Modulo 2 Out Look

OUTLOOK BASES DE DATOS [1]
DEFINICION BASE DATOS

Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. CAMPO Es el nombre de la unidad de informacin. Cada entrada en una base de datos puede tener mltiples campos de diversos tipos REGISTRO Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad. Se le asigna automticamente un nmero consecutivo (nmero de registro) que en ocasiones es usado como ndice aunque lo normal y prctico es asignarle a cada registro un campo clave para su bsqueda. ARCHIVOS
La base de datos es una coleccin de archivos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancia y la dbms es un conjunto de nmerosas rutinas de software interrelacionadas cada una de ellas es responsable de una determinada tarea.
CLASIFICACION DE BASE DE DATOS

Bases de datos orientadas a objetos
Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).
Bases de datos documentales

Permiten la indexacin a texto completo, y en lneas generales realizar bsquedas ms potentes. Tesaurus es un sistema de ndices optimizado para este tipo de bases de datos.
Base de datos deductivas

Un sistema de base de datos deductivas, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a travs de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Tambin las bases de datos deductivas son llamadas base de datos lgica, a raz de que se basa en lgica matemtica.
Lic Samayra Niebles Velasquez Chamayra@gmail.com www.insser.blogspot.com
Gestin de bases de datos distribuida

La base de datos est almacenada en varias computadoras conectadas en red. Surgen debido a la existencia fsica de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder as a distintas universidades, sucursales de tiendas.
TIPOS DE BASE DE DATOS

Flot-file: tipo Excel, en donde todos los datos relacionados entre ellos se sitan en una nica tabla con el consiguiente problema que cada noticia comn a diversos informes debe repetirse para cada uno de ellos.
-Vnculos:
como
Access,
en donde se utilizan
varias tablas vinculadas entre ellas.
Vnculos.- Un vnculo permite introducir informacin de una tabla en el informe de otra a travs de un identificador (Id). Las ventajas que ofrece una base de datos vinculada son diferentes: -Ahorro de tiempo, ya que los mismos datos se introducen una sola vez -Ahorro de espacio, ya que la base de datos tiene dimensiones ms reducidas
-Reduccin de errores determinados por la introduccin de datos.
CREAR BASE DE DATOS
Crear una base de datos en blanco 1. 2. Inicie Access 2007 En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.
3. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica ninguna extensin, Access la agregar. La ubicacin predeterminada es una de las siguientes:

Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis documentos
Para cambiar la ubicacin del archivo, haga clic en Examinar
, situado junto al cuadro
Nombre de archivo, busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos y, a continuacin, abre una tabla vaca (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos. 5. Access sita el cursor en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo.
Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la seccin Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, ms adelante en este artculo.
OPERACIONES CON TABLAS

Agregar una tabla
Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en la ficha Crear.
Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista Diseo para crear primero la estructura de tabla y, a continuacin, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.
Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por nmeros (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basndose en el tipo de los datos que se escriben.
1. 2.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo.
Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseo en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en el panel de exploracin. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuacin, pasa a la vista Hoja de datos.
3.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos ms comunes. Si arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregar un campo con ese nombre y establecer sus propiedades en un valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar ms adelante. Debe arrastrar el campo hasta el rea de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de insercin vertical, que muestra dnde se va a ubicar el campo.
4.
Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe ms adelante en este artculo.
Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre. Se recomienda asignar a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene cuando lo vea en el panel Lista de campos.
Para mover una columna, seleccinela haciendo clic en su encabezado y, a continuacin, arrstrela hasta la ubicacin que desee. Tambin puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicacin.
Insertar una tabla, empezando en la vista Diseo En la vista Diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien, introduzca los datos con algn otro mtodo, como una operacin de pegar o anexar datos.
1. 2.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseo de tabla. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic en el botn Vista Diseo situado en la barra de estado de la ventana de Access. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Diseo.
3.
Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo en la columna Descripcin. Esa descripcin se muestra en la barra de estado cuando el punto de insercin se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, as como todos los controles creados para ese campo por el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
4.
Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :
5.
Haga clic en el Botn Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Guardar.
Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vaca y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente seccin.
Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.
Importar datos de otro origen

Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos casos, Access permite importar con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orgenes. El proceso vara ligeramente en funcin del origen, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:
1.
En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Ms.
NOTA
Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el
que cre originalmente los datos y, a continuacin, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo comn (como un archivo de texto delimitado) e importar los datos a Access.
2.
En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
3.
Haga clic en la opcin deseada bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o creando una tabla vinculada que mantenga un vnculo al origen de datos.
4.
Haga clic en Aceptar.
Access inicia el Asistente para importacin.
5.
Siga las instrucciones del Asistente para importacin. El procedimiento exacto depende de la opcin de importacin o vinculacin que haya elegido.
6.
En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.
Access preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que acaba de finalizar.
Si cree que va a realizar de nuevo la misma operacin de importacin, haga clic en Guardar los pasos de la importacin y escriba los detalles.
Entonces se podr reproducir fcilmente la operacin de importacin; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificacin de importacin y, despus, haga clic en Ejecutar.
Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar.
Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuacin, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de exploracin.
Importar una hoja de clculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos de Office Access 2007
1. 2. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Crear.
3.
Cierre Tabla1.
Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseo de Tabla1, haga clic en No.
4. 5. 6. 7. 8.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar. Use el cuadro de dilogo Abrir archivo para buscar el archivo. Seleccione el archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, asegrese de que est seleccionada la opcin Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual .
9.
Haga clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para importacin de hojas de clculo, que hace algunas preguntas sobre los datos.
10. Siga las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrs para moverse entre las pginas. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener ms informacin sobre el diseo de una base de datos y la seleccin de campos, vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.
Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. 2. 3. 4. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
4.
Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizar la informacin especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la informacin especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la informacin especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos en la vista Hoja de datos.
Si escribe: Antonio http://www.contoso.com Puede utilizar cualquier prefijo vlido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos vlidos. 50000 50.000 50.000,99 50000,389 31/12/2006 Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuracin regional del usuario. 31 de diciembre de 2006 10:50:23 10:50 a.m. 17:50 12,50 $ El smbolo de moneda reconocido es el de la configuracin regional del usuario. 21,75 123,00% 3,46E+03
Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos: Texto Hipervnculo
Nmero, entero largo Nmero, entero largo Nmero, doble Nmero, doble Fecha/Hora
Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Moneda
Nmero, doble Nmero, doble Nmero, doble
Adems de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, segn los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opcin proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.
Definir explcitamente el tipo de datos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
2.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explcitamente el formato

1. 2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato. Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo informacin en la celda situada debajo del ttulo Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y as sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo ms descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botn secundario del mouse (ratn) en su ttulo y haciendo clic despus en Cambiar nombre de columna en el men contextual.
Los nombres de campo pueden contener un mximo de 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fcilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Direccin y Telfono particular.
Definir las propiedades de las tablas

Adems de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla

1. 2. Abra la tabla en la vista Diseo. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.
3. 4.
Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir. Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Descripcin PresentacinPredeterminada ReglaDeValidacin TextoDeValidacin Filtro OrdenarPor
Para Proporcionar una descripcin de la tabla. Definir la hoja de datos, la tabla dinmica o el grfico dinmico como la vista predeterminada al abrirse la tabla. Especificar una expresin que debe ser verdadera cuando se agregue o se modifique un registro. Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresin de ReglaDeValidacin. Definir criterios de modo que se muestren nicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos. Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenacin predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos
Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qu tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos. Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta tabla. Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos. Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse. Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse la tabla. Definir la orientacin de la vista, segn si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda. Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar disponibles en el men Ver de Windows SharePoint Services si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint. Aplicar automticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en S) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos. Aplicar automticamente los criterios de ordenacin de la propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en S) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
VincularCamposSecundarios
VincularCamposPrincipales
AltoHojaSecundariaDeDatos
HojaSecundariaDeDatosExpandida Orientacin MostrarVistasEnSharePoint
FiltrarAlCargar
OrdenarPorAlCargar
Si desea disponer de ms espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidacin en una expresin y desea obtener ayuda, haga clic en el Generador de expresiones.. situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidacin para mostrar
5.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
Forma 1
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual.
Forma 2
Haga clic en el Botn Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Guardar.
USO DE FILTROS
Un filtro cambia los datos que muestra un formulario o informe en una vista sin cambiar el diseo de ese formulario o informe. Un filtro puede considerarse como un criterio o una regla que se especifica para un campo. El criterio identifica los valores de campo que el usuario desea ver. Cuando se aplica el filtro, se incluyen en la vista nicamente los registros que contienen los valores que se desean ver. El resto permanece oculto hasta que se quita el filtro. Los filtros se aplican y se quitan fcilmente. En Microsoft Office Access 2007, hay filtros comunes integrados en cada vista que muestra datos (FILTROS DE FORMATO DE TABLAS), inclusive la vista Presentacin. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y de los valores del campo.
es posible ver nicamente los registros de las personas cuyo cumpleaos se celebre en un mes especfico haciendo clic en los comandos de men apropiados.
Los filtros disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada. Los filtros Todas las fechas del perodo omiten la parte correspondiente al da y al ao de los valores de fecha.
Cuando se aplica un filtro, la vista se actualiza para mostrar nicamente los registros que coinciden con los criterios. En este caso, se vern nicamente los registros de cliente donde la parte correspondiente al mes en el campo denominado Fecha de nacimiento sea el mes de abril. Todos los dems registros permanecen ocultos.
Los iconos en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indican que la vista actual est filtrada por la columna Fecha de nacimiento. Si se sita el mouse (ratn) sobre el encabezado de columna, aparece una informacin en pantalla con el actual criterio de filtro.
Cuando se aplica un filtro a una columna a la que ya se ha aplicado un filtro, se quita el filtro anterior antes de que se aplique el nuevo filtro. Por ejemplo, si ya se ha aplicado un filtro al campo denominado Fecha de nacimiento para que se muestren los cumpleaos del mes de abril, cuando se aplique un filtro para ver los cumpleaos del mes de febrero, el resultado incluir slo los cumpleaos del mes de febrero. Access quita automticamente el filtro que devolvi nicamente los cumpleaos de abril antes de aplicar el segundo filtro.
Si bien se puede aplicar a los campos un solo filtro a la vez, se puede especificar un filtro diferente para cada campo presente en la vista. Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que residen en el Reino Unido y cuyo cumpleaos se celebra en el mes de abril, se puede filtrar la tabla Contactos por el campo PasRegin y tambin por el campo Fecha de nacimiento.
Cuando se filtran varios campos en una sola vista, se combinan los filtros mediante el operador Y de la siguiente manera:
PasRegin = Reino Unido Y mes de Fecha de nacimiento = abril
Con los resultados filtrados se puede trabajar de la misma manera que con la vista inicial; por ejemplo, los datos se pueden editar y es posible moverse a otros registros.
Para volver a la vista sin filtrar, es preciso quitar los filtros. Al quitar temporalmente un filtro, se quita el filtro de la vista de modo que se puede volver a la vista original sin filtrar. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, se puede hacer clic en Alternar filtro para pasar de la vista filtrada a la vista sin filtrar, y viceversa.
Para quitar un filtro de manera permanente de una vista, borre el filtro. Para obtener informacin sobre cmo borrar los filtros, vea la seccin Borrar o guardar un filtro.
La configuracin de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto, incluso si se cambia a otra vista del objeto. En otra palabras, si se filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuracin del filtro permanecer activa si se cambia a la vista Formulario o Presentacin, y permanecer activa hasta que se cierre el formulario. Si se guarda el objeto mientras est activo el filtro, ste estar disponible la prxima vez que se abra el objeto.
Filtro por seleccin

