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En este curso podrs aprender de forma fcil, rpida y efectiva, cmo se hace la Contabilidad F Contabilidad Financiera Bsica, en proceso manual y computarizado, integrando desde el comienzo teora y prctica, y tecnologa con metodologa de tablas contables (R). Tiene aplicacin empresarial inmediata.
1. Contabilidad. Qu es?
Contabilidad: Origen y desarrollo Para entender mejor el concepto de contabilidad debemos relacionarlo con la propia naturaleza humana. El carcter intelectual y fabril de nuestra especie le llevan a producir y a computar, el sentimiento de propiedad conduce al hombre a valorar sus bienes, los lmites de la memoria lo obligan a tener que registrar sus operaciones dentro de la empresa. Es decir, la contabilidad naci de la prctica y necesidad de registro y poco a poco se forjaron sus caractersticas primarias. El desarrollo de la contabilidad se produce en forma paralela a la evolucin de las actividades econmicas desarrolladas por el hombre, las cuales, ahora por su complejidad y volumen han obligado a que las tareas contables tambin se hagan, lgicamente, cada vez ms complejas y con ms precisin. Por lo tanto no ser posible comprender el origen y desarrollo de la contabilidad sin vincularlo a la actividad econmica. Actividad econmica: Conceptos bsicos: Por su naturaleza, el ser humano tiene necesidades y deseos de poseer o disfrutar de medios, gracias a los cuales puede procurarse sensaciones agradables o evitar sensaciones desagradables. Los medios para satisfacer estas necesidades y deseos del hombre pueden ser libres libres y al alcance de todos, por ejemplo el aire, o escasos, como por ejemplo los alimentos. Definiendo la actividad econmica se puede decir que es la actividad humana encaminada a luchar contra la escasez, es decir a la consecucin de los medios (bienes y servicios) escasos con los que el hombre puede satisfacer sus necesidades y deseos, y consiste en la produccin de esos bienes y servicios escasos. Esta produccin econmica requiere de la intervencin de sus elementos que son: los recursos naturales, el capital, la tcnica y el trabajo humano. Por otro lado , el hombre al poseer la facultad de elegir entre varias alternativas y de escoger los usos que van a dar a los bienes con que cuenta, selecciona y combina los medios escasos de que dispone, realizando de esta forma una actividad econmica. Como conclusin, la actividad econmica se puede definir como aquella actividad desarrollada por el hombre que, partiendo de unos recursos escasos susceptibles de usos alternativos, busca la satisfaccin de las necesidades humanas. La empresa: En todas las pocas, desde que en tiempos primitivos comenz la diferenciacin social del trabajo, han existido organizaciones cuya finalidad es la produccin de bienes y servicios tiles para el hombre. Estas organizaciones consideradas en sentido amplio y creadas por el hombre para el desarrollo eficiente de las actividades econmicas, son lo que se ha venido en llamar empresas.
La vida de las empresas se asemeja en muchos aspectos a la de las personas fsicas. Al igual que stas, nacen, se desarrollan y mueren (desde el punto de vista legal). Tal y como sucede a los seres humanos, a lo largo de su existencia, stas tambin desarrollan y efectan mltiples actividades, al tiempo que van adquiriendo derechos y obligac derechos y obligaciones. Jurdicamente, lo mismo que sucede con una persona fsica, la empresa posee voluntad, se trata de la voluntad emanada de sus directivos, posee igualmente, adems, un domicilio fiscal y un patrimonio. Gestin de la empresa: Los actos que realizan las empresas cotidianamente son de muy diversa naturaleza, encaminados todos ellos a la consecucin de los fines empresariales. El empresario necesita tener conocimiento de cada uno de esos actos, de su importancia y grado de realizacin, para poder planificar y controlar la actividad de la empresa. Para ello debe disponer de un sistema de informacin capaz de mantener al empresario informado en todo momento de la marcha de cada elemento de la empresa y del grado de cumplimiento de los planes empresariales. A ste sistema de le denominaContabilidad El Patrimonio como objeto material de la contabilidad: El campo de actuacin objeto material de la contabilidad es el patrimonio, el cual est formado por un conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a la empresa, y que constituyen los medios econmicos y financieros a travs de los cuales sta puede cumplir sus fines. El patrimonio de una empresa est conformado por el dinero en sus cajas o en bancos, derechos de cobro sobre clientes, mercaderas, instalaciones, edificaciones, equipos de oficina, mobiliario, deudas derivadas de compras efectuadas o servicios recibidos, etc., que son necesarios para el desarrollo de sus actividades. Cuando estos elementos que conforman el patrimonio de la empresa, que constituyen un conjunto heterogneo se valoran en una misma unidad monetaria, se consigue la homogeneidad, quedando de sta manera concebido el patrimonio como campo de actuacin de la disciplina contable.
Estos temas se desarrollan ampliamente en seccin especial para cada uno, en lecciones y captulos posteriores. Para el estudio prctico del procedimiento se va a considerar un orden que seguir una secuencia que consta de 3 etapas, 6 Fases y 9 pasos, de acuerdo al siguiente esquema:
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4. Contabilidad. Mtodo
USO DE TABLAS: A continuacin empezamos a presentar algunas tablas que forman la estructura de nuestro Mtodo CONTAVA), ((Creado por el Profesor y Docente Universitario C.P.C. Vctor M. Arroyo Len, autor de ste curso)) las mismas que servirn para facilitar el aprendizaje de los conocimientos que comprende el estudio terico prctico del Procedimiento Bsico. Cada tabla debe ser memorizada despus de un razonamiento lgico, siguiendo el orden del N que tiene y de acuerdo a las instrucciones especificas dadas para cada una de ellas. No trabajar en la tabla N 2 si antes no se aprendi el contenido de la tabla N 1 y as en adelante. TABLA N 01: Esta tabla contiene una relacin de 12 transacciones principales (de la clase de transacciones externas o comerciales) propias de una empresa comercial de estructura unipersonal. En la tabla N1 se ha la hecho ejecucin prctica del paso N1 del procedimiento, es decir se ha identificado a 12 transacciones tipo y al mismo tiempo, para que sean reconocidos convenientemente, se complementa haciendo la explicacin de las caractersticas A), B) y C) mencionadas en el punto 3.(Captulo anterior). Tabla N 1:Relacin de las principales transacciones tipo de una empresa comercial unipersonal y el reconocimiento de sus caractersticas: TR.N 1: Inversin inicial del propietario con aportes en efectivo. A). Se recibe dinero del propietario como capital. Se da derechos de propiedad sobre sus bienes. B). Entra efectivo. C). Acta de constitucin de la empresa TR.N2: Compra de mercaderas al contado A). Se recibe mercaderas a cambio de dar dinero B). Sale efectivo C). Factura (recibida del proveedor ) TR.N3: Compra de mercaderas a crdito A). Se recibe mercaderas a cambio de la obligacin por pagar. B). Despus saldr efectivo C). Factura (recibida del proveedor ) TR.N4: Pago en efectivo de una deuda al proveedor A). Se da dinero a cambio de liberarse de la deuda obligacin
