GUÍA CÓMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre “Cómo implementar el sistema de gestión en una empresa” que se encuentra en www.bogotaemprende.com

4.1 Sistemas de gestión de calidad 2.1.1.3.3 Clasificación 2.1. Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector 3.3.3.4.1.10 Implementar un OHSMS 2.1.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? 2.4 Implementación de sistemas de gestión 2.7 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad 2.3 ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? 2.5 ¿Qué es el ISO 14001? 2.1.2.1.1.2 La certificación 2.3.3.4.4. beneficios y retos 2.1.6 Implementar el EMS 2.1. razones.3.3.2 Elementos que lo componen 2.1.1.11 Beneficios de la certificación OHSAS 18001 2.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones 3.1 Elección de una entidad de certificación 2.9 ¿Qué significa OHSAS 18001? 2.4 Sistema de gestión ambiental 2.2 ¿Qué es el ISO 9000? 2.3.8 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? 2.1 Mercado nacional 3.1 La implementación 2.2. Las exigencias de un mercado globalizado 2.3.1 Definición.3.3.2 Exportar a la Unión Europea 3.2 Proceso de certificación 3.4 Exportar a Estado Unidos .3. Los sistemas de gestión 2.

El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios con características constantes. en todas las etapas del proceso de producción.1.1 Definición . El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas al respecto. entre ellas: Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintos lugares. no quieren ser engañadas. es decir. ya sea de la calidad o bien de cualquier otra característica que se quiera resaltar. a diferencia de épocas pasadas. nacionales y especialmente en los internacionales. SISTEMAS DE GESTIÓN 2. que nunca tienen contacto directo. Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidad desde el principio hasta el final. LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en la clave de éxito para competir en los mercados locales. Sin embargo. previniendo fallas y aplicando reglas de juego. Ello se logra cumpliendo los parámetros establecidos. es decir. La calidad ya no es algo nuevo en las empresas. principios y compromisos para el cumplimiento del objetivo. Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las de sistemas de gestión. Las personas cada vez son más conscientes de la importancia de adquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado. ser una empresa caracterizada por la excelencia en sus procesos y productos es una cuestión opcional. cuando la costumbre dictaba que se vendía sin importar lo que se hiciera o cómo se hiciera. Es necesario generar un mercado de confianza. lo que supone la necesidad de garantizar ciertas características de los bienes y/o servicios que se adquieren. cada vez se está reconociendo la necesidad de ser mejores. Este panorama plantea entonces una pregunta: ¿por qué el mundo del comercio está tan reglamentado? Al respecto existen diversas respuestas. - - 2.

generar su confianza. . conseguir su fidelidad y mejorar la relación con ellos. beneficios y retos Una empresa debería implementar un sistema de gestión: . .Contar con personal competente y/o formarlo. . El sistema trae varios beneficios ya que permite: . En otras palabras.Asignar recursos técnicos y económicos para la puesta en marcha del sistema de gestión.Realizar mejoras en productividad. 2.Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota de este.Porque el equipo de trabajo construye competencias que darán como resultado el mejor funcionamiento del negocio.2 Razones.Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan posteriormente.Trabajar en dirección a una mejora continua.Reducir los costes debidos a la mala calidad.Aumentar la motivación del personal y la organización del trabajo.Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos procesos.Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el mercado. Cuando una empresa implanta un sistema de este tipo sólo lo hace para gestionar un aspecto puntual. . . . . Los retos que supone la implementación de un sistema de gestión son: . . como por ejemplo la calidad de sus productos y servicios. . son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos. . la comunidad y los clientes. .Disminuir los costos y recursos utilizados. reducción de costos y prevención de fallas que puedan encarecer la producción.Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo. .Un sistema de gestión es una herramienta administrativa que permite planear e implementar de forma ordenada las oportunidades de mejoramiento en una empresa.Mejorar la gestión de la eficiencia. .Aumentar el número de clientes.Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema. .Porque los clientes lo exigen. . .Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la industria.

Si retomamos la definición de la norma ISO 9000. ICONTEC.2. cuenta con un grupo de elementos que interactúan para lograr los objetivos propuestos. En esta etapa. D.3 Elementos que lo componen El sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos1: • Elemento de revisión inicial: se identifican los requisitos legales relacionados con los productos. Castillo. mejorar las condiciones de los trabajadores. proceso es "el conjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas en salidas o que agregan valor". es un método para conducir el mejoramiento de procesos. que parte de planear un cambio para la resolución de un problema específico. la seguridad y la salud ocupacional. . El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatro pasos en el desarrollo de una empresa: 1 Colombia. y Castillo. anormales y no rutinarias y de emergencia. satisfacer al cliente. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. ICONTEC. cuando se habla de gestión se hace referencia a la aplicación del ciclo de Planear. Martínez y D. responder a los compromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano. Bogotá. entendida como un sistema. prevenir la contaminación ambiental. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la empresa y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen para alcanzar los resultados esperados. el medio ambiente. 2 Mencionado en “Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas” por Martínez. Hacer. Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para la gestión. 2006. Y este ciclo. precisamente. ICONTEC. por J. llamado también PHVA. > El componente operativo u operacional para manejar situaciones normales y rutinarias. 2006. se destacan tres componentes básicos: > El componente humano y de recursos. antes de la verificación y el cierre del ciclo con la acción. • La organización. servicios. las obligaciones fiscales y sociales de la organización. para hacerlo más comprensible a las empresas de servicios. De otro lado. J. > El componente documental. • Elemento operativo: es la implementación de la estrategia. como por ejemplo ganar dinero. Verificar y Actuar2.

