GUÍA CÓMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre “Cómo implementar el sistema de gestión en una empresa” que se encuentra en www.bogotaemprende.com

3.3.3.2 Proceso de certificación 3.2 Elementos que lo componen 2.1.1.2.3 ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? 2.3.5 ¿Qué es el ISO 14001? 2.3.3.1.1.3.6 Implementar el EMS 2.2.3.1.4.2 ¿Qué es el ISO 9000? 2.1 La implementación 2. Las exigencias de un mercado globalizado 2.4.3 Clasificación 2. beneficios y retos 2. razones.1. Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector 3.1.1.1.1.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? 2.4.3.11 Beneficios de la certificación OHSAS 18001 2.1 Elección de una entidad de certificación 2.4 Implementación de sistemas de gestión 2.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones 3.1 Mercado nacional 3.7 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad 2.2 Exportar a la Unión Europea 3.1.3.8 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? 2.1 Sistemas de gestión de calidad 2.3.1. Los sistemas de gestión 2.4 Exportar a Estado Unidos .1 Definición.4.2 La certificación 2.4 Sistema de gestión ambiental 2.10 Implementar un OHSMS 2.9 ¿Qué significa OHSAS 18001? 2.3.

Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las de sistemas de gestión. - - 2. a diferencia de épocas pasadas. en todas las etapas del proceso de producción. El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas al respecto. lo que supone la necesidad de garantizar ciertas características de los bienes y/o servicios que se adquieren. entre ellas: Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintos lugares. SISTEMAS DE GESTIÓN 2. es decir. cuando la costumbre dictaba que se vendía sin importar lo que se hiciera o cómo se hiciera. ya sea de la calidad o bien de cualquier otra característica que se quiera resaltar. Ello se logra cumpliendo los parámetros establecidos. Las personas cada vez son más conscientes de la importancia de adquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado. Es necesario generar un mercado de confianza. es decir. LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en la clave de éxito para competir en los mercados locales. Este panorama plantea entonces una pregunta: ¿por qué el mundo del comercio está tan reglamentado? Al respecto existen diversas respuestas. principios y compromisos para el cumplimiento del objetivo.1. cada vez se está reconociendo la necesidad de ser mejores. previniendo fallas y aplicando reglas de juego.1 Definición . La calidad ya no es algo nuevo en las empresas. que nunca tienen contacto directo. nacionales y especialmente en los internacionales. El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios con características constantes. Sin embargo. no quieren ser engañadas. ser una empresa caracterizada por la excelencia en sus procesos y productos es una cuestión opcional. Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidad desde el principio hasta el final.

Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos procesos. . .Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el mercado. .2 Razones.Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema. son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos. .Porque los clientes lo exigen. beneficios y retos Una empresa debería implementar un sistema de gestión: .Aumentar la motivación del personal y la organización del trabajo.Contar con personal competente y/o formarlo. . . conseguir su fidelidad y mejorar la relación con ellos. .Trabajar en dirección a una mejora continua. .Un sistema de gestión es una herramienta administrativa que permite planear e implementar de forma ordenada las oportunidades de mejoramiento en una empresa.Asignar recursos técnicos y económicos para la puesta en marcha del sistema de gestión.Disminuir los costos y recursos utilizados. 2.Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo.Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la industria. como por ejemplo la calidad de sus productos y servicios.Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota de este.Aumentar el número de clientes. . . El sistema trae varios beneficios ya que permite: . Los retos que supone la implementación de un sistema de gestión son: .Mejorar la gestión de la eficiencia. . reducción de costos y prevención de fallas que puedan encarecer la producción.Porque el equipo de trabajo construye competencias que darán como resultado el mejor funcionamiento del negocio.Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan posteriormente.Realizar mejoras en productividad. En otras palabras. generar su confianza. . . . la comunidad y los clientes.Reducir los costes debidos a la mala calidad. . Cuando una empresa implanta un sistema de este tipo sólo lo hace para gestionar un aspecto puntual. .

2006. Martínez y D. precisamente. El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatro pasos en el desarrollo de una empresa: 1 Colombia. . > El componente documental. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. y Castillo. las obligaciones fiscales y sociales de la organización. Hacer. es un método para conducir el mejoramiento de procesos. Castillo. el medio ambiente. Verificar y Actuar2. D. ICONTEC. De otro lado. cuando se habla de gestión se hace referencia a la aplicación del ciclo de Planear. para hacerlo más comprensible a las empresas de servicios. satisfacer al cliente. Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para la gestión. proceso es "el conjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas en salidas o que agregan valor". anormales y no rutinarias y de emergencia.2. se destacan tres componentes básicos: > El componente humano y de recursos. antes de la verificación y el cierre del ciclo con la acción. • La organización. mejorar las condiciones de los trabajadores. > El componente operativo u operacional para manejar situaciones normales y rutinarias. prevenir la contaminación ambiental. Y este ciclo. que parte de planear un cambio para la resolución de un problema específico. 2 Mencionado en “Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas” por Martínez. En esta etapa. Si retomamos la definición de la norma ISO 9000. cuenta con un grupo de elementos que interactúan para lograr los objetivos propuestos. ICONTEC. J. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la empresa y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen para alcanzar los resultados esperados. la seguridad y la salud ocupacional. 2006. Bogotá. como por ejemplo ganar dinero. servicios. entendida como un sistema.3 Elementos que lo componen El sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos1: • Elemento de revisión inicial: se identifican los requisitos legales relacionados con los productos. ICONTEC. responder a los compromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano. • Elemento operativo: es la implementación de la estrategia. por J. llamado también PHVA.

para las actividades o para sus resultados. Cada uno de estos temas tiene unas normas específicas. B. Actuar > Establecer una forma estándar de hacer las cosas. > Definir los métodos que permiten alcanzar las metas y objetivos: identificar los riesgos. directrices o características. > Establecer el sistema de gestión. existen sistemas de gestión para tres temas neurálgicos a nivel mundial: A. > Proporcionar educación y entrenamiento: enseñarles a hacerlo. ver aspectos positivos y/o negativos. > Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo. Hacer > Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que se va a hacer. Verificar > Analizar los resultados que se van obteniendo. . de uso común y repetido.4 Clasificación En términos generales. Comprende reglas. > Recolectar los datos generados durante la ejecución: registrarlo. Calidad. > Comparar los resultados finales con la meta planteada. > Incluir efectos adicionales. > Continuar enseñando y entrenando el personal involucrado. C. > Comunicar a todos los nuevos procedimientos. • • • 2. es decir.• Planear > Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un sistema de gestión y reconocer la situación actual de la empresa. Medio ambiente. > Comparar lo que había antes con lo que hay ahora. Aquí es necesario recordar que una norma técnica es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo competente reconocido. Salud y seguridad laboral. elaborar el reglamento interno y un plan de manejo. encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado.

.Sistema administrativo de calidad.4. 2.. De hecho. tal como el ISO 9000.1. cuando se le incluyeron las siguientes secciones: 1.1 Sistemas de gestión de calidad En todo negocio.3 Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad 1..1. La familia fue revisada recientemente. en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000).OHSAS 18001: permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo.Responsabilidad de la dirección. • • 2. ISO 9000 es el marco normativo internacional más comúnmente empleado para este sistema. Revisar la literatura de soporte y el software .2 ¿Qué es el ISO 9000? Es el nombre genérico de una familia de normas alrededor de las cuales se basa eficazmente un sistema administrativo de calidad. ofrece a cada organización una manera bien documentada y con sentido común para llevar a cabo su negocio. Se sustenta en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad. 2. 3. puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado.ISO 14001: proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización.4. 2. bien documentado.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? Es un sistema basado en el sentido común. sin importar su tamaño o sector industrial. la única forma de mantenerse es ofrecer un compromiso serio con la calidad.ISO 9001: el primer sistema y el más popular.Realización del producto. 5.Administración de recursos. 4. Salud y seguridad laboral .1..4. 2. que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo y en los productos y servicios que se crean.4.. Medio Ambiente . Conseguir una copia de la norma 2. cualquier organización.Análisis de mediciones y mejoras.Las normas para los temas mencionados son: • Calidad .

El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los sistemas administrativos ambientales (Environmental Management System EMS).4. Revisión y acción correctiva. Desarrollar del sistema ambiental 7.1 ¿Qué es ISO 14001? Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía. Formar un equipo y definir una estrategia 4.2 Implementar el EMS Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementar un EMS: 1. y Revisión administrativa 2. Implementación y operación.4. Lograr el registro 11.2. Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área 4. 2. Revisar y generar objetivos 8. Lograr la certificación 10.2 Sistema de gestión medioambiental El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativo en el éxito. Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento) 2. Revisar opciones de consultoría 5. Implementar y operar 9. Escoger una compañía certificadora 6. Conseguir una copia de la norma 2.4. Desarrollar un manual de calidad 7. Escoger una compañía certificadora 6. Evaluar continuamente (auditorías de mantenimiento) 2.2. Planeación. Considerar una preauditoría 10.3.4. Implementar su sistema administrativo de calidad 9. Revisar la literatura de soporte 3. Revisar las opciones de consultoría 5. Política medioambiental.3 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad . Desarrollar documentación de apoyo 8. Requisitos generales. Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputación de la organización. ISO 14001 consta de.

