P. 1
Guia Como Implementar El Sistema de Gestion en Una Empresa

Guia Como Implementar El Sistema de Gestion en Una Empresa

|Views: 12|Likes:
Publicado porRocy Gualtero C

More info:

Published by: Rocy Gualtero C on May 25, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/23/2014

pdf

text

original

GUÍA CÓMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre “Cómo implementar el sistema de gestión en una empresa” que se encuentra en www.bogotaemprende.com

1 Mercado nacional 3.1.10 Implementar un OHSMS 2.1.1.3.4.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? 2.1.3.1 La implementación 2.3.1.1.3.3. beneficios y retos 2.2 Elementos que lo componen 2.2 Proceso de certificación 3.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones 3.4 Sistema de gestión ambiental 2.1.3. Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector 3.1 Elección de una entidad de certificación 2.2.1.3.2 Exportar a la Unión Europea 3.5 ¿Qué es el ISO 14001? 2.1.3 ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? 2.2 ¿Qué es el ISO 9000? 2.3.3.4.2. Los sistemas de gestión 2. Las exigencias de un mercado globalizado 2.8 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? 2.1.9 ¿Qué significa OHSAS 18001? 2.1 Definición.2 La certificación 2.3.1.4 Implementación de sistemas de gestión 2.3.7 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad 2.6 Implementar el EMS 2.4. razones.3 Clasificación 2.4.4 Exportar a Estado Unidos .11 Beneficios de la certificación OHSAS 18001 2.1.1 Sistemas de gestión de calidad 2.3.

Sin embargo. Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidad desde el principio hasta el final. cuando la costumbre dictaba que se vendía sin importar lo que se hiciera o cómo se hiciera. LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en la clave de éxito para competir en los mercados locales. Es necesario generar un mercado de confianza. lo que supone la necesidad de garantizar ciertas características de los bienes y/o servicios que se adquieren. nacionales y especialmente en los internacionales. no quieren ser engañadas. Las personas cada vez son más conscientes de la importancia de adquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado. ya sea de la calidad o bien de cualquier otra característica que se quiera resaltar. a diferencia de épocas pasadas.1 Definición . ser una empresa caracterizada por la excelencia en sus procesos y productos es una cuestión opcional. Ello se logra cumpliendo los parámetros establecidos.1. SISTEMAS DE GESTIÓN 2. El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas al respecto. - - 2. entre ellas: Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintos lugares. principios y compromisos para el cumplimiento del objetivo. es decir. La calidad ya no es algo nuevo en las empresas. El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios con características constantes. es decir. que nunca tienen contacto directo. en todas las etapas del proceso de producción. cada vez se está reconociendo la necesidad de ser mejores. Este panorama plantea entonces una pregunta: ¿por qué el mundo del comercio está tan reglamentado? Al respecto existen diversas respuestas. previniendo fallas y aplicando reglas de juego. Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las de sistemas de gestión.

. conseguir su fidelidad y mejorar la relación con ellos.Disminuir los costos y recursos utilizados.Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el mercado. . El sistema trae varios beneficios ya que permite: .Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema.Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos procesos.Trabajar en dirección a una mejora continua.Contar con personal competente y/o formarlo.Porque los clientes lo exigen. generar su confianza. . . .Mejorar la gestión de la eficiencia. . la comunidad y los clientes. . En otras palabras.Un sistema de gestión es una herramienta administrativa que permite planear e implementar de forma ordenada las oportunidades de mejoramiento en una empresa. .Realizar mejoras en productividad. .Aumentar la motivación del personal y la organización del trabajo. 2. .Asignar recursos técnicos y económicos para la puesta en marcha del sistema de gestión. . reducción de costos y prevención de fallas que puedan encarecer la producción. Los retos que supone la implementación de un sistema de gestión son: . beneficios y retos Una empresa debería implementar un sistema de gestión: . . como por ejemplo la calidad de sus productos y servicios.Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la industria.2 Razones.Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota de este.Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan posteriormente.Aumentar el número de clientes.Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo. Cuando una empresa implanta un sistema de este tipo sólo lo hace para gestionar un aspecto puntual.Reducir los costes debidos a la mala calidad. . son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir unos resultados específicos.Porque el equipo de trabajo construye competencias que darán como resultado el mejor funcionamiento del negocio. . . .

