Manual de Polticas del Sistema de Gestin de Proyectos PSA V 3.

Bogot D.C. Colombia Febrero de 2013

Contenido
Introduccin ............................................................................................................................................ 3 1. 2. 3. Objetivos ........................................................................................................................................ 3 Audiencia........................................................................................................................................ 3 Lineamientos Generales para la creacin y administracin de cronogramas ................................. 4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6 4.5.7 4.5.8 4.5.9 4.5.10 4.5.11 4.5.12 5. 5.1 5.2 Alcance del Cronograma ....................................................................................................... 4 Marco conceptual de los proyectos y de los cronogramas ..................................................... 4 Caractersticas tcnicas de los cronogramas .......................................................................... 4 Nombre de los cronogramas .................................................................................................. 4 Software en que debe ser construido el cronograma .............................................................. 5 Elementos esenciales del cronograma ................................................................................... 5 Creacin ................................................................................................................................. 6 Creacin y Modificacin de la lnea base .............................................................................. 7 Registro de informacin en el cronograma publicado ........................................................... 7 Fechas de corte ...................................................................................................................... 8 Registro Fotogrfico ..................................................................................................... 9 Informes de Avance ...................................................................................................... 9 Seguimiento al Cronograma .................................................................................................. 9 Verificar Actualizaciones Necesarias ........................................................................... 9 Sincronizar MS Project Professional 2010 - PSA ....................................................... 10 Acceder al cronograma en el PSA .............................................................................. 11 Lnea de Base .............................................................................................................. 12 Seguimiento del cronograma ...................................................................................... 13 Programacin de los Productos del Proyecto. ............................................................. 15 Indicadores de das de variacin. ................................................................................ 15 Indicadores de EVM. .................................................................................................. 15 Guardar Cambios y Proteger el Cronograma .............................................................. 16 Publicar Cronograma .................................................................................................. 17 Sitio del Proyecto ........................................................................................................ 17 Cambio de Contrasea ................................................................................................ 19

Procesos de gestin de cronogramas .............................................................................................. 6

Responsabilidades ........................................................................................................................ 20 Responsabilidades del gerente del proyecto del contratista ................................................. 20 Responsabilidades del interventor ....................................................................................... 20

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Introduccin
El presente documento define las polticas del Fondo Adaptacin (FA) a las que se deben sujetar los contratistas, interventores y supervisores para la administracin de los proyectos que ejecute el FA. El Fondo Adaptacin en ejercicio de su mandato legal, gestiona soluciones para las afectaciones sufridas como consecuencia del fenmeno de La Nia 2010-2011; incorpora en su modelo de trabajo el SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS, con una herramienta de software soportado en Microsoft Project Server 2010, el cual provee un ambiente web, que recoge las mejores prcticas del PMI (Project Management Institute) para la gestin de proyectos. Microsoft Project Server ofrece muchas opciones para ingresar, organizar y generar los componentes bsicos de un proyecto (cronogramas) y as lograr una fcil lectura y una efectiva administracin de la programacin de un proyecto. El propsito fundamental de la incorporacin de esta herramienta en la gestin del Fondo Adaptacin, es poder controlar los proyectos de una manera uniforme, tener visibilidad sobre todos los diferentes actores y facilitar el seguimiento de los proyectos por el Fondo Adaptacin, los gerentes de proyectos de los contratistas, interventores y supervisores. A partir de la informacin compartida se desarrolla una gestin colaborativa y una supervisin ajustada a la realidad que afrontan los proyectos, en donde contratistas, interventores, supervisores y el personal del Fondo interactan para lograr los resultados esperados. Y a partir de la herramienta obtener los resultados deseados, para lo cual se requiere compartir criterios y directrices para la gestin de los proyectos (cronogramas).

1. Objetivos
Los objetivos del presente documento son los siguientes: a. Definir criterios. b. Definir los procedimientos que deben seguirse. c. Y definir las responsabilidades.

