ORGANIZACIN DEL TIEMPO

El texto que se presenta a continuacin est especialmente indicado para personas con problemas debidos a la sobrecarga de actividades o cuya actividad diaria no les es del todo satisfactoria. Si estos son los nicos problemas, los prrafos siguientes pueden serles de utilidad, ya que ayudan a reflexionar sobre el uso de nuestro propio tiempo y da orientaciones de cmo mejorarlo. No obstante, si los problemas con el tiempo son slo una parte de un problema de mayor extensin, se requerira la intervencin de un profesional para ayudar a la persona a resolver sus dificultades. Como personas tenemos una serie de intereses y necesidades, que se traducen en actividades de distinto tipo. Estas actividades ocupan tiempo. Y el tiempo no puede controlarse, pero s lo que hacemos en el tiempo. La habilidad de organizar el tiempo en funcin de nuestras obligaciones e intereses es importante, tanto para evitar el estrs como para potenciar el desarrollo personal. Por ello antes de hacer consideraciones sobre cmo usar mejor nuestro tiempo, conviene que hagamos una pequea autoevaluacin de cmo nos organizamos a travs de un autoregistro. Para ello confeccionaremos una tabla con cuatro columnas. En la primera, correspondiente a la hora, anotaremos sucesivamente las horas del da. En la segunda anotaremos las actividades que hemos hecho realmente; en la tercera las actividades planificadas pero que no tuvimos tiempo de realizar; y finalmente, en la cuarta, aquellas que nos hubiera gustado hacer pero que ni siquiera consideramos. Una vez realizada la tabla, hemos de registrar las actividades, del modo indicado, durante tres das. Si durante estos tres das hay ms actividades en la tercera columna, con respecto a la segunda, significa que planifica ms actividades de las que realmente hace. Si es la cuarta columna la que tiene ms actividades que la tercera, es indicativo de que deja una gran nmero de actividades que le agradan sin realizar. Si ocurre algo de esto, repase la segunda columna preguntndose si todas las actividades que ha realizado son realmente importantes. Y aunque ninguna de estas dos cosas ocurra, rellenar esta tabla durante 3 das le permitir tener una visin ms objetiva de cmo usa su tiempo y le permitir introducir cambios que redunden en su beneficio. Una vez sabemos ya como organizamos nuestro tiempo realmente, pasaremos a dar unas indicaciones de cmo se debera organizar

para que se cumplieran nuestros intereses y las verdaderas obligaciones.

1.- Metas Seran objetivos a medio y largo plazo. Las actividades que hacemos da a da deben orientarse a la consecucin de estas metas. Un buen ejercicio sera tratar de escribir nuestras metas y las actividades que podemos hacer para alcanzarlas. Siempre pensando que las metas han de cumplir una serie de condiciones (Acosta, 1999): - han de ser propias de uno mismo. - lo ms concretas posibles, si puede ser cuantificables. - pocas pero importantes. - que sean compatibles (esto no siempre ser posible por lo que habr que establecer que meta es ms prioritaria). - alcanzables, pero que impliquen una cierta dificultad. - preferiblemente con plazo. - divididas en pasos y con premios al superar cada paso Las metas estn continuamente cambiando. Esto implica que este ejercicio se puede hacer continuamente, renovando objetivos, ordenndolos segn prioridades y procurando que no se produzcan incompatibilidades.

2.- Programacin de actividades diarias. Es un ejercicio que, realizado de manera adecuada, sirve para prevenir el estrs y para facilitar el desarrollo personal y la creatividad en aquellas reas que pueden ser de nuestro inters. En primer lugar, ha de hacer una lista diaria de lo que tiene que hacer y de lo que le gustara hacer. Luego clasifique estas actividades diarias en tres grupos (de ms a menos prioridad): A: hay que hacerlas de inmediato. B: son muy importantes, pero no se han de hacer necesariamente

hoy. Si se demoran mucho pasan a ser tipo A. C : tambin son importantes pero se pueden dejar por ms tiempo. En segundo lugar se organiza el da poniendo primero aquellas actividades que se han de hacer con un horario concreto (las clases de ingls o ir a buscar a los nios al colegio por ejemplo). Luego se ponen las actividades tipo A, aunque no todos los das han de incluir este tipo de actividades. En los huecos que queden se incluyen actividades tipo B. Y en los espacios libres restantes se aaden actividades tipo C. Si no se dispone de tiempo suficiente se dejan las actividades tipo B y C.

3.- Consejos para programar actividadesOrdenar la actividades segn le gusten ms o menos (por ejemplo dejar las ms agradables para final del da y que as sirvan de premio a la realizacin de otras menos agradables). - En el orden tambin se han de considerar las exigencias de las propias actividades y el momento en que se les puede sacar mejor partido (por ejemplo, hay gente que, al levantarse, est ms fresca y despejada, con lo que si quiere realizar una tarea que exija clculos, lo har mejor por la maana, a primera hora). - Para cada actividad hay que planificar un tiempo, que ser siempre superior a lo que exigira la tarea. As se previenen imprevistos, y si se acaba antes de los planificado deja tiempo libre para hacer otras actividades. - Dejar pausas entre actividades. - Programar tambin algunos tiempos de relajacin. - Incluir no slo tareas obligatorias (ir al banco, consultar a un asesor fiscal, hacer la compra...), sino tambin aquellas que nos reporten mayor satisfaccin (leer un libro interesante, pasear, quedar con amigos...).

4.- Consejos para ganar tiempo - Delegue responsabilidades: aunque al principio encargar a otros tareas que usted hace puede implicar ms tiempo, a la larga le liberar para hacer otras actividades interesantes. Si no sigue este

consejo, seguramente es porque piensa que los otros no lo harn tan bien como yo o que tardo ms en explicarlo que en hacerlo yo. Permtase comprobar que esto, a largo plazo, no se cumple. - Aprenda a decir NO a ciertas demandas inesperadas de los dems: si se dice sin agresividad no produce enfado en los dems y contribuye al respeto mutuo. - Ajustarse al plan previsto: cuando empezamos algo, lo acabamos, luego ya pasaremos a otras actividades. Si no procedemos as nos llevar ms tiempo y esfuerzo llevar a trmino las actividades en curso. Adems el no acabarlas implica que se mantengan en nuestro pensamiento, interfiriendo con cualquier otra cosa que hagamos. - Reducir el tiempo para actividades a las que les dedicamos un tiempo excesivo. - Cuidado con las DILACIONES (posponer cosas): si pospone actividades importantes por falta de tiempo debe prescindir de actividades menos importantes. Si lo hace por inseguridad, piense que al tomar una decisin casi nunca tenemos toda la informacin que desearamos tener. Y si pospone porque no le gusta la actividad, cuanto antes la haga antes dejar de preocuparle, y si la hace repetidamente puede que hasta encuentre aspectos positivos de sta. - Cuidado con el perfeccionismo: la mayor perfeccin no compensa el tiempo y el esfuerzo dedicados. Adems puede generar problemas en su relacin con otras personas. -A mitad y final del da revise su programa de actividades y si va consiguiendo sus objetivos, felictese porque se lo merece. Si no es as puede ser que alguna parte del proceso est fallando. Referencias para saber ms Acosta, J.M. (1999). Gestin eficaz del tiempo y control del estrs Madrid. ESIC Editorial. Craske, M.G. ; Barlow, D.H.; OLeary, T. (1992). Mastery of your anxiety and worry. Albaby, NY. Graywind. Seven-Schreiber, J.L. (2001). El nuevo arte de vivir el tiempo, contra el estrs. Barcelona. Paids. _________ Fuente: Miguel Luna. Clinica de la Ansiedad, 2002. Dibujo: Ral Ario/2010.