ICONTEC. se destacan tres componentes básicos: > El componente humano y de recursos. Martínez y D. antes de la verificación y el cierre del ciclo con la acción. anormales y no rutinarias y de emergencia.3 Elementos que lo componen El sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos1: • Elemento de revisión inicial: se identifican los requisitos legales relacionados con los productos. que parte de planear un cambio para la resolución de un problema específico. y Castillo. prevenir la contaminación ambiental. el medio ambiente. la seguridad y la salud ocupacional. En esta etapa. cuenta con un grupo de elementos que interactúan para lograr los objetivos propuestos. 2006. • Elemento operativo: es la implementación de la estrategia. servicios. precisamente. entendida como un sistema. Y este ciclo. es un método para conducir el mejoramiento de procesos. cuando se habla de gestión se hace referencia a la aplicación del ciclo de Planear. J. • La organización. Si retomamos la definición de la norma ISO 9000. 2006. las obligaciones fiscales y sociales de la organización. . > El componente operativo u operacional para manejar situaciones normales y rutinarias. responder a los compromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano. satisfacer al cliente. De otro lado. para hacerlo más comprensible a las empresas de servicios. ICONTEC. Bogotá.2. > El componente documental. Verificar y Actuar2. por J. 2 Mencionado en “Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas” por Martínez. llamado también PHVA. Castillo. proceso es "el conjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas en salidas o que agregan valor". Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para la gestión. ICONTEC. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. mejorar las condiciones de los trabajadores. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la empresa y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen para alcanzar los resultados esperados. El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatro pasos en el desarrollo de una empresa: 1 Colombia. Hacer. como por ejemplo ganar dinero. D.

elaborar el reglamento interno y un plan de manejo. > Definir los métodos que permiten alcanzar las metas y objetivos: identificar los riesgos.4 Clasificación En términos generales. Salud y seguridad laboral. ver aspectos positivos y/o negativos. directrices o características. > Establecer el sistema de gestión. > Continuar enseñando y entrenando el personal involucrado.• Planear > Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un sistema de gestión y reconocer la situación actual de la empresa. Calidad. Cada uno de estos temas tiene unas normas específicas. > Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo. es decir. Comprende reglas. C. de uso común y repetido. > Recolectar los datos generados durante la ejecución: registrarlo. B. Medio ambiente. para las actividades o para sus resultados. encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. • • • 2. Aquí es necesario recordar que una norma técnica es un documento establecido por consenso y aprobado por un organismo competente reconocido. > Comunicar a todos los nuevos procedimientos. existen sistemas de gestión para tres temas neurálgicos a nivel mundial: A. > Proporcionar educación y entrenamiento: enseñarles a hacerlo. Actuar > Establecer una forma estándar de hacer las cosas. > Incluir efectos adicionales. Verificar > Analizar los resultados que se van obteniendo. > Comparar los resultados finales con la meta planteada. > Comparar lo que había antes con lo que hay ahora. . Hacer > Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que se va a hacer.

ofrece a cada organización una manera bien documentada y con sentido común para llevar a cabo su negocio. • • 2. 2. Conseguir una copia de la norma 2. 5.. sin importar su tamaño o sector industrial. tal como el ISO 9000. Medio Ambiente . 2. que asegura consistencia y mejoras en las prácticas de trabajo y en los productos y servicios que se crean.1 ¿Qué es un sistema de gestión de calidad? Es un sistema basado en el sentido común. Se sustenta en normas que especifican un procedimiento para lograr una efectiva administración de calidad.4. La familia fue revisada recientemente. bien documentado.4.OHSAS 18001: permite a las organizaciones desarrollar continuamente métodos efectivos y seguros de trabajo.Administración de recursos. ISO 9000 es el marco normativo internacional más comúnmente empleado para este sistema. en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000). 2.4..Las normas para los temas mencionados son: • Calidad .1..1.Responsabilidad de la dirección. 3.4.. puede hacerse de un futuro efectivo en el mercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado y documentado.ISO 14001: proporciona un marco para ayudar a manejar los impactos y aspectos ambientales de una organización. 4.Análisis de mediciones y mejoras.3 Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad 1.1 Sistemas de gestión de calidad En todo negocio.1. 2.Sistema administrativo de calidad. Salud y seguridad laboral .Realización del producto.ISO 9001: el primer sistema y el más popular. la única forma de mantenerse es ofrecer un compromiso serio con la calidad. Revisar la literatura de soporte y el software . De hecho.. cuando se le incluyeron las siguientes secciones: 1.2 ¿Qué es el ISO 9000? Es el nombre genérico de una familia de normas alrededor de las cuales se basa eficazmente un sistema administrativo de calidad. cualquier organización.