2. Audiencia
El presente documento est dirigido a las siguientes audiencias: Gerentes de proyectos de los contratistas. Interventores. Supervisores de contrato.

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3. Lineamientos Generales para la creacin y administracin de cronogramas

A continuacin se incluyen los lineamientos generales para tener en cuenta en la creacin y administracin de cronogramas para la ejecucin de las intervenciones del Fondo:

3.1 Alcance del Cronograma

Los terceros contratados por el fondo para los fines de ejecucin de recursos de inversin en obras y proyectos tienen la obligacin contractual de crear los cronogramas para realizar la programacin de las actividades contratadas, presentar los informes de avance de producto, avance de actividades, recursos y tiempo y generar los consecuentes pagos sobre el sistema de gestin de proyectos.

3.2 Marco conceptual de los proyectos y de los cronogramas

La creacin de los cronogramas se realizar en el Sistema de Gestin de Proyectos conforme a los lineamientos del FA consignados en el presente documento y que se definen a continuacin o Los programas y proyectos del Fondo Adaptacin estn asociados a los sectores en los cuales se tiene prevista la intervencin con base en las postulaciones seleccionadas por el Consejo Directivo para la ejecucin de cada sector. Cada proyecto debe tener su propio cronograma. Un contrato puede ejecutar varios proyectos en cuyo caso se debe cargar el cronograma por cada proyecto, su respectivo presupuesto, el contratista y contrato asociado.

o o

3.3 Caractersticas tcnicas de los cronogramas

A continuacin se definen las caractersticas tcnicas que deban cumplir los cronogramas.

3.4 Nombre de los cronogramas

El nombre del archivo del cronograma se define de la siguiente manera: CP_CI_nombreproyecto_Vy Donde: Descripcin CP Cdigo postulacin definido FA de 3 dgitos. CI Cdigo intervencin definido FA de 4 dgitos. Manual de Polticas del Sistema de Gestin de Proyectos PSA Pg. 4 de 21 Versin: 3.3 13 de febrero de 2013 Cdigo

nombreproyecto Fase V y Ejemplo:

Nombre del proyecto definido por el FA. Identificacin de acuerdo a la fase priorizacin y seleccin, estructuracin, ejecucin, expost. Versin (campo fijo). Donde corresponde al nmero de la versin iniciando en 0.

215-0001-acueducto luruaco-ejecucin-V0

3.5 Software en que debe ser construido el cronograma

El contratista debe construir el cronograma en Microsoft Project Professional 2010 y el interventor debe utilizar la misma herramienta (sincronizada con el Microsoft Project Server 2010 del Fondo) para actualizar el estado y realizar las modificaciones del mismo.

3.6 Elementos esenciales del cronograma

Todo cronograma tiene que ajustarse a los siguientes aspectos: Elementos que deben identificarse:
o o o o o

Hitos de Pago. Hitos de Obra. Hitos de Producto. Tareas establecidas para el manejo del componente social o auditoras visibles. Actividades de entrega de los bienes u obras contratadas o un cronograma independiente para las actividades de entrega.

Cada proyecto plasmado en un cronograma debe obedecer a un marco organizado de tareas. Debe definir las siguientes Opciones de configuracin: fecha de inicio, calendario, duracin de los das de trabajo, nmero de das por semana y por mes. La duracin mxima de cada actividad debe ser de 80 horas (10 das hbiles - 2 semanas). Los costos fijos asociados a las tareas deben sumar el total del valor del proyecto. Los cronogramas deben programarse en modo automtico, de tal manera que sea dinmico y reaccione ante los cambios y ajustes que puedan presentarse a lo largo de su desarrollo. Las relaciones entre las actividades o dependencias deben establecerse de manera correcta, de forma tal que se identifique si son predecesoras o sucesoras.