Revisar la literatura de soporte 3. Fue desarrollado en respuesta a la necesidad de las compañías de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad de manera eficiente. 2.3. Revisar las opciones de asesoría 5. tomando en cuenta los cambios en las leyes y la protección a su fuerza de trabajo.2 ¿Qué significa OHSAS 18001? OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 es una especificación de evaluación para los sistemas de administración de seguridad y salud ocupacional.3 Implementar un OHSMS Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementar un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional: 1. Implementar 7.4. Lograr certificación 9.4. Planear 6. 2. Considerar la capacitación 4.Muchas organizaciones están implementando un sistema de administración de salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and Safety Management System . 2.3.4. Recibir auditorias continuas 2.1 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? Un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad proporciona un marco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera tal que puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio. Revisar 8. Un OHSMS promueve un ambiente de trabajo seguro y saludable.1 La implementación La implementación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial.3. Sin embargo. Conseguir una copia de la norma 2.5 Implementación y certificación de sistemas de gestión 2.OHSMS) como parte de su estrategia de administración de riesgos. una planificación adecuada y el respaldo .5.

pero todas las personas que vayan a implementar el sistema deben estar familiarizadas con la totalidad de la norma. 2. numerosas empresas contratan servicios de consultoría para que las asesoren. Todas las personas que participan en la decisión de implementar un sistema de gestión deben contar con una comprensión básica de lo que esto supone. Implementación del sistema • Repaso de las opciones y de la documentación de referencia. Puede parecer una tarea ardua. La implementación y certificación del sistema ayuda a que una organización logre mejoras continuas en su operación. B. Estos incluyen: • • • • Cobertura geográfica Experiencia en el sector Acreditación Estructura de precios y honorarios . • Lectura de la norma.1 Elección de una entidad de certificación La elección de una entidad de certificación puede resultar compleja. es fundamental certificarlo a través de un organismo independiente. Puede resultar muy beneficioso que la alta dirección asista a un curso de formación introductorio.2. es decir.de la alta dirección pueden facilitar en gran medida este proceso.5. Durante la implementación es importante que toda la planta se familiarice con el sistema de gestión. • Formación del personal sobre el sistema de gestión. Para todos los sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar. Comprensión del sistema y sus requisitos • Participación de la alta dirección. a fin de garantizar su eficacia a largo plazo. También existen cursos de formación y publicaciones disponibles si se desea implementar el sistema sin ayuda. puesto que hay varios factores que se deben tener en cuenta. No obstante. 2.5. Las buenas organizaciones tienen procesos. de un día de duración. que sepa qué es y cómo va a afectar las tareas cotidianas. así como un mismo proceso para seguir durante la implementación: A. • Aumento de la comprensión del sistema. procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos.2 La Certificación Cuando el sistema de gestión ya está en marcha.

co Para conocer sobre el sector del medio ambiente. . - - Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio. Atención: lunes a viernes. que incluye capacitación. También es posible la consulta telefónica. información sectorizada (acceso a normas nacionales e internacionales). 52-95 en Bogotá. bases de datos. formación. en jornada continua. 2.gov. Vivienda y Desarrollo Territorial web http:// www.2 Proceso de certificación Una vez elegida la entidad de certificación que más se ajusta a las necesidades. A esta información se puede acceder sin ningún costo si la empresa o entidad está afiliada a ICONTEC. investigadores.1 Mercado nacional Se pueden consultar las normas y reglamentos técnicos del ICONTEC de las siguientes formas: Por medio de consulta en la página web http://www. En esta dirección se encuentra el portafolio de servicios del instituto. Evaluación previa voluntaria (auditoria previa). Evaluación inicial o auditoría de certificación. estudiantes. funcionarios públicos y de cualquier otra persona interesada. 3. ¿Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector? 3. se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos: 1. Para no afiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el número de sectores escogidos y según el número de normas del listado maestro.minambiente. Estos servicios están a disposición de empresarios. de 9:00 h a 16:00 h. 3.org. 4.co.2. Directamente en el Centro de Información de ICONTEC.icontec. consultar: IDEAM y Ministerio de Ambiente. se puede consultar la página web http://www.sic. enlaces con entidades homólogas en otros países. Auditorias de seguimiento.2. vía fax o a través de correo electrónico.gov. ubicado en la Carrera 37 No.5. docentes. Decisión sobre la certificación.

