GUÍA CÓMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre “Cómo implementar el sistema de gestión en una empresa” que se encuentra en www.bogotaemprende.com

razones.3.2 ¿Qué es el ISO 9000? 2. beneficios y retos 2.1 Sistemas de gestión de calidad 2.3. Las exigencias de un mercado globalizado 2.1 Mercado nacional 3. Los sistemas de gestión 2.3.4 Sistema de gestión ambiental 2.1.1.4.3.8 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? 2.7 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad 2.9 ¿Qué significa OHSAS 18001? 2.10 Implementar un OHSMS 2.3 ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? 2.3.3.3.1 Definición. Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector 3.1.2 Elementos que lo componen 2.1.2.3.3.1 Elección de una entidad de certificación 2.1.1.4 Exportar a Estado Unidos .1.2 La certificación 2.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones 3.5 ¿Qué es el ISO 14001? 2.4.1.1 La implementación 2.3.1.2 Exportar a la Unión Europea 3.3.4.6 Implementar el EMS 2.3 Clasificación 2.2 Proceso de certificación 3.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? 2.1.4 Implementación de sistemas de gestión 2.2.1.3.11 Beneficios de la certificación OHSAS 18001 2.4.1.

cuando la costumbre dictaba que se vendía sin importar lo que se hiciera o cómo se hiciera. previniendo fallas y aplicando reglas de juego. a diferencia de épocas pasadas. SISTEMAS DE GESTIÓN 2. ser una empresa caracterizada por la excelencia en sus procesos y productos es una cuestión opcional. Las personas cada vez son más conscientes de la importancia de adquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado. entre ellas: Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintos lugares. no quieren ser engañadas. cada vez se está reconociendo la necesidad de ser mejores. Es necesario generar un mercado de confianza. La calidad ya no es algo nuevo en las empresas. ya sea de la calidad o bien de cualquier otra característica que se quiera resaltar. Sin embargo. Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las de sistemas de gestión.1 Definición . que nunca tienen contacto directo. El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios con características constantes. es decir. en todas las etapas del proceso de producción. El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas al respecto. Ello se logra cumpliendo los parámetros establecidos. LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en la clave de éxito para competir en los mercados locales. es decir. - - 2. nacionales y especialmente en los internacionales. principios y compromisos para el cumplimiento del objetivo. lo que supone la necesidad de garantizar ciertas características de los bienes y/o servicios que se adquieren.1. Este panorama plantea entonces una pregunta: ¿por qué el mundo del comercio está tan reglamentado? Al respecto existen diversas respuestas. Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidad desde el principio hasta el final.

. .Mejorar la gestión de la eficiencia. . .Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota de este.Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la industria.Reducir los costes debidos a la mala calidad. .Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el mercado. generar su confianza. Cuando una empresa implanta un sistema de este tipo sólo lo hace para gestionar un aspecto puntual. 2. .Porque los clientes lo exigen.Aumentar el número de clientes. Los retos que supone la implementación de un sistema de gestión son: . conseguir su fidelidad y mejorar la relación con ellos.Disminuir los costos y recursos utilizados.Trabajar en dirección a una mejora continua. . . . son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos. . como por ejemplo la calidad de sus productos y servicios.Asignar recursos técnicos y económicos para la puesta en marcha del sistema de gestión.Porque el equipo de trabajo construye competencias que darán como resultado el mejor funcionamiento del negocio. la comunidad y los clientes. . reducción de costos y prevención de fallas que puedan encarecer la producción. .Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan posteriormente.Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos procesos.Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema. El sistema trae varios beneficios ya que permite: .Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo.Realizar mejoras en productividad.Contar con personal competente y/o formarlo. beneficios y retos Una empresa debería implementar un sistema de gestión: . .Un sistema de gestión es una herramienta administrativa que permite planear e implementar de forma ordenada las oportunidades de mejoramiento en una empresa.2 Razones. En otras palabras.Aumentar la motivación del personal y la organización del trabajo. . . .