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Todo cronograma de proyecto debe tener una Ruta Critica definida desde el inicio hasta el final del proyecto. El anlisis de este ejercicio debe conducir a la identificacin de posibles cuellos de botella que deben ser atendidos durante la ejecucin del proyecto. Se requiere incluir como hitos las actividades crticas que dependen de factores externos y que pueden afectar el buen desarrollo del proyecto. Por ejemplo: licencias, gestin predial, permisos, diseos, estudios, etc. En estos casos el hito deber relacionar el recurso responsable del mismo. Los cronogramas deben incluir las actividades de manera detallada para los primeros 3 meses, y en adelante contener actividades de manera general hasta la terminacin del proyecto. Antes de finalizar el periodo de actividades detallado debe incluirse una actividad de planeacin para efectuar el detalle de los siguientes 3 meses. Es importante tener en cuenta que el calendario y las personalizaciones generales definidas por el fondo en la herramienta pueden afectar las fechas inicialmente asignadas a las actividades por el creador del cronograma. Debe revisarse si esta situacin afecta delimitaciones de fechas o actividades con actores externos e interdependencias con otros proyectos.

4. Procesos de gestin de cronogramas

4.1 Creacin
Es el proceso por medio del cual se define el cronograma y la lnea base del proyecto, el cual se compone de las siguientes actividades: El Fondo Adaptacin (FA) habilitar un sitio dentro del Sistema de Gestin de Proyecto - PSA del FA para gestionar toda la informacin correspondiente al proyecto. Este sitio tendr asociado un cronograma (inicialmente en blanco) cuya configuracin (calendario, etc.) deber ser homognea durante todo el proceso de gestin del cronograma. b) El interventor podr acceder el archivo de Project (con extensin .mpp) por medio del Microsoft Project Professional 2010 una vez ste se haya sincronizado con el PSA del FA y se le hayan habilitado los permisos de acceso. Una vez el interventor haya abierto el archivo deber escoger un calendario (entre los diferentes que ofrece el PSA) y ajustar la informacin general del proyecto. Una vez haya configurado el proyecto se deben guardar los cambios dentro del cronograma del PSA y guardar una copia del archivo que ser enviada al contratista. c) Una vez recibido el archivo de Project enviado por la interventora, el contratista construye sobre ste el cronograma del proyecto en Project profesional 2010 de acuerdo al respectivo contrato y a los lineamientos de
a)

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d)

e)

f)

g)

h) i) j)

este manual de polticas, ajustado a las normas de calidad de construccin de cronogramas que vaya definiendo el FA. El contratista enviar el cronograma a la interventora para su revisin y aprobacin. Una vez aprobado el cronograma, la interventora proceder a actualizar el cronograma dentro del PSA. El FA validar el cumplimiento de las caractersticas del cronograma consignados en estos lineamientos. El Fondo Adaptacin se reserva el derecho a revisar y solicitar ajustes sobre las programaciones creadas, el mtodo de programacin, la definicin de las propiedades y las opciones con las que se trabajar. El FA realizar el aseguramiento de calidad del cronograma desde el punto de vista tcnico con el software Quantum para cumplir con los criterios mnimos de precedencias, ruta crtica y recursos. Una vez se hayan realizado los ajustes sugeridos por el FA al cronograma, el interventor debe solicitar al FA, por medio del asesor sectorial, establecer la lnea base del mismo. Esta accin slo se podr realizar por el FA. Una vez establecida la lnea base, la interventora proceder a publicar el cronograma. Ser responsabilidad del Interventor realizar la actualizacin semanal de avance del proyecto. Si el proyecto no tiene interventor ser responsabilidad de la Gerencia de Apoyo o quien realice sus veces, mantener actualizados los cronogramas, segn los avances.

