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Manual de Tramite Documentario _Cliente_.pdf

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SINGER-MF MODULO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

El Modulo Cliente de Tramite Documentario, es el encargado de realizar todos los procesos de trámite de expedientes, desde la creación hasta el archivamiento, en el fondo tenemos un Modulo de Tramite Documentario Administrador que controla todo el trabajo de las Áreas, tenga en cuenta que cualquier operación que realice será almacenada en el servidor, por seguridad se guarda la fecha y hora en que se realizan los cambios así como las dirección lógica y Física de Red, la hora y fecha son tomados del servidor por lo que variar la fecha y hora del sistema operativo cliente no altera la fecha original del servidor. Por seguridad se toma información y copias de seguridad cada cierto tiempo además de almacenar información para encontrar el origen de las operaciones es por lo cual se sugiere a los que trabajan con este modulo realizar los procesos en forma correcta, ya que toda operación indebida puede ser rastreada.
Características Técnicas del Sistema El sistema trabaja en un arquitectura Cliente/Servidor de 2 Capas con lo que se garantiza la seguridad de información y la solides de mantenimiento de Base de Datos. Requerimientos Necesarios de Software Sistema Operativo Windows 98/ME/2000/XP/2003/Win7/Win8 Servidor de Base de Datos MySQL 4.1 o superior Lenguaje de Desarrollo Embarcadero Delphi Requerimientos Mínimos del Sistema • • • • • Pentium IV 2,66 GMHz, 128 MB RAM, 100 MB en disco duro Video a 32bits de color Resolución Mínima 1024x768 se recomienda una resolución mayor.

Contacto y Soporte Técnico

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Responsable: Juan Carlos Juárez Vargas Web site : www.zoftprofessional.com Correo Electrónico: juarezv@hotmail.com Dirección Jirón 7 de Junio 329 Teléfono: 051 – 364735 Movil: 051 – 951007384 RPM *066827

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La primera ventana nos pide que ingresemos el usuario y contraseña Luego debemos seleccionar el Area al que tenemos permiso de hacer los tramites y presionamos ENTRAR Luego de entrar ya podemos ver la ventana principal 2 .INGRESO AL MODULO DE TRAMITE DOCUMENTARIO Para ingresar al Modulo de Tramite Documentario. debe contar con un usuario y contraseña el cual es proporcionado por el Jefe de Informática o Personal a cargo del area de Soporte técnico o similares.

En la Barra de Herramientas podemos ver el Botón nos muestra la ventana principal en donde podemos ver todos los expedientes . el cual 3 .

EXPEDIENTES PARA RECIBIR: En esta pestaña se encuentra los expedientes que están por llegar al Área y todavía no fueron Recibidos. SIN DERIVAR – DESPACHO: En esta pestaña podemos encontrar los Nuevos Expedientes ( Expedientes Creados por el Área) y los expedientes que serán Derivados a otras Áreas. EXPEDIENTES PENDIENTES: Los expedientes en este estado. Podemos concluir que en esta pestaña se encuentra los expedientes que serán enviados a otras oficinas nuevas y derivadas. EXPEDIENTES DERIVADOS: Estos expedientes son los que Salieron de Nuestra Área y se enviaron a Otra. • • Expedientes Nuevos Creados por Tramite Documentario u otra Área que todavía no fueron enviados. 4 . son los que fueron Recibidos por el Área y se encuentra pendientes de Trámite. ESTADOS DE LOS EXPEDIENTES Para entender el funcionamiento del sistema explicaremos los principales estados a los que puede pasar un expediente.Por defecto nos muestra selecciona la pestaña Pendientes En la imagen podemos ver que indica Expedientes Pendientes (2) esto indica que tenemos 2 expedientes pendientes para dar solución. Los Expedientes que estaban Pendientes de Trámite y que fueron Derivados a otra Área. Se podría decir que el fin de trámite de un expediente. EXPEDIENTES ARCHIVADOS: Son los expedientes archivados por el Área.

NUEVO EXPEDIENTE: Para registrar un nuevo expediente se puede hacer cualquiera de las siguientes opciones 1.EXPEDIENTES SIN DERIVAR – EN DESPACHO En esta pestaña podemos realizar las operaciones básicas de registro de Nuevos Expedientes. el listado que se muestra son los expedientes que están listos para ser enviados a otras Áreas. 2. Barra de Herramientas -> NUEVO EXPEDIENTE Pestaña Sin Derivar – Despacho -> NUEVO EXPEDIENTE Luego se muestra la ventana 5 .

Fecha: Fecha del documento asignado por el usuario. Prioridad: Se indica la prioridad del Documento. el cual debe resumir de forma concisa la información principal. Origen: Si el documento fue generado internamente o es externo Asunto : Referencia Importante del Documento. Folios: Numero de Hojas que contiene el documento.Doc. 6 . REGISTRAR DATOS DEL DOCUMENTO Luego tenemos Datos del Documento Tipo. El Nº de Expediente y Fecha son Generados con la información del Servidor.En esta ventana registramos los datos mas resaltantes del Expediente. Resumen: Resumen de contenido. : Tipo de Documento que se registra Nº Doc: es la información del Numero de Documento Asignado por el Usuario.

IMÁGENES DEL DOCUMENTO El Sistema de Tramite también permite guardar imágenes escaneadas de los documentos.DATOS DE LA PERSONA QUE REMITE Se puede escribir para realizar una búsqueda rápida de no encontrar al usuario interesado presionamos F6 para hacer una búsqueda avanzada. Luego como se muestra en la imagen superior podemos realizar una Búsqueda. si luego de hacerlo no encontramos al Usuario Presionamos el Botón Nuevo para Agregarlo. si se cuenta con un escáner se puede digitalizar por lo menos la primera pagina y almacenarla en el servidor. Se puede adjuntar directo desde el escáner o podemos subir una imagen desde un archivo 7 .

IMPRIMIR HOJA DE TRAMITE: La impresión de Hojas de Tramite se puede realizar en caso de no tener una impresora de código de Barras. ENVIAR DESPACHO: Este botón debe ser presionado cuando estamos listos para enviar el despacho a las demás oficinas. debemos seleccionar varias Áreas presionando Ctrl+Click Y finalmente Presionamos el Botón Guardar. por lo cual podemos hacer algunas operaciones. si es un expediente Múltiple que puede llegar a varias oficinas como por ejemplo un memorándum múltiple. luego de esto recién podrán ser recepcionados por las otras Áreas. seleccionamos la Acción. Mientras los Expedientes están Sin Derivar – Despacho podemos hacer algunas operaciones EDITAR DESTINO : Se puede editar el destino del expediente en caso de que exista un Error ANULAR : Se puede anular un Expediente el cual será borrado. y Seleccionamos as Áreas a las que se enviara el Expediente. Al hacer esto el expediente registrado todavía no será enviado a la oficina seleccionada. 8 .INFORMACIÓN DE TRAMITE Luego debemos ingresar información del trámite. luego escribimos un proveído. pero realmente no se elimina de la base de datos . MODIFICAR ANTES DE ENVIAR O DERIVAR Antes de enviar los documentos todavía puede ser modificados siempre y cuando hayan sido creados por el AREA.

se debe presionar este botón cada cierto tiempo cuando necesitemos pedir información actualizada al servidor. REFRESCAR: Este botón permite actualizar la información. como se puede ver el Expediente Contiene 2 Documentos Adjuntos.IMPRIMIR ETIQUETAS: Si se cuenta con una impresora de códigos de Barras se puede usar esta opción. DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE En la parte inferior siempre tendremos activa un lista de los Documentos que contiene el Expediente. Podemos ver el botón VER DOCUMENTO el cual permite visualizar información del documento. 9 .

EXPEDIENTES PENDIENTES Los expedientes pendientes son los documentos que ya fueron recepcionados y están en trámite en el AREA. En esta pestaña podemos hacer 2 opciones DERIVAR el Expediente o ARCHIVARLO DERIVAR EL EXPEDIENTE Al presionar el Botón DERIVAR se muestra la siguiente ventana 10 . se puede ver en la lista de color rojo los documentos que excedieron el nivel mínimo de días que debe estar un documento en el AREA.

seleccionamos el Área Destino. el Tipo de Tramite y un mensaje de proveído. y presionamos Enviar a Despacho. podemos presionar ADJUNTAR NUEVO EXPEDINETE. Luego podemos Derivar . ARCHIVAR Si el tramite del documento a terminado en el Área podemos presionar el botón Archivar. antes pasa a la lista o pestaña de nombre “Sin Derivar – Despacho” y para enviarlo tenemos que presionar enviar despacho.Esta ventana muestra los documentos adjuntos al expediente. como se puede ver solo tenemos un documento. por lo general el primer documento no se puede Eliminar es por eso que al presionar el Botón Quitar Documento se muestra el mensaje Si tenemos la necesidad de adjuntar un documento adicional al Expediente. Este documento derivado todavía no se envía directamente al Área. con lo cual hacemos que el expediente quede almacenado. 11 . e ingresar los datos del documento. como podría ser un resolución o informe adicional.

EXPEDIENTES PARA RECIBIR Esta Pestaña muestra una lista con los documentos que están llegando a nuestra Área y no están recepcionados. 12 . en casos externos cuando no se desea recibir se puede utilizar esta opción. RECIBIR CON CODIGO DE BARRAS: El sistema trabaja con código de barras tanto en las hojas resumen cono en las etiquetas para recibir expedientes en forma mas rápida y si se cuenta con un lector de código de barras se puede usar esta opción. aquí tenemos 3 opciones RECIBIR DOCUMENTOS: Para recibir documentos. tenemos que marcas los cuadros de marcación de la lista como se puede ver en la imagen Luego presionamos el Botón Recepcionar Documentos DEVOLVER EXPEDIENTE: Esta opción permite retornar el documento al Origen. con lo cual el documento regresa al origen.

EXPEDIENTES DERIVADOS Cuando ya se envía el Despacho. es decir ingresamos a la pestaña “Sin Derivar – Despacho” y presionamos los expedientes pasan al estado de Derivados. esto quiere decir que las Áreas Destino están listas para recibir los expedientes. Esta pestaña contiene 2 Listas La lista superior son los Expedientes Derivados pero que todavía no han sido Recibidos por las otras AREAS. En la Lista Inferior podemos ver los expedientes Derivados pero ya fueron Recibidos en las Áreas Destino 13 . Imprimir las Hojas Resumen y También las Etiquetas. En donde podemos hacer algunas opciones como imprimir la Lista de DESPACHO .

y en la lista inferior podemos visualizar que la ultima oficina que llego el tramite es a LOGISTICA Y COMUNICACIÓN en el cual esta como Archivado. se puede buscar por código. por Nombres de los interesados. o por el asunto del documento.BUSCAR EXPEDIENTES LA búsqueda de expedientes es muy fácil y rápida. Al presionar DobleClick Podemos visualizar el SEGUIMIENTO DEL DOCUMENTO Podemos visualizar el seguimiento del documento podemos apreciar que el expediente tiene código 00900100022012. 14 . contiene 02 documentos adjuntos.

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