Si el valor que desea usar como base para un filtro est actualmente seleccionado, podr filtrar rpidamente la vista haciendo clic en uno de los comandos de seleccin. Los comandos disponibles varan dependiendo del tipo de datos del valor seleccionado. Estos comandos tambin estn disponibles en el men contextual del campo, al que se obtiene acceso haciendo clic con el botn secundario en el campo.
Por ejemplo, si est seleccionado el valor 21/2/1967 en el campo denominado Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Seleccin para mostrar el filtro por comandos de seleccin.
La lista de comandos incluye automticamente el valor actual, por lo que no hay que escribirlo.
La lista de comandos tambin depende de la porcin del valor que se haya seleccionado. Por ejemplo, si se seleccionan slo algunos de los caracteres del valor, se ver una lista diferente de comandos, dependiendo de la parte del campo que se haya seleccionado.
Filtro que usa el inicio de un valor de campo... ...la parte central de un valor de campo... ...o el final de un valor de campo.
Filtro por formulario

Esta tcnica resulta til cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien, cuando se intenta buscar un registro especfico. Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al formulario o a la hoja de datos original. A continuacin, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Una vez finalizado, Access busca los registros que contengan los valores especificados.
NOTA
No se pueden especificar valores para campos multivalor mediante filtro por formulario, ni para los campos cuyo
tipo de datos es Memo, Hipervnculo, S/No, Objeto OLE, si bien se pueden especificar valores para otros campos del conjunto de registros.
Por ejemplo, si desea buscar todos los registros de cliente en los que el ttulo de la persona de contacto sea Propietario y esa persona resida en Guadalajara o en Toledo, abra el formulario Clientes y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro u orden avanzado y, a continuacin, haga clic en Filtro por formulario.
Escriba el primer conjunto de valores, haga clic en la ficha O y, a continuacin, escriba el siguiente conjunto de valores. Observe que si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los dems valores de campo, deber especificar ese valor en la ficha Buscar y cada ficha O. Cada ficha O representa un conjunto alternativo de valores de filtro.
Para cambiar el filtro:
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.
Access muestra nicamente los registros que coincidan con los valores especificados.
Filtros avanzados
Es posible que desee aplicar un filtro no incluido en la lista de filtros comunes. Por ejemplo, si desea buscar los registros con fechas de los ltimos siete das o los ltimos seis meses, puede que tenga que escribir los criterios del filtro.
El uso de esta caracterstica requiere que el usuario est familiarizado con las expresiones. Las expresiones son similares a las frmulas que se escriben en Excel y a los criterios que se especifican cuando se disea una consulta.
Por ejemplo, si desea buscar los nombres de los contactos cuyo cumpleaos se celebr en los ltimos siete das, podr usar un filtro avanzado.
En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuacin, haga clic en Filtro u orden avanzado en el men contextual.
Agregue los campos del filtro a la cuadrcula de diseo y especifique los criterios de filtro en la fila Criterios.
Cuando haga clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, Access mostrar los registros filtrados
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Access ofrece varias herramientas para la creacin de formularios en la ficha Crear, que se pueden usar para crear rpidamente un formulario. Si estas herramientas no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco. Como su nombre indica, esta herramienta abre un formulario nuevo en blanco, que el usuario puede personalizar con el formato que desee. Esta opcin permite crear un formulario de forma bastante rpida, especialmente si slo se desean incluir pocos campos.
Crear un formulario en blanco

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel de tareas Lista de campos.
2.
En el panel de tareas Lista de campos, expanda las tablas que contienen los campos que desea ver en el formulario.
3.
Para agregar un campo al formulario, haga doble clic sobre l o arrstrelo al formulario. Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los campos que desea agregar y, a continuacin, arrstrelos al formulario.
El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar segn qu parte del formulario est seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione otra parte distinta del formulario e intente agregar el campo nuevamente. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artculo Agregar un campo a un formulario o informe.
4.
En la ficha Formato, use las herramientas del grupo Controles para agregar al formulario un logotipo, un ttulo, nmeros de pginas o la fecha y la hora.
5.
Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseo; para ello, haga clic con el botn secundario en el formulario y luego haga clic en Vista Diseo herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo. . A continuacin, podr usar las
Para agregar un control, haga clic en la herramienta del control que desee agregar y, a continuacin, haga clic en la parte del formulario en la que desee colocarlo.
Importar una tabla a Outlook 2007

Elije del men archivo Exportar importar
Activa la opcin Access 2003
Se detectan las tablas automticas que contiene Access
se asignan los campos
Finalizar
Tabla de contenido DEFINICION BASE DATOS ....................................................................................1 CLASIFICACION DE BASE DE DATOS .....................................................................1 Bases de datos orientadas a objetos ...................................................................1 Bases de datos documentales ............................................................................1 Base de datos deductivas ..................................................................................1 Gestin de bases de datos distribuida .................................................................2 TIPOS DE BASE DE DATOS ...................................................................................2 CREAR BASE DE DATOS .......................................................................................3 OPERACIONES CON TABLAS .................................................................................4 Importar datos de otro origen ............................................................................6 Importar una hoja de clculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos de Office Access 2007 .......................................................................................8 Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos ..........................................9 Agregar un nuevo campo a una tabla nueva ...................................................... 10 Definir explcitamente el tipo de datos .............................................................. 12 Definir explcitamente el formato...................................................................... 12 Definir las propiedades de las tablas ................................................................. 13 Definir una propiedad de tabla ......................................................................... 13 USO DE FILTROS............................................................................................ 15 Filtro por seleccin ......................................................................................... 17 Filtro por formulario........................................................................................ 18 Filtros avanzados ........................................................................................... 19 Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco ......................... 21 Crear un formulario en blanco ............................................................................ 21
Importar una tabla a Outlook 2007 .................................................................... 24

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CLASIFICACION DE BASE DE DATOS

Bases de datos documentales

Base de datos deductivas

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OUTLOOK BASES DE DATOS [2]

Gestin de bases de datos distribuida

TIPOS DE BASE DE DATOS

varias tablas vinculadas entre ellas.

-Reduccin de errores determinados por la introduccin de datos.

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OUTLOOK BASES DE DATOS [3]

CREAR BASE DE DATOS

Para cambiar la ubicacin del archivo, haga clic en Examinar

, situado junto al cuadro

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OPERACIONES CON TABLAS

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OUTLOOK BASES DE DATOS [5]

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Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

Haga clic en el Botn Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Importar datos de otro origen

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Haga clic en Aceptar.

Access inicia el Asistente para importacin.

En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.

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Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar.

Haga clic en Aceptar.

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OUTLOOK BASES DE DATOS [9]

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

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OUTLOOK BASES DE DATOS [10]

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

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Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Moneda

Nmero, doble Nmero, doble Nmero, doble

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OUTLOOK BASES DE DATOS [12]

Definir explcitamente el tipo de datos

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explcitamente el formato

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Definir las propiedades de las tablas

Definir una propiedad de tabla

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.

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HojaSecundariaDeDatosExpandida Orientacin MostrarVistasEnSharePoint

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OUTLOOK BASES DE DATOS [15]

Haga clic en el Botn Microsoft Office