4.2 Creacin y Modificacin de la lnea base

Tanto la creacin como la modificacin de la lnea base debern acordarse entre el contratista y la interventora y debern estar soportadas por medio de un acta firmada por el contratista, el interventor y el asesor sectorial. La solicitud de modificacin de la lnea base del cronograma deber radicarse en las instalaciones del Fondo Adaptacin junto con el acta y el cronograma en medio magntico. Una vez radicada la solicitud de modificacin de la lnea base y una vez se verifique que se encuentra acorde con el cronograma en el PSA, el Fondo proceder a cargarla en el PSA. El acta y la solicitud de modificacin de la lnea debern cargarse dentro del sitio del proyecto del PSA.

4.3 Registro de informacin en el cronograma publicado

Una vez el cronograma es publicado, empezar a ser oficial y sobre ste se podr registrar el avance de las actividades registradas POR EL INTERVENTOR. Manual de Polticas del Sistema de Gestin de Proyectos PSA Versin: 3.3 Pg. 7 de 21 13 de febrero de 2013

El contratista tiene la obligacin de suministrar al interventor en forma completa y oportuna la informacin y facilitar las visitas de campo e inspecciones para que el INTERVENTOR REGISTRE en el cronograma PUBLICADO el avance de las actividades y los respectivos soportes. El INTERVENTOR tiene la obligacin de realizar las visitas de campo, realizar las verificaciones asociadas a sus responsabilidades y validar frente a estos hechos, si el registro de actividades por parte del contratista se ajusta a la realidad, lo cual debe quedar evidenciado a travs de soportes digitales documentales. Todo soporte documental se debe anexar en medio digital en las actividades asociadas.

4.4 Fechas de corte

Todos los das viernes a las 8:00 pm (desde el inicio del proyecto hasta la finalizacin del mismo) se realizar un corte semanal en forma automtica para generar los reportes para el equipo directivo del Fondo Adaptacin y el Consejo Directivo. Por tanto es responsabilidad conjunta de contratistas e interventores garantizar que el registro y certificacin de actividades estn actualizados a la fecha de corte. Es importante que los Interventores tomen nota de esta actividad, porque pasado dicho da y hora sin que se haya realizado la actualizacin, es posible que se empiecen a generar alertas por incumplimiento en el avance de los proyectos, el cual podr ser reportado solo hasta el siguiente corte. El reporte semanal de avance deber estar soportado mediante un acta suscrita entre el contratista y el interventor, en donde quede constancia de que el contratista y el interventor estn de acuerdo con el reporte presentado para cargar en el sistema PSA del Fondo. Esta acta deber subirse al sitio del proyecto dentro del PSA. En ausencia de Interventor, el acta se debe suscribir con el Supervisor del Contrato. En caso de existir discrepancias, las mismas se deben dejar plasmadas en el acta. El acta ser elaborada en un documento fsico que incluya como mnimo: No. consecutivo de acta, fecha, hora y lugar, asistentes (nombres y apellidos, cargo, empresa), objetivo de la reunin, temas tratados, conclusiones sobre el avance de obra y del reporte semanal que se subir al sistema PSA y los compromisos con fechas estimadas de cierre. Se recomienda que se suscriba el jueves o el viernes en la maana, de tal manera que el Interventor pueda subirla antes de las 8 pm. Cuando no se tenga Interventor se suscribe entre Contratista y Supervisor del contrato. Estas actas operan para todos los contratos que ejecuten recursos de inversin (estudios, estructuraciones, ejecucin de obra).

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4.4.1

Registro Fotogrfico

Se establece como poltica que las fotografas de avance que se reportan semanalmente cumplan con los siguientes atributos: 1. Deben tomarse siempre desde el mismo ngulo 2. Deben incorporar la fecha que asigna la cmara fotogrfica.

4.4.2

Informes de Avance

Los informes semanales o mensuales de interventora en donde se reporta el % de avance de obra y de recursos, deben ser consistentes con los porcentajes de avance que se muestran en el sistema PSA. Esto significa que los Interventores o las Gerencias de Apoyo deban realizar el corte en la misma fecha y hora en que lo obliga el sistema PSA, para preparar sus informes.

