Manual Concar

Software de Contabilidad
MANUAL DEL USUARIO

Versión Visual 9.x
Especialistas en Software Empresarial

Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro Tlf. 440-5440
CONTENIDO
CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como guía en la administración y operación del
sistema de Contabilidad General, CONCAR Versión Visual.
La metodología aplicada, está orientada a brindar la información necesaria que permita una
comprensión adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.
El sistema ha sido desarrollado utilizando las últimas técnicas de procesamiento de datos que
incluyen las siguientes características:
A) Diseño modular mediante el uso de menús que permite gran facilidad de operación por el
usuario final.
B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,

descentralizando así las funciones operativas del centro de cómputo.
C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual
le permite alimentar y obtener información en tiempo real.
Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los

cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislación vigente o por
cambios en la política de la empresa.
CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el área de
Contabilidad, en la elaboración de los libros contables, balances y estados financieros.
posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la
toma de decisiones por la Alta Dirección.
La concepción del sistema se basa en la información que soportan las diferentes bases de
datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados
con la información variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que
se obtienen.
Las características principales del sistema son las siguientes:
 FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA
El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras,

navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios.
Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar múltiples compañías, uniformizando de esta
manera la información de grupos empresariales.
El sistema permite un alto grado de autonomía a los usuarios para adecuar el sistema a sus
necesidades, ya que los parámetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas
complementarias
 ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y

DOLARES
Los Estados financieros , libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en moneda
nacional y dólares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.
 ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS
Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios,

empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Las cuentas que requieren este nivel
de análisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros
pueden ser codificados por el RUC, o por un código interno de la empresa.
 REPORTES POR CENTROS DE COSTOS
Se puede emitir información por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos
y egresos. El código de centro de costo puede tener 6 dígitos o letras.
 VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS
Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobación y

generales, ganancias y pérdidas, costos, diario, mayor, análisis de cuentas, registro de ventas y
compras.
 REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA
El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sin
tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo
obtener la información oportunamente.
 REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA
Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente
codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente. Posteriormente
los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser
adjuntados al documento original. También se puede registrar comprobantes previamente
codificados y con numeración manual.. El sistema efectúa la validación de datos conforme se
van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que
cuadre pudiéndose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automáticos.
 EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los

vouchers de cheque manuales, presentando información de cheque girado por banco, fecha y
proveedor.
 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS
Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otros
sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitación.
 CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES
Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda, según
la moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacional y dólares de
acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o según el tipo de cambio en particular que se
desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efectúe la conversión de un
comprobante.
 REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO
El sistema regulariza automáticamente mediante un asiento los saldos de documentos en

moneda nacional o dólares ya cancelados pero que no se les aplicó el ajuste por diferencia de
cambio al momento de cancelarlos, simplificando el trabajo.
También genera un asiento automático de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al
cierre del mes de las cuentas que se le indique.
 GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS
El sistema genera cuentas automáticas de dos formas:

Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automático de cada cuenta. Por
la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a código de costo, pudiéndose
establecer en estos casos porcentajes.
 CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA
El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática en la

moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automáticamente
pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliación deben ingresarse los
movimientos de los estados de cuenta bancarios.
 PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO
Existe la opción para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,
mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los movimientos contables
automáticamente.
 ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT
El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedores

registrados, se puede crear automáticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBF
para el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad de
tiempo.
 VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA
Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un
significativo ahorro de papel y de tiempo de impresión ya que solo deben imprimirse los
reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas
amigablemente.
 TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL
El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automáticamente.
 ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO
Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo
en pantalla permitiendo de esta manera disponer de información de meses anteriores para la
Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.
 ARCHIVOS PARA EL PDT – SUNAT
El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT
de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrán ser exportados
al diskette del PDT.
 AJUSTES POR INFLACIÓN
El proceso de ajuste por inflación se puede configurar de manera amigable en el módulo de

ajuste. Este cuenta con diferentes características así como el mantenimiento de índices de
inflación, las cuentas de ajuste ACM y la generación de los asientos contables.
CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estación se ha creado una carpeta con tres iconos dentro
de ella. Se abre haciendo doble click con el mouse y luego doble click en el icono del programa
a utilizar.
Debe ingresar el Usuario y el Password con mayúsculas. Como usuario inicial el

predeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales.
Para ingresar al sistema deberá ingresar el código de la compañía o pulsar el botón con la
flecha para seleccionar. En este caso aparecerá la ventana de ayuda para seleccionar el
código.
EXPLICACION DE LOS MODULOS
El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en módulos, cada uno de estos módulos
se encarga de manejar una actividad específica del sistema, de la misma forma en que se
encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboración de un balance se ha
dividido el sistema en los siguientes módulos.
Los módulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes:
1) Módulo de Archivo (Base de Datos Principales)
2) Módulo de Registro de Comprobantes
3) Módulo de Consolidación ó Cierre
4) Módulo de Emisión de Reportes Mensuales
5) Módulo de Análisis de Cuentas
6) Módulo de Presupuesto
7) Módulo de Licencia del Software
8) Módulo de Proceso de Conciliación Bancaria (CTMENU.EXE)
9) Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE)
10) Movimiento de Datos
11) Copia de Seguridad
12) Reportes Varios
13) Módulo de PDT de Honorarios
14) Módulo de Ajuste por Inflación
Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Menú Principal, el cual

contiene una lista con todos los módulos programados, permitiendo así, poder ingresar a
cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar.
1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)
El módulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y

consulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que
mantienen la información relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella información que
sufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a
la empresa.
Entre los procesos que se permiten realizar en este módulo son: el de mantenimiento (Adición,
modificación, eliminación, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos.
Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los
siguientes:
a) Plan de Cuentas
b) Anexos
c) Tablas Generales
d) Tipos de Cambios
e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9
f) Tabla de Numeración de Comprobantes
g) Tabla de Asientos de Cierre
1.a PLAN DE CUENTAS
La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables del
sistema, cada una con sus propias características. El código de cuenta puede contener hasta
ocho dígitos, el usuario deberá definir la cantidad de dígitos a utilizar según sus necesidades y
procederá a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las
cuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que
la cuenta tenga muchos dígitos ya que existen los Códigos de Anexos (8 caracteres para
identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Código de Centro de
Costo (3 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera)
que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dígitos deben usarse como títulos
(Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario los
desea también pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Además, cada
cuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas características de
validación para efectos del ingreso de asientos así como para emitir reportes.
El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre
los datos a registrar porque de estos dependerá la exactitud de la información.
Se recomienda tener especial cuidado en la asignación de los datos de cada cuenta para evitar
distorsiones en la información que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE
ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos el
sistema proporcionará información de saldos de análisis de cuenta (documentos pendientes)
Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues los
datos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Análisis de Cuentas.
Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles o dólares para
facilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos
pendientes.
COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS
Mantenimiento del Plan de Cuentas:
Los datos a ingresar son los siguientes:
Campo Descripción
CUENTA El código de cuenta contable puede contener

hasta 8 dígitos. Los títulos de las cuentas deberán
tener dos o tres dígitos.
DESCRIPCION La descripción de la cuenta

TIPO DE CUENTA Según la Tabla General 08. Los tipos validos son :
A = Activo
P = Pasivo y Patrimonio
G = Ganancias y pérdidas
X = Títulos a 2 o 3 dígitos
V = Gestión varias
O = Orden
La asignación del tipo de cuenta depende del tipo de
plan de cuentas que se use o del tipo de empresa
(financieras, seguros, cooperativas, industriales,
comerciales, servicios).
En el plan de cuentas para empresas comerciales,
industriales o servicios normalmente el tipo es:
Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas de
activos, pasivo y patrimonio.
Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68,
71,72,78,79,8X se pueden considerar como de
gestión varias.
Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 pueden
considerarse como de Ganancias y Pérdidas.
Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como de
gestión varias para Costo de Producción o de
Ganancias y Pérdidas para Gastos de Adm. Vtas. y
Financieros.
NIVEL DE SALDO Este campo sirve para indicarle al sistema que

mantenga los saldos de las cuentas según el nivel de
análisis que se desea.
Es importante definir adecuadamente estos niveles
para poder optimizar el uso de espacio de los
archivos (disco) y obtener la información adecuada.
El sistema mantiene una base de datos histórica de
cada movimiento de cargo y abono de las cuentas
con nivel 2 o 3.
Esto niveles pueden ser :
1 : SALDO POR CUENTA .- Este nivel es para las
cuentas que no tienen anexo y que no requieren tener
control de cuenta corriente. Generalmente tienen nivel
de saldo 1 son las clases 6 , 7 , 8 , 9, pero si el
usuario lo desea puede asignarle otro nivel a estas
cuentas.
2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Mantiene
cuenta corriente por cuenta y anexo. Permite
consultar o imprimir los saldos por cuenta y por
código de anexo. Normalmente es para las cuentas
de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras que
se requiera.
3 : SALDO POR CUENTA, ANEXO,DOCUMENTO
.- Mantiene cuenta corriente por cuenta, anexo y
documento. Permite consultar o imprimir saldos por
cuenta, anexo y documento. Para este nivel es
obligatorio que la cuenta tenga anexo y documento de
referencia. Normalmente es para la cuenta de
clientes, proveedores, pagares.
NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel de

saldo de 1 a 2 o 3, deberá realizarse un proceso
generación de saldos del modulo de análisis de
cuenta para que el sistema acumule el movimiento
de la cuenta modificada.
TIPO DE ANEXO Este dato permite subdividir una cuenta para su
mejor análisis, en códigos complementarios llamados
Códigos de Anexo Este campo será llenado con el
tipo de según la Tabla General 07. Los tipos validos
son:
0 cuenta corriente bancos (obligatorio)
C Clientes
T Personal
P Proveedores
V Varios
Un espacio en blanco indica que no requiere código
de anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 se
puede asignar el tipo de anexo C, y al registrar un
movimiento contable para cualquiera de estas
cuentas el sistema pedirá en forma obligatoria que se
digite el código del cliente (anexo).
TIPO DE ANEXO REFERENCIAL Este dato permite subdividir una cuenta para su
mejor análisis, en códigos complementarios llamados
Códigos de Anexo Este campo será llenado con el
tipo de según la Tabla General 07. De esta manera
una cuenta contable puede tener dos códigos de
anexos. Es decir que permite tener una
segunda posibilidad de clasificar los movimientos
contables y emitir reportes por el mismo.
CENTRO DE COSTO Este campo indicará que la cuenta requiere Centro de

costo al registrar el movimiento contable (según Tabla
General 05 ). Sera usado sólo para las cuentas de
ingresos o gastos, para indicar la procedencia y poder
obtener los reportes por Centro de Costo.
Este campo ser llenado con dos opciones:
"NO" Indica que la cuenta no requiere del uso se
Centro de costo.
"SI" Indica que la cuenta requiere del uso de
Centro de costo.
DOCUMENTO REFERENCIA Este campo indicará si la cuenta requiere que se

ingrese como dato obligatorio el tipo, numero y fecha
de documento al registrar un movimiento contable
(según Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla
General 15 para cuentas de Conciliación Bancaria).
Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S",
en forma obligatoria.
Este campo será llenado con dos (02) opciones:
"N" Cuenta no requiere de tipo y número de
documento.
"S" Cuenta requiere de tipo, número de documento
y fecha.
FECHA VENCIMIENTO. Este campo sirve para indicar si la cuenta requiere

que se ingrese como dato obligatorio la fecha de
vencimiento al registrar el movimiento contable. El
campo será llenado con dos opciones:
"S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento.

"N" Cuenta no requiere de una fecha de vencimiento.
AREA Este campo permite para esta cuenta al momento de
registrar el movimiento contable se le asigne un
código de área de acuerdo a la Tabla General 26,
para posteriormente emitir el Reporte por áreas. Una
aplicación puede ser para clasificar los ingresos y
egresos de efectivo (Flujo de Efectivo)
Este campo será llenado con dos opciones:

"N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area.
"S" Indica que la cuenta requiere del uso de Area
REGISTRO DE LA CUENTA Indicará si la cuenta se puede registrar por medio de

comprobantes manuales o sólo en forma de asientos
automáticos. Los valores asignados pueden ser :
M = Manual
A = Automático
Las cuentas que se generan automáticamente
pueden ser marcadas como automáticas para evitar
que sean digitadas manualmente.
MONEDA DE REFERENCIA Sirve para identificar la moneda en que se

mantendrán los saldos de la cuenta. Permite emitir el
cuadro de análisis cuenta "Documentos Pendientes,
en una sola moneda". (CTDOCU08).
El proceso automático de Ajuste de la Diferencia de
cambio utiliza estos datos para determinar si actualiza
el saldo en soles o el de dólares.
CUENTA AJUSTE Este campo indicará si la cuenta es producto del

ajuste por corrección inflación ( ACM ) para permitir
incluir o excluir su saldo de los estados financieros.
Este campo será llenado con dos opciones:
"N" Indica que no es cuenta de ajuste .
"S" Indica que es cuenta de ajuste.
CONCIL. BANCOS Este campo indicará que la cuenta se considerará

para el proceso de Conciliación Bancaria automática.
Debe usarse sólo para las cuentas de bancos. Este
campo será llenado con dos opciones:
"N" Indica que la cuenta no se concilia .
"S" Indica que la cuenta se concilia
CUENTA CARGO Este campo indicará la creación de un cargo

automático a nivel de comprobante, en el proceso
mensual.
CUENTA ABONO Este campo indicará la creación de un abono

automático a nivel de comprobante, en el proceso
mensual.
FORMATO DE BALANCE GRAL. Indica que código de agrupación o donde se
acumulará el movimiento de la cuenta para efectos
del Balance General. El sistema solicitará este
formato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P".
Los formatos validos están en la TABLA GENERAL
10.
FORMATO DE GAN.PER FUNCION Indica que código de agrupación o donde se

acumulará el movimiento de la cuenta para efectos de
los Cuadros de Ganancias y Pérdidas por función. El
sistema solicitará este formato para las cuentas que
tienen tipo "G" . Los formatos validos están en la
TABLA GENERAL 11.
FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZA

Indica que código de agrupación o donde se
los Cuadros de Ganancias y Pérdidas por naturaleza.
El sistema solicitará este formato para las cuentas
6XX a 9XX . Los formatos validos están en la TABLA
GENERAL 13.
FORMATO DE COSTOS Indica que código de agrupación o donde se

los Cuadros de Costos. El sistema solicitará este
formato para las cuentas que tienen "S" en el campo
CENTRO DE COSTO. Los formatos validos están en
la TABLA GENERAL 12.
FORMATOS ALTERNOS
FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de

la TABLA GENERAL 71 el cual nos servirá para
emitirlos en los reportes de ingresos y gastos.
FORMATO DE COSTOS Es un comparativo de ingresos y gastos por centros

de costos configurables en la TABLA GENERAL 72.
FORMATO DE BALANCE GRAL. Su comportamiento es igual al formato de balance

general pero nos permite configurar otro tipo de
balance especificado en la TABLA GENERAL 20.
FORMATO DE GAN. PER. FUNCION De acuerdo a la TABLA GENERAL 21
FORMATO DE GAN. PER NATURAL. De acuerdo a la TABLA GENERAL 23
OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS
A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE

REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deberá
desagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos :
- Registrar en el sistema un comprobante incompleto “cancelando" el saldo global de la

cuenta sin anexo y documento.
- Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuenta

respectiva.
- Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuenta

modificada con su respectivo anexo y/o documento.
B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deberá
efectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o desde el
mes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente.
Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines de
Análisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidiría con el movimiento histórico anual.
C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas.
1) Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) la clase 9 debe generarse

automáticamente
1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usará centro de costo y a la vez se
registra cuenta de cargo y abono automático, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere
duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vacía no se produce este error).
1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usará centro de costo , lo que
origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta
automática 9 y 79.
1.b. CÓDIGO DE ANEXOS
Los códigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirven para identificar a los
clientes, proveedores, personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa desee
controlar. El código de anexo puede tener hasta 18 dígitos o letras.
Esta base de datos es utilizada para registrar los códigos de anexos que haremos referencia en
nuestros asientos contables y reportes y consultas de análisis de cuenta.
Los códigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos de
anexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Estos códigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que se
produce una transacción contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados,
obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehículos. Y otros que la empresa
requiera.
Para la codificación de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o un código

propio de la empresa.
Ejemplo :
Proveedores
15202505 Alternadores S.A.