> Comunicar a todos los nuevos procedimientos. Verificar > Analizar los resultados que se van obteniendo. C. Cada uno de estos temas tiene unas normas específicas. directrices o características. Hacer > Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que se va a hacer. • • • 2. Salud y seguridad laboral. es decir. > Incluir efectos adicionales. elaborar el reglamento interno y un plan de manejo. > Recolectar los datos generados durante la ejecución: registrarlo. Medio ambiente. Aquí es necesario recordar que una norma técnica es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo competente reconocido. ver aspectos positivos y/o negativos. > Comparar los resultados finales con la meta planteada. . > Establecer el sistema de gestión. Comprende reglas. > Continuar enseñando y entrenando el personal involucrado. Calidad. existen sistemas de gestión para tres temas neurálgicos a nivel mundial: A. B. de uso común y repetido. > Comparar lo que había antes con lo que hay ahora. para las actividades o para sus resultados. encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. Actuar > Establecer una forma estándar de hacer las cosas. > Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo. > Proporcionar educación y entrenamiento: enseñarles a hacerlo. > Definir los métodos que permiten alcanzar las metas y objetivos: identificar los riesgos.• Planear > Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un sistema de gestión y reconocer la situación actual de la empresa.4 Clasificación En términos generales.

. en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000).Administración de recursos..4. sin importar su tamaño o sector industrial.Las normas para los temas mencionados son: • Calidad . Revisar la literatura de soporte y el software .ISO 9001: el primer sistema y el más popular.2 ¿Qué es el ISO 9000? Es el nombre genérico de una familia de normas alrededor de las cuales se basa eficazmente un sistema administrativo de calidad.Realización del producto. que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo y en los productos y servicios que se crean.Sistema administrativo de calidad..3 Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad 1. De hecho. Se sustenta en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad. cualquier organización.4. bien documentado.1 Sistemas de gestión de calidad En todo negocio. Medio Ambiente ..4. ofrece a cada organización una manera bien documentada y con sentido común para llevar a cabo su negocio.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? Es un sistema basado en el sentido común. tal como el ISO 9000. la única forma de mantenerse es ofrecer un compromiso serio con la calidad. cuando se le incluyeron las siguientes secciones: 1. 5. • • 2. Salud y seguridad laboral . 2. 2. 3. 4. Conseguir una copia de la norma 2.OHSAS 18001: permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo.Responsabilidad de la dirección. La familia fue revisada recientemente.1. puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado.Análisis de mediciones y mejoras.ISO 14001: proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización.1.1. 2. 2.4. ISO 9000 es el marco normativo internacional más comúnmente empleado para este sistema..

Formar un equipo y definir una estrategia 4. Planeación.2 Implementar el EMS Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementar un EMS: 1. Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputación de la organización. Considerar una preauditoría 10. Lograr el registro 11. Implementar y operar 9. Revisión y acción correctiva. 2.2. Revisar y generar objetivos 8.4.4. Desarrollar un manual de calidad 7. Conseguir una copia de la norma 2. Política medioambiental.2.3. Revisar las opciones de consultoría 5. Implementación y operación. Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento) 2. Escoger una compañía certificadora 6. Evaluar continuamente (auditorías de mantenimiento) 2.3 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad . Revisar opciones de consultoría 5. Escoger una compañía certificadora 6. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los sistemas administrativos ambientales (Environmental Management System EMS).4. Desarrollar del sistema ambiental 7. Revisar la literatura de soporte 3. Lograr la certificación 10.2 Sistema de gestión medioambiental El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativo en el éxito.4. Requisitos generales. Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área 4. ISO 14001 consta de. y Revisión administrativa 2. Desarrollar documentación de apoyo 8. Implementar su sistema administrativo de calidad 9.1 ¿Qué es ISO 14001? Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía.

Fue desarrollado en respuesta a la necesidad de las compañías de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad de manera eficiente. Lograr certificación 9. Un OHSMS promueve un ambiente de trabajo seguro y saludable.OHSMS) como parte de su estrategia de administración de riesgos. Conseguir una copia de la norma 2. Revisar la literatura de soporte 3.3.2 ¿Qué significa OHSAS 18001? OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 es una especificación de evaluación para los sistemas de administración de seguridad y salud ocupacional. Considerar la capacitación 4.Muchas organizaciones están implementando un sistema de administración de salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and Safety Management System .3. Recibir auditorias continuas 2. 2.4.3 Implementar un OHSMS Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementar un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional: 1.5 Implementación y certificación de sistemas de gestión 2. Revisar las opciones de asesoría 5. una planificación adecuada y el respaldo .5.1 La implementación La implementación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial.4. Planear 6.1 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? Un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad proporciona un marco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera tal que puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio. Implementar 7. Revisar 8.3.4. 2. Sin embargo. tomando en cuenta los cambios en las leyes y la protección a su fuerza de trabajo. 2.

