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FACULTAD DE INGENIERA DE TELECOMUNICACIONES Y TELEMTICA

ESCUELA DE INGENIERA DE SEGURIDAD Y AUDITORA INFORMTICA

ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN DE EMPRESAS

PERIODO 2013-I

PRESENTADO POR:

JOSE EDUARDO TORRES VEGA Coronel EP ( R ) Diplomado en Ciencia y Tecnologa Ingeniero Electrnico CIP Maestro en Administracin Experto en Logstica Diplomado en Seguridad y Salud Ocupacional Docente Universitario a nivel pre grado y post grado Consultor en Servicios de Telecomunicaciones Estudio terico de Radiaciones No Ionizantes

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AREA I
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
SESIN 12: EL CONTROL EMPRESARIAL

SUMARIO

1. 2. 3. 4.

EL CONCEPTO DE CONTROL EL SISTEMA DE CONTROL TCNICAS DE CONTROL Y TECNOLOGA DE LA INFORMACIN CONTROL GENERAL Y PREVENTIVO

20 25 25 20

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EL CONTROL: ACTIVIDAD EN EL CONTEXTO ORGANIZACIONAL, DE TODOS LOS NIVELES Y MIEMBROS DE LA ENTIDAD, CUYO FIN ES LA EVALUACION DEL DESEMPEO GENERAL DE LA ORGANIZACIN FRENTE AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS PROPUESTOS DURANTE LA PLANIFICACION, MEDIANTE EL EMPLEO DE MECANISMOS DE MEDICION CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS. EN EL MISMO SENTIDO: CHIAVENATO: EL CONTROL ES UNA FUNCION ADMINISTRATIVA: ES LA FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO QUE MIDE Y EVALA EL DESEMPEO Y TOMA LA ACCIN CORRECTIVA CUANDO SE NECESITA. DE ESTE MODO, EL CONTROL ES UN PROCESO ESENCIALMENTE REGULADOR. HAROLD KOONTZ Y CIRIL ODONELL: CONTROL IMPLICA LA MEDICIN DE LO LOGRADO CON RELACIN A LO ESTNDAR Y LA CORRECCIN DE LAS DESVIACIONES, PARA ASEGURAR LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS DE ACUERDO CON EL PLAN. ROBERT B. BUCHELE:
EL CONTROL ES EL PROCESO DE MEDIR LOS ACTUALES RESULTADOS EN RELACIN CON LOS PLANES, DIAGNOSTICANDO LA RAZN DE LAS DESVIACIONES Y TOMANDO LAS MEDIDAS CORRECTIVAS NECESARIAS.

GEORGE R. TERRY:
EL CONTROL ES EL PROCESO EMPLEADO PARA DETERMINAR LO QUE SE EST LLEVANDO A CABO, VALORIZANDOLO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE APLICAR MEDIDAS CORRECTIVAS, DE MANERA QUE LA EJECUCIN SE DESARROLLE DE ACUERDO CON LO PLANEADO.

ROBERT C. APPLEBY:
LA MEDICION Y CORRECCIN DE LAS REALIZACIONES DE LOS SUBORDINADOS CON EL FIN DE ASEGURAR QUE TANTO LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA COMO LOS PLANES PARA ALCANZARLOS SE CUMPLAN ECONMICA Y EFICAZMENTE

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EL CONCEPTO DE CONTROL Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACIN


EL PROCESO ADMINISTRATIVO SE ENTIENDE FORMADO POR LAS FUNCIONES:

PLANIFICACIN: FIJACIN DE METAS Y FORMULACIN DE ESTRATEGIAS, POLTICAS Y PROGRAMAS PARA ALCANZARLAS.


ORGANIZACIN :PROPORCIONAR MEDIOS ADECUADOS. INTEGRACIN DE PERSONAL: MANTENER EL NIVEL DE POTENCIAL HUMANO DIRECCIN: REALIZAR EL TRABAJO. CONTROL: PARA CONOCER SI LAS ACTIVIDADES SE ESTN DIRIGIENDO REALMENTE A LAS METAS, COMO SE ESTN LOGRANDO STAS, Y EN SU CASO CORREGIR LAS DESVIACIONES. CONTROL PARA CONOCER SI SE ACTA CONFORME AL MANDATO RECIBIDO. LA IMPORTANCIA DEL CONTROL: RADICA EN QUE SOLO A TRAVS DE ESTA FUNCIN SE PUEDE DETERMINAR SI SE CUMPLEN LOS OBJETIVOS ASIGNADOS Y LAS NORMAS QUE REGULAN LA ACTIVIDAD DE LA ADMINISTRACIN
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EN TAL SENTIDO:

EL

CONTROL ES UN PROCESO. NO ES UN ACTO AISLADO, SINO UNA ACTIVIDAD CONTINUADA DIRIGIDA A ALCANZAR UNA META. EST INTEGRADO Y FORMA PARTE DE LOS PROCESOS DE GESTIN. CONTROL LO REALIZAN LAS PERSONAS, ESTAS CONOCEN SUS RESPONSABILIDADES Y LOS LMITES QUE LES SON IMPUESTOS. CONTROL APORTA UN GRADO DE SEGURIDAD RAZONABLE.

EL EL

EL CONTROL SE ORIENTA A LA CONSECUCIN DE LOS


OBJETIVOS.

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NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE PUEDE MEDIR; LA MEDICIN SE SUSTENTA EN LA CERTIDUMBRE; LA CERTIDUMBRE SE OBTIENE CON:

Datos

Asociados a un objeto
Asociada a un contexto Datos elaborados con significado

Informacin
+ Estructura

Conocimiento
+ Experiencia

Asociado a la persona Orientado a la accin

- Menos

Valor Conexin con la accin Participacin de la inteligencia humana Difcil de difundir

+ Ms

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EL SISTEMA DE CONTROL
PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL, SE REQUIERE:
DETERMINAR SU NATURALEZA (PURAMENTE PERSONAL, SUPERVISION, DE OPERACIONES CONTROL DE GESTIN, ETC) DETERMINAR LA NATURALEZA DE LA FUNCION CONTROLADORA (ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES) CONTAR CON OBJETIVOS Y ESTNDARES QUE SEAN ESTABLES. QUE EL PERSONAL CLAVE COMPRENDA Y ESTE DE ACUERDO CON LOS CONTROLES. QUE LOS RESULTADOS FINALES DE CADA ACTIVIDAD SE ESTABLEZCAN EN RELACIN CON LOS OBJETIVOS. EVALUAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES

PRINCIPIOS DEL CONTROL : 1. 2. 3. 4. 5. EQUILIBRIO (A CADA GRUPO O DELEGACIN SE LE DEBE ASIGNAR EL GRADO DE CONTROL CORRESPONDIENTE). DE LOS OBJETIVOS ( EXISTENCIA SE SUSTENTA EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION) DE LA OPORTUNIDAD ( ES EFICAZ SI ES OPORTUNO PARA ANTICIPAR LOS ERRORES) DE LAS DESVIACIONES (LAS VARIACIONES O DESVIACIONES RELACIONADAS CON LOS PLANES DEBEN SER ANALIZADAS PARA DEFINIR LAS CAUSAS QUE LAS ORIGINARON). COSTEABILIDAD (ESTABLECIMIENTO DEBE JUSTIFICAR EL COSTO QUE ESTE REPRESENTE EN TIEMPO Y DINERO) DE EXCEPCIN (DEBE APLICARSE A ACTIVIDADES EXCEPCIONALES O REPRESENTATIVAS, A FIN DE REDUCIR COSTOS Y TIEMPO). DE LA FUNCIN CONTROLADA ( FUNCIN CONTROLADORA NO DEBE COMPRENDER A LA FUNCIN CONTROLADA)
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CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CONTROL: 1. REFLEJAR LA NATURALEZA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:


DEBE AJUSTARSE A LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA Y TIPO DE ACTIVIDAD QUE SE DESEE CONTROLAR

2. OPORTUNIDAD:
DEBE MANIFESTAR INMEDIATAMENTE LAS DESVIACIONES E INTENTAR DESCUBRIRLAS ANTES DE QUE SE PRODUZCAN.

3. ACCESIBILIDAD:
DEBE ESTABLECER MEDIDAS SENCILLAS Y FCILES DE INTERPRETAR PARA FACILITAR SU APLICACIN.

4.

UBICACIN ESTRATGICA:
SE DEBE ESTABLECER EN CIERTAS AREAS DE ACUERDO CON CRITERIOS DE VALOR ESTRATGICO.

ETAPAS DEL CONTROL: 1. ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES : UNIDAD DE MEDIDA PATRN (OBJETIVOS DE ORGANIZACIN) CON BASE AL CUAL SE EFECTA EL CONTROL. (DEL ADMINISTRADOR) MEDICIN DE RESULTADOS : CONSISTE EN MEDIR LA EJECUCIN Y LOS RESULTADOS, MEDIANTE LA APLICACIN DE UNIDADES DE MEDIDA ESTANDAR. CORRECCIN : SE INTEGRA LA DESVIACION EN RELACIN CON LOS ESTNDARES, RECONOCIENDO CON ANTICIPACIN SU NATURALEZA DE SINTOMA O CAUSA. LA RETROALIMENTACIN: LA INFORMACIN OBTENIDA SE AJUSTA AL SISTEMA ADMINISTRATIVO

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FACTORES QUE INFLUYEN EN EL PROCESO DE CONTROL. 1. 2. 3. 4. CANTIDAD TIEMPO COSTO CALIDAD

TAMBIN : LOS CONTROLES DEBEN SER FLEXIBLES LOS CONTROLES DEBEN REPORTAR RPIDAMENTE LAS DESVIACIONES LOS CONTROLES DEBE SER CLAROS PARA TODOS LOS CONTROLES DEBEN LLEGAR LO MS CONCENTRADOS QUE SEA POSIBLE A LOS ALTOS NIVELES ADMINISTRATIVOS, QUE LOS HAN DE UTILIZAR. LOS CONTROLES DEBEN CONDUCIR A LA ACCIN CORRECTIVA REGISTRO DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS. LA UTILIZACIN DE LOS DATOS DEBE REALIZARSE: ANLISIS DE LOS "HECHOS". INTERPRETACIN DE LOS MISMOS. ADOPCIN DE MEDIDAS ACONSEJABLES. INICIACIN DEL PROCESO Y SU REVISIN ESTRECHA.

TOLERANCIAS DEL CONTROL SE ESTABLECEN LOS LMITES RELACIONADOS CON EL GRADO ACEPTADO DE DESVIACIN DEL ESTNDAR ESTABLECIDO PARA LA META Y DEL NIVEL DE RIESGO QUE CONSIDERE VIABLE.
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TIPOS DE CONTROL SEGN SU PERIODICIDAD EL CONTROL PRELIMINAR: (PREVENCIN DE LAS DESVIACIONES EN LA CALIDAD Y EN LA CANTIDAD DE RECURSOS UTILIZADOS EN LA ORGANIZACIN. ) CONCURRENTE: (VIGILA LAS OPERACIONES EN FUNCIONAMIENTO PARA ASEGURARSE QUE LOS OBJETIVOS SE ESTN ALCANZANDO, LOS ESTNDARES QUE GUAN A LA ACTIVIDAD EN FUNCIONAMIENTO SE DERIVAN DE LAS DESCRIPCIONES DEL TRABAJO Y DE LAS POLITICAS QUE SURGEN DE LA FUNCIN DE LA PLANIFICACIN) DE RETROALIMENTACION: (SE CENTRA EN LOS RESULTADOS FINALES, LAS MEDIDAS CORRECTIVAS SE ORIENTAN HACIA LA MEJORA DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE RECURSOS O HACIA LAS OPERACIONES ENTRE S. SE DESTACAN LOS RESULTADOS HISTRICOS)

FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL CACERA DE BRUJAS:


EL SISTEMA SE ENCAMINA A LA BSQUEDA DE SNTOMAS Y CULPABLES EN VEZ DE CAUSAS Y POSIBLES SOLUCIONES.

ESPARCIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD:
EL PROCESO NO ES ESPECFICO E INVOLUCRA AL TOTAL DEL PERSONAL

OBSESIN:
DEMASIADAS INSPECCIONES VUELVEN COSTOSO AL SISTEMA, CREANDO, ADEMS, CLIMA DE BAJA CONFIANZA.

NOSTALGIA:
EL SISTEMA PONE DEMASIADO NFASIS EN LO QUE PAS

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TECNICAS DE CONTROL

SON LAS HERRAMIENTAS DE LAS QUE SE AUXILIA EL ADMINISTRADOR PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE CONTROL:
1. SISTEMAS DE INFORMACION CONTABILIDAD AUDITORIA PRESUPUESTOS REPORTES, INFORMES FORMAS ARCHIVOS (MEMORIAS, EXPEDIENTES, ETC.): COMPUTARIZADOS Y MECANIZADOS GRAFICAS Y DIAGRAMAS PROCESO, PROCEDIMIENTOS, GANTT, ETC. PROCEDIMIENTO HOMBRE-MAQUINA. MANO IZQUIERDA, MANO DERECHA. ESTUDIO DE METODOS TIEMPOS Y MOVIMIENTOS, ESTANDARES, ETC. METODOS CUANTITATIVOS CONTROL INTERNO( PROGRAMAS)

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3. 4.

EL CONTROL SE CONCIBE COMO LA VERIFICACIN A POSTERIORI DE LOS RESULTADOS CONSEGUIDOS EN EL SEGUIMIENTO DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS Y EN EL CONTROL DE GASTOS INVERTIDOS EN EL PROCESO REALIZADO Y TAMBIEN COMO UNA ACTIVIDAD DE TODOS LOS NIVELES Y MIEMBROS DE LA ENTIDAD, QUE TIENE LA FINALIDAD DE ORIENTAR A LA ORGANIZACIN HACIA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS PROPUESTOS, POR MEDIO DE MECANISMOS DE MEDICION CUALITATIVO Y CUANTITATIVO
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CONTROL GENERAL Y PREVENTIVO


EXISTEN MUCHOS FACTORES QUE HACEN QUE EL CONTROL SEA UNA NECESIDAD EN LAS ORGANIZACIONES; ENTRE LOS QUE SE PUEDE CITAR: CAMBIO DEL ENTORNO O AMBIENTE COMPLEJIDAD DE LA ORGANIZACIN FALIBILIDAD DE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIN DELEGACION DE AUTORIDAD

LOS METODOS DE CONTROL PUEDEN AGRUPARSE: DE DIRECCION O PREVENTIVOS: SE DESCUBREN DESVIACIONES DE ALGUNA NORMA O META , PARA PERMITIR SE REALICE LA CORRECCION ANTES DE COMPLETARSE UNA DETERMINADA SERIE DE ACCIONES DE SELECCIN: SE DESCUBREN DESVIACIONES CON RELACION A ASPECTOS ESPECIFICOS DE PROCEDIMIENTO O DE CONDICIONES PREVIAS PARA POSIBILITAR LA CONTINUACION DE UNA OPERACIN. DE ACCION POSTERIOR: SE MIDEN LOS RESULTADOS DE UNA ACCION YA TERMINADA PARA DETERMINAR LAS CAUSAS DE LAS DESVIACIONES Y LOS RESULTADOS APLICARLOS EN ACTIVIDADES SIMILARES EN EL FUTURO.
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CONTROL DE DIRECCION

CONTROL DE SELECCION

ENTRADAS

PROCESO

SALIDA

CONTROL POSTERIOR A LA ACCION

Flujo de la Informacin Medidas correctivas


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GRACIAS POR SU ATENCIN

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