21168319 Alianza Motor S.A.
AME01 American Machine CO.
Clientes
21168319 Real Systems S.A.

99145236459 Empresa S.A.C.
Chasis
123456789012345678 Nissan SW Negra Diesel Automática

ABC543210123456VB Toyota Corolla Blanco Gas. Mecánica
COMPOSICION DE ANEXOS
TIPO DE ANEXO Identifica el grupo a que corresponderá el código del

anexo. El tipo de anexo "0" esta reservado para
bancos , pudiéndose asignar cualquier numero para
los otros tipos.
ANEXO Código de 18 caracteres para identificar el anexo.
DESCRIPCION Nombre del anexo.
REFERENCIA Según necesidad de la compañía, pudiendo colocar la

dirección o teléfono.
RUC Indicar para clientes y proveedores pues este dato se

usará para la impresión del Registro de Compras y
Ventas.
MONEDA MN = Soles ,US = Dólares, ESPACIOS

Este campo es obligatorio para los tipos de anexo ”0”
anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirve
para la Conciliación Bancaria automática. Para otras
cuentas es sólo referencia.
ESTADO V = Vigente o A = Anulado
DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO
Los datos complementarios sirven en su mayoría para identificar los datos de los servicios
contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de
Honorarios solicitado por la SUNAT.
1.c. TABLA GENERAL
La Tabla General es aquel donde se define todos los códigos especiales que van a servir para
la identificación y validación de algunos datos característicos de la empresa usados en el
sistema.
Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprenderán del 00
al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como índice de tablas.
Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (código de búsqueda) y una
descripción (significado).
OPC Opción - Puede ser Alt + C = Creación , Alt + M =

Modificación y Alt +E = Eliminación
CODIGO Es el código de hasta 8 caracteres , que sirve para
identificar de un elemento de la tabla.
DESCRIPCION Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elemento
de la tabla.
Entre las tablas a definir se encuentran :
TABLA No 00.INDICE DE TABLAS.
Aquí se codificarán todas las Tablas que se mantendrán como parte de la Tabla general. Este
código tendrá un campo de dos (2) caracteres.
TABLA No 02. SUBDIARIOS.
Aquí se codificarán todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compañía, sirve para
poder identificar el tipo de operación que se esta efectuando. Este código tendrá un campo de
dos (2) dígitos
Los subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los únicos que no
pueden ser variados son el 00 , 90 y 99.
Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generación de cuenta automáticas.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
00 Asiento inicial (de apertura)

01 Caja
02 Bancos
04 Registro de Compras
05 Registro de Ventas
90 Carga inicial de conciliación bancaria
99 Asiento de Cierre
TABLA Nro. 03 CÓDIGO DE MONEDA.
Esta tabla servirá para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad,
dicho código tendrá un campo de dos (2) caracteres.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
MN Soles
US Dólar
TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS.
Esta tabla determina mediante un código de seis (6) dígitos o letras los departamentos
administrativos o plantas de producción en las que estará divididos la empresa para efectos de
costeo y así determinar la procedencia del Ingreso o gasto. También puede usarse para
identificar líneas de productos o servicios, así como otra aplicación que le pueda dar la
empresa.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
001 Gerencia General

002 Gerencia Administrativa
003 Departamento de Contabilidad
004 Departamento de Computo
101 Tienda Miraflores
102 Tienda San Miguel
El sistema solicitará este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del
Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.
La utilización principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se
emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden
consolidar varios centros por el primer dígito.
Este dato también servirá para efectuar la transferencia automática de las cuentas 6xx a la
9xx, según lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilización se realiza por la
clase 6.
TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS.
En esta tabla se codificará toda la relación de tipos de documentos que usará la compañía y
que se ingresarán al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operaciones
diarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de
Referencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarán el la Tabla General 15 ).
El usuario del sistema deberá crear en esta tabla los documentos que utilizará en el registro de
sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas)
El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitirá identificar las operaciones realizadas en
las consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para los
reportes de Análisis de Cuentas y documentos pendientes.
En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo al
momento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solo
campos numéricos, 01 en lugar de FT.
En la columna 59 se deberá indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA
y para la impresión de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley)
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
BV Boleta de Ventas 01 03
FT Factura 02 01
LT Letra 03
NC Nota de Crédito 04 07
ND Nota de Débito 05 08
RC Recibo Serv. Públicos 06 13
RH Recibo de Honorarios 07 02
TK Ticket 08 12
BA Boleto aéreo 09 05
TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO.
En esta tabla se identificará con un código (de un carácter) todos los tipos de anexos que
sirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o códigos de anexos en la
Tabla de Anexos.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
0 Bancos (no modificable)

C Clientes
T Personal
P Proveedores
V Varios
TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE
Es el código que permite clasificar ó estructurar el Balance General .

Esta Clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
1100 ACTIVO CORRIENTE

1101 Caja y Bancos
1102 Cuentas Corrientes
1199 TOTAL ACTIVO CORRIENTE
2000 PASIVO
2100 PASIVO CORRIENTE
2108 Cuentas por Pagar Comerciales
2199 TOTAL PASIVO CORRIENTE
3000 PATRIMONIO
3101 Capital Social
3101L **(Ojo , deja línea en blanco)*
3110 Resultado del Ejercicio
3899 TOTAL PASIVO
3999 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 00 , corresponden a títulos y no deben ser asignados a
cuentas.
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados
a cuentas.
Los códigos cuyos últimos 3 dígitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y
Patrimonio (3).
El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como código el 3110 en forma fija.
Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato
agregándole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del
formato agregándole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se
podrá indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando
el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de
sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.
TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Ganancias y Pérdidas.

Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
1000 VENTAS (SUBTÍTULO)

1001 Ventas
1002 Ingresos Financieros
1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
1101 Costo de Ventas
1109 TOTAL COSTO DE VENTAS
1201 UTILIDAD OPERATIVA
1201F 1009,1109 (FÓRMULA)
SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y no

deben ser asignados a cuentas.
SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , corresponden a subtotales y no
deben ser asignados a cuentas. El programa totalizará todos los rubros cuyos 2 primeros
dígitos son iguales al SUBTOTAL.
FÓRMULAS : Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las
necesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la
descripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA fórmula
lleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estos
rubros pueden ser también totales (xxx9).
Por ejemplo el rubro 1201F , es una fórmula que el programa calcula sumando
algebraicamente los rubros 1099 y 1109.
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".
TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS
Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificación se
basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un
rubro principal permitiendo así su correcta presentación.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
0001 Alquileres
0002 Gastos de personal
0003 Tributos
TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS.
En esta tabla se codificará todos los tipos de documentos que se ingresarán al registrar los
movimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias ,
así como en el PROCESO DE CONCILIACION.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION Debe/Haber
CH Cheque H
EN Entrega D
NA Nota de Abono D
ND Nota de Cargo/Débito H
XA Extorno abono D
XC Extorno cargo H
En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista contable.
TABLA Nro. 26 AREAS
En esta tabla se codificará las áreas que seran informadas al registrar el movimiento contable
de aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es para
obtener los Reportes por áreas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a sus
necesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuación se detalla.
CÓDIGO DESCRIPCION
001 APERTURA
002 TRANSFERENCIAS
010 COBRANZA A CLIENTES
020 OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION
050 PAGOS A PROVEEDORES
060 PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES
070 OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIÓN
110 INGRESOS POR VENTA DE VALORES
120 INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
130 OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION
160 PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
170 PAGOS POR COMPRA DE VALORES
TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR
En esta tabla se codificará las cuentas a dos dígitos que deberán mostrarse resumidas en el
Mayor (CTMAYO02). En el mayor sólo se mostrará el total de cargo / abonos y saldo de todo el
grupo de cuentas.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
60 COMPRAS
79 CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE
En tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre.
PUEDEN SER :
CÓDIGO DESCRIPCION
S SALDAR
T TRANSFERIR
O OMITIR
TABLA Nro. 53 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS
Permite registrar los parámetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usará el

programa de Registro de Comprobantes de compras. La descripción detallada está en el anexo
correspondiente.
TABLA Nro. 54 PDT DE HONORARIOS
Permite Configurar los parámetros para el proceso del PDT. Ver sección de PDT
HONORARIOS en el módulo de Utilitarios CONCAR.
TABLA Nro. 55 PARÁMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMÁTICA

DE DIFERENCIA DE CAMBIO
En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de regularizaciones
de diferencias de cambio
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
CTA01 121001 FACTURAS POR COBRAR

CTA02 421001 FACTURAS POR PAGAR
SUB1 25 Subdiario
XGA 76601 Cuenta de Ganancia
XGP 67601 Cuenta de Pérdida
Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el
formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en
el Plan de Cuentas.
TABLA Nro. 56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
Permite registrar los parámetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarán en el

programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripción detallada esta el anexo
correspondiente.
TABLA Nro. 58 PARÁMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMÁTICO DE
DIFERENCIA DE CAMBIO
En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de ajuste de
diferencias de cambio
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
CTA01 121001 M FACTURAS POR COBRAR

CTA02 421001 V FACTURAS POR PAGAR
SUB 26 Subdiario
XGA 76601 Cuenta de Ganancia
XGP 67601 Cuenta de Pérdida
XMON UZ Moneda de Ajuste(*)
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del día del mes para efectos del ajuste
FASB.
Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato
CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.
Posición 10 ).
TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DE

CUENTAS - programa CTLIST12
Es el código que permite clasificar ó estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12,

que muestra los importes hasta 12 meses.
Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
1000 VENTAS (SUBTÍTULO)

1001 Ventas
1002 Ingresos Financieros
1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
1101 Costo de Ventas
1109 TOTAL COSTO DE VENTAS
1201 UTILIDAD OPERATIVA
1201F 1009,1109 (FÓRMULA)
SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y no

deben ser asignados a cuentas.
SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , corresponden a subtotales y no
deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dígitos
son iguales al SUBTOTAL.
FÓRMULAS : Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las
necesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con la
descripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA fórmula
lleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estos
rubros pueden ser también totales (xxx9).
Por ejemplo el rubro 1201F , es una fórmula que el programa calcula sumando
algebraicamente los rubros 1099 y 1109.
ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo
el mismo criterio de las fórmulas.
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la
letra “T”
Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".
TABLA Nro. 93 – CONTROLES VARIOS
CLAVE DESCRIPCIÓN
AUTO S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas en el archivo de
cuentas automáticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso
contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes
de estado de cuentas con cuentas automáticas)
MEMOPM S
(Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidación, en caso de
considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura esta
clave el sistema asume por defecto S)
MONPRE US
(Parámetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema
asume US (Dólares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN.
PRN LPT1
(Asigna el puerto de impresión para imprimir en modo MS-DOS, opción de texto en la pantalla
de diálogo de la impresión)
CTAAXXXX S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas para el balance, en
caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura
esta clave el sistema asume por defecto S. “XXXX” viene a ser el código de la compañía)
COS S
(Parámetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulación de centro de costos.
Este proceso es útil para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar
este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)
Se especifica en la descripción en la columna 58 el parámetro TOD para parametrizar a
cualquier cuenta el flag de centro de costo.
NUMLIB N
(Permite digitar el número de comprobante libremente sin ninguna validación de mes para el
número del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripción. El
sistema asume por defecto N.)
EJER MMMM
(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo de
doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parámetro si se
trabaja desde Enero a Diciembre.
APET S
(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es “N” , en este caso el
sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)
TABLA Nro. 94 – PARAMETROS DE VENCIMIENTOS
Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigüedad de deuda ubicado en el módulo de
reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son
las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas
por pagar. RPVE viene a ser la proyección de días de documentos por vencer y RVEN es la
proyección de días de documentos vencidos.
EJEMPLO
CODIGO DESCRIPCION
COB01 12101
COB02 12102
COB03 12301
COB04 12302
PAG01 42101
PAG02 42102
PAG03 42301
PAG04 42302
RPVE 030,060,090
RVEN 030,060,090
TABLA Nro. 95 TABLA DE AJUSTE POR INFLACIÓN
Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflación. Ver sección de Ajuste por
Inflación en módulo de Utilitarios Concar.
TABLAS GENERALES RESERVADAS
Las tablas que se detallan a continuación no deberán ser modificadas por los usuarios. Sin
embargo el sistema permitirá efectuar cambios en futuras ampliaciones:
TABLA DESCRIPCION USO
08 Tipos de cuenta Plan de cuentas
09 Nivel de saldo Plan de Cuentas,Proceso Mensual,

Análisis de cuentas.
15 Tipos de documentos bancarios Conciliación bancaria

16 Rubros de Conciliación bancos Conciliación bancaria
17 Tipos de conversión de moneda Registro de comprobantes/Proceso

Mensual
18 Estado de la cuenta Plan de cuentas, Registro de

comprobantes.
19 Registro de la cuenta Plan de cuentas, Registro de
comprobantes.
41 Tipos de operaciones para
el asiento de cierre Asiento de cierre
90 Descripción de mes Emisión de reportes
93 Controles del Sistema Emisión de reportes, Proceso

Mensual
1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO
La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en
moneda nacional de cada día. Esta tabla será usada por el sistema para convertir cada asiento
contable a soles y dólares. Para registrar el tipo de cambio del dólar se debe usar el código
US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer día (01) del mes cuyo cierre contable
se desea procesar.
COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO

Debe seleccionarse la moneda a actualizar, luego se ingresará el año, mes, y a continuación
los tipos de cambio de cada día.
DATOS DE GENERALES
MONEDA Código de la moneda a registrarse
AÑO / MES Del período a registrar el tipo de cambio
DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO
DIA Fecha al que corresponde el tipo de cambio
CAMBIO COMPRA Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General

17.
CAMBIO VENTA Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17.

Si este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismo
que el tipo M
1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9
Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y
su uso es opcional.
Esta Tabla permite definir la forma como se generarán en forma automática las cuentas de la
clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6.
El programa solo considerará las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automática, si
alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generará cuenta automática.
En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las
cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarán automáticamente.
La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE.
COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANSFERENCIA

Debe seleccionarse la opción que se desee tomar y luego se ingresarán los datos para la
transferencia automática.
DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
CENTRO DE COSTO Código de centro de costo.
CTA CARGO Cuenta de cargo
CTA ABONO Cuenta de abono
FACTOR Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicará

100.
El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vacía), el sistema no

generará (transferirá) cuentas automáticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentas
de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los
centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indica
directamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono.
Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para la
generación automática de cuentas.
Ejemplo para el uso de esta tabla
Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo

101 Lavado
102 Corte
103 Planta eléctrica
201 Gerencia
202 Contabilidad
205 Ventas
Tabla de transferencia
CENTRO DE COSTO CARGO ABONO FACTOR
101 Lavado 900001 799001 100

102 Corte 900001 799001 100
103 Planta eléctrica 900001 799001 090
103 910001 799001 010
201 Gerencia 910001 799001 100
202 Contabilidad 910001 799001 100
205 Ventas 920001 79900 100
En el Plan de Cuentas tenemos lo siguiente
621001 Sueldos
622001 Salarios
636001 Electricidad y agua
671001 Intereses
799001 Cargas transferidas
900001 Producción
910001 Administración
920001 Ventas
970001 Financieros
Asientos contables
CUENTA C.COSTO DEBE HABER
1) Manual
621001 201 100
621001 202 150
622001 101 300
622001 102 200
636001 103 500
411001 1250
Automático
910001 100
910001 150
900001 300
900001 200
900001 450 Porcentual
910001 50 Porcentual
799001 1250
En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a
la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES
En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el último numero de comprobante

generado en forma automática por cada año/mes. Esta Tabla se actualiza automáticamente al
registrar los comprobantes con numeración automática, pero puede ser modificada cuando se
requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeración manual.
COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES
SUB.DIARIO Código de Subdiario
AÑO / MES PERÍODO
COMPROB. Último numero de comprobante generado

automáticamente.
1.g. TABLA DE CONSOLIDACIÓN Ó ASIENTO DE CIERRE
En esta Base de datos se definen los asientos automáticos de cierre del ejercicio.
En esta opción se deben crear las “plantillas” o modelos de cada asiento de cierre.
Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a
cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE
ASIENTO y cada asiento producirá automáticamente un comprobante contable.
Por ejemplo el asiento 001 servirá para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferirá el
saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y así sucesivamente.
Los asientos definidos en esta opción deben procesarse en el menú de asiento automáticos
con la opción de ASIENTOS DE CIERRE.
COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE
NUMERO DE ASIENTO Numero de secuencia
DESCRIPCION Esta descripción se grabará en la glosa del

comprobante contable.
COMPROBANTE Numero de comprobante que se producirá

automáticamente.
O(Opción) Alt+C=Creación,Alt+M=Modificación
Alt+E=Eliminación,Alt +R=Revisión,
Alt +F=Finalizar
SC (Secuencia) Numero de secuencia o línea. Por ejemplo 01, 02 ,

03, y debe ser digitada por el usuario.
OPERACIÓN Indica que operación se va ha efectuar con el saldo
de la cuenta o cuentas. Los valores validos son :
S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entre
si.
T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas se
transfieren a la CUENTA RECEPTORA
X= Omitir. La cuenta indicada no se considerará en
este asiento.
CUENTA Código de la cuenta .

Puede indicarse con todos sus dígitos o en forma
genérica.
Ejemplo de genérica 70X , incluye todas las cuentas
que sus 2 primeros dígitos es 70. En estos casos
debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como
tipo Titulo.
CUENTA RECEPTORA Código de la cuenta que recibirá el saldo de la cuenta

de origen.
2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES
Los asientos contables son recibidos por cinco opciones disponibles:
a. Registro de Comprobantes Estándar con Conversión (Asientos de diarios)

b. Registro de Comprobantes Estándar sin Conversión (Asientos de diarios)
c. Comprobantes de Compras
d. Comprobantes de Ventas
e. Comprobantes de Cheques
La opción de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION, permite

registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos,
caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el
sistema solicitará en código de moneda original y el tipo de cambio y convertirá
automáticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dólares y
viceversa) todo los movimientos registrados en dicho comprobante., es decir el todo el
comprobante tendrá el mismo tipo de cambio.
Con esta opción también se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las
opciones del sistema
.
La opción de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION, permite
registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario,
caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitará
en código de moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada línea o detalle del
comprobante el usuario podrá digitar el importe en soles y dólares de cada movimiento
contable. Es decir que un comprobante cada línea o detalle puede convertirse o no la moneda
contraria o puede tener un tipo de cambio diferente en cada línea o detalle.
Con esta opción también se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las
opciones del sistema
La opción de COMPROBANTES DE VENTAS, permite registrar los documentos de las

operaciones de ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuario del sistema
finalizarlo. Esta opción permite registrar boletas y en este caso el sistema automáticamente
determina el importe de I.G.V.
La opción de COMPROBANTES DE COMPRAS, permite registrar los documentos de las

operaciones de compras y produce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisión a la 42
debiendo el usuario afectar la cuenta de gastos, activos o compras de existencias.
El registro de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados y
numerados manualmente.
La opción de COMPROBANTES DE CHEQUES, permite registrar los cheques girados

produciendo el comprobante contable con la afectación automática de la cuenta de bancos
(104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o
cualquier otra cuenta adicionalmente al comprobante creado automáticamente. Esta opción
mantiene un archivo de los cheques girados, pudiéndose emitir el cheque/voucher en formato
continuo, voucher de cheques manuales, relación de cheques girados por fecha/banco o
proveedor.
También se puede registrar los comprobantes directamente en el sistema sin previa

codificación, para lo cual se deberá indicar al sistema que se desea numeración automática al
momento de ingresar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este caso
el sistema efectuará la numeración de los comprobantes automáticamente.
El sistema permite la organización de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda que

los números de subdiarios estén en relación con los archivos físicos de documentos y tipos de
operaciones.
La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO COMPROBANTE MES
04 010001 01
04 010002 01
04 020001 02
05 010001 01
05 010002 01
05 020001 02
Cuando se desee modificar algún comprobante ya finalizado o pendiente se deberá indicar al

sistema que no se desea numeración automática. Luego se deberá digitar el código de
Subdiario y numero de comprobante.
El sistema verificará si el comprobante ya esta registrado , utilizando para dicha verificación el

código de SUBDIARIO y NUMERO DE COMPROBANTE.
El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultáneamente.
Un comprobante puede quedarse en situación de "P" pendiente cuando se abandona la opción

de Registro de movimientos, para continuar con el registro posteriormente.
El sistema rechazará los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado,
es decir que ya se efectuó el Proceso mensual Definitivo.
Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opción en el Menú de
Registro de comprobantes.
Al ingresar a esta opción el sistema pregunta
si se desea numeración automática, debiéndose responder con "SI" o "NO". Con "SI" el
sistema asignará en numero de comprobante en forma automática. Con "NO" , el usuario
deberá registrar el numero de comprobante.
2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION
COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO El código de tipo de comprobante que lo identifica y

que deberá existir en la Tabla General 02.
COMPROBANTE El número de comprobante de acuerdo a la siguiente

estructura :
Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable.
Los 4 siguientes dígitos será un numero correlativo
desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.
FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato día, mes y año.

La fecha es rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversión de dólares a soles y viceversa se
usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.
MONEDA El código de moneda que debe existir en la tabla de

tipo de moneda.
GLOSA Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se
imprimir n los 30 primeros.
TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usará para

convertir el comprobante de soles a dólares o
viceversa. Los tipos validos son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla

General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de
cambio diario en base a la fecha de comprobante.
Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.
Además debe existir el tipo de cambio M (Compra)
para el día de la fecha del comprobante.
V = Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General

17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario
en base a la fecha de comprobante . Este tipo de
cambio debe ser Venta. Además debe existir el tipo
de cambio V (Venta) para el día de la fecha del
comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario debe indicar al

sistema el tipo de cambio a utilizarse.
F = Fecha pasada, en este caso el usuario debe

indicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipo
de cambio M (Compra) o V (Venta) en la Tabla de
tipo de cambios, el cual debe haberse generado
previamente.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio
cuando el TIPO DE CONVERSION es “F”
SITUACION Indicará si el comprobante esta finalizado , o

pendiente. Este dato no es modificable y se muestra
en forma automática.
TOTAL COMPROBANTE Este dato se muestra automáticamente para los

comprobantes finalizados.
FECHA DE CONTROL Indica en forma automática la fecha real en que se

registro el comprobante.
HORA DE CONTROL Indica la hora de creación o modificación
USUARIO Indica el código de usuario que ha creado o

modificado el comprobante
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE
El sistema validará en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitará de acuerdo a
las especificaciones del Plan de cuentas.
SEC SECUENCIA, el número de línea que en forma

correlativa y automática se asigna para cada línea
del comprobante.
CUENTA CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de

Cuentas.
ANEXO CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de

datos de anexos.
COS CENTRO DE COSTO. El código de centro de costo

que deber existir en la TABLA GENERAL 05.
F DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o

+) o abono (H o -)
IMPORTE IMPORTE. El importe del asiento

DOCMTO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de
documento de referencia que deber existir en la
TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15
para las cuentas de Conciliación Bancaria.
El numero de documento debe registrarse

apropiadamente ya que el sistema lo usa para
“cancelar" las facturas y otros documentos,
especialmente en las siguientes cuentas : Para
Clientes (12X) o Proveedores (42X), la
recomendación, es de que el número de documento
se registre incluyendo el numero de serie. Ejemplo :
El documento puede registrarse como FT 001-
0002412 o también FT 001-2412, en donde 001 es el
numero de serie y 2412 el número de factura. Los
ceros del número de serie es conveniente respetarlos
pero los del documento se pueden omitir, pero tanto
en el cargo como en el abono debe registrase
exactamente el mismo número, por que de lo
contrario el documento figurara como pendiente en la
cuenta corriente.
Para las cuentas de bancos en caso de cheques la
conciliación bancaria usa los últimos 4 números del
cheque para la comparación contra el movimiento del
estado de cuenta. El número de documento para ésta
versión soporta veinte (20) caracteres.
FEC.DOC FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato día,

mes, año.
FEC.VEN FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento

de referencia en formato día, mes y año.
ARE. AREA (Según TABLA GENERAL 26).
GLOSA Glosa del movimiento , por cada línea.(hasta 30

caracteres
2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

que deberá existir en la Tabla General 02.

estructura :
Los 4 siguientes dígitos será un numero correlativo
FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato día, mes y año.

La fecha será rechazada si el mes contable ya fue
toma esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.
MONEDA El código de moneda que deber existir en la tabla de

tipo de moneda.
GLOSA Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo se

imprimiran los 30 primeros.
SITUACION Indicará si el comprobante esta finalizado , o

pendiente. Este dato no es modificable y se muestra
en forma automática.
TOTAL COMPROBANTE Este dato se muestra automáticamente para los

comprobantes finalizados.
FECHA DE CONTROL Indica en forma automática la fecha real en que se
registro el comprobante.
HORA DE CONTROL Indica la hora de creación o modificación
USUARIO Indica el código de usuario que ha creado o

modificado el comprobante
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION
SEC SECUENCIA, el número de línea que en forma

correlativa y automática se asignar para cada línea
del comprobante.
CUENTA CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de

Cuentas.
ANEXO CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de

datos de anexos.
F DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o

+) o abono (H o -)
DOCMTO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de

documento de referencia que deber existir en la
TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15
para las cuentas de Conciliación Bancaria.
El numero de documento debe registrarse

apropiadamente ya que el sistema lo usa para
“cancelar" las facturas y otros documentos,
especialmente en las siguientes cuentas : Para
Clientes (12X) o Proveedores (42X), la
recomendación, es de que el número de documento
se registre incluyendo el numero de serie ( sin guión ).
Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una
longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El
documento puede registrarse como FT 0010002412 o
también FT 0012412, en donde 00221 es el numero
de serie y 2412 el número de factura. Los ceros del
número de serie es conveniente respetarlos pero los
del documento se pueden omitir, pero tanto en el
cargo como en el abono debe registrase exactamente
el mismo número, por que de lo contrario el
documento figurara como pendiente en la cuenta
corriente.
Para las cuentas de bancos en caso de cheques la
conciliación bancaria usa los últimos 4 números del
cheque para la comparación contra el movimiento del
estado de cuenta. El número de documento para ésta
versión soporta veinte (20) caracteres.
FEC.DOC FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato día,

mes, año.
FEC.VEN FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento

de referencia en formato día, mes y año
IMPORTE IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dólares

dado a que el sistema no lo va a convertir en los
procesos de ajuste, generalmente se usa en los
asientos de apertura)
COS CENTRO DE COSTO. El código de centro de costo

que deber existir en la TABLA GENERAL 05.
ARE. AREA (Según TABLA GENERAL 26).
GLOSA Glosa del movimiento , por cada línea.(hasta 30

caracteres.
2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS
Esta opción permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores en
forma simplificada y automatizada. Esta opción se encuentra en el menú de Registro de
comprobantes.
Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma automática un
comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la provisión.,
debiendo el usuario registrar sólo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx )
Para poder usar esta opción debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los parámetros
necesarios y actualizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al
registrar las compras por esta opción el comprobante contable que se produce, servirá para el
Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar.
Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras así como los de generación e impresión de
Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parámetros de
comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53:
AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG.1
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
53 PARÁMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS
---------------------------------------------------------------------------
CTA01 MN42 421001 PROVEEDORES SOLES
CTA02 US42 421002 PROVEEDORES DOLARES
CTA03 MN46 461001 HONORARIOS SOLES
CTA04 US46 461002 HONORARIOS DOLARES
DOC01 FT H FACTURAS
DOC02 ND H NOTA DE DEBITO
DOC03 NC D NOTA DE CREDITO
DOC04 RL D RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS
DOC05 RH D RECIBO DE HONORARIOS
DOC06 RC D RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS
IGV 401001
ISC 401006
SUB1 04 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS 1
SUB2 14 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. 2
SUB3 15 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO 3
SUB4 16 IMPORTACIONES 1
SUB4 17 HONORARIOS 1
TIGV 18.00 TASA DE I.G.V.
XGEN 0000001 PROVEEDORES VARIOS
ZINA1 609009 GASTOS INAFECTOS
ZINA2 631099 SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS
ZZIGV 401002 IGV. COMPRAS CONTADO CAJA 1
ZZSUB01 10 SUBDIARIO CAJA
ZZOTR01 401004 RETENCION DE CUARTA
NOTAS :
Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así
como en la impresión del Registro de Compras.
CODIGO : CTAXX (Código de Compra)
Pueden existir varios códigos de compra, según la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
registrar.
En la columna 3/4 debe indicarse un código cualquiera
En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20 debe indicarse la descripción de operación
CODIGO : DOCXX (Documentos validos)

En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla
general 06. Pueden existir varios tipos de documento.
En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber
En la columna 20 debe indicarse la descripción del documento
CODIGO : ISC (Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y
solo debe registrarse si se está afecto al tributo).
CODIGO : IGV (Cuenta de Impuesto General a las Ventas)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.
CODIGO : SUBXX (Código de subdiario)

Código de subdiario a generar en forma automática, si hay varios el sistema solicitará este
dato, mostrando siempre el primero.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,
deben estar en la Tabla general 02.
En la columna 20 debe indicarse una descripción resumen del uso del subdiario.
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimirá la
base imponible de acuerdo a lo siguiente :
Columna Concepto
1 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION
2 COMPRAS PARA VENTAS GRABADAS Y NO GRABADAS
3 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL
Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna.
Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 …..
CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL
En la columna 1 de la descripción se indicará el porcentaje de I.G.V.
CODIGO : XGEN (Código de proveedor genérico) OPCIONAL

Código de proveedor genérico.
Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al proveedor en el archivo de anexos.
Al momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numero de RUC, los
cuales quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el
Registro de Compras , el programa tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del
archivo de anexos.
Parámetros que son utilizados en el programa de la impresión del Registro de Compras.

CÓDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL
En la columna 20 debe indicarse la descripción de la cuenta
Pueden ser varias cuentas
Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el
Registro de Compras, no efectuará el cálculo para determinar el monto afecto e inafecto y los
montos registrados con esta cuenta serán considerados en la columna de inafectos. Esto es
valido para los documentos registrados en la provisión de Comprobantes de compras o los que
se registran directamente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja o
reposición de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento
de referencia “S” (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas características de
la cuenta de IGV. Para compras al contado.
CODIGO : ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL

En la columna 10 debe indicarse la cuenta de IGV.
En la columna 20 debe indicarse la descripción de la cuenta de manera referencial.
El objetivo de este parámetro es permitir registrar las compras cargándolas directamente al
gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta
42 o 46.
Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera:
CUENTA : 401002 DESCRIPCION : I.G.V. Contado
NIVEL :2 ANEXO : P (Proveedores)
DOCUMENTO : S (Si)
El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo
CTA ANEXO D/H IMPOR DOCUMENTO FECHA GLOSA
635001 D 500
401002 00000001 D 180 FT 002-5456 03-06-96 GROMY S.A. RUC 2345678
401002 00000001 D 90 FT 001-2223 01-06-96 CURIER S.A
RUC21168319
101001 H 1,770
Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para
estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calculará la base
imponible en base al monto del IGV. informado.
La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que
aparezcan estos datos en el Registro de Compras.
CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al
gasto por caja.) OPCIONAL .
Este parámetro funciona con el parámetro ZZIGVXX

Código de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios,
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimirá la
base imponible al igual que en el parámetro ZZSUBXX.
CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirán en la columna del registro de

Compras.
Pueden ser varias cuentas
Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de
Compras imprimirá el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO
FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..
REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -
CÓDIGO DE COMPRA Elegir el código según la ventana de opciones

que deberá existir en la Tabla General 02. Es
automático. Si existen mas de dos subdiarios en la
Tabla 53 el sistema permite modificar el subdiario.

estructura :
Los 2 primeros dígitos indican el mes contable.
Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativo
FECHA CONTABLE Fecha de contabilización.

La fecha del comprobante en formato día, mes y año.
cerrado (Proceso Mensual Definitivo).
correspondiente.
Se recomienda que la fecha de la factura y la del
comprobante sean iguales. Si es una factura del mes
anterior esta en dólares se recomienda digitar como
fecha de comprobante el primer día del mes y usar el
TIPO DE CONVERSION “F” , debiéndose informar
la fecha de la factura.
CÓDIGO DE PROVEEDOR Según la Tabla de Anexos
NOMBRE Nombre de proveedor genérico (Cuando existe el

parámetro XGEN en la tabla general 53.)
RUC Ruc del proveedor genérico
DOCUMENTO Tipo y numero de la Factura - nota de débito o nota

de crédito u otro comprobante de pago.
El tipo de documento será validado
El numero debe registrarse con su numero de serie si
es que la tiene, separando el numero con un guión.
Puede registrarse de la siguiente manera :
1-000005 o
001-000005 o
1-5
Al momento de imprimirse en el registro de Compras
o para el sistema COA, el sistema separará la serie y
le completará los ceros automáticamente, quedando
así :
001 000005 o
001 000005 o
001 5
FECHA EMISION Fecha de emisión de la factura, nota de débito,

crédito.
ISC Importe de Impuesto Selectivo al Consumo
IGV Importe del Impuesto General a las Ventas
TASA Porcentaje afecto
ANEXO IGV Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo.
IMPORTE TOTAL Importe total del documento

TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para


comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar

al sistema el tipo de cambio a utilizarse.

indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo
de cambio en la Tabla de tipo de cambios. Esta
opción debe usarse para los casos de facturas en
dólares de meses anteriores.
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo
cuando la fecha de comprobante difiere de la fecha
de la factura. Ejemplo : facturas de meses pasados
en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio
cuando el TIPO DE CONVERSION es “F”
GLOSA COMPROB. Esta glosa es general para todo el comprobante, el

sistema asume automáticamente la glosa con el
nombre del proveedor y el numero de documento,
pero puede ser modificada. La glosa tiene hasta 40
caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los
30 primeros.
GLOSA MOVIMI. Esta glosa se grabará en cada movimiento del

comprobante siempre y cuando la cuenta
correspondiente tenga el indicador de Glosa en el
Plan de cuentas.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MENSAJES DEL PROGRAMA
Este programa emite los siguientes mensajes :
1) Resultado de cálculo del IGV.. para determinar la correcta aplicación de la Tasa
2) Facturas duplicadas (ya registradas)
IMPORTACIONES
Las importaciones deben registrarse en tres comprobantes separados :
1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opción de comprobantes estándar y
utilizando un subdiario diferente al de compras.
2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras)
3) Liquidación de Aduanas, en donde se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro de

Compras)
En este ultimo el tipo de documento a utilizar será el Resumen de Liquidación de Aduanas o

PO Pólizas, que tendrán un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro
de Compras, les calculará automáticamente la base imponible tomando como referencia el
monto de IGV. Dado que a la fecha la SUNAT no ha definido un código de documento para la
Declaración única de importación para anotarlo en el Registro de Compras , se usará en la
columna 59 de la Tabla General 06 el tipo DU, para los documentos RL.
IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRAS
Existen dos opciones para imprimir el Registro de Compras :
1) Emisión del Registro de Compras – Ajuste año anterior
Esta opción es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos
A) Genera Registro de Compras.- Esta opción crea un archivo con las compras del
mes desde el cual se emite el Registro de
Compras.
B) Consulta / Ajusta. - Esta opción permite modificar el archivo con las

compras del mes. Los datos que pueden ser
modificados son el nombre del proveedor, RUC, o
el monto imponible o inafecto de cada factura, sin
afectar los comprobantes contables. Esta opción
debe realizarse si ya no existen comprobantes
contables por modificar o registrar.
C) Imprime Registro Imprime el Registro de Compras desde el archivo

generado.
2) Emisión del Registro de Compras -
Esta opción es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos
A) Genera Registro de Compras.- Esta opción crea el archivo con las compras del
mes desde el cual se emite el Registro de
Compras.
Esta opción debe procesarse después de realizar
un proceso de cierre contable cuando se hayan
agregado o modificado comprobantes contables.
Este proceso selecciona los comprobantes de
compras (subdiarios y cuentas indicadas en la
Tabla General 53), calcula la base imponible y el
monto inafecto y crea un archivo con las compras
del mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es la
compañía y AAMM es el año/mes del movimiento).
El archivo que se crea puede ser modificado sin
afectar los asientos contables para luego ser
impreso en el formato de Registro de Compras. Se
recomienda que las modificaciones se realicen
cuando ya no se van a modificar o agregar más
comprobantes contables.
Si se han modificado o creado comprobantes de
compras y luego debe procesarse nuevamente
esta opción y las modificaciones que se hubieran
hecho en el archivo COPPAAMM.DBF, se
perderán..
Este programa tiene las siguientes opciones :
TASA DE IGV. : Asume 18 %
FORMA DE CALCULO :
NORMAL : El programa efectuará el recalculo de la
base imponible e inafectos en base al monto del
IGV ajustando el importe inafecto a la columna
base imponible si es menor a 1 % o si en menor a
S/. 2.
AJUSTADO : El programa recalcula la base
imponible en base al monto del IGV. y determina el
monto inafecto. Si el monto inafecto es menor al
importe indicado en CENTAVOS lo acumula en la
base imponible. Esto es para no mostrar montos
pequeños con 0.01 o 0.02 como inafectos ya son
producto del calculo con decimales.
SIN RECALCULO : El Programa no realiza el
recalculo del IGV. y mantiene los valores tal como
se han ingresado.
B) Consulta / Modifica. - Esta opción permite modificar el archivo con las

compras del mes. Los datos que pueden ser
modificados son el nombre del proveedor, RUC, o
el monto imponible o inafecto de cada factura, sin
afectar los comprobantes contables. Esta opción
debe realizarse si ya no existen comprobantes
contables por modificar o registrar.
C) Imprime Registro Imprime el Registro de Compras desde el archivo

generado en moneda nacional o dólares.
2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS
Esta opción permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada.
Esta opción se encuentra en el menú de Registro de comprobantes.
Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma
automática el cargo a cuenta 12X por la provisión y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por
el valor de venta.
Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV.
Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parámetros
necesarios.
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 :
AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG.1
CLAVE DESCRIPCION
1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
---------------------------------------------------------------------------
CTA01 MN12 121001 FACTURAS SOLES
CTA02 US12 121002 FACTURAS DOLARES
DOC01 FT D FACTURAS
DOC02 ND D NOTA DE DEBITO
DOC03 NC H NOTA DE CREDITO
DOC04 BV D BOLETA DE VENTA
IGV 401001
ISC 401004
OTR 46109 OTROS
SUB01 08 SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS
TIGV1 1 18.00
TIGV2 2 0.00
VTA01 701001 MERCADERIAS
VTA02 702001 PRODUCTOS TERMINADOS
XANUL 999999 DOCUEMENTOS ANULADOS
XGEN 000001 CLIENTES VARIOS
NOTAS :
Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así
como en la impresión del Registro de Ventas.
CODIGO : CTAXX (Código de Venta)
Pueden existir varios códigos de venta, según la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se
afecte.
En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
registrar.
En la columna 3/4 debe indicarse un código cualquiera
En la columna 20 debe indicarse la descripción de operación
CODIGO : CLAVE DOCXX (Documentos validos)

En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla
general 06. Pueden existir varios tipos de documento.
En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber
En la columna 20 debe indicarse la descripción del documento
CODIGO : ISC (Cuenta de ISC.)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y
solo debe consignarse si se está afecto al tributo).
CODIGO : IGV (Cuenta de IGV.)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.
CODIGO : SUBXX (Código de subdiario)
Código de subdiario a generar en forma automática, si hay varios el sistema solicitará este
dato, mostrando siempre el primero.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,
CODIGO : TIGVX (Porcentaje de IGV vigente
Porcentajes de I.G.V. vigentes. Estos datos son usados por el programa para procesar las
boletas de venta, para deducir en forma automática el monto de impuesto.
En la columna 1 debe indicarse la secuencia , puede ser igual al último dígito de TIGVX
En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.
CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirán en la columna del registro de Ventas.

Pueden ser varias cuentas , pero el programa solo pedirá la ultima.
Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de
Compras imprimirá el importe en la columna : OTROS TRIBUTOS.
CODIGO : VTAXX (Cuenta de venta - clase 70)
Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 70 que se afectan

CODIGO : XGEN (Código de Cliente genérico) OPCIONAL

Código de cliente genérico.
Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al
momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numero de RUC, los cuales
quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de
Ventas , el programa tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de
anexos.
CODIGO : XANUL (Código de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL

Código de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO
Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este código el programa
crea automáticamente el asiento de factura anulada.
REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE –
CÓDIGO DE VENTA Elegir el código según la ventana de opciones

que debe de existir en la Tabla General 02. Es
automático. Si existen mas de dos subdiarios en la
Tabla 56 el sistema permite modificar el subdiario.

estructura :
TIPO DE DOCUMENTO El tipo debe existir en la tabla 53
DOCUMENTO Numero de la Factura - nota de débito, nota de crédito

o boleta. Debe digitarse separando con un guión el
numero de serie y el numero del documento.
FECHA DOCUMENTO La fecha del comprobante en formato día, mes y año.

correspondiente.
Se recomienda que la fecha de la factura y la del
comprobante sean iguales. Si es una factura del mes
anterior se recomienda digitar como fecha de
comprobante el primer día del mes y usar el tipo de
cambio especial “C” , debiéndose informar el tipo de
cambio de la fecha de la factura.
COD. DE CLIENTE Según la Tabla de Anexos
AREA Código de área si alguna cuenta lo requiere de la 12 o

70.
C.COSTO Código de centro de costo si alguna cuenta lo

requiere.
NOMBRE Solo se ingresa cuando se usa el código de cliente

genérico.
RUC Para los clientes genéricos.
CUENTA DE VENTA El sistema asigna esta cuenta de tabla 56 , si hay

mas de una cuenta entonces se puede modificar.
TIPO DE IGV. El sistema lo solicita para boletas según la Tabla 56

TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para


comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al

GLOSA El sistema asume automáticamente la glosa con el

nombre del proveedor y el numero de documento,
pero puede ser modificada .La glosa tiene hasta 40
caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los
30 primeros.
GLOSA MOVIMI. Esta glosa se grabará en cada movimiento del

comprobante siempre y cuando la cuenta
correspondiente tenga el indicador de Glosa en el
Plan de cuentas.
CONCEPTOS
VENTAS Cuentas de la clase 70 especificadas en la Tabla 56.
VENTA ACUM Total de cuentas de la clase 70 consideradas para el
asiento.
IMPORTE Importe de la cuenta 70.
ANEXO Anexo de la cuenta 70.
VENTA TOTAL Importe total de las cuentas de la clase 70.
DESCUENTO Se informará el importe y el anexo siempre y cuando
la cuenta esté especificada en la tabla 56.
ISC Se informará el importe y el anexo del ISC siempre y
cuando esté especificada en la tabla 56.
IGV Se informará el importe y el anexo del IGV siempre y
cuando esté especificada en la tabla 56. No se
requiere para boletas o tickets ya que el sistema lo
calcula.
OTROS NO BASE Se informará el importe y el anexo de otros no base
siempre y cuando esté especificada en la tabla 56.
IMPORTE TOTAL Importe total del documento calculado
2.e. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES
Los cheques girados deben ser registrados por la opción de Registro de Comprobantes de
Cheques. Los comprobantes producidos pueden ser impresos con la opcion de
cheques/voucher en formato continuo o en formato simple para los cheques manuales.
Al registrar los cheques girados se produce el comprobante contable con la afectación
automática de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de
contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante
creado automáticamente, esta opción mantiene un archivo de los cheques girados.
Pueden emitirse el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales y
relación de cheques girados por fecha/banco o proveedor.
Las opciones disponibles en el menú de Registro de comprobantes de Cheques son las

siguientes :
1) Mantenimiento de las cuentas de bancos.

Esta opción permite crear los códigos de cuentas corrientes bancarias con las cuales se
girarán los cheques. Los códigos de cuentas bancarias deben ser las mismas que se han
registrado en la Tabla de anexos con el tipo banco.
2) Comprobantes de Cheques
En esta opción se registran los comprobantes de cheques.
3) Reportes
Se puede emitir cheques/voucher en formulario continuo , voucher de cheque manual ,

relación de cheques girados en el día, relación de cheques girados por proveedor o banco
en un periodo de tiempo.
REGISTRO DE COMPROBANTES CHEQUES
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -
COMPROBANTE El código de subdiario en donde se registrará la

operación y que deberá existir en la Tabla General 02.
El numero de comprobante de acuerdo a la siguiente
estructura :
CODIGO DE BANCO El código de banco que debe estar registrado en la
Tabla de Cuenta Bancarias.
FECHA La fecha del cheque que a la vez será la del

comprobante contable en formato día, mes y año. La
fecha será rechazada si el mes contable ya fue
correspondiente.
CODIGO GIRADO El tipo y código anexo al que se le girará el cheque.

Debe existir en la tabla de anexos.
GIRADO Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de la

persona a la cual se emite el cheque.
CONCEPTO Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el
cual se gira el cheque.
IMPORTE Monto de cheque.
TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usará para


en base a la fecha de comprobante. Este tipo de
comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al


indicar al sistema la fecha de la cual se buscara el
tipo de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de
cambios.

3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE
Este módulo se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir
consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este
proceso de consolidación se realizan verificaciones y actualizaciones que permiten disponer de
la información actualizada y precisa.
El proceso de consolidación se puede realizar diariamente, procesándose los comprobantes del
mes registrados hasta fecha, permitiéndose de esta manera disponer de información de saldos
hasta dicha fecha. Antes de realizar el cierre,el sistema verifica que no existan comprobantes
sin finalizar del mes de proceso.
El sistema nos muestra dos opciones de consolidación, el previo y el definitivo. El proceso
previo no cierra el mes de proceso, más el definitivo si bloquea automáticamente el Registro de
comprobantes del mes procesado.
Se elige definitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contable.
En caso de haberse escogido esta opción y si se desea ingresar o reprocesar comprobantes
del mes cerrado, se debe hacer lo siguiente :
A.- Reabrir el mes , modificando la fecha de cierre con la opción 1 del menú de Cierre Mensual
ingresándose como fecha de cierre el último día del mes anterior al mes que se desea
reprocesar.
B.- Modificar o registrar los comprobantes del mes ya reabierto.
C.- Realizar el proceso de consolidación del mes reabierto.
Para ésta versión, ya no es necesario arrastrar los cierres en caso de que se modifique un mes
anterior, solo será necesario cerrar el mes modificado y luego el último mes trabajado. Por
consiguiente, los balances y los estados de ganancias y pérdidas pueden emitirse a cualquier
mes.
Los pasos detallados que se realizan en el proceso mensual pueden observarse a

continuación.
PASOS DEL PROCESO MENSUAL
PASOS DESCRIPCION
1 Actualiza fecha de proceso
2 Verifica comprobantes no finalizados.

Verifica que todos los comprobantes del mes proceso
estén finalizados. Si hay comprobantes pendientes ,
el proceso de consolidación no se realiza.
Crea el archivo con el movimiento mensual y verifica
que los comprobantes cuadren, es decir que el Debe
y Haber sean iguales ( para prevenir errores por
caídas del sistema ). Si hay comprobantes
descuadrados , el proceso no se realiza.
3 Genera cuentas de transferencias de 6 a 9XX/ 79

Crea cargos y abonos en base al Centro de costo y la
Tabla de transferencias por cada comprobante.
4 Genera cuentas automáticas en base al Plan de

Cuentas
Crea cargos y abonos en base al Plan de cuentas por
cada comprobante.
Actualización de datos desde Plan de cuentas
Actualiza en movimiento mensual con datos
necesarios para los procesos posteriores.
5 Actualización de saldos del balance

Actualiza los saldos del Balance con el movimiento
del mes.
6 Actualiza Movimiento mensual por Centros de

Costos
7 Actualiza FECHA DE CIERRE

(Solo para consolidación definitiva)
4. MODULO DE EMISION DE REPORTES
Este módulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya
ingresados vía asientos contables, después de haberse efectuado el cálculo de
balance. La mayoría de reportes mostrarán datos e información a cualquier
mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepción
de los señalados con ♦ en la lista adjunta.
Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser

impresos. También es posible archivarlos en disco para posteriormente
imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de cálculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin
tener que reprocesar el mes.
Los reportes pueden ser emitidos en dólares o soles , por que el usuario deber
indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por
cada programa.
Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, debe registrarse en la Tabla General 56

los datos de control para emitir el Registro de Ventas. En el programa de
Registro de Ventas sólo considerar los subdiarios especificados en dicha
Tabla, así como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan de
cuentas se le haya especificado con un tipo de anexo y documento de
referencia en "S".
Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, deben prepararse adecuadamente

las Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. En
el programa de Registro de Compras sólo considerar los subdiarios y cuentas
especificados en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en el
Plan de Cuentas las siguientes características :
- Ser de la clase 42 o 46
- Tener tipo de anexo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros.
- El documento de referencia debe estar en "S".
Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a
continuación.
REPORTES
1. BALANCES DE COMPROBACION
♦CTBALA08 BALANCE DE COMPROBACION

Nos permite cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimiento
del mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer el proceso de
consolidación del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las cuentas a 2,3 y 4 digitos.
♦CTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOS

Resume el balance de comprobación a 2,3 y 4 digitos.
♦CTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN DOLARES Y MONEDA NACIONAL

Es el balance de comprobación pero en bimoneda. Detallando las cuentas de movimientos.
♦CTBALA07 SUMAS Y SALDOS

Es la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y
perdidas por funcion y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2,3,4 y 8
digitos.
♦CTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIÓN A 8 DIGITOS

Es el balance de comprobación con al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos.
2. BALANCES GENERALES
♦CTBALA03 BALANCE GENERAL

Nos muestra el balance en dos columnas o en formato continuo con opcion de mandarlo a
Excel.
Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla General #10 que es para el formato estandar y la
Tabla General #20 que es para el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con la
primera se emiten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan los
balances como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en ingles.
♦CTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICO

Este reporte nos detalla los saldos de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance
general. (Tabla General #10)
♦CTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL

Este reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuración de
la Tabla General #10 o #20.
♦CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES

Este reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes.
♦CTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADO

Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflación del balance
general.
3. GANANCIAS Y PÉRDIDAS
♦CTGYP01 DEL MES O ACUMULADO

Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza con
movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas de
configuración. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar y
la Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la Tabla
General #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en el reporte de
balance.
♦CTGYP05 ANALISIS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
Este reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Este
reporte puede tomar la configuración de la Tabla General #11 o #21.
♦CTGYP07 COMPARATIVO 12 MESES

Este reporte nos muestra un comparativo mensual del estado de ganancias y perdidas por
funcion o naturaleza. Hay la opcion de emitir el reporte en Excel.
♦CTGYP02 GANANCIAS Y PERDIDAS HISTORICO Y AJUSTADO

Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflación del estado de
ganancias y perdidas por funcion o naturaleza.
♦CTGYP13 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA – CENTRO DE COSTO

Reporte estilo Ganancias y Pérdidas que muestra la liquidez que ha tenido las Líneas de
negocio o Proyectos. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte
lo encuentra en “Reportes/Ganancias y Pérdidas”. El programa puede trabajar con los
siguientes formatos de ganancias y Perdidas configuradas en el Plan de Cuentas:
Ganancias y Pérdidas por Función (Tabla General 11)

Ganancias y Pérdidas por Naturaleza (Tabla General 13)
Ganancias y Pérdidas por Función alterno (Tabla General 21)
Ganancias y Pérdidas por Naturaleza alterno (Tabla General 22)
Las cuentas de clase 6 intervienen en el EG y P por Naturaleza

Las cuentas de clase 9 intervienen en el EG y P por Función
Se debe configurar también en
- Tabla General “04” – Lineas Centro de Costos
Configurar el campo clave con el texto GYP13-XX, donde XX es el Código de Línea o Proyecto
a 2 dígitos
Configurar el campo descripción, en la posición 1 y 2 el código de Línea o proyecto a 2 dígitos,
igual al código XX de la clave, en la posición 3 a 50 la descripción de la Línea o Proyecto.
Clave Descripción
GYP13-01 01 Lima
GYP13-02 02 Piura
- Tabla General “05” (Centros de Costos)
Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos que totalizarán los Gastos.
La clave que los agrupa usará los 2 primeros dígitos para agrupar a los Centros de Costos por
línea o Proyecto, siendo el formato a usar LLXXXX, donde LL es la Línea y XXXX el Centro de
Costo.
Tabla General 05:

Clave Descripción
0101 Milkito Lima
0102 Milkito Piura
0201 Laive Lima
0202 Laive Piura
♦CTGYP12 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA Y UNIDAD
Reporte estilo Ganancias y Pérdidas que muestra la liquidez que ha tenido las líneas de
negocio. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentra
en “Reportes/Ganancias y Pérdidas”.
El programa usa el formato de la Tabla General 21, “Ganancias y Pérdidas por Función
Alterno”. Este se configura en el Plan de Cuentas.
Las Unidades de negocio deben de configurarse en la Tabla de Anexos, como tipo Anexo
U(Unidad) y el código debe ser a 2 dígitos.
Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos(Tabla General 05) que totalizarán los
Gastos por Líneas de Negocio. El Centro de Costo debe de configurarse a cuatro caracteres de
la siguiente manera
Centro Costo: LLUU donde, LL es la Línea de negocio y UU es la Unidad de Negocio
Tabla de Anexos: Tipo U – Descripción de Líneas

Anexo Descripción
01 Tienda
02 Distribuidora
Tabla General Centro Costos 05

Clave Descripción
0101 Milkito Tienda
0102 Milkito Distribuidora
0201 Laive Tienda
0202 Laive Distribuidora
4. REPORTES DE COSTOS
CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO
CTCOST08 CUADRO POR CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA
CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO
CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTO

POR RUBRO / CUENTA
CTCOST31 COMPARATIVO ANUAL RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS

POR RUBRO
CTPVC01 CENTRO DE COSTO POR ANEXO Y CUENTA
CTCOST33 CONSOLIDADO POR RUBRO
CTCOST34 CONSOLIDADO POR CUENTA
CTCOST41 CONSOLIDADO POR AREA ANALITICO
CTCOST42 CONSOLIDADO POR AREA RESUMEN
CTCOST43 CENTRO DE COSTO ANALITICO
CTCOST13 ELEMENTOS DE COSTO CLASE 9 ó 6

CTCOST12 CUENTA DE ORIGEN – DESTINO
♦CTCOST32 MOVIMIENTO MENSUAL POR CENTRO DE COSTO
CTCOST44 MOVIEMIENTOS POR OBRA POR CENTRO DE COSTO
DIARIOS
♦CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA
♦CTDIAR02 LIBRO DIARIO
♦CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA
CTDIAR06 RESUMEN POR SUBDIARIO, CUENTA Y ANEXO
MAYORES
♦CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA
♦CTMAYO02 LIBRO MAYOR
CTMAYO03 MOVIMIENTO POR CUENTA – ANEXO BIMONEDA
CTMAYO05 LIBRO MAYOR FORMATO GRANDE
REGISTRO DE VENTAS
♦CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS
CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS
CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR
CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO
CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO
CTLIST13 COMPARATIVO DE VENTAS POR CLIENTE
CTREGV18 REGISTRO DE VENTAS BIMONEDA
REGISTRO DE COMPRAS
♦CTREGC25 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE COMPRAS
CTREGC22 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE COMPRAS
CTREGC23 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. GRANDE
CTREGC34 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. CHICO
LIBRO DE CAJA BANCOS
CTREGB01 LIBRO DE CAJA
CTREGB02 LIBRO DE BANCOS POR CUENTA / ANEXO

AREAS
♦CTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS
♦CTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS
♦CTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS
BANCOS
CTBANC01 SALDOS POR CUENTA
CTBANC02 MOVIMIENTOS POR CUENTA
INGRESOS Y GASTOS
CTLIST10 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS
CTLIST11 MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS
CTLIST12 COMPARATIVO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS
COMPROBANTES MENSUALES
CTVARI04 REPORTE DE COMPROBANTES DEL MES
(♦) Para emitir estos reportes se debe consolidar el mes requerido.

5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS
Este módulo nos permite consultar y emitir reportes de saldos por cuenta y anexos,
documentos pendientes en forma selectiva a la fecha de cierre y estados de cuentas sin
necesidad de efectuar el cierre del mes a consultar.
Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas que han sido definidas
con Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas.
Los reportes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de una
cuenta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta.
Para emitir los reportes pendientes se necesita generar los archivos de análisis de cuenta a
una fecha específica (Programa CTDOCU01) con el fin de obtener datos actualizados. No se
necesita generar el proceso de cierre del mes a consultar antes de generar el proceso.
Solamente los reportes que tengan check en la opción del menu dependerán de este proceso.
La mayoría de estados de cuenta se emiten directamente desde los comprobantes.
Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a continuación.
INFORMACION DE ANALISIS DE CUENTAS
GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO
CTDOCU01 GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO
CONSULTA
CTDOCU11 BALANCE DE COMPROBACION
REPORTE DE DOCUMENTOS PENDIENTES
♦CTDOCU02 POR ANEXO / DOCUMENTO ANALITICO
♦CTDOCU16 POR ANEXO / DOCUMENTO
♦CTDOCU03 POR TIPO DE ANEXO / DOCUMENTO
♦CTDOCU07 POR CUENTA – ANEXO ANALÍTICO
♦CTVENC01 ANTIGÜEDAD DE DEUDA
♦CTDOCU08 PENDIENTES POR VENCIMIENTO
REPORTE DE ESTADOS DE CUENTA
CTDOCU04 ESTADO DE CUENTA / ANEXO
♦CTDOCU10 SALDOS POR CUENTA / ANEXO BIMONEDA
CTDOCU05 ESTADO POR ANEXO / CUENTA
CTANAC03 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CUENTA BIMONEDA
CTANAC01 ESTADO DE CUENTA POR DOCUMENTO
CTANAC02 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CENTRO DE COSTO Y CUENTA
CTDOCU18 ESTADO DE CUENTA POR NIVEL DE CUENTA
CTDOCU16 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO CON CUENTAS AUTOMATICAS

CTANRE01 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO REFERENCIAL
CTDOCU21 ESTADO DE CUENTA ANEXO CON SALDO DIARIO
CTANAC06 ESTADO ANEXO-CUENTA GENERAL
MOVIMIENTOS DE CUENTAS ANUAL
CTBALA10 MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL
CTCUEN01 MOVIMIENTO ANUAL POR CUENTA
CTCUEN02 MOVIMIENTO ANUAL A 2 Y 3 DIGITOS
(♦) PARA EMITIRLOS SE NECESITA GENERAR EL ARCHIVO DE SALDO DE

DOCUMENTO (PROGRAMA CTDOCU01)
6. MODULO DE PRESUPUESTO
Este módulo nos va a permitir formular un presupuesto y compararlo con el movimiento

contable.
El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO
Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto
el sistema configura el importe en dólares pero se puede configurar a soles en la TABLA
GENERAL 93.
(La clave MONPRE con descripción MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag
de centro de costo.)
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CUENTA
En el mantenimiento de presupuesto por cuenta se debe ingresar en el campo de Centro de

Costo la variable XXXXXX para no considerar el centro de costo y solo considere la cuenta.
REPORTE DE PRESUPUESTO
Nos emite el presupuesto configurado en el mantenimiento de presupuesto. Si se desea emitir

el reporte en otra moneda se debe especificar la moneda y el día de tipo de cambio para todos
los meses a convertir.
REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL
Este reporte nos permite comparar lo presupuestado por centro de costo contra lo ejecutado y
luego ver la variación tanto en monto como en porcentaje.
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por centro de
costo.
EJECUCION PRESUPUESTAL POR FUNCION O NATURALEZA
Este reporte nos muestra una comparación entre lo presupuestado y el estado de ganancias y
perdidas por función o naturaleza.
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por cuenta.
7. MODULO DE CHEQUEO DE LICENCIA
En este módulo se encuentra el contrato de licencia del software en conjunto con otras dos
opciones que nos permiten el manejo del control de la seguridad del sistema.
7.b. REGISTRAR
Esta opción nos permite registrar el software en caso de que la licencia del mismo haya
expirado. El software solamente requiere de esta licencia en caso de que sea una versión
demostrativa con un límite de expiración, en caso de ser reinstalado en una máquina que
carezca de licencia o al ser copiado de una máquina registrada a otra sin autorización expresa
de Real Systems S.A. En este caso se deben seguir las instrucciones en pantalla.
8. MODULO DE PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA (CTMENU.EXE)
Este módulo nos permite efectuar la conciliación bancaria automática o manual.
El sistema efectúa la conciliación automática comparando los movimientos contables contra los
movimientos de los estados de cuenta a una fecha limite determinada.
Las especificaciones del sistema para efectuar la comparación de los movimientos es la
siguiente :
Los Cheques se comparan por banco, numero (4 últimos dígitos) e importe.
Los otros documentos (entregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha e
importe.
Cuando se produce la igualdad en la comparación el sistema considera al movimiento como
"CANCELADO".
Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opción de
conciliación manual no entran al proceso de comparación antes mencionado, pero si se
consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliación.
Para iniciar el proceso de conciliación bancaria, debe registrarse en el sistema los movimientos
pendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,así como de los estados de cuenta
bancarios al mes anterior en que inicia la conciliación bancaria. Los movimientos contables que
se registren deben tener fecha contable menor al mes en que se inicia el proceso de
conciliación (eje: si se inicia en junio de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser de
mayo y anteriores). Los movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes deben
registrarse en un sólo estado de cuenta por banco iniciándose en el 000001, también con
fechas anteriores al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe una
opción especial en el menú y el sistema asignar automáticamente el subdiario 90. Para
registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opción normal de Registro de
Estados de cuenta.
Los pasos a seguir para realizar la conciliación bancaria son los siguientes :
A.- Acumulación del movimiento contable.
Este proceso de Acumulación , "COPIA" desde los comprobantes contables del último mes del
PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de las
cuentas de bancos que tienen el indicador de conciliación de bancos en "S", el cual se acumula
en las bases de datos del Módulo de Conciliación de bancos.
Si posteriormente al proceso de Acumulación se modifica un comprobante contable con una
cuenta de bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificación
no se refleja en el movimiento acumulado de la conciliación.
En caso de ser necesario se puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre y
cuando no se haya efectuado algún proceso de conciliación Definitiva que afecte dicho
movimiento. Esto es posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nueva
acumulación.
B.- Registro de los Estados de Cuenta.
Debe registrarse los estados de cuenta y cuadrarse.

Es posible registrar estados de cuenta de varios meses simultáneamente, ya que el sistema los
selecciona según el mes de proceso.
C.- Proceso de Conciliación - Preliminar.
Debe realizarse un proceso de conciliación "preliminar", indicando la fecha de cierre, y el

sistema sólo procesa los movimientos contables con fecha de comprobante y los movimientos
del estado de cuenta con fecha de movimiento hasta dicha fecha de cierre.
D.- Emisión de reportes de Conciliación Preliminar
Deben emitirse los reportes

CTCONR01 - Cancelación de documentos
CTCONR02 - Movimiento contable bancario del mes
CTCONR03 - Resumen de conciliación De las cuentas de soles y de dólares para ser
revisados según el ANEXO A-04 .
E.- Corrección al movimiento contable.
De ser necesario se modifican algunos datos de los movimientos contables acumulados para
permitir la conciliación en forma automática en el siguiente proceso de conciliación preliminar o
definitiva. Los datos que pueden ser modificados son el NUMERO y FECHA DE DOCUMENTO.
F.- Conciliación Manual.
De ser necesario podrán seleccionarse los movimientos que no han sido conciliados en forma
automática, para que en el siguiente proceso de conciliación sean considerados como
conciliados manualmente.
G.- Proceso de Conciliación - Definitiva.
Debe realizarse el proceso de conciliación "Definitiva", cuando estén conformes los datos de
los reportes. Este proceso actualiza los movimientos contables del acumulado y del estado de
cuenta marcándolos como "conciliados" y dejando el sistema preparado para la siguiente
conciliación.
H.- Emisión de reportes de Conciliación Definitiva
Deben emitirse todos los reportes de conciliación como sustento de los procesos efectuados.
Los pasos opcionales de la conciliación bancaria son los siguientes:
1 - Proceso de desconciliación
Luego de realizada la Conciliación Definitiva y después de actualizadas las bases de datos, se

puede anular dicha conciliación. Para esto el sistema vuelve a poner en situación de
"Pendientes", los movimientos actualizados en la ultima conciliación definitiva y restaurando el
numero anterior.
2 - Eliminación del movimiento contable acumulado
Permite eliminar el movimiento contable acumulado correspondiente a un mes, siempre y

cuando este movimiento no tenga registros conciliados en forma definitiva. Esto es posible para
permitir una nueva acumulación del movimiento.
8.a. REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA
Los estados de cuenta bancarios deben numerarse manualmente en forma correlativa a partir
del 000100. Los números de 000001 al 000099 ser n usados para registrar los datos de la
carga inicial de los movimientos bancarios pendientes de conciliación. Los estados de cuenta
pueden registrarse simultáneamente de varios meses.
Es posible registrar varios estados de cuenta de un mismo banco y de un mismo mes pero las
fechas iniciales y finales deben ser correlativas.
Cuando algún banco informe en el estado de cuenta movimientos de 2 meses , estos deben
separarse en dos estados de cuenta o puede cambiarse la fecha del movimiento menos
significativo asignándosele el mes del movimiento más significativo. Esto debe realizarse para
facilitar el cuadre del saldo contable con el bancario.
La conciliación Preliminar o Definitiva puede realizarse sin haber "Finalizado" los estados de
cuenta.
Cada estado de cuenta debe registrarse completamente sólo por un terminal o

microcomputadora, para evitar duplicación en el numero de ítem de los movimientos.
COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA
DATOS DE TOTALES DEL ESTADO -
NUMERO ESTADO Numero asignado al estado de cuenta
BANCO CÓDIGO DE BANCO. Deber existir en ANEXOS.
MONEDA MONEDA DE LA CUENTA. Es referencial y el sistema

la muestra automáticamente de ANEXOS.
FECHA INICIAL Fecha inicial del movimiento.
FECHA FINAL Fecha final del movimiento El año y mes de la fecha

inicial y final deben ser iguales.
FECHA DE SALDO FECHA DEL SALDO FINAL. Sólo referencial.
SALDO ANTERIOR SALDO INICIAL DEL ESTADO DE CUENTA.
IMPORTE CARGOS Importe total de cargos. Sirve para cuadrar el

movimiento .
IMPORTE ABONOS Importe total de abonos. Sirve para cuadrar el

movimiento
SALDO FINAL SALDO FINAL. Calculado por el sistema.
SITUACION SITUACION DEL ESTADO.

P = Pendiente .- Es posible registrar o modificar los
movimientos
F = Finalizado.- El sistema no permite registrar o
modificar los movimientos.
Para finalizar un estado de cuenta deben cuadrar los
totales de cargos y abonos a nivel del movimiento.
Al crear un estado de cuenta el sistema le asigna
automáticamente la situación de "P" pendiente, y este
se finaliza cuando en el registro de movimientos se
selecciona la opción "F" finalización.
COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA
DATOS DE MOVIMIENTO DEL ESTADO -
OPCIONES Las opciones pueden ser las siguientes :

C = Crea movimiento
M = Modifica movimiento
E = Elimina movimiento
I = Inserta movimiento. Para esta opción se debe
ingresar en numero de ítem que se desea registrar.
S = Salir del registro dejando pendiente el estado de

cuenta. Esto permite continuar con el registro de
movimientos en otra oportunidad.
R = Revisión. Permite revisar todo el movimiento
registrado y seleccionar uno de ellos para fines de
modificación o eliminación.
F = Finalización. Da por terminado el registro de
movimientos del estado de cuenta. Para poder
finalizar un estado de cuenta los totales de cargos y
abonos ingresados a nivel de totales deben cuadrar
con el movimiento. Luego de finalizado el estado de
cuenta, ya no se podrá modificar ni ingresar datos del
mismo.
El sistema no permite modificar o eliminar un
movimiento que ya este conciliado.
ITEM Numero de ítem asignado automáticamente por el

sistema a cada movimiento registrado. Se incrementa
automáticamente de 5 en 5 durante la opción de
Creación.
FECHA Fecha de movimiento en formato día/mes. Para

estados de cuenta normales el mes debe ser el
mismo para todos los movimientos. Para estados de
cuenta de carga inicial de pendientes el mes puede
ser diferente.
REFERENCIA Glosa libre.
DOCUMENTO Tipo de documento de acuerdo a la Tabla General 15

y numero de documento de 4 dígitos. Para los
cheques se debe registrar los últimos 4 dígitos.
CARGO/ABONO Importe del movimiento según el estado de cuenta.

9. MODULO DE UTILITARIOS CONCAR (RSUTIL.EXE)
En este módulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema.
Dentro de este módulo complementario se encuentra el siguiente menu:
 Utilitarios
 Movimiento de Datos
 Copia de Seguridad
 Reportes Varios
 PDT Honorarios
 Ajuste por Inflación
Las opciones de reindexación de bases de datos deben procesarse cuando se reinicie el

sistema luego de haberse producido una interrupción del servicio de computo por falta de
energía eléctrica, falla del computador o "colgada del sistema". también deben procesarse una
vez por semana para reordenar las bases de datos. Durante el proceso de reindexación los
usuarios no deben estar trabajando con el sistema. Estas opciones son las siguientes:
9.a. - Reindexado de bases de datos principales.
Con esta opción se reindexan las siguientes bases de datos:

- Plan de Cuentas
- Anexos
- Tablas Generales
- Tabla de tipo de cambio
- Tabla de Transferencias
9.b. - Reindexado de bases de datos de la compañía.
Con esta opción se reindexan las bases de datos de comprobantes , estados de cuenta
del banco, numeración de comprobantes de la compañía con la que se esta trabajando
en ese momento.
9.c. - Reindexado de bases de datos mensuales.
Con esta opción se reindexan las bases de datos del movimiento mensual, balances y
análisis de cuenta.
9.d. - Mantenimiento de compañías.
Permite agregar una nueva compañía al sistema o modificar los datos generales de
una de ellas. También permite iniciar un nuevo ejercicio contable de una compañía.
9.e. - Mantenimiento de la Tabla de usuarios. (Ver detalle a continuación)
9.f. - Mantenimiento de la Tabla de Usuarios-Programa.
Disponible solo para la versión en redes y nos permite asignar los diferentes programas
del sistema a un usuario específico, ya sea individualmente o por rangos.
9.g. -Mantenimiento de Programas.
Nos permite mantener la lista de programas que dispone el sistema que se le van a
asignar a los usuarios. Cabe recalcar que el nombre de cada programa se encuentra
ubicado en la parte superior derecha de cada programa.
9.h. – Histórico de reportes en disco.
Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco.
(*.PRN)
COMPOSICION DEL MANTENIMIENTO DE COMPAÑIAS
Campo Descripción
CÓDIGO El código de compañía se informará con 2 dígitos. A

este código en sistema le antepondrá 00
NOMBRE El nombre de la compañía que se mostrará en la
pantalla (consultas y menús), puede ser abreviado.
EJERCICIO Año que se apertura. P.Ejemplo 99

NOMBRE REPORTES El nombre de la compañía que se mostrará en los
reportes y estados financieros.
MONEDA NACIONAL Código con que se identificará la moneda nacional,

para el ingreso de datos.
Normalmente debe ser MN., pero puede ser
cambiada por otra que exista en la tabla de Monedas.
AÑO/MES INICIO El año y mes en que la compañía inicia el registro de

la información contable, formato AAMM. Normalmente
es de enero, pero se puede indicar otro mes. Con
este dato el sistema podrá ubicar desde donde
procesarán los comprobantes, asumiendo que con
fecha anterior no existirán comprobantes.
RUC. Para ser impreso en los reportes.
PLAN DE CUENTAS A USAR Se debe elegir que Plan de Cuentas se usará :
1) EL MISMO DE OTRA COMPAÑIA : Un Plan de

cuentas, Anexos y Tablas Generales, común o
compartido para varias empresas. El sistema
solicitará el código de compañía que cuyo Plan
será el común. Cualquier cambio que se efectúe en
el Plan de cuentas , anexos o tablas afectará a
todas las empresas.
2) TOTALMENTE NUEVO : El sistema creará un Plan

de cuentas y Anexos sin datos , es decir para
ingresar totalmente las cuentas.
3) NUEVO COPIADO : EL sistema creará un nuevo

Plan de cuentas exclusivo para la compañía,
copiando los datos desde el Plan de cuentas de
otra compañía. Los Anexos se crearán sin datos. El
usuario podrá modificar este Plan de Cuentas para
adaptarlo a las necesidades de la nueva empresa.
CIA MODELO Código de compañía cuyo Plan de cuentas se tomará

como modelo para las opciones 2 y 3. Para las
opciones 2 y 3 , las Tablas Generales, se crearán con
los datos de la compañía modelo.
MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE USUARIOS
Esta opción permite la creación , modificación o eliminación de los usuarios del sistema.
Al ingresar al sistema, el usuario deberá ingresar su CÓDIGO y PASSWORD.
La composición de datos de la tabla de usuarios es la siguiente :
CÓDIGO DE USUARIO Identificación de usuario , puede tener hasta 5 letras o

números.
NOMBRE Nombre del usuario , hasta 40 letras
TIPO DE USUARIO Identifica el tipo de usuario.

O : Operador
M : Master ( Administrador)
Los usuarios tipo O, sólo pueden modificar su
NOMBRE o PASSWORD
Los usuarios tipo M, pueden crear nuevos usuarios,
eliminar o modificar los datos de cualquier usuario. En
la versión de red los usuarios tipo M pueden ingresar
a todas las funciones del sistema, y los usuarios tipo
O solo pueden ingresar a las funciones que se le
autorice en la opción de USUARIOS/PROGRAMAS.
PASSWORD Clave secreta del usuario de hasta 6 letras o

números. Es un dato no visible.
Nota : con las teclas Alt + K , se puede modificar el PASSWORD.

MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE USUARIOS-PROGRAMAS
Esta opción permite la asignación o restricción de los programas a los usuarios del sistema que
fueron creados como operadores. Seleccione el usuario a modificar y de doble clic con el
mouse luego escoja las opciones del cuadro a continuación y grabe.
10. MOVIMIENTO DE DATOS
10.a. – Transferencia del Plan de cuentas y anexos.
Nos permite transferir el Plan de Cuentas y las Tablas de Anexos, General y de Tipo de
Cambio a diskette o disco duro. Es muy útil en el caso de que se lleve la contabilidad en
dos máquinas separadas y se quiera utilizar la misma configuración de tablas.
10.b. – Carga de Anexos.
Esta opción carga al sistema los anexos de otra máquina con contabilidad Concar
monousuario o generado externamente para cargar anexos.
10.c. – Transferencia de Comprobantes.
Nos permite transferir por mes o por subdiario los comprobantes de una compañía y
ejercicio específico. Es muy útil para transferir vouchers entre dos puntos remotos.
10.d. – Carga de Comprobantes.
La carga de comprobantes adiciona vouchers al sistema originados ya sea por la

tranferencia de comprobantes del Concar o por archivos externos especificados en el
Anexo 3.
11. COPIA DE SEGURIDAD
Es de vital importancia el guardar regularmente la contabilidad de la empresa en

cualquier dispositivo magnético, ya sea diskette, disco duro, zip, o CD para preveer la
pérdida de datos por cualquier motivo. Para generar el backup nadie debe estar
trabajando en el sistema de contabilidad (versión redes).
Es de responsabilidad del usuario el generar esta copia de seguridad regularmente.
12. REPORTES VARIOS
12.a. - RATIOS
Son factores de análisis financieros que permiten establecer la posición financiera de la

empresa por medio de fórmulas. Estas fórmulas se aplican a una serie de datos por los cuales
se puede calcular la posición real de la empresa.
El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total manejo de los ratios como
herramienta de análisis de balance o estados financieros.
Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y además definir bien las fórmulas
aritméticas.
ο Mantenimiento de Ratios
En este módulo se van a definir la fórmula del ratio. Esta fórmula comprende Operadores,
Rubros de Balance, Ganancias y Pérdidas por Función/Naturaleza, Cuentas Balance y
Secuencia de Items.
Operadores
( ) Paréntesis – Separadores de Fórmulas
/ División
* Multiplicación
+ Suma
- Resta
Rubros
B Balance Ej. B1101 Rubro Caja y Bancos
F Gan. Y Perdidas por Función Ej. F1101 Rubro de Ventas
N Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej. N1105 Producción del Ejercicio
C Cuentas Balance Ej. C12101Cuenta Facturas X Cobrar
V Números Ej. V5.51
Secuencia de Items
Se usa para especificar una fórmula extensa particionándola en varios items. Ej:
Item Fórmula
1 B1110
2 B2110
3 I01/I02 Se antecede el prefijo I para indicar que es un Item
ο Emisión de Ratios
Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y
presionar el botón de Reporte Excel. Luego, nos mostrará en Excel la fórmula con sus
Items y el resultado. El usuario decidirá si grabar la hoja Excel o no.
12.b. REPORTE DE COMPRAS –PRA
Este es un reporte para proyectos de pobreza del CONFIEP.
12.c. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA DE VENTA
12.d. GERENCIALES POR CENTRO DE COSTO

13. PDT HONORARIOS
El sistema permite efectuar el registro contable de los recibos de honorarios, imprimir el

reporte de retenciones mensuales y generar el archivo PDT de la SUNAT.
Los pasos a seguir son los siguientes :
Crear en el plan de cuentas las cuentas de honorarios las cuentas 469xx y 469yy para
honorarios soles y dólares respectivamente. Estas cuentas deben tener Nivel 3 , documentos
de referencia y anexo P (Proveedores) o H (Honorarios)
Si desea registra los Recibos de Honorarios en la opción de Comprobantes - Registro de

Compras, debe modificarse la Tabla General 53 – Parámetros de Compras para agregar :
CLAVE DESCRIPCION
CTA03 MN46 46901 HONORARIOS MN.

CTA04 US46 46902 HONORARIOS US.
DOC10 RH H RECIBO DE HONORARIOS
SUB5 15 SUBDIARIOS DE HONORARIOS
Los recibos de honorarios también pueden registrarse por Comprobantes Estándar
3) Crear el subdiario 15 en la Tabla General 02.
4) Crear la Tabla General 54 con los parámetros indicados en el ejemplo A)
5) Al crear los códigos anexos de las personas que presentan Recibos de Honorarios en
la opción Mantenimiento de anexos, deberá registrarse los Datos Complementarios.
6) Registrar los comprobantes de honorarios
7) Impresión del Reporte de Retenciones y Creación de archivo mensual PDT
Estas opciones se encuentran en el modulo de Utilitarios, Menú PDT SUNAT, submenú

Honorarios y consta de tres pasos :
Previo Registro de Honorarios.- Esta opción crea un archivo con los comprobantes de
honorarios del mes, en base a los comprobantes contables registrados.
Mantenimiento e impresión del Archivo Honorarios. – Permite modificar el archivo de honorarios

del mes sin afectar los comprobantes contables y con estos datos se imprimirá el Reporte de
Retenciones y se creará el archivo para la SUNAT.
Generación de archivo para PDT..- Esta opción crea el archivo que debe ser importado
en el PDT mensual para la SUNAT
EJEMPLO A
54 PARAMETROS REGISTRO DE HONORARIOS

-------- ------------------------------------------------------------
CTP1 MN 46901 HONORARIOS MN.
CTP2 US 46902 HONORARIOS US.
CTR1 40174 RETENCION RENTA 4TA
CTS1 40192 SOLIDARIDAD
SUB1 15 SUBDIARIO DE HONORARIOS
14. AJUSTE POR INFLACIÓN
14.a. MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIÓN
En este mantenimiento se ingresan los índices de precios promedio mensual al por mayor a
nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflación.
14.b. CUENTAS AJUSTE ACM
En este mantenimiento se debe asignar las cuentas ACM a las cuentas que se van a ajustar, ya
sea cuentas de balance (Tipo B), Ganancias y pérdidas por Naturaleza (Tipo N) y Ganancias y
Pérdidas por Función (tipo F).
Previamente debe registrarse en el plan de cuentas estas cuentas ACM. El módulo tiene una
opción dentro del menú de creación en donde se puede configurar un rango de cuentas por
medio de el comodín (*) para establecer las cuentas a ajustar.
Ej.
14.c. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN
Este programa hace el cálculo de ajuste por inflación de todas las cuentas configuradas en la
sección 13.b. Previo a este cálculo se debe configurar en la tabla general 95 los subdiarios de
ajuste por inflación para balance, G y P por naturaleza y función así como la cuenta REI.
Ej.
Este programa tiene dos partes, el cálculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la
generación del archivo de ajuste por inflación que va a servir para generar el asiento y/o poder
modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histórico, es decir se genera el ajuste a un
mes y luego se procede a generar el asiento.
14.d. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN
En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflación generado en la
sección 13.c.
14.e. GENERACIÓN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION
Esta opción genera el asiento contable en base a la sección 13.d.

El módulo de ajuste por inflación se puede generar mensual, semestral o anualmente
dependiendo de las particularidades de cada compañía. El asiento de Ganancias y Pérdidas
por función va a extornar las cuentas de Ganancia y Pérdida por diferencia de cambio
configuradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER).
El orden para generar los asientos de Ganancias y Pérdidas sería primero el de Función y
luego el de Naturaleza. Entre la generación de este asiento es necesario el procesar la
consolidación previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.
15. RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA
A) Registro de comprobantes
Los comprobantes deben registrarse en la moneda en que se realizó la operación,

indicándose el tipo de cambio que se usará para que se convierta de dólares a soles o
viceversa.
Esto simplifica el registro de los comprobantes ya que evita el trabajo manual de conversión
de los importes, y además permite obtener todos los estados financieros en soles y dólares
simultáneamente.
B) Tipo de Cambio a usar.
Debe definirse el tipo de cambio que se usará para cada tipo de comprobante,
especialmente en lo referente a Ventas, Compras , y operaciones con bancos.
El sistema permite tener en la Tabla de tipo de cambio, el de compra y venta por cada día.
También es posible registrar un comprobante con un tipo de cambio especial.
C) Cuentas Contables en soles y dólares.
En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para las operaciones de soles y
dólares , especialmente en las cuentas por cobrar y por pagar, porque de esta manera se
simplifica el ajuste mensual de diferencia de cambio.
D) Registro de operaciones de bancos
El comprobante de operaciones de bancos deben registrarse en la moneda en que se

realizan, para evitar diferencias de conversión en la conciliación bancaria.
Por ejemplo , si se paga una factura de proveedor en soles con un cheque en dólares, debe
registrarse el comprobante en dólares.
E) Regularización de diferencias de cambio
En la cobranza de facturas de clientes o pago a proveedores, deben registrarse los

comprobantes en la moneda de la operación.
El sistema tiene una opción automática que permite regularizar las diferencias de cambio
del mes generando un asiento.
Ejemplo 1:
Factura emitida en dólares 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a S/. 2,200.00
Abono de la Factura en dólares 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a S/. 2,100.00
El sistema detecta el saldo en soles de S/. 100.00 y genera un asiento de pérdida por
diferencia de cambio en soles sin conversión a dólares.
Ejemplo 2:
Factura emitida en soles 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a US. $ 454.55.
Abono de la Factura en soles 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a US $. 476.19.
El sistema detecta el saldo en dólares de US $ -21.64 y genera un asiento de ganancia por
diferencia de cambio en dólares sin conversión a soles.
F) Ajuste por diferencia de cambio FASB 52
El sistema dispone de una opción para ajustar los saldos de las cuentas en dólares al tipo
de cambio compra o venta del último día del mes.
Este ajuste se realiza en forma global por cuenta o detalladamente cuando corresponde a
documentos de clientes o acreedores.
Para facilitar este ajuste en conveniente que las cuentas en dólares estén claramente
definidas en el Plan de cuentas.
16. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO
Este proceso permite generar en forma automática un asiento para cancelar los saldos de
cuentas, anexos o documentos en soles o dólares originados por la diferencia de cambio.
Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos del balance (Nivel de saldo 1),
saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen
el saldo en dólares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma
automática dos asientos contables (uno para dólares y otro para soles).
Por ejemplo :
La contabilización del cargo y abono de una factura en dólares se realizó en la cuenta 121001
de la siguiente manera :
DÓLARES TIPO SOLES
DOCU. FECHA DEBE HABER CAMBIO DEBE HABER
FT 0030 30-01-94 US 1000 2.15 2150
FT 0030 30-03-94 US 1000 2.20 2200

--------------- -----------------
SALDO 0 50
Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en
dólares. El saldo del documento en la columna de dólares es 0, pero el saldo en soles es
acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.
Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento será mostrado como
pendiente, ya que el saldo en dólares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.
En la práctica puede producirse la situación inversa, de que el documento este cancelado en
soles, pero tenga saldo en dólares por la diferencia de cambio.
El sistema detectará ambos casos y "cancelará" el saldo pendiente en dólares o soles.
Para que el sistema "cancele" automáticamente el saldo de diferencia de cambio debe
realizarse lo siguiente :
1) Crear la Tabla General 55, con los parámetros necesarios, indicando las cuentas que se
deben regularizar, subdiario a utilizar (exclusivo para esta operación) y cuentas de
ganancias y pérdidas de diferencia de cambio.
Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Proveedores, personal y otras que el usuario
determine, y que como características deben tener indicado en Plan de cuentas lo siguiente:
Si la cuenta tiene Nivel de saldo 3 debe tener documento de referencia igual a " S"
2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de regularización

(exclusivo).
3) Después de un proceso de consolidación previo y además la generación del archivo de

análisis por cuenta, debe realizarse la REGULARIZACION DE DIFERENCIAS DE CAMBIO
procesando las siguientes opciones :
- Genera Diferencias . - El sistema crea un archivo con los saldos de documentos por
regularizar. Estos documentos corresponden a los indicados en la Tabla General 55, y que
tienen el saldo en dólares en 0 y saldo pendiente en soles o viceversa.
- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los anexos o documentos con saldos irregulares y
eliminar algunos de ellos que no correspondan para la regularización.
- Impresión .- Permite imprimir los anexos o documentos por regularizar.
- Genera asiento .- Crea un asiento automático en el subdiario indicado en la Tabla General
55, con los siguientes números de comprobantes :
MM0001 DÓLARES
MM0002 SOLES
- Proceso de Consolidación.- Debe repetirse el proceso de consolidación para que incluya
los asientos generados.
- Generación de archivos de Análisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que
incluya el asiento generado.
Estos dos últimos procesos no requieren un orden específico.
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 55
AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG. 1
CLAVE DESCRIPCION
1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
55 PARÁMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO
-- ---------------------------------------------------------------------
CTA1 121001 FACTURAS POR COBRAR - M.N

CTA2 121002 FACTURAS POR COBRAR - U.S.
CTA3 121003 LETRAS POR COBRAR -M.N
CTA4 121004 LETRAS POR COBRAR - U.S
CTA5 141001 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL
CTA6 421001 FACTURAS POR PAGAR MN
CTA7 421002 FACTURAS POR PAGAR US
SUB 25 SUBDIARIO DE REG. DIF. CAMBIO
XGA 776001 GANANCIA POR DIF. CAMBIO
XGP 676001 PÉRDIDA POR DIF. CAMBIO (ojo 9XX si trabaja con la clase 9)
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizará.
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida , 67X o 9XX según corresponda.
Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de
Referencia "S")
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar en la Tabla General 02.
17. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52
El proceso de ajuste por diferencia de cambio permite generar un asiento automático que
actualiza los saldos de las cuentas en dólares al tipo de cambio del último día del mes.
Para facilitar este proceso es conveniente que en el Plan de cuentas estén separadas las
cuentas de soles y dólares en forma clara, es decir que la moneda de referencia sea MN o US.,
especialmente en los que se refiere a bancos, clientes y proveedores.
Para realizar el ajuste, el sistema ubica las cuentas que se deben ajustar en la Tabla General
58 y toma en consideración el Nivel de saldo de la cuenta asignado en el Plan, generando el
asiento de ajuste según lo siguiente :
Nivel
1 Ajuste a 6/8 dígitos
2 Ajuste por cada código de anexo
3 Ajuste por cada documento
Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como código de moneda soles (MN), y que se
encuentren en la Tabla, se ajustará en forma automática el saldo en dólares. Si la cuenta tiene
especificado dólares (US) se ajustará el saldo en soles.
Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la
moneda de referencia en blanco pues se ajustan sólo si el anexo respectivo tiene como
moneda de referencia US o MN.
PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR EL PROCESO DE AJUSTE
1) Crear la Tabla general 58 , con los parámetros necesarios.

Cuentas por ajustar, tipo de cambio a usar, subdiario y cuentas de ajuste por ganancias y
pérdidas. (ver ejemplo)
2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de ajuste, este subdiario
debe ser exclusivo para este proceso.
3) Después de un proceso de consolidación previo, de la generación del archivo de análisis de
cuenta y de haber efectuado el proceso de las Regularizaciones por diferencia de cambio,
debe realizarse el AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO FASB 52,
procesando las siguientes opciones :
- Calcula Diferencias . - El sistema crea un archivo con los importes por ajustar de cada
cuenta . Estos cuentas corresponden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen
el saldo mayor a 0.
El sistema crea registros según el nivel de saldo
Nivel 1 .- Un registro por cuenta
Nivel 2 .- Un registro por cada anexo
Nivel 3.- Un registro por cada documento pendiente
El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 58 , corresponden a
saldos en dólares o soles.
Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuará el ajuste sólo si el anexo
tiene moneda de referencia US o MN.
- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos
que no correspondan para el ajuste.
- Impresión .- Permite imprimir los saldos por ajustar.
- Genera asiento .- Crea un asiento automático en el subdiario indicado en la Tabla General

58, con el siguiente numero de comprobante :
MM0001 SOLES
MM0002 DÓLARES
- Proceso de Consolidación.- Debe repetirse el proceso de consolidación para que incluya

los asientos generados.
- Generación de archivos de Análisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que

incluya el asiento generado.
Estos dos últimos procesos no requieren un orden específico.

EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 58
AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG. 1
CLAVE DESCRIPCION
1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52
-- ----------------------------------------------------------------------------
CTA01 104000 M CUENTAS CORRIENTE BANCOS
CTA02 121001 M FACTURAS DÓLARES
SUB 56 SUBDIARIO PARA ASIENTO
XGA 776001 GANANCIAS
XGP 940100 PÉRDIDAS (ojo 67X si trabaja con la clase 6)
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 del campo Descripción se debe indicar la cuenta que se ajustará.
En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste:
M = TIPO DE CAMBIO COMPRA
V = TIPO DE CAMBIO VENA
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida 67X O 9XX según corresponda.
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02.
En la columna 20 se puede indicar la descripción de la cuenta como referencia.
CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamiento
- Usuarios y responsabilidades
Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalación y operación del
sistema.
- Subdiarios a manejar
Los diferentes canales de información o archivos deben estar identificados por un
subdiario
-Esquema de Trabajo
Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en
el terminal pos cada usuario. También se opta por una solución mixta.
- Forma de Contabilización
Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79
automáticamente o si se codifica vía la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro
de costo. Esto es importante para la definición del Plan de Cuentas.
- Aprovisionamiento de datos
Debe establecerse la fuente para obtener códigos de clientes, proveedores, personal,
bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos.
- Calendarios de cierres mensuales

Es aconsejable que se establezcan metas para el cierre de operaciones y obtención de
la información contable diaria o mensual, para que el personal tenga claramente
asignada su carga de trabajo.
- Procedimiento diario de Backup (Copia de seguridad de los archivos)

El backup es de responsabilidad del usuario.
Los usuarios deben establecer la forma mas adecuada para obtener un backup diario
del directorio del Sistema de Contabilidad (directorio CONCAR y subdirectorios
correspondientes), al finalizar la jornada. Este backup se efectuará con los recursos de
software y hardware de que se disponga. Si es que se utiliza en procedimiento que
Real Systems S.A. le proporciona como ejemplo, este debe ser modificado y
actualizado de acuerdo a los volúmenes de datos que maneja la empresa, numero de
empresas y ejercicios que se tiene abiertos.
2) Definición de datos de las Tablas generales
3) Definición de las cuentas contables
4) Definición de Anexos
5) Carga de datos
6) Listados de las Bases de datos
7) Preparación del Asiento de inicio
8) Codificación / Transcripción de asientos.
9) Proceso Mensual de Prueba
10) Emisión de Reportes

CAPITULO 5
ANEXO 1
EJEMPLO DE COMPROBANTES
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES
1) Provisión por Compras
DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO 04 Registro de Compras
COMPROBANTE 080005
FECHA DE COMPROBANTE 20-08-95
MONEDA US Dólares
CONVERSION S (Se convierte a soles)
TIPO CONVERSION V (Utilizará cambio venta)
MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES

CUENTA ANEXO CEN. F IMPORTE DOCUMENTO
40101 D 180
42101 10225562 H 1,180 FT 001-1234 20-08-95
63501 010 D 1,000
2) Cancelación de la factura con cheque

DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO 02 Bancos
COMPROBANTE 080003
FECHA DE COMPROBANTE 25-08-95
MONEDA US Dólares
CONVERSION S (Se convierte a soles)
TIPO CONVERSION V (Utilizará cambio venta)
MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES

CUENTA ANEXO CEN. F IMPORTE DOCUMENTO
42101 10225562 D 1,180 FT 001-1234 30-08-95

10401 0101 H 1,180 CH 014222 30-08-95
EXPLICACION DE LOS ASIENTOS
En la provisión de la compra, la afectación de la cuenta 42101 - Facturas por pagar - Dólares,

se registra el código del anexo (proveedor), tipo de documento FT (factura) y el numero de
documento.
En la cancelación de la factura al afectar la cuenta 42101, se debe indicar el mismo código de
anexo, tipo de documento FT (Factura) y numero de documento, con el fin de que el saldo de
dicha factura no figure como pendiente en el reporte de facturas pendientes.
La cuenta 63501 Alquileres , tiene registrado el centro de Costo 010, que el sistema lo utilizará
para transferir a la clase 9 y para obtener los reportes de Costos.
La cuenta 42101 Facturas por pagar - Dólares, ha sido configurada en el Plan de cuentas con
las siguientes características :
NIVEL DE SALDO : 3 Saldo por cuenta, anexo
y documento
ANEXO : P Proveedores
CENTRO DE COSTO : N No
DOCUMENTO DE REFERENCIA : S Si
LONGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dígitos
MONEDA DE REFERENCIA : US Dólares
La cuenta 63501 Alquileres ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes
características :
ANEXO : Sin anexo
CENTRO DE COSTO : S Si
DOCUMENTO DE REFERENCIA : N No
LONGITUD DE NRO DE DOC. : 0
MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda
En la cancelación de la factura la cuenta 10401 se ha registrado indicando el código de anexo

(numero de cuenta corriente), tipo de documento CH (cheque) y el numero del cheque.
La cuenta 10401 Banco del Norte, ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes
características :
ANEXO : 0 Bancos
CENTRO DE COSTO : N No
DOCUMENTO DE REFERENCIA : S Si
LONGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dígitos
MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda
CONCILIACION BANCARIA : S Si
En esta cuenta no es necesaria la moneda , ya que para el caso de bancos se define en el
anexo.
ANEXO 2
RECOMENDACIONES PARA DE INSTALACION DEL SOFTWARE

RECOMENDACIONES PARA LA INSTALACION DEL SOFTWARE
El Software de contabilidad Concar está desarrollado en Windows y trabaja con el manejador

de base de datos Codebase (32 Bits), en versión stand-alone ( Monousuario o Redes) o cliente
/ servidor según la versión adquirida.
La versión Cliente / Servidor acepta conexiones ilimitadas y se ejecuta en Windows 95 o
Windows NT usando el protocolo TCP/IP que se encuentra dentro de estos sistemas
operativos.
Sin embargo, el aplicativo Cliente / Servidor que usa el protocolo TCP/IP puede ser usado en
redes que contengan archivos de servidores Novel sin necesidad de alterarlos. TCP/IP es el
protocolo usado por Internet.
Requerimiento de sistema:
- Computadora personal con procesador Pentium o superior.
- Microsoft Windows 95 versión C, Windows NT Workstation 3.51 o superior.
- 32 Mb de memoria (se recomienda tener 32 Mb con Windows NT o superior).
- Espacio en el disco de 25 Mb.
- Monitor VGA o de mayor resolución.
Instalación:
La instalación de software debe realizarse en el disco duro de la computadora.
1) La instalación del software debe realizarse de la siguiente manera :

- Colocar el disquete en drive
- Desde el escritorio de Windows 95 o Windows NT haga doble click en el icono Mi PC.
- Haga doble el icono que represente su unidad de disco donde se encuentra el diskette.
- Haga doble click en el icono setup.exe para ejecutar la instalación donde le aparecerá la
pantalla inicial, luego siga las instrucciones del sistema.
Para instalar en Cliente/Servidor debe consultar con Real Systems S.A.
2) Para Ingresar desde Windows debe crearse el acceso directo al CTMENUW.EXE Y

RSUTIL.EXE
3) Si se dispone de otro procedimiento de manejo de menús el programa que inicia el software

de contabilidad se llama CTMENUW.EXE y el procedimiento de backup es el RSUTIL.EXE
4) Para ingresar al sistema el código de usuario inicial es SIST y el password es NORTON, los
cuales deben escribirse con mayúsculas.
5) El código de compañía es 0001, o displaye la ayuda del control.
CARACTERISTICAS
- El software esta desarrollado en Visual Basic con base de datos XBASE.
- En el subdirectorio CONCAR hay un programa RSUTIL.EXE que sirve para generar la

reindexación de archivos, creación de compañías y carga/transferencia de comprobantes.
ANEXO 3
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS

El sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma automática
desde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de Facturación, el
usuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y grabarlo en un
archivo en diskette o disco duro y luego cargar este asiento en el sistema de Contabilidad,
evitándose la digitación. Estos asientos pueden producirse en forma diaria, semanal,
mensual y la afectación contable y numeración de comprobantes deben ser definidas por el
usuario contable.
Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a
agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro.
Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable.
El usuario debe decidir si mantendrá un archivo de control de numeración de comprobantes
para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control
de numeración CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compañía y
AA = Ejercicio) para obtener dicha numeración.
Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de
subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeración.
La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO COMPROBANTE
04 010001 ENERO
04 010002
04 020001 FEBRERO
05 010001 ENERO
05 010002
05 020001 FEBRERO
Los dos primeros dígitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha
del comprobante
Los dos archivos son los siguientes :
CCXXXXAA - Comprobantes Cabeceras Ejemplo CC000199
CDXXXXAA - Comprobantes Detalles Ejemplo CD000199
En donde XXXX es el código de la compañía y AA el año del ejercicio contable.
En el archivo de Cabeceras debe existir un registro por cada comprobante, y el archivo de

detalles deben existir varios registros por comprobante. Los campos de relación son los
campos SUBDIA y COMPRO.
DICCIONARIO DE DATOS
=================================================================
CAMPO DESCRIPCION T LG DC
=================================================================
CNUXXAA CONTROL DE NUMERACION
1 CTSUBDIA CÓDIGO DE SUBDIARIO C 2
2 CTANO AÑO C 2
3 CTMES MES C 2
4 CTNUMER ULTIMO NRO DE COMPROBANTE N 4

AUTOMATICO
5 CTFECCRE FECHA DE CREACION D 8
6 CTFECACT FECHA DE MODIFICACION D 8
NOTAS
1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compañía.
Ejemplo CNU0196.DBF
2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un índice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura:

CTSUBDIA+CTANO+CTMES
3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por
lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.
4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los
campos indicados en el índice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar
el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.
================================================================
CAMPO DESCRIPCION T LG DC.
================================================================
CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS
1 CSUBDIA SUBDIARIO (TABLA 02) C 2
2 CCOMPRO NUMERO DE COMPROBANTE (MMNNNN) C 6

Los dos primeros dígitos son el mes contable
y los 4 siguientes el numero correlativo
3 CFECCOM FECHA DE COMPROBANTE (AAMMDD) C 6
4 CCODMON CÓDIGO DE MONEDA C 2

US = Dolar , MN=Soles
5 CSITUA SITUACION ( P = PENDIENTE , F = FINALI.) C 1
6 CTIPCAM TIPO DE CAMBIO N 10 4

(solo para CTIPO = C )
7 CGLOSA GLOSA C 40
8 CTOTAL IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE N 14 2
9 CTIPO TIPO DE CONVERSION C 1

C=Especial ,M=Compra , V=Venta
10 CFLAG FLAG DE CONVERSION DE MONEDA C 1

S= Si se convierte , N= No se convierte
11 CDATE FECHA DE ACTUALIZACION (DATE) D 8
12 CHORA HORA DE ACTUALIZACION C 6
13 CFECCAM FECHA DE TIPO DE CAMBIO C 6

(PARA CTIPO=F)
14 CUSER USUARIO ACTUALIZADOR C 5
15 CORIG SISTEMA DE ORIGEN C 2
16 CFORM MANUAL / AUTOMATICO C 1
17 CTIPCOM TIPO COMPROBANTE C 2
18 CEXTOR COMPROBANTE EXTORNADO C 1

================================================================
CAMPO DESCRIPCION T LG DC.
================================================================
CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO
1 DSUBDIA SUBDIARIO C 2
2 DCOMPRO NUMERO DE COMPROBANTE C 6
3 DSECUE SECUENCIA C 4
Correlativo desde 0001 por cada comprobante
4 DFECCOM FECHA DE COMPROBANTE C 6
5 DCUENTA CUENTA CONTABLE C 8
6 DCODANE CÓDIGO DE ANEXO C 18
7 DCENCOS CENTRO DE COSTO (TABLA 05) C 6
8 DCODMON CÓDIGO DE MONEDA C 2
9 DDH DEBE HABER (D=Debe,H=Haber) C 1
10 DIMPORT IMPORTE N 14 2
11 DTIPDOC TIPO DE DOCUMENTO C 2
12 DNUMDOC NUMERO DE DOCUMENTO C 20
13 DFECDOC FECHA DE DOCUMENTO C 6
14 DFECVEN FECHA DE VENCIMIENTO C 6
15 DAREA CÓDIGO DE AREA C 3
16 DFLAG FLAG DE CONVERSION DE MONEDA (S , N) C 1
17 DXGLOSA GLOSA DEL MOVIMIENTO C 30
18 DDATE FECHA DE ACTUALIZACION D 8
19 DCODANE2 CODIGO DE ANEXO AUXILAR C 18
20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES N 14 2
21 DMNIMPOR IMPORTE EN SOLES N 14 2
22 DCODARCTIPO COMPROBANTE C 2

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MANUAL DEL USUARIO

Especialistas en Software Empresarial

B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,

Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los

Las características principales del sistema son las siguientes:

 FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA

El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras,

 ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y

 ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS

Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios,

 REPORTES POR CENTROS DE COSTOS

 VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS

Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobación y

 REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA

El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los

 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS

 CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES

 REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO

El sistema regulariza automáticamente mediante un asiento los saldos de documentos en

 GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS

El sistema genera cuentas automáticas de dos formas:

 CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática en la

 PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedores

 VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA

 TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL

El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automáticamente.

 ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO

 ARCHIVOS PARA EL PDT – SUNAT

 AJUSTES POR INFLACIÓN

El proceso de ajuste por inflación se puede configurar de manera amigable en el módulo de

Debe ingresar el Usuario y el Password con mayúsculas. Como usuario inicial el

Los módulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes:

1) Módulo de Archivo (Base de Datos Principales)

2) Módulo de Registro de Comprobantes

3) Módulo de Consolidación ó Cierre

4) Módulo de Emisión de Reportes Mensuales

5) Módulo de Análisis de Cuentas

7) Módulo de Licencia del Software

8) Módulo de Proceso de Conciliación Bancaria (CTMENU.EXE)

9) Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE)

10) Movimiento de Datos

11) Copia de Seguridad

12) Reportes Varios

13) Módulo de PDT de Honorarios

14) Módulo de Ajuste por Inflación

Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Menú Principal, el cual

El módulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y

f) Tabla de Numeración de Comprobantes

g) Tabla de Asientos de Cierre

1.a PLAN DE CUENTAS

Mantenimiento del Plan de Cuentas:

Los datos a ingresar son los siguientes:

CUENTA El código de cuenta contable puede contener

DESCRIPCION La descripción de la cuenta

NIVEL DE SALDO Este campo sirve para indicarle al sistema que

NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel de

CENTRO DE COSTO Este campo indicará que la cuenta requiere Centro de

DOCUMENTO REFERENCIA Este campo indicará si la cuenta requiere que se

FECHA VENCIMIENTO. Este campo sirve para indicar si la cuenta requiere

"S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento.

Este campo será llenado con dos opciones: