Como Desarrollar Reuniones de Trabajo Eficaces - Tecnicas de Ventas

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Workshop : Reuniones de trabajo efectivas

Expositor: Rafael Trucíos Maza

“Si en una reunión todos piensan lo mismo, quiere decir que alguien no está pensando” George Patton

Marketing Partners

Rafael Trucíos Maza
Consultor

Administrador de empresas con mención en Marketing y diplomado en SCM. Consultor especializado en Community Management, Marketing Digital y Web 2.0 Docente y expositor de los cursos de Marketing y Gestión Comercial, Marketing Digital, Técnicas de Ventas y Negociaciones, Comercio Electrónico, Planeamiento Estratégico y Comportamiento del Consumidor. Ponente en temas relacionados a Gestión comercial, Marketing, Social Media, Marketing Digital, e-business y Logística 16 años de experiencia laboral en el sector público y privado en las áreas de logística, comercial y marketing

o j a b a r t e d s e n o i n u re r e n e t o ? ¿Cóm efectivas

Reuniones Efectivas

Una reunión es la forma más efectiva de lograr la interacción y el compromiso de una persona hacia una meta determinada

Consideraciones previas para agendar una reunión
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Planificar para decidir o resolver un problema Definir la reunión como medio de apoyo no de rivalidad Elegir cada miembro como una fuente de recursos Prestar atención a los propósitos de la reunión Hacer que se respete la reunión Comenzar bien desde el inicio Pensar en resolver el problema Planificar una reunión para obtener resultados

¿Para que nos reunimos?

Para trasmitir y comprender mensajes Para recabar opiniones y hechos concretos Para comunicarse con los demás Cuando confía en los demás para resolver los problemas y se van a poner en práctica las alternativas y soluciones propuestas Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo

¿Cuándo fracasan las reuniones?

Los objetivos no han sido alcanzados y las tareas establecidas no se han cumplido Los participantes abandonan insatisfacción personal la reunión con

 

El clima ha sido pesado y los debates estériles Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo tocando temas no agendados Han faltado demasiados participantes o en su defecto los presentes han participado poco

¿Cuándo no debemos reunirnos?
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Necesitamos acciones inmediatas Presencia de grupos muy numerosos Cuando no exista interés en los objetivos presentados por parte de los participantes Si el problema está entre una persona y usted mismo Si no hay información a presentar Si son temas que pueden ser resueltos por una persona Cuando haya mal ambiente y tensión entre los participantes

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¿Qué es una reunión de trabajo?

Definimos una reunión de trabajo, como la actividad desarrollada por los miembros de una organización con la finalidad de definir un objetivo, alcanzarlo y medirlo durante su ejecución. Esta actividad, que puede desarrollarse de manera presencial o remota y permite plantear estrategias conjuntas entre las diversas áreas de la empresa enfocadas a los objetivos que por lo general se encuentran definidos en el plan estratégico. Todo lo comentado y presentado debe de estar incluido en un acta para que esta sirva como agenda para la próxima reunión programada.

Características
Debe existir un grupo. Comunicación fluida y constante entre los asistentes. En un lugar concreto y con un tiempo determinado. Las decisiones se toman por consenso. Debe haber objetivos.

Objetivos

    

Informar sobre un tema. Transmitir conocimientos. Resolver un problema. Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientos. Analizar, valorar y planificar estrategias de actuación, metodologías de trabajo, nuevos productos o servicios. Coordinar funciones de los miembros del equipo.

Pasos para agendar una reunión
1)Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad, objetivos y contenido) 2)Asistentes adecuados. 3)Convocar con tiempo y forma adecuadas. 4)Facilitar medios materiales y recursos. 5)Definir quien asumirá el rol de moderador. 6)Tener en cuenta el aspecto humano y no sólo la eficacia y eficiencia. 7)Discutir racionalmente y concretar decisiones finales del parecer del equipo. 8)Llevar a la práctica los acuerdos adoptados definiendo fechas y responsables los cuales irán anotados en un acta.

Posibles problemas que se pueden evitar

Acciones más comunes: Antes de la reunión:  No efectuar la convocatoria adecuada.  Elegir unos medios materiales inadecuados (estructurales)  No preparar de forma adecuada los temas y tratar de improvisar.

Posibles problemas que se pueden evitar
Durante la reunión:
 

Llegar tarde y/o interrumpir Prolongar la sesión inadecuadamente. Problemas entre miembros o divagaciones en la reunión. No cumplir el orden definido en la agenda. Discutir soluciones antes de abordar correctamente los problemas. No alcanzar objetivos previstos. Convocar una nueva reunión.

Posibles problemas que se pueden evitar

Después de la reunión:

No redactar y entregar el acta a los participantes. No evaluar lo acontecido en la reunión. No definir responsables por cada actividad No desarrollar un seguimiento de los acuerdos adoptados.

Determinar prioridad de los temas a tratar

Tipos de posición (adecuación)

Elementos negativos que afectan el desarrollo de una reunión
         

Llegar tarde e interrumpir saludando Llegar tarde y preguntar por lo ya hablado Interrumpir de continuo El que aclara de continuo o se enfada El que cree que todo el tiempo es para él El que recibe llamadas en el móvil El que quiere acabar rápido El que va a la reunión sin prepararse El que ataca a todos los demás El que habla toda la reunión con el de al lado

Recomendaciones finales
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Informar y recordar a los asistentes el objetivo de la reunión Minimizar el numero de participantes Definir una agenda Establecer el propósito y motivo Involucrar a todos los participantes Usar diagramas, cuadros y gráficos Agendar los temas importantes pero no relacionados Registrar las acciones a seguir y sus responsables Elaborar y distribuir un acta Medir la efectividad de las reuniones

Preguntas
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“Nunca andes por el camino trazado, pues te conducirá únicamente hacia donde los otros fueron” Graham Bell

innova crea mejora

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