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Resumen de Excel

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Resumen De Excel

MODO DE OPERACIÓN Excel 2003 es la hoja electrónica de cálculo más utilizada por su adaptación al ambiente gráfico de ventanas y al sistema operativo Windows XP, pues la versión más nueva de esta suite Excel 2007, contiene características que aun no toman popularidad entre los usuarios de las computadoras, como son el tipo de archivo, la distribución de la herramientas en la ventana etc. Los archivos en los que se guardan las hijas electrónicas de cálculo se llaman libros y tienen una extensión XLS. Cada libro cuenta con hasta 225 hojas, las cuales pueden o no estar relacionadas unas con otras. Para comenzar a trabajar en Excel es necesario dar clic en el menú de inicio y situar el puntero de ratón en “todos los programas”. La suite de Office 2003, de la cual forma parte Excel, es que agrupa todos los programas que lo componen en una carpeta llamada Microsoft office, donde se puede acceder a Excel dando clic con el botón primario del raton. Existen otros medios para acceder a Excel, ya sea utilizando el menú principal, a través de la opción ejecutar, seleccionándolo desde el escritorio ya sea dando clic con el botón secundario y luego dando abrir ó bien con las teclas de dirección. Etc. ELEMENTOS DE LA VENTANA Todas las aplicaciones basadas en una interfaz gráfica de ventanas tienen la misma característica. Excel no es la excepción, la hoja electrónica de cálculo se muestra de la siguiente forma: De forma predeterminada. Excel le da el nombre de libro 1. Xls al primer archivo que se abre, se encuentra en blanco y tiene 3 hojas para su uso. Las partes que conforman la ventana de Excel se pueden describir de la siguiente manera: BARRA DE TITULO Muestra el nombre del archivo y los botones que dan control a la ventana (minimizar, restaurar y cerrar) BARRA DE MENÚES Es otra característica que tienen todas las aplicaciones de ambiente gráfico de ventanas, se encuentra exactamente debajo de la barra de título. Agrupa todas las funciones que el programa tiene para el manejo de las hojas electrónicas de cálculo. También cuenta con una barra de de acceso rápido a la ayuda, contiene palabra“escriba una pregunta” que al dar enter te mostrará el panel de tareas. BARRA DE HERRAMIENTAS Contiene un acceso rápido a las funciones más comunes con que cuenta Excel, este no solo muestra las barras estándar y formato, como se muestra a continuación.

BARRA DE FORMULAS Excel es capaz de manejar formulas y para crear o editar el contenido de una celda se utiliza

