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PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN

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PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN Los principios de la administración son los criterios necesarios para identificar y agrupar el trabajo que debe

hacerse en la organización. Fueron creados por Henry Fayol. Además, son necesarios para definir y establecer las relaciones interpersonales con el fin de hacer cooperativo el trabajo de las personas que la componen. En razón de ello se determinan las actividades específicas que son necesarias para alcanzar los objetivos que prevé la organización y se asignan tareas a los individuos. Los principios de la administración son los siguientes: autoridad, delegación, responsabilidad, división del trabajo, unidad de mando, tramo de control, cadena de mando, unidad de objetivos, eficiencia y definición funcional. Es importante destacar que estos dependen del autor.

Autoridad La autoridad es el derecho que tiene un jefe para requerir que un subordinado realice una tarea, con el fin de lograr los objetivos de la organización. Se refiere a decidir y a ejercer el mando. La autoridad puede ser delegada, es decir, se puede transferir ese derecho a otra persona por un tiempo y/o en una situación determinada. La autoridad es de origen legal (significa que es inherente al cargo ocupado) e implica la posibilidad de sancionar a quien no la respete. Otorga el derecho que tiene el jefe de dirigir a los subordinados en las tareas y exigirles un desempeño satisfactorio en función de las tareas asignadas. En la medida en que un jefe sea capaz de hacer valer sus derechos, poseerá poder. Si entendemos al poder como la capacidad de influir sobre el comportamiento del otro de acuerdo con el propio deseo, se puede decir que la autoridad es "el poder legitimado", es decir que esta capacidad está amparada por la ley de la organización, expresada a través de las normativas y del manual de funciones de la organización.

Delegación La autoridad y el poder pueden ser delegados, es decir que un jefe le puede otorgar a un subordinado la autoridad necesaria para realizar su tarea. La delegación hace posible la organización del trabajo, pues se transfiere la posibilidad de efectuar mayor cantidad u otras tareas a las que habitualmente hace una persona de acuerdo con una necesidad organizacional. Este es un proceso que se produce en dos direcciones, ya que debe ser percibida y entendida como útil y necesaria tanto por quien transfiere como por quien recibe esas nuevas responsabilidades. Esto es importante de destacar pues si quien recibe las nuevas tareas no las valora como importantes para la consecución de los objetivos, asumirá que sólo han "aumentado su carga de trabajo". El proceso completo de delegación implica: a) determinación de los resultados esperados; b) asignación de tareas; c) transferencia de la autoridad para llevar a cabo esas tareas; d) asignación y exigencia de la responsabilidad derivada de la ejecución de la tarea.

permite adquirir una habilidad y una seguridad que mejoran el rendimiento. La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.Responsabilidad La responsabilidad es el deber que tiene una persona de cumplir con las tareas encomendadas. La responsabilidad también es un aspecto subjetivo de la persona cuando ésta la asume. División del trabajo La división del trabajo consiste en dividir y agrupar las actividades de una organización para que contribuyan al logro de los objetivos. la unidad de mando ayuda a organizar mejor el sistema jerárquico y estructural para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. pues sus actos (y sus consecuencias) involucran a mayor cantidad de gente en la organización. en un sentido práctico. existe el derecho por parte de éste de pedir rendición de cuentas a la persona a quien asignó una tarea. Lo que ocurre es que hay diferencias según las jerarquías: a mayor jerarquía. Cada subordinado debe ser responsable ante un superior. sin perder tiempo ni recursos económicos. La responsabilidad total de un jefe en una tarea determinada no puede ser delegada. un subordinado sólo puede tener un único jefe para evitar las confusión de órdenes. Tramo de control . que requieren el desarrollo de determinadas habilidades. sea técnica o de dirección. es decir. La separación de tareas determina que cada individuo se especialice en una tarea o en un conjunto de tareas específicas. se crea un compromiso personal ante sí mismo de cumplir de la mejor manera sus obligaciones. Este principio tiene dos sentidos: en un sentido clásico -que se ajusta al principio de Fayol-. Es el deber de rendir cuentas a un superior por el trabajo asignado. Asimismo. Por tal razón. Unidad de mando La unidad de mando implica que para la ejecución de un acto cualquiera. una persona debe recibir órdenes de un único jefe. Se supone que todas las personas que componen una organización tienen responsabilidad. mayor responsabilidad. que generan un aprendizaje específico y que individualiza la acción de cada especialista. y es un paso necesario para conformar la estructura de la organización. La especialización en una función. en tanto que el cambio de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de adaptación que disminuye el rendimiento. es necesario que exista una autoridad final que pueda dirimir y resolver un conflicto provocado por órdenes contradictorias dadas por distintos jefes subalternos.