4.5 Seguimiento al Cronograma

El progreso de un proyecto debe ser seguido peridicamente y a travs de todo el lapso de tiempo que ste demande. La periodicidad de este seguimiento ser semanal. Quien realice el seguimiento debe actualizar el estado del cronograma del proyecto, para lo cual debe contar con la herramienta Microsoft Project Professional 2010 (NO Microsoft Project Standard 2010) el cual debe estar sincronizado con el Sistema de Gestin de Proyectos del Fondo Adaptacin (soportado en Microsoft Project Server 2010).

4.5.1

Verificar Actualizaciones Necesarias

Se debe verificar que el MS Project Professional 2010 cuenta con todas las actualizaciones requeridas para su correcto funcionamiento. Estas actualizaciones estn disponibles en los siguientes enlaces: Service Pack 1 for Microsoft Project 2010 (Espaol): http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?FamilyID=c72141fe-d264-4f6eae09-d0fbd32de5d5 Actualizaciones Acumulativas: Update Version Number 14.0.6106.5000 June 2011 CU 14.0.6109.5000 August 2011 CU 14.0.6112.5000 October 2011 CU 14.0.6114.5000 December 2011 CU 14.0.6117.5000 Feb 2012 CU 14.0.6120.5000 April 2012 CU

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4.5.2

Sincronizar MS Project Professional 2010 - PSA

Para sincronizar el MS Project Professional 2010 con el PSA se debe seguir el siguiente procedimiento: 1) Una vez se haya ingresado al MS Project Professional 2010, se debe ingresar a la pestaa Informacin, 2) Elegir Administrar Cuentas 3) Agregar una nueva cuenta de Project Server, 4) En Propiedades de la cuenta se debe asignar un Nombre de la cuenta para la cuenta del PSA (por ejemplo PSA o fonada). Se debe ingresar la url https://www.pwcprojects.co/fonada como Direccin URL del Project Server y Establecer como cuenta predeterminada. Se debe pulsar aceptar en cada una de las ventanas emergentes para guardar los cambios en la configuracin.

Figura 1. Sincronizacin MS Project Professional 2010 - PSA

Una vez se haya configurado la cuenta del PSA, se debe reiniciar el MS Project Professional 2010. Al ingresar nuevamente a Project se desplegar un cuadro de dialogo que permite elegir entre ingresar al equipo o a alguna de las diferentes cuentas de Project Server que se hayan configurado. 5) Se debe elegir el perfil creado para el PSA y pulsar Aceptar.

Figura 2. Inicio de Sesin PSA

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Al ser la primera vez que se ingresa al sistema a la sesin del PSA, se desplegar una ventana de acceso, en la cual se deber diligenciar el usuario y la contrasea para el sistema. Si an no se le ha asignado un usuario o no recuerda su contrasea deber comunicarse con la Administracin del Sistema de Gestin de Proyectos, a los siguientes correos electrnicos: psa@fondoadaptacion.gov.co. sergioprieto@fondoadaptacion.gov.co luisjimenez@fondoadaptacion.gov.co

Figura 3. Acceso a los Cronogramas del PSA (va MS Project Professional 2010)

4.5.3

Acceder al cronograma en el PSA

Al ingresar a la sesin del PSA, el acceso a los archivos de Project, su edicin y posterior almacenamiento (y publicacin) ser similar a la realizada con las versiones de escritorio. Para abrir un archivo se debe ingresar a Archivo => Abrir. Dentro de la ventana emergente se deben seguir los siguientes pasos: 1) Para desplegar los archivos del PSA se debe acceder a Recuperar la lista de todos los proyectos de Project Server.

