modalidad de venta por correo que consiste en realizar la entrega slo cuando el destinatario abone el importe de la venta. El servicio postal descuenta los gastos del envo y reembolsa al remitente el resto del dinero. Registro de entrada: Libro en el que se anota la correspondencia que llega a la empresa y el nmero que se asigna a dicha correspondencia. Registro de salida: Libro en el que se anota la correspondencia que sale de la empresa y nmero que se asigna a dicha correspondencia. Retroalimentacin: Es la evaluacin de la respuesta dada por el receptor. Riesgos: Conjunto de eventualidades previsibles y aleatorias cuya incidencia en la gestin de la empresa entraa la posibilidad de prdida. Ruido: Todo aquello que dificulta o interfiere el proceso de comunicacin. S Saluda: Escrito breve empleado por altos cargos para comunicar avisos, invitaciones, etc., con carcter protocolario. Solecismo: Falta de sintaxis. Error cometido contra la exactitud o pureza del lenguaje. Staff: rganos de apoyo y asesoramiento tcnico en la empresa. Stocks: Productos en reserva en el almacn. T Tabulaciones: Marcas configurables que se colocan a lo largo de una lnea. Cuando se pulsa la tecla TAB el cursor avanza hasta la tabulacin ms prxima. Tecla Alt Gr: Debe pulsarse a la vez con otra tecla. Permite escribir los signos que aparecen en el frontal de las teclas o en como tercer signo en su superficie. Tecla AV PG: Avanza el cursor una pantalla. Tecla BLOQ MAYS: Permite alternar entre minsculas y maysculas. Tecla BLOQ NUM: Permite alternar los dos usos del teclado numrico: como calculadora (se escriben los nmeros) o como desplazamiento.
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Mdulo de Comunicacin Archivo de la Informacin y Operatoria de Teclados

Tecla RE PG: Retrocede el cursor una pantalla. Tecla ALT: Tecla que debe pulsarse a la vez con otra tecla. Tiene muy diversos usos dependiendo del programa informtico que utilicemos. Tecla CONTROL: Debe pulsarse a la vez con otra tecla. Tiene muy diversos usos dependiendo del programa informtico que utilicemos. Tecla ESC: Se utiliza para cancelar una accin. Tecla FIN: Sita el cursor al final de la lnea. Tecla INICIO: Sita el cursor al inicio de la lnea. Tecla INSERT: Permite cambiar entre los dos modos de escritura en un tratamiento de textos: insercin y sobreescritura. Tecla INTRO: Confirma o inicia una accin. En un tratamiento de textos cambia a una nueva lnea dando por terminado el prrafo. Tambin se la conoce por Return o Enter. Tecla RETROCESO: Borra el carcter anterior al cursor. Situada en el teclado alfanumrico, est identificada por una flecha que seala en direccin izquierda. Tecla SHIFT: Se debe pulsar a la vez con otra tecla. Permite alternar la escritura de maysculas/ minsculas y obtener los segundos signos que poseen las teclas. Tecla SUPR: Borra el carcter sobre el que est situado el cursor. Teclado alfanumrico: Es la parte central del teclado expandido de un ordenador. Con l escribimos los textos, pues contiene todos los caracteres que podemos teclear. Se le conoce tambin por teclado QWERTY, nombre dado por las seis primeras teclas de su hilera dominante. Teclado estndar: Teclado que tenan los primeros ordenadores personales, estaba formado por 86 teclas. Teclado expandido: Es el teclado ms extendido actualmente en los ordenadores. Est compuesto por 102 teclas. Teclas de ayuda a la edicin de textos: Bloque de teclado numrico compuesto de seis teclas: Insert, Supr, Inicio, Fin, Re Pg y Av Pg. Teclas de cursores: Permiten desplazarse por la pantalla. Cada una est identificada con una flecha: arriba, abajo, izquierda y derecha. 49

Segundo Bachillerato Contabilidad y Administracin

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Teclas de funcin: Doce teclas, identificadas de F1 hasta F12, situadas en la parte superior del teclado expandido. Cada programa informtico asocia acciones propias a estas teclas, de tal forma que al pulsarlas se ejecutan. Teclas guas: Teclas sobre las que se colocan inicialmente los dedos y que sirven de referencia para poder acceder al resto del teclado, son A S D F J K L y la barra espaciadora. El teclado numrico posee sus propias teclas guas: 5 6 7 e Intro. Telefax: Aparato que combina las funciones de un telfono y las funciones de un fax. Trabajador: Persona que aporta su trabajo a cambio de una remuneracin. Tratamiento de textos: Ver procesador de textos. U Unidad de mando: Poder de mandato en manos de una persona normalmente situada en los niveles superiores de la estructura jerrquica. V Variables endgenas: Variables o elementos internos de la empresa, que permiten el correcto desarrollo de la empresa y facilitan la labor de intercambio con la sociedad. Variables exgenas: Variables o factores externos a la empresa y que condicionan su desarrollo. Visor: Aparato que sirve para ampliar los documentos microfilmados. W WORDPAD: Procesador de texto que se incluye en el sistema operativo Windows 95. WRITE: Procesador de textos que acompaa al entorno grfico Windows 3.x. 50

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