Semana 4: Polticas Internas del rea del Evento

Polticas de requisicin
Las Requisiciones son el pedido de elementos o insumos que necesita un rea para desarrollar su labor. Una poltica de requisicin es la que responde las siguientes preguntas: Qu reas o centros de produccin pueden pedir? Qu grupos de inventario pueden pedir? A las reas anteriores Quin elabora la requisicin? Quin la autoriza? Cada cunto se puede pedir? Quin esta autorizado para recibir? El rea de eventos es la nica que en algunas organizaciones puede reintegrar productos no utilizados al almacn. Las polticas de requisicin buscan racionalizar el proceso de despacho de mercancas y obliga a planificar a los centros de produccin y/o consumo sus necesidades ms inmediatas. Inventarios Es el control de un artculo que est en almacenamiento o que ha sido entregado a una seccin determinada. Este conteo es unitario y el inventario puede ser fsico o contable. Fsico Aquel que se realiza en el sitio donde se encuentra el artculo; se requiere la presencia y observacin de quien hace el inventario. Contable Es el que se realiza mediante las tarjetas de Kardex en las cuales se encuentran los saldos del movimiento del artculo.

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Sistemas Contables de Inventarios Sistema Peridico: Es el inventario que se tiene al final de cada periodo contable mediante un conteo fsico de las mercancas. Aqu no se registran movimientos de inventarios (entradas salidas) durante el periodo sino al final; la medicin de costo de mercanca consumida parte del mismo inventario inicial registrado durante el periodo de compras y al final del mismo se realiza el inventario fsico. Sistema Permanente o Perpetuo: Es cuando el valor del inventario (mercancas) se tiene en forma permanente, en cualquier momento. Mantiene para cada artculo el registro de las salidas y el saldo de existencia. Por medio de una tarjeta se registra inventario inicial, las cantidades de entrada, precios de compra, costos de venta, saldo de inventario. Es indispensable disponer de las tarjetas de control de existencias para cada artculo. Hoy lo ms usual son los programas del computador, sistematizados, que permiten reemplazar dichas tarjetas. Mtodos para valorizacin de inventarios Promedio Ponderado: Consiste en darle a las unidades del inventario final un costo unitario que sea promedio entre el valor de las compras y las unidades compradas. Peps Primeras en entrar, primeras en salir, valorar los inventarios a los precios ms recientes. Las mercancas salen en el orden en que llegan. Ueps ltimas en entrar, primeras en salir, consiste en darle salida primero a las mercancas ms recientes en llegar; por lo tanto el inventario queda valorizado al precio ms antiguo

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Para estos sistemas se utilizan 4 elementos de medicin:

Una de las bases fundamentales en la organizacin de una empresa, la constituye el buen manejo que se le de a los inventarios de mercancas, pues de ellos depende en gran parte la utilidad o prdida que obtiene la empresa durante el periodo contable. El registro de inventarios se elabora con base en la informacin de entrada procedente de recibo y de salida de almacn, el cual genera sus propios registros, que deben coincidir con el control de inventarios llevado en el propio almacn. Esta informacin es muy importante para ejercer un control adecuado de entradas y salidas de mercancas y especficamente del movimiento diario.

El ciclo de almacn consiste bsicamente en

Entrada de mercancas por recibo Control de existencias Despacho a centros de produccin y consumo Solicitud de mercancas

Fuentes de informacin

Medicin del consumo de materia prima (costo) Control e inventarios y valorizacin del mismo (activo) Generacin del ciclo de compras

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Hay consideraciones especificas para almacenamiento como:

Tener un espacio adecuado para los diferentes tipos de mercancas (perecedero, no perecedero) Volumen de produccin Localizacin de las mercancas: que el rea de almacn est localizada entre el recibo y produccin, as se facilita el manejo de los artculos, evitando prdidas y agilizando los procedimientos de entrada y despacho. Equipos y condiciones ambientales. Distribucin de mercancas, seguridad: A fin de agilizar el control de inventarios la mercanca debe ser distribuida por grupos que faciliten el inventario fsico al final de cada mes. La distribucin debe facilitar el manejo de mercancas en cuanto a despacho, de tal manera que siempre se aplique primero en entrar, primero en salir".

Grupos de Inventarios
En el rea de eventos se manejan los siguientes grupos de inventarios. Alimentos Aves y caza Frutas y Verduras Lcteos (1) Lcteos (2) Enlatados y envasados Granos Bebidas Vinos Licores Cervezas Gaseosas Otras bebidas Suministros Cigarrera Aseo Papelera Decoracin Otros V Lc C Gs OB AC FV L1 (perecederos) L2 (no perecederos) EE G

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