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Figura 4. Recuperacin de archivos con los cronogramas en el PSA

2) Se desplegarn todos los archivos de Project que se encuentren en el PSA y que estn habilitados para el usuario ingresado. 3) Se debe verificar que el cronograma NO se encuentra desprotegido, lo cual indica que ningn otro usuario est trabajando sobre el mismo archivo y por lo tanto se encuentra disponible para su edicin. 4) En caso contrario (que el archivo S se encuentre desprotegido) se visualizar el usuario que est trabajando sobre el mismo archivo, o que lo haya guardado sin protegerlo. El archivo slo se podr abrir en Modo Slo lectura por lo que no se almacenarn las modificaciones que se realicen sobre ste.

Figura 5. Archivos Desprotegidos

Una vez se haya abierto el cronograma, se podr trabajar sobre ste de la misma manera que un cronograma guardado en equipo. Sin embargo, la opcin de Establecer lnea base se encuentra deshabilitada.

4.5.4

Lnea de Base

Una vez se haya establecido un cronograma para el proyecto, se podr solicitar al Fondo Adaptacin Establecer lnea base, con previa autorizacin de la interventora del contrato y el asesor sectorial. Manual de Polticas del Sistema de Gestin de Proyectos PSA Versin: 3.3 Pg. 12 de 21 13 de febrero de 2013

4.5.5

Seguimiento del cronograma

Aunque Microsoft Project Professional 2010 facilita el seguimiento, deben realizarse varios pasos antes de ponerlo en marcha. Para el Fondo de Adaptacin el seguimiento del proyecto se hace a travs de la duracin del proyecto en donde se utilizar la duracin real y la duracin restante. Los interventores escriben la fecha de inicio real y terminacin de la tarea (cuando haya culminado), seguido de la duracin real y restante. El procedimiento general se presenta a continuacin: 1) Establezca la Fecha de Estado del Proyecto (Fecha de Corte) ingresando al men Proyecto => Informacin del proyecto => Fecha de Estado (Status Date). La Fecha de Estado del Proyecto debe ser la misma que la fecha de corte del informe semanal.

Figura 6. Cuadro de dilogo Informacin del Proyecto.

2) En el men Formato seleccione la opcin Cuadrcula, 3) en el cuadro de dilogo de Cuadrcula seleccione la lnea Fecha de estado 4) seleccione como Tipo la lnea continua y seleccione el Color fucsia (RGB: [255, 0, 255]). Pulse Aceptar. 5) Verifique que en el diagrama de Gantt aparece la fecha de estado en color fucsia en la finalizacin de la primera actividad.

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Figura 7. Lnea Fecha de Estado

6) En el men Vista, seleccione Tablas y haga clic en Seguimiento.

Figura 8. Tabla de Seguimiento.

7) Como se va a realizar seguimiento a travs de la duracin de las actividades, oculte las columnas que no aparecen en la siguiente lista: (Comienzo real, Fin real, % completado, Duracin real, Duracin restante y Costo Real).

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Figura 9. Insertar y Ocultar Campos

8) Realice el Seguimiento teniendo en cuenta los datos que captur a la hora de realizar el seguimiento del proyecto: El % Completado lo calcular automticamente al introducir los datos: Comienzo real, Fin real, Duracin real y Duracin restante.

4.5.6

Programacin de los Productos del Proyecto.

Se debe insertar el campo correspondiente a cada uno de los productos del proyecto, e ingresar en cada uno los Hitos de Producto la cantidad programada.

4.5.7

Indicadores de das de variacin.

Project provee indicadores para verificar la variacin en tiempo existente. Estos indicadores tienen como objetivo mostrar la variacin que tiene la fecha fin/comienzo [Fin/Comienzo] de cada de una de las actividades con respecto a la fecha fin/comienzo de la Lnea base [Fin/Comienzo de lnea base]. Este campo se encuentra calculado por la herramienta y se denomina [Variacin de fin/comienzo].

4.5.8

Indicadores de EVM.

Para realizar el seguimiento a la ejecucin de un proyecto, Project provee un conjunto de indicadores, denominados EVM (Earned Value Management), para gestionar el valor ganado de un proyecto. Los indicadores de EVM que se pueden utilizar en el tablero de control son: IRP (SPI en Ingls): En el campo IRP (ndice de rendimiento de la programacin) muestra la relacin entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTR/CPTP).

