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Control Interno

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CONTROL

I NTERNO

CONTROL INTERNO
“Herramienta fundamental contable y controladora de las organizaciones ”

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1. Introducción La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización. Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable". En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas.

Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas.

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Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de detección de los cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir. Unido a esto, expresa "el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos." Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, asegura "los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo se encuentra en orden." Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración. Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organización. DEFINICION Control Interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad. Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, el (Colegios de Contadores Públicos) la define como: "El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa".

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Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde un punto de vista financiero lo podemos definir como: "Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización". Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. Control Interno Administrativo. Es el plan de organización, y todos los métodos que facilitan la planeación y control de la empresa (planes y presupuestos). Control Interno Contable. Se puede decir que comprende de métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables. Dentro de esta perspectiva se puede señalar que: "un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.

Sin embargo sobre este punto, es importante señalar que, para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria. El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales.

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Debilidades del Control Interno en una empresa: Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa. Según el impacto de las deficiencias. internalizar y vigilar la observancia de valores éticos aceptados. Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa. los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores. difundir. fraude o colusión. 5 .CONTROL I NTERNO Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. es importante que estos sean descubiertos oportunamente. que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Propósito del Control interno: Es: "Promover la operación. Objetivo del Control Interno: Es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el desempeño realizado por las políticas fijadas de la organización y por último procurar que el control interno establecido dé como resultado. y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros. utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". si a menudo se presenta esta situación tratar de eliminar o reducirlas al máximo. el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación. La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar. permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la empresa. Con respecto a las irregularidades. es decir. para así. El Enfoque del Control Interno: Consiste. en resguardar los activos contra la situación que se considere en peligro de pérdida. debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio. mantener a la administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha información sea confiable y llegue en el momento más oportuno. los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones.

El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas. orientando su integridad y compromiso personal. un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo. En conclusión podemos decir. es decir. Resumen El control interno es un proceso integrado a los procesos. lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles. En consecuencia. con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. ejecución y supervisión. a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia. Al hablarse del control interno como un proceso. la dirección y el resto del personal de una entidad. se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades. etc. ha hecho necesario que los miembros directivos de las organizaciones asumirán forma efectiva. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad. El control interno es un proceso. se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas. lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales. Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación. inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación. legisladores. no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad. 6 . Estos controles internos. y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. que la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos.CONTROL I NTERNO Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados. son efectuados por los miembros directivos. sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.

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proporcionan a la Empresa la oportunidad de instalar simultáneamente las herramientas necesarias que le permitirá salvaguardar sus activos. y que se encuentre siempre solvente con sus acreedores y proveedores manteniendo siempre su crecimiento sostenido. dejando lo menos posible la decisión de los requisitos que deben cumplirse. Adicionalmente. a esto se le denomina sistema o los sistemas de control interno. Las personas electas para administrar cualquier empresa privada o estatal. Es por ello que la administración tiene la responsabilidad de implantar un sistema global de procedimientos de control interno. mas un sistema contable adecuado a las actividades que realiza la organización. métodos y procedimientos que les ayuden a cumplirlas. tienen la responsabilidad de revisar y mejorar las políticas y procedimientos establecidos cuando las actividades de sus instituciones o los sistemas contables cambian. tienen obligación primordial de proteger los activos de la empresa. Aparte de indicar la manera de conducir las transacciones y los caminos que se han de seguir. y realizar el esfuerzo necesario para lograr que la organización opere con márgenes de rentabilidad aceptables. El Manual Contable y de Control Interno. En términos generales puede decirse que para lograr estas metas. Se debe tener presente el principio básico de la división del trabajo entre diferentes personas. de tal manera que se reduzca al mínimo las posibilidades de error y prevenir o impedir irregularidades o actuaciones no deseadas.CONTROL I NTERNO INTRODUCCIÓN Este Manual trata de proporcionar los elementos necesarios para llevar a cabo la comprobación interna. 8 . al juicio personal. la comprobación interna asume también la máxima parte del control automático en la exactitud de toda la operación contable. a través de normas que se establecen para ser cumplidas antes de llevar a cabo cualquier operación. la administración de la empresa debe actuar con inteligencia y adoptar planes. Es oportuno señalar que precisamente toda empresa tiene que adoptar un Manual de Control Interno. dotar de confiabilidad sus registros financieros y promover la eficiencia operacional.

CONTROL I NTERNO PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Es importante que el contador (a) de la empresa. ya sea para satisfacer razones de administración. 9 . REALIZACIÓN Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados. 3. Debe establecerse con carácter general que el concepto realizado de devengado. el de realización y el de período contable. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí. las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros y están estructurados sobre las tres áreas siguientes: a) Principios que tratan de identificar y delimitar al ente económico o negocio del cual se pretende informar. 2. como encargado (a) de preparar y verificar la información contable tengan siempre presente los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Base sobre los cuales deben prepararse los Estados Financieros de toda empresa. 1. Estos principios son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico. legales. o sea cuando la operación que se origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. El concepto de ente es distinto del de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad. PERIODO CONTABLE En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo. Estos principios son los de entidad. fiscales o para cumplir con compromisos financieros. ENTIDAD Los Estados Financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. etc.

A su vez. Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias sino que. Este principio sostiene que cada recurso de que dispone la entidad fue generado por terceros. las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta. quienes poseen derecho e intereses sobre los bienes de la entidad. NEGOCIOS EN MARCHA. constituye el criterio principal y básico de valuación. considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión. por el contrario. los recursos constituyen una especificación de los derechos que sobre ellos existen. En esta clasificación se incluyen los principios de valor histórico original. El valor de costo. Por otra parte. 3. debe prevalecer el de costo como concepto básico de valuación. alteraciones al servicio expresado. Salvo indicación expresa en contrario. se refiere todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura. constituyen menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos. no constituyen. adquisición o producción. 1. que condiciona la formulación de los Estados Financieros llamados de situación. se entiende que los Estados Financieros pertenecen a una empresa en marcha. 10 . en correspondencia también con el concepto de empresa en marcha. DUALIDAD ECONOMICA.CONTROL I NTERNO b) Principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación. negocio en marcha y dualidad económica. así mismo. signifique la aplicación de otro criterio. razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. sino que. 2. VALOR HISTORICO ORIGINAL. en substancias. implica que toda transacción de la entidad debe ser registrada mostrando el efecto sobre los recursos propiedad del negocio (activos) y las obligaciones y derecho de tercero (pasivo y capital). con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes.

Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que sin embargo.CONTROL I NTERNO c) Principios de Contabilidad que se refieren a la información. el de importancia relativa y el consistencia. de acuerdo con las circunstancias. 3. Los principio generales. sin embargo. no existe una línea demarcatoria que fije los límites que lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda. En cada caso. no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. En esta clasificación se incluyen: el de revelación suficiente. en el patrimonio o en el resultado de las operaciones. teniendo en cuenta factores tales como efecto relativo. Los Estados Financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren. que el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterable aquellos principios generales. IMPORTANCIA RELATIVA. 2. 11 . 1. en los activos o pasivos. Debe señalarse. CONSISTENCIA. o norma particular que las circunstancias aconsejen su modificación. cuando fuere aplicable y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente debe ser aplicadas uniformemente de un ejercicio a otro. Desde luego. es decir en forma similar. cuando fuere aplicable. Al ponderar la correcta aplicación de lo principios generales y normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. REVELACION SUFIENCIETE.

informes sobre niveles de ejecución. aunque hay una separación entre lo que es control interno contable y control interno administrativo. control físico de los mismos y auditoría interna. que tiene que ver con la promoción de la eficiencia operacional. separación de los deberes referentes al mantenimiento de los registros y los informes contables de aquellos concernientes con operaciones de custodia de los activos. la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. La otra definición de control interno. un criterio unánime entre los contadores sobre la definición de control interno.CONTROL I NTERNO DEFINICION DE CONTROL INTERNO No existe aún. estudios de tiempos y movimientos. programas de entrenamiento de los empleados y controles de calidad. 12 . y directamente relacionados con. Estos generalmente incluyen controles tales como los análisis estadísticos. y usualmente sólo se refieren en forma indirecta a los registros financieros. dice: Los CONTROLES ADMINISTRATIVOS comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que conciernen principalmente a la eficiencia operacional y a la adhesión a las políticas administrativas. incluyen controles tales como los sistemas de autorización y aprobación. el primero orientado a los controles financieros y el segundo a la eficiencia de operaciones. Ellos generalmente. una definición del primero dice: Los CONTROLES CONTABLES comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos concernientes a.

e implantación de Estándares de producción. Con la idea de alertar el desempeño del personal. Personal: a) b) c) d) Entrenamiento: Eficiencia: Moralidad: interno. b) Coordinación : c) División de Labores: operación. Necesidad de verificar el buen funcionamiento de los sistemas y procedimientos. Registros y formas: Informes: actividades. presupuestos. Procedimientos: a) nombramientos. Para definir independencia de funciones Custodia y registro. Base primordial sobre la que descansa el control Adecuada a planes de incentivos. : Asume la responsabilidad de la política de la de Interviene en la amortización de las partes. 2. Supervisión: 13 . jerarquías y delega Planeación y sistematización: Consiste en la elaboración de instructivos y Manuales. distribución y servicios. pensiones y Prestaciones para despertar cooperación y lealtad hacia la Empresa. Para el registro de operaciones. d) Asignación de : Establece facultades.CONTROL I NTERNO ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO 1. Responsabilidades. Organización: a) Dirección entidad. Necesarios para la vigilancia de las b) c) 3. Retribución: Con sus programas respectivos. (Auditoría interna) 4.

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otorgamiento de préstamo. Los activos con mayor liquidez. Para las operaciones más comunes. REGISTRO ADECUADO DE LAS OPERACIONES Si suponemos que una operación cumple con todas las condiciones para ser considerada como autorizada. El mismo u otros procedimientos verificarían que estas operaciones fueran registradas oportunamente. como efectivo y valores negociables. acopio de producción. pago de intereses. tienen mucho más riesgo de uso o disposición indebida que aquellos activos como terrenos y edificios. como mínimo. de eso se trata y también es un conteo de caja. entonces deberá ser adecuadamente registrada. LIMITACION DE ACCESO A LOS ACTIVOS El acceso a los activos se puede ver dos formas: 1. dueños o directivos de una empresa. compra y venta de mercaderías. un conteo de valores. Acceso a los documentos que autorizan el uso o disposición del activo. esto significa que debe ser registrada por el valor correcto y en el momento oportuno.CONTROL I NTERNO PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO DEBIDA AUTORIZACION DE LAS OPERACIONES: Siendo imposible estar siempre presente el representante legal de las organizaciones. Acceso al activo físico en si mismo. administradores por medio de poderes legales la (apertura de cuentas de ahorro. se delegan autoridad para la realización de operaciones a los gerente. COMPARACION FISICA DE LOS ACTIVOS CON LOS REGISTROS EN LIBROS Da la impresión de una toma de un inventario? Efectivamente. 2. por consiguiente. etc) Un buen sistema de control interno tendrá siempre algunos procedimientos prescritos para verificar que las operaciones se realizan adecuadamente y dejará evidencia de que esos procedimientos se cumplieron. una conciliación bancaria. para ejecutar directamente sus operaciones. Los documentos que autoricen el uso o disposición de tales activos deben controlarse como si se tratara del activo mismo. restringirá el acceso. el total de las operaciones registradas. Un sistema adecuado de control interno incluiría procedimientos que verificaría. Un buen sistema de control interno considerará estos factores y. La naturaleza del activo determinará los procedimientos de control. En el caso de ciertos activos de mayor liquidez. desembolsos. un inventario físico de activos y fijos y otras cosas. Estas comparaciones tienen el mismo objetivo: Determinar si el activo existe 15 . sería necesario llevar un registro de las personas que tienen acceso y la razón para ello.

precios y valores estén verificados. Que los activos entregados a terceros en concepto de préstamos o bien como equipo de trabajo. los inventarios físicos de activos fijos. el factor costo . Que los activos se encuentren debidamente custodiados y que exista un control físico adecuado contra sustracciones o manejos inadecuados. su registro en libros. se debe tomar en consideración todos estos factores y diseñar el sistema para lograr el objetivo adecuado para cada tipo de activo.  Verificación de la corrección y confiabilidad de la información contable. f) 16 . Este elemento de control sirve para verificar tanto la salvaguarda de los activos como la confiabilidad de los registros financieros. Obviamente. Que las operaciones sean aprobadas y realizadas por personas autorizadas. los activos que tengan un alto valor se deben inspeccionar más frecuentemente que aquellos con valores relativamente insignificantes.CONTROL I NTERNO realmente y si es así. se efectúe previa autorización formal. De la misma manera. La verificación de los activos de mayor liquidez se hace más frecuentemente. por ejemplo.  Promoción de la eficiencia operacional.beneficio se debe considerar aquí. Que el registro original sea verificado por alguna persona diferente a la que efectúa el registro.  Fomento de la adhesión a las políticas prescritas por la administración. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los objetivos específicos del sistema de control interno son los mismos sin importar cuales son los procedimientos individuales de control implantados:  Salvaguarda de los activos. cuando ello proceda. Para desarrollar un buen sistema de control interno. Que las tasas. De los ejemplos anteriores. si corresponde con lo registrado en los libros. PROTECCION QUE PROPORCIONA EL CONTROL INTERNO Entre otras cosas proporciona las siguientes medidas de protección: a) b) c) d) e) Que todas las operaciones se registren en los libros auxiliares y de contabilidad. se podrá apreciar que la frecuencia de la comparación tendrá que varias de acuerdo con la clase de activo de que se trate.

por orden progresivo de fecha cada una de las operaciones que se vayan efectuando. sin dejar huecos y en manera alguna deben ser alterados. (1) mediante recuento físico o (2) mediante confirmación de terceros. con claridad. En el libro Diario se anotarán. que será el patrimonio con que inicie sus operaciones. descuentos y otros aspectos numéricos sean correctos. foliados. estados financieros y otros registros. NORMAS DE CONTROL INTERNO REGISTRO DE OPERACIONES 1) De acuerdo con el Código de Comercio vigente es obligación llevar los siguientes libros principales: a) b) 2) Un libro Diario. la diferencia exacta entre el activo y el pasivo. La relación exacta de las deudas y de toda clase de obligaciones pendientes. forrados y registrados en la dependencia gubernamental que le corresponde. Estos libros deben estar encuadernados. Un libro Mayor. 3. etc. En los libros contables debe registrarse el Balance de apertura de la empresa. apreciados en su valor real y que constituyan su activo. repuestos y agregados. Tanto los libros principales como los auxiliares deben llevarse en idioma español. Fijará en su caso. Que se mantenga un adecuado control sobre lo diversos comprobantes. lo mismo que reportes preparados para uso de la administración. y debe contener lo siguiente: 1. libros diarios y mayor. 17 . Que los saldos de las cuentas estén correctamente determinados.CONTROL I NTERNO g) h) i) j) Que los cálculos aritméticos. se podrá llevar libros o tarjetas auxiliares. créditos. valores. Que los saldos de las cuentas sean verificados. herramientas y accesorios. 4. si las hubiere y que forman su pasivo. bienes muebles e inmuebles. por orden progresivo de fechas y operaciones. ni tener enmendaduras ni borrones. pero 3) 4) 2. La relación exacta del activo inicial de la empresa en dinero. materia prima. efectos al cobro. En todas las hojas de cada libro deben estar estampados el sello de la dependencia gubernamental. Al fin de poder analizar con más detalle las operaciones.

egresos y diario deben basarse en las cuentas del catálogo y además cumplir con las Normas que contiene el Manual. Los asientos del Libro Diario deben trasladarse al Libro Mayor por orden progresivo de fechas. 5. si al final de una página da principio un asiento. Los Comprobantes de Ingresos. Ya que el Sistema Computarizado o Manual los asientos se harán diariamente. En los comprobantes de ingresos se anotará exclusivamente operaciones que originen entradas de dinero efectivo. Los Comprobantes deben llevar las iniciales y/o firmas de personas que los preparan. 14. 9. se registraran en documentos denominados Comprobantes.CONTROL I NTERNO mayor economía de tiempo se puede hacer un resumen de los mismos y anotar dicho resumen en el Libro Diario. 13. es preferible cancelarlos y anotar en la siguiente página el asiento completo. por lo que. En los comprobantes de Egresos se anotarán exclusivamente operaciones de salidas de dinero en efectivo. la que previamente debe haber sido identificada por la persona. 8. y no termina por que no cabe. los cuales son documentos de naturaleza interno en los que se anotan las operaciones detalladas y ordenadamente. 6. La cancelación de los renglones disponibles se hace por medio de una línea quebrada. Los comprobantes de ingresos. 10. En los Comprobantes de Diario se anotarán exclusivamente operaciones que no causen movimiento de dinero efectivo. Todas las operaciones de carácter económico que lleve a cabo la empresa. Cuando al final de la hoja queden uno o dos renglones disponibles. Egresos y Diario. deberá continuarse en la siguiente página. 7. 11. 18 . no olvidando anotar antes las sumas de la página anterior. Para un mayor ahorro de tiempo y división del trabajo las operaciones se registraran en tres clases de comprobantes: Comprobantes de Ingresos. 15. 12. Egresos y Diario deben llevar adjunta la documentación que soporte las operaciones. En el Libro Diario no se deben dejar renglones en blanco o entre renglón. revisan y aprueban. Para cada una de las subcuentas que forma parte del Catálogo de Cuentas se abrirá un libro o registro al que se le denominará Mayor Auxiliar.

Egresos y Diario debe ser clara y concisa. 19 . Los Comprobantes deben ser convenientemente legajeados y numerados progresivamente. Todo comprobante incorrecto que sea registrado. Todo comprobante ya sea de ingreso. a excepción de la persona que realiza el arqueo a la hora de su realización. deberá corregirse por medio de un asiento de contrapartida o de complemento según el caso. se deberá elaborar un índice de las mismas y mantenerse en la primera hoja del Libro para consulta. sin menoscabo de los detalles pertinentes para que se comprenda el origen de la transacción. de tal manera que se facilite su consulta e identificación con los libros. 18.. 16. 21. Se registran por medio de cuentas puentes. 20. 17. 22. Para una más fácil localización de las cuentas en el Libro Mayor. EFECTIVO EN CAJA 1. Para efectos de su registro. egreso o diario cuya elaboración sea incorrecta y no se haya registrado deberá destruirse y sustituirse por uno nuevo ya correcto. Egresos y Diario con sus respectivos soportes no deben prestarse por ningún motivo a personas ajenas a la empresa a menos que exista algún convenio por motivos de programas o proyectos que así los disponen o por realización de auditoría externa. Los libros principales: Diario y Mayor.CONTROL I NTERNO departamentos. 19. 23. Libros o Tarjetas Auxiliares y los Comprobantes de Ingresos. las operaciones se clasificarán en simples y mixtas: Las simples son las que se efectuarán en una sola clase de comprobante. las mixtas son las que afectan al mismo tiempo a dos clases de comprobantes. Solamente el cajero (a) tendrá acceso exclusivo a su cubículo de caja y la custodia de sus fondos en efectivo. Las gavetas donde guarda el dinero deben tener todas las facilidades físicas para el almacenamiento adecuado de los 2. apilados en muebles que eviten que la documentación se deteriore. pero por ninguna razón debe permitirse su salida fuera de la oficina del organismo. egresos y diario con sus respectivos soportes deben archivarse por orden cronológico. La explicación del concepto de los Comprobante Ingresos. secciones o unidades que estén involucrados en la transacción. Los comprobantes de ingresos. oficinas.

No deben recibir cheques con fecha adelantada. FACTURAS DE CONTADO y DEPOSITO DE AHORRO deben ser controlados por Contabilidad y entregarse a éste(a) mediante recibo firmado. 5. La clave de la caja fuerte debe conocerla una sola persona y hacerlo constar por escrito y mantenerlo. cheques y monedas a fin de salvaguardarlos de pérdidas. así mismos para preparar la minuta de depósito de la cuenta bancaria de cada fuente de fondos. en el mismo día de su recepción o a más tardar el día siguiente. o en sobre lacrado bajo la custodia del gerente o administrador de la empresa. 3. 10. inmediatamente debe endosarse para depósito en la cuenta corriente que corresponda. Los arqueos diarios a caja general. quedará guardado en caja fuerte. deben servir además de confrontar el importe del dinero recibido con los comprobantes expedidos. 1 Cuando el volumen de operaciones de la empresa lo amerite. Ordenará una investigación de cualquier irregularidad hasta su aclaración. El endoso debe decir si es en la cuenta de ahorro "PARA DEPOSITO UNICAMENTE EN LA CUENTA DE AHORRO No. XXXXXXXXXXXXX DE LA empresa El efectivo recibido se depositará íntegramente en la cuenta bancaria ya sea de ahorro o corriente que corresponda a la empresa.1 Cuando el ingreso sea a través de cheque. 20 . 9. o sustracciones. 11. Las formas RECIBO DE PAGO DE CREDITO. con mucha mayor razón cuando se manejan fondos de diferentes fuentes. 7. El cajero(a) no debe tener acceso a los registros contables ya sean estos manuales o computarizados. El efectivo que no se deposite. 8. y será informada por escrito. Los depósitos los efectuará una persona distinta de la (s) que recibe o reciban el dinero.CONTROL I NTERNO billetes. La función de recepción de fondos en efectivo debe estar delegada a uno o varios puestos de trabajo que se desempeñen solamente como cajeros(as). La Gerencia o administración de la empresa debe instaurar un plan sistemático de arqueos diarios de lo ingresos a caja. 4. para diferenciar los ingresos de cada fuente de fondos. debe ser a nombre de la empresa. No se deben recibir cheques endosados por terceros. 6. de preferencia bajo custodia en una entidad que preste este servicio. 12. COMPROBANTES DE INGRESOS.

de tal manera que no haya ningún día laborable sin la realización del arqueo.CONTROL I NTERNO 13. El cajero(a) debe prepara un informe de los Ingresos expedidos por número secuencial. serán identificados con un sello que diga ANULADO y el original será enviado a contabilidad. incremento o disminución del fondo fijo de caja chica en moneda nacional o extranjera deberá ser aprobada por escrito por el la junta directiva o gerente o administradores de la empresa. El Gerente o administrador de la empresa será el responsable de los arqueos diarios a Caja y en su ausencia esta responsabilidad debe ser asumida por el Contador(a) de la Empresa. tomar nota del último documento de control utilizado que respalden ingresos de dinero en efectivo en la empresa. que debe ser igual al que refleje la cuenta de Efectivo en Caja de ese día en los registros contables. La persona que realice el arqueo debe hacer un corte. El fondo Fijo de Caja Chica se crea para cubrir necesidades de desembolsos de dinero que por su naturaleza imprevista y urgencia deben ser pagados en efectivo y no en cheques 21 . este informe debe ser firmado por el cajero(a) y la persona que realice el arqueo. 17. Todos los documentos previamente numerados que se utilicen como soporte de los ingresos y que se inutilicen por cualquier motivo. Toda la documentación que sirve de soporte de los ingresos e incluidos en el arqueo deben ser entregados en el mismo día o a más tardar al día siguiente al Contador (a). es decir. Las minutas de depósito debidamente certificadas por el Banco deben entregarse a Contabilidad. La apertura. 16. En vista que exista dificultad para depositar los ingresos del día en el mismo día o siguiente. 19. 20. 14. 15. 18. Fondos fijos de Caja Chica 1. el arqueo a caja debe incluir todos lo fondos no depositados y en el Informe Diario de Caja se debe llevar control del saldo no depositado. En caso que la empresa tuviera sistemas automatizados la persona que realiza el arqueo debe auxiliarse de los reportes que genera el Sistema Computarizado cuyo importe total debe ser igual a la suma de los ingresos y egresos computarizados. debidamente clasificados por concepto de ingresos.

previamente numerados y no copias ni fotocopias. cualquier erogación mayor de este límite deberá hacerse con cheque. que por fuerza mayor no pudiesen ser utilizados ese mismo día. el que a su vez debe estar respaldado por los documentos que evidencien el pago efectuado tales como: facturas. 6. 8. La liquidación del vale provisional debe ser en su totalidad. Llevará la firma del encargado del fondo. Los desembolsos sujetos a rendición de cuentas deben soportarse con VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA. Las operaciones aritméticas correctas. aunque no se hubiesen utilizado fondos en el 70%. recibo. Con pie de imprenta fiscal. Que no tengan enmendaduras. Todo desembolso definitivo debe ampararse en RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA. Esto no quiere decir que no se pueda incrementar mas adelante cuando el volumen de operaciones lo demande. del Gerente o administrador de la empresa y de la persona que recibe el dinero. memorando. El límite máximo de erogaciones del fondo fijo de caja chica será la cantidad autorizada según actas de acuerdos. para registrarlos en el período que les corresponda. órdenes. memorando de parte de la junta directiva gerente o administrador. borrones o alteraciones. esta situación no podrá ser rutinaria y el plazo mayor para efecto de liquidación será de cuarenta y ocho horas. La reposición del Fondo debe efectuarse cuando éste se agote en un 70% de su monto. elaborarse en original y controlarse su secuencia numérica. Ser originales. 5. 9. A fin de mes. el número de factura. Los documentos que respalden el RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA. 3. se mencionará en el mismo. La rendición de cuentas debe ser efectuada diariamente. 4. El RECIBO DE EGRESEOS DE CAJA CHICA se redactará claramente. orden o cualquier otro documento justificativo que le sirva de soporte. deben cumplir con los siguientes requisitos: a) b) c) d) e) f) Fecha dentro del máximo de las 48 horas de liquidación del vale. El RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA debe ser previamente numerado.CONTROL I NTERNO 2. 7. siempre y cuando exista una previa autorización. 22 . recibos. Cancelarse con sello que diga: "CANCELADO". salvo casos especiales. se reembolsarán los desembolsos efectuados a esa fecha. no deben aceptarse liquidaciones parciales.

Los vales provisionales no deben tener alteraciones ni manchones. La persona encargada del fondo no podrá entregar dinero a ningún empleado o funcionario. no deben manejar fondos fijos por ser esta función incompatible con su cargo. préstamos personales a empleados. 16. El fondo fijo no debe utilizarse para hacer anticipos de sueldos. Al reponerse el fondo. Los cheques y las minutas de retiros de ahorro deben llevar dos firmas autorizadas. deberá abrir cuentas de ahorro y corrientes diferentes para cada una de las fuentes o programas. el RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA y sus soportes se cancelarán con un sello que indique "CANCELADO". Las personas que tienen cargos de dirección o lleven registros contables dentro de la empresa. 11. Cuando la empresa maneje fondos de diferentes fuentes o programas. Las solicitudes de reembolso deben presentarse en el formato REEMBOSO DE CAJA CHICA que deberá acompañarse de los RECIBOS DE EGRESOS CAJA CHICA en orden numérico secuencial. debe registrarse contablemente el nombre del nuevo responsable del fondo fijo de caja chica. 3. empleados. con sus soportes. Es absolutamente prohibido que una persona tenga dos o más vales provisionales pendientes. 12. 13. que no haya rendido cuentas de un VALE PROVISIONAL anterior. etc. 2. DEPOSITO EN BANCOS DEL PAIS 1.CONTROL I NTERNO 10. 15. propietario o persona con poder legal. número del cheque de reembolso y fecha. 17. Es prohibido cambiar cheques de particulares. La persona que maneja fondos fijos podrá ser arqueada en cualquier momento que lo estime conveniente el gerente o administrador de la empresa ó el contador de la empresa. funcionarios y aún de la misma empresa con el dinero de este fondo. 18. una clase "A" con una clase "B" o dos clase "A". 14. El fondo fijo de caja chica no debe mezclarse con fondos de caja general. Siempre que se traspase el fondo de una persona a otra por motivos de cambio de funciones o por dejar de pertenecer a la empresa. 23 . La apertura de cuentas de cheques y e ahorro en instituciones bancarias solamente será autorizada por la junta directiva de la empresa.

Las partidas flotantes serán investigadas de inmediato para su ulterior registro. 7. Reglamentos de la empresa y deben constar en acta y notificarse por escrito a la institución bancaria. Las libretas de cheques en blanco deben estar guardadas en caja fuerte o archivo de seguridad bajo la custodia del Contador(a) si éste no tiene firma en la cuenta corriente respectiva. Los cheques y minutas de retiro serán nominativos y no al portador. Los cheques deben ser adecuadamente protegidos contra alteraciones con una máquina protectora de cheques o en su defecto anotar el valor del cheque en número y letras. 11. Los comprobantes de pago y la minuta de retiro deberán llevar la codificación contable. 5. debidamente certificados por el Banco y respaldados por los Recibos Oficiales de Caja. 8. Cuando una persona deje de ser firma autorizada en la (s) cuenta(s) de cheques y de ahorro. Los egresos de la(s) cuenta(s) de cheques y de l(s) cuenta(s) de ahorro se respaldarán con el respectivo comprobante de pago y la minuta de retiro respectivamente y con los documentos originales justificantes cancelados con un sello fechado que diga "CANCELADO" o "PAGADO". y la que esté en uso bajo la custodia de la persona que elaborar los cheques. se notificará de inmediato a la institución bancaria. 10. 24 . estos deberán librarse en estricto orden numérico. Y las libretas que no estén en uso se les debe dar 6. 12. Se anotarán de inmediato en el Libro Auxiliar de Bancos para mayor control. 13.CONTROL I NTERNO Las firmas autorizadas serán los que designen los Estatutos. 4. deben recibirse directamente en Contabilidad. Las conciliaciones bancarias deberán elaborarse a más tardar en los primeros diez días de cada mes. Ninguna de las firmas autorizadas debe firmar cheques ni minutas de retiro en blanco. Los cheques pagados y devueltos por el Banco se archivarán en orden número y por mes. 9. Estas serán elaboradas por personas diferentes a las que tengan firma en la cuenta bancaria. Los depósitos en la(s) cuenta (s) de cheque(s) y en la(s) cuenta(s) de ahorro numerados en forma consecutiva. Los documentos que respaldan los cheques y las minutas de retiro deben revisarse previamente por el Contador (a).

Si el beneficiario del cheque no sabe firmar. 1. 2. g) Fecha de vencimiento. preferiblemente la cédula de identidad. Los depósitos en la cuenta de cheques y de ahorro deben contabilizarse en la misma fecha que certifiquen la institución bancaria.CONTROL I NTERNO continua verificación de que están completos en la secuencia numérica que los entregó el Banco. 25 . d) Valor nominal. Todo cheque no retirado a los seis meses de haberse librado. Las minutas de depósito deben llevar anotado al dorso el número. 14. será reintegrado su valor a la cuenta bancaria. 19. 20. 17. fechas. conservar su secuencia numérica en el legajo de comprobantes de Contabilidad y registrarse como tales en el Libro Auxiliar de Bancos. Se llevará registro de los títulos valores en que ha invertido la empresa que contenga como mínimo los siguientes datos: a) Nombre de la institución que lo expide. La inversión en títulos valores debe estar amparada en políticas escritas y en las leyes del país que regulan las inversiones y que salvaguarden los activos de la empresa. 15. c) Estar a nombre de la entidad. En los comprobantes de pago se debe dejar constancia de la identificación de las personas a quienes se les entreguen cheques. b) Número de serie. 16. Los cheques anulados deben mutilarse en el espacio donde van las firmas. se solicitará su huella digital y se le entregará ante dos testigos que firmarán en señal de certificar la entrega. Se llevará un Libro Auxiliar de cada cuenta corriente bancaria (independientemente de que la contabilidad se lleve con registros de anotación a mano o se lleve computarizada). 18. e) Tasa de interés. f) Fecha de la expedición. lo mismo que el saldo en el Banco. nombre del Banco y valor de los cheques que se depositen. nombre del beneficiario y valor de los cheques librados y anulados. INVERSIONES EN VALORES EN INSTITUCIONES FINANCIERAS DEL PAIS. Solamente se le entregarán cheques a personas distintas de su beneficiario si es con la autorización de este último. para anotar la fecha y valor de lo depósito.

deben ser preparados por un empleado que no ejecuten ni autorice transacciones sobre los mismos. Los títulos valores deben guardarse en una caja fuerte o de seguridad. Recepción de la solicitud con datos completos. 3. realizada por personas diferentes responsables de la aprobación. Estar aprobada la solicitud por el Comité de Crédito. 5. La autorización del préstamo debe constar en acta del Comité de Crédito de la empresa. La evaluación y escrutinio de la solicitud de préstamo debe consistir en una investigación crediticia o una evaluación del bien ofrecido en garantía. 5. Los asientos contables relativos a los títulos valores. Firma de documento prestatario y codeudor. 1. 6. PRESTAMOS POR COBRAR CORTO Y LARGO PLAZO. comparados con la información que los respalde y con las iniciales en señal de aprobación del Gerente o administrador. Los títulos valores debe estar a cargo de una persona que no tenga acceso a los registros contables. 26 .CONTROL I NTERNO 3. Periódicamente debe realizarse un arqueo físico para verificar que los títulos valores guardados coincidan con su importe en los registros contables. El desembolso de préstamos solamente debe ocurrir después de cumplidos los siguientes paso: a) b) c) d) 2. Los títulos valores en poder de la empresa deben guardarse bajo un control dual (dos personas). 8. Realización de una minuciosa evaluación y escrutinio. VENCIDOS Y EN COBRO JUDICIAL. 4. 4. Debe llevarse un registro (en cuentas de orden) de la(s) garantía(s) del préstamo con una descripción completa y su importe a fin de evaluar la cobertura oportunamente. Mensualmente deben balancearse las cuentas auxiliares de control de los títulos valores con la cuenta de Libro Mayor que controla esta clase de activos. El desembolso de los fondos debe ser solamente mediante cheque y firmado por alguien diferente de las personas que aprueban el préstamo. 7.

27 . Las cuotas pagadas por los clientes deben estar amparadas en recibos oficiales de caja previamente numerados. 12. que hayan caído en mora. deben anularse poniéndoles un sello de CANCELADO y devolverse al cliente oportunamente. Anticipos a proveedores 1. convenios. 15. sector o destino al que va dirigido el préstamo (cuando la contabilidad se lleva computarizada). escrituras. Los documentos de préstamos cancelados. Los documentos que garantizan un préstamo (pagarés. 14. La devolución de garantías colaterales solamente podrá hacerse con la autorización del Gerente o administrador de la Empresa. que pueda servir de base para el establecimiento de la provisión por incobrabilidad de préstamos. La devolución de documentos al socio que cancela un préstamo debe ser mediante recibo firmado. en caso de llevarse manualmente (diferenciarán por uso de tarjetas de distintos colores o por rotulación de las mismas). Debe existir un control apropiado sobre los préstamos cancelados por incobrables.CONTROL I NTERNO 6. firmados por el cajero (a). 2. Mensualmente debe prepararse un análisis por antigüedad de saldos de los préstamos. 3. 10. Para una más fácil identificación de los préstamos. póliza de seguro) deben ser guardados en lugares seguros. Los contratos por las cuales se deba conceder adelantos deben estar suscritos por el Gerente de la Empresa. 13. 7. por fuentes de fondos deben utilizarse códigos formados por dígitos que identifiquen: la fuente. El pago anticipado que se realice a un proveedor a cuenta de bienes o servicios debe quedar sujeto como máximo a un plazo de entrega no mayor de treinta días. Deben enviarse avisos de vencimiento de las cuotas de préstamos. Para este caso la Empresa tiene el formato RECIBO DE PAGO DE CREDITO. si es posible en caja de seguridad o fuerte. Todo anticipo que se conceda a un proveedor debe ser en cheque a favor del mismo. prendas. 8. 11. La provisión por incobrabilidad de préstamos debe basarse en las políticas del sistema financiero nacional. 9.

8. pertinentes de anticipos incobrables después de haber sido cancelados. 10.CONTROL I NTERNO 4. Se han de continuar las gestiones de cobro. Todo adelanto que se conceda a cuenta de un contrato debe ser en cheque a favor del contratista. 2. 6. los sobrantes deben depositarse íntegramente en caja. 3. 28 . 5. Las rendiciones de cuentas de los adelantos para compras y gastos deben soportarse con documentación a nombre de la Empresa. de fecha próxima posterior a la fecha del cheque y antes de la rendición de cuentas. Adelantos para contratos 1. La cancelación de los anticipos considerados incobrables deberá ser autorizada por el Consejo de Administración de la Empresa. 2. Debe llevarse control de los adelantos a cuentas de contratos y estos deben estar autorizados previamente a su desembolso por el Gerente. Debe existir un control apropiado sobre los anticipos dados de baja por incobrables. Las rendiciones de cuentas deben coincidir siempre con los anticipos solicitados. Los contratos por los cuales se deba conceder adelantos deben estar suscritos por el Gerente de la Empresa. los sobrantes deben depositarse íntegramente en caja. debe haber un documento en el que se manifieste conformidad por el servicio o bien recibido. Los créditos a favor del proveedor por concepto de entrega de mercadería. relacionadas con el gasto por el cual se solicitó. Adelantos para compras y gastos 1. sin borrones ni enmendaduras. 7. Las rendiciones de cuantas deben coincidir siempre con los anticipos solicitados. deben estar sustentados con recibo expedido por el Encargado(a) de la Tienda de la Empresa. Deberá llevarse registro auxiliar para cada proveedor que este sujeto a rendir cuentas por anticipos. 9. Se llevara registro auxiliar por cada funcionario o empleado que reciba adelanto y el total de dichos adelantos deberá coincidir en todo momento con el total registrado en la cuenta de mayor respectiva.

2. Debe llevarse control de los adelantos a cuenta de contratos y éstos deben estar autorizados previamente a su desembolso por el Gerente. 5.CONTROL I NTERNO 3. Cheques sin fondos 1. Por los cheques devueltos por el banco. Los créditos a favor del contratista por concepto de entrega de los bienes o servicios. 4. 2. Las rendiciones de cuentas deben coincidir siempre con los anticipos solicitados. Se han de continuar las gestiones de cobre. Debe existir un control apropiado sobre los anticipos dados de baja por incobrables. 9. deben estar sustentados con recibido de conformidad de un funcionario competente de la Empresa. Debe existir una solicitud por escrito en original y copia y autorizada por el Gerente de la Empresa para conceder adelanto a cuenta de sueldos a los funcionarios y empleados de la Empresa. 6. Los adelantos de sueldos al Gerente de la Empresa solamente podrán ser autorizados por la junta directiva. debe haber un documento en el que se manifieste conformidad por el servicio o bien recibido. pertinentes de anticipos incobrables después de haber sido cancelados. 7. 29 . Los adelantos a cuenta de sueldos deberán ser cancelados en el pago de sueldos más próximo del funcionario o empleado. los sobrantes deben depositarse íntegramente en Caja. nota de débito a nombre de la persona natural o jurídica que expidió el cheque. Adelantos a funcionarios y empleados 1. 8. 3. Los cheques devueltos no deben entregarse a su librador hasta que éste proceda a su reembolso. Contabilidad deberá llevar control de los cheques devueltos por el banco. o dueño de la empresa. Deberá llevarse registro auxiliarla para cada contratista que esté sujeto a rendir cuantas por anticipos. para determinar en cualquier momento su ubicación. El pago adelantado que se realice al contratista a cuenta de bienes o servicios debe quedar sujeto como máximo a un plazo de entrega no mayor de treinta días.

Las adquisiciones de inventario deben ser autorizadas por el Gerente de la Empresa a través de órdenes de compra. 5. Descripción del artículo. Todos los documentos que se utilicen para ordenar. entregar. Los saldos de las tarjetas de control de inventario deben ser en todo momento positivos. recibir. INVENTARIOS DE PRODUCTOS 1. devolver y reportar el ingreso o salida de inventario deben ser previamente numerados en orden consecutivo y firmados por el Encargado del area comercial de la empresa. inspeccionar e informar sobre los productos recibidos ya sea en buen o mal estado. Los créditos a la cuanta de inventarios y a sus respectivas subcuentas deben respaldarse con las requisiciones o facturas y deben quedarse adjuntos al comprobante de diario.CONTROL I NTERNO 4. Código del artículo Entradas y salidas en unidades y valores Costo unitario Saldos en unidades y valores Localización del artículo Existencias máxima y mínimas. no pueden por lo tanto ser entregados del fondo de caja chica y de caja general. o en el Sistema Computarizado deben contener como mínimo: a) b) c) d) e) f) g) 7. dejando 8. Cuando se lleve el control de inventario por el procedimiento perpetuo. 6. Todos los adelantos a cuenta de sueldos deben ser entregados por medio de cheques. 30 . cualquier saldo acreedor. Deberán llevarse en registros auxiliares los adelantos a cuenta de sueldos concedidos a los funcionarios y empleados y cuadrar con el auxiliar de mayor. trasladar. 5. Todo débito a la cuenta de Inventarios y a sus respectivas subcuentas debe respaldarse con el respectivo Recibo de Bodega. Deben existir procedimientos adecuados para contar. los registros auxiliares (Kardex). Los saldos de las tarjetas de control de inventario continuo o perpetuo deben conciliarse mensualmente con el saldo de las cuentas auxiliares o el saldo de la cuenta de mayor. el que debe quedar adjunto al correspondiente comprobante de diario. 4. negativo o rojo. 3. debe investigarse de inmediato a través de inventario físico. 2.

mediante una póliza de seguro. Que se aplique un método de verificación posterior del recuento ya efectuado (doble recuento). 31 . Se debe llevar control de las existencias máximas y mínimas y vigilar que no haya artículos de lento movimiento que le ocasionen pérdidas a la Empresa. 14. Periódicamente el Gerente de la Empresa deberá comprobar que los costos unitarios consignados en las tarjetas o en el Sistema Computarizado son correctos. 12. robo. Lo mismo debe hacerse entre las tarjetas de kardex del área comercial y la contabilidad. 11. Es conveniente que periódicamente sean revisadas las coberturas de seguros particularmente cuanto ocurren cambios significativos en los saldos. Los inventarios físicos de fin de año deben programarse con la debida anticipación. tanto de la recepción como entrega de artículos. Identificación de artículos obsoletos. Que los artículos estén debidamente ordenados e identificados.CONTROL I NTERNO evidencia de la conciliación. a fin de confrontarlos con los saldos según libros a fin de proporcionar un mayor grado de razonabilidad a los Estados Financieros en este rubro. La toma de inventarios debe estar bajo la responsabilidad del Contador (a) independiente del Encargado del área comercial. el recuento y la localización de los artículos. 13. de tal manera que al final de cada mes las tarjetas de control de existencias balanceen con los registros contables. Que exista un procedimiento que evite la falta de conteo y control del mismo mediante etiquetas. Formulación de un corte de inventarios. dañados. etc. 9. Las existencias deben almacenarse de una manera ordenada y sistemática para facilitar la manipulación. etc. Deben efectuarse recuentos físicos rotativos del inventario en partidas de gran movimiento y de costos significativos por lo menos dos veces durante el ejercicio contable. preparar la papelería adecuada y el personal idóneo. 10. 15. Las diferencias se deben investigar y corregir. independiente del Encargado (a) de la Tienda y tomar las siguientes medidas: a) b) c) d) e) 16. Los productos de inventario deben estar protegidos contra los riesgos de incendio.

transporte. Las notas de salidas que amparen artículos ya entregados deberán remitirse a la contabilidad para su valuación y registro. 32 . En este caso su control físico se tendría que llevar en tarjetas de kardex. 20. 22. 18. o tenerlo marcado de tal manera que se pueda identificar fácilmente. El inventario recibido en consignación debe manejarse separado del inventario de la empresa a fin de no confundirlo con el propio. 27. Se debe tener un método de valuación definida. Las diferencias entre el inventario físico rotativo o general de fin de año con los registros contables deben ser objeto de una minuciosa investigación. 25. Las formas previamente numeradas utilizadas para las entradas y salidas de las existencias en bodega deberán ser controladas por el departamento de contabilidad. Las formas inválidas o anuladas deberán acompañarse en original y todas sus copias en los reportes diarios correspondientes. 26. Es conveniente que toda salida de bodega esté amparada por notas de salida previamente numeradas y autorizadas por el Gerente o administrador de la Empresa. Estos métodos son: a) b) c) Método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) Método UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas) Método del promedio ponderado. Debe haber un convenio en el que se establezca clase de mercadería. Si la Empresa maneja inventario de productos propiedad de otra empresa. utilizando cualquier método aceptado por las leyes fiscales y aplicado sobre bases consistentes y uniformes. Los ajustes de inventarios debe ser supervisada por el Gerente o administrador de la Empresa. informes 21. precios. separada de las cuentas propias corrientes o de ahorro de la empresa. 23. empresa o de una persona natural.CONTROL I NTERNO 17. esta debe ser tratada como inventario o mercadería en consignación y por lo tanto no debe figurar como un activo de la empresa y su control se debe llevar en cuentas de orden. tasa de comisión . Los ingresos provenientes de la venta de mercaderías en consignación deben manejarse en cuenta bancaria corriente o de ahorro. 24. 19.

artículos de uso doméstico. La supervisión de dicho inventario estará bajo la responsabilidad de persona independiente del cuidado y control de los bienes. Número Registral. Periódicamente se han de efectuar inventarios físicos del activo fijo y compararse con los registros correspondientes. Los registros. Las diferencias de importancia encontradas entre el inventario físico efectuado y el saldo en los registros deberán ser comunicadas a la Gerencia o administración de la Empresa. equipo de computación. Se han de llevar registros auxiliares el equipo rodante. Descripción. presentando como mínimo la siguiente información: La junta directiva de la o propietario de la Empresa debe hacer que conste en acta la autorización e la compra de cualquier activo fijo para la empresa. Costo de adquisición.CONTROL I NTERNO periódicos . Las inversiones por compra de terrenos deben constar en acta de la junta directiva o dueño de la empresa. Mejoras existentes. 9. Area e terreno. equipo de comunicación. caducidad. calidades. Las escrituras por compra o donación de terrenos deben guardarse en caja fuerte o de seguridad contra incendio. La escritura por compara de edificios deben guardarse en caja fuerte o de seguridad. 10. 2. Se deberá llevar registro auxiliar identificando cada terreno adquirido. 5. se han e conciliar periódicamente contra los saldos del mayor de cada una de las cuentas. Se deberá llevar registro auxiliar identificación cada edificio adquirido o construido. seguros. 11. 6. 8. 7. de la Empresa en forma adecuada. mobiliario y equipo de oficina. 33 . periodicidad de la entrega del producto de las ventas y de las comisiones ganadas. presentando como mínimo la siguiente información: a) b) c) d) e) f) 4. anteriormente mencionados. BIENES MUEBLES E INMUEBLES: 1. Ubicación. 3.

