COMO IMPLEMENTAR LOS LIBROS ELECTRÓNICOS

Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT Llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica

(Actualizado al 18.12.2012)

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS 2. 1. 2. Nombre de los Libros Electrónicos 2. 1. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico IV. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrónico 3. El Programa de Libros Electrónicos .ÍNDICE I. Modelo de los Libros Electrónicos 2. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS 3.PLE III. ANTECEDENTES NORMATIVOS II. 3. RECOMENDACIONES .

los contribuyentes que obtienen rentas de tercera categoría deben llevar obligatoriamente s Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera física considerando los formatos establecidos por la SUNAT y podían optar por llevarlos de manera electrónica. ANTECEDENTES NORMATIVOS A partir del 01 de julio de 2010. de acuerdo a lo siguiente: Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrónica.Como implementar los Libros Electrónicos I. señalado en el Anexo 1 de la RS. 286-2009/SUNAT. Los que optasen por llevar los libros electrónicos deben afiliarse con carácter definitivo al Sistema de Libros Electrónicos siempre que: 1. Deben presentar ante la SUNAT la información en detalle de los comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras. Esté obligado a llevar algún Libro y/o Registro. Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado. 34° de la Ley del Impuesto a la Renta  Registro de Activos Fijos - - . Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados a continuación:  Libro Caja y Bancos  Libro de inventarios y Balances  Libro de retenciones inciso e) y f) del art. la Resolución de Superintendencia Nº 248-2012/SUNAT ha establecido la incorporación obligatoria al Sistema de Libros Electrónicos a los Principales Contribuyentes (PRICOS). No se encuentre en estado de suspensión temporal de actividades o de baja de inscripción en el RUC. de corresponder) de manera electrónica. a partir del 01 de junio de 2013. a partir del 01 de enero de 2013. 3. Por otra parte. Tenga en el RUC la condición de domicilio fiscal habido. según lo establecido por la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT y normas modificatorias. a partir del 01 de enero de 2013. 2.

S. Asimismo. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS 2. sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una simple hoja de cálculo (por ejemplo el Excel). 2. implementado por la SUNAT. Cabe señalar que los sistemas informáticos deben ser ajustados para tal efecto. Modelo de los Libros Electrónicos El Modelo de solución.    Registro de Consignaciones Registro de Costos Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas Registro de Inventario Permanente Valorizado II. de acuerdo a las estructuras establecidas en el Anexo 2 de la R. El Contribuyente debe tener un software contable que permita generar archivos de formato texto (.txt). 1. el cual permitirá validar que la información de cada libro o registro no . el Contribuyente deberá instalar en su PC el software denominado “PLE” (siglas del Programa de Libros Electrónicos). para el llevado de libros electrónicos se puede apreciar en el siguiente gráfico: Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes: 1. N° 248-2012/SUNAT.

el contribuyente deberá almacenar en su domicilio fiscal dos (2) archivos: la “Constancia de Recepción” y el archivo de formato texto validado. Por último. El PLE recibirá automáticamente la mencionada “Constancia de Recepción” y lo grabará automáticamente en un subdirectorio de la PC del contribuyente. Luego que el “Resumen” es enviado mediante la conexión por internet. El envío del Resumen de cada Libro deberá efectuarse una sola vez luego de haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de las actividades u operaciones. o un “Reporte de Información consistente” cuando no hay errores en la información. La validación rápida de los archivos de formato texto permite generar un “Reporte de Información Inconsistente” cuando hay errores en la información. y además contiene el Hash (algoritmo matemático que permite detectar si la información de un archivo no ha sido alterado). según sea el caso. de esta manera hay una conexión “on line” con SUNAT de manera permanente. Cabe resaltar que los 2 archivos serán considerados legalmente el “libro electrónico”. Una vez generado el “Resumen” este puede ser enviado automáticamente a la SUNAT. 5. 4. el Sistema enviará dicho “Resumen” con la fecha y hora de respuesta y la firma digital de SUNAT. el cual se enviará automáticamente por internet a la PC del contribuyente. 7. La “generación” implica la emisión de un archivo muy pequeño denominado “Resumen” el cual contiene algunos totales. De estar todo conforme. contenga errores lógicos o de estructura. manteniendo la correlatividad de períodos. 6. pero el documento electrónico ahora se denominará “Constancia de Recepción”. . la columna y la descripción por cada tipo de error. inicialmente debió incluir en el mismo su RUC. Este proceso permite corregir la información oportunamente antes de generar el libro oficial. Cabe señalar que el contribuyente. la SUNAT realizará validaciones referidas a confirmar si el contribuyente se encuentra afiliado. según el tipo de libro que se trate. usuario y clave SOL.3. si es la primera vez que se envía el “Resumen” del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo del mismo. para poder interactuar con la SUNAT mediante el PLE. establecidos en el mencionado Anexo 2. señalándose la fila. Sólo cuando la información está totalmente validada por el PLE recién se puede “generar” el libro electrónico que es el equivalente al cierre de un libro llevado de manera física.

