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AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 4.2: 03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS FECHA DE EDICION: ENERO 21 /2002 NMERO DE HOJA: 1 de 2 1.

OBJETIVO Definir las actividades para control de registros de CONFECCIONES EL NOGAL desde su identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y la disposicin de los registros. 2. ALCANCE Aplica a todos los registros a elaborar y enunciados en el procedimiento MP 4.2: 01 de origen interno de la organizacin. 3. RESPONSABLES Representante de la gerencia al comit de calidad, quien debe velar por el cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento y jefe de cada rea donde se genere el registre. 4. DEFINICIONES ARCHIVO TEMPORAL: Conjunto de registros ordenados consecutivamente por fecha en el rea de trabajo que se origino, el tiempo de retencin del ao fiscal. ARCHIVO MUERTO: conjunto de registros ordenados que han cumplido el ao fiscal en el archivo temporal, para la disposicin final en el periodo de tiempo determinado en el comit de calidad. OBSOLETO: es un registro que no se usa, por que expiro su vigencia, pero debe ser archivado por disposiciones legales o por disposiciones de la empresa. 5. DOCUMENTOS REFERENCIADOS Todos los registros que se generen en el sistema de gestin de calidad. 6. POLTICA REFERENCIADA Norma ISO 9001: 2000 numeral 4.2.4 7. PROCEDIMIENTO a. El registro es una evidencia de la realizacin de un procedimiento en el rea o cargo que se origino, es por esto que se requiere que los resultados e informacin sean controlados, analizados y almacenados. b. El formato debe ser diligenciado completamente por la persona o operario en el rea que se origino el registro , incluyendo la firma quien toma la informacin. c. El responsable del rea ordena algunos registros por la numeracin correspondiente, siguiendo la fecha consecutiva respectivamente de cada registro. d. El responsable del rea se encarga del almacenamiento previamente ordenado en el archivo temporal del rea de trabajo. e. El responsable del rea controla el archivo temporal en el rea de trabajo que se Origino el registro, donde es eventualmente consultado para la elaboracin de informes para definir la trazabilidad del producto o de materia prima para efectos de control de inventarios.

AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 4.2 : 03

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS FECHA DE EDICION: ENERO 21/ 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 2 f. El responsable del rea dispondr de los registros en el archivo temporal en el ao fiscal, al terminar el ao el registro pasa al archivo muerto, pero si hay alguna disposicin legal contable o por disposiciones del comit de calidad debe ser archivado. g. El comit de calidad delegara los responsables del archivo muerto concretado en el rea administrativa por la secretaria general y en el rea de produccin por el jefe de produccin. 7.1 CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Los registros deben permanecer legajados, en un lugar seco y libres de insectos o roedores. Los registros deben estar ordenados consecutivamente por fecha en carpetas clasificadas por nombre o numeracin. El responsable de rea almacena algunos registros contables en medios magnticos, para la disponibilidad inmediata de estos. 7.2 PROTECCIN El responsable del archivo del rea de trabajo lleva el control de las consultas de los registros que se realiza y lo protege de los cambios o modificaciones de algn dato parcial o totalmente. 7.3 RECUPERACIN Los registros contables almacenados en medios magnticos se tiene el acceso por un cdigo manejado por el personal del rea contable. 7.4 DISPOSICIN Los registros que han cumplido el periodo de tiempo en el archivo muerto, el responsable del archivo realiza la disposicin final de los registros se determina romperlos. 7.5 REGISTROS OBSOLETOS El mantenimiento de los registros obsoletos ser realizada por el representante de la gerencia as como su retirada de las otras reas cuando sea necesario. Los ejemplares obsoletos que se conserven deben ser los originales y se indicara su condicin aadiendo en la hoja de portada la indicacin FUERA DE USO en tinta roja. 8. CONTROL DE COPIAS Original: Sistema de calidad Copias1: rea administrativa Copia 2: rea de produccin ELABORO REVISO Claudia Milena Hernndez Myriam de Gonzlez Asesora del sistema de la calidad

APROBO Fabio Josu Cceres Administrador

AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO MP 4.2: 03

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA DE EDICION: NMERO DE HOJA: 3 de 3

ELABORADO

REVISADO

AUTORIZADO

FG 02. FLUJOGRAMA DEL PROCESO


INICIO Diligenciar formato por las personas del rea que origino el registro Llevar un orden numrico siguiendo la fecha consecutiva

Archivo temporal en el rea de trabajo

Consulta de informacin de los registros en el rea de trabajo para la elaboracin de informes

Control de las consultas y proteccin de los cambios parciales o totales de algn dato

Registros que han cumplido el ao fiscal en el archivo temporal

Registros con disposiciones legales o disposiciones por el comit de calidad Archi vo Temp oral

Archi vo muert o

Edicin de los registros, indicado en la norma fundamental

Llenar el listado maestro FO 4.2: 02 Delegado de la gerencia

Distribucin de copias a cada uno DE LOS interesados o rea de trabajo

Disposicin final de cada registro cuando haya cumplido el tiempo de retencin en el archivo maestro

FIN