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IRC (CPI en Ingls): En los campos IRC (ndice de rendimiento de costos) se muestra la relacin entre los costos presupuestados (o de lnea base) y los costos reales del trabajo realizado hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. Costo Previsto (BAC en Ingls): Los campos Costo previsto muestran el costo total planeado para una tarea, un recurso para todas las tareas asignadas o para el trabajo que realice un recurso en una tarea. El costo de lnea base o costo previsto se denomina tambin "costo presupuestado al finalizar" (CPF), un campo de valor acumulado. CEF (EAC en Ingls): Es el campo del costo estimado para finalizar el proyecto. Project Calcula en este campo la proyeccin de los costos mostrando la estimacin en costo del proyecto. Los campos anteriores son columnas con las que cuenta Microsoft Project 2010, ya configuradas para su utilizacin, solo hay que insertarlas en la tabla de entrada.

4.5.9

Guardar Cambios y Proteger el Cronograma

Una vez actualizado el cronograma en PSA, antes de cerrar el archivo se debe: 1) Guardar los cambios del cronograma. 2) Proteger el cronograma para que pueda se editado por otros usuarios. Para estos dos procesos se debe contemplar lo siguiente: Los archivos que se guardan en PSA NO se vern reflejados en el sitio del proyecto hasta que se publiquen estos cambios. Cuando se abre un archivo almacenado en el PSA ste se desprotege automticamente, lo cual restringe que a que otros usuarios slo lo puedan abrir el archivo en Modo Lectura, evitando de esta forma que varios usuarios editen el mismo archivo paralelamente. Cuando se cierre un archivo, se preguntar si se desea proteger el proyecto, SIEMPRE se debe elegir la opcin Protegerlo, de lo contrario el archivo quedar bloqueado para los dems usuarios. Nota: En caso que se desproteja el archivo y ste quede bloqueado deber comunicarse con el Administrador para protegerlo nuevamente.

Figura 10. Guardar y Proteger el Cronograma

Guardar un Proyecto Localmente Si se desea guardar un cronograma del PSA dentro del equipo y de esta forma poder compartirlo, por ejemplo va correo electrnico, se debe: Manual de Polticas del Sistema de Gestin de Proyectos PSA Versin: 3.3 Pg. 16 de 21 13 de febrero de 2013

1) Abrir el archivo que est en Project Server (PSA). 2) Pulsar en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Guardar como. 3) En el cuadro de dilogo Guardar en Project Server, pulsar Guardar como archivo. 4) En el cuadro de dilogo Guardar como archivo escoger una de las siguientes opciones: Para guardar todos los elementos de la plantilla de la informacin global de la empresa (plantilla de la informacin global de la empresa: conjunto de valores predeterminados, como vistas, tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la organizacin. Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server.), excepto los campos personalizados, seleccionar Todos los elementos globales y campos personalizados de la empresa. Para guardar slo los elementos de la plantilla de la informacin global de la empresa, usados en el proyecto, seleccionar slo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente. 5) Seleccionar una ubicacin para guardar el archivo y, a continuacin, Guardar.

4.5.10 Publicar Cronograma

Una vez se hayan guardado los ajustes al cronograma, se debe pulsar Publicar para que los cambios se vean reflejados en el Sitio del Proyecto.