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g). Las de cobros que N tienen h). En las que hay movimientos con los bancos. 2.- Diga en que transacciones entra efectivo en forma inmediata y en cuales sale efectivo en forma inmediata y en cuales despus. 3.- Diga en que transacciones se reciben bienes y en cuales dinero, tambin en cuales se dan bienes y en cuales se da dinero en efectivo, y en cuales se hacen gastos. 4.- Cuales son las transacciones que tienen como documento la Factura y cuales tienen Recibos y de las otras, mencione qu documentos tienen. TABLA N02: Esta tabla contiene las 12 Transacciones tipo de la Tabla N1, adems, la indicacin del documento mercantil, as como de los datos bsicos que se deberan extraer de dichos documentos para cada una de las transacciones. En esta tabla se ha hecho la ejecucin prctica del paso 2 del Procedimiento y como la tabla anterior tambin debe ser memorizada en su contenido. Como se dijo en el punto correspondiente del Cap. anterior estos datos bsicos sirven para analizar la transaccin as como anotar el detalle de las mismas lo que a su vez corresponde a la ejecucin de la Fase 2 y 3 del Procedimiento, Finalmente como observacin general de esta tabla N 02 podramos decir que todas estas transacciones tienen los siguientes datos comunes: a). b). c). Fecha y N del documento Importes monetarios Nombre de tercera persona
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e). En todas, el documento mercantil es la fuente para la compilacin. TABLA N 02: Compilacin de datos bsicos de documentos para las mismas operaciones segn tabla N 01. TR.01:Inversin Inicial del propietario con aporte en efectivo Documento: Acta de Constitucin Datos: 1) Fecha 2) Forma de aportes 3) Valores de Aportes TR.02 :Compra de Mercadera al Contado Documento.: Factura (Recibida del Proveedor) Datos:1) N fecha de factura y nombre de Proveedor 2) Detalle de Artculos comprados, valor unitario y total de compra 3) Condiciones de Pago TR.03:Compra de mercaderas al contado Documento: Factura (Recibida del Proveedor) Datos: igual que la transaccin N02 TR.04:Pago en efectivo de una deuda al proveedor Documento: Recibo de Egresos Datos: 1). N de factura y nombre del proveedor 2) Importe pagado y forma de pago 3) Fecha de pago TR.05: Venta de mercaderas al contado Documento.: Factura (Emitida) Datos: 1) N fecha de factura y nombre del cliente 2) detalle de artculos vendidos, valor unitario y total de venta. 3) Condiciones de pago TR.06: Venta de mercaderas a crdito Documento: Factura (Emitida) Datos: igual que transaccin N 05 TR.07:Cobranza de cuenta por cobrar a cliente
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5. Contabilidad. Cuenta
1. Definicin:
Es la denominacin que se da a los distintos valores o conceptos del Balance, y bajo la cual se registra ordenadamente los aumentos y disminuciones que sufren como consecuencia de las operaciones practicadas por el negocio empresa. 2. Nombre de la Cuenta:
La denominacin o nombre que se asigna a una cuenta debe dar una idea del valor o concepto a que se refiere. Ejemplo: Caja: es el nombre que se da a la cuenta que registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo de un negocio. (Para ms ejemplos ver tabla 3) 3. Modelo de Cuenta:
La cuenta tiene dos columnas para registrar por separado las partidas de los aumentos y las disminuciones. Los modelos de cuenta son dos: 1) Cuando consta de dos pginas: una columna se encuentra en la pgina izquierda y la otra columna en la pgina de la derecha. 2) Cuando se pueden distribuir las dos columnas en una misma pgina. 4. Trminos de la Cuenta:
Debe y haber son trminos contables con los que se denominan las columnas de una cuenta: Debe: Es la columna que se encuentra en la parte izquierda. Haber: Es la columna que se encuentra en la parte derecha. Cargar Debitar: Es anotar una cantidad en el Debe de una cuenta. Abonar o Acreditar: Es anotar una cantidad en el Haber de una cuenta 5. Esquema de la Cuenta:
La representacin esquemtica de una cuenta es la figura conocida como cuenta T 6. Clasificacin Bsica de las Cuentas:
Las cuentas se clasifican bsicamente considerando las partes o elementos de la estructura contable o Ecuacin contable (A= P + C) en: Cuentas de Activo: A
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TERMINOLOGA
LO QUE REPRESENTAN ( significa) Todos los bienes o derechos que son propiedad del negocio.
I ) ACTIVO (A):
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Dinero en efectivo
2. Dinero depositado en las Instituciones Financieras Caja Bancos : 3. Bienes que son el objeto de compra venta como actividad principal del negocio.
1. 2. 3.
4. Personas que deben al negocio por la venta de Mercaderas: mercaderas, a quienes tenemos el derecho de cobrar.
Clientes: 5. Personas que deben al negocio por conceptos distintos de la venta de mercaderas a quienes 5. Deudores tenemos el derecho de cobrar. Diversos: 6. Bienes inmuebles que se adquieren con el 6. Edificios: propsito de utilizarlos, tales como casas, tiendas, oficinas, etc. 7. Mobiliario: Bienes muebles que se adquieren con el 8. Unidades de 7. propsito de utilizarlos, tales como escritorios, sillas, Transporte: mesas, estantes, ficheros, etc. 8. Vehculo de transporte que se compran para utilizarlos, tales como camiones, camionetas, motocicletas, etc.
4.
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II) PASIVO:(P)
Todas las deudas u obligaciones a cargo del negocio 9.- Personas o cosas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercaderas.
9.
Proveedores:
10.- Personas a quienes debemos por concepto distintos al de la compra de mercaderas. Diferencia aritmtica entre el Activo y el Pasivo: Se le conoce tambin como capital Contable o Capital Lquido. 11.- Inversin del propietario, cuyos aportes le da el derecho de propiedad sobre sus bienes. 12.- Activos que se reciben por la venta de mercaderas o servicios. 13.- Activos que se utilizan o consumen con el fin de obtener ingresos
III) CAPITAL :(C) 11. Capital: 12. Ingresos : Cuentas de: 13. Gastos: Cuentas de:
8.
Movimientos: Se les llama movimientos a las sumas de los cargos y los abonos. Existen dos clases de movimientos: Movimiento Deudor Movimiento Acreedor Movimiento deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta . Movimiento Acreedor: se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta Saldos: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos: Saldo Deudor Saldo Acreedor
Saldo Deudor:Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor. Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor. Cuando una cuenta nicamente tiene movimiento deudor, su
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A = P + C
Esta sencilla igualdad es la base de toda la teora de la Contabilidad Se le denomina ecuacin fundamental de la contabilidad ecuacin contable bsica Es la relacin matemtica que une las masas patrimoniales Tambin se le denomina Balance. El concepto Balance est relacionado con Balanza, y expresa el equilibrio constante en los dos trminos de la igualdad. TEORA DE LAS CUENTAS: Los conjuntos denominados Activo, Pasivo y Capital, pueden ser descompuestos en elementos o cuentas. A su vez estas cuentas se pueden descomponer en sub cuentas. Este proceso podra seguir en forma indefinida en funcin del grado analtico que nos propongamos. La cuenta es un instrumento de representacin y medida de un elemento patrimonial que capta la situacin inicial, las variaciones que se vayan produciendo y la situacin final.
