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Sntesis de apuntes sobre organizacin de eventos (desde fiestas sociales, ferias, campaas filantrpicas, etc.)
Por qu Eventos
La palabra Evento significa Acontecimiento o suceso imprevisto, suceso imprevisto o de realizacin contingente. A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que la Real Academia aceptara la palabra Evento cuando alguien se refiere a una reunin de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una convencin o una exposicin.
Evento: acontecimiento con previa organizacin en donde confluyen que personas con algo en comn.
Son planificados porque requieren de un orden y pautas para maximizar recursos y minimizar riesgos. Un grupo de personas tienen un inters que los une. Hay objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar basadas en cierta necesidad: el expositor, el organizador, el visitante, etc.
Marketing de Eventos
Todo plan de Eventos debe orientarse al cliente. Un buen organizador debe ser ante todo un buen asesor. Para asesorar eficientemente para hablar claro se debe escuchar bien. Una accin de MKT es lo que ayude a la promocin del servicio para lograr su contratacin.
Plan de Marketing
Implicar analizar el proyecto a priori para ver si es viable. Anlisis F.O.D.A.: FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
Ceremonial
Acta como facilitador de las interrelaciones. Contemplar el ejercicio de las reglas prcticas del buen tono social revelan respeto y cortesa.
En qu consiste?
En actos, recepciones y ceremonias de carcter formal, que tienen lugar en un mbito pblico, institucional o empresario, dentro y fuera de la sede de la entidad, ser necesario reconocer las normas protocolares que eviten la provocacin de algn incidente grave.
Calendarizacin
Cronograma:es la regulacin de los tiempos. Se traza a partir de los objetivos. Deben enlistarse todas las actividades fijando el momento justo y la duracin fijando un margen adecuado para imprevistos. Sobre una plantilla se trasladan las actividades, si hay simultneas, enganchadas, etc.
Presupuesto
Formular planes para un perodo a futuro en trminos contables. Involucra: - Ingresos. - Egresos. - Previsiones. - Ganancias.
Pasos a seguir:
Con la aceptacin del presupuesto se deber concertar una segunda entrevista para lograr definiciones. Men: asentar por escrito cada detalle y/o cambio, reconfirmar para seguridad del cliente y al vendedor para transmitir un mensaje y garantizar prolijidad y eficacia. Proponer opciones: ambientacin, animacin, etc.
Ferias y exposiciones
evento que consiste en la instalacin en un predio abierto o cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de stands o lacales, organizada por un ente independiente de manera peridica en un mismo lugar geogrfico. Los participantes deben cumplir los requisitos y podran exhibir, vender o dar a conocer sus productos o servicios.
Servicio: alternativas
Los comensales son servidos por el personal del saln. Autoservicio: los comensales toman un plato colocados en la mesa del buffet o en una mesa auxiliar y en la recorrida van sirviendose. Servicio combinado: se trata de autoservicio de las ensaladas, terrinas y guarniciones y el personal trincha carnes y las sirve: Ordena y preserva la imagen de los platos.
Las Invitaciones
CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIN. NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO TIPO, DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIN, EVENTO, MOTIVO, OBJETIVOS. INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL EVENTO ,NO MENOS DE 6 MESES. INVITADOS LOCALES: NO MENOS DE 15 DAS. RESPUESTA: 48 HS. DE RECIBIDA. CONFIRMADA LA ASISTENCIA NO SE DECLINAR SALVO FUERZA MAYOR.
Las invitaciones
TARJETONES DE CARTULINA BLANCA DE DISTINTOS GRAMAJES. TIPOGRAFA SOBRIA, ELEGANTE, HABITUALMENTE EN TINTA NEGRA. PUEDE O NO COLOCAR EL MOTIVO DE LA REUNIN. TARJETAS PRE-IMPRESAS CON PUNTEADO A COMPLETAR EN FORMA MANUSCRITA CON PLUMA.
Las ferias
evento que consiste en la instalacin en un predio abierto o cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de stands o lacales, organizada por un ente independiente de manera peridica en un mismo lugar geogrfico. Los participantes deben cumplir los requisitos y podran exhibir, vender o dar a conocer sus productos o servicios.
Exposiciones
Consiste en la disposicin de diversos stands en donde se muestran productos, servicios o bienes sin que estos puedan ser vendidos. Tienen participacin abierta similar a la feria, organizacin independiente y realizada en forma NO peridica en diversas ciudades.
Predio / Stands
Planificacin racional de los espacios. Contemplar medidas generosas para el paso. Ubicacin: puntos calientes y fros. Valores: acorde a las medidas/ubicacin. Servicios: a veces son determinante de valor.
Comunicaciones de eventos
Entrevistas
Dossiers Artculos y publirreportajes
Las gacetillas
Son breve mensajes escritos que comunican con criterio periodstico una novedad. Ese criterio est dado por una redaccin objetiva que reporta hechos comprobables. Es un recurso muy comn y mal utilizado por un exceso de envos y por los defectos en la redaccin
Bsqueda de sponsors
Prospectar: categorizar el mercado. Disear carpeta del proyecto: habla por l. Cuantificacin y cualificacin del proyecto, argumentar las intenciones, estadsticas, planes de contingencia, costos, seguros, etc. Planteo original y factible. Abordaje eficaz: capacidad de negociacin.
Presentacin de un proyecto
Marco general: presentacin, qu hacemos, cmo, cuando, quien. Programa general. Cronograma. Recursos necesarios.Seguros, soportes. Comunicacin: pblico que ser alcanzado, medios que apoyarn, estimacin de resultados, cantidad de audiencia. Organizadores: antecedentes, respaldo institucional, apoyos (declaracin de inters) respaldos, etc.