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FUENTE DE ENERGA PARA HOY: ORGANIZARSE

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ORGANIZACIN INTERNA
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MIGUEL UDAONDO DURN


Ingeniero del ICAI Coach ejecutivo profesional Conferenciante Empresario Psicograflogo Consejero asesor del grupo IZO Vicepresidente primero de la AEC

n el captulo anterior hablamos de tener un propsito y de identificar metas y objetivos. Para ser coherente con la secuencia, me parece necesario detenernos al menos un captulo para analizar la viabilidad real de su consecucin, expresada en trminos propios sobre organizacin, tiempo, capacidad y decisin para abordar los. Despus de esto y en captulos sucesivos, profundizaremos acerca de nuestras capaci dades, habilidades y fortalezas, lo que nos ocupar varios de los captulos siguientes. Soy muy consciente de que vivimos a un ritmo frentico que dificulta nuestra capaci dad de ver la vida con perspectiva y serenidad. Las principales dificultades con las que tropezamos suelen tener que ver con la velocidad, el ritmo al que vivimos hoy en da y la inmediatez: Queremos todo lo que nos parece bueno, sin lo malo que pueda acom paarlo

y lo queremos ya!

Adems, solemos tener un exceso de infor macin y, los que lo tienen, de trabajo. De esta manera navegamos constantemente llevando a cuestas un par de problemas estresantes y, en el mejor de los casos, una escasez de tiempo. Cmo salir con xito de una situacin as? En mi opinin la solucin requiere dos tipos de actuacin: La primera ser tomar la mejor decisin sobre qu debemos hacer en cada momento, que no ser lo ms fcil, sino lo ms adecuado. La segunda parte ser hacerlo: ser capaces de concentrarnos en lo que debemos, sabiendo que tenemos una grave limitacin congnita en relacin al tiempo. Dedicaremos este captulo a estos dos puntos.
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EL SMIL DEL MOTOR DE EXPLOSIN


Aunque mi especialidad es elctrica y no mecnica y reconozco que saberme ingeniero de letras me resta potencia en el mensaje. Me permito comparar nuestra situacin vital con el muy ingenieril concepto del rendimiento de un motor de explosin (como los que llevan los coches convencionales). Carioso recuerdo a mi amigo Manuel Nuevo, que es a quien escuch contar por primera vez ste inteligente smil. Es fcil interpretar que, en el caso de las perso nas, las prdidas por rozamientos sern en su mayor parte de naturaleza interpersonal: Rozar con otras personas nos trae conflictos, desgaste y prdida de potencia vital. Hablaremos de esto en captulos sucesivos al referirnos a la inteligen cia interpersonal. Las prdidas por refrigeracin las asocio a nuestras limitaciones en temas de autocontrol, debidas al desgaste interno y que podran evitarse o minimi zarse con algo ms de inteligencia intrapersonal, a la que tambin nos referiremos ms adelante. Los escapes, es decir, la energa improductiva que se nos escapa, los relaciono con los dos temas a los que quiero dedicar el captulo de hoy: No encauzar nuestra energa disponible para hacer lo que es ms conveniente, y por lo tanto perderla por una mala decisin, o sencillamente, derrocharla en temas ftiles, dejando que se la lleven los ladrones de tiempo. La dramtica conclusin de todo esto es que, como en los motores de explosin, el porcentaje habitual de potencia til que aprovechamos para tirar del carro es del orden de una cuarta parte del total. Queremos y podemos permitrnoslo?

