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PROGRAMA DE AUDITORIA DE LOS PROCESOS DESARROLLADOS EN LOS AOS 2010 AL 2013

COBRO COACTIVO INSTITUTO DEL SEGURO SOCIAL ISS 2013

GENERALIDADES

OBJETIVO GENERAL
Ejercer vigilancia, evaluacin y revisin de las acciones, evidencias, medidas y actividades desarrolladas del proceso de cobro coactivo que ha desarr0llado la oficina Jurdica de los procesos 1, 2, 3 y 4 dirigidos contra los exfuncionarios del Seguro Social ISS y a cargo de la Directora Jurdica la Doctora Esperanza Tovar y direccionados por la Abogada, la Doctora Lady Carolina Tafur; respecto a los parmetros normativos, legales e institucionales, especialmente el Reglamento Interno de Recaudo del Seguro Social.

ALCANCE El estudio y exploracin se realizar del Proceso de Cobro Coactivo del Instituto del Seguro Social ISS de la oficina Jurdica de la Seccional Ibagu, del cobro de Cartera vencida de crdito de vivienda de los procesos 1, 2, 3 y 4 de los aos 2010 al 2013.

IDENTIFICACIN Miguel Ernesto Muoz Sierra, quien se encargar del cumplimiento de dicho programa de Auditoria enfocado en el Plan de Auditora, en la cual se estipula la exploracin, vigilancia y seguimiento de los procesos 1, 2, 3 y 4 del Cobro de Cartera en nivel coactivo del proceso por prstamo de capital para vivienda.

RECURSO HUMANO Le componen las personas que han llevado a cabo o se han encargado de hacer seguimiento y ejecucin de actividades y funciones relacionadas con los procesos correspondientes al uno, dos, tres y cuatro de los aos 2010 al 2013. Las personas cuentan con una ardua experiencia en el Derecho Administrativo, se han desempeado por tres aos en el Cargo; tambin se ha desempeado como Secretaria de Hacienda en el Municipio de Cha desarrollando igualmente las mismas funciones.

RECURSOS FSICOS Medios Electrnicos: Para la presentacin de Informes, recoleccin, tabulacin, modelacin y anlisis de datos, encuestas y entrevistas adems de contar con procesador de datos, herramientas para la presentacin acadmica de Informes y hojas de clculo para mtodos de comparacin, estimacin, deduccin entre otros; incluido en forma magntica o fsica (Impresa). Tambin permite el almacenamiento de Informacin y su plena disposicin cuando ello as lo requiera. Incluye cinco equipos porttiles y una impresora.

Medios para Almacenamiento: utilizados para la conservacin, acopio y organizacin de los documentos soporte, de las evidencias recolectadas, informes anteriores, de los papeles de trabajo y de la dems informacin que tuvo influencia directa o indirecta con la Auditoria, antes, durante y al finalizar el proceso. Memorias USB por cada integrante, Portafolio General de Evidencias por cada Integrante y un Portafolio macro que rene toda la informacin del trabajo realizado.

Medios para recoleccin de Informacin: Instrumentos utilizados para facilitar la recoleccin de datos, toma de apuntes y seguimiento visual de manera ms organizada y dejando por tanto evidencia de dicho proceso, como prueba de respaldo y apoyo a tomar decisiones o a especificar un dictamen. Tablas para datos, carpetas personalizadas, hojas blancas tamao carta u oficio, esferos, lpices, borradores y similares; para este se incluir un kit soporte que se entregar a cada integrante.

CRITERIOS Normativa Nacional


Ley 1066 de 29 de Julio de 2006 Adicionalmente el artculo 5 de la referida Ley 1066, dispone que las entidades pblicas que tienen jurisdiccin coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor, debern seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario. Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006, De igual manera en los artculo 1, 3. y 4 del Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006, establecen que el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera deber ser expedido a travs de normatividad de carcter general, en el orden nacional y territorial por los representantes legales de cada entidad y ordenan a las entidades pblicas definir en su reglamento de cartera los criterios para el otorgamiento de facilidades o acuerdos de pago y los parmetros con base en los cuales se exigirn las garantas que respalden los mismos. Manual de Cobro Administrativo Coactivo para Entidades Territoriales

Documento expedido por El Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico en el ao 2.002; dicho manual tiene por objeto garantizar que los procesos de cobro sean ejecutados con arreglo a las debidas normas procesales y de derecho y se desenvuelvan en los trminos previstos en la normatividad.

Normativa Corporativa e Institucional de Nivel Nacional


Resolucin 336 del 6 de febrero de 1998. Por medio de la cual se reglament el cobro coactivo en el Instituto y se autoriz el funcionamiento de la Oficina Nacional de Cobro Coactivo, como dependencia de la Direccin Jurdica Nacional del Instituto del Seguro Social ISS. Resolucin 2013 De 2003 De Agosto 22. Por la cual se ampla el alcance de la Resolucin nmero 0336 del 6 de febrero de 1998, se deroga la Resolucin nmero 3890 del 13 de septiembre de 2002 y se reglamenta el reparto de las deudas a cobrar por el procedimiento coactivo.

Manual nico De Cobranzas Y Reglamento Interno Del Recaudo De Cartera

Expedido por la Gerencia Nacional De Recaudo y el Departamento Nacional De Cobranzas en la Ciudad de Bogot, Febrero 2011; y cuyo objetivo fundamental es el de establecer las funciones y responsabilidades que competen a cada una de las reas involucradas en el proceso administrativo y contable de la funcin de cobranzas, contiene la normatividad, los diagramas de flujo y la descripcin de actividades de cada proceso y/o subproceso.

Manual de Procesos y Procedimientos Contiene los procesos y procedimientos del Seguro Social, segn la Exigencia del Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema de Gestin de Calidad.

Manual de Funciones y Competencias Laborales

Contiene las diferentes funciones y competencias laborales que deben tener los cargos dentro del Instituto.

Normativa Corporativa de la Seccional


Resolucin 336 del 6 de febrero de 1998. Por medio de la cual se reglament el cobro coactivo en el Instituto y se autoriz el funcionamiento de la Oficina Nacional de Cobro Coactivo, como dependencia de la Direccin Jurdica Nacional del Instituto del Seguro Social ISS.

ACTIVIDADES, INCLUIDO PROCEDIMIENTOS Y TIEMPOS


Recoleccin De Informacin, Anlisis, Entrevistas,
SEMANA 1 RECOLECCIN DE INFORMACIN DE LA EMPRESA A AUDITAR Consulta de misin, Visin, mapa de procesos y procedimientos, sistema de Control Interno del I.S.S. Consulta sobre procesos y procedimientos internos de Cartera manejados especficamente en la seccional Ibagu. Consulta de Procedimientos, controles y actividades manejados en cobro coactivo de crdito de vivienda. Recibimiento de los procesos asignados por la Lder y la normativa que le regula, justifica y reglamenta.
4 horas

SEMANA 2

SEMANA 3

SEMANA 4

3 horas

3 horas

30 min

PRIMERA VISITA A LA EMPRESA Conocimiento General de la oficina Jurdica y recorrido de sus instalaciones. Presentacin con los Abogados que componen la planta de la oficina Jurdica. Presentacin al funcionario respectivo. Explicacin del trabajo prctico en beneficio de la organizacin y del aprendizaje formativo del estudiante.
15 min

15 min

15 min

ENTREVISTA A FUNCIONARIOS Y GERENTE DE LA ENTIDAD. Entrevista con el o la Encargado (a) de Liderar el proceso de Cobro coactivo de crdito de vivienda.
(Conocimiento de los diferentes procesos).

4 horas

Entrevista con el o la Encargado (a) de Liderar el proceso de Cobro Persuasivo de crdito de vivienda.

2 horas

2da. Visita a la empresa: informacin complementaria.


6 horas

Consulta de los diferentes informes existente sobre el manejo de Cobro coactivo de crdito de vivienda. Exploracin de cada uno de los procesos asignados. Verificacin de los documentos existentes con los que exige la norma.

8 horas

10 horas

REALIZAR LA INVESTIGACIN REFERENTE A LA PERIODICIDAD DE LOS INGRESOS CORRESPONDIENTES AL COBRO COACTIVO DE VIVIENDA.

Revisin de las diferentes acciones y medidas tomadas para recoger dicha cartera. Comprobacin de pruebas, medidas y acciones en los plazos, trminos y

8 horas

DETERMINAR PUNTOS CRTICOS DONDE SE DEBEN CENTRAR LAS MEJORAS Y PODER DAR UN DIAGNSTICO. Establecer las pruebas de cumplimiento, teniendo en cuenta que las pruebas sustantivas se han aplicado anteriormente de acuerdo a los hallazgos y observaciones. Aplicacin de las pruebas de cumplimiento de acuerdo a lo establecido anteriormente.
1 hora

6 horas

PRESENTACIN DEL INFORME. Resumen de los papeles de trabajo y entrega a la lder del equipo de Auditora. Reunin de todos los integrantes, comentarios sobre la experiencia, y sobre posibles aportes al Informe. Sustentacin del Informe de Auditoria.
2 horas 2 horas

30 min

Retroalimentacin. Reunin de todos los integrantes con el personal encargado de los procesos y retroalimentacin entre las partes. Conclusiones y recomendaciones
45 min

Evaluacin de mejoras

METODOLOGIA Se usarn tcnicas como: - La entrevista. Preguntas: Como se est ejecutando el proceso de cobro coactivo de cartera, que normativa le rige, cules y cuantos son los procesos, que dificultades ha presentado en el proceso, que metas o patrones de comparacin se manejan, se cuenta con mapa de procesos y procedimientos, manuales, Reglamento Interno entre otros documentos soportes, existe un sistema de control interno en la oficina, entre otras que puedan surgir. - La indagacin. - La exploracin de expedientes. - La exploracin de Informes. - La comparacin de las normas con los expedientes existentes.

Verificacin de que los expedientes cumplen con los requisitos mnimos y la documentacin general. TERMINOS DE APOYO

Estos trminos son muy utilizados en el campo de trabajo, y pueden servir como soporte para el desarrollo y cumplimiento de la Auditoria de manera ms eficaz: Auditora de Gestin: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organizacin y con los que se han manejado los recursos. Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo determinado y dirigida hacia un propsito especfico. Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados en la auditoria. Evidencias de Auditoria: Informacin, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditora puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para respaldar juicios; la evidencia de auditora se basa tpicamente en entrevistas, revisin de documentos, observacin de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas. Criterios de Auditoria: Polticas, prcticas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor compara la informacin recopilada sobre la gestin o el proceso. Los requerimientos pueden incluir estndares, normas, requerimientos organizacionales especficos, y requerimientos legislativos o regulados. Debido proceso: Sometimiento de todas las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, en cuanto a los efectos que produzcan sobre el inters particular, a las formalidades preestablecidas por las normas jurdicas. Jurisdiccin coactiva: Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la administracin para el cobro de una obligacin. Es una accin de naturaleza administrativa y no judicial. Atribucin asignada a las entidades de derecho pblico, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios pblicos. Mandamiento de pago: Es la providencia que se notifica al deudor invitndolo a que pague bajo pena de ser embargado. Medidas cautelares: Se denominan igualmente medidas de seguridad, medidas precautorias, medidas de garanta, acciones preventivas. Hacen referencia a aquellas providencias que, ya de oficio, o a peticin de parte, puede adoptar el juez o el funcionario ejecutor respecto de personas, pruebas o bienes, que pueden resultar afectados por la demora que se tomen en las decisiones dentro del proceso, siempre con carcter provisional y tendientes a asegurar el cumplimiento de las determinaciones del juez o del funcionario ejecutor.

Recurso de apelacin: Se materializa en el principio de la doble instancia y procede generalmente contra los autos interlocutorios y las sentencias, para reformarlas o anularlas. Es un recurso mediante el cual el ejecutado lleva el proceso ante el superior jerrquico. Recurso de reposicin: Se interpone contra las providencias dictadas por el mismo funcionario, para que se revoquen o se reformen. Responsabilidad Fiscal: Declaracin jurdica en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor pblico o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la gestin fiscal que se ha realizado, y que est obligado a reparar el dao causado al erario, por su conducta dolosa o culposa. Tiene por objeto el resarcimiento de los daos ocasionados al patrimonio pblico como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestin fiscal, mediante el pago de una indemnizacin pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.

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