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De acuerdo a lo indicado en la definicin de "La Cuenta" se llega a la siguiente consideracin bsica: "Toda operacin produce efectos econmicos de aumentos y /o disminuciones", los mismos que se registran por medio de cuentas. Esta consideracin nos da la base terica para entender mejor la explicacin de los pasos 3 y 4 (1era parte) de la secuencia del procedimiento, en su fase 2 de anlisis de transacciones, y que ahora recordando conceptos anteriores, complementamos con la siguiente descripcin Paso N 3 "Determinar efectos" Este paso consiste en establecer qu aumentos y /o disminuciones son los que producen una transaccin en forma especifica y es necesario que se cumpla, por que con esto se va a facilitar su registro contable. Paso N 4 "Identificar Cuentas y Aplicar Reglas de la Partida Doble" Por ahora vamos a tratar slo lo que corresponde a la explicacin de la primera parte de este paso: "Identificar cuentas" y consiste en determinar qu cuentas son las que se van a utilizar para contabilizar dichos efectos de aumentos o disminuciones producidos en cada transaccin, para lo cual se tomarn sus denominaciones de acuerdo al Plan de Cuentas previamente definido que se aplique. Fase N 2: "Anlisis de Transacciones" Esta fase consiste en ejecutar los pasos 3 y 4 del procedimiento, es decir consiste en hacer el estudio de una transaccin especifica para establecer sus efectos econmicos, conforme al modelo contable o ecuacin contable bsica A = P + C, y a la vez identificar las cuentas en las que se van a reflejar adecuadamente dichos efectos, por medio de cargos y abonos. Con el desarrollo de la tabla N 4 que viene a continuacin, se ejemplifica como sera la aplicacin prctica de esta parte del procedimiento bsico 4. MTODO "CONTAVA" TABLA N 4:
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TR.01 :Inversin inicial del propietario, aportes efectivo a)Al recibir dinero en efectivo por inversin inicial al dar derechos de propiedad b)Cuenta que representa dinero en efectivo Cuenta que representa los derechos de propiedad c) Caja es cuenta de Activo Capital es cuenta Capital TR. 02: Compra de mercaderas al contado a)Al recibir mercaderas Al dar dinero en efectivo b)Cuenta que representa mercaderas Cuenta que representa dinero en efectivo c) Mercaderas es cuenta de Activo Caja es cuenta de Activo TR. 03: Compra de mercaderas al crdito a) Al recibir mercaderas al contraer una obligacin por compra de mercaderas b) Cuenta que representa mercaderas cuenta que representa obligaciones con proveedores c) Mercaderas es cuenta de Activo Proveedores es cuenta de Pasivo TR. 04 :Pago en efectivo de una deuda al proveedor a) Al dar dinero en efectivo 24 (-) dinero en efectivo (+) (+) (+) (+) (+) A (+) P mercaderas obligac.a proveed. Mercaderas Proveedores (+) (-) (+) (-) (+) A (-) A mercaderas dinero en efectivo Mercaderas Caja (+) (+) (+) (+) (+) A (+) C dinero en efectivo Capital Caja Capital (en literales) (en literales)
cuenta que representa cuentas por cobrar (+) a clientes c) Mercaderas es cuenta de Activo Clientes es cuenta de Activo TRANSACCIONES TR. 07: Cobranza de cuenta por cobrar a cliente a) Al recibir dinero en efectivo al cancelar la cuenta por cobrar de cliente b) Cuenta que representa dinero en efectivo cuenta que representa las cuentas por cobrar a clientes c) Caja es cuenta de Activo Clientes es cuenta de Activo TR. 08 : Se deposita dinero en el Banco a) Al entregar dinero en efectivo (-) (+) (-) (+) (-) (+) A (-) A (-) A (+) A
Columna2 Columna3
dinero en efectivo
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7. Prcticas cortas
OBJETIVO: Lograr una visin general de cmo se ejecuta en la prctica el Procedimiento bsico para registro de operaciones en sus cuatro primeros pasos, segn la descripcin redactada anteriormente. INSTRUCCIONES: a) Para cada una de las transacciones enunciadas se ejecutarn los pasos 1, 2, 3 y 4 de la primera etapa de Reconocimiento. b) Su desarrollo se har mediante esquemas paso por paso.
c) Se utilizarn como ayuda para la prctica a desarrollar, las referencias correspondientes a cada transaccin que estn contenidas en las Tablas N 1, 2, 3, y 4 de nuestro Mtodo CONTAVA . ENUNCIADO: El negocio comercial del Seor Pedro Puertas, en la ciudad de Trujillo, se inicia en la fecha 16.12.09 con una inversin de S/. 15,000.00 con aportes en efectivo y realiza las siguientes operaciones: a) b) Compra mercaderas al contado por S/. 5,000.00 Vende mercaderas al contado por S/. 10,000.00
Consiste en conocer e identificar la transaccin, se utiliza para ello ciertos trminos que indiquen una transaccin especifica y con los cuales se distinguir de las otras. b) Ejecucin para las 3 transacciones:
Transaccin N 1: Paso 1: Inversin inicial del propietario con aportes en efectivo Tabla N 1 Trans.01) Transaccin N 2: Paso 1: Compra de mercaderas al contado (Ref. en Tabla N 1 Trans.02) Transaccin N 3: Paso 1: Venta de mercaderas al contado Extraer datos bsicos a) Descripcin resumida: (Ref. en Tabla N 1 Trans.05) (Ref.: en
Este paso consiste en tomar los datos bsicos de cada transaccin, datos que son
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Transaccin N 1: Paso 1: Inversin inicial del propietario con aportes en efectivo 1 Trans.01) (Ref.: en Tabla N
Paso 2: Documento: Acta de constitucin, Datos: fecha: 16.12.09, forma de aportes: en efectivo, valor de aportes: S/. 15,000.00(Ref.: en Tabla 2 Tr. 01) Transaccin N 2: Paso 1: Compra de mercaderas al contado (Ref. en Tabla N 1 Trans.02) Paso 2: Documento: Factura recibida, Datos: fecha: 16.12.09, total de compra: S/. 5,000.00, condiciones de pago: al contado en efectivo (Ref. en Tabla 2 Tr. 02) Transaccin N 3: Paso 1: Venta de mercaderas al contado (Ref. en Tabla N 1 Trans.05)
Paso 2: Documento: Factura emitida, Datos: fecha: 16.12.09, total de venta S/. 10,000.00, condiciones de pago: contado en efectivo(Ref. en Tabla 2 Tr. 05) PASO 3: Determinar efectos a) Descripcin resumida:
Este paso consiste en establecer qu aumentos y /o disminuciones son los que producen una transaccin en forma especifica. b) Ejecucin secuencial para las 3 transacciones:
Transaccin N 1: Paso 1: Inversin inicial del propietario con aportes en efectivo 1 Trans.01) (Ref.: en Tabla N
Paso 2: Documento: Acta de constitucin, Datos: fecha: 16.12.09, forma de aportes: en efectivo, valor de aportes: S/. 15,000.00 (Ref.: en Tabla 2 Tr. 01) Paso 3: Se recibe dinero en efectivo, aumenta (+) dinero en efectivo Se da derechos de propiedad, aumenta (+) derechos del propietario (ref. en Tabla 4 Tr. 1) Transaccin N 2: Paso 1: Compra de mercaderas al contado (Ref. en Tabla N 1 Trans.02) Paso 2: Documento: Factura recibida, Datos: fecha: 16.12.09, total de compra: S/. 5,000.00, condiciones de pago: al contado en efectivo (Ref. en Tabla 2 Tr. 02) Paso 3: Se recibe mercaderas, aumenta (+) mercaderas Se da dinero en efectivo, disminuye (-) dinero en efectivo(Ref. en Tabla 4 trans.02) Transaccin N 3:
