GUÍA CÓMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre “Cómo implementar el sistema de gestión en una empresa” que se encuentra en www.bogotaemprende.com

3.9 ¿Qué significa OHSAS 18001? 2.4.10 Implementar un OHSMS 2.1.4 Sistema de gestión ambiental 2.8 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? 2.1. beneficios y retos 2.1.3.5 ¿Qué es el ISO 14001? 2.3.4 Implementación de sistemas de gestión 2.6 Implementar el EMS 2.3.3.3.1.2 Proceso de certificación 3. razones.3.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? 2.1.2 Elementos que lo componen 2.1 Sistemas de gestión de calidad 2.2 La certificación 2.1.3.7 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad 2.4 Exportar a Estado Unidos . Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector 3.1.1.2 Exportar a la Unión Europea 3.4.1.1 Definición.1.11 Beneficios de la certificación OHSAS 18001 2.4.1.1.1 La implementación 2.4.3 Clasificación 2.2.1 Mercado nacional 3.3.3 ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? 2. Los sistemas de gestión 2.3.2.3. Las exigencias de un mercado globalizado 2.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones 3.2 ¿Qué es el ISO 9000? 2.1 Elección de una entidad de certificación 2.3.

Las personas cada vez son más conscientes de la importancia de adquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado.1. es decir. LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en la clave de éxito para competir en los mercados locales. - - 2. Ello se logra cumpliendo los parámetros establecidos. SISTEMAS DE GESTIÓN 2. El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas al respecto. Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidad desde el principio hasta el final. en todas las etapas del proceso de producción. ya sea de la calidad o bien de cualquier otra característica que se quiera resaltar. Sin embargo. es decir. El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios con características constantes. cuando la costumbre dictaba que se vendía sin importar lo que se hiciera o cómo se hiciera. Es necesario generar un mercado de confianza. entre ellas: Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintos lugares. nacionales y especialmente en los internacionales. Este panorama plantea entonces una pregunta: ¿por qué el mundo del comercio está tan reglamentado? Al respecto existen diversas respuestas. no quieren ser engañadas. a diferencia de épocas pasadas. que nunca tienen contacto directo. lo que supone la necesidad de garantizar ciertas características de los bienes y/o servicios que se adquieren. Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las de sistemas de gestión. cada vez se está reconociendo la necesidad de ser mejores. principios y compromisos para el cumplimiento del objetivo. ser una empresa caracterizada por la excelencia en sus procesos y productos es una cuestión opcional. La calidad ya no es algo nuevo en las empresas. previniendo fallas y aplicando reglas de juego.1 Definición .

como por ejemplo la calidad de sus productos y servicios. .Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota de este. .Contar con personal competente y/o formarlo.Realizar mejoras en productividad.Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la industria. .Mejorar la gestión de la eficiencia.Aumentar el número de clientes. son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos.Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el mercado. generar su confianza. reducción de costos y prevención de fallas que puedan encarecer la producción. El sistema trae varios beneficios ya que permite: .Aumentar la motivación del personal y la organización del trabajo.Reducir los costes debidos a la mala calidad. la comunidad y los clientes. conseguir su fidelidad y mejorar la relación con ellos.Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo. . En otras palabras. Cuando una empresa implanta un sistema de este tipo sólo lo hace para gestionar un aspecto puntual. 2.Asignar recursos técnicos y económicos para la puesta en marcha del sistema de gestión. .Porque el equipo de trabajo construye competencias que darán como resultado el mejor funcionamiento del negocio.Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos procesos. . .Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema. .Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan posteriormente. . .Disminuir los costos y recursos utilizados. Los retos que supone la implementación de un sistema de gestión son: .Porque los clientes lo exigen. . beneficios y retos Una empresa debería implementar un sistema de gestión: .Trabajar en dirección a una mejora continua. .2 Razones. . . .Un sistema de gestión es una herramienta administrativa que permite planear e implementar de forma ordenada las oportunidades de mejoramiento en una empresa. .