EL PRIMER PUNTO: CONCENTRARNOS EN LO MS PRODUCTIVO


En el ltimo libro de Leo Babauta, El poder de lo simple (Editorial Planeta, 2012), sugiere que dejemos a un lado el estrs y las preocupaciones y nave guemos hacia el xito por un mar en calma. Para ello, nos propone a los lectores identifiquemos lo esencial y pongamos en prctica algunos conse

jos que nos permitirn alcanzar este estado de gracia y, al mismo tiem po cambiar completamente nuestra vida y lograr lo que deseamos. Muestra como ejemplo y caso prc tico su propia experiencia: Leo era un periodista estresado que cambi el chip y aprendi a priorizar valores. Asegura que consigui liquidar sus crditos econmicos, dejar de fumar, perder casi veinte kilos, prac ticar deporte, triplicar sus beneficios econmicos sin aumentar su trabajo,

escribir una novela y varios libros de no ficcin, madrugar ms y tener tiempo para su familia. Envidiable! La clave del xito radica en simplifi car. Simplificar consiste para l en priorizar, eligiendo slo lo esencial de acuerdo a nuestros valores y evi tar distracciones. Para ello propone poner barreras a la cantidad de cosas que consumimos y hacemos, pues asegura que Los lmites obli gan a averiguar lo que es importante y lo que no.

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LA TERAPIA DEL JDETE


El nombre es realmente desafiante. Una terapia tan retadora como ineludible. La encontramos en el captulo 16 del libro Entrnate para la vida de Patricia Ramrez. (Ed. Espasa 2012). Cada captulo de ese libro desarrolla una idea breve, en mi opinin todas llenas de sensatez y que son directamente aplicables a la consecucin de nuestras Fuentes de energa y a alguna de las cuales me referir en captulos sucesivos, tales como: Hacer realidad sueos y deseos. Disfrutar de las pequeas cosas. Si quieres algo... trabaja duro. Conocer a mi grupo me une a l. Elegir lo que piensas depende de ti! Las ventajas de ser un martillo piln: la perseverancia. Aprende a asumir responsabilidades. La estabilidad emocional. Miedo y ansiedad: la ansiedad es el mal del siglo XXI. Ser empticos. La importancia de ser benevolente y agradecido para ser feliz. El poder de la comunicacin.

Estamos demasiado (mal) acostumbrados a que las cosas sean ya, cuando queremos y como queremos y slo aguantamos lo que nos gusta. Los lmites de nuestra tolerancia a la frustracin se han reducido hasta ser en muchos casos, sobre todo con algunos de los ms jvenes, casi inexistentes. Para la mayora de esos casos, la actitud y el consejo de la autora es el del ttulo del captulo: Jdete, aguanta y haz lo que hayas de hacer! Pues ya sabes, amigo: Yo pienso lo mismo. Patricia Ramrez es psicloga deportiva y conferen ciante. Ha formado parte del equipo tcnico de dis tintos equipos de ftbol de Primera y Segunda Divi sin, como el Mallorca y el Real Betis Balompi cuando, en el caso de este ltimo, consigui prime ro su ascenso y ahora su permanencia en primera divisin. Trabaja con atletas nacionales e internacio nales en el deporte de alto rendimiento, tanto a nivel individual como colectivo. Colabora en diver sos programas de radio y televisin divulgando la psicologa de la salud y puedes seguirla en Twitter en @Patri_Psicologa y en www.patriciaramirezloef fler.com en la web.

Pues bien, el captulo 16 al que hago referencia va de decidirse y evitar postergar (Procrastinar!) y su conclusin es que, una vez que sabemos lo que tene mos que hacer y estamos organizados para la accin, muchas veces seguimos aplazando la decisin de empezar porque lo que sea!: Porque nos da miedo, porque no nos gusta, no nos apetece, o por simple gandulera.

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El autor asegura que no basta con que nos propongamos tener buenas intenciones, (Hazlo o no lo hagas, pero no lo intentes. Te acuerdas?), sino que tenemos que crearnos nue vos hbitos, que son ms duraderos. Esto nos suena mucho a los que hacemos coaching pues, habitual mente, es exactamente sobre lo que proponemos a nuestros clientes que trabajen. Para realizar la puesta en prctica, Babauta nos propone adoptar ruti nas a razn de una al mes. La prime ra de ellas sera preguntarse al comienzo de cada da: qu es lo ms importante que puedo hacer hoy? Y concentrarse en esa primera actividad. Al terminar con ella, repe tiremos el mismo proceso. Para aplicar una verdadera simplifi cacin destinada a conseguir la efi ciencia productiva, impone dos con diciones fundamentales: 1. Identificar cada maana tus tres tareas ms importantes para el da. Solo tres, por aque llo de que el que mucho abarca poco aprieta. 2. Ejecutarlas por orden de impor tancia, haciendo solamente una cosa a la vez. De modo que cuan do ests trabajando en una tarea no pases a otra para evitar la dis persin y ganar en eficiencia.