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Paso 2: Documento: Factura emitida, Datos: fecha: 16.12.09, total de venta S/. 10,000.00, condiciones de pago: contado en efectivo (Ref. en Tabla 2 Tr. 05) Paso 3: Se recibe dinero en efectivo, aumenta (+) dinero en efectivo Se da entrega mercaderas , disminuye (-) mercaderas(Ref. en Tabla 4 trans.05) PASO 4: Primera parte: Identificar cuentas a) Descripcin resumida:
Identificar cuentas consiste en determinar qu cuentas son las que se van a utilizar para contabilizar dichos efectos de aumentos o disminuciones producidos en cada transaccin, para lo cual se tomarn sus denominaciones de acuerdo al Plan de Cuentas previamente definido que se aplique. b) Ejecucin secuencial para las 3 transacciones:
Transaccin N 1: Paso 1: Inversin inicial del propietario con aportes en efectivo 1 Trans.01) (Ref.: en Tabla N
Paso 2: Documento: Acta de constitucin, Datos: fecha: 16.12.09, forma de aportes: en efectivo, valor de aportes: S/. 15,000.00 (Ref.: en Tabla 2 Tr 01) Paso 3: Se recibe dinero en efectivo, aumenta (+) dinero en efectivo Se da derechos de propiedad, aumenta (+) derechos del propietario (ref. en Tabla 4 Tr. 1) Paso 4 a: Cuenta que representa el dinero en efectivo: Caja (+ Activo) Cuenta que representa los derechos de propiedad: Capital (+Capital)(Referencia en Tabla 3) Transaccin N 2: Paso 1: Compra de mercaderas al contado (Ref. en Tabla N 1 Trans.02) Paso 2: Documento: Factura recibida, Datos: fecha: 16.12.09, total de compra: S/. 5,000.00, condiciones de pago: al contado en efectivo (Ref. en Tabla 2 Tr. 02) Paso 3: Se recibe mercaderas, aumenta (+) mercaderas Se da dinero en efectivo, disminuye (-) dinero en efectivo (Ref. en Tabla 4 trans.02) Paso 4a: Cuenta que representa las mercaderas: Mercaderas (+ Activo) Cuenta que representa el dinero en efectivo: Caja (- Activo) (Referencia en Tabla 3)
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Paso 2: Documento: Factura emitida, Datos: fecha: 16.12.09, total de venta S/. 10,000.00, condiciones de pago: contado en efectivo (Ref. en Tabla 2 Tr. 05) Paso 3: Se recibe dinero en efectivo, aumenta (+) dinero en efectivo Se da entrega mercaderas, disminuye (-) mercaderas (Ref. en Tabla 4 trans.05) Paso 4a: Cuenta que representa el dinero en efectivo: Caja (+ Activo) Cuenta que representa las mercaderas: Mercaderas (- Activo) (Referencia en Tabla 3)
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8. Partida doble
1. Definicin:
La Partida doble es un sistema de contabilidad que consiste en registrar por medio de cargos y abonos los aumentos y/o disminuciones o efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos del Balance; mantenindose la igualdad numrica entre las partidas deudoras y acreedoras, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el Activo y la suma del Pasivo con el capital . A= P+ C 2. Origen:
Esta forma de registrar las operaciones por partida doble, que tiene plena vigencia en la contabilidad actual, fue concebida por primera vez en Venecia en el siglo XV ao de 1494 por el fraile Franciscano Luca Paccioli, quien tuvo la idea de analizar en las cuentas los efectos que producen las operaciones, conservndose siempre la igualdad numrica del balance. Luca Paccioli se percat de la necesidad de lograr precisin por lo que ide la cuenta T (de dos columnas) y aplic el concepto algebraico A= P + C el mismo que ha resultado hasta la fecha de gran importancia para disminuir los errores en el proceso de contabilizacin de las operaciones empresariales. La idea fundamental de Luca Paccioli fue lograr que todas las operaciones conduzcan a la formulacin de cuentas. 3. Base de la Partida Doble:
El sistema de la partida doble se sustenta en una interpretacin del Principio Universal de la Causalidad Ley de la Causalidad (que es la ley que se origina en la Teora de que a toda causa sigue un efecto). De acuerdo con esta teora, de la relacin de la causa con el efecto, segn la Partida Doble se debe considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operacin, y que, por sencilla sta sea afectar cuando menos a dos cuentas (1), por lo que tambin se dice de que toda operacin es la causa de cuando menos dos efectos sobre el Balance de empresa (2). Por estas razones a la contabilidad tambin se le conoce como: Sistema de Contabilidad por Partida Doble. 4. Como funciona la Partida Doble:
La dualidad que se manifiesta en toda transaccin u operacin de: dar y recibir por la misma cantidad y en forma simultnea, es la va para que funcione el Sistema de la Partida Doble, utilizando para este fin a las cuentas o esquemas representativos del Balance. Ejemplos: Tomando de la tabla N 4, las transacciones nmeros 2, 5 y 11, la explicacin de su caracterstica de dar y recibir, de sus efectos y de las cuentas de cada una de ellas desarrollamos los siguientes ejemplos: TR.N2: Compramos mercadera al contado por s/. 5,000.00
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En esta transaccin se deber considerar al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento de Activo en Caja, por 10,000.- como la disminucin del Activo en Mercaderas por 10,000.(efecto1) (efecto2) +A en Caja (1ra.cuenta) por 10.000.A en Mercaderas (2da cuenta) por 10.000.(causa) (efecto)
TR.N11 Pago de sueldos en efectivo por S/. 3,000.En esta transaccin se deber considerar al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminucin que por el gasto sufre el capital por s/ 3.000.- como la disminucin del Activo en Caja por 3.000.(efecto1) (efecto2) C por Gastos (1ra. cuenta) por 3.000.A en Caja (2da.cuenta) por 3.000.(causa) (efecto)
Por los ejemplos anteriores se puede observar lo siguiente: (1) Cualquiera que sea la operacin que se haya efectuado, siempre habr una causa y un efecto que por la misma cantidad alterar los valores del Balance y que se afectarn cuando menos a dos cuentas. (2) O que toda operacin es la causa de cuando menos dos efectos sobre el Balance de la empresa. CONCLUSIN: Segn el Sistema de la Partida Doble, las alteraciones, o sea los aumentos y disminuciones que sufren los valores del Activo, Pasivo y Capital, por las operaciones que se efectan en el negocio, deben registrarse en las cuentas correspondientes, por medio de CARGOS Y ABONOS. 5. Principios de la Partida Doble:
El Sistema de la Partida Doble, como tal, tiene sus propios principios que norman su funcionamiento, y son los siguientes: 1 No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. 2 Toda a la persona que recibe debe a la persona que da o entrega. 3 Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor. 4 Toda prdida es deudora y toda ganancia es acreedora De acuerdo con los principios enunciados, para facilitar la aplicacin del Sistema de la Partida Doble, se formaron las siguientes reglas.
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1) Para las personas: Quien recibe? Es deudor Quien da o entrega? Es acreedor 2) Para las cosas: Que ingresa? Es deudor Que sale? Es acreedor 3) Para los resultados: Que pierde? Es deudor Que gana? Es acreedor Estas mismas reglas, planteadas de otra forma para determinar la cuenta deudora y acreedora, o cargos y abonos, quedaran de esta manera: 1) Para la cuenta deudora o cargos: Quien es el que recibe Que valor ingresa? Hay prdida? 2) Para la cuenta acreedora o abonos: Quien es el que da? Que valor sale? Hay ganancia?