satisfacer al cliente. D. por J. ICONTEC. anormales y no rutinarias y de emergencia.2. y Castillo. responder a los compromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano. ICONTEC. . la seguridad y la salud ocupacional. Bogotá. En esta etapa. es un método para conducir el mejoramiento de procesos. > El componente operativo u operacional para manejar situaciones normales y rutinarias. > El componente documental. • La organización. para hacerlo más comprensible a las empresas de servicios. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. entendida como un sistema. precisamente. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la empresa y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen para alcanzar los resultados esperados. 2 Mencionado en “Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas” por Martínez. cuando se habla de gestión se hace referencia a la aplicación del ciclo de Planear. 2006. antes de la verificación y el cierre del ciclo con la acción. se destacan tres componentes básicos: > El componente humano y de recursos.3 Elementos que lo componen El sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos1: • Elemento de revisión inicial: se identifican los requisitos legales relacionados con los productos. ICONTEC. el medio ambiente. J. las obligaciones fiscales y sociales de la organización. Martínez y D. Verificar y Actuar2. mejorar las condiciones de los trabajadores. llamado también PHVA. Si retomamos la definición de la norma ISO 9000. prevenir la contaminación ambiental. Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para la gestión. que parte de planear un cambio para la resolución de un problema específico. Hacer. proceso es "el conjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas en salidas o que agregan valor". Castillo. El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatro pasos en el desarrollo de una empresa: 1 Colombia. De otro lado. cuenta con un grupo de elementos que interactúan para lograr los objetivos propuestos. como por ejemplo ganar dinero. 2006. • Elemento operativo: es la implementación de la estrategia. servicios. Y este ciclo.

. directrices o características. Verificar > Analizar los resultados que se van obteniendo. de uso común y repetido. > Recolectar los datos generados durante la ejecución: registrarlo. • • • 2. Salud y seguridad laboral. > Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo. > Comparar lo que había antes con lo que hay ahora. > Comunicar a todos los nuevos procedimientos.4 Clasificación En términos generales. Actuar > Establecer una forma estándar de hacer las cosas. B. Hacer > Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que se va a hacer. C. encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. Cada uno de estos temas tiene unas normas específicas. Medio ambiente. Aquí es necesario recordar que una norma técnica es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo competente reconocido. para las actividades o para sus resultados. > Incluir efectos adicionales. > Comparar los resultados finales con la meta planteada.• Planear > Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un sistema de gestión y reconocer la situación actual de la empresa. es decir. Calidad. > Establecer el sistema de gestión. ver aspectos positivos y/o negativos. elaborar el reglamento interno y un plan de manejo. Comprende reglas. > Proporcionar educación y entrenamiento: enseñarles a hacerlo. > Definir los métodos que permiten alcanzar las metas y objetivos: identificar los riesgos. > Continuar enseñando y entrenando el personal involucrado. existen sistemas de gestión para tres temas neurálgicos a nivel mundial: A.

2.4.3 Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad 1.4.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? Es un sistema basado en el sentido común. 4... 3.Sistema administrativo de calidad.Análisis de mediciones y mejoras.Administración de recursos.. la única forma de mantenerse es ofrecer un compromiso serio con la calidad. 2. puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado. cuando se le incluyeron las siguientes secciones: 1.Realización del producto.4. 2.4. Se sustenta en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad.Responsabilidad de la dirección. en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000).1 Sistemas de gestión de calidad En todo negocio. ofrece a cada organización una manera bien documentada y con sentido común para llevar a cabo su negocio. De hecho. ISO 9000 es el marco normativo internacional más comúnmente empleado para este sistema. tal como el ISO 9000. Conseguir una copia de la norma 2. que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo y en los productos y servicios que se crean. Medio Ambiente ..2 ¿Qué es el ISO 9000? Es el nombre genérico de una familia de normas alrededor de las cuales se basa eficazmente un sistema administrativo de calidad. bien documentado.Las normas para los temas mencionados son: • Calidad . cualquier organización. Salud y seguridad laboral . La familia fue revisada recientemente. 2..1.1. • • 2.OHSAS 18001: permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo.ISO 14001: proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización.ISO 9001: el primer sistema y el más popular.1. sin importar su tamaño o sector industrial. Revisar la literatura de soporte y el software . 5.

ISO 14001 consta de.4. Revisión y acción correctiva.2 Implementar el EMS Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementar un EMS: 1. Evaluar continuamente (auditorías de mantenimiento) 2.4.2. Revisar opciones de consultoría 5. Lograr el registro 11. Revisar la literatura de soporte 3. Requisitos generales. Implementar su sistema administrativo de calidad 9. Planeación. Implementar y operar 9. Formar un equipo y definir una estrategia 4.2 Sistema de gestión medioambiental El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativo en el éxito. 2. Implementación y operación. Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento) 2.4. Escoger una compañía certificadora 6.3 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad .2. Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área 4. Desarrollar un manual de calidad 7. Desarrollar documentación de apoyo 8. Considerar una preauditoría 10. Conseguir una copia de la norma 2. Lograr la certificación 10.4. Revisar las opciones de consultoría 5.1 ¿Qué es ISO 14001? Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía. Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputación de la organización. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los sistemas administrativos ambientales (Environmental Management System EMS). Desarrollar del sistema ambiental 7. Revisar y generar objetivos 8. Escoger una compañía certificadora 6.3. y Revisión administrativa 2. Política medioambiental.

3.3 Implementar un OHSMS Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementar un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional: 1. Un OHSMS promueve un ambiente de trabajo seguro y saludable. tomando en cuenta los cambios en las leyes y la protección a su fuerza de trabajo.5. Lograr certificación 9. Revisar la literatura de soporte 3.1 La implementación La implementación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial. Recibir auditorias continuas 2. una planificación adecuada y el respaldo . Considerar la capacitación 4.4. Revisar 8. Fue desarrollado en respuesta a la necesidad de las compañías de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad de manera eficiente.4. Implementar 7.Muchas organizaciones están implementando un sistema de administración de salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and Safety Management System . Revisar las opciones de asesoría 5.3. Planear 6. 2.1 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? Un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad proporciona un marco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera tal que puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio.2 ¿Qué significa OHSAS 18001? OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 es una especificación de evaluación para los sistemas de administración de seguridad y salud ocupacional.OHSMS) como parte de su estrategia de administración de riesgos. 2.3.4.5 Implementación y certificación de sistemas de gestión 2. Sin embargo. 2. Conseguir una copia de la norma 2.

5. • Lectura de la norma. numerosas empresas contratan servicios de consultoría para que las asesoren. es decir. Estos incluyen: • • • • Cobertura geográfica Experiencia en el sector Acreditación Estructura de precios y honorarios .2 La Certificación Cuando el sistema de gestión ya está en marcha. es fundamental certificarlo a través de un organismo independiente.1 Elección de una entidad de certificación La elección de una entidad de certificación puede resultar compleja. Puede resultar muy beneficioso que la alta dirección asista a un curso de formación introductorio. 2. así como un mismo proceso para seguir durante la implementación: A. Puede parecer una tarea ardua. que sepa qué es y cómo va a afectar las tareas cotidianas. Todas las personas que participan en la decisión de implementar un sistema de gestión deben contar con una comprensión básica de lo que esto supone. pero todas las personas que vayan a implementar el sistema deben estar familiarizadas con la totalidad de la norma.2. a fin de garantizar su eficacia a largo plazo. Durante la implementación es importante que toda la planta se familiarice con el sistema de gestión. B. También existen cursos de formación y publicaciones disponibles si se desea implementar el sistema sin ayuda. procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos. Las buenas organizaciones tienen procesos. No obstante. La implementación y certificación del sistema ayuda a que una organización logre mejoras continuas en su operación. Para todos los sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar. Implementación del sistema • Repaso de las opciones y de la documentación de referencia.5. de un día de duración. • Formación del personal sobre el sistema de gestión. • Aumento de la comprensión del sistema. Comprensión del sistema y sus requisitos • Participación de la alta dirección. 2.de la alta dirección pueden facilitar en gran medida este proceso. puesto que hay varios factores que se deben tener en cuenta.

formación.gov. en jornada continua. enlaces con entidades homólogas en otros países. También es posible la consulta telefónica. 4. Directamente en el Centro de Información de ICONTEC.2.co.co Para conocer sobre el sector del medio ambiente. estudiantes. En esta dirección se encuentra el portafolio de servicios del instituto. se puede consultar la página web http://www. Vivienda y Desarrollo Territorial web http:// www. . Auditorias de seguimiento.org. consultar: IDEAM y Ministerio de Ambiente. información sectorizada (acceso a normas nacionales e internacionales). Atención: lunes a viernes. ubicado en la Carrera 37 No.icontec. 2.sic. docentes. A esta información se puede acceder sin ningún costo si la empresa o entidad está afiliada a ICONTEC. 3.2. - - Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.2 Proceso de certificación Una vez elegida la entidad de certificación que más se ajusta a las necesidades. investigadores. se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos: 1. de 9:00 h a 16:00 h. funcionarios públicos y de cualquier otra persona interesada. Para no afiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el número de sectores escogidos y según el número de normas del listado maestro. que incluye capacitación. Estos servicios están a disposición de empresarios. ¿Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector? 3.5. bases de datos.gov. 52-95 en Bogotá. Decisión sobre la certificación. vía fax o a través de correo electrónico. Evaluación inicial o auditoría de certificación. Evaluación previa voluntaria (auditoria previa). 3.1 Mercado nacional Se pueden consultar las normas y reglamentos técnicos del ICONTEC de las siguientes formas: Por medio de consulta en la página web http://www.minambiente.

eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para conocer los documentos aduaneros para exportar. Industria y Turismo (http://www.minagricultura. Sobre el sector educación: Ministerio de Protección Social.mineducacion. que contiene distintas secciones: Derechos de importación.gov.co) y SENA (http:// www.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones de empresarios ubicados en países en desarrollo.minproteccion.mincomercio.ica.eu Si se quieren conocer los derechos de aduana. INVIMA (http://www.europa.gov.co).eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto: http://exporthelp. Estadísticas. Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http:// www.gov.europa. vínculos y contactos.gov. consultar: http://exporthelp.europa.co) y Superintendencia de Industria y Comercio.co).co). 3. INS o el mismo ICONTEC.2 Exportar a la Unión Europea Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la UE se pueden seguir estas recomendaciones: Empezar por http://exporthelp. consultar: http://exporthelp.sena.Sobre el sector salud: Ministerio de Protección Social (http://www.gov.europa.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para encontrar enlaces con información complementaria: http://exporthelp.europa. Exigencias y tasas internas.invima. . Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio.co). documentos y reglas de origen.gov. Espacio comercial interactivo.gov.co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http:// www. Ministerio de Educación:(http:// www.

sit.int/comm/enterprise.org.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en.europa. 3. consultar: http://ec.sit .tris/ - - 3.org.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la CAN consultar la página: http://comunidadandina.eu.4 Exportar a Estados Unidos Informarse y cumplir con los requisitos técnicos de Estados Unidos.Para saber cuáles son los productos considerados defectuosos por las autoridades europeas (RAPEX).cfm Para saber sobre reglamentos técnicos nacionales notificados (TRIS). Se puede consultar la página de la embajada: http://usembassy. consultar: http://europa.

V. 2000. [artículo en línea]. ICONTEC. consulta: septiembre 28 de 2006. Bogotá. Industria y Turismo. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental. Análisis institucional del Sistema Nacional de Calidad en Colombia. ICONTEC. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. 1999. 2005. 2001. Bibliografía Elaborado por el equipo de BOGOTA EMPRENDE a partir de las siguientes fuentes de información: Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. D. 2005.gestiopolis1. Plan Nacional de Calidad. Documento sobre necesidades y recomendaciones para la agenda interna del Sistema Nacional de Calidad en el marco del TLC con Estados Unidos y otros tratados comerciales.. 2001. S:A. 2005. . Gutiérrez. Lozano. y J. ICONTEC. Bogotá. González. Curso de capacitación sobre reglamentos técnicos para exportar a la Unión Europea.. Compendio de normas técnicas colombianas. Fundamentos y vocabulario.grupokaizen. Requisitos con orientación para su uso. V.. Grupo de Asistencia Técnica al Comercio. Bogotá. Gestión de la calidad de exportación: material de apoyo para las actividades de capacitación. de C. Y. L. García. Análisis del sistema de metrología en Colombia. Colombia. ICONTEC. disponible en: http://www. UE. W. disponible en: http://www. A. Martínez. Bogotá. Castillo. ICONTEC. Bogotá. “Mejoramiento continuo: principio de gestión de la calidad”. A. Demin. consulta: septiembre 20 de 2006. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. Bogotá. B.OMC. Mincomercio. Centro de Comercio Internacional. Bogotá. López. 2006. ICONTEC. “¿Qué es calidad total?”.php. “Administración de la calidad total y herramientas básicas”.infocalidad. DNP. México. Ministerio de Comercio.1994.. Y.4.com/inicio. ICONTEC. disponible en: http//:www.CAN. consulta: agosto 28 de 2006. Feigenbaum. UNCTAD . ICONTEC.zip. Ginebra. 2005. Bogotá. 2006. Sistemas integrados de gestión. [artículo en línea]. Colombia. ICONTEC.com/recursos6/Archivos/deger/mandamientosde-la-calidad. [artículo en línea]. Colombia. Control total de la calidad..net. Departamento Nacional de Planeación. Bogotá. Compañía Editorial Continental.

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