En caso se trate de un Principal Contribuyente. En este caso este Libro sólo tiene un Sub-Libro. Operaciones: 1 (con operación) o 0 (sin operación que significa que es el cierre del Libro Electrónico). como se puede observar en el ejemplo siguiente: En este caso. Sub-Libro: 01. - . éste deberá almacenar un ejemplar adicional del “libro electrónico” en un local diferente al domicilio fiscal. Contiene información: 1 (con información) o 0 (sin información que significa que el archivo está vacío). 2. Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dólares). Código de oportunidad: 00 (sólo corresponde cuando se trata del Libro Inventarios y Balances). pero hay otros que pueden contener muchos Sub-Libros y los Resúmenes de todos ellos deben ser enviados de manera simultánea. 2. Sub-Sub-Libro: 00). PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrónico ha sido generado por el PLE). Dicho local se deberá declarar en el momento de la generación del primer libro electrónico. Periodo del Libro Electrónico (año. Nombre de los Libros Electrónicos Ahora bien el PLE sólo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos nombres contienen en sí mismos información relevante.8. el nombre del archivo tiene las siguientes características: LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrónico). mes y día en formato AAAMMDD) Identificador del Libro Electrónico (Libro 14: Registro de Ventas e Ingresos. RUC del Generador (11 dígitos).

los siguientes: El número de columnas del registro no coincide con la definición del Libro Campo es obligatorio Formato incorrecto Longitud incorrecta El valor es incorrecto El valor no se encontró en la tabla de parámetros Campo debe ser correlativo .La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado . 3.La verificación. entre otros. El PLE detecta los errores y señala el número de la fila y la columna así como el tipo de error.PLE El contribuyente deberá tener presente que el PLE no es un software contable sino que es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar las validaciones necesarias a la información de los Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos. y finalmente obtener la Constancia de Recepción de un libro electrónico por parte de la SUNAT.Los reportes de los libros y registros electrónicos.2. Cabe señalar que el PLE considera un modo interactivo donde el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos podrá validar los archivos textos y generar los libros electrónicos. de acuerdo a la estructura señalada. Asimismo. basta con ingresar el número de RUC del contribuyente cuyos archivos de texto que contienen información contable serán validados. y . El Programa de Libros Electrónicos . a fin de generar el Resumen respectivo. Para ingresar al PLE en el “Modo de Prueba”. los cuales pueden ser. . no es necesario que el usuario tenga Clave SOL para utilizar el programa. el PLE también tiene otras funcionalidades. Adicionalmente. que serían los potenciales libros electrónicos. como: . el PLE considera adicionalmente el “Modo de Prueba” que simula la validación de la información contenida en archivos de textos.La consulta del historial. que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es aquella por la que se generó la Constancia de Recepción respectiva.

El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para indicador 2 El código de plan de cuentas es incorrecto Campo es obligatorio La longitud del número de serie debe ser de 4 El periodo del registro contiene una fecha incorrecta Solo se acepta positivos o 0. .- Índice duplicado El registro presenta inconsistencias Se ha excedido el límite de errores encontrados La fecha es mayor al periodo del Libro La fecha es incorrecta Indicador del estado es incorrecto.0 del Programa de Libros Electrónicos – PLE la cual puede ser descargada desde la página web de la SUNAT.00 El periodo del registro no debe contener mes y día El índice es incorrecto El porcentaje debe estar entre 0 y 100% Numero de documento es incorrecto Solo se acepta positivo o un número mayor a cero No se acepta negativo El tipo de cambio es mayor o igual a cero El periodo no puede ser menor al 1902 El periodo no puede ser menor al 2010 el el el el Actualmente está vigente la versión 2. Los montos deben ser excluyentes El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para indicador 1 El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para indicador 8 El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para indicador 9 La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro El periodo del registro para este libro no debe contener día El periodo del registro para este libro debe contener día El número correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1.00 El valor es incorrecto Solo se acepta negativos o 0.