este principio tan rígidamente establecido por Fayol no se cumple. La cadena de mando se refiere a que debe existir una línea claramen-te definida entre la autoridad máxima y cada una de las posiciones subordinadas en la estructura de la organización. las normas y la calidad de la delegación de la organización. Este principio tiene mucha importancia en el diseño y la conducta de la organización. El tramo ideal. Puede influir no sólo en la posibilidad del ejercicio del control. ■ En el caso de aplicarse este principio en forma equilibrada. cuando el número de dependientes es bajo para cada jefe. "la vía jerárquica es el camino que siguen. dependerá de cada situación. la claridad de las políticas. sino también en la velocidad de las comunicaciones y la información. En cambio. personas y operaciones. del grado de capacitación que presente el personal. la cantidad de contactos que se pueda tener con el personal. en tanto que un tramo de control amplio exige políticas claras y delegación para poder alcanzar a todos. rápidas y efectivas. Un tramo de control reducido permite una supervisión y un control estrechos y comunicaciones rápidas. lo que dificulta las comunicaciones pero mejora el control. pues impediría que las comunicaciones en las organizaciones sean dinámicas. Unidad de objetivos . las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le son dirigidas". Cadena de mando La cadena de mando es el conjunto interconectado y continuo de relaciones de dependencia que se extiende desde el máximo nivel de la organización hasta su base. Cuando se pasa el límite de subordinados que una persona pueda supervisar eficazmente.El tramo de control implica verificar que las actividades se realicen de acuerdo con el programa establecido. Se trata de buscar la mejor forma de dividir las tareas y las responsabilidades. pasando por todos los grados de la jerarquía. Este principio se conecta con el de autoridad y proporciona a un superior una línea de mando sobre su subordinado. es decir. y el resultado de esto es la aparición de los niveles jerárquicos en una organización. Para ello se debe establecer el número de personas o unidades que puede supervisar un jefe. se resuelven los problemas de comunicación y control. Hay tres posibles consecuencias de la aplicación de este principio: ■ Cuando aumenta la cantidad de dependientes a cargo de un jefe se reducen los niveles jerárquicos. o sea. Según Henry Fayol. Se aplica a cosas. mejoran las comunicaciones y se dificulta el control. En la práctica. el mejor número para controlar y supervisar. se debe delegar. Para que el control sea efectivo. la velocidad de los cambios en la organización. Cada titular de un puesto es responsable ante un superior. crece el número de niveles jerárquicos. debe existir un límite en el número de personas o unidades a controlar.

Es necesario que se reserve un lugar específico para cada persona y que cada persona este en el lugar que le ha sido asignado. El interés de una persona no debe prevalecer sobre el interés de la organización". En la terminología de uso industrial. el interés de éste debe sobreponerse al interés de los individuos. Eficiencia Los objetivos organizacionales deben alcanzarse con el mínimo de costos y consecuencias no deseadas. en todo caso. existen conceptos asociados al de eficiencia. La consecuencia será que se deberán diferenciar las distintas funciones y tendrán que ser divididas hasta el grado exigido por el desarrollo y el crecimiento de la organización. . ■ Aprovechamiento es la eficiencia del recurso materia prima (insumos para la fabricación de productos). es función de la administración conciliarlos. la eficiencia supone la mejor utilización de los recursos disponibles en la organización. téngase la definición planteada como válida para cualquiera de estas situaciones.La unidad de objetivos implica que en el sistema organización cada uno de los sectores (subsistemas) y de las personas debe contribuir a que se alcancen los objetivos de la organización. no implica necesariamente alcanzar el óptimo resultado. o que constituyen acepciones más restringidas de ésta. pueda tener la posibilidad de irse de ella. Definición funcional El principio de definición funcional exige que cada área. ■ Eficiencia suele utilizarse para denotar la del recurso mano de obra (operarios y/o empleados). es muy importante que la gente conozca cuáles son los objetivos organizacionales para que ellos guíen su gestión dentro de la organización. Este proceso se denomina funcionalización. Es decir que la eficiencia es alcanzar los mejores resultados al menor costo posible. división y puesto de trabajo sea definido de manera clara en relación con las actividades que debe realizar. el grado de delegación y las relaciones de autoridad establecidas. Cuando ambos son diferentes. ■ Rendimiento es la eficiencia del recurso máquina (maquinaria que se utiliza para la transformación de insumos en productos). Desde esta perspectiva. De todos modos. O. que ocupe el puesto más conveniente. departamento. Fayol denomina a este principio como el de "subordinación del interés particular al interés general" y afirma que "en cualquier grupo. Por eso. si no está de acuerdo o no comparte los mismos objetivos. puesto que ello puede acarrear un aumento de costos que no lo justifique. es decir. Sin importar el nivel en el que se ubique cada individuo.

en la actualidad.UNIDAD DE DIRECCIÓN “Este principio puede expresarse así: un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin" Henri Fayol “Es esta la condición necesaria de la unidad de acción. No vale la pena de que viva. establecer a quién se le asignan las mismas delegando específicamente la autoridad correspondiente. Este punto lo analizaremos en el capitulo “Coordinación”. La unidad de dirección de crea mediante una buena constitución del cuerpo social. la unidad de mando depende del funcionamiento del personal" Vemos aquí la importancia que tiene para Fayol la inclusión de la coordinación como uno de los elementos del proceso administrativo. sus programas de capacitación. de la coordinación de fuerzas. un solo programa) con Unidad de mando (un agente no debe recibir órdenes sino de un solo jefe). . en el mundo social como en el mundo animal. los valores y la cultura organizacional. Si bien existe una tendencia a no incluir a la coordinación dentro de dicho proceso -cuyos orígenes se remontan a antiguas versiones de la obra de Koontz y O´Donnell. “La unidad de mando no puede existir sin la unidad de dirección. Por eso. queda aquí demostrado uno de los aspectos de la especificidad importante que tiene para Fayol la coordinación. pero igualmente dañino: que la organización no tenga una política firme y bien definida respecto a sus recursos humanos. estratégica. quedando de esta manera bien delimitada la responsabilidad de cada función. “la unidad de mando depende del funcionamiento del personal". su selección. Un cuerpo de dos cabezas es. Por otra parte. pero no deriva de ésta". sino que depende principalmente de cómo el elemento humano ejerza el mando conferido a cada una de las jerarquías. siguiendo el orden de presentación del autor. dispersas y a merced de la voluntad de diversos actores. La unidad de dirección implica que para cada función de la organización exista una planificación única. y de la convergencia de esfuerzos. esta unicidad no depende solamente de configurar buenas estructuras organizacionales.por entender estos autores que la coordinación es sinónimo de administración. De tal modo. “la unidad de dirección se crea mediante una buena constitución del cuerpo social". O lo que es más común. por defecto. las finanzas quedarían. Puede fácilmente el lector comprender los perjuicios que implicaría el no tener bien definido quién administrará las finanzas de la empresa. forma parte de los componentes más importantes de un nuevo enfoque de la ciencia de la administración: las organizaciones vistas como sistemas.. Es decir que al departamentalizar la empresa se deben identificar claramente las funciones.. la cual incluso. Recordando lo ya establecido por Fayol. un monstruo. cuya autoridad y responsabilidad deban estar a cargo de un órgano bien definido. que deba abarcar a todos y cada uno de sus empleados. Es necesario no confundir Unidad de dirección (un solo jefe.

La familia Toyota. Muda significa desperdicio o despilfarro. al diseñarse la organización de una institución o dependencia debe dejarse bien claro quién será el superior inmediato de cada empleado y siempre deberá respetarse esa cadena de mando. mediante una mejora continua y sostenida basada en la eliminación del desperdicio (muda). Principio militar del ejército de EEUU. en este contexto. hay que buscar la unidad de mando y la unidad en el esfuerzo. La unidad de esfuerzos. La unidad de mando significa que todas las fuerzas estén bajo un único comandante responsable de ellas. Unidad de Mando: Para cada objetivo. es decir. La meta del sistema es eliminar los desperdicios (muda). requiere unidad de mando y unidad de esfuerzo. el empleo de las fuerzas militares de un modo que amase el poder de combate hacia un objetivo común. Japón. Como filosofía de trabajo. fundó una empresa textil en Nagoya. constituye la función operacional requerida para lograr el éxito. Desarrollando estas teorías nos encontramos el toyotismo: ¿Qué es el toyotismo? Es un sistema integral de producción y gestión surgido en la empresa automotriz japonesa del mismo nombre. con alguno queda mal”. En función de lo anterior. Se trata de un asunto de organización”. los cuales pueden clasificarse en los siguientes siete tipos: Artículos defectuosos Exceso de producción Costos innecesarios de transporte Tiempo de espera Inventarios Movimientos innecesarios Procesos innecesarios ¿Qué implica la filosofía Kaisen? "Lo único que una empresa puede ofrecer a sus clientes es la calidad". como nacen los conceptos de jidoka (automatización) y poka-yoke (a prueba de fallas) que. por tanto. todo lo que quita o impide la eficiencia de la organización. A todos los niveles de la guerra. junto a conceptos posteriores como just in time (justo a tiempo) y muda (desperdicio). la forma preferida para lograr la coordinación y control. crean lo que se ha llamado sistema de producción Toyota. Sun Tzu. incluso por el propio titular. con esta metodología. Este lineamiento recoge el adagio popular que reza: “El que a dos jefes sirve. La unidad de mando es. coordinación y cooperación". Es un ejemplo clásico de la filosofía Kaisen de mejora en la productividad. . basándose en este invento y en innovaciones subsiguientes. que con el tiempo se convirtió en Toyota Motor Company. cuyo objetivo es mejorar la vida de los operarios liberándolos de las tareas repetitivas. Calidad. empezando por el lugar de trabajo (gemba) que representa el lugar donde se lleva a cabo la acción de producir. Es. Para cada función debe existir un solo superior inmediato. Requiere un único comandante con la autoridad necesaria para dirigir a todas las fuerzas en la búsqueda de un propósito unificado. el toyotismo tiene su origen en la industria textil y en particular en la creación de un telar automático. en japonés. cuyos efectos deseados son la instauración de un "propósito y dirección comunes por medio de la unidad de mando.UNIDAD DE MANDO: BASE PARA UNA ORGANIZACION EFICIENTE “Manejar a muchos generalmente es lo mismo que manejar a pocos. significa todo lo que no añada valor al producto.

las actividades de recursos humanos y medidas disciplinarias. tales como la falta de comunicación o la lentitud a la acción a menudo se muestra por las organizaciones con estructuras burocráticas. una jerarquía proporciona la estructura de la organización que pueden filtrarse en toda la organización en su conjunto. Gerentes de nivel medio son por lo general los gerentes de operaciones o gerentes generales. Sin embargo. directores financieros y otros líderes principales responsables del desarrollo de la visión de la empresa y tomar las decisiones ejecutivas que afectan el futuro de la organización. Estos administradores todavía puede ser involucrada en las operaciones de la compañía al día. pero también puede eliminar las barreras para el progreso y el crecimiento. Gerentes de alto nivel por lo general incluyen los directores ejecutivos. o en otras capacidades que implican operaciones del día a día del negocio. En primer lugar los gerentes de nivel. Los gerentes de las grandes organizaciones tienen funciones específicas que cumplir dentro de la jerarquía de gestión. a veces llamados gerentes de nivel inferior. Gerentes de nivel medio. Tener una jerarquía de gestión en el lugar puede tener ventajas significativas.¿Cuáles son los tres niveles de jerarquía de los administradores? Los gerentes son los líderes que juegan un papel integral en las organizaciones para las que trabajan. creando un entorno corporativo específico que ayuda a los responsables de la organización que funcione mejor. los directivos tienen diferentes niveles de poder y responsabilidad. . Gerentes de alto nivel son los altos ejecutivos de una empresa. a menudo sirviendo como supervisores o gerentes comerciales. como un artículo por el Instituto de Estudios sobre el Empleo sugiere. Por ejemplo. la eliminación de algunos puestos de dirección puede resultar en ahorros de costos. se encuentran en la parte inferior de la jerarquía directiva. Dentro de esta jerarquía. En la mayoría de las organizaciones. son un paso por encima de los gerentes de primer nivel. Por ejemplo. la desjerarquización estas jerarquías también puede tener algunas ventajas significativas que las empresas han comenzado a reconocer. la presupuestación. esta jerarquía se compone de tres niveles de primaria. Ellos sirven como intermediarios entre los gerentes de nivel inferior y el más alto nivel dentro de la jerarquía de gestión. o mandos intermedios. Sus tareas incluyen a menudo la programación. pero a menudo dependen de la entrada del primer nivel de los directivos. Una jerarquía también le permite a toda la organización sabe quién está a cargo. Se basan en las aportaciones de gerentes de nivel medio para determinar en qué dirección se dirige la empresa y si los cambios deben hacerse. Están en contacto con los empleados que no pertenecen. pero también puede servir como gerentes regionales.

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