CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMA-PERU 2008

WBS, una herramienta practica para la planificacin a todo nivel en proyectos IT

Elizabeth Tello Aragn ASIS TP

Session #
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Agenda
Herramientas Introduccin Ventajas

Ejemplos Mapas Mentales

WBS
Construyendo un WBS

Funcionalidad

WBS en el Ciclo del Proyecto

Guas para la Construccin

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Introduccin
Los WBS son un estndar el cual debe ser difundido a los Gerentes de Proyectos y a los equipos de trabajo y estos ltimos deben participar en la formacin de los mismos.

La presin en la elaboracin de cronogramas y propuestas en las licitaciones lleva a olvidar o minimizar la importacin de los WBS por considerarse muy simples o incluidos en etapas posteriores.
Esta presentacin cubrir de forma simple los orgenes de la creacin de los WBS y mostrara ejemplos prcticos para su elaboracin. El crecimiento de nuestro Pas nos lleva al compromiso de conocer los estndares del PMI y aplicarlos en nuestros proyectos y difundir las experiencias que vayan mejorando el uso adecuado de estas herramientas.
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Mapas Mentales origen de los WBS

El mapa mental es una tcnica que permite la organizacin y la manera de representar la informacin de la forma natural como la concibe nuestro cerebro. A traves de la lluvia de ideas se va desarrollando el concepto central de forma irradiada para luego relacionarse a traves de palabras, frase, imgenes o iconos con otras ideas que la complementan.

El WBS es una forma de mapa mental estructurado.

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Funcionalidad de WBS - I
PRODUCTO

Componente 1

Componente 2

Componente 3

Componente 2.1

Componente 2.2

Componente 2.3

Paquete Trabajo 2.1.1

Paquete Trabajo 2.2.1

Paquete Trabajo 2.2.2

Paquete Trabajo 2.3.1

1. Define el flujo del Sistema del Proyecto y el xito del mismo al 100% 2. Organiza el flujo del trabajo. 3. Asegura que no se dupliquen las tareas. 4. Controla el Avance del Trabajo. 5. A partir de los entregables graficados aqu se puede determinar cuando y quien los realizara (Cronograma)

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Funcionalidad de WBS - II
Evento Musical

El ultimo nivel, Paquete de Trabajo, engloba todo el conjunto de tareas que se vern reflejadas en el Cronograma
RRHH Entrenimientos

Lugar

Medios

Finanzas

Seleccin Permisos Entorno Vecinos Limpieza

Impreso Radio TV Clubs Internet Personal

Financiamiento Presupuestos Tickets Auditorias Cuentas

Diseo
Contenido

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En el Ciclo del Proyecto

1. A partir de la Definicin del Alcance se construye WBS 2. El WBS determina el QUE del cual sale el Cronograma que determina el Cuando y el Quien 3. Empieza la etapa de Construccin (Fase Ejecucin) Acta de 4. Se realizan los controles Constitu cin del respetivos. Proyect 5. Si surgen cambios se debe EJECUCIN o INICIO actualizar la lnea base del WBS. CONTROL 6. Por ultimo se actualiza el PLANEACIN Cronograma

CIERRE
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Guas para la Construccin - I

Bottom Up
1. Usa la lluvia de ideas. 2. El equipo completo divide el primer nivel 3. Cada equipo elabora la lista de componentes en que debera estar dividido el nivel que obtuvieron. 4. Cada miembro del equipo presenta tareas que involucran el componente sobre el cual tienen mayor experiencia. 5. Se debe cumplir la Regla 100%. Siguiente AGENDA
Entregable META

Entregable

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Guas para la Construccin - II

Top down
META

1. Inicia del nivel 0 y se divide hasta el nivel donde se tiene el mayor detalle (Paquetes de Trabajo).
Entregable

Entregable

2. El detalle obtenido permite saber tiempos y costos de las actividades. 3. Demanda menos tiempo. 4. Usa plantillas.

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Guas para la Construccin - III

Los WBS pueden ser: ser : 1. Por reas 2. Fases Funcionales

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Construyendo un WBS - I
1. Se pone entregables NO TAREAS. 2. La suma de los paquetes de trabajo debera ser el 100% del alcance del trabajo. En todos los Niveles. 3. Las reuniones y el anlisis no son tareas son pasos para completar las tareas. 4. Los entregables no pueden ser aadidos al WBS sin una solicitud de cambio. Siguiente AGENDA
A