ayuda en línea. debido a la necesidad de representar las celdas en un plano de dos dimensiones. En la parte superior y en la parte izquierda del area de trabajo se encuentran los nombres de las columnas y las filas. las barras de herramientas pueden hacerse visibles u ocultas. Tienen la característica de ser un espacio rectangular y estar organizadas en fila y columnas. dependiendo de los gustos y necesidades del usuario. Excel puede contener hasta 65.350 filas. cuando está en modo de edición aparecen dos botones uno para cancelar y otro para aceptar. CELDAS Es la parte elemental de una hoja electrónica de cálculo. son representadas por letras y podemos tener hasta 256 columnas. Excel nos da de forma predeterminada 3 hojas. COLUMNAS A diferencias de las filas. esto se debe a que por falta de espacio en el monitor. Es el lugar donde se guardan los datos para después manipularlos de distintas formas. PERSONALIZAR EL AMBIENTE DE TRABAJO El programa permite cambiar el orden o lugar de las distintas barras. El aspecto general del á rea de trabajo es como se muestra en la siguiente figura. abrir archivos más recientes. Esta opción puede adoptar dos formas: cuando se está en modo inactivo solo muestra el nombre de la celda y su contenido y. la cual tiene la misma función que la barra de desplazamiento vertical descrita anteriormente. BARRA DE ESTADO Muestra la información de lo que está sucediendo con el documento. La parte inferior del area de trabajo está dividida en dos secciones. Excel cuenta con dos opciones para facilitar la personalización del ambiente de trabajo. FILA A la organización horizontal de las celdas se le llama filas. . Para diferenciar una celda de otra Excel le asigna un nombre a cada una considerando su ubicación. En la parte derecha se encuentra una barra de desplazamiento vertical. Para cambiar de hoja solo es necesario dar clic en la pestaña que representa la hoja deseada. en ella se muestra en forma detallada las tareas que puede realizar: ayuda. eliminadas etc. siempre y cuando estén dentro de la ventana. HOJAS El conjunto de celdas organizado en fila y columnas se les denomina hoja. a la izquierda se encuentran las hojas representadas por pestañas en el que se encuentra el nombre de la hoja.la barra de formulas. PANEL DE TAREAS Es una característica especial de Excel. Las hojas se distinguen mediante su nombre y se encuentran en forma de pestañas. AREA DE TRABAJO Es la parte más importante d la ventana. crear libro nuevo etc. A la derecha encontramos la barra de desplazamiento horizontal. Las filas generalmente son representadas por números. estas pueden ser modificadas. Por ejemplo si no se está realizando ninguna tarea el texto aparecerá como listo y cuando se esté grabando algo el documento muestra el progreso de la grabación. a veces se hace necesario desplazarse de manera vertical en la hoja y la barra de desplazamiento vertical nos permite hacerlo por medio del ratón.

Si se ha realizado algún cambio en el libro. descrito anteriormente. puede ser a través del menú ARCHIVO el cual contiene opciones como: GUARDAR. En ella se puede personalizar el formato de nuestro libro. GUARDAR Existen varias formas de hacerlo. pedirá confirmación para poder cerrarlo. adaptarla a las necesidades del usuario. INTRODUCIR DATOS Los datos que se pueden introducir en una hoja electrónica de cálculo pueden ser básicamente. Otra forma es mediante el menú ARCHIVO. ELABORACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO PLANEAR LA HOJA DE CÁLCULO El primer paso para elaborar una hoja electrónica de cálculo es planearla. de tres tipos: alfanuméricos (textos compuestos por letras y números). La primera funciona también de manera automática pues podemos dar clic en el disco que aparece en la barra de herramientas o bien en la opción GUARDAR y poniendo el nombre que se le desea asignar al archivo. Su importancia radica en el propósito de trabajar de manera eficaz y eficiente. GUARDAR COMO. Por ejemplo el número de hojas que se desea al abrir un libro nuevo. numéricos y formulas. CERRAR Podemos cerrar el libro que esté en uso mediante el menú de ARCHIVO. de manera que se guarden los cambios. uno es mediante el menú ARCHIVO. A continuación las describiremos: * Area de trabajo: Al colocarse en una celda específica. ABRIR Hay dos formas de abrir un libro en Excel. * Enter: o se mueve el cursor con las flechas de dirección. al cual se puede acceder desde la barra de menú dando clic en la palabra ARCHIVO. dando clic en la opción CERRAR o dando clic en la X que se encuentra a la derecha de la barra de menú. es decir. así como la presentación y diseños requeridos. la ortografía etc. simplemente se debe echar mano de las herramientas que ofrece Excel 2003. La segunda forma es en la que se denomina Opciones. Una vez que se tiene un plan para realizarla.La primera opción permite quitar o poner las barras completas o personalizar solo acceso rápido representado por iconos. SALIR Una de las formas de salir de la aplicación de Excel es dando clic en la X que se encuentra a la derecha en la barra de título. se activará la opción GUARDAR COMO. Se debe tener en cuenta cuáles son los resultados que se desean obtener al configurar la hoja. OPERACIONES BÁSICAS ARCHIVO Excel puede manipular archivos de diferentes maneras. . el tipo de letra. Si aun no se ha dado el nombre del libro y se desea cerrar. dando clic en la opción SALIR. La forma más recurrente es mediante su menú ARCHIVO. se introducirán los datos y directamente se empezaran a escribir en la celda. la otra es dando clic en el icono de una carpetita abierta que se encuentra en la barra de herramientas estándar.