Reglas de aumentos y Disminuciones: (efectos) Como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, para resolver el problema de saber qu cargos y qu abonos iban a significar los aumentos y/o disminuciones en las diferentes cuentas de Activo, Pasivo y Capital, se formaron las siguientes reglas: 1. a. b. c. 2. a. b. Se debe cargar: Cuando aumenta el Activo (+A)
Cuando disminuye el Pasivo (-P) Cuando disminuye el Capital Se debe abonar: Cuando disminuye el Activo Cuando aumenta el Pasivo (-A) (+P) (-C)
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7. Compensacin entre los elementos del Balance (Base de la partida Doble) Segn el sistema de la Partida Doble, al producirse las alteraciones o aumentos y disminuciones en los diferentes elementos del Balance, se debe presentar una compensacin entre estos elementos, de modo que siempre subsista la igualdad entre el Activo y la suma del Pasivo con el Capital A = P + C Esta compensacin base de la partida Doble ( Relacin de la causa con el efecto), cuando se trata de operaciones simples, se presenta en los siguientes casos: (Son 9 casos) 1 Cuando aumenta el Activo, disminuye otro Activo.................... 2 Cuando aumenta el Activo, aumenta el Pasivo .......................... +A 3 Cuando aumenta el Activo, aumenta el Capital ................... 4 Cuando disminuye un Pasivo, disminuye el Activo ..................... 5 Cuando disminuye un Pasivo, aumenta otro Pasivo..................... 6 Cuando disminuye un Pasivo, aumenta el Capital ....................... 7 Cuando disminuye el Capital, disminuye el Activo .................... 8 Cuando disminuye el Capital, aumenta el Pasivo......................... 9 Cuando disminuye el Capital, aumenta el mismo Capital ............ -C +C -C +P -C -A -P +C -P +P -P -A +A +C +P +A -A
8.-Secuencia del Procedimiento Bsico: Paso N4: 2da. Parte: Aplicar reglas de la Partida Doble: Esta segunda parte del paso 4 de la Fase 2 de Anlisis de Transacciones, consiste simplemente en aplicar las Reglas de la Partida Doble, luego de haberse
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TABLA N 5: EJECUCIN PASOS 1-3-4 TRANSACCIONES: CARACTERIS.: DAR Y RECIBIR TR.01 Se recibe dinero en efectivo Inversin da derechos al propietario TR.02 Se recibe mercaderas Se da dinero en efectivo TR.03 Se recibe mercaderas Se da compromiso de pagar TR.04 Se da dinero en efectivo Se libera del compromiso de pagar TR.05 Se recibe dinero en efectivo Se da o entrega mercaderas TR.06 Se da o se entrega mercaderas Se origina derecho por cobrar a cliente TR.07 Se recibe dinero en efectivo 36 + CAJA + A Se Carga - MERCADERAS + CLIENTES - A Se Abona + A Se Carga + CAJA - MERCADERAS + A Se Carga - A Se Abona - CAJA - PROVEEDORES - A Se Abona -P Se Carga + MERCADERAS + PROVEEDORES + A Se Carga +P Se Abona + MERCADERAS CAJA + A Se Carga - A Se Abona + CAJA + CAPITAL + A Se Carga + C Se Abona EFECTOS Y CUENTAS EFE REGLAS LIT. P. DOBLE
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9. Contabilidad prctica
1. INTRODUCCIN:
Para lograr una visin prctica de lo que es el Sistema de la Partida Doble, planteamos con el siguiente enunciado, un ejercicio para desarrollar la contabilidad de una Empresa Comercial en particular, debindose tener presente que, su ejecucin conllevar el propsito de alcanzar los siguientes objetivos: ( Que el alumno sea capaz de:) 1 Reconocer las operaciones principales de una empresa unipersonal, planteadas en forma especifica. 2 Determinar los efectos y cuentas que corresponderan a dichas operaciones 3 Aplicar las reglas de la Partida Doble. 4 Registrar las operaciones (en esquema de cuentas) 5 Comprobar las dos igualdades que se deben mantener al aplicar el Sistema de la Partida Doble, para el registro de operaciones. 2. Enunciado:
El negocio comercial del Sr. Pedro Puertas se inicia en la fecha con una inversin inicial de S/. 15,000.-, con aportes en efectivo y realiza las siguientes operaciones: 1.- (Espacio reservado para transaccin de apertura). 2.- Compra mercaderas al contado por S/. 3.- Compra mercaderas a crdito por S/. 5,000.4,000.-
4.- Paga una deuda al proveedor por S/. 2,000.- en efectivo 5.- Vende mercaderas al contado por S/. 8,000.6.- Vende mercaderas a crdito por S/. 6.000.-
7.- Cobra S/. 3.000.- en efectivo a un cliente 8.- Deposita dinero en el Banco por S/. 5,000.9.-Recibe un prstamo del banco por S/. 10,000.10.- Compra mobiliario por S/. 3,500.- al crdito 11.- Paga sueldos en efectivo por S/. 1,500.12.- Paga alquileres por S/. 500.- con cheque girado. Nota: Como se observa en el enunciado, las operaciones estn planteadas en el mismo orden que estas tienen en las tablas N 1 y 4. Esto se ha hecho con la finalidad de que el alumno las relacione con las operaciones tipo y tome con mayor facilidad los datos de efectos, cuentas y otros que ya estn resueltos. 3. Desarrollo :
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TR.N01: Inversin inicial del propietario, con aportes en efectivo por S/. 15,000 Efectos: +A En Caja por S/. 15.000 +C En Capital por S/. 15.000 TR.N02: Compra de mercaderas al contado por S/.5.000 Efectos: +A En Mercadera por 5.000 -A En Caja por 5.000 TR.N03: Compra de mercaderas a crdito por S/ 4.000 Efectos: +A En mercaderas por S/. 4.000 + En Proveedores por S/. 4.000 se carga se abona se carga se abona se carga se abona
TR.N04:Pago en efectivo de una deuda al proveedor por S/2.000 Efectos: -A En Caja por S/. 2.000 -P En Proveedores por S/. 2.000 TR.N05: Venta de mercaderas al contado por S/: 8.000 Efectos +A En Caja por S/ .8.000 -A En Mercadera por S/. 8.000 TR.N06: Venta de mercaderas a crdito por S/. 6.000 Efectos: -A En mercaderas por S/. 6.000 +A En Clientes por 6.000 se abona se carga se carga se abona se abona se carga
TR.N07:Cobranza de Cuenta por cobrar a cliente por S/ 3.000 Efectos: +A En Caja por S/3.000 -A En Clientes por S/. 3.000 TR.N08: Se deposita dinero en el Banco por S/5.000 Efectos: -A En Caja abona por S/ 5.000 +A en Bancos por S/ 5.000 TR.N09:se obtiene un prstamo del Banco por S/ 10.000 Efectos: + A En caja por S/. 10.000 se carga se abona se carga se carga se abona
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Capital 15,000.00
HABER
Mercaderas 5,000.00
Caja 5,000.00
5,000.00
HABER
Mercaderas 4,000.00
Proveedores 4,000.00
4,000.00
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HABER
Proveedores 2,000.00
Caja 2,000.00
2,000.00
HABER
Caja 8,000.00
Mercaderas 8,000.00
8,000.00
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9. Secuencia del Procedimiento: Paso 5: Anotar los efectos mediante asientos Fase. 3: Registros en el Diario General El paso 5, nico de la fase 3 consiste en lo que se indica, es decir, en anotar en el libro Diario General mediante asientos, los efectos que produce cada transaccin en los elementos del Balance, anotado adems la fecha, el origen que a dado lugar a dicho registro y los documentos que lo justifican. Esta tarea ejecutada en el paso 5 es una muestra objetiva de lo que es la Tenedura de Libros o Tcnica de Registro de operaciones. en proceso manual. Ejemplos de aplicacin: A continuacin presentamos como ejemplo, 2 pginas de registros en el Libro Diario General, en la mismas que se han desarrollado los asientos correspondientes a las operaciones planteadas en el ejercicio prctico de la Partida Doble (cap.9), tomando al mismo tiempo lo desarrollado a la vez en lo que corresponde al paso 1, 2,3 y 4 de la fase 1 y 2 segn la secuencia del procedimiento para el registro de estas operaciones. Nota: El tipo y nmero de documento que le corresponde a cada transaccin segn lo mencionado anteriormente, no ha sido considerado en este ejercicio de aplicacin, as como la fecha, que es lo que da el orden cronolgico de los registros, slo por esta vez ha sido sustituida con la anotacin del N de operacin segn Tabla N 1, con el propsito circunstancial de dar un cierto orden. LIBRO DIARIO Mes de Diciembre - ao 2,009 Tr-01 Caja a Capital Inversin inicial del propietario con aportes en efectivo ------------------------02---------------------------Tr-02 Mercaderas a Caja 5,000.00 5,000.00 15,000.00 15,000.00