Martínez y D. antes de la verificación y el cierre del ciclo con la acción. se destacan tres componentes básicos: > El componente humano y de recursos. 2006. De otro lado. Hacer. la seguridad y la salud ocupacional. anormales y no rutinarias y de emergencia.3 Elementos que lo componen El sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos1: • Elemento de revisión inicial: se identifican los requisitos legales relacionados con los productos. como por ejemplo ganar dinero. 2006. En esta etapa. Bogotá. entendida como un sistema. D. ICONTEC. por J. satisfacer al cliente. Verificar y Actuar2. prevenir la contaminación ambiental. el medio ambiente. para hacerlo más comprensible a las empresas de servicios. ICONTEC. responder a los compromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano. Si retomamos la definición de la norma ISO 9000. Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para la gestión. servicios. cuenta con un grupo de elementos que interactúan para lograr los objetivos propuestos. llamado también PHVA. proceso es "el conjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas en salidas o que agregan valor". El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatro pasos en el desarrollo de una empresa: 1 Colombia. precisamente. las obligaciones fiscales y sociales de la organización. cuando se habla de gestión se hace referencia a la aplicación del ciclo de Planear. mejorar las condiciones de los trabajadores. y Castillo. > El componente operativo u operacional para manejar situaciones normales y rutinarias. 2 Mencionado en “Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas” por Martínez. . Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la empresa y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen para alcanzar los resultados esperados. J. Castillo. ICONTEC. • Elemento operativo: es la implementación de la estrategia. que parte de planear un cambio para la resolución de un problema específico.2. > El componente documental. es un método para conducir el mejoramiento de procesos. Y este ciclo. • La organización.

> Incluir efectos adicionales. > Comunicar a todos los nuevos procedimientos. Verificar > Analizar los resultados que se van obteniendo. es decir. directrices o características. de uso común y repetido. B. Actuar > Establecer una forma estándar de hacer las cosas. Comprende reglas. Salud y seguridad laboral. Hacer > Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que se va a hacer. > Proporcionar educación y entrenamiento: enseñarles a hacerlo. Aquí es necesario recordar que una norma técnica es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo competente reconocido.• Planear > Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un sistema de gestión y reconocer la situación actual de la empresa. > Continuar enseñando y entrenando el personal involucrado. > Recolectar los datos generados durante la ejecución: registrarlo. Calidad. existen sistemas de gestión para tres temas neurálgicos a nivel mundial: A. > Definir los métodos que permiten alcanzar las metas y objetivos: identificar los riesgos. > Establecer el sistema de gestión. ver aspectos positivos y/o negativos. > Comparar lo que había antes con lo que hay ahora. elaborar el reglamento interno y un plan de manejo. Medio ambiente. • • • 2.4 Clasificación En términos generales. encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. Cada uno de estos temas tiene unas normas específicas. > Comparar los resultados finales con la meta planteada. para las actividades o para sus resultados. . C. > Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo.

La familia fue revisada recientemente. ISO 9000 es el marco normativo internacional más comúnmente empleado para este sistema.1.Las normas para los temas mencionados son: • Calidad .4. en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000).4. la única forma de mantenerse es ofrecer un compromiso serio con la calidad. Salud y seguridad laboral . cuando se le incluyeron las siguientes secciones: 1. 2. • • 2.OHSAS 18001: permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo.. Conseguir una copia de la norma 2. 5.4.1. que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo y en los productos y servicios que se crean.. tal como el ISO 9000.ISO 9001: el primer sistema y el más popular.. 4.Realización del producto. 2. puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado. cualquier organización.4. 2. bien documentado.1. Medio Ambiente . sin importar su tamaño o sector industrial.. 3.Administración de recursos. 2. De hecho.Responsabilidad de la dirección. Revisar la literatura de soporte y el software . Se sustenta en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad.1 Sistemas de gestión de calidad En todo negocio..ISO 14001: proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? Es un sistema basado en el sentido común. ofrece a cada organización una manera bien documentada y con sentido común para llevar a cabo su negocio.Sistema administrativo de calidad.Análisis de mediciones y mejoras.2 ¿Qué es el ISO 9000? Es el nombre genérico de una familia de normas alrededor de las cuales se basa eficazmente un sistema administrativo de calidad.3 Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad 1.

Revisar y generar objetivos 8.3 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad . Desarrollar un manual de calidad 7. Requisitos generales. Desarrollar del sistema ambiental 7.4. Implementar y operar 9. Escoger una compañía certificadora 6. Revisar las opciones de consultoría 5.4. Desarrollar documentación de apoyo 8. Planeación. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los sistemas administrativos ambientales (Environmental Management System EMS).2. Revisar la literatura de soporte 3. Revisión y acción correctiva. Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área 4. Política medioambiental. ISO 14001 consta de. y Revisión administrativa 2. 2. Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputación de la organización. Considerar una preauditoría 10. Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento) 2.2 Sistema de gestión medioambiental El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativo en el éxito. Lograr la certificación 10. Implementar su sistema administrativo de calidad 9.3. Lograr el registro 11.2 Implementar el EMS Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementar un EMS: 1. Implementación y operación. Escoger una compañía certificadora 6.2.4. Formar un equipo y definir una estrategia 4. Evaluar continuamente (auditorías de mantenimiento) 2. Conseguir una copia de la norma 2.1 ¿Qué es ISO 14001? Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía. Revisar opciones de consultoría 5.4.