Considerar una preauditoría 10. Revisar la literatura de soporte 3.2 Sistema de gestión medioambiental El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativo en el éxito. Revisión y acción correctiva. Lograr el registro 11. Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento) 2. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para los sistemas administrativos ambientales (Environmental Management System EMS).4. Política medioambiental.2. y Revisión administrativa 2. Escoger una compañía certificadora 6.3 Sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad .3.4. Implementar y operar 9. Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputación de la organización.2 Implementar el EMS Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementar un EMS: 1. Implementación y operación. Desarrollar documentación de apoyo 8. Desarrollar un manual de calidad 7. Escoger una compañía certificadora 6. Revisar y generar objetivos 8. 2. ISO 14001 consta de. Implementar su sistema administrativo de calidad 9. Revisar opciones de consultoría 5. Conseguir una copia de la norma 2. Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de área 4. Evaluar continuamente (auditorías de mantenimiento) 2. Revisar las opciones de consultoría 5.4. Desarrollar del sistema ambiental 7. Lograr la certificación 10.4. Planeación. Formar un equipo y definir una estrategia 4. Requisitos generales.2.1 ¿Qué es ISO 14001? Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar y mejorar el rendimiento ambiental de una compañía.

Revisar 8.5 Implementación y certificación de sistemas de gestión 2.4.2 ¿Qué significa OHSAS 18001? OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 es una especificación de evaluación para los sistemas de administración de seguridad y salud ocupacional. 2. Fue desarrollado en respuesta a la necesidad de las compañías de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad de manera eficiente. Lograr certificación 9. Conseguir una copia de la norma 2. Revisar la literatura de soporte 3. Recibir auditorias continuas 2.3.3 Implementar un OHSMS Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementar un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional: 1. Sin embargo. tomando en cuenta los cambios en las leyes y la protección a su fuerza de trabajo.Muchas organizaciones están implementando un sistema de administración de salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and Safety Management System .4.1 La implementación La implementación de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial. Revisar las opciones de asesoría 5.5.3. 2.1 ¿Qué es un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad? Un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad proporciona un marco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera tal que puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio.4. 2. Implementar 7. Planear 6.OHSMS) como parte de su estrategia de administración de riesgos. Un OHSMS promueve un ambiente de trabajo seguro y saludable. una planificación adecuada y el respaldo . Considerar la capacitación 4.3.

de un día de duración. También existen cursos de formación y publicaciones disponibles si se desea implementar el sistema sin ayuda. 2. pero todas las personas que vayan a implementar el sistema deben estar familiarizadas con la totalidad de la norma. B. que sepa qué es y cómo va a afectar las tareas cotidianas.2. es fundamental certificarlo a través de un organismo independiente.5. Para todos los sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar. Puede resultar muy beneficioso que la alta dirección asista a un curso de formación introductorio. a fin de garantizar su eficacia a largo plazo. así como un mismo proceso para seguir durante la implementación: A. La implementación y certificación del sistema ayuda a que una organización logre mejoras continuas en su operación. Puede parecer una tarea ardua.5. • Lectura de la norma. Comprensión del sistema y sus requisitos • Participación de la alta dirección. Todas las personas que participan en la decisión de implementar un sistema de gestión deben contar con una comprensión básica de lo que esto supone. es decir. puesto que hay varios factores que se deben tener en cuenta. Las buenas organizaciones tienen procesos. Estos incluyen: • • • • Cobertura geográfica Experiencia en el sector Acreditación Estructura de precios y honorarios .1 Elección de una entidad de certificación La elección de una entidad de certificación puede resultar compleja.de la alta dirección pueden facilitar en gran medida este proceso. numerosas empresas contratan servicios de consultoría para que las asesoren. • Aumento de la comprensión del sistema. Durante la implementación es importante que toda la planta se familiarice con el sistema de gestión.2 La Certificación Cuando el sistema de gestión ya está en marcha. 2. Implementación del sistema • Repaso de las opciones y de la documentación de referencia. No obstante. • Formación del personal sobre el sistema de gestión. procedimientos y normas de desempeño para afrontar estos retos.

se puede consultar la página web http://www. 3.sic.2 Proceso de certificación Una vez elegida la entidad de certificación que más se ajusta a las necesidades. investigadores. docentes. bases de datos. Directamente en el Centro de Información de ICONTEC.co.gov.gov.icontec. 3. funcionarios públicos y de cualquier otra persona interesada.minambiente. 2. Vivienda y Desarrollo Territorial web http:// www. Atención: lunes a viernes.org. Auditorias de seguimiento.5. Estos servicios están a disposición de empresarios. En esta dirección se encuentra el portafolio de servicios del instituto. . También es posible la consulta telefónica. A esta información se puede acceder sin ningún costo si la empresa o entidad está afiliada a ICONTEC. de 9:00 h a 16:00 h. información sectorizada (acceso a normas nacionales e internacionales). ubicado en la Carrera 37 No. consultar: IDEAM y Ministerio de Ambiente. Decisión sobre la certificación.2. que incluye capacitación. ¿Cómo acceder a información sobre mercados de destino de acuerdo con el sector? 3.2. formación. - - Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.co Para conocer sobre el sector del medio ambiente. vía fax o a través de correo electrónico. Evaluación previa voluntaria (auditoria previa). Para no afiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el número de sectores escogidos y según el número de normas del listado maestro. se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos: 1. Evaluación inicial o auditoría de certificación. enlaces con entidades homólogas en otros países. en jornada continua. estudiantes.1 Mercado nacional Se pueden consultar las normas y reglamentos técnicos del ICONTEC de las siguientes formas: Por medio de consulta en la página web http://www. 4. 52-95 en Bogotá.

