GUÍA CÓMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre “Cómo implementar el sistema de gestión en una empresa” que se encuentra en www.bogotaemprende.com

3 ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? 2.4.1.1 Sistemas de gestión de calidad 2.1.1 Definición.5 ¿Qué es el ISO 14001? 2.3.3.4.1 La implementación 2.4 Sistema de gestión ambiental 2.3.1.4.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones 3.1 Mercado nacional 3. Los sistemas de gestión 2. beneficios y retos 2.4.9 ¿Qué significa OHSAS 18001? 2.3.2.3.3.8 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? 2.1.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? 2.3.1.1.4 Implementación de sistemas de gestión 2.2 La certificación 2.6 Implementar el EMS 2.2 ¿Qué es el ISO 9000? 2.7 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad 2.2 Elementos que lo componen 2. razones.1 Elección de una entidad de certificación 2.2 Proceso de certificación 3.3.1.3 Clasificación 2.1.3.1.2 Exportar a la Unión Europea 3. Las exigencias de un mercado globalizado 2.3.11 Beneficios de la certificación OHSAS 18001 2.1.1.2.3.3.4 Exportar a Estado Unidos .10 Implementar un OHSMS 2. Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector 3.1.

principios y compromisos para el cumplimiento del objetivo. Las personas cada vez son más conscientes de la importancia de adquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado. nacionales y especialmente en los internacionales. El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas al respecto. ya sea de la calidad o bien de cualquier otra característica que se quiera resaltar. SISTEMAS DE GESTIÓN 2. entre ellas: Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintos lugares. LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en la clave de éxito para competir en los mercados locales. previniendo fallas y aplicando reglas de juego. Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidad desde el principio hasta el final. es decir. lo que supone la necesidad de garantizar ciertas características de los bienes y/o servicios que se adquieren.1 Definición . La calidad ya no es algo nuevo en las empresas. que nunca tienen contacto directo. cuando la costumbre dictaba que se vendía sin importar lo que se hiciera o cómo se hiciera. no quieren ser engañadas. El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios con características constantes. cada vez se está reconociendo la necesidad de ser mejores. - - 2. Este panorama plantea entonces una pregunta: ¿por qué el mundo del comercio está tan reglamentado? Al respecto existen diversas respuestas. Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las de sistemas de gestión. Es necesario generar un mercado de confianza. en todas las etapas del proceso de producción.1. a diferencia de épocas pasadas. Ello se logra cumpliendo los parámetros establecidos. es decir. ser una empresa caracterizada por la excelencia en sus procesos y productos es una cuestión opcional. Sin embargo.

En otras palabras. .Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota de este. .Reducir los costes debidos a la mala calidad.Realizar mejoras en productividad.Un sistema de gestión es una herramienta administrativa que permite planear e implementar de forma ordenada las oportunidades de mejoramiento en una empresa.Aumentar el número de clientes. la comunidad y los clientes. .Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el mercado.Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema. conseguir su fidelidad y mejorar la relación con ellos. .2 Razones.Trabajar en dirección a una mejora continua. . . . El sistema trae varios beneficios ya que permite: . . .Aumentar la motivación del personal y la organización del trabajo. . como por ejemplo la calidad de sus productos y servicios. Cuando una empresa implanta un sistema de este tipo sólo lo hace para gestionar un aspecto puntual. son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos. beneficios y retos Una empresa debería implementar un sistema de gestión: .Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos procesos.Porque el equipo de trabajo construye competencias que darán como resultado el mejor funcionamiento del negocio.Contar con personal competente y/o formarlo.Asignar recursos técnicos y económicos para la puesta en marcha del sistema de gestión. .Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la industria. .Mejorar la gestión de la eficiencia. . . .Disminuir los costos y recursos utilizados. . 2.Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo.Porque los clientes lo exigen. Los retos que supone la implementación de un sistema de gestión son: . reducción de costos y prevención de fallas que puedan encarecer la producción.Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan posteriormente. generar su confianza.

cuenta con un grupo de elementos que interactúan para lograr los objetivos propuestos. 2006. y Castillo. entendida como un sistema. El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatro pasos en el desarrollo de una empresa: 1 Colombia. J. Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para la gestión. el medio ambiente. es un método para conducir el mejoramiento de procesos. se destacan tres componentes básicos: > El componente humano y de recursos. que parte de planear un cambio para la resolución de un problema específico. como por ejemplo ganar dinero. precisamente. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. Verificar y Actuar2. servicios. . • La organización. responder a los compromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano.2. por J. D. prevenir la contaminación ambiental. la seguridad y la salud ocupacional. proceso es "el conjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas en salidas o que agregan valor". > El componente operativo u operacional para manejar situaciones normales y rutinarias. antes de la verificación y el cierre del ciclo con la acción. Bogotá. para hacerlo más comprensible a las empresas de servicios. ICONTEC. De otro lado. cuando se habla de gestión se hace referencia a la aplicación del ciclo de Planear. En esta etapa. • Elemento operativo: es la implementación de la estrategia. llamado también PHVA. 2006. Castillo. mejorar las condiciones de los trabajadores. anormales y no rutinarias y de emergencia. > El componente documental. Hacer. ICONTEC. Y este ciclo. ICONTEC.3 Elementos que lo componen El sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos1: • Elemento de revisión inicial: se identifican los requisitos legales relacionados con los productos. Martínez y D. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la empresa y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen para alcanzar los resultados esperados. 2 Mencionado en “Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas” por Martínez. satisfacer al cliente. Si retomamos la definición de la norma ISO 9000. las obligaciones fiscales y sociales de la organización.

Cada uno de estos temas tiene unas normas específicas. > Continuar enseñando y entrenando el personal involucrado. > Proporcionar educación y entrenamiento: enseñarles a hacerlo. > Recolectar los datos generados durante la ejecución: registrarlo.• Planear > Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un sistema de gestión y reconocer la situación actual de la empresa. > Incluir efectos adicionales. de uso común y repetido.4 Clasificación En términos generales. Aquí es necesario recordar que una norma técnica es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo competente reconocido. > Comunicar a todos los nuevos procedimientos. C. directrices o características. ver aspectos positivos y/o negativos. Medio ambiente. elaborar el reglamento interno y un plan de manejo. > Establecer el sistema de gestión. > Comparar los resultados finales con la meta planteada. para las actividades o para sus resultados. encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. • • • 2. Comprende reglas. Hacer > Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que se va a hacer. B. > Comparar lo que había antes con lo que hay ahora. es decir. Actuar > Establecer una forma estándar de hacer las cosas. . Verificar > Analizar los resultados que se van obteniendo. Calidad. > Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo. Salud y seguridad laboral. existen sistemas de gestión para tres temas neurálgicos a nivel mundial: A. > Definir los métodos que permiten alcanzar las metas y objetivos: identificar los riesgos.

1. La familia fue revisada recientemente.4. ofrece a cada organización una manera bien documentada y con sentido común para llevar a cabo su negocio.Sistema administrativo de calidad.. sin importar su tamaño o sector industrial.Análisis de mediciones y mejoras. 2.ISO 14001: proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización.4. la única forma de mantenerse es ofrecer un compromiso serio con la calidad.3 Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad 1..1.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? Es un sistema basado en el sentido común.Realización del producto. 5. 2..4. ISO 9000 es el marco normativo internacional más comúnmente empleado para este sistema.. 3. 4.OHSAS 18001: permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo. De hecho. Conseguir una copia de la norma 2. cualquier organización. que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo y en los productos y servicios que se crean. Revisar la literatura de soporte y el software .2 ¿Qué es el ISO 9000? Es el nombre genérico de una familia de normas alrededor de las cuales se basa eficazmente un sistema administrativo de calidad. Salud y seguridad laboral .1. en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000). 2.ISO 9001: el primer sistema y el más popular. • • 2.Administración de recursos.1 Sistemas de gestión de calidad En todo negocio. tal como el ISO 9000. Se sustenta en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad.Las normas para los temas mencionados son: • Calidad ..Responsabilidad de la dirección. bien documentado. Medio Ambiente . 2.4. puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado. cuando se le incluyeron las siguientes secciones: 1.