4.1 La implementación La implementación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial. una planificación adecuada y el respaldo . Revisar la literatura de soporte 3. tomando en cuenta los cambios en las leyes y la protección a su fuerza de trabajo. Planear 6.3.3. Lograr certificación 9. 2.3 Implementar un OHSMS Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementar un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional: 1.4. Revisar 8. 2. Revisar las opciones de asesoría 5.1 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? Un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad proporciona un marco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera tal que puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio. Considerar la capacitación 4. Fue desarrollado en respuesta a la necesidad de las compañías de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad de manera eficiente. Implementar 7. Sin embargo. Conseguir una copia de la norma 2.3.5 Implementación y certificación de sistemas de gestión 2.5. Un OHSMS promueve un ambiente de trabajo seguro y saludable.2 ¿Qué significa OHSAS 18001? OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 es una especificación de evaluación para los sistemas de administración de seguridad y salud ocupacional. 2. Recibir auditorias continuas 2.OHSMS) como parte de su estrategia de administración de riesgos.4.Muchas organizaciones están implementando un sistema de administración de salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and Safety Management System .

5. de un día de duración.1 Elección de una entidad de certificación La elección de una entidad de certificación puede resultar compleja. puesto que hay varios factores que se deben tener en cuenta. es fundamental certificarlo a través de un organismo independiente. numerosas empresas contratan servicios de consultoría para que las asesoren. • Lectura de la norma. • Aumento de la comprensión del sistema. Puede resultar muy beneficioso que la alta dirección asista a un curso de formación introductorio. 2. procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos. Las buenas organizaciones tienen procesos. Comprensión del sistema y sus requisitos • Participación de la alta dirección. así como un mismo proceso para seguir durante la implementación: A. También existen cursos de formación y publicaciones disponibles si se desea implementar el sistema sin ayuda. Puede parecer una tarea ardua. Implementación del sistema • Repaso de las opciones y de la documentación de referencia. a fin de garantizar su eficacia a largo plazo. • Formación del personal sobre el sistema de gestión.de la alta dirección pueden facilitar en gran medida este proceso. La implementación y certificación del sistema ayuda a que una organización logre mejoras continuas en su operación.2 La Certificación Cuando el sistema de gestión ya está en marcha.2.5. Todas las personas que participan en la decisión de implementar un sistema de gestión deben contar con una comprensión básica de lo que esto supone. pero todas las personas que vayan a implementar el sistema deben estar familiarizadas con la totalidad de la norma. B. Estos incluyen: • • • • Cobertura geográfica Experiencia en el sector Acreditación Estructura de precios y honorarios . que sepa qué es y cómo va a afectar las tareas cotidianas. Para todos los sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar. 2. Durante la implementación es importante que toda la planta se familiarice con el sistema de gestión. No obstante. es decir.

4.2. En esta dirección se encuentra el portafolio de servicios del instituto.2. ¿Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector? 3. investigadores. bases de datos. Vivienda y Desarrollo Territorial web http:// www. en jornada continua.minambiente. Directamente en el Centro de Información de ICONTEC.1 Mercado nacional Se pueden consultar las normas y reglamentos técnicos del ICONTEC de las siguientes formas: Por medio de consulta en la página web http://www. docentes. Decisión sobre la certificación. Evaluación inicial o auditoría de certificación.sic. Auditorias de seguimiento. A esta información se puede acceder sin ningún costo si la empresa o entidad está afiliada a ICONTEC.5. enlaces con entidades homólogas en otros países. Atención: lunes a viernes. 52-95 en Bogotá. Estos servicios están a disposición de empresarios. estudiantes. que incluye capacitación. funcionarios públicos y de cualquier otra persona interesada.gov. 3. 2.2 Proceso de certificación Una vez elegida la entidad de certificación que más se ajusta a las necesidades. Para no afiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el número de sectores escogidos y según el número de normas del listado maestro. de 9:00 h a 16:00 h. formación. consultar: IDEAM y Ministerio de Ambiente. vía fax o a través de correo electrónico. se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos: 1. información sectorizada (acceso a normas nacionales e internacionales). - - Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio. También es posible la consulta telefónica. se puede consultar la página web http://www. Evaluación previa voluntaria (auditoria previa). ubicado en la Carrera 37 No. .gov.co Para conocer sobre el sector del medio ambiente.icontec. 3.org.co.