Consiste en listar las actividades pendientes entre las que tengo que elegir y para cada una de ellas pon derar: a) La importancia que yo le otorgo, en una escala de 1 a 10. b) La urgencia que tiene, tambin en una escala de 1 a 10. En caso de empate, la urgencia no es nunca para m el factor decisorio. c) El grado de dependencia, que es 1 si depende de otros y 2 si slo depende de m, es decir: le doy un 2 cuando puedo llevarla a cabo completa cuando yo quiera, sin estar pendiente de la inter vencin de nadie. d) El nivel de apetencia, es decir: cunto me apetece a m hacer eso, y lo valoro de 1 a 5.

EL SEGUNDO PUNTO DE ESTE CAPTULO SUENA FATAL. ES: NO PROCRASTINAR!


Qu palabra tan fea y, adems, tan mala! Quiz ya la conocas, porque ahora est bastante de moda y sabes que no tiene nada que ver con ningn pecado relacionado con el sexto mandamiento ni con delitos relacionados con la propiedad ni cosa parecida. Aclarar para los puristas exigentes que, al menos, es una palabra caste llana. El diccionario de la Real Acade mia Espaola en su edicin 22 (Perdn: Vigsimo segunda!), reco ge el trmino en sus acepciones de diferir o aplazar. Viene de la palabra latina procrastinare, cuyas races son pro, adelante, y crastinus, referente al futuro. Postergar (otros sinnimo de procras tinar que suena mejor siendo lo mismo), es la accin o hbito de rele gar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyndolas por otras ms irrelevantes y agradables. Sneca deca que De nuestro tiem po, una parte nos lo roban, otra parte nos lo quitan y el que queda lo perdemos sin darnos cuenta. Y eso que entonces no tenan internet y las redes sociales se reducan a sen tarse juntos a hablar o debatir en un lugar fsico! Para personas con conocimientos de psicologa, la accin de procras

Una vez hecha esta ponderacin para cada actividad candidata, multi plico los cuatro valores y empiezo por el que obtenga la valoracin ms alta. Como complemento o alternativa, si es que no te gustan estos jueguitos de ponderacin, y tambin muy en la lnea de lo que hacemos en coa ching, te sugiero algunas buenas preguntas que puedes hacerte para llevar a cabo tu eleccin de la tarea por la que vas a empezar. Podran ser algunas como: Esto me har feliz? Es esto lo ms importante de las cosas que hay ahora en mi vida? Puedo vivir sin esto?. De lo que se trata es de tener un cri terio de leccin y seguirlo ordenada e implacablemente.

Respecto al punto 1 inmediatamente anterior, relativo a la eleccin de las tareas, te propongo ayudarte utili zando la regla nemotcnica que yo aplico.

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EL CICLO DE LA PROCRASTINACIN
Quiz alguno de los lectores piense:Yo no soy un procrastinador. Esto no va conmigo!. De verdad que no quiero ser un cenizo, pero te propongo que le echas una mirada al siguiente ciclo. Se inicia por arriba, cuando tienes que empezar a hacer algo y, siguiendo el sentido de las agujas del reloj, te vas a por ese cafelito al que reconozco que yo habitualmente dedico unos minutos antes de empezar con la tarea y luego Mucho me temo que habrs de reconocer que Pero no en todo, claro!

Por supuesto, pero reflexionar sobre l a lo mejor te ayuda a descubrir a un enemigo oculto que te estaba quitando ms tiempo til y restndote ms eficiencia de los que sospechabas.