COPIAR De igual forma que al mover las celdas. por ejemplo: Para seleccionar un rango podemos utilizar dos métodos. de esta manera se pueden utilizar las flechas de dirección para movernos dentro de la celda y corregir su contenido. este se borrará y se remplazará por el dato que se está moviendo. * Por último. el raton o ambos. Así el contenido de la celda desaparecerá. COPIAR o . existen pasos muy similares para copiarlas: * Seleccionar la celda haciendo clic con el raton en ella o moviendo la celda activa por medio de las teclas de dirección. Como siempre se debe situar el cursor en la celda a editar usando las teclas. * Moverse a la celda en la que necesitamos colocar los datos. se oprime la tecla SUPR del teclado. o seleccionar la primera celda y dejar oprimida la tecla SHIFT y moverse hasta la última celda mediante las teclas de dirección. la tecla de función F2 para la edición de celdas. * Moverse a la celda en la que necesitamos copiar los datos. haciendo clic con el raton en ella o moviendo la celda activa por medio de las teclas de dirección. siguiendo estos pasos: * Seleccionar la celda. Para mover. Como los rangos se pueden realizar los mismos procedimientos de MOVER. Excel tiene como funciones especificas y reserva.* Barra de edición: También se puede utilizar la barra de edición para introducir datos. presionando la tecla ENTER. Al seleccionar la celda que se necesita borrar. Uno es con el raton. copiar o borrar una celda el proceso es básicamente el mismo. BORRAR Esta es la función de edición más sencilla de todas. existen dos formas de editarlos: * Area de trabajo: Este método es de gran utilidad para los usuarios que están acostumbrados a utilizar el teclado como medio principal para moverse sobre la hoja. Al igual que introducir los datos. al hacer clic en la primera celda y arrastrarlo hasta la última celda que se desea elegir. ya que son únicamente dos pasos. ya sea desde el menú EDICIÓN o utilizando el icono de las tijeras de la barra de herramientas. EDITAR DATOS Muchas veces al introducir los datos se cometen errores tanto al teclear la información como en su ubicación dentro de la hoja. se debe activar la celda que se desea contenga los datos y poner el cursor en la barra de edición para empezar a escribir los mismos. Para mover hay que tener cuidado en la celda DESTINO ya que. Este método permite utilizar las teclas de dirección para moverse a través del contenido de una celda. Por otra parte. * Por último utilizar la función PEGAR del menú EDICIÓN. ya que si contenía un dato previo este desaparecerá. Para copiar también ha que tener en cuenta la celda en la que necesita copiar los datos. Para corregirlos es necesario editar los datos introducidos. editarla y guardar los cambios al presionar ENTER. * Utilizar la función COPIAR desde el menú edición. utilizar la función PEGAR del menú EDICIÓN o bien su icono correspondiente. * Barra de edición: Tiene la finalidad de editar el contenido de una celda. muchas veces las equivocaciones que se cometen dependen de la estructura en la que se encuentran los datos en la hoja electrónica. en caso de contener algún dato. RANGOS Un rango lo podemos definir como un conjunto de celdas generalmente de datos en común. * Utilizar la función cortar. MOVER Para mover las celdas dentro de la hoja debemos tener en cuenta que celda se desea mover y a qué lugar.

Esto quiere decir que si el contenido de la celda origen se mueve hacia cualquier otro lugar. presionando la tecla de fusión F2 o mediante la barra de edición. REFERENCIAS Se pueden definir como la presentación de la información contenida en una celda diferente. * De referencia: Utilizados para combinar rangos de las celdas o elaborar cálculos. mas no de un texto. Para eso Excel utiliza las referencias. copiar y borrar. También cuenta con 4 operadores: * Aritméticos: Ejecuta operaciones matemáticas básicas. Existen formas de manipular el contenido de las celdas mediante este tipo de funciones y a continuación se describirá detalladamente cada una. RELATIVAS Son las que hace referencia al contenido de una celda. De esta manera podemos utilizar los operadores aritméticos de suma (+). el contenido de la celda que se hace referencia se cambiará. una para buscar un dato en alguna celda del documento y la otra pestaña para buscarlo y reemplazarlo por otro valor. FORMULAS Y FUNCIONES También ofrece una herramienta muy útil y da solución a muchos problemas de cálculo entre los datos. FORMULAS Podemos definir la formula como una ecuación aritmética que utiliza los datos contenidos en una celda. al hacer un trabajo. descritos anteriormente. es necesario buscar o corregir un dato en una celda especifica de la hoja electrónica de cálculo. antes de presentar o imprimir el trabajo. por medio de una herramienta que se encuentra en el menú de edición en la barra estándar. * De comparación: Utilizados para comparar valores. que permiten presentar el contenido de una celda en otra parte del libro. Por ejemplo si se desea sacar el promedio de los valores contenidos en las celdas D5 a la D8. se utiliza el signo de igual (=) al inicio de la formula y se pueden emplear las referencias para indicar los datos. Pero solo se podrá utilizar la opción REHACER si previamente se utilizó la función DESHACER. Con ella se pueden modificar mover. sería necesario hacer dos . Para editar una formula se pueden utilizar los métodos antes descritos. ABSOLUTAS Se ocupan cuando se tiene la necesidad de mostrar el valor de una celda. multiplicaciones (*) y división (/). ya sea para operaciones sencillas o más complejas. DESHACER Y REHACER Excel permite corregir los errores que se realizan al elaborar el contenido de una hoja. es decir. PROCEDENCIA DE OPERADORES Algunas veces es necesario realizar diferentes operaciones dentro de una misma fórmula. resta (-).BORRAR. por lo que es necesario establecer el orden de las mismas. utilizando el icono de regresar y así posteriormente lo hace con rehacer con la flecha que va hacia adelante. mas no el contenido en sí. * Concatenación de texto: se utiliza el signo (&) para unir varias cadenas. mas no a la celda en sí. de esta forma si movemos el contenido de la celda origen. Excel trata de una formula. la celda referida a ése no cambiará ya que hará un seguimiento al dato. BUSCAR Y REEMPLAZAR A veces. Excel ofrece una herramienta que se encuentra situada en forma de un cuadro de dialogo con dos pestañas. ya sea en la misma hoja u otra.

…) | MAX (B5:E8) | Min | Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. matrices o referencias que contengan números. colocándolo en el límite de la columna o de la fila y haciendo clic.B8:E8) | Excel agrupa las funciones en el menú INSERTAR de la opción FUNCIONES como se muestra en la siguiente figura: El siguiente cuadro de dialogo contiene las funciones agrupadas en diferentes categorías: Hay que recordar que para expresar una función se debe seguir la sintaxis explicada anteriormente. numero 2. negación. | MAX (numero 1. Excel permite redimensionar el tamaño de las filas y columnas. así como que los cientos. Excel ejecutara las operaciones en el siguiente orden: operadores de referencia. etc. Excel devolverá en la celda el valor #N/A para expresar un error de sintaxis.X8) | Max | Devuelve el valor máximo de una lista de valores lógicos que contengan números. se necesita que los datos incluyan un signo de pesos. como lo es tamaño. FORMATO DE TEXTO Se puede modificar el formato del texto. arrastrando el raton hasta obtener el tamaño deseado. se accede a menú contextual donde se incluye esta opción. con el objetivo del que el tamaño de las celdas sea adecuado para expresar su contenido. porcentaje. darle color a los bordes y al fondo de las celdas. Dando clic derecho con el raton en la celda o rango previamente seleccionado. FUNCIONES BASICAS: FUNCION | EFECTO | SINTAXIS | EJEMPLOS | Promedio | Devuelve el promedio de los argumentos. numero 2.…) | PROMEDIO(D5:D8) | Suma | Suma todos los nuerosEn un rango de celdas | SUMA (numero 1. multiplicación. suma y resta concatenación y finalmente de comparación. para eso se utiliza el raton. miles y millones se encuentren separados por comas.… | SUMA (C5:C8. número 2. exponenciación y división. AJUSTAR EL ALTO/ ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS A veces el contenido de los datos de una celda sobrepasa en dimensión al tamaño de la misma. los cuales pueden ser números.…) | MIN (B5:E5. número 2. esto se logra mediante la herramienta explicada anteriormente contenida en el menú HERRAMIENTA. | PROMEDIO(número 1. color y tipo de la fuente. . | MIN (numero 1. nombres. FORMATO DE VALORES Cuando se desea expresar una cantidad monetaria. Omite los valores lógicos y el texto. por eso Excel ofrece la posibilidad de darle formato al contenido de la celda para que se presente de diferentes formas.operaciones: primero un conjunto de sumas y después una división. donde matemáticamente utilizaríamos una formula como: D5 + D6 + D7 + D8 D9= 4 Excel otorga a los operadores matemáticos una precedencia si se combina varias operadores en una única fórmula. FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO Permite modificar el formato de los datos de una hoja. El objetivo de realizar esta modificación depende de las necesidades del usuario.

Permite modificar el color del fondo de las celdas a este tipo de formato se le conoce como TRAMA y se puede acceder a el en la pestaña TRAMA. De la misma forma permite modificar el contorno de las celdas para poder expresar un conjunto de celdas como si fuese una tabla. una es utilizar el cuadro de diálogos o FORMATO DE CELDAS en la pestaña ALINEACION seleccionando la opción COMBINAR CELDAS como se muestra en la siguiente figura: INSERTAR/ ELIMINAR FILAS/ COLUMNAS Al modificar los documentos. siempre y cuando sean celda celdas continuas y. El problema es cuando se ha ocultado la primera fila o columna de la hoja. dando clic en la pestaña adecuada en el area de trabajo y con la opción OCULTAR en el submenú HOJA del menú FORMATO. después se tiene dos opciones. se puede acceder a la opción MOSTRAR del mismo menú HOJA del menú FORMATO. la posibilidad de modificar el color de la fuente. OCULTA HOJA Para este paso se debe tener activa la hoja que se desea ocultar. luego PROTEGER HOJA el resultado es un cuadro de dialogo. Excel cuenta con una herramienta que permite saltar a cualquier punto de la hoja electrónica. la cual brinda de alguna manera protección a los datos con la finalidad de que no se modifiquen ni se altere la información que se pretende manejar médiate hojas electrónicas de cálculo. contenido en la pestaña fuente de dicha herramienta. se puede acceder al menú contextual. Ahora solo resta indicarle a Excel mediante la opción la opción ocultar que se encuentra en el menú FORMATO y en el submenú FILA o COLUMNA. OCULTAR FILAS/COLUMNAS Solo se puede ocultar una fila o columna completa. Así aparece el cuadro de dialogo en donde podremos insertar las filas columnas que queremos: APLICAR COLORES. dando clic con el botón derecho del raton sobre la celda. como se explico anteriormente y acceder a la opción insertar. explicada anteriormente. simplemente se debe seleccionar las celdas o rangos a los que se desea dar formato y acceder al cuadro de dialogo FORMATO DE CELDAS. y no solo la información de una celda. hay que seleccionar o simplemente colocar la celda activa en algún punto de la columna o fila que se trata de ocultar por medio de las teclas de dirección o del raton. automáticamente. BORDES Y TRAMAS Mediante la herramienta FORMATO DE CELDAS. Para volver a mostrar la hoja. lo único que se debe hacer es teclear la referencia de la primera celda en el cuadro de texto REFERENCIA y Excel.COMBINAR CELDAS Excel permite combinar celdas a combinar. ya que no se puede seleccionar una columna o fila anterior. . PROTECCION DE HOJAS DE CÁLCULO Para esto Excel ofrece un cierto tipo de seguridad. aparecerá la fila o columna oculta. del cuadro de dialogo FORMATO DE CELDAS. para efectuar este procedimiento. es necesario insertar filas existen dos formas de hacerlo: * Menú insertar: Debemos elegir la opción fila o columna dependiendo que es lo queremos insertar. * Menú contextual: si nos situamos en la celda en donde se desea insertar una fila o columna. agregado líneas alrededor de las celdas o entre ellas. PROTEGER DATOS/HOJA La forma de proteger los datos es mediante el menú de herramientas en la opción PROTEGER y.