documentos y reglas de origen.co).co).europa.gov.co) y SENA (http:// www. Industria y Turismo (http://www.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto: http://exporthelp.gov.invima. Espacio comercial interactivo.eu Si se quieren conocer los derechos de aduana.gov.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para conocer los documentos aduaneros para exportar.ica.europa.Sobre el sector salud: Ministerio de Protección Social (http://www.europa.gov.europa.europa.sena. Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio. INS o el mismo ICONTEC. consultar: http://exporthelp. Sobre el sector educación: Ministerio de Protección Social.mincomercio.gov.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones de empresarios ubicados en países en desarrollo.co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http:// www.mineducacion. vínculos y contactos. Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http:// www.co). Ministerio de Educación:(http:// www. consultar: http://exporthelp. .2 Exportar a la Unión Europea Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la UE se pueden seguir estas recomendaciones: Empezar por http://exporthelp.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para encontrar enlaces con información complementaria: http://exporthelp.gov.co) y Superintendencia de Industria y Comercio. que contiene distintas secciones: Derechos de importación.minagricultura. Exigencias y tasas internas.minproteccion.gov. 3.co). Estadísticas. INVIMA (http://www.

3.tris/ - - 3. Se puede consultar la página de la embajada: http://usembassy.org.europa.sit .sit.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en.Para saber cuáles son los productos considerados defectuosos por las autoridades europeas (RAPEX).int/comm/enterprise.org.cfm Para saber sobre reglamentos técnicos nacionales notificados (TRIS). consultar: http://ec.eu. consultar: http://europa.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la CAN consultar la página: http://comunidadandina.4 Exportar a Estados Unidos Informarse y cumplir con los requisitos técnicos de Estados Unidos.

ICONTEC. Curso de capacitación sobre reglamentos técnicos para exportar a la Unión Europea. ICONTEC. 2005.php. Industria y Turismo. Colombia. Bogotá. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental. Grupo de Asistencia Técnica al Comercio. Colombia. Martínez. “Mejoramiento continuo: principio de gestión de la calidad”. Bogotá. disponible en: http://www.V. W.. Y. Compendio de normas técnicas colombianas. Departamento Nacional de Planeación. disponible en: http://www. 2001. Ginebra.. ICONTEC. B. ICONTEC.net. Análisis del sistema de metrología en Colombia. Bogotá. Bogotá. UE. [artículo en línea]. ICONTEC.. 2005.CAN. Bogotá. V. [artículo en línea]. 2006. Bogotá. Gutiérrez. Bogotá.. ICONTEC. ICONTEC. consulta: septiembre 20 de 2006. Gestión de la calidad de exportación: material de apoyo para las actividades de capacitación. Fundamentos y vocabulario. A. Castillo. consulta: septiembre 28 de 2006. “¿Qué es calidad total?”. Análisis institucional del Sistema Nacional de Calidad en Colombia. Compañía Editorial Continental. 2005. Centro de Comercio Internacional. 1999. Lozano. México.com/inicio. García. disponible en: http//:www. ICONTEC. consulta: agosto 28 de 2006. Bogotá. Demin. DNP. ICONTEC. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. . A.OMC. D. Y. Bogotá.com/recursos6/Archivos/deger/mandamientosde-la-calidad.grupokaizen.zip. Ministerio de Comercio.1994. 2001. “Administración de la calidad total y herramientas básicas”. y J. [artículo en línea]. Documento sobre necesidades y recomendaciones para la agenda interna del Sistema Nacional de Calidad en el marco del TLC con Estados Unidos y otros tratados comerciales. L. Colombia. Mincomercio. Control total de la calidad. Bibliografía Elaborado por el equipo de BOGOTA EMPRENDE a partir de las siguientes fuentes de información: Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. UNCTAD . S:A. Feigenbaum. Requisitos con orientación para su uso.gestiopolis1..infocalidad. 2006. Plan Nacional de Calidad. 2005.4. Sistemas integrados de gestión. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. de C. 2000. González. López.

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