Figura 11. Publicar

4.5.11 Sitio del Proyecto

El Sistema de Gestin de Proyectos del Fondo Adaptacin cuenta con un ambiente en la web que permite hacer seguimiento a los proyectos e ingresar cierto tipo de informacin que no puede ingresarse a travs del MS Project Professional 2010. Para ingresar al PSA se debe acceder a la direccin www.pwcprojects.co/fonada. Debe usarse el navegador INTERNET EXPLORER (preferiblemente la ltima versin) ya que los otros navegadores (Google Chrome, Mozilla Firefox, etc.) no cuentan con todas las funcionalidades necesarias para la correcta ejecucin de la aplicacin web. Manual de Polticas del Sistema de Gestin de Proyectos PSA Versin: 3.3 Pg. 17 de 21 13 de febrero de 2013

Figura 12. Acceso al PSA (va Internet Explorer)

Una vez se ha ingresado al Sitio Web, se desplegar una ventana con la lista de cada uno de los Sectores en los cuales el Fondo Adaptacin tiene proyectos.

Figura 13. Sectores

Al ingresar a cada uno de los sectores, se desplegarn los Programas de Fondo dentro de los cuales se agrupan los proyectos necesarios para estructurar y ejecutar cada una de las intervenciones del Fondo. Para acceder a los proyectos, se debe pulsar sobre la cono en forma de lupa que se encuentra en la listas de programas y proyectos del sitio.

Figura 14. Proyectos por Sector

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Una vez se accede al proyecto se pueden visualizar dos enlaces. El primero es la Vista Detallada del proyecto el cual direcciona al cronograma del proyecto publicado. Dentro de este espacio tambin se puede modificar algunas caractersticas del cronograma. El segundo es del Sitio del Proyecto.

Figura 15. Cuadro de Indicadores del Proyecto

Una vez se ingresado al Sitio del Proyecto, se pueden observar varios campos del proyecto donde se puede ingresar las Imgenes, Documentacin, y dems informacin relacionada con el proyecto.

Figura 16. Sitio del Proyecto

4.5.12 Cambio de Contrasea

Cada uno de los usuarios puede cambiar su contrasea de acceso al PSA cuando lo desee. Para esto debe pulsar sobre el nombre de usuario ubicado en la esquina superior derecha, lo cual desplegar una lista con la opcin de Cambio de Contrasea.

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Figura 17. Cambio de Contrasea

5. Responsabilidades
5.1 Responsabilidades del gerente del proyecto del contratista
Las responsabilidades son las siguientes: Disponer de personal con conocimientos en el uso de Project profesional 2010. Capacitar el personal para la construccin de cronogramas, el registro de actividades de acuerdo a los lineamientos del FA. Construir los cronogramas de acuerdo a los lineamientos tcnicos y contractuales. Proveer la informacin en forma oportuna para el Registro del avance de las actividades por parte del interventor. Ingresar el avance fsico del proyecto, este registro debe contener una variable de ejecucin medible relacionada con el objetivo del proyecto, por ejemplo: casas construidas, colegios construidos, kilmetros de vas construidos etc. En caso de que el proyecto aborde ms de una variable, este debe discriminarse en tantos cronogramas como variables de ejecucin existan. Por ejemplo si un proyecto aborda (construccin de colegios, casas, y alcantarillado) se deben crear tres cronogramas cada uno vinculado con una de estas variables.

El propsito de esta separacin es poder realizar control al avance fsico de manera individual por parte del contratista y el interventor.

5.2 Responsabilidades del interventor

Las responsabilidades del interventor son las siguientes: Manual de Polticas del Sistema de Gestin de Proyectos PSA Versin: 3.3 Pg. 20 de 21 13 de febrero de 2013

Disponer de personal con conocimientos en el uso de Project profesional 2010. El interventor y/o gerencia de apoyo y/o supervisor del contrato del proyecto revisar y aprobar el cronograma propuesto por el contratista al inicio de la obra y certificar la lnea base. El interventor y/o gerencia de apoyo y/o supervisor del contrato del proyecto aprobar e ingresar el avance fsico y los pagos. La aprobacin del avance fsico y de pagos se debern soportar en forma documental fsica y digitalizada o documentos y soportes digitales que debern enlazarse a la respectiva actividad. Reportar semanalmente los das viernes antes de las 8 p.m. los avances de cada uno de los proyectos a su cargo.

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