EDITORIAL COSTA RICA

REGLAMENTO DE OPERACIN DE CAJA CHICA DE LA EDITORIAL COSTA RICA

CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1: OBJETO: El presente reglamento tiene por objeto regular la organizacin, funcionamiento y control del fondo fijo denominado Caja Chica de la Editorial Costa Rica. Se establecer una caja chica central en la Editorial Costa Rica, cuyos fondos debern ser administrados por el funcionario de caja y facturacin usados nica y exclusivamente en la adquisicin de bienes y servicios tan indispensables y de verdadera urgencia, que justifique su pago fuera de los trmites ordinarios establecidos. Este fondo podr usarse nicamente para gastos en las partidas de materiales y suministros, servicios no personales y diferencias surgidas en el tipo de cambio desde el da de la confeccin de la orden de compra con cargo a la solicitud de mercanca adicional hasta la liquidacin del pedido en el exterior. Artculo 2: DEFINICIONES: Para efectos de la presente normativa se entiende por: Editorial Costa Rica: la Editorial. Gerencia: la Gerencia de la Editorial Costa Rica. Caja Chica: Fondo o cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo, disponible para desembolsos menores a fin de solventar necesidades imprevisibles. Fondo Fijo: Suma total disponible en caja chica representada por: dinero en efectivo, documentos originales (vales o comprobantes de adelanto de dinero, facturas, liquidaciones otros), solicitudes de reintegro de fondos en trmite y otros documentos de soporte. Fraccionamiento ilcito: Presupone el conocimiento de la necesidad administrativa total que se pretende satisfacer., la existencia de una partida presupuestaria suficiente para atender en su totalidad el pago correspondiente, y, la realizacin de ms de un contrato para satisfacer ese requerimiento, con la consecuencia de haber seguido un procedimiento de compra menos formal en razn del monto. Reintegro: Reposicin total o parcial del monto fijo de caja chica.Resolucin razonada: Justificacin formal emitida por la Gerencia General a partir de la solicitud de determinado de departamento, seccin o unidad de la Editorial Costa Rica. Esta resolucin debe contener hora, fecha y el asunto por el cual se est realizando el acto. Tope mximo: Es el pago mximo autorizado para cubrir erogaciones de determinada compra. Artculo 3: ADQUISIONES MEDIANTE CAJA CHICA : Los fondos de Caja Chica se destinarn a solventar nica y exclusivamente la adquisicin de bienes y servicios imprevisibles o aquellos que por razn de costo-beneficio sean necesarios como medida

para evitar gastos establecidos en la compra directa, siempre que no ese incurra en fraccionamiento ilcito. Los fondos de caja chica no podrn ser utilizados en gastos diferentes a los que fueron previamente autorizados. Artculo 4: FONDO FIJO: La caja chica operar por medio del sistema de fondo fijo, cuyo monto se establece en la suma de doscientos mil colones exactos. El fondo de caja chica establecido al amparo de este reglamento, operar por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendr en todo momento la suma total asignada representada por uno o varios de los siguientes conceptos: a) Efectivo b) Documentos originales: facturas, vales, liquidaciones, otros. c) Solicitudes de reintegro en trmite d) Otros documentos de soporte La creacin o la ampliacin del fondo fijo de la caja chica de la Editorial, ser determinada por medio de la resolucin del Consejo Directivo, en atencin a solicitud escrita de la Gerencia General, la cul deber presentar al Consejo Directivo para su respectivo estudio, con la indicacin de los justificantes que sustentan la necesidad de creacin o ampliacin del fondo. Artculo 5: TOPE MAXIMO: El tope mximo establece en el 20% del fondo fijo de caja chica. Este tope podr incrementarse hasta un 30% mediante resolucin razonada de la Gerencia General. No se realizarn erogaciones por concepto de incremento del tope mximo, cuando se trate de servicios de alimentacin y gastos de representacin, salvo autorizacin especfica del Consejo Directivo. Artculo 6: PROHIBICION DE EROGACIONES: Quedan prohibidas las erogaciones de caja chica por los siguientes conceptos: a) Adquisiciones que por su naturaleza clasifiquen en la partida presupuestaria "Mobiliario y equipo de oficina" (Compra de equipo mobiliario) b) Adquisicin de suministros que tengan existencia en bodega y que por su uso y naturaleza pueda ser planificada su adquisicin. c) Pago de planillas por sueldos y jornales, Caja Costarricense del Seguro Social y Instituto Nacional de Seguros, Pago de diferencial cambio en las importaciones d) Adquisicin de programas de cmputo e) Prstamos personales f) Compra de repuestos para vehculos u otros por monto mayor de cincuenta mil colones.

g) Reparaciones de vehculos, a excepcin de casos debidamente justificados. h) Compra de gasolina, salvo casos excepcionales debidamente justificados y aprobados por la Gerencia.

CAPITULO II SOBRE LOS RESPONSABLES Y PERSONAS AUTORIZADAS Artculo 7: FUNCIONARIOS AUTORIZADOS: Los funcionarios autorizados para aprobar solicitudes de gastos de caja chica sern los siguientes: a) Gerente b) Encargado de Servicios Administrativos En caso de ausencia de alguno de estos funcionarios, podr aprobar la solicitud el funcionario de mayor jerarqua a nivel ejecutivo que se encuentre en la Institucin. Artculo 8: ADMINISITRACION DE FONDOS: La administracin del fondo de Caja Chica estar a cargo de la persona designada para tal fin, bajo la supervisin directa del Jefe del Departamento Financiero y del encargado de Servicios Administrativos en lo referente a los procedimientos de compra y de razonabilidad del gasto, quienes velarn por su correcto funcionamiento. Artculo 9: RESPONSABILIDAD DEL CONTROL: La responsabilidad del control de los fondos de Caja Chica le compete al Jefe del Departamento Financiero, quin ser responsable de la correcta operacin y uso de esos fondos ante la Gerencia. Adems comunicar por escrito al responsable del fondo de Caja Chica de las responsabilidades establecidas por el presente reglamento. Artculo 10: RESPONSABLE DE CAJA CHICA: Son funciones del encargado del manejo de Caja Chica: a) Informar al Jefe del Departamento Financiero sobre cualquier irregularidad que se detecte en el manejo de los fondos. b) Informar por escrito al Jefe de la unidad cuando un funcionario no presente la liquidacin de un adelanto de dinero, dentro del plazo establecido en el presente reglamento. c) Mantener una lista actualizada de los adelantos de viticos pendientes por liquidar y no tramitar ningn adelanto a determinado funcionario que tenga liquidaciones pendientes. d) Hacer arqueos peridicos al fondo. e) Las otras que establezca el presente reglamento. Artculo 11: RESPONSABLES POR EL DESTINO DE ADQUISIONES : El destino de los bienes y servicios adquiridos mediante el fondo de caja chica es responsabilidad de la persona que solicita la erogacin del gasto y de la persona que lo autoriz.

Artculo 12: PROHIBICIONES DEL CAMBIO DE DINEROS O VALORES : Bajo ninguna circunstancia el encargado de la Caja Chica, podr cambiar con dinero de sta, cheques personales o de terceras personas. Tampoco podr mezclar los dineros de la caja chica con dineros personales, ni hacer vales a su favor.

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS Artculo 13: SOLICITUD DE EROGACION: Toda erogacin de caja chica debe tener contenido presupuestario y respaldarse con solicitud previa del anticipo de caja chica, la que deber ser autorizada por el jefe de la unidad solicitante., en el caso de adquisicin o compra de materiales deber llevar el visto bueno del encargado de la proveedura haciendo constar de que no hay existencias en bodega de lo solicitado. Ser responsabilidad del Jefe de Departamento Financiero, el cumplimiento de la presente disposicin. Artculo 14 REQUISITOS PARA EL ADELANTO DE DINERO : Los adelantos de dinero se autorizarn una vez cumplidos los requisitos del artculo anterior. Deber quedar constancia de la entrega del dinero autorizado, la suma entregada en nmero y letras, el nombre y firma del funcionario que la retir. Las solicitudes de adelanto de dinero para efectuar compras de bienes y servicios se tramitarn por medio de un formulario preenumerado denominado " Vale provisional de caja chica", en el cual se consignar la fecha, monto, el nombre del funcionario que lo solicita, nombre y firma de la persona que autoriza la adquisicin del bien o servicio o firma y firma del funcionario que recibe el dinero. Dicho vale se conservar en caja y ser entregado a la persona que realiz la compra, una vez que presente la liquidacin del dinero que le fue entregado. Una vez realizada la compra deber presentarse el comprobante correspondiente. Artculo 15: PROHIBICIONES PARA EL ADELANTO DE DINEROS : El responsable del manejo del fondo, no debe dar trmite a un nuevo adelanto, si existe una boleta pendiente por liquidar a cargo del departamento o seccin solicitante. En caso de que el tiempo establecido en el artculo 18 no sea respetado por algn funcionario, el encargado de la caja chica deber reportar la situacin al Gerente por medio de un oficio con copia al Departamento Financiero, para que se tomen las medidas correctivas necesarias. Artculo 16: ADELANTOS DE DINERO POR CONCEPTO DE VIATICOS : Cuando se trate de adelantos por concepto de viticos dentro del territorio nacional, la liquidacin se har en el formulario establecido para este efecto. Estos adelantos debern solicitarse a ms tardar un da hbil anterior a la gira, adems debe llevar el visto bueno del Departamento Financiero en cuanto al contenido presupuestario y dems requisitos establecidos en el "Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios del Estado".

En el caso de los adelantos por viticos, estos se liquidarn en el plazo que estipule en el Reglamento de Gastos de Viajes vigente. El incumplimiento de esta disposicin ser considerada como falta a los deberes y obligaciones del funcionario y ser sancionada de acuerdo con las disposiciones del Reglamento Interior de Trabajo de la Editorial Costa Rica, del Reglamento de Gastos de Viaje y de la Ley de la Administracin Financiera de la Repblica. Artculo 17: RESPALDO DE PAGO POR MEDIO DE FACTURA COMERCIAL : Todo pago por medio de caja chica, estar respaldado por una factura comercial debidamente emitida. Los casos que por razn de los servicios no existiera factura que justifique el gasto: (fotocopias, aparcamiento de vehculos, alimentacin en el rea metropolitana, especies fiscales, sellos de correo, gastos de transporte), se confeccionar una boleta o factura que compruebe el mismo, sealando el beneficiario, el servicio prestado, el monto correspondiente, la firma y el nmero de cdula del beneficiario. Artculo 18: LIQUIDACION DE ADELANTO DE DINERO : Todo adelanto para gastos de caja chica debe ser liquidado ante el responsable del fondo a ms tardar el da hbil siguiente en que se hizo el adelanto. En caso de que la compra no se realice debe reintegrar inmediatamente la suma recibida. Artculo 19: TRAMITE PARA LA LIQUIDACION DE EROGACIONES NO AUTORIZADAS MEDIANTE ADELANTO DE DINEROS: Si algn funcionario realiza las compras que se consignaron en el adelanto, pero, adems incurre en otros pagos, debe tramitar mediante una boleta adicional, la autorizacin y la obtencin del contenido presupuestario para incorporarlos en la liquidacin. De no obtener la autorizacin o no contarse con contenido presupuestario, no podr hacer uso de su liquidacin y por lo tanto, deber reintegrar el monto correspondiente a los pagos no autorizados previamente. Artculo 20: REQUISITOS PARA LIQUIDACION MEDIANTE FACTURAS : Toda factura comercial que respalde la compra de mercancas o pago de servicios debe cumplir los siguientes requisitos para su cancelacin: a) Estar confeccionada en original a nombre de la EDITORIAL Costa Rica. b) Indicar los bienes y servicios adquiridos, fecha de adquisicin. c) Traer sello de cancelacin, firma y nmero de cdula fsica o jurdica del proveedor, o la leyenda en manuscrita de cancelado y firma de la persona responsable. d) Sello de timbraje de facturas o el sistema que al respecto establezca la Direccin General de la Tributacin Directa salvo los casos indicados en el presente reglamento. e) En la factura no se debe utilizar en la descripcin la palabra "varios", el detalle debe ser suficiente para su justificacin y clasificacin. f) No incluir en una misma factura o comprobante bienes y servicios de diferentes cdigos presupuestarios. g) No contener borradores, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad.

h) Toda factura deber contener la aprobacin del Jefe del Departamento Financiero o quien haga las veces de ste. i) Indicar el nmero de cheque con que se efectu el pago. j) Indicar el nombre, firma y nmero de cdula de la persona que recibe el bien o servicio adquirido por medio de la caja chica. k) Cumplir con la legislacin vigente en materia de timbraje. Artculo 21: REQUISITOS PARA ADQUISIONES DE REPUESTOS, MATERIALES Y SUMINISTROS: Cuando se trate de repuestos o materiales y suministros, la factura debe venir acompaada del original de la Proveedura y/o el nmero de placa del activo en que se utilizar la compra. Artculo 22: PLAZO ESPECIAL PARA LA LIQUIDACION DE DINEROS AUTORIZADOS : En los casos en que se realicen erogaciones de dinero sin que medie adelanto de este y se cuenta con la autorizacin de la Gerencia General, se pagarn los comprobantes que tengan una antigedad no mayor a cinco das hbiles a partir de su fecha de emisin., siempre que se cuente con contenido presupuestario. CAPITULO IV DE LOS REINTEGROS AL FONDO Artculo 23: REINTEGRO: El reintegro de Caja Chica se debe realizar oportunamente procurando que el fondo no est consumido en ms del 75%. Un reintegro adicional debe realizarse el ltimo da hbil de diciembre de acuerdo con las fechas de corte establecidas por la administracin para los cierres y presupuesto. Artculo 24: TRAMITES: Los reembolsos estipulados en el artculo anterior seguirn el siguiente trmite de reintegro de fondos: a) El encargado del fondo de caja chica enviar a la Contabilidad el formulario de Reintegro de Caja Chica, junto con los comprobantes respectivos y solicitud de pago. b) Confeccionar un listado donde se consigne: # de factura, fecha y monto de la factura, proveedor y cuenta presupuestaria asignada por el Departamento Financiero en la autorizacin inicial. c) El contador encargado de los trmites de reintegro revisar la solicitud en cuanto al cdigo presupuestario, legitimidad de los comprobantes, extensiones aritmticas y dems requisitos establecidos en el presente reglamento. d) El jefe del departamento financiero, una vez cumplido con lo establecido en el inciso anterior, ordenar emitir el cheque a nombre del responsable del manejo de la Caja Chica, el cual debe llevar un endoso como el siguiente: "nicamente para cancelar reintegro de Caja Chica de la Editorial Costa Rica No. ..." e) Una vez emitido el correspondiente cheque de reintegro, deber mutilarse cada factura con un sello que diga: "Pagado con cheque N____"

CAPITULO V CONTROLES Y ARQUEOS Artculo 25: ARQUEOS: La Caja Chica estar sujeta a arqueos realizados por la Auditoria Interna y por el Departamento Financiero. Estos arqueos podrn realizarse en cualquier momento y como mnimo se debern realizar dos semestrales. El encargado del fondo est en la obligacin de suministrar toda la informacin requerida para estos casos. Con el objeto de controlar y poder determinar la situacin de la Caja Chica en cualquier momento, debern llevarse los registros para cada uno de los componentes que integran el fondo fijo asignado. En lo que corresponda, los registros debern llevar para cada operacin la fecha, nmero de comprobante, beneficiario, nmero de reserva presupuestaria, monto y saldos diarios, as como cualquier otro detalle que permita la fcil identificacin de las operaciones efectuadas. Artculo 26: FALTANTES SOBRANTES DE CAJA CHICA: Cualquier faltante que se produzca al momento de efectuarse el arqueo debe ser cubierto de inmediato por el responsable del fondo. En la misma forma cualquier sobrante deber ser depositado en la cuenta corriente de la institucin. CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES Artculo 27: INTEGRACION DEL REGLAMENTO : Cualquier asunto relacionado con la materia, no contemplado en el presente reglamento se entender regulado por la Ley de Administracin Financiera y Presupuestos Pblicos de la Repblica, Ley de Contratacin Administrativa y su Reglamento, y los lineamientos de control interno emitidos por la Contralora General de la Repblica. Artculo 28: DEROGACIONES: El presente reglamento deja sin efecto al anterior, pudiendo ser complementado, en cuanto a trmites, procedimientos y control interno, mediante instructivo debidamente aprobado por la Gerencia General.

APROBADO EN SESIN DEL CONSEJO DIRECTIVO No 2146 DE FECHA 20 DE JUNIO DE DOS MIL CINCO. APROBADO POR LA ASAMBLEA DE AUTORES EN REUNIN DE FECHA 25 DE JUNIO DE DOS MIL CINCO