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Es un Libro principal y obligatorio en el cul se clasifican las transacciones segn el efecto que producen sobre cada uno de los elementos del Balance; por lo que se abre una cuenta especial para cada concepto de Activo, Pasivo y Capital. Al Libro Mayor se pasan los asientos del Libro Diario, tomando datos de cuentas, valores y fechas. Por esto es conocido tambin con el nombre de libro de segunda anotacin. 2. Funciones:
Se puede mencionar las siguientes funciones del Libro Mayor: 1.- Clasifica las operaciones por cuentas, de tal manera que se pueda conocer el movimiento y saldo de cada una de estas. 2.- Proporciona los saldos de las cuentas, los mismos que servirn de base para la formacin de los Estados finales. 3.- Sirve para comprobar el movimiento de los mayores auxiliares. 3. Rayado:
Siendo la Cuenta la unidad en el libro Mayor, el rayado de sus dos partes componentes, contiene espacios separados para las fecha, explicacin y referencia del Diario, para cada columna de cantidades de cargo y abono. Cuando la Cuenta, sigue el modelo que comprende una pgina para cada columna, el rayado de estas es el siguiente: 1.- Espacio para la fecha 2.- Espacio para la explicacin o cuenta relativa o contra cuenta. 3.- Espacio para la referencia del Diario donde est el asiento 4.- Columna auxiliar o de importes parciales 5- Columna principal o de importes totales. El rayado es igual para los dos lados de la cuenta, Debe y Haber pgina de izquierda y derecha respectivamente. 4. Foliacin:
Es el Libro mayor es de foliacin doble, es decir, el nmero de sus pginas o folios avanza repitindose el nmero en las dos pginas de cada cuenta. 5. Mecanismo de mayorizacin:
Todos los asientos del Diario se pasan al Mayor en orden estricto de fechas y de acuerdo al siguiente procedimiento: 1. La partida deudora o cargo del asiento se pasa en el lado del Debe de la
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1.- Las cantidades de los cargos y abonos se anotan directamente en la columna principal, cuando se trata de pase de asientos de apertura y cierre. Los importes de los asientos de operaciones se anotan primero en la columna auxiliar, la suma de estos por cada periodo mensual se anota en la columna principal. 2.- Cuando por el movimiento de la cuenta ya se utiliz la pgina, para pasar a la siguiente se escribe en l ultimo rengln la palabra van, junto con la suma de cantidades de cargos o abonos, luego se pasan dichas sumas al primer rengln del folio donde va a continuar anotndose el movimiento de la cuenta, junto con la palabra vienen, indicndose el N del folio a donde van y vienen. Si algunos de los lados de la cuenta no han sido ocupado por completo, es decir todava tiene renglones no escritos, estos se anularan con la lnea quebrada zeta. Las palabras van y vienen deben ser anotadas al mismo tiempo en las dos pginas de la cuenta, por ser el libro de foliacin doble. 3.- Los importes de los cargos y abonos de los saldos de las cuentas de Balance al iniciar un nuevo ejercicio, pueden ser anotados con rojo par distinguirlos del propio movimiento del ejercicio. 6. Secuencia del Procedimiento:
Paso 6: Clasificar los efectos en las cuentas Fase 4: Pase de asientos al Mayor
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2 DEBE
Caja Por Mercaderas Por Proveedores Por Bancos Por Gastos Sueldos
HABER 2
15,000 2 4 8
10,000 21,000 1 1
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Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble. 2. Funciones:Son las siguientes:
2.1 Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o equilibrio. A=P+C 2.2 Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en el Debe sea igual a la suma de los movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma del Diario sean correctas. Cargos = Abonos 2.3 Resumir o sintetizar el proceso analtico que han tenido las cuentas en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Anlisis y Sntesis) 3. Estructura Del Balance de Comprobacin:
Su rayado esta estructurado para contener los siguientes datos. a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de comprobacin y fecha de preparacin. b). Columnas de: Folio del Mayor de cada cuenta Cdigo y nombres de las cuentas del Mayor
Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos. 4. Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos. Preparacin:
Este cuadro se prepara al final de cada periodo y se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de su procedimiento: 1. Traslado de las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor. (estas sumas se toman de las que se hicieron previamente y anotaron a lpiz en cada una de las cuentas). La anotacin incluye los datos del folio del Mayor , cdigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de los folios o de los cdigos de las cuentas. 2. Suma de las columnas del Debe y Haber del Balance.
3. Determinacin de saldos por diferencia entre los movimientos del Debe y Haber y anotacin de los saldos deudores acreedores, segn como corresponda.
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Nota: Si en el 2 paso no cuadran las columnas, antes de seguir, se debe proceder a verificar el trabajo efectuado, para corregir y lograr el cuadre. 5. Secuencia del Procedimiento:
Paso N 7: Preparar Balance de Comprobacin Fase N 5: Preparacin del Balance de Comprobacin Este paso consiste simplemente en preparar el Balance de Comprobacin al final del periodo (mensual, trimestral, etc.), cumplindose el orden establecido en su propio procedimiento (ver punto N .4) Ejemplo de Aplicacin: Se muestra el siguiente cuadro del Balance de Comprobacin, que se ha preparado siguiendo el orden establecido en su procedimiento y tomando los datos del Libro Mayor, desarrollado en el punto anterior. En este balance se observa que las sumas de las columnas del Debe y Haber son iguales en la cantidad de S/. 63.500.00, la misma que a su vez coincide con la suma acumulada de todos los asientos en el Libro Diario (F3) segn punto (1.9) Tambin se observa la otra igualdad de la partida doble A = P + C, es decir la suma de los saldos deudores por S/. 35.500.00 es igual a la suma de los saldos acreedores (ver funciones punto 2)
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Ventas......................................................................... S/. Menos: Costo de mercadera vendida Utilidad en Ventas (Utilidad Bruta) Menos: Gastos de Administracin y Ventas UTILIDAD DEL PERIODO.....................S/. B) Balance General: Ejemplo Resumido: ACTIVO Caja 2,000.00 Bancos 13,500.00 Clientes 15,000.00 Mobiliario 3,000.00 S/. 33,500.00 S/. 22,500.00 4,500.00 3,000.00 3,500.00 33,500.00 PASIVO Proveedores
14,000.00
9,000.00 5,000.00
2,000.00 3,000.00
S/.