Sobre el sector educación: Ministerio de Protección Social. Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio. Industria y Turismo (http://www.co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http:// www.eu Si se quieren conocer los derechos de aduana.mineducacion.sena. INS o el mismo ICONTEC.ica.2 Exportar a la Unión Europea Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la UE se pueden seguir estas recomendaciones: Empezar por http://exporthelp. Estadísticas.europa.europa. INVIMA (http://www. Exigencias y tasas internas.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto: http://exporthelp. Espacio comercial interactivo.gov.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones de empresarios ubicados en países en desarrollo. consultar: http://exporthelp.minagricultura. Ministerio de Educación:(http:// www.gov.co) y SENA (http:// www.co).co). . Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http:// www.Sobre el sector salud: Ministerio de Protección Social (http://www.mincomercio.gov. que contiene distintas secciones: Derechos de importación.europa.gov. consultar: http://exporthelp. documentos y reglas de origen.invima.co).europa.minproteccion.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para encontrar enlaces con información complementaria: http://exporthelp.gov.gov.gov.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para conocer los documentos aduaneros para exportar.europa.co) y Superintendencia de Industria y Comercio.co). 3. vínculos y contactos.

consultar: http://europa.europa.4 Exportar a Estados Unidos Informarse y cumplir con los requisitos técnicos de Estados Unidos. Se puede consultar la página de la embajada: http://usembassy. 3.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en. consultar: http://ec.tris/ - - 3.eu.org.sit.Para saber cuáles son los productos considerados defectuosos por las autoridades europeas (RAPEX).org.sit .int/comm/enterprise.cfm Para saber sobre reglamentos técnicos nacionales notificados (TRIS).3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la CAN consultar la página: http://comunidadandina.

Martínez. Requisitos con orientación para su uso. A.. 2005. ICONTEC. Y. ICONTEC. W. Análisis institucional del Sistema Nacional de Calidad en Colombia. ICONTEC. Compañía Editorial Continental. [artículo en línea]. Bogotá. Bogotá. 2005. Fundamentos y vocabulario.CAN.V. DNP. ICONTEC. 2005. Lozano. ICONTEC. Departamento Nacional de Planeación.. Demin. Castillo. UNCTAD . ICONTEC. UE.zip. “Mejoramiento continuo: principio de gestión de la calidad”. de C. Plan Nacional de Calidad.. Control total de la calidad.php. Gutiérrez. González. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. Industria y Turismo. “¿Qué es calidad total?”. disponible en: http://www. disponible en: http://www. Y.infocalidad.. consulta: septiembre 28 de 2006. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental. ICONTEC. Centro de Comercio Internacional. 1999. disponible en: http//:www. Mincomercio. “Administración de la calidad total y herramientas básicas”. D. ICONTEC. [artículo en línea]. Ministerio de Comercio. consulta: septiembre 20 de 2006. Bogotá.. Ginebra. V. 2000. y J. Bogotá. A. Gestión de la calidad de exportación: material de apoyo para las actividades de capacitación. Bogotá. Bogotá.com/recursos6/Archivos/deger/mandamientosde-la-calidad. Colombia. 2001. ICONTEC. L. [artículo en línea]. Curso de capacitación sobre reglamentos técnicos para exportar a la Unión Europea. Grupo de Asistencia Técnica al Comercio.com/inicio. García. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. S:A. 2001.gestiopolis1. Compendio de normas técnicas colombianas. Feigenbaum. Bogotá. México. B.grupokaizen. Sistemas integrados de gestión. . Bogotá. consulta: agosto 28 de 2006. Documento sobre necesidades y recomendaciones para la agenda interna del Sistema Nacional de Calidad en el marco del TLC con Estados Unidos y otros tratados comerciales. 2006. Bogotá. Colombia.OMC.net.4. 2006. 2005. Bibliografía Elaborado por el equipo de BOGOTA EMPRENDE a partir de las siguientes fuentes de información: Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. López. Colombia. Análisis del sistema de metrología en Colombia.1994.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful