ADMINISTRACION II

19 marzo de 2.012

EL PROCESO ADMINISTRATIVO (1) LIBRO

La administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El xito que puede tener una organizacin al alcanzar sus objetivos, y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que la organizacin alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa. El proceso de administracin se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin embargo parece ms exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administracin en trminos de cuatro funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean. En la parte restante de esta seccin, describiremos brevemente estas cuatro actividades administrativas bsicas, as como las relaciones y el tiempo que involucran. proceso: Mtodo sistemtico para manejar actividades. PLANIFICACIN Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse Cundo y cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos? En esencia, se formula un plan o un patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante. Planificar implica que los administradores piensan con antelacin en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. Adems, los planes son la gua para que la organizacin obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; los miembros de la organizacin desempeen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos, y el avance
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hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas. El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organizacin. A continuacin, se establecen objetivos y/o metas (nosotros los consideraremos sinnimos) para cada una de las sub unidades de la organizacin; es decir, sus divisiones, departamentos, etc. Definidas stas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica. Sobra decir que, al elegir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor jerarqua analiza su viabilidad, as como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la organizacin los acepten. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin. La planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc. Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de la organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. b) Pronosticar. c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. f) Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. g) Anticipar los posibles problemas futuros. h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
planificacin: Proceso para establecer metas y un curso de accin adecuado para alcanzarlas.

ORGANIZACIN Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles. Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que stos puedan alcanzar las metas de la organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Por ejemplo, la organizacin que pretende desarrollar programas de software para computadora s necesitar una estructura diferente a la que requiere un fabricante de
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pantalones vaqueros. Producir un producto estandarizado, como un pantaln vaquero, requiere tcnicas eficientes para la lnea de montaje, mientras que la produccin de un programa de software requiere la formacin de equipos de profesionales, por ejemplo, analistas de sistemas y programadores. Aunque estos profesionales deben interactuar con eficacia, es imposible organizarlos como si fueran trabajadores de una lnea de montaje. Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso conocido como diseo organizacional, Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la organizacin. La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas relaciones estructura das servirn para realizar los planes futuros.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN a) Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentalizacin) b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por depto.) c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d) Aclarar los requisitos del puesto. e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administracin g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos. h) Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas para que trabajen juntas de manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas especficas.

DIRECCIN Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama direccin. Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo. La direccin incluye motivacin, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicacin. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin. De hecho, la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA DIRECCION a) Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin. b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. c) Motivar a los miembros.
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d) e) f) g) h)

Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.

direccin: Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea.

CONTROL Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s est haciendo para asegurar que el trabajo de otros, est progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organizacin que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. sta es la funcin de control de la administracin, la cual entraa los siguientes elementos bsicos: establecer estndares de desempeo; medir los resultados presentes; comparar estos resultados con las normas establecidas, y tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El gerente, gracias a la funcin de control, puede mantener a la organizacin en el buen camino. Las organizaciones estn estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras de incluir la calidad en la funcin de control. Un enfoque que goza de gran popularidad, es la Administracin de la Calidad Total (ACT). La ACT requiere que la administracin se concentre en la superacin constante de todas las operaciones, funciones y, sobre todo, de los procesos de trabajo. La satisfaccin de las necesidades del cliente es una preocupacin primordial. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades del control. Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos de las relaciones organizadas no siempre resultan como se planearon.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL a) Comparar los resultados con los planes generales. b) Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d) Comunicar cuales son los medios de medicin. e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas

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PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRCTICA Es ms fcil entender un proceso tan complejo como la administracin si se descompone en partes y si se identifican las relaciones bsicas entre cada una de ellas. Este tipo de descripciones, llamadas modelos, han sido usadas por estudiantes y practicantes de la administracin desde hace muchos decenios. Un modelo es una descripcin usada para representar relaciones complejas en trminos fciles de entender. De hecho, se us un modelo -sin identificarlo como tal- cuando se dijo que las actividades centrales de la administracin son planificar, organizar, dirigir y controlar. stas representan cuatro formas de abordar las relaciones formales que evolucionan con el tiempo. Sin embargo, las relaciones descritas estn mucho ms entrelazadas de lo que implica el modelo. Por ejemplo, dijimos que se usan estndares para evaluar y controlar las acciones de los empleados, pero establecer estas normas forma parte inherente del proceso de la planificacin y es un factor integral para motivar y dirigir a los subordinados. Por otra parte, las medidas correctivas que presentamos como una actividad de control, muchas veces entraan un ajuste de planes. En la prctica, el proceso de administrar no entra a cuatro series de actividades independientes, o ligeramente relacionadas, sino un grupo de funciones interrelacionadas. La figura 1-1 presenta un modelo ms completo de la administracin, porque las flechas que muestran las relaciones sealan todas en dos direcciones. Planear, organizar, dirigir y controlar son actos simultneos e interrelacionados que mantienen muy ocupados a los
gerentes.

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modelo: Representacin simplificada de las propiedades clave de un objeto, circunstancia o relacin; puede ser oral, material o matemtica.

INTERRELACIN ENTRE LAS FUNCIONES En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez est actuando con todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones ms que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin. La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que controlar. En realidad, la planeacin esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada funcin fundamental de la administracin afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el proceso administrativo. VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO o Se ofrece un marco de trabajo conceptual. o Proporciona fundamentos para el estudio de la administracin promoviendo el entendimiento de lo que es la administracin. o Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporneo administrativo. o Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones. o Se reconoce flexibilidad y arte de la administracin y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma prctica. o Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administracin. El patrn del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos. o Los principios de la administracin estn derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una til investigacin administrativa. o Se estimula el desarrollo de una filosofa determinada de la administracin, cada una de las fases de su aplicacin requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.
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Desempeo deseado

Desempeo real

Medicin del desempeo real

Comparacin del desempeo real contra los estandares

Applicacion De correcciones

Programa De accin correctiva

Anlisis de las causas de las desviaciones

Identificacin de las desviaciones

Circuito de retroalimentacin del control administrativo

Bibliografas
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