sena.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para conocer los documentos aduaneros para exportar.ica. . Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio.minagricultura. Exigencias y tasas internas.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Para encontrar enlaces con información complementaria: http://exporthelp.co).europa.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones de empresarios ubicados en países en desarrollo. INVIMA (http://www.gov. Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http:// www. que contiene distintas secciones: Derechos de importación.eu Si se quieren conocer los derechos de aduana.Sobre el sector salud: Ministerio de Protección Social (http://www. vínculos y contactos.europa. Sobre el sector educación: Ministerio de Protección Social. Industria y Turismo (http://www.co) y SENA (http:// www.2 Exportar a la Unión Europea Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la UE se pueden seguir estas recomendaciones: Empezar por http://exporthelp.co) y Superintendencia de Industria y Comercio.gov.europa. consultar: http://exporthelp.gov. Estadísticas.mincomercio.gov.gov.europa.gov. Espacio comercial interactivo.co).europa.co).mineducacion. INS o el mismo ICONTEC. documentos y reglas de origen. Ministerio de Educación:(http:// www. 3.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto: http://exporthelp.minproteccion.gov.invima.co).co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http:// www. consultar: http://exporthelp.

Se puede consultar la página de la embajada: http://usembassy.tris/ - - 3.org.europa.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en.sit .cfm Para saber sobre reglamentos técnicos nacionales notificados (TRIS).eu. consultar: http://ec.4 Exportar a Estados Unidos Informarse y cumplir con los requisitos técnicos de Estados Unidos. consultar: http://europa.int/comm/enterprise.Para saber cuáles son los productos considerados defectuosos por las autoridades europeas (RAPEX). 3.org.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones Para informarse y cumplir con los requisitos técnicos en la CAN consultar la página: http://comunidadandina.sit.

. 2006. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. 2001. Y. Fundamentos y vocabulario.V. W. ICONTEC. 2006. ICONTEC. Sistemas integrados de gestión. Mincomercio.. ICONTEC.net. Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas.zip. Bogotá.com/inicio. S:A. López. consulta: septiembre 28 de 2006. Bogotá. Industria y Turismo. Bogotá. [artículo en línea].. [artículo en línea]. García.. Bogotá. D. UNCTAD . Castillo.infocalidad.. Ministerio de Comercio. disponible en: http://www. Colombia. consulta: septiembre 20 de 2006. Bogotá. González.OMC. Control total de la calidad. Colombia. UE. Centro de Comercio Internacional.CAN. ICONTEC. 2005. disponible en: http//:www. B. Análisis del sistema de metrología en Colombia.1994. disponible en: http://www. Lozano. Departamento Nacional de Planeación. consulta: agosto 28 de 2006. ICONTEC. A. México. 2001. 2005. Bogotá. Requisitos con orientación para su uso. ICONTEC. Martínez. Gutiérrez. “Mejoramiento continuo: principio de gestión de la calidad”. Documento sobre necesidades y recomendaciones para la agenda interna del Sistema Nacional de Calidad en el marco del TLC con Estados Unidos y otros tratados comerciales. Bogotá. Bogotá. Feigenbaum. 2000. Gestión de la calidad de exportación: material de apoyo para las actividades de capacitación. Compendio de normas técnicas colombianas. Bibliografía Elaborado por el equipo de BOGOTA EMPRENDE a partir de las siguientes fuentes de información: Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.gestiopolis1. Compañía Editorial Continental. L. ICONTEC. y J. Ginebra.php. de C. ICONTEC. 2005. Curso de capacitación sobre reglamentos técnicos para exportar a la Unión Europea. Y. ICONTEC. Grupo de Asistencia Técnica al Comercio. DNP. [artículo en línea]. “Administración de la calidad total y herramientas básicas”. Plan Nacional de Calidad. .4. Análisis institucional del Sistema Nacional de Calidad en Colombia. 2005. Colombia. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental.com/recursos6/Archivos/deger/mandamientosde-la-calidad. Bogotá. 1999. A. “¿Qué es calidad total?”. V.grupokaizen. Demin.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->