Ejecucin y Control de Proyectos

1.1. El proceso de Control de Proyectos El proceso de Control de Proyectos tiene como objetivo fundamental establecer un balance de lo realizado y determinar lo que falta por hacer. Normalmente, este proceso lo cumple el Lder del Proyecto, llevando a cabo las siguientes tareas: Dirigir reuniones para identificar y resolver Problemas Dirigir reuniones de comunicacin, con la finalidad de: o Preparar y poner en marcha Planes de Accin oElaborar y presentar Reportes de Progreso Al cumplir estas tareas, el Lder del Proyecto estar realizando lo que comnmente denominamos "hacer el seguimiento del proyecto", que no es otra cosa que evaluar los logros, las actividades cumplidas y las situaciones especiales que afectan o que potencialmente pudieran afectar el avance del proyecto. Con el fin de expresar el avance de un proyecto en forma muy concreta y simple, el Sistema de Gestin de Proyectos calculatres indicadores que miden el progreso de los proyectos: AVANCE : Este indicador expresa el porcentaje de avance de un proyecto en trminos de los productos (modelos, programas, documentacin, etc.) que en el plan de dicho proyecto se haya previsto desarrollar: De todo lo que tenamos previsto hacer, cunto hemos hecho?. DEMORA : Este indicador expresa en das, las demoras (o adelantos) que puedan existir en el cumplimiento de las fechas estimadas (lnea base) en el plan de un proyecto: El proyecto tiene un retraso (o adelanto) de x das, por que las actividades se cumplieron con un retraso (adelanto). RETRASO : Expresa en das, el retraso (o adelanto) que pueda tener un proyecto, como producto de una duracin mayor (o menor) a la prevista en el plan: El proyecto est atrasado (o adelantado), porque hemos cumplido las actividades en x das ms (o menos) de lo previsto en el plan. HORAS : Para un momento especfico, este indicador ofrece una comparacin entre las horas invertidas por el personal tcnico y los estimados de esfuerzo parciales hechos para el proyecto: Est el proyecto utilizando ms recursos humanos de lo previsto en el plan?.
Procesos de ejecucin: Son los procesos utilizados para abordar y completar secuencialmente las actividades definidas en el plan de gestin del proyecto. Implican integrar y coordinar la temtica del proyecto con las personas involucradas, los recursos y los tiempos planificados para la ejecucin. Incluyen procesos de capacitacin del personal, la adquisicin de equipamiento, el aseguramiento de la calidad de ejecucin, la circulacin de la informacin. Consumen la mayor parte del presupuesto del proyecto. Los productos entregables son producidos como salidas de los procesos ejecutados segn se define en el plan de gestin del proyecto. Las variaciones en la ejecucin normal pueden hacer

necesaria cierta replanificacin. Estas variaciones pueden incluir las duraciones de las actividades, la disponibilidad de recursos y riesgos no anticipados. Procesos de seguimiento y control: Son procesos realizados para observar la planificacin, la ejecucin y el cierre del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto. El rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto. Incluyen controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipacin de posibles problemas. Importancia de los procesos de seguimiento y control : Las acciones y actividades planeadas para la ejecucin del proyecto deben estar relacionadas con los objetivos, ser detalladas y enfocadas, tcnicamente factibles y apropiadas para la realidad local en la que se presenta la situacin de inters. Para asegurar el xito de un proyecto de apoyo a la conservacin, es necesario poner a prueba los supuestos biolgicos sobre los que se basa el proyecto, detectar si las acciones y actividades planteadas funcionan en relacin a los objetivos y aseguran el impacto deseado, ya sea sobre la puesta en valor de la oportunidad de conservacin o sobre la mitigacin de la amenaza para la conservacin de la que trata el proyecto. Tambin es necesario controlar si las acciones y actividades propuestas o realizadas tendrn o tienen un impacto positivo sobre los usuarios, como as tambin es necesario mostrar y demostrar a los usuarios y financiadores del proyecto que se cumplir o se cumpli con lo proyectado. Se pueden aplicar cuatro enfoques complementarios para el seguimiento y la evaluacin: - Informal interno: reflexiones informales, pero regulares entre los miembros del equipo de trabajo, con participacin de todos los involucrados. - Fomal interno: definicin y medicin de indicadores de logros. Monitoreo. - Informal externo: reflexiones informales, pero regulares con participacin de agentes externos al grupo de trabajo, ya sea expertos cientficos o tcnicos, miembros de la comunidad social relacionada con el proyecto, funcionarios, otros. - Formal externo: evaluacin formal del plan y/o el desarrollo del proyecto por expertos de las distintas reas involucradas en el proyecto (cientfica, social, econmica, legal, etc.) Procesos de cierre : Una vez que se han evaluado los resultados de las acciones y actividades planeadas y ejecutadas, se debe tomar la decisin de terminar y cerrar los procesos deplanificacin, ejecucin y seguimiento que han sido exitosos y ya no son necesarios, mejorar aquellos que han mostrado falencias, y renovar o incluso clausurar aquellos que han demostrado ser ineficientes para la meta y los objetivos planteados en el proyecto.