Notas:1) Los saldos expresados en estos Estados Financieros se han tomado del Balance de Comprobacin desarrollado en el captulo anterior. 2)Se observa que en el Balance General se presenta slo el importe de la utilidad, y en el Estado de Ganancias y Prdidas se detalla la forma como se ha
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3. TABLA No 6: MTODO CONTAVATerminologa contable de los principales elementos que integran el Estado de Ganancias y Prdidas: 1. Ventas Totales: S on el importe total de las mercaderas entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crdito. 2. Devoluciones sobre ventas: Son el importe de las mercaderas que los clientes devuelven por no estar de acuerdo con alguna de las condiciones de la venta. 3. Rebajas sobre ventas: Son el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta de las mercaderas se concede a los clientes, para promocionar las ventas. 4.Descuentos sobre ventas: Son las bonificaciones que se conceden a los clientes por liquidar el importe de las mercaderas antes del plazo estipulado. 5.Compras: Son el importe de las mercaderas adquiridas ya
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12.Gastos de Venta: Son todos los gastos que tienen relacin directa con la promocin, realizacin y desarrollo del volumen de ventas. 13.Gastos de Administracin: Son todos los gastos que se hacen con el objeto de sostener las actividades destinadas a la direccin y administracin de la empresa. 14.Gastos Financieros: Son las prdidas que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal del negocio. Ej. Descuentos sobre ventas, intereses a nuestro cargo, prdida en venta de moneda extranjera, etc. 15.Otros Gastos Diversos: Son las prdidas que provienen de operaciones eventuales. Ejemplo: ventas de activo fijo, de acciones otros valores, etc. 16.Productos o Ingresos Financieros: Son las utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad principal del negocio. Ej.: descuentos sobre compras, intereses a nuestro favor, ganancia en venta de moneda extranjera, etc. 17.Otros ingresos diversos: Son las utilidades que provienen de operaciones eventuales. Ej.: ventas de activo fijo, de acciones o valores, alquileres y comisiones cobradas, etc. 4. Secuencia del Procedimiento: Paso 8: Formular Estado de Ganancias y Prdidas Fase 6: Formulacin de Estados Financieros. 1) Este paso consiste en formular el Estado de Ganancias y Prdidas sobre la base de la frmula: I-G=Utilidad o Prdida (I = Ingresos G = Gastos), es decir prepararlo de acuerdo a la forma tcnica tal como se acaba de explicar en los puntos anteriores ( Se incluye ms adelante el desarrollo prctico del paso 8 del Procedimiento para la elaboracin del Estado de Ganancias y Prdidas Estado de Resultados de la Empresa La Moderna) 2) Para que la explicacin sea completa es que en sta aplicacin prctica se han considerado datos de todas las partes del Estado de Resultados, los mismos que son necesarios para alcanzar el objetivo del captulo; por lo tanto, no abundando en
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5. Ejercicio de Formacin del Estado de Resultados (Ganancias y Prdidas): ENUNCIADO: Con los siguientes datos formar el Estado de Ganancias y Prdidas de la Empresa La Moderna por el ejercicio de 2,009 al 31 de diciembre. a) Durante el ejercicio se vendieron mercaderas por S/.195,000.00 de las cuales los clientes devolvieron S/.3,000.00 y adems les concedieron rebajas por S/.2,000.00 (VENTAS NETAS) b) Durante el ejercicio se compraron mercaderas por S/.80,000.00 teniendo que pagar para trasladarlas hasta el almacn S/.2,000.00 por fletes y acarreos. (COMPRAS TOTALES) c) A los proveedores se les devolvieron mercaderas por S/.6,000.00 y nos concedieron rebajas por S/.1,000.00 (COMPRAS NETAS) d) Se tuvo como existencia inicial de mercaderas la cantidad de S/.125,000.00 y como existencia final S/.60,000.00 (COSTO DE LO VENDIDO) e) Durante el ejercicio se efectuaron los siguientes gastos: - Alquiler del almacn - Propaganda - Sueldos de vendedores - Tributos y contribuciones de ventas - Consumo de luz de almacn - Alquiler de oficinas - Sueldos de personal de oficinas - Papeleras y tiles de escritorio - Consumo luz de Oficinas - Intereses a nuestro cargo - Descuentos sobre ventas - Gastos mantenimiento Cta. Cte. Bancos f) Tambin se realizaron los siguientes ingresos financieros: S/. 1,700.900.3,200.1,600.100.1,200.4,300.300.200.500.450.50.-
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Balance General, es el documento contable que presenta la Situacin Financiera de un negocio o empresa en una fecha determinada. Situacin Financiera:(Comentarios) A) El Balance General presenta la situacin financiera de un negocio, porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, as como el importe del capital. Entonces se entiende por situacin financiera de una empresa, a la relacin que haya entre los bienes y derechos que forman su activo y las deudas y obligaciones que forman su Pasivo. Ejemplo: Supongamos el caso de 2 negocios que tienen los siguientes datos de su Activo y Pasivo: Empresa Comercial N 1 BALANCE GENERAL Activo.................S/. 10,000. Pasivo ................. Capital ............. S/. 2,000. 8,000. Empresa Comercial N 2 BALANCE GENERAL Activo ................S/. Pasivo ................ Capital .............. S/. 10,000. 9,000. 1,000.
En la Empresa Comercial N 1 la situacin financiera es mucho ms favorable que en la segunda (Empresa Comercial N 2), ya que en la primera el activo garantiza ampliamente el importe del Pasivo, o sea que con el Activo se puede liquidar fcilmente el pasivo. En cambio en la segunda si se tendra que realizar el Activo, que a veces se hace a menos del costo, para poder liquidar el Pasivo, quizs no alcanzara totalmente. B) La situacin financiera de un negocio es de inters conocerla, no slo para el propietario, sino tambin otras personas y principalmente el Estado necesitan conocerla por las siguientes razones: El propietario, tiene inters en conocer la situacin financiera de sus negocios para saber si los valores que ha invertido han sido bien administrados y si han producido utilidades satisfactorias. El Estado; le interesa conocer la situacin financiera del negocio, para poder determinar el importe que deben alcanzar los impuestos respectivos. Los acreedores, Banqueros, Proveedores, etc. les interesa conocer la situacin financiera del negocio, ya que necesita datos precisos para poder conceder crditos. 2. Formas de presentacin del Balance General: El Balance General se puede presentar en dos formas:
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Balance General en forma de Reporte: Esta forma consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo en una sola pgina, de tal manera que a la suma del Activo se le pueda restar verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el capital Contable. El Balance General en forma de Reporte se basa en la frmula: ACTIVO - PASIVO = A P CAPITAL = C (en literales)
A esta frmula se le conoce con el nombre de frmula del capital. Balance General en forma de Cuenta: En esta forma se emplean 2 pginas; en la de la izquierda, se anota clasificadamente el activo, y en la de la derecha, el Pasivo y el Capital Contable. El Balance General en forma de Cuenta se basa en la frmula: ACTIVO = PASIVO A = P + CAPITAL + C (en literales)
A esta frmula se le conoce con el nombre de frmula del Balance General Notas para la presentacin del Balance General: A) El Balance General se practica peridicamente; el lapso de un tiempo puede ser de un ao, seis meses, tres meses, etc. Cuando el perodo es de un ao se le conoce con el nombre de ejercicio. El Balance General por lo regular se presenta anualmente. B) Para que el Balance tenga una buena presentacin, se debe elaborar teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: a) El nombre del negocio se anota en el centro de la hoja, en la primera lnea.
b) La fecha de presentacin se debe anotar dejando un espacio de ms o menos 3 centmetros en la 2 lnea. c) d) Se deja un espacio para separar el encabezado del cuerpo del Balance. Los nombres Activo, Pasivo, Capital se deben anotar al centro del concepto.
e) El nombre de cada uno de los grupos de Activo y Pasivo se debe anotar al margen de la hoja. f) El nombre de cada una de las cuentas se anotar claramente.
g) El signo monetario debe preceder nicamente a la primera cantidad de cada columna y a los totales. h) El resultado final se corta con dos lneas horizontales en el siguiente rengln.