VERDADES COMO PUOS ACERCA DE LA PROCRASTINACIN


Gestionar bien el tiempo no es tanto una cuestin de utilizar bien el reloj, como de acordarse de emplear la brjula. Ley de Parkinson: "Todo trabajo se dilata indefinida mente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realizacin" Es completamente intil hacer con gran eficiencia cosas que no sirven para nada. No dejes para maana lo que puedas hacer hoy.

Cada minuto que pases planificando, te ahorrar al menos 10 minutos de tiempo de ejecucin. Nunca tenemos tiempo suficiente para hacerlo todo, pero siempre lo encontramos para hacer aquello que es verdaderamente importante. Ley de Acosta: "El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos". Ley de Yerkes Dodson: La productividad crece con el estrs hasta un cierto punto, a partir del cual comienza a descender. La procrastinacin es el ladrn del tiempo y, lo que es an peor, es el ladrn del deseo.

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tinar puede tratarse de un trastor no del comportamiento que se debe a la asociacin de la accin a realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad. Es decir: Dejar de hacer algo que no nos gusta para hacer otra cosa que encontramos ms agradable. Tambin puede ser un sntoma de algn trastorno psicolgico, como depresin o TDAH (trastorno por dficit de atencin con hiperactivi dad). En cualquier caso y dicho en el idioma ms llano que todos conoce mos, es la madre y compendio de los ladrones de tiempo, que cada da crece y nos agobia ms. Te lo presento de otra manera, mediante algunas preguntas muy directas, para ver si laguna te resuena por ah dentro: Te ocurre que has estado muy ocu pado y, al final del da, semana o mes tienes la sensacin de que has hecho muy poco o nada de lo que debas? Estas activo pero, por ms que haces, tus metas y tus sueos pare cen no acercarse? Ests lleno de muy buenas intencio nes, pero el tiempo te cunde muy poco y no consigues acciones impac tantes? Si te sientes tocado con alguna de las respuestas, es posible que te encuentres ante un problema de procrastinacin. Existen dos tipos de procrastinadores:
v Los eventuales, cuya actitud eva

Y es que la costumbre de posponer puede generar dependencia de elementos externos, tales como navegar en Internet, leer libros, salir de compras, comer compulsi vamente o dejarse absorber en exceso por la rutina laboral, entre otras, como pretexto para evadir alguna responsabilidad, accin o decisin. En nuestro entorno laboral pode mos encontrar procrastinadores que difieren la entrega de sus tra bajos hasta el ltimo minuto del da de la fecha lmite. Tambin aplicara a los estudiantes que no se concentran en el estudio hasta el da antes del examen. En nues tra actividad ciudadana estamos hartos de ver cmo se producen colas en las oficinas correspon dientes el ltimo da hbil para pagar los impuestos. Del mismo modo, es una conducta procastina tiva la que consiste en coleccionar muchas opciones como excusa para no decidirse por ninguna en concreto. As, vemos que se producen tres tipos de procrastinacin:
v Por evasin , cuando se evita

decisin. Se denomina tambin complejo de Penlope (la mujer de Ulises, que teja y desteja siempre la misma tela para evitar casarse con los pretendientes al reino insular de Itaca mientras esperaba que volviera Ulises).

La procrastinacin, en particular, es un problema de autorregulacin y de organizacin. Su solucin consis tira, entre otras cosas, en lograr un adecuado manejo del tiempo, con centrndose en realizar las tareas importantes que tienen un plazo de finalizacin ms cercano. Resolver potenciales conductas pos tergadoras es, sobre todo, cuestin de tener consciencia de que estamos cayendo en ellas y de voluntad para modificarlas. Lo que est clarsimo para m es que superar con xito este tipo de accio nes, sabindote capaz de hacer las cosas con mayor eficiencia, supondr incrementar tu nivel de auto reconocimiento, con lo que aumentar tu motivacin y energa, que es lo que estamos tratando de conseguir. Mi opinin personal ahora es que decidas cul o cules de estas cosas vas a poner en prctica (para adoptar los nuevos hbitos que te convengan, ya sabes) y que empie ces YA! Ojal pueda ayudarte y me encan tar que volvamos a encontrarnos en el siguiente captulo. Hasta entonces, un abrazo y recuerda que: Hoy es el primer da del resto de tu vida!