0 del PLE será puesta a disposición el 31 de diciembre del 2012 y las novedades serán las siguientes: Esta nueva versión del PLE incluirá totales de control (sumatorias acumuladas por estado) a efectos de que los contribuyentes puedan cotejar con su información interna. Dichos campos libres pueden o no ser utilizados a opción del contribuyente. Se llevará un control automático del plazo de atraso del llevado de libros electrónicos. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS 3. El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras incluirá el detalle de las Facturas. 1. de las Notas de Crédito y de las Notas de Débito. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrónico A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos correspondiente al mes de enero del 2013 donde podremos apreciar las diferencias de la información contenida en los Libros Electrónicos respecto de los Libros llevados de manera física. Periodo: Enero 2013 .La nueva versión 3. - - - III. Se incluirán “campos libres” en las estructuras del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras.

000.00. tal como se aprecia a continuación: . Los Libros Electrónicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros llevados de manera física: la primera columna (donde se consigna el periodo del Libro) y la última (donde se consigna el “Estado”). Dependiendo de la cantidad de información o filas que tenga el libro (denominada tuplas). Estado 2: corresponde a la anotación del Comprobante de Pago anulado (Boleta de Venta N° 001-1234). Los Estados significan lo siguiente: Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante de Pago (Enero 2013). Ello significa que toda la fila de información (tupla) pertenece al periodo cuyo “Resumen” será enviado (por tanto debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo texto).000.Así tenemos que los libros llevados de manera física tienen que considerar los formatos. al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de Enero 2013. - En tal sentido. se deberá hacer la rectificación correspondiente en el mes en que se detecte (Febrero 2013). los cuales tienen como información mínima obligatoria desde la columna “1” (CUO/# Correlativo) hasta la columna “n” (Libre). Cabe señalar que corresponde al mes de Enero 2013 por la correlatividad que correspondía. puede tener desde la fila “1” hasta la fila “m” y en el caso del ejemplo será “5”. en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los siguientes errores u omisiones: Hay un error en la anotación de la Factura N° 001-56 dado que fue emitida por $ 3. Se omitió registrar la Factura N° 001-58 por el monto de S/ 10.846 + IGV (Tipo de cambio: 2. 60) debiéndose haber considerado el monto de S/ 10.00. - Sin embargo.

En este caso se está considerando el número correlativo correspondiente (6).Periodo: Febrero 2013 En este caso. los Estados significan lo siguiente: . Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Compras correspondiente al mes de enero del 2013. - 3. Estado 9: la anotación corresponde a la corrección de la información de un mes anterior (Enero 2013) por la anotación incorrecta (se debió aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factura N° 001-56). 2. Periodo: Enero 2013 En este caso. los Estados significan lo siguiente: Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante de Pago (Febrero 2013) Estado 8: la anotación corresponde a un Comprobante de Pago omitido (Factura N° 001-58) en un mes anterior (Enero 2013).

Verificar que los datos estén separados por “|”. Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado. Probar los archivos texto que genere los sistemas informáticos del contribuyente mediante el “modo prueba” del PLE e ir ajustando el programa informático correspondiente para levantar las inconsistencias señaladas de acuerdo con el tipo de error detectado. - . pero dentro de los 12 meses siguientes a su emisión. en especial la última columna (observaciones) que son las validaciones que efectuará el PLE.- Estado 1: La anotación del Comprobante de Pago de compra corresponde al mes de emisión (Enero 2013). Verificar que la cantidad de columnas coincida con el señalado por las estructuras. Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas señaladas. Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado. Estado 9: Corrige la información de un Comprobante de Pago de compra de meses anteriores. Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7 son de uso exclusivo y no se ha previsto el uso del Estado 8 (Comprobantes de Pago omitidos). pero fuera de los 12 meses siguientes a su emisión. RECOMENDACIONES Para una óptima implementación de libros electrónicos se recomienda lo siguiente: Revisar las estructuras de libros electrónicos publicadas por la SUNAT. denominado palotes (pipes). Verificar que cada tupla de información (fila) empiece con el dato y termine con “|”. IV.

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