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3. TABLA N 7: MTODO CONTAVA : De conceptos para la clasificacin del Activo y Pasivo. 1. Clasificacin del Activo: Los valores (bienes y derechos) que forman el Activo se clasifican, atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, en 3 grupos homogneos: ... Activo Circulante ... Activo Fijo o no circulante ...Activo Diferido o cargos Diferidos 2. Grado de Disponibilidad: Es la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un determinado bien. 3. Mayor Grado de disponibilidad: Un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en tanto sea ms fcil su conversin en efectivo. 4. Menor Grado de disponibilidad: Un bien tiene menor grado de disponibilidad, en tanto sea menos fcil su conversin en dinero en efectivo. 5. Activo Circulante: Grupo que esta Formado por todos los bienes y derechos del negocio que estn en rotacin o movimiento constante y que tienen como principal caracterstica la fcil conversin en dinero en efectivo. 6 . Caja y Bancos: Valores que deben aparecer en primer y segundo lugar en el activo circulante por ser disponibles, o sea que son valores que no necesitan ninguna conversin para ser dinero en efectivo, puesto que ya lo son. A este grupo tambin se le conoce con el nombre de Activo Disponible, ya que son valores de los que se puede poner inmediatamente. 7. Clientes: Las cuentas de los clientes tambin deben aparecer en el Activo Circulante por su fcil conversin en dinero en efectivo. Son de fcil recuperacin debido a que el negocio les d un corto plazo para pagar. 8. Mercaderas: Tambin son de Activo Circulante porque son tambin de fcil conversin en dinero en efectivo, debido a que constantemente se estn realizando. 9. Activo Fijo: Grupo que est formado por todos aquellos bienes y derechos de propiedad del negocio que tienen cierta permanencia o fijeza, y que han adquirido con el propsito de usarlos y no de venderlos, pero que cuando se encuentran en malas condiciones o no prestan un servicio efectivo si se podrn vender o cambiar. 10. Activo fijo: Principales bienes y derechos que lo forman:
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Gastos de instalacin, primas de seguros, rentas pagadas por anticipado, intereses pagados por anticipado. Caractersticas de estos gastos pagados por anticipado es que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo. 13. Notas del Activo: a) El vencimiento de las cuentas por cobrar debe ser en un plazo no mayor de un ao, para poderlas considerar como un Activo Circulante. b) Las cuentas por cobrar se deben considerar como un Activo Fijo o No Circulante, cuando su vencimiento sea en un plazo mayor de un ao o ms, a partir de la fecha del Balance. 14. Clasificacin del Pasivo: Las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se clasifican, atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad, en 3 grupos: ... Pasivo Circulante ... Pasivo Fijo o No Circulante ... Pasivo Diferido 15. Grado de Exigibilidad: Es el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda obligacin. 16. Mayor Grado de Exigibilidad: Una deuda o una obligacin tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. 17. Menor Grado de Exigibilidad: Una deuda o una obligacin tiene menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla. 18. Pasivo Circulante: Grupo que est formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un ao. Tienen como caracterstica principal que se encuentran en constante movimiento o rotacin. 19. Pasivo Fijo: Grupo que est formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un ao, contando a partir de la fecha del Balance. 20. Pasivo Diferido: Grupo que est formado por todas aquellas cantidades cobradas por anticipado, por las que se tienen la obligacin de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. Su caracterstica es que su valor va disminuyendo con el transcurso del tiempo o cuando se vayan proporcionando dichos servicios. 4. Secuencia del Procedimiento:
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10,000. 5,000. 5,000. 2,000. 15,000. 10,000. 5,000. 12,000. 7,000. 3,000. 40,000. 1,000. 27,000. 13,000. 5,000. 30,000. Rentas cobradas Por anticipado TOTAL 1,000. Hipotecas por pagar Crditos 12,000. Acreedores Doc. por
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S/.90,000.
S/.90,000.
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El propsito de ste captulo es el de proporcionar al estudiante, a travs de una secuencia esquematizada, una visin global de cmo se hace la contabilidad bsica o general, es decir cmo se realiza el proceso sistemtico del registro e informacin de las transacciones operaciones de las empresas. Lo que viene a continuacin es un SUPER RESUMEN con 7 esquemas, cada uno de los cuales tiene su respectiva leyenda. Para que se logren los objetivos, el participante, despus de haber hecho el estudio terico prctico de ste curso, deber responder el siguiente cuestionario (15 preguntas). 2. COMO SE HACE LA CONTABILIDAD: CUESTIONARIO: Cul es la representacin contable del Patrimonio?
Con qu hechos se manifiesta la actividad econmica empresarial y con qu otro nombre se los conoce? Cules son las clases de operaciones principales que realizan las empresas y cules son algunos ejemplos? 3. Qu variaciones producen las operaciones en el Patrimonio? Las variaciones alteran la ecuacin contable? Qu es la Contabilidad Financiera y para que se hace? Qu es la Partida Doble y en qu consiste? Qu es la Cuenta, cules son sus columnas y cmo se llaman? Cul es la figura esquemtica de la Cuenta? Por medio de qu se registran las operaciones y en qu libros de contabilidad? Qu es el Libro Diario y cmo se registran las operaciones en l? Qu es el Libro Mayor y que funcin cumple? Cul es la base para la formacin de los Estados Contables y cules son stos? Que se entiende por situacin financiera? Qu se entiende por situacin econmica? CMO SE HACE LA CONTABILIDAD? EN 7 ESQUEMAS: N 1: LA ACTIVIDAD ECONMICA N 2: LA EMPRESA Y EL PATRIMONIO N 3: LOS HECHOS ECONMICOS
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ESQUEMA N 1: LA ACTIVIDAD ECONMICA La actividad econmica es la actividad humana encaminada a la consecucin de los medios (bienes y servicios) escasos con los que el hombre puede satisfacer sus necesidades y deseos. La actividad econmica consiste en la produccin de esos bienes y servicios escasos. La produccin econmica requiere de la intervencin de sus elementos que son: los recursos naturales, el capital, la tcnica y el trabajo. ESQUEMA N 2: LA EMPRESA Y EL PATRIMONIO Empresa: Son organizaciones creadas por el hombre para el desarrollo eficiente de las actividades econmicas. Objetivos de la empresa: son dos: 1.- La produccin de bienes y servicios con destino al mercado de consumidores y usuarios. 2.- La obtencin del mximo beneficio. Patrimonio: Est formado por un conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a la empresa. El Patrimonio es el campo de actuacin de la contabilidad. La representacin contable del patrimonio es la ecuacin: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL En literales A = P + C ESQUEMA N 3: LOS HECHOS ECONMICOS OPERACIONES (TRANSACCIONES) La actividad econmica empresarial se manifiesta en hechos econmicos operaciones llamadas tambin transacciones, las mismas que se pueden clasificar en: 1.- Operaciones de compras: de recursos, suministros, servicios e inversin de capitales.
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