Implementar y operar 9. Escoger una compañía certificadora 6.3 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad . Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área 4. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los sistemas administrativos ambientales (Environmental Management System EMS). Desarrollar documentación de apoyo 8. Revisar opciones de consultoría 5.4. Revisar las opciones de consultoría 5. Implementación y operación. Evaluar continuamente (auditorías de mantenimiento) 2. Conseguir una copia de la norma 2.4. Desarrollar del sistema ambiental 7.2 Sistema de gestión medioambiental El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativo en el éxito. Implementar su sistema administrativo de calidad 9. Revisión y acción correctiva. Lograr la certificación 10. y Revisión administrativa 2. Planeación. Escoger una compañía certificadora 6. Revisar la literatura de soporte 3.1 ¿Qué es ISO 14001? Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía. ISO 14001 consta de. Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento) 2. Requisitos generales. Política medioambiental.2. Revisar y generar objetivos 8.2. Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputación de la organización. Lograr el registro 11.4. Desarrollar un manual de calidad 7. Formar un equipo y definir una estrategia 4. 2.3. Considerar una preauditoría 10.2 Implementar el EMS Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementar un EMS: 1.4.

4. Revisar 8. Conseguir una copia de la norma 2.5. 2.4.5 Implementación y certificación de sistemas de gestión 2.4.2 ¿Qué significa OHSAS 18001? OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 es una especificación de evaluación para los sistemas de administración de seguridad y salud ocupacional. Lograr certificación 9.3.OHSMS) como parte de su estrategia de administración de riesgos.Muchas organizaciones están implementando un sistema de administración de salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and Safety Management System . Revisar la literatura de soporte 3. tomando en cuenta los cambios en las leyes y la protección a su fuerza de trabajo. una planificación adecuada y el respaldo . 2. Sin embargo. Un OHSMS promueve un ambiente de trabajo seguro y saludable.3 Implementar un OHSMS Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementar un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional: 1. Considerar la capacitación 4. Implementar 7. Recibir auditorias continuas 2. Fue desarrollado en respuesta a la necesidad de las compañías de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad de manera eficiente. 2.1 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? Un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad proporciona un marco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera tal que puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio. Planear 6. Revisar las opciones de asesoría 5.3.1 La implementación La implementación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial.3.

puesto que hay varios factores que se deben tener en cuenta. Comprensión del sistema y sus requisitos • Participación de la alta dirección. • Aumento de la comprensión del sistema. de un día de duración.de la alta dirección pueden facilitar en gran medida este proceso. es fundamental certificarlo a través de un organismo independiente. 2. Para todos los sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar. numerosas empresas contratan servicios de consultoría para que las asesoren. que sepa qué es y cómo va a afectar las tareas cotidianas. No obstante. Las buenas organizaciones tienen procesos.2.1 Elección de una entidad de certificación La elección de una entidad de certificación puede resultar compleja. es decir. • Formación del personal sobre el sistema de gestión. procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos. a fin de garantizar su eficacia a largo plazo. Puede resultar muy beneficioso que la alta dirección asista a un curso de formación introductorio. Implementación del sistema • Repaso de las opciones y de la documentación de referencia.5. Durante la implementación es importante que toda la planta se familiarice con el sistema de gestión. así como un mismo proceso para seguir durante la implementación: A. • Lectura de la norma. Todas las personas que participan en la decisión de implementar un sistema de gestión deben contar con una comprensión básica de lo que esto supone. Estos incluyen: • • • • Cobertura geográfica Experiencia en el sector Acreditación Estructura de precios y honorarios . La implementación y certificación del sistema ayuda a que una organización logre mejoras continuas en su operación. Puede parecer una tarea ardua.2 La Certificación Cuando el sistema de gestión ya está en marcha. También existen cursos de formación y publicaciones disponibles si se desea implementar el sistema sin ayuda.5. 2. B. pero todas las personas que vayan a implementar el sistema deben estar familiarizadas con la totalidad de la norma.

