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Legalizacion Visita

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PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS

FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: TUTORES – LEGALIZACION INTRODUCCION El presente documento tiene como finalidad ilustrar de manera sencilla y precisa cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta el proceso de legalización de visitas realizadas a los Establecimientos Educativos. Involucrando las partes activas del mismo tanto Tutores, Formadores, Administrador y Gerencia del Proyecto, por medio del uso adecuado de la plataforma SIAFT. 1. Legalización de visitas 1.1. Objetivo Página 1 de 23

1. Formalizar el proceso de visita realizada al Establecimiento Educativo. 1.2. Responsable:

El tutor es el responsable de realizar la Legalización en el SIAFT y el formador aprueba la información cargada por el tutor en el SIAFT. 1.3. Reporte de las Visitas ( Rol Tutor)

Una vez ejecutada la visita, el Tutor ingresa al link www.ceinte.com.co/siaft y selecciona el link Reportar Visita, ubicada al lado izquierdo como lo señala la flecha roja.

ELABORÓ
Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE

REVISÓ
Javier Caballero - MEN

APROBÓ
Julio Salvador Alandete-MEN

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS
FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 2 de 23

Después de haber dado click en reportar visita se despliega el siguiente menú:

En este menú aparecen las visitas que han sido aprobadas por el formador, el tutor debe dar click sobre el nombre de la visita como lo indica la flecha roja, enseguida se puede observar la información que ingreso el tutor (ver recuadro 1).

ELABORÓ
Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE

REVISÓ
Javier Caballero - MEN

APROBÓ
Julio Salvador Alandete-MEN

como lo indica la flecha roja. Desarrollo de la Agenda – PTA El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de la agenda de trabajo programada. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el desarrollo de la agenda. servicio eléctrico. una equivocación en la información registrada. una devolución por el formador ( rechazo) de la visita legalizada o una no habilitación de pago por parte de la supervisión del PTA.1. El procedimiento anterior le permite guardar la información registrada o editarla si es necesario en caso que suceda un imprevisto como: falla en la conectividad.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 3 de 23 Recuadro 1-Agenda aprobada Junto con el recuadro anterior se encuentra la información que debe diligenciar el tutor para llevar a cabo el proceso de legalización de la visita indicada: 1. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: El desarrollo de la agenda del PTA se actualizó.3.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .

dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: El desarrollo de las tareas de PNLE se actualizó. como lo indica la flecha roja.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Desarrollo de las Tareas – PNLE El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de las tareas programadas en el PNLE. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .2.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 4 de 23 1.3. estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el desarrollo de las tareas.

estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de los docentes participantes. que hicieron parte del acompañamiento en el PTA y en el PNLE y dar click en agregar. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .3. Nombre del responsable: El tutor debe registrar el nombre de la persona responsable de la ejecución del compromiso y dar click en la opción agregar. estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos. como lo indica la flecha roja. 3.3. Fecha límite de cumplimiento: El tutor debe registrar la fecha en la que se planea cumplir el compromiso. 1.3. Tarea ó compromiso: El tutor debe escribir los compromisos adquiridos durante el desarrollo de la visita.4. 2. Tareas y compromisos PTA El tutor debe dar click en las siguientes celdas: 1. como lo indica la flecha roja. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: La lista de docentes participantes se actualizó correctamente.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Docentes participantes PTA/PNLE El tutor debe ingresar los datos de los docentes participantes. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PTA se han actualizado.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 5 de 23 1.

los siguientes documentos que se encuentran en la pagina de inicio de la plataforma ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . el tutor debe diligenciar toda la información requerida.3. después de dar click en agregar. como lo indica la flecha roja.3.5. 1.6. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PNLE se han actualizado. los tutores deben adjuntar diligenciados.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 6 de 23 1.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Adjuntar documentos soporte: Después de registrar la visita. Tareas y compromisos del Plan Nacional de Lectura y Escritura Al igual que el numeral anterior. la cual aparecerá organizada en el recuadro. estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos.

como lo indica la flecha roja. Soporte docentes participantes PTA/PNLE: Adjuntar el listado de los Docentes ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . 2. es necesario que registre la o las fechas en las que se desarrollo la visita. Certificado de cumplimiento: Este documento debe estar firmado por el rector o por la persona que haga sus veces en el Establecimiento Educativo.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 7 de 23 1.

El número de docentes participantes que se registra en el sistema debe coincidir con el que se encuentra en el soporte físico.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Recuadro 5.Adjunto Soporte Docentes PTA/PNLE ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . se debe registrar en el SIAFT una sola vez el docente. no es necesario repetir por día un docente por visita en la plataforma. El soporte debe ser diligenciado en su totalidad por el participante y en la casilla PARTICIPO EN se debe indicar con una X si asistió al PTA.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 8 de 23 participantes del PTA /PNLE. PNLE ó ambos.

Esto quiere decir que el documento quedó correctamente adjunto.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 9 de 23 Al seleccionar el archivo. para esto debe seleccionar las siguientes opciones: ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . en este momento aparecerá la palabra Descargar debajo de la opción GUARDAR. puede dar click en esta opción de descargar y podrá visualizar el documento adjunto.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Si el tutor desea confirmar que el documento quedo correctamente adjuntado. 1.4. Legalización de Visitas ( Rol Tutor) El tutor debe legalizar los gastos de Transporte generados en la visita al Establecimiento Educativo. donde aparece el nombre del documento que el tutor debe adjuntar. dando click en la opción guardar. Este procedimiento se repite para todas las opciones en las que tenga que adjuntar documentos.

para que se despliegue un recuadro con el resumen de la información que acaba de ingresar y la opción para adjuntar el soporte o certificado de transporte.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 10 de 23 1. 2. Adjuntar Certificado de Transporte: El tutor debe adjuntar él o los comprobantes “Certificado de Transporte” diligenciados y firmados por los transportadores.1. en este caso aparecerá un menú con la siguiente información: 1. 3. el costo debe escribirse sin coma ni punto. Valor: Registrar el valor real del desplazamiento de ida y regreso de acuerdo a la selección anterior. Tipo de transporte: El tutor debe seleccionar el tipo de transporte utilizado para el desplazamiento hacia el EE. Requiere Pago Transporte: Debe hacer click en el cuadrado como lo muestra la flecha roja.4. 5. para los casos con más de dos sedes y que se centralizan solo en una. se despliega la opción del medio de transporte que se utilizó para el desplazamiento. se repite este mismo paso con cada una de las sedes en caso que se requiera. Detalle: De acuerdo al tipo de transporte seleccionado. Para finalizar. se debe registrar el desplazamiento a la sede objeto de la centralización.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . el tutor debe dar click en agregar. Tan pronto el tutor ingrese los valores debe hacer click en Agregar. Sede visitada: El tutor debe seleccionar las Sede(s) centralizada (s) según el cubrimiento de la visita al EE. En dado caso que no sea posible la firma del transportador el tutor puede firmar el ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . 4.

que con los certificados de cumplimiento y de docentes participantes y hace click en la opción GUARDAR. Su Desplazamiento al Establecimiento Educativo es Fuera del Municipio donde vive: le permite confirmar si requiere salir del municipio donde vive para poder ir al Establecimiento Educativo. Para adjuntar el certificado de transporte se sigue la misma ruta. 1.4.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .2. En caso de que si necesite salir del municipio debe dar click en el cuadrado margen derecha.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 11 de 23 soporte. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .

en caso que se requiera. Total del valor fijo: Es la sumatoria del costo de desplazamiento y el valor fijo día y noche.4.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . el sistema muestra automáticamente el total del valor fijo y el TOTAL. cuando la legalización es exitosa le da la opción Imprimir. si se requiere debe marcar el cuadro y el sistema automáticamente le muestra el valor total a pagar. Inmediatamente el sistema muestra un aviso que puede decir: legalización exitosa ó incorrecta. si es incorrecta le dice el espacio que no diligenció. se despliega inmediatamente un aviso de Requiere pernoctar. el tutor debe hacer click en la opción legalizar.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 12 de 23 Al marcar el cuadro cuando se requiere salir del municipio. Legalización Exitosa: Una vez realizado todo el proceso.3. 1.

1. la supervisión del PTA (CEINTE) verifica la información registrada y adjuntada por el tutor y habilita o no para pago.5.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 13 de 23 Habilitada para Pago: Una vez el formador aprueba la visita. Observaciones: En dado caso que el tutor o el formador requieran hacer observaciones con respecto a la visita o al pago existe la celda para que reporten la novedad y el administrador de la plataforma se encargará de realizar manualmente el ajuste a la visita. Si el formador devuelve la legalización o la supervisión del PTA no la habilita para pago. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . el sistema cambia el estado de la visita por Agenda Aprobada.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Visita rechazada por el Formador ó No Habilitada por la Supervisión del PTA.

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 14 de 23 Para realizar los cambios sobre las observaciones realizadas por el formador el tutor da click sobre Reportar Visitas. Realiza los ajustes sobre la agenda que había legalizado y da click en Guardar. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .

el SIAFT le notifica al tutor en Visitas legalizadas.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Cuando el formador aprueba la legalización. para su respectiva aprobación. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 15 de 23 Una vez finaliza los ajustes da click sobre Legalizar y esta notificación le aparece al formador.

Cancelar Agenda-Visita Cuando una Agenda requiere ser cancelada.6. la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los respectivos desembolsos 1.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 16 de 23 Una vez aprobada la visita por el formador. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . el tutor debe justificar en el campo de observaciones el motivo por el cual se cancela dicha programación y a su vez debe dar click sobre el link rechazar.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .

ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 17 de 23 El sistema le confirma si desea rechazar la visita Una vez aceptada dicha confirmación el sistema genera una notificación de visita rechazada.

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 18 de 23 La visita queda en estado de Agenda Rechazada 1. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . el tutor debe dar click en la opción Salir ubicada en la parte inferior izquierda.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .7. Salir de la Plataforma Cada vez que finalice una sesión.

el formador debe dar click sobre esta alerta. donde se visualiza una alerta en rojo que indica las notificaciones pendientes por aprobar.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 19 de 23 LEGALIZACIÓN – FORMADORES 1. Notificación de la legalización: El formador debe ingresar a la plataforma SIAFT digitando usuario y contraseña. el formador encontrará en la parte superior izquierda el link de NOTIFICACIONES.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . (ver flecha roja) En color azul se encuentran las agendas que el formador debe revisar y aprobar.

se abre una ventana donde se puede visualizar la visita cargada por el tutor. el sistema le permite hacer cambios al tutor. la legalización queda en estado de agenda aprobada en la plataforma del tutor. Cuando el formador devuelve la legalización.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Para finalizar la revisión. para aprobar o devolver (rechazar). Verificación de la Legalización reportada por el Tutor: Después de hacer click en la visita. le ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . El formador debe validar la información registrada por el tutor. teniendo en cuenta la completitud de los archivos adjuntos y la calidad de la visita reportada. de acuerdo a los parámetros establecidos por el programa. El formador debe revisar la información registrada y los documentos adjuntos (Las flechas rojas le indican los adjuntos que usted debe revisar). Si el formador devuelve la legalización tiene la opción en el campo “Observaciones” de registrar el detalle y/o motivos de la devolución.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 20 de 23 2. el formador debe hacer click en devolver o aprobar.

ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 21 de 23 aparecerá un mensaje de confirmación de aprobación.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Después de ser aprobada ó rechazada la legalización. 3. Continúa el mismo proceso de verificación para la aprobación de la legalización por parte del formador. nuevamente le aparecerá al formador la notificación de visitas pendiente aprobar legalización. Verificación sobre la Legalización Ajustada por el Tutor Cuando el tutor realiza los ajustes sobre las observaciones. en la plataforma del tutor aparecerá la notificación de la respuesta. Si la visita es aprobada le aparecerá un aviso que dice Legalización aprobada. Si por el contrario la visita es rechazada el aviso será Legalización rechazada.

MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 22 de 23 ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .

ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 23 de 23 Una vez aprobada la visita por el formador.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los respectivos desembolsos.

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