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HERRAMIENTAS

PARA LA
INTELIGENCIA
EMPRESARIAL

Autores:
Ing. Marisel Sosa Porteiro
Lic. Pedro Humberto Cobo Morales








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HERRAMIENTAS PARA LA INTELIGENCIA EMPRESARIAL


RESUMEN

Los actuales escenarios altamente competitivos en que se desenvuelven las organizaciones
han motivado que se haya que establecer nuevas reglas de monitoreo de la informacin y
anticipacin de acciones. En el presente trabajo hacemos una exposicin argumentada de
las bases tericas que sustentan la Inteligencia Empresarial, se define y explica el Ciclo de
Inteligencia, adems de presentar diferentes herramientas empleadas para implementar
procesos dirigidos a la recoleccin y anlisis de informacin, la creacin de conocimiento
en la organizacin y a partir de ah inteligencia, as como su influencia dentro de la misma.

Estos estudios y herramientas han adquirido una creciente importancia en todo el proceso
de toma de decisiones dentro de las entidades, resultando un factor fundamental de ayuda a
la gerencia de las organizaciones.






























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INTRODUCCION

El desarrollo mundial en los ltimos aos la complejidad cada vez mayor de las relaciones
comerciales, tcnicas y de investigaciones, as como la extensin y diversidad de los teatros
de operaciones de las empresas hacen necesario el establecimiento de nuevas referencias.

La Gestin de Informacin y del Conocimiento bases del ejercicio de la Inteligencia -
constituyen desde el punto de vista terico una nueva metodologa, un nuevo enfoque y
sntesis terica para el planeamiento y administracin estratgica de las organizaciones y
para su toma de decisiones: la Inteligencia Empresarial o Inteligencia Corporativa, como
tambin se le conoce.


































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Para adentrarnos en los trminos de la Gestin del Conocimiento e Inteligencia Empresarial
es necesario definir el significado de las palabras que conforman la pirmide de
Informacin:

DATO: Elementos de conocimiento que carecen de significado por si mismos, cadena de
caracteres asociada a un concepto. Su naturaleza es cuantitativa.

INFORMACIN: Es un dato o conjunto de datos, elaborado y situado en un contexto, de
forma que tiene un significado para alguien en un momento y lugar determinados.

CONOCIMIENTO: Es la informacin como comprensin. Se halla indisolublemente
ligado a la prctica y su difusin e intercambio se realiza a travs del lenguaje.

INTELIGENCIA: Es informacin evaluada y analizada, que se caracteriza por contener
elementos de juicio para poder seguir un curso de accin. Posibilita la toma de decisiones
porque proporciona un grado de previsin de aquello que puede llegar a causar impacto en
la organizacin.

PIRAMIDE INFORMACIONAL

INTELIGENCIA
sntesis
CONOCIMIENTO

evaluacin
INFORMACION

procesamiento
DATO

VALOR DE LA INFORMACIN

La informacin ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la vida de las organizaciones.
Hoy es considerada un factor estructurador y un instrumento de gestin.

El valor de la informacin depende del contexto de la organizacin.

La competitividad de las empresas depende cada vez ms de la informacin disponible, por
lo que en todo el mundo se reconoce como el recurso ms valioso de que disponen las
organizaciones para la efectividad y garanta de sus funciones.







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NIVELES JERRQUICOS DE LA INFORMACIN

Un conjunto de DATOS procesados y situado en un ambiente determinado se convierte en
INFORMACION; cuando esta es evaluada y analizada, se hace comprensible y
susceptible de ser transmitida a otros, lo que la transforma en CONOCIMIENTO. Al ser
este sintetizado, se adquieren los elementos necesarios para enfocar los problemas de
modo previsor o anticipado; esto es INTELIGENCIA.

TRMINOS FUNDAMENTALES

Para la mejor comprensin del desarrollo de este trabajo es necesario definir previamente
los siguientes trminos:

!Gestin de Informacin
!Gestin del Conocimiento
!Inteligencia Competitiva
!Inteligencia Empresarial

Gestin de Informacin: La manera de lograr que cada cual en la organizacin disponga
de la informacin necesaria (interna y externa), en el momento preciso, en el soporte
apropiado, al menor costo posible. (Lynda
Woodman)

Gestin del Conocimiento: Conjunto de actividades dirigidas a desarrollar y controlar todo
tipo de conocimiento en una organizacin, con objeto de satisfacer las necesidades
presentes y futuras de la misma y desarrollar nuevas oportunidades.

Inteligencia Competitiva: Busca conocer los aspectos de la competencia que pueden hacer
impacto en las fortalezas y debilidades de la propia empresa.

Inteligencia Empresarial: Herramienta gerencial basada en informacin para la toma de
decisiones.


INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIN

La informacin disponible sobre un asunto es Abundante, Incompleta, Dudosa, Pblica,
Confusa.

La informacin necesaria para la toma de decisin es Sinttica, Completa, Confiable,
Confidencial, Precisa.









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ELEMENTOS PARA LOGRAR UNA BUENA GESTIN DE INFORMACIN

o Personal adecuado;
o Coherencia entre el nivel de la gestin de informacin y el nivel de la
organizacin;
o Empleo ptimo de la tecnologa;
o Reconocimiento empresarial al papel de la informacin;
o Ubicacin estructural adecuada.

Gestionar el conocimiento es difundirlo dentro de una organizacin con el apoyo de las
nuevas tecnologas, sin olvidar que el intercambio de informacin se debe convertir en una
prctica integrada en la cultura de la organizacin.

La gestin del conocimiento debe integrarse en la planificacin estratgica de la
organizacin, establecindose objetivos concretos, y asignndose recursos para
conseguirlos.


INTELIGENCIA

Puede definirse brevemente como la:

Facultad de aprender a aprender;
Cualidad o capacidad de comprender;
Manera de entender o interpretar;
Capacidad de resolver problemas nuevos.
Y en general como
El conjunto de habilidades innatas o adquiridas, sumadas a los conocimientos
acumulados, que nos permiten interpretar y solucionar los desafos permanentes de
sobrevivencia. (Vargas, I. R.,
2001)


La relacin Informacin Inteligencia se define a partir de que:

Sntesis y anlisis pueden transformar datos en informacin;

Para transformar informacin en inteligencia es necesario aplicar experiencia y
discernimiento.






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INTELIGENCIA COMPETITIVA (IC)

Inteligencia Competitiva es informacin obtenida ticamente sobre los competidores y las
condiciones de la competencia, til para decisiones estratgicas, tcticas y operativas.

Es un proceso sistemtico que transforma pedazos dispersos de datos en conocimiento
estratgico. Tambin incluye el monitoreo de la informacin externa que afecta el mercado
de la organizacin.

El monitoreo de informacin no es una bsqueda tradicional a realizar sobre fuentes
conocidas o descubiertas. Incluye adems el concepto de vigilancia, que

Es el esfuerzo sistemtico y organizado por la empresa, de observacin, captacin,
anlisis, difusin precisa y recuperacin de informacin sobre los hechos del entorno
econmico, social o comercial, relevantes para la misma por poder implicar una
oportunidad o amenaza para sta, con objeto de poder tomar decisiones con menor riesgo y
poder anticiparse a los cambios. (Palop & Vicente,
1999)

En su sentido ms amplio, la Inteligencia Competitiva fuerza a las organizaciones a
mantener un enfoque externo continuo.

Es ms que estudiar a los competidores, es el proceso de estudiar cualquier cosa que pueda
hacer ms competitiva a la organizacin y posicionarla mejor en el mercado.
(Tyson, 1998)
INTELIGENCIA EMPRESARIAL (IE)

No es posible obtener xito en un negocio si no se acta con una estrategia bien definida y
de manera inteligente; para ello se precisa conocer adecuadamente el entorno en que se
desenvuelve la organizacin, tanto el interno como el externo.

La IE es la capacidad y funcin de reunir y analizar datos para obtener y difundir
informacin relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la
organizacin de modo sistemtico y organizado, que permita crear conocimiento apto para
la toma de decisiones y la orientacin estratgica.

La Inteligencia Empresarial es un modo de:

! Alertar anticipadamente amenazas y oportunidades;
! Monitorear y evaluar movimientos de los competidores;
! Mirar hacia fuera;
! Impulsar el desarrollo de la empresa;
! Estar entre las mejores empresas;





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! Apoyar la direccin de la empresa y ser direccionada por ella.

La Inteligencia Empresarial es un nuevo enfoque y una cultura con la que deben contar las
organizaciones para el manejo y uso de la informacin.

En el proceso de la inteligencia empresarial resulta muy importante la veracidad de los
datos que se admiten como entrada. Debe destacarse la necesidad de validar y confirmar
cualquier informacin obtenida de fuentes abiertas, inseguras o desconocidas.

Se requiere asegurar el proceso de inteligencia empresarial con las capacidades
tecnolgicas necesarias y los especialistas que tengan las habilidades y el tiempo requeridos
para realizar esta funcin.

USO DE LA INTELIGENCIA EMPRESARIAL

o Planeamiento Estratgico y de Mercado:
! Perfiles estratgicos (de sector, de compaa, de producto, de personalidad);
! Estudios estratgicos (mercado; introduccin de una compaa o producto en
una nueva rea);
! Estudios de tendencias (tcnico, comercial y econmico).
o Evaluacin de Negocios: fusiones, adquisiciones y alianzas;
o Investigacin y Desarrollo;
o Prever Oportunidades y Amenazas;
o Anticipacin de acciones;
o Estudios globales de la competencia;
o Identificacin de potencial oculto en los competidores.
o Otros.

PRODUCTOS DE INTELIGENCIA

La inteligencia empresarial en todas sus manifestaciones se ha ido apropiando de
herramientas y de tecnologas que le permiten realizar sus funciones de manera ms
eficiente.

Una organizacin inteligente es aquella en donde el enfoque de aprendizaje se difunda
ampliamente, donde su mayor potencialidad radique en su capacidad de aprender.

Para organizar el proceso de obtencin y procesamiento de Informacin utilizamos como
herramienta bsica destinada a apoyar las decisiones de los niveles estratgicos y tcticos
de una organizacin el Ciclo de Inteligencia:






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o Diagnstico = Determinar cules son las necesidades de informacin;
o Planeamiento = Planificacin de los procesos a efectuar;
o Colecta = Capturar y almacenar la informacin en bases de datos;
o Anlisis = Evaluar y analizar la informacin;
o Diseminacin = Distribucin organizada y coherente de resultados;
o Actualizacin = Evaluacin de resultados y readecuacin del sistema.

El Ciclo de Inteligencia est conformado por las siguientes fases:

I Diagnstico

En esta fase se procede a realizar la Identificacin de Necesidades de Informacin.

Desafo: Fragmentar el tema en varias cuestiones elementales bastante exactas de forma tal,
que la suma de sus respuestas sea la informacin para el tomador de decisin.

Su funcin es entender cules son las necesidades de informacin del tomador de
decisiones y obtener un nivel de conocimiento tal sobre el tema que permita el comienzo
del trabajo.

El Diagnstico es una etapa crtica del trabajo. Antes de l, estamos perdidos y sin saber a
ciencia cierta qu hacer. Despus de l, el trabajo tiene un rumbo a seguir.

II Planeamiento

En esta fase se planea cuidadosamente a partir de las diferentes categoras de informacin
todo el trabajo de monitoreo y recoleccin de la misma que se va a realizar, teniendo en
cuenta que

Hay varios tipos de informacin:
interna y externa;
formal e informal;
cientfica, tecnolgica, jurdica, financiera . . . ;
gratis y pagas;
. . .

y la pregunta a responder en esta fase es:

Cules fuentes de informacin se usan y cmo usarlas?









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III Colecta

Es necesario recolectar toda la informacin necesaria para llegar a la toma de decisiones.

Existen mltiples Fuentes de Informacin [Diccionarios, Enciclopedias, Tesauros,
Manuales, Indices, Anuarios, Guas, Lista, Telefnica, Normas, Patentes, Peridicos,
Libros, Bases de Datos, Fabricantes, Fabricantes de equipos, Proveedores, Clientes,
Asociaciones, Universidades, Centros de Informacin, Especialistas, Eventos, Internet
(sitios web, buscadores, directorios, metabuscadores, listas de discusin, forums, clippings,
bibliotecas virtuales, noticias)].

Una de las fuentes ms modernas para la obtencin de informacin es a travs de la
INTERNET, en ella podemos localizar:

Pginas Web: Buscadores, Directorios y Metabuscadores;
Personas: Catlogos, listas telefnicas y registros
Archivos: Buscadores de FTP
Mensajes: Grupos de discusin (Forums) y Listas de discusin
Noticias: Peridicos, Agencias de Noticias y Clippings
Informaciones Referenciales: Enciclopedias, Diccionarios, etc.
Artculos, Patentes e Informes: Bases de datos
etc.
Internet tiene fortalezas y debilidades. Por un lado, da acceso directo a gran cantidad de
informacin, sin tardanzas ni costo adicional. Por otra parte, Internet todava carece de un
comprensivo y eficiente sistema de recuperacin de informacin, por lo que los servicios de
bases de datos comerciales siguen siendo indispensables para resolver muchos de los
problemas asociados al proceso de la inteligencia corporativa. El costo de buscar
determinada informacin en una base de datos comercial puede ser, en algunos casos,
menor que el gasto en tiempo dedicado a buscar la misma informacin en otras fuentes de
Internet.

Es necesario establecer un balance entre la localizacin y seleccin de las fuentes de
informacin y el empleo de las herramientas existentes para elegir la relevante que permita
establecer acciones tendientes a apoyar la toma de decisiones en la organizacin.

La efectividad de las decisiones depende directamente de la disponibilidad y de la calidad
de la informacin al momento de decidir.

Decidir sin informacin es otorgar muchas ventajas a los competidores.






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IV Anlisis de la Informacin

En la actualidad la cantidad y variedad de informacin con que se cuenta sobrepasa
ampliamente la capacidad humana de asimilarla.

Es necesario descartar la informacin que no aportar elementos al proyecto, y para ello se
debe realizar previamente el tratamiento automatizado de la informacin para poder
efectuar el anlisis de la misma.

Esta etapa debera ser denominada generador de inteligencia. Es en este punto que el
analista transforma las informaciones colectadas en una evaluacin significativa, completa
y confiable.

No obstante, debe tenerse presente que nada sustituye la capacidad humana de pensar y
reunir todos los tems en una solucin completa para el problema que se est investigando.

Los modelos son ptimas herramientas para hacer un buen anlisis. Pero no son sustitutos
para personas con mente abierta, curiosidad y habilidad para recopilar datos. (Miller,
2000)

Existe gran variedad de herramientas para el tratamiento automatizado de la informacin y
poca integracin. Algunas de estas son:

Inteligencia Competitiva: desarrollo interno, Knowledge.Works (Cipher Systems),
STRATEGY! Version 2.5 (Strategy Software, Inc.), Wincite Version 7.0 (Wincite
Systems LLC), Strategy! (vide www.fuld.com)
TextMining: dtsearch, Smart TextMiner, DataSet for MSWord
DataMining: Excalibur, RetrievalWare, Oracle Darwin, VantagePoint
DataWarehousing: Oracle Internet BI, Informix I-SPY
Mapeamiento del Conocimento: MSExchange, TheBrain.com
CRM: Siebel Applications, Intelligent CRM
Benchmarking: desarrollo interno, benchmarkindex
GroupWare/Workflow: MSExchange, Documentun
Agentes Inteligentes: Copernic, Kengi, TextWise
Tratamiento y anlisis: Dataview, Matrisme, Infotrans, VantagePoint

Mtodos de anlisis (entre otros):
DAFO
Data Mining
Clasificacin automatizada
Anlisis bibliomtrico





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Anlisis estadstico
Mtodo Delphi
V Diseminacin

Hacer que la informacin analizada llegue a las personas que la necesitan de forma til y
agradable. Entre otros ejemplos podemos citar: informes escritos, presentaciones orales,
informes personalizados, boletines, etc.

Existen 2 formas bsicas de diseminacin:

Diseminacin enfocada o dirigida - Cuando determinado usuario o grupo de usuarios
solicita un tipo de informacin especfica;

Diseminacin general - Cuando la inteligencia es diseminada para toda la empresa sin un
usuario especfico.

Aqu deben considerarse algunos puntos importantes:

Definicin de mecanismos de distribucin, responsabilidad de los analistas de
informacin;
Definicin del lenguaje, forma y facilidad de acceso al producto generado por el
sistema;
Definicin de la frecuencia de envo de los productos a los clientes;
Credibilidad del anlisis.

VI - Actualizacin

Si el proceso termina en la diseminacin, la organizacin solamente habr adquirido
informacin, ya que la inteligencia slo ocurre cuando los resultados del proceso son
utilizados en la definicin de acciones organizacionales.

Es necesario mantener actualizada toda la informacin generada.

Evaluacin de los resultados obtenidos y decisin sobre:
necesidad de correccin;
necesidad de complementacin;
necesidad de actualizacin.

El trabajo realizado puede generar nuevas cuestiones

Es necesario despus de finalizado el Ciclo de Inteligencia que se vuelva a Reiniciar el
Ciclo para de esta forma evaluar las nuevas necesidades producto de los nuevos escenarios
que han surgido y de esta forma volver a comenzar y reajustar el sistema a la nueva
situacin existente, esta debe ser nuevamente analizada y diseminada para seguir ejerciendo
la Inteligencia.





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CONCLUSIONES

" La solucin de los problemas corporativos o empresariales se debe buscar y la
mayor parte de las veces se encuentra dentro de las propias organizaciones.

" Es muy conveniente para la sustentabilidad de una organizacin conformar o
estructurar un sistema de gestin de informacin basado en el Ciclo de Inteligencia.
Su influencia como factor de ayuda y apoyo a la toma de decisiones en la entidad
reduce la indeterminacin inherente al sistema cuando desarrolla sus actividades en
los actuales escenarios.

" La generacin de conocimiento dentro de la organizacin y el ejercicio de la
Inteligencia mediante un monitoreo ambiental y la ejecucin del Ciclo de
Inteligencia se deben enfocar de modo sistmico, como parte fundamental dentro
del conjunto de procesos que sustentan la organizacin.

" La gestin de informacin provee la estructura para el apoyo al crecimiento y
desarrollo de una organizacin inteligente, adaptada a las exigencias y novedades
del ambiente en que se encuentra.







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BIBLIOGRAFIA


# Buarque de Holanda Ferreira, Aurlio: Diccionario Aurlio, sitio web
http://www.uol.com.br/aurelio

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