empezar una tarea por miedo al fracaso. Suele tratarse de un pro blema de autoestima.
v Por activacin , cuando se pos

pone una tarea hasta que ya no hay ms remedio que realizarla. Es un problema contrario al anterior.
v Por indecisin, tpico de las per

siva no se repite habitualmente.


v Los crnicos, cuya conducta pos

tergadora es constante y repeti da en el tiempo.

sonas indecisas que intentan rea lizar la tarea pero se pierden en pensar la mejor manera de hacerlo sin llegar a tomar una

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LUCHAR CONTRA LA PROCRASTINACIN: UN DECLOGO PARA LA EFICIENCIA ORGANIZATIVA


1. OBJETIVOS: Organiza la consecucin de tus metas y objetivos fragmentando tu objetivo final en pasos alcanzables. Ya sabes cmo puedes hacer lo: Acurdate de la frmula MARTE del captulo anterior. Aunque pueda parecer negativo, evita planificar proyectos u objetivos que vayan a suponerte un cansancio excesivo, ya que esto incrementara tu desinters o tu motivacin por aplazar su consecucin. 2. ORGANIZACIN: Crea cronogramas y plazos realistas para el control de tu tiempo y de tus tareas pendientes. Para ello, te propongo crear tus propias tablas de control y asignes a cada tarea su duracin en tiempo (en horas) y su momento de dedicacin (especificando qu parte del da lo realizars), as como el nivel de esfuerzo o dificultad (por ejemplo, en una escala de 1 a 5) que requiere esa actividad para ti. Esto te permitir realizar una asigna cin de tiempos en tu agenda que te ayudar a alcanzar los objetivos identificados, que bien pueden ser los elegidos de acuerdo con la regla nemotcnica expuesta antes en este captulo. 3. COMPROMISOS: Compromtete, comunicando los plazos que has definido. Porque el compromi so es ms difcil de incumplir cuando hay un acuerdo pactado o una palabra dada. 4. RUTINAS: Apyate en rutinas positivas para orga nizar el trabajo y hacer pausas para tus descan

sos, eliminando paradas innecesarias y pudiendo satisfacer tus necesidades. Esto supone identifi car el orden o las secuencias de ejecucin o los momentos en los que deben hacerse determina das cosas. Apoyarse en rutinas sin dejar que stas nos esclavicen ayuda a mantener un ritmo cons tante y eficiente. 5. EMPIEZA!: Rompiendo la barrera del minuto menos uno o del Sndrome de la hoja en blanco, que constituyen el mayor riesgo de procrastinacin. 6. MOTVATE Empieza por aquello que ms te gusta o en lo que eres mejor. Sencillamente porque te va a dar moral ver que avanzas y eres eficiente. 7. TENTACIONES: Aljalas para evitar el peligro de su atractivo y evita los argumentos autoexcusato rios o permisivos, como el de si solo son cinco minutos para verlo en Facebook. 8. ANOTA: Aquellas ideas interesantes que te asal ten, relativas a otros temas,, para as expulsarlas de la mente. Puedes mantener a tu lado un block aparte para escribirlas y de ese modo evitar, tanto el que se pierdan, como el hecho de que se te queden flotando en la mente restndote con centracin en lo que haces. 9. VISIN. Ten visin positiva y visualiza tus logros deseados para vivirlos por anticipado. Del mismo modo, trata de encontrar la cara agradable de lo incmodo o desagradable que tengas que realizar en tu labor. 10. PREMIOS: Concederse pequeas recompensas y autohalagarse potencia la autosatisfaccin. Adems, asociar el hecho de lograr el objetivo que tienes entre manos a algo que te resulte agradable elevar tu motivacin para alcanzar tu objetivo.

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