También es posible la consulta telefónica. ubicado en la Carrera 37 No. Evaluación inicial o auditoría de certificación. ¿Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector? 3. Directamente en el Centro de Información de ICONTEC. . 52-95 en Bogotá. docentes. Para no afiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el número de sectores escogidos y según el número de normas del listado maestro. información sectorizada (acceso a normas nacionales e internacionales). de 9:00 h a 16:00 h. enlaces con entidades homólogas en otros países.gov. Auditorias de seguimiento.sic. se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos: 1.gov.co Para conocer sobre el sector del medio ambiente. 3. formación. En esta dirección se encuentra el portafolio de servicios del instituto. Estos servicios están a disposición de empresarios.2 Proceso de certificación Una vez elegida la entidad de certificación que más se ajusta a las necesidades. consultar: IDEAM y Ministerio de Ambiente.1 Mercado nacional Se pueden consultar las normas y reglamentos técnicos del ICONTEC de las siguientes formas: Por medio de consulta en la página web http://www. en jornada continua. que incluye capacitación. Atención: lunes a viernes. Vivienda y Desarrollo Territorial web http:// www. 2. vía fax o a través de correo electrónico. se puede consultar la página web http://www.2. investigadores.icontec. 4.2.5. - - Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.co. 3. Decisión sobre la certificación. A esta información se puede acceder sin ningún costo si la empresa o entidad está afiliada a ICONTEC. Evaluación previa voluntaria (auditoria previa). funcionarios públicos y de cualquier otra persona interesada. estudiantes.minambiente.org. bases de datos.

gov. Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio.co).europa.co) y SENA (http:// www. Espacio comercial interactivo. vínculos y contactos. que contiene distintas secciones: Derechos de importación.mincomercio. Sobre el sector educación: Ministerio de Protección Social.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para encontrar enlaces con información complementaria: http://exporthelp. Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http:// www. Industria y Turismo (http://www.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para conocer los documentos aduaneros para exportar.2 Exportar a la Unión Europea Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la UE se pueden seguir estas recomendaciones: Empezar por http://exporthelp.europa.Sobre el sector salud: Ministerio de Protección Social (http://www.co).invima. . INVIMA (http://www.gov. Estadísticas.europa.mineducacion.gov.co).minagricultura. INS o el mismo ICONTEC.eu Si se quieren conocer los derechos de aduana.gov. documentos y reglas de origen.europa.minproteccion. Ministerio de Educación:(http:// www.sena.co) y Superintendencia de Industria y Comercio.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones de empresarios ubicados en países en desarrollo. 3.gov.ica.europa.gov.co). consultar: http://exporthelp.gov. Exigencias y tasas internas. consultar: http://exporthelp.co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http:// www.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto: http://exporthelp.

int/comm/enterprise.org. Se puede consultar la página de la embajada: http://usembassy. consultar: http://europa. consultar: http://ec.sit.tris/ - - 3.cfm Para saber sobre reglamentos técnicos nacionales notificados (TRIS).3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la CAN consultar la página: http://comunidadandina.Para saber cuáles son los productos considerados defectuosos por las autoridades europeas (RAPEX).sit .org.europa.eu. 3.4 Exportar a Estados Unidos Informarse y cumplir con los requisitos técnicos de Estados Unidos.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en.

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