34 . 14. 19. 18. deberán ser autorizados por la junta directiva o dueño de la empresa y constar en acta. En lo relativo capitalización de las adquisiciones e activos fijos de poca importancia. 3. traspaso. Se ha de seguir para efectos de contabilización lo establecido en las políticas relacionadas con las adiciones capitalizables para distinguirlas de las erogaciones consideradas como gastos de mantenimiento y reparación de los activos fijos.CONTROL I NTERNO 12. debe observarse lo establecido en las políticas contables existentes. 17. 16. están obligadas a reportar cualquier cambio habido. El auxiliar o control individual deberá indicar como mínimo los siguientes datos: a) b) Nombre de la institución acreedora. Los registros de activos fijos han de contener la información y detalles necesarios de acuerdo a los requerimientos de la Empresa. Deberá llevarse control individual por cada préstamo que se reciba. 15. Los documentos que se firmen por préstamos que se reciban de otras instituciones. Dirección. obsolescencias. 13. deberán ser firmados por el representante legal de la empresa. Todos los activos fijos de la Empresa deberán identificarse con un número o código adherido en lugar visible. el cual debe coincidir con el descrito en el registro auxiliar del activo. bajas. Los préstamos que se soliciten a otras instituciones. OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS ACORTO PLAZO: 1. Las personas responsables del cuidado del activo fijo. a fin de mantener un control efectivo en los bienes. Se han de controlar en libros aquellos activos que permanezcan fuera de uso por circunstancias de cualquier índole. La venta de cualquier bien de activo fijo debe estar autorizada por la junta directiva o dueño de la empresa. Se han de seguir los métodos establecidos de depreciación de forma consistente con el fin de hacer las distribuciones correspondientes a los costos y gastos del período. 20. Se han de llevar registros de los activos fijos totalmente depreciados y que aún se encuentran en uso. a pesar de que en libros se hayan dado de baja. 2. originado por la venta. excedentes y movimientos.

Lugar donde se contrajo la deuda. a fin de efectuar los pagos en la fecha de vencimiento y evitar cargos innecesarios por intereses moratorios. 2. Fecha en que se harán las amortizaciones. Los ajustes efectuados. RETENCIONES ACUMULADAS POR PAGAR: 1. Por las cuotas de amortización que se pague de las obligaciones debe adjuntarse recibo oficial de caja de la institución prestamista. IMPUESTOS POR PAGAR: 1. 4. 35 . Monto del préstamo. los impuestos deben ser cancelados en el tiempo establecido por el organismo que corresponde.CONTROL I NTERNO c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) 4. Las cuentas de mayor que establece el catálogo de cuentas deben balancear mensualmente con las cuentas auxiliares respectivas. 6. Fecha de contratación del préstamo. 2. deberán estar amparadas por recibos extendidos por las instituciones beneficiarias. 5. Tasa de interés. Cuota de amortización. Número de teléfono y/o fax. Tipo de garantía. Fecha de vencimiento. Los desembolsos efectuados con el objeto de enterar las sumas retenidas por la Empresa. Han de existir registros adecuados que permitan conocer aquellas sumas que la Empresa debe enterar. provenientes de las retenciones de toda índole efectuados a terceros. Número del préstamo. A fin de evitar multas por mora. Forma de pago. Debe prepararse un calendario de pagos e todos los préstamos recibidos. Cuota e amortización. El monto de las obligaciones contraídas deberán conciliarse periódicamente con los Estados de Cuenta que envíe la institución prestamista. provenientes de las diferencias encontradas deberán ser autorizadas por funcionarios responsables. Periódicamente se han e efectuar conciliaciones entre los registros individuales y los saldos de las cuentas de mayor. Fecha de contratación del préstamo. 3.

Cuando se trate de donaciones en efectivo. DONACIONES: 1. tales como número de serie. Los egresos por pago de impuestos deben observar los requisitos de control establecidos en el sistema. AJUSTES POR REVALUACIONES: 1. Las donaciones forman parte del patrimonio institucional no repartible entre los socios de la Empresa. Al cancelar el impuesto que deba. deben estar amaradas en documentos firmados por el donante y el donatario y cumplir con las leyes establecidas en materia de impuestos. 4. Las donaciones para ser registradas como tales. y existiera que se estimó más o menos de lo real. 2. estatutos o reglamentos y con el fin de distribuirlos. Por las donaciones en especie que se debe expedir el documento de recepción correspondiente en el que conste las especificaciones del bien que se recibe. deberán dejarse las referencias debidas por cada ajuste que se afecte. descripción.CONTROL I NTERNO 3. 36 . 6. debe expedirse el Recibo Oficial de Caja correspondiente. Las reservas se crean con los propósitos establecidos en los documentos constitutivos. se debe remitir una copia a Contabilidad para su registro contable. Las donaciones que reciba el organismo. 5. procedencia. Los ajustes por reevaluaciones solamente deben practicarse a partir de disposiciones emanadas del Ministerio de Finanzas. se efectuará el ajuste correspondiente afectando la cuenta de costos o gastos respectivos. 1. por las entidades gubernamentales correspondientes. CORRECION A LOS RESULTADOS ACUMULADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES: 1. costo. Del documento que se expida ya sea por donación en efectivo o en especie. deben ser del conocimiento pleno y autorización de la junta directiva o dueño de la empresa. modelo. 4. 5. 3. Cuando el impuesto no se cancele en el mes de operaciones que corresponde debe basarse en estimaciones hechas tomando como parámetro las operaciones de los meses anteriores. etc. A fin de facilitar el análisis posterior de esta cuneta.

semanales o mensuales. informes podrán ser diarios. cobro y registro de intereses sobre los préstamos por cobrar deben estar e conformidad a las normas y reglamentos establecidos en otros manuales del organismo. Una vez aprobados los excedentes o pérdidas de cada año de operación por la autoridad máxima del organismo. 6. Estos 4. Se han de llevar registros adecuados de todas las cuentas que integren el rubro de ingresos. Su saldo solo será modificado al final de cada año con los excedentes o pérdida. 5. Se han de elaborar resúmenes e informes de ventas. Sólo con previa autoridad máxima del organismo puede afectarse esta cuenta en fechas intermedias e determinado año. esta cuenta no debe ser afectada. RESULTADOS ACUMULADOS E EJERCIOS ANTERIORES: 1. Su confiabilidad dependerá de lo adecuado con que se manejen todas las cuentas de ingresos y egresos que conformen el estado de resultados. así como debe controlarse numéricamente las notas de créditos por concepto de rebajas y devoluciones. El saldo que se presente de esta cuenta deberá ser confiable para la junta directiva o dueño de la empresa del organismo y adecuado para la toma de decisiones.CONTROL I NTERNO como referencia del comprobante de diario. 3. 2. Debe existir un presupuesto de ingresos anula aprobado por la junta directiva o dueño de la empresa. La persona que liquida los intereses debe ser diferente de la que recibe el pago y de la que registra los intereses en la contabilidad. fecha del mismo y descripción completa del