A11 + A12 + A13 = A1

A1 A2

A1 + A2 = A
A11 A12 A13

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Construyendo un WBS - II
1. Se debe crear tantos niveles como se requieran. Se recomienda no exceder de 7 ramas por nivel. 2. Los paquetes de trabajo deben ser exclusivos para no causar ambigedad y duplicar el trabajo 3. Si se tienen demasiadas tareas para un entregable puede significar que el WBS se estanco en un nivel equivocado. 4. Por otro lado no se debe descender demasiado en los niveles porque hara lento el avance del Proyecto.
Sistema WEB

Catalogos

Transacciones

Data Entry

Reportes

Reportes

Altas

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Construyendo un WBS -III

1. El uso de diccionario en el WBS es cuando se tienen demasiado detalles de tareas.
...

A
A1
... ...

A2
...

A3
... ...

A4
...

A5
... ...

A6
...

2. Los paquetes de trabajo deben estar conformados por mas de 1 actividad caso contrario se ha llegado a demasiado detalle en ese nivel. 3. Es necesario que se codifiquen cada nivel. Los valores van desde el Cero para el primer nivel.

A
A1
... ...

A2
... ...

A3
...

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Ejemplos I
Gestin del Proyecto 1 1.1 Planeamiento del Proyecto 1.2 Plan Riesgos 1.3 Plan Comunicacion 1.4 Administracion Gestion del Proyecto 2.1.2 Arquitectura B2F3: Definicin de la Solucin - 2 2.1 PR11020 Especificacin de la Solucin 2.1.1 Solucin Tcnica

CATLOGO DE EQUIPOS - 0

B2F5: Diseo Adaptado al Cliente -3 3.1 PR21011 Especificacin de Requisitos y Diseo Externo 3.1.1 Diagramas UML 3.1.2 Arte de Diseo 3.2 PR22020 Diseo de Archivos Fisicos 3.3 PR21020 Manual de Usuario

B2F6: Diseo Adaptado a la Construccin -4 4.1 PR22020 Diseo de Archivos Fisicos

B2F7: Construccin -5

B2F9 : Implementacin -6 6.1 PR82011 Software distribuido a Produccin 6.2 PR81020 Informe de Pruebas

5.1 PR23020 Software Producido

4.1.1 Formato & Consolidacin de Archivos 4.1.2 Pseudocodigos Necesarios 4.1.3 Glosario de Objetos de BD 4.2 PR22041 Manual de Instalacin y Configuracin

WBS por Fases

3.4 PR81011 Casos de Prueba

5.1.1 Carga Masiva de Datos

5.1.2 Ajuste al Diseo Actual

5.1.2.1 Banners

5.1.3 Catalogo de Post Venta & Pre Venta

5.1.2.2 Estandarizacin de Estilo en Accesorios 5.1.2.3 Modificacin de Botones

5.1.3.1 Administrador de Catalogos

5.1.4 Implementacin de Ficha Ipak

5.1.3.2 Proceso de Actualizacion Maestra de Catalogos 5.1.3.3 Modificacin Catalogos Venta

5.1.2.4 Contador Pagina Principal

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Ejemplos II

WBS funcional

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Ejemplos III

WBS que representa el presupuesto de todo un ao repartido en los proyectos que se ejecutaran

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Ventajas
Mejora la comprensin del trabajo a realizar Se minimiza las omisiones. Facilita la identificacin de las Tareas Globales. Mejora la forma de asignacin de responsabilidades. Es una buena herramienta de comunicacion Facilita la construccion de los Cronogramas.
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Herramientas
WBS Chart Pro .- Herramienta que permite construir WBS estilo Top Down y se integra fcilmente con MS Project Free Mind Map .- Herramienta para construir Mapas Mentales

Visio 2003.- Se pueden construir mapas mentales y WBS a travs de plantillas previas.

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Informacin de Contacto
Elizabeth Tello Aragn / ASIS TP 998737717

elizabeth.tello@asistp.com
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