GUÍA CÓMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre “Cómo implementar el sistema de gestión en una empresa” que se encuentra en www.bogotaemprende.com

3.3.5 ¿Qué es el ISO 14001? 2.2 Proceso de certificación 3.4.1.1 Elección de una entidad de certificación 2.4 Exportar a Estado Unidos .4 Sistema de gestión ambiental 2.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones 3.4.2 Elementos que lo componen 2.4.2.6 Implementar el EMS 2.2 La certificación 2.4.9 ¿Qué significa OHSAS 18001? 2.3.1.3.1.1.7 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad 2.3 Clasificación 2. Los sistemas de gestión 2.1 Sistemas de gestión de calidad 2.3. razones.10 Implementar un OHSMS 2.1.11 Beneficios de la certificación OHSAS 18001 2.1.1.3 ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? 2. Las exigencias de un mercado globalizado 2.2 ¿Qué es el ISO 9000? 2.1 Definición.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? 2.1.1.8 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? 2.3.4 Implementación de sistemas de gestión 2.1. beneficios y retos 2.2 Exportar a la Unión Europea 3.1 Mercado nacional 3.3.3.3.3.3.1.1 La implementación 2.3.1.2. Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector 3.

Ello se logra cumpliendo los parámetros establecidos. cada vez se está reconociendo la necesidad de ser mejores. entre ellas: Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintos lugares. nacionales y especialmente en los internacionales. El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas al respecto. es decir. Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidad desde el principio hasta el final. Las personas cada vez son más conscientes de la importancia de adquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado. Sin embargo. El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios con características constantes. Este panorama plantea entonces una pregunta: ¿por qué el mundo del comercio está tan reglamentado? Al respecto existen diversas respuestas. - - 2. cuando la costumbre dictaba que se vendía sin importar lo que se hiciera o cómo se hiciera. a diferencia de épocas pasadas. lo que supone la necesidad de garantizar ciertas características de los bienes y/o servicios que se adquieren.1 Definición . Es necesario generar un mercado de confianza. que nunca tienen contacto directo. Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las de sistemas de gestión. ya sea de la calidad o bien de cualquier otra característica que se quiera resaltar. previniendo fallas y aplicando reglas de juego. La calidad ya no es algo nuevo en las empresas. principios y compromisos para el cumplimiento del objetivo. es decir. en todas las etapas del proceso de producción. ser una empresa caracterizada por la excelencia en sus procesos y productos es una cuestión opcional.1. no quieren ser engañadas. LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en la clave de éxito para competir en los mercados locales. SISTEMAS DE GESTIÓN 2.

Disminuir los costos y recursos utilizados. .Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota de este.Porque los clientes lo exigen. .Asignar recursos técnicos y económicos para la puesta en marcha del sistema de gestión.Aumentar el número de clientes. . . son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos. beneficios y retos Una empresa debería implementar un sistema de gestión: .Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos procesos. . la comunidad y los clientes. En otras palabras.Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan posteriormente.Porque el equipo de trabajo construye competencias que darán como resultado el mejor funcionamiento del negocio. 2.Realizar mejoras en productividad. .Reducir los costes debidos a la mala calidad.Un sistema de gestión es una herramienta administrativa que permite planear e implementar de forma ordenada las oportunidades de mejoramiento en una empresa. . .Mejorar la gestión de la eficiencia.Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la industria.Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo.Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema.Aumentar la motivación del personal y la organización del trabajo.Trabajar en dirección a una mejora continua. Cuando una empresa implanta un sistema de este tipo sólo lo hace para gestionar un aspecto puntual.Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el mercado.2 Razones. conseguir su fidelidad y mejorar la relación con ellos. generar su confianza. Los retos que supone la implementación de un sistema de gestión son: . reducción de costos y prevención de fallas que puedan encarecer la producción. El sistema trae varios beneficios ya que permite: . . . . . . .Contar con personal competente y/o formarlo. . como por ejemplo la calidad de sus productos y servicios. .