Una vez que los datos han sido seleccionados para graficar. además de los tipos de gráficos estándar. En la primera pestaña. la alineación del texto. * El último paso sirve para indicarle a Excel el lugar donde colocar el grafico. Recordar en todo momento que Excel usa referencias ya sea relativas o absolutas para representar los datos. etc. * En el paso tres se editan las opciones de los gráficos. solo se selecciona con el raton. ya sea en celdas dispersas o agrupadas en uno varios rangos. PLANEACION DEL GRAFICO Hay que tener en cuanta cuales son los datos que se desea presentar. podemos editar el texto que se desea aparezca en el grafico. dando clic en el grafico y arrastrándolo al lugar deseado. MOVER Y CAMBIAR DE TAMAÑO DE UN GRAFICO Para mover o cambiar. en la que dice LEYEDA se pueden modificar la posición de ésta. en la pestaña LINEAS DE DIVISION se pueden agregar líneas de guía en el fondo del grafico. ELABORACION Y EDICION DE GRAFICOS Excel cuenta con una herramienta para la creación de gráficos a continuación se mostrara cuales son los pasos para poderla realizar lo mejor posible. en la pestaña EJES se editan los ejes X y Y del grafico. se puede indicar a Excel que es lo que significa cada uno de estos datos definidos en el paso anterior. llamada TITULOS. también de forma predeterminada en las propiedades. Este mismo paso. Excel ofrece diferentes diseños de graficas para poder representarlas y embellecer la información que se desea presentar.Podemos escribir la contraseña. a veces no es necesario con solo esa opción y para eso existe la pestaña TABLA DE DATOS. dando un clic en el mismo. Puede realizarse a través de la barra de herramienta GRAFICO. CREACION DEL GRAFICO * Paso uno nos indica que para acceder a ella simplemente se debe dar clic con el raton en el menú INSERTAR y después en la opción GRAFICO o bien simplemente dirigirse al icono correspondiente. como se vio anteriormente. esta barra esta siempre oculta. para mostrar los valores de cada parte del mismo se utiliza la pestaña ROTULOS DE DATOS. solo aparecerá al seleccionar un grafico. los colores. ya que en la pestaña SERIES se escriben series y valores. * El paso dos de este asistente consiste en indicarle a Excel cuales son los datos que necesitas que aparezcan en el grafico. pero es recomendable tener cuidado. para moverlo dentro de la hoja activa se debe utilizar el raton. EDICION DE GRAFICO Si se desea cambiar el tipo de fuente. y si no se ha personalizado Excel. ya que en caso de olvidarla no será posible tener acceso a los datos. . la cual tiene una función similar a la pestaña anterior. Dentro del mismo cuadro se puede elegir que es lo que se desea proteger de la hoja de cálculo. e inmediatamente aparecerá el cuadro de dialogo nombrado ASISTENTE PARA GRAFICOS.

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