1.

Pengertian Administrasi

Istilah Administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio yang berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemeliharaan, serta pengelolaan. Dari berbagai pemahaman tersebut, maka pengertian administrasi dapat dibedakan sebagai berikut : a. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha (clerical work dan office work) yang berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. (LAN:203) b. Administrasi dalam arti luas berhubungan dengan kerjasama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama. (LAN:203) c. Leonard D White (1958) : Administration is process common to all groups effort, public or private, civil or military , large or small scale. d. H.A. Simon et al (1958) : Administration as the activies of groups cooperating to accomplish common goal. Berdasarkan atas definisi atau pengertian yang dikemukakan para pakar, ciri-ciri administrasi adalah : a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut c. Adanya kegiatan / proses / usaha d. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

2.Manajemen

Manajemen dalam konsep populernya berarti suatu upaya atau proses upaya dari seorang pimpinan dengan kewenangan tertentu untuk mewujudkan suatu tujuan tertentu dengan memanfa berbagai sumber daya yang ada dan yang dikuasai pimpinan tersebut, terutama sumber daya manusia yang berada di bawah kekuasaannya.

manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya). Guna memperjelas fungsi manajemen tersebut di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut : Planning (perencanaan) ini meliputi serangkaian keputusan-keputusan termasuk penentuan-penentuan tujuan, kebijakan, membuat program-program menentukan metode dan prosedur, serta menentukan jadwal waktu pelaksanaan, Organizing (pengorganisasian), yaitu pengelommpokan kegiatan-kegiatan yang diwadahi dalam unit-unit untuk melaksanakan rencana dan menetapkan hubungan antara pimpinan dan bawahannya. Actuating (penggerakan), adalah usaha agar semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan keasadarannya dan berpedoman kepada perencanaan dan usaha pengorganisasian. Controlling (pengawasan) adalah untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Hal ini menyangkut standarisasi, (penentuan standar), artinya membandingkan yataan dengan stansar dan bila perlu melakukan koreksi, apabila pelaksanaannya menyimpang daripada rencana.

3.Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang jarang dapat
diperkirakan secara tepat, terutama faktor-faktor diluar jangkauannya, tetapi dengan proses intelektual perencanaan diharapkan akan dapat mendekati kebenaran.
Tipe-tipe Perencanaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tujuan (objectives) Tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atau berdasarkan penilaian ekonomi, sosial, dan politik, sesuia dengan garis-garis pengarahan strategi dan kebijakan Strategi (strategy) Perencanaan strategi adalah bersifat jangka panjang dan menjadi perencanaan yang bersifat taktis pada pimpinan tingkat bawah. Perencanaan taktis adalah bersifat jangka pendek Kebijakan (policy) Kebijakan membatasi ruang lingkup dalam perbuatan keputusan dan menjamin bahwa keputusan yang diperlukan akan memberikan sumbangan terhadap penyelesaian tujuan yang mmenyeluruh Prosedur (procedures) Prosedur menggambarkan urutan-urutan yang bersifat kronologis dari setiap tindakan yang harus dilakukan Anggaran (budgets) Suatu rencana yang meliputi sumber-sumber dana yang ada kaitannya terhadap semua tahap-tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan datang Rencana Proyek (project plan) Adalah perpaduan dari tujuan, kebijakan, prosedur, anggaran, dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Rencana Fungsional (functional plan) Suatu garis tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara keseluruhan

4. PENGORGANISASIAN

Suatu proses dimana pekerjaan diatur dan dibagikan diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
KEBAIKAN 1. 2. 3. 4. 5. Manajer secara eksklusif bekerja sesuai spesialisasinya Aktivitas bisnis berdasarkan fungsi sesuai spesialisasinya Mempermudah pelatihan Top management memiliki alat kontrol yang lebuh ketat Penggunaan sumberdaya efisien KEBAIKAN 2. 7. 8. 9. 10. Manajer secara eksklusif bekerja sesuai spesialisasinya Aktivitas bisnis berdasarkan fungsi sesuai spesialisasinya Mempermudah pelatihan Top management memiliki alat kontrol yang lebuh ketat Penggunaan sumberdaya efisien KEBAIKAN DAN KELEMAHAN ORGANISASI FUNGSIONAL KELEMAHAN 6. Dapat terjadi terlalu banyak spesialisasi KEBAIKAN DAN KELEMAHAN ORGANISASI FUNGSIONAL KELEMAHAN 1. Dapat terjadi terlalu banyak spesialisasi 2.Sulit koordinasi antar fungsi 3.Tiap departemen hanya terfokus pada fungsinya sendiri, kurang terfokus pada tujuan perusahaan secara kommprehensif 4.Pengembangan yang terbatas bagi manager umum

2.Sulit koordinasi antar fungsi 3.Tiap departemen hanya terfokus pada fungsinya sendiri, kurang terfokus pada tujuan perusahaan secara kommprehensif 4.Pengembangan yang terbatas bagi manager umum

5.RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)

Batas jumlah bawahan langsung yang dapat diawasi atau dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer 1. faktor keterbatasan rentang kebutuhan organisasi : A. Keterbatasan waktu B. Keterbatasan pengetahuan C. Keterbatasan kemampuan D. Keterbatasan perhatian 2. Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya rentang : A. Pelatihan para bawahan (rentang luas) B. Kejelasan pendelegasian otoritas (rentang sempit) C. Kejelasan perencanaan (rentang luas) D. Tingkat interaksi yang diperlukan (rentang sempit) E. Laju perubahan (rentang sempit) RENTANG SEMPIT (NARROW SPAN) 1. 2. KEUNTUNGAN Pengawasan ketat Komunikasi cepat antara atasan bawahan A. B. C. KERUGIAN Atasan cenderung terlalu terlibat dalam pekerjaan bawahan Level manajemen yang banyak menyebabkan tingginya biaya Jarak antara level terendah dengan tinggi terlalu jauh

1. 2. 3.

KEUNTUNGAN Atasan didorong untuk mendelegasikan wewenang Kebijakan harus jelas Pemilihan karyawan harus hati-hati

RENTANG LEBAR (WIDE SPAN) KERUGIAN A. Atasan cenderung kelebihan beban sehingga keputusan terlambat B. Dapat hilangnya control atasan

6. KOMUNIKASI
Menurut CR DAVIS : COMMUNICATIONS IS THE PHASE OF THE MANAGERIAL PROCESS THATS TRANSMITS IDEAS FROM ONE PERSON TO ANOTHER FOR USE IN THE PEFRORMANCE OF MANAGERIAL FUNCTION. a. UNSUR DALAM PROSES KOMUNIKASI 1. PENGIRIM (SENDER) 2. PESAN (MESSAGE) 3. PENERIMA (RECEIVER) 4. UMPAN BALIK b. FUNGSI KOMUNIKASI 1. FUNGSI INFORMASI 2. FUNGSI PERINTAH DAN KOMUNIKASI / INSTRUKSI 3. FUNGSI PENGARUH DAN PERSUASI ATAU INOVASI 4. FUNGSI INTEGRASI 5. FUNGSI PENGUNGKAPAN EMOSI 6. FUNGSI EVALUASI c. BENTUK KOMUNIKASI 1. BERDASARKAN ARAH : A. DOWNWARD COMMUNICATION : KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN ATASAN KEPADA BAWAHAN B. UPWARD COMMUNICATION : KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH BAWAHAN KEPADA ATTASAN C. CROSSWISE COMMUNICATION 2. BERDASARKAN PENYAMPAIANNYA : A. KOMUNIKASI VERBAL B. KOMUNIKASI NON VERBAL 3. BERDASARKAN FORMALITAS : A. KOMUNIKASI FORMAL B. KOMUNIKASI INFORMAL d. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Dalam pengertian komunikasi dalam organisasi terdiri dari : 1. Komunikasi antara pemimpin dengan bawahannya, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pemimpin / manajer perusahaan kepada bawahannya yang berkaitan dengan kewenangan atau kebijakan pimpinan berupa instruksi atau perintah pelaksanaan pekerjaan, sedangkan bawahan menyampaikan berbagai hal yang berkaitan dengan kepentingannya selaku karyawan. 2. Komunikasi individu secara langsung di dalam organisasi, yaitu komunikasi timbal balik antar individu di dalam organisasi baik yang bersifat komunikasi lisan maupun komunikasi tertulis. e. HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF 1. HAMBATAN INDIVIDUAL 2. HAMBATAN MEKANIK 3. HAMBATAN FISIK 4. HAMBATAN SEMANTIK f. 1. JARINGAN KOMUNIKASI JARINGAN LINGKARAN / RODA

7.

LEADERSHIPS (KEPEMIMPINAN)

HUBUNGAN SESEORANG PEMIMPIN MEMPENGARUHI PIHAK LAIN UNTUK BEKERJA SAMA SECARA SUKARELA DALAM USAHA MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS YANG BERHUBUNGAN UNTUK MENCAPAI HAL YANG DIINGINKAN OLEH PEMIMPIN TERSEBUT. Menurut GR TERRY LEADERSHIPS IS THE ACTIVITY OF INFLUENCING PEOPLE TO STRIVE WILLINGLY FOR MUTUAL OBJECTIVIES Terdapat 2 TIPE PENGARUH PEMIMPIN, yaitu : 1. PRESTASI PEMIMPIN YANG SECARA LANGSUNG MEMPENGARUHI TINGKAT PEKERJAAN KELOMPOK 2. PERILAKU PEMIMPIN DALAM MEMPENGARUHI KEHIDUPAN KELOMPOK DAN KEPUASAN ANGGOTANYA Dalam menjalankan aktivitas di perusahaan seorang pemimpin / manajer merupakan faktor yang menentukan tingkat kemajuan perusahaan. Untuk itu diperlukan pemimpin yang memenuhi persyaratan. Persyaratan itu terdiri dari: 1. HARUS PUAS DENGAN SELESAINYA PEKERJAAN TERTENTU DENGAN MEMENUHI KEBUTUHAN KELOMPOKNYA 2. HARUS DIPERCAYA OLEH PARA PENGIKUTNYA 3. SADAR AKAN PERAN YANG DIHARAPKAN DARINYA JENIS / GAYA KEPEMIMPINAN terdiri dari : 1. KEPEMIMPINAN SITUSIONAL 2. KEPEMIMPINAN PERILAKU PRIBADI 3. WORK CENTERED / WORKER CENTERED LEADERSHIP 4. PERSONAL LEADERSHIP 5. KEPEMIMPINAN DEMOKRASI 6. KEPEMIMPINAN OTORITAS 7. KEPEMIMPINAN PATERNALISTIK 8. INDEGENOUS LEADERSHIP