para hacerlo más comprensible a las empresas de servicios. ICONTEC. proceso es "el conjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas en salidas o que agregan valor". 2006. Castillo. El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatro pasos en el desarrollo de una empresa: 1 Colombia. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. En esta etapa. ICONTEC. Y este ciclo. > El componente documental. es un método para conducir el mejoramiento de procesos. • La organización.2. 2006. las obligaciones fiscales y sociales de la organización. J. anormales y no rutinarias y de emergencia. que parte de planear un cambio para la resolución de un problema específico. entendida como un sistema. cuando se habla de gestión se hace referencia a la aplicación del ciclo de Planear. D. como por ejemplo ganar dinero. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la empresa y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen para alcanzar los resultados esperados. Martínez y D. Verificar y Actuar2. se destacan tres componentes básicos: > El componente humano y de recursos. prevenir la contaminación ambiental. • Elemento operativo: es la implementación de la estrategia. cuenta con un grupo de elementos que interactúan para lograr los objetivos propuestos. servicios. antes de la verificación y el cierre del ciclo con la acción. Bogotá. Hacer. Si retomamos la definición de la norma ISO 9000. el medio ambiente.3 Elementos que lo componen El sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos1: • Elemento de revisión inicial: se identifican los requisitos legales relacionados con los productos. la seguridad y la salud ocupacional. responder a los compromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano. > El componente operativo u operacional para manejar situaciones normales y rutinarias. mejorar las condiciones de los trabajadores. satisfacer al cliente. Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para la gestión. 2 Mencionado en “Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas” por Martínez. ICONTEC. precisamente. por J. . llamado también PHVA. De otro lado. y Castillo.

> Establecer el sistema de gestión. > Recolectar los datos generados durante la ejecución: registrarlo. para las actividades o para sus resultados.• Planear > Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un sistema de gestión y reconocer la situación actual de la empresa. > Continuar enseñando y entrenando el personal involucrado. Actuar > Establecer una forma estándar de hacer las cosas. existen sistemas de gestión para tres temas neurálgicos a nivel mundial: A. encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. ver aspectos positivos y/o negativos. C. Aquí es necesario recordar que una norma técnica es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo competente reconocido. Calidad. > Proporcionar educación y entrenamiento: enseñarles a hacerlo. directrices o características. • • • 2. es decir. Comprende reglas. Cada uno de estos temas tiene unas normas específicas. . Salud y seguridad laboral. > Comparar lo que había antes con lo que hay ahora. > Comparar los resultados finales con la meta planteada.4 Clasificación En términos generales. B. Verificar > Analizar los resultados que se van obteniendo. > Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo. > Incluir efectos adicionales. > Definir los métodos que permiten alcanzar las metas y objetivos: identificar los riesgos. Medio ambiente. elaborar el reglamento interno y un plan de manejo. de uso común y repetido. > Comunicar a todos los nuevos procedimientos. Hacer > Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que se va a hacer.

ISO 9000 es el marco normativo internacional más comúnmente empleado para este sistema.3 Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad 1.Análisis de mediciones y mejoras. sin importar su tamaño o sector industrial. Medio Ambiente . 2.4.Las normas para los temas mencionados son: • Calidad . puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado..1..4. la única forma de mantenerse es ofrecer un compromiso serio con la calidad. tal como el ISO 9000...1 Sistemas de gestión de calidad En todo negocio.4.Sistema administrativo de calidad. De hecho. Conseguir una copia de la norma 2. ofrece a cada organización una manera bien documentada y con sentido común para llevar a cabo su negocio.Administración de recursos. La familia fue revisada recientemente. Revisar la literatura de soporte y el software .OHSAS 18001: permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo. 2. Se sustenta en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad.ISO 9001: el primer sistema y el más popular. cualquier organización..1.4. que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo y en los productos y servicios que se crean.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? Es un sistema basado en el sentido común. en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000).ISO 14001: proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización. 5. 4.Responsabilidad de la dirección. 2. cuando se le incluyeron las siguientes secciones: 1. bien documentado. 3.1. • • 2. 2.Realización del producto.2 ¿Qué es el ISO 9000? Es el nombre genérico de una familia de normas alrededor de las cuales se basa eficazmente un sistema administrativo de calidad. Salud y seguridad laboral .

Planeación. Implementación y operación.2.4. Desarrollar un manual de calidad 7. Desarrollar del sistema ambiental 7.4.4.3. ISO 14001 consta de. Lograr el registro 11. y Revisión administrativa 2. Evaluar continuamente (auditorías de mantenimiento) 2.3 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad . Revisar las opciones de consultoría 5. Lograr la certificación 10. Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputación de la organización. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los sistemas administrativos ambientales (Environmental Management System EMS). Escoger una compañía certificadora 6. Revisar la literatura de soporte 3.4. Revisar y generar objetivos 8.1 ¿Qué es ISO 14001? Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía. Implementar su sistema administrativo de calidad 9.2 Sistema de gestión medioambiental El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativo en el éxito. Revisar opciones de consultoría 5. Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área 4.2. Conseguir una copia de la norma 2. Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento) 2. Escoger una compañía certificadora 6. Considerar una preauditoría 10. Implementar y operar 9. Desarrollar documentación de apoyo 8. 2. Revisión y acción correctiva. Requisitos generales.2 Implementar el EMS Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementar un EMS: 1. Formar un equipo y definir una estrategia 4. Política medioambiental.

Lograr certificación 9.5 Implementación y certificación de sistemas de gestión 2. tomando en cuenta los cambios en las leyes y la protección a su fuerza de trabajo. Sin embargo. Planear 6.4.2 ¿Qué significa OHSAS 18001? OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 es una especificación de evaluación para los sistemas de administración de seguridad y salud ocupacional. Implementar 7. Considerar la capacitación 4. una planificación adecuada y el respaldo .3. Revisar las opciones de asesoría 5.4. 2.3.OHSMS) como parte de su estrategia de administración de riesgos. Un OHSMS promueve un ambiente de trabajo seguro y saludable. 2.3 Implementar un OHSMS Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementar un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional: 1.Muchas organizaciones están implementando un sistema de administración de salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and Safety Management System . 2. Fue desarrollado en respuesta a la necesidad de las compañías de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad de manera eficiente.1 La implementación La implementación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial.4.1 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? Un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad proporciona un marco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera tal que puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio.3. Revisar la literatura de soporte 3. Conseguir una copia de la norma 2. Revisar 8. Recibir auditorias continuas 2.5.

a fin de garantizar su eficacia a largo plazo. No obstante. puesto que hay varios factores que se deben tener en cuenta. Puede resultar muy beneficioso que la alta dirección asista a un curso de formación introductorio.de la alta dirección pueden facilitar en gran medida este proceso. B. Las buenas organizaciones tienen procesos.1 Elección de una entidad de certificación La elección de una entidad de certificación puede resultar compleja. Para todos los sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar. así como un mismo proceso para seguir durante la implementación: A. pero todas las personas que vayan a implementar el sistema deben estar familiarizadas con la totalidad de la norma.5. Durante la implementación es importante que toda la planta se familiarice con el sistema de gestión. Estos incluyen: • • • • Cobertura geográfica Experiencia en el sector Acreditación Estructura de precios y honorarios .2 La Certificación Cuando el sistema de gestión ya está en marcha. • Formación del personal sobre el sistema de gestión. Todas las personas que participan en la decisión de implementar un sistema de gestión deben contar con una comprensión básica de lo que esto supone. de un día de duración. 2. numerosas empresas contratan servicios de consultoría para que las asesoren.2. La implementación y certificación del sistema ayuda a que una organización logre mejoras continuas en su operación. Comprensión del sistema y sus requisitos • Participación de la alta dirección. • Lectura de la norma. Implementación del sistema • Repaso de las opciones y de la documentación de referencia. • Aumento de la comprensión del sistema. 2. Puede parecer una tarea ardua. que sepa qué es y cómo va a afectar las tareas cotidianas.5. procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos. es fundamental certificarlo a través de un organismo independiente. es decir. También existen cursos de formación y publicaciones disponibles si se desea implementar el sistema sin ayuda.

Atención: lunes a viernes.gov. docentes.2. bases de datos. se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos: 1.co Para conocer sobre el sector del medio ambiente. Evaluación inicial o auditoría de certificación.sic. en jornada continua.icontec. se puede consultar la página web http://www. 52-95 en Bogotá.1 Mercado nacional Se pueden consultar las normas y reglamentos técnicos del ICONTEC de las siguientes formas: Por medio de consulta en la página web http://www. ubicado en la Carrera 37 No. 3.5. estudiantes. información sectorizada (acceso a normas nacionales e internacionales). Para no afiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el número de sectores escogidos y según el número de normas del listado maestro. Decisión sobre la certificación.2 Proceso de certificación Una vez elegida la entidad de certificación que más se ajusta a las necesidades.org.co. Estos servicios están a disposición de empresarios. enlaces con entidades homólogas en otros países.2. A esta información se puede acceder sin ningún costo si la empresa o entidad está afiliada a ICONTEC. También es posible la consulta telefónica. Vivienda y Desarrollo Territorial web http:// www. que incluye capacitación. funcionarios públicos y de cualquier otra persona interesada. . formación.minambiente. ¿Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector? 3. Evaluación previa voluntaria (auditoria previa). investigadores. 4.gov. vía fax o a través de correo electrónico. consultar: IDEAM y Ministerio de Ambiente. En esta dirección se encuentra el portafolio de servicios del instituto. 3. Auditorias de seguimiento. 2. Directamente en el Centro de Información de ICONTEC. - - Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio. de 9:00 h a 16:00 h.

ica.eu Si se quieren conocer los derechos de aduana.sena.gov. Espacio comercial interactivo.europa. Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto: http://exporthelp.mineducacion.co). Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http:// www.co) y SENA (http:// www. consultar: http://exporthelp.invima.gov.gov.europa.europa. documentos y reglas de origen.co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http:// www.mincomercio. vínculos y contactos.co). 3.2 Exportar a la Unión Europea Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la UE se pueden seguir estas recomendaciones: Empezar por http://exporthelp. Estadísticas.europa.minproteccion.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones de empresarios ubicados en países en desarrollo.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para encontrar enlaces con información complementaria: http://exporthelp.gov.co) y Superintendencia de Industria y Comercio. INS o el mismo ICONTEC.co).minagricultura. Ministerio de Educación:(http:// www. que contiene distintas secciones: Derechos de importación.Sobre el sector salud: Ministerio de Protección Social (http://www. Industria y Turismo (http://www. Sobre el sector educación: Ministerio de Protección Social.gov.gov. Exigencias y tasas internas.europa. INVIMA (http://www. consultar: http://exporthelp.co).gov. .eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para conocer los documentos aduaneros para exportar.

sit.tris/ - - 3.org.eu. Se puede consultar la página de la embajada: http://usembassy.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en.int/comm/enterprise.org. 3. consultar: http://ec.europa.cfm Para saber sobre reglamentos técnicos nacionales notificados (TRIS). consultar: http://europa.4 Exportar a Estados Unidos Informarse y cumplir con los requisitos técnicos de Estados Unidos.sit .Para saber cuáles son los productos considerados defectuosos por las autoridades europeas (RAPEX).3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la CAN consultar la página: http://comunidadandina.

S:A. “Mejoramiento continuo: principio de gestión de la calidad”.OMC. Plan Nacional de Calidad. 2001. “Administración de la calidad total y herramientas básicas”. [artículo en línea]. Bogotá. ICONTEC. Análisis institucional del Sistema Nacional de Calidad en Colombia. consulta: septiembre 28 de 2006. Industria y Turismo. Fundamentos y vocabulario. Gestión de la calidad de exportación: material de apoyo para las actividades de capacitación. Castillo.net.. A. B. 2005. Ginebra. A. Y. Grupo de Asistencia Técnica al Comercio. de C. 2005. Y. V. Control total de la calidad. Curso de capacitación sobre reglamentos técnicos para exportar a la Unión Europea.V. Colombia. Bogotá. UE. ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. W. Compañía Editorial Continental. consulta: agosto 28 de 2006. 2000. 2006. Colombia.. Bogotá. Feigenbaum. ICONTEC. UNCTAD . Colombia. ICONTEC.. y J. Requisitos con orientación para su uso. consulta: septiembre 20 de 2006. González. Análisis del sistema de metrología en Colombia. ICONTEC. Bogotá. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas.php. Bogotá. ICONTEC. 2005. [artículo en línea]. Compendio de normas técnicas colombianas.1994.zip. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental.grupokaizen.4. L. DNP. disponible en: http://www. Sistemas integrados de gestión. disponible en: http://www. ICONTEC. Mincomercio. [artículo en línea]. García.gestiopolis1. . Gutiérrez. Departamento Nacional de Planeación. México...com/recursos6/Archivos/deger/mandamientosde-la-calidad. Martínez. Bogotá. ICONTEC.infocalidad. Centro de Comercio Internacional. Bogotá. 2006. Bogotá. Demin. 1999.CAN. 2001. Ministerio de Comercio. ICONTEC. Bibliografía Elaborado por el equipo de BOGOTA EMPRENDE a partir de las siguientes fuentes de información: Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.com/inicio. López. Lozano. “¿Qué es calidad total?”. D. disponible en: http//:www. Documento sobre necesidades y recomendaciones para la agenda interna del Sistema Nacional de Calidad en el marco del TLC con Estados Unidos y otros tratados comerciales. Bogotá. 2005.

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