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introduccionOK PDF
introduccionOK PDF
N
D
SERVICIOS ESCOLARES
INVESTIGACIN
PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE APOYO
E
L
U
D
E
L
U
SERVICIO DE BIBLIOTECA Y AUDIOVISUAL
S
U
A
R
U
S
U
A
SECRETARA GENERAL
INTERCAMBIO ACADMICO.
COORDINACIN DE APOYO
ACADMICO.
SECRETARA GENERAL
INTERCAMBIO ACADMICO.
COORDINACIN DE APOYO
ACADMICO.
OFICINA
JURDICA
CONTRATOS.
OFICINA
JURDICA
CONTRATOS.
SECRETARA
ADMINISTRATIVA
PERSONAL.
SERVICIOS GENERALES
R
I
O
R
I
O
ACADMICO.
T ECNOLOGAS APLICADAS A LA
EDUCACIN.
SECRETARIA DE ASUNTOS DEL
PERSONAL ACADMICO.
ACADMICO.
T ECNOLOGAS APLICADAS A LA
EDUCACIN.
SECRETARIA DE ASUNTOS DEL
PERSONAL ACADMICO.
CONTRATOS.
ACUERDOS.
CONTRATOS.
ACUERDOS.
SERVICIOS GENERALES.
PRESUPUESTOS.
SISTEMAS.
BIENES Y SUMINISTROS.
SERVICIO DE IMPRENTA
INTERACCIN DEL PROCESO DE SERVICIO ACADMICO
PROCESO QUE
ENTRADA(S) PROCESO RESULTADO(S)
PROCESO(S) QUE PROCESO QUE
PROVEE
ENTRADA(S) PROCESO RESULTADO(S)
PROCESO(S) QUE
RECIBEN
INTERACCIN DEL PROCESO SERVICIOS ESCOLARES
PROCESO QUE
PROVEE
ENTRADA(S) PROCESO RESULTADO(S)
PROCESO(S) QUE
RECIBEN
PROCESO QUE
PROVEE
ENTRADA(S) PROCESO RESULTADO(S)
PROCESO(S) QUE
RECIBEN
Mapa de proceso Mapa de proceso
Plande Calidad del Proceso:
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
ACTIVIDAD A CARACTERSTICA CRITERIO DE TAMAO
DOCUMENTO
RESPONSABLE PLAN DE ACTIVIDAD A
VERIFICAR
CARACTERSTICA
A CONTROLAR
CRITERIO DE
ACEPTACIN
TAMAO
MUESTRA
FRECUENCIA DE
REFERENCIA
REGISTRO
RESPONSABLE
DEL CONTROL
PLAN DE
REACCIN
Indicadores
Proceso:
INDICADOR FORMA DE MEDIRLO
UNIDAD
DE
MEDIDA
FRECUENCIA META
OBJETIVO DEL
INDICADOR
RESPONSABLE FUENTE
Estructura Documental Estructura Documental
Estndar Internacional ISO 9001 Estndar Internacional ISO 9001
NIVEL 1 NIVEL 1
4.2.2
PROCEDI MI ENTOS
SON SUB PROCESOS DOCUMENTADOS
QUE TI ENEN I NTERRELACI N CON
NIVEL 2
Define QU ? QUIN?
CUANDO? DNDE?
4.2.3
QUE TI ENEN I NTERRELACI N CON
UNA O MS REAS
NIVEL 3
NIVEL 4
4.2.4
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO OBJETIVO
Proporcionar un lineamiento y direccin Proporcionar un lineamiento y direccin
clara al usuario de la secuencia de
actividades por realizar y controlar;
i ? ? d ? d d ? quin?, qu?, cundo?, dnde? y
considerando por se lleva a cabo dicha
actividad? y su relacin con otras
actividades.
4 2 3 PROCEDIMIENTOS
Procedimientos Obligatorios
4.2.3 PROCEDIMIENTOS
Estos se encuentran declarados en diferentes clusulas de la norma y pueden
identificarse como:
Procedimiento Documentado
Este trmino se refiere a que los procedimientos no slo estn documentados, sino
tambin implantados y mantenidos tambin implantados y mantenidos.
Los procedimientos requeridos por la norma son:
4.2.3 Control de los Documentos.
4.2.4 Control de los Registros.
8 3 C t l d l S i i C f 8.3 Control del Servicio no Conforme.
8.2.2. Auditoras Internas.
8 5 2 Acciones Preventivas
8.5.3 Acciones Correctivas.
8.5.2 Acciones Preventivas.
CONSIDERACIONES AL ELABORAR UN PROCEDIMIENTO
Apyate en la gente
Deja que la gente te AYUDE.
Pide sugerencias y conseguirs:
1) Hechos y;
2) Fijars las bases para la aceptacin.
Recuerda que la longitud de un procedimiento depende del Recuerda que la longitud de un procedimiento depende del
nmero de actividades a desarrollar
VARIOS PASOS UNA PGINA VARIOS PASOS UNA PGINA
MS PASOS
VARIAS PGINAS
MUCHOS PASOS MUCHAS PGINAS MUCHOS PASOS MUCHAS PGINAS
Pasos para elaborar procedimientos
La experiencia ha demostrado que al desarrollar procedimientos deben seguirse
los siguientes pasos:
Conocer los requerimientos de la norma aplicable. q p
Revisar las actividades, la documentacin, los registros y actividades actuales e
involucradas en el procedimiento correspondiente.
C l ti id d t l l i i t d l li bl Comparar las actividades actuales con los requerimientos de la norma aplicable
(debes de la norma).
Complementar las actividades para que cumplan con la norma aplicable (en
caso de ser necesario).
Elaborar el diagrama de flujo del procedimiento.
Elaborar el borrador (desarrollo) del procedimiento Elaborar el borrador (desarrollo) del procedimiento.
Revisin y aprobacin del procedimiento
Redaccin de los procedimientos
R d i f ti Redaccin efectiva
- Debe ser clara, simple y directa.
- Pensar en el usuario del procedimiento.
- Evitar trminos fuera de uso comn.
Puntuacin
- Evitar usar frases muy largas.
Dar una instruccin por frase y tratar un tema por prrafo - Dar una instruccin por frase y tratar un tema por prrafo.
Uso de palabras
- Usar palabras con significados especficos o concretos que - Usar palabras con significados especficos o concretos que
den lugar a interpretaciones.
Iniciales, siglas y abreviaturas
- Evitar usarlas.
- Si fuera necesario utilizarlas, deben relacionarse junto con su
significado en la seccinde definiciones del procedimiento.
Formas Genricas para Elaborar Procedimientos
Forma Descriptiva
Es la ms comn, y consiste en enunciados estructurados y relacionados con el y y
objetivo y alcance del procedimiento, esto en forma de oraciones y organizados
flujos lgicos de su ejecucin bajo encabezados, especificando quin?, hace
qu?, cundo? y dnde? se va a documentar el resultado de la aplicacin
del procedimiento del procedimiento.
Diagrama de Flujo
Es una representacin esquemtica que muestra todos los pasos del
procedimiento. Frecuentemente es el primer o segundo paso que se utiliza para
una mejor comprensin y entendimiento sobre lo que el procedimiento es en
trminos de puntos de inspeccin accin y decisin trminos de puntos de inspeccin, accin y decisin.
Forma Descriptiva incluyendo Diagrama de Flujo
Asegurar la prctica correcta en la ejecucin del trabajo, en primer lugar
Razn de ser del procedimiento
Asegurar la prctica correcta en la ejecucin del trabajo, en primer lugar
documentando la forma correcta de hacer las cosas, y en segundo lugar para
responder las siguientes afirmaciones y preguntas:
Por qu no se especific?
Quin lo aprob?
Por qu no se me incluy?
Quin autoriz ese cambio?
Dnde est la documentacin?
No puedo leerlo! No puedo leerlo!
Esa no es mi responsabilidad!
Quin lo verific?
N t ifi i t li d ! No tuve una especificacinactualizada!
Nunca tenemos tiempo para planear!
Es que siempre se ha hecho as!
U di d fl j ili d i b l fi Un diagrama de flujo se construye utilizando una simbologa especfica, para
representar las diversas actividades descritas en el procedimiento.
i Decisin
i Conector
i Actividad
i Documento
Actividad
i Archivo
i Direccin de
la informacin
i Inicio / Fin
Estructura de los Procedimientos Estructura de los Procedimientos
Cartula: Nombre e identificacin del procedimiento y autorizacin.
1.- Objetivo: Responde a la pregunta... Para qu sirve el procedimiento a elaborar?.
2.- Alcance: Define la cobertura del procedimiento. Responde a la pregunta... Dnde aplica p p p g p
ste procedimiento?.
3.- Responsabilidades: Se definen las responsabilidades de los puestos que intervienen para
j t t l l di i t ejecutar y controlar el procedimiento.
4.- Lineamientos de operacin: Son las directrices, polticas y criterios establecidos para el
funcionamiento de la operacin funcionamiento de la operacin.
5.- Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica del procedimiento, se construye utilizando
una simbologa especfica para representar las diversas actividades que se realizan. g p p p q
5.1.- Descripcin de la Operacin: Se describen secuencialmente las actividades del
procedimiento de acuerdo al puesto responsable de realizarlas, as como se mencionan
los documentos o registros de referencia relacionados con cada actividad.