Anexo II Resolucin DG N 337/12

Gua de usuario
Sistema de Autogestin de Licencias

Introduccin
El Ministerio Pblico de la Defensa viene trabajando intensamente en la implementacin y aplicacin de nuevas Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TICs) a la gestin, como una manifestacin del Gobierno Electrnico y que tiene como objetivo mejorar la gestin y los servicios, garantizar la transparencia y la participacin y facilitar el acceso a la informacin pblica, apoyando la integracin y el desarrollo de los distintos sectores, encarado como un proceso de transformacin para la modernizacin de la administracin pblica. El Gobierno Electrnico es parte de un proceso de modernizacin de la Administracin Pblica, una nueva visin para el futuro del sector pblico, y en ese orden es que este Ministerio Pblico de la Defensa, a travs de las iniciativas que viene impulsando la Secretaria General de Coordinacin, ha venido trabajando intensamente y en el espritu que se inscribe la presente. En este sentido, la Secretara General de Coordinacin, por intermedio del Departamento de Sistemas y Comunicacin ha realizado un relevamiento de Sistemas Informticos de Administracin de Recursos Humanos. Como parte de est tarea se analiz y evalu el desempeo del Sistema Informtico denominado Payroll dando como resultado que el mismo dar respuesta satisfactoria a los diversos necesidades planteadas. Por otra parte el Departamento de Recursos Humanos, ha analizado los sistemas vigentes de registro de asistencia del personal y de concesin de licencias y justificacin de inasistencias, siendo los mencionados mecanismos inadecuados, atento a su forma compleja y burocrtica, por lo que resulta necesario modificar los procedimientos de comunicacin de novedades y de solicitud de licencias. Asimismo se podr agilizar el control de presentismo y la gestin del personal del Ministerio Publico de la Defensa A partir de dichas tareas los Departamentos de Recursos Humanos y Sistemas y Comunicaciones han trabajado conjuntamente en el desarrollo del mdulo de licencias y de control de presentismo del Sistema Payroll, con el objeto de lograr la eliminacin de los trmites en formato papel y que para tales fines el mencionado sistema permitir que los diferentes agentes del Ministerio Pblico de la Defensa soliciten sus licencias a travs de la Intranet oficial y de modo on-line. La presente implementacin del Modulo de Autogestin que aqu se presenta se estima permitir optimizar los recursos disponibles, tanto en tiempo de respuesta a las diversas solicitudes, as como redundar en un notable ahorro de recursos tanto materiales (papel, carpeta, insumos informticos, etc.), econmicos (viticos para desplazamiento entre edificios), como humanos (horas hombre, ingreso de actuaciones, diligenciamiento, etc.),

Descripcin del Modulo Autogestin (AP)

Objetivo Proporcionar un sistema que contribuya a la modernizacin de los procedimientos administrativos del Departamento de Recursos Humanos a partir de la aplicacin de tecnologa informtica permitiendo un beneficio en cuanto a tiempos de tramitacin a las diversas solicitudes y ahorro de recursos. Servicios que brinda el Modulo AP Crear solicitudes de licencias Autorizar licencias Consultar estado de licencias solicitadas Confeccin y envo de planillas de asistencia semanales Consultar los das disponibles de licencias no usufructuadas

Ingreso al sistema
Para la solicitud de licencias se debe Ingresar al sistema desde el navegador Internet Explorer. Direccin url: licenciasmp.jusbaires.gov.ar Tambin puede ingresar al sistema desde Licencias en el men de Recursos Humanos de la pgina de la Defensora General. Direccin url: www.defensoria.jusbaires.gov.ar

Ingreso de datos segn empleado

Usuario: Clave: Juego de Datos: PAYTEST El usuario se corresponde con el nmero de legajo y la contrasea es enviada por correo electrnico una vez efectuada la solicitud.

Quienes no reciban la clave correspondiente o tengan dificultades al ingresar, podrn realizar las consultas pertinentes al Departamento de Sistemas y Comunicaciones.

Modificar contrasea

Entre las opciones definidas del men, encontramos la de Sistema, all podemos modificar la contrasea requerida segn los parmetros definidos que se detallan a continuacin.

1. Ingresar la clave con la que se inici en el sistema. 2. Definir la nueva contrasea que desea utilizar. Tener en cuenta que no se podrn exceder los seis caracteres. 3. Confirmar el procedimiento mediante la opcin Aceptar o rectificarlo mediante Cancelar.

La clave es modificada una vez que se notifica su realizacin exitosa.

Solicitar licencias

Seleccionar del men la opcin VER / CREAR SOLICITUDES:

Acciones que se pueden realizar: Consultar el histrico de solicitudes realizadas Modificar solicitudes de licencias Eliminar solicitudes de licencias Crear solicitudes de licencias

Consultar el histrico de solicitudes realizadas En Estado de solicitudes: se identifican las licencias con la definicin de sus estados respectivos: Aprobada, Rechazada, En proceso, Aprobacin Provisoria.

Modificar solicitudes de licencias

Para modificar algn aspecto de las solicitudes de licencias, el estado de la misma deber ser En proceso, de lo contrario no se podr cambiar ningn campo de la solicitud ya que la misma se convirti en licencia.; para modificar una solicitud, deber hacer clic en el siguiente botn.

Para modificar una Licencia otorgada el interesado deber enviar un mail con la correspondiente modificacin al responsable del sector, quien lo reenviar a

recursoshumanos.defensoria@gov.ar, siendo el Departamento de recursos Humanos quien realizar la modificacin.

Eliminar solicitudes de licencias realizadas Si se desea eliminar una solicitud realizada, se debe seleccionar una y hacer clic en el botn eliminar. Slo se podrn eliminar las solicitudes y no las licencias; para esto ltimo, se proceder como en el punto anterior.

Crear solicitudes de licencias

Para crear licencias, se deber seleccionar la opcin crear un nuevo registro haciendo clic en el botn crear registro.

Licencias que requieren certificado

Licencias que deben ser ingresadas por Mesa de Entradas, con planilla y la correspondiente documentacin: -ART. 43 MATERNIDAD -ART. 43 MATERNIDAD- EXCEDENCIA -ART. 48 CAMBIO DE TAREAS O REDUCCION HORARIA -ART. 51 LARGO TRATAMIENTO -ART. 53 ACCIDENTE DE TRABAJO -ART. 55 HIJOS/AS CON NECESIDADES ESPECIALES -ART. 57 ACT. CIENT. O CULTURALES Y REPRESENTACIN CULTURAL -ART. 59 ACT. DEPORTIVAS -ART. 60 MOTIVOS PARTICULARES -ART. 61 EJ. TRANSITORIO DE OTRO CARGO -ART. 62 LIC. EXCEPCIONALES 1. Crear una Licencia. Dentro del Estado de solicitudes

2. Seleccionar Crear un registro

3. Verificar el tipo de licencia Licencias que requieren certificado para su aprobacin y se solicitan con anterioridad o posterioridad a su goce. Casos a modo de ejemplo:

o o o

Examen Enfermedad comn con goce Enfermedad largo tratamiento

Seleccionar en la pantalla de Detalle de la solicitud el tipo de licencia requerido.

Las solicitudes de licencias que requieren certificado son autorizadas - de modo provisorio - por el Jefe inmediato. Una vez seleccionada la opcin Tipo de licencia, cuando se trate de una que implique la entrega de certificados, aparecer el recuadro que permite adjuntar archivos. Para ello, hay que escanear los certificados y adjuntarlos en formato pdf. Una vez hecha esta operacin, se remite automticamente a RRHH donde, una vez constatados los datos de los certificados, se aprobar definitivamente la licencia.

Licencias que no requieren certificado

1. Crear una licencia Dentro del Estado de solicitudes,

2. Seleccionar Crear un registro.

3. Detallar solicitud y seleccionar tipo de licencia Licencias que no requieren certificado para su aprobacin y se solicitan con anterioridad o posterioridad a su goce. Casos a modo de ejemplo:

o o

Licencia ordinaria Razones particulares

4. Histrico de licencias

Si el tipo de licencia que se desea solicitar es Ordinaria, verificar en el Histrico de licencias su disponibilidad. En el historial aparecen las licencias concedidas en las cuatro ferias de los ltimos dos aos.

5. Seleccionar Fecha inicial y Fecha final 6. Aceptar. Una vez finalizado el procedimiento, se enviar un correo electrnico al Jefe o Responsable de sector donde se detallarn los datos de la solicitud. 7. La licencia aprobada ser registrada automticamente y desaparecer del Estado de Solicitudes.

Autorizar solicitudes
Los responsables de las Secretaras, Oficinas y Departamentos del Ministerio Pblico de la Defensa, segn corresponda, sern los encargados de autorizar las licencias solicitadas por sus empleados a cargo.

Cuando ingresan en el Sistema de Autogestin de licencias, en la pantalla de inicio se encuentran las Noticias. All aparecern las licencias pendientes de autorizacin que fueron enviadas mediante correo electrnico.

Para responder a las solicitudes enviadas por correo electrnico, se debe ingresar en Licencias, Autorizar Solicitudes.

Entre las solicitudes pendientes, existen dos estados frecuentes: Aprobacin Provisoria y En proceso. Una vez que la solicitud fue aprobada, la misma se convirti en licencia y deja de aparecer en Autorizacin de solicitudes pendientes.

Las solicitudes que se encuentran En proceso son aquellas que deben ser aprobadas o rechazadas. En el caso de licencias que necesitan de certificados para su otorgamiento, estas son de carcter provisorio Aprobacin provisoria -.

Las solicitudes que tienen carcter de Aprobacin Provisoria requieren de la intervencin de Recursos Humanos, quien verifica la validez de la documentacin. Una vez que se recepcione el archivo, se procede a la concesin o rechazo de la solicitud requerida por parte del rea de RRHH. Es all cuando desaparece de la pantalla de pendientes.

Aprobada / Rechazada / Observada

Aprobacin Provisoria

Presentismo
Los envos de los informes de asistencia se realizan semanalmente y organizan por Secretaras, Oficinas y Departamentos dentro del rea administrativa y Defensorias por el rea jurisdiccional.

Ingresar en Carga de Asistencia

El sistema establece que todos los empleados asisten, excepto que se informe lo contrario esta operacin se efecta a partir de destildar los casilleros -. Las licencias aprobadas se reflejan en el sistema.