2. Las buenas organizaciones tienen procesos. • Aumento de la comprensión del sistema. es fundamental certificarlo a través de un organismo independiente. Implementación del sistema • Repaso de las opciones y de la documentación de referencia. 2. Todas las personas que participan en la decisión de implementar un sistema de gestión deben contar con una comprensión básica de lo que esto supone.de la alta dirección pueden facilitar en gran medida este proceso.2 La Certificación Cuando el sistema de gestión ya está en marcha. Durante la implementación es importante que toda la planta se familiarice con el sistema de gestión. puesto que hay varios factores que se deben tener en cuenta.2. a fin de garantizar su eficacia a largo plazo. También existen cursos de formación y publicaciones disponibles si se desea implementar el sistema sin ayuda. B. pero todas las personas que vayan a implementar el sistema deben estar familiarizadas con la totalidad de la norma. Para todos los sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar. Puede resultar muy beneficioso que la alta dirección asista a un curso de formación introductorio. No obstante. Puede parecer una tarea ardua. numerosas empresas contratan servicios de consultoría para que las asesoren.1 Elección de una entidad de certificación La elección de una entidad de certificación puede resultar compleja. que sepa qué es y cómo va a afectar las tareas cotidianas. Comprensión del sistema y sus requisitos • Participación de la alta dirección. de un día de duración. • Formación del personal sobre el sistema de gestión. procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos. es decir. así como un mismo proceso para seguir durante la implementación: A. • Lectura de la norma.5. La implementación y certificación del sistema ayuda a que una organización logre mejoras continuas en su operación. Estos incluyen: • • • • Cobertura geográfica Experiencia en el sector Acreditación Estructura de precios y honorarios .5.

consultar: IDEAM y Ministerio de Ambiente. que incluye capacitación. Decisión sobre la certificación.co. en jornada continua. Auditorias de seguimiento. 3.icontec. Evaluación inicial o auditoría de certificación.sic.2. .2. investigadores. ¿Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector? 3. Atención: lunes a viernes.2 Proceso de certificación Una vez elegida la entidad de certificación que más se ajusta a las necesidades.co Para conocer sobre el sector del medio ambiente. enlaces con entidades homólogas en otros países. vía fax o a través de correo electrónico. se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos: 1. - - Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.5.minambiente.1 Mercado nacional Se pueden consultar las normas y reglamentos técnicos del ICONTEC de las siguientes formas: Por medio de consulta en la página web http://www. estudiantes. Vivienda y Desarrollo Territorial web http:// www. También es posible la consulta telefónica.gov. Directamente en el Centro de Información de ICONTEC. 52-95 en Bogotá. Para no afiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el número de sectores escogidos y según el número de normas del listado maestro. bases de datos.org. 4. 2. En esta dirección se encuentra el portafolio de servicios del instituto. se puede consultar la página web http://www. ubicado en la Carrera 37 No. A esta información se puede acceder sin ningún costo si la empresa o entidad está afiliada a ICONTEC. información sectorizada (acceso a normas nacionales e internacionales). de 9:00 h a 16:00 h. Estos servicios están a disposición de empresarios. 3.gov. Evaluación previa voluntaria (auditoria previa). docentes. funcionarios públicos y de cualquier otra persona interesada. formación.

gov. INS o el mismo ICONTEC.invima.gov.europa.co) y SENA (http:// www. Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio. INVIMA (http://www.co).co).co).sena. consultar: http://exporthelp. Industria y Turismo (http://www. Exigencias y tasas internas.gov.Sobre el sector salud: Ministerio de Protección Social (http://www.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para conocer los documentos aduaneros para exportar.co). que contiene distintas secciones: Derechos de importación.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones de empresarios ubicados en países en desarrollo.minagricultura.gov.europa. 3. Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http:// www. consultar: http://exporthelp. documentos y reglas de origen. Ministerio de Educación:(http:// www.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para encontrar enlaces con información complementaria: http://exporthelp.2 Exportar a la Unión Europea Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la UE se pueden seguir estas recomendaciones: Empezar por http://exporthelp.ica.gov.eu Si se quieren conocer los derechos de aduana.europa. Estadísticas.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto: http://exporthelp.co) y Superintendencia de Industria y Comercio.gov.minproteccion. Sobre el sector educación: Ministerio de Protección Social.europa. Espacio comercial interactivo.gov.mincomercio. vínculos y contactos.europa.co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http:// www.mineducacion. .

eu.org. Se puede consultar la página de la embajada: http://usembassy.sit.4 Exportar a Estados Unidos Informarse y cumplir con los requisitos técnicos de Estados Unidos.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en. 3. consultar: http://europa.sit .org.Para saber cuáles son los productos considerados defectuosos por las autoridades europeas (RAPEX).europa.tris/ - - 3.cfm Para saber sobre reglamentos técnicos nacionales notificados (TRIS).3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la CAN consultar la página: http://comunidadandina.int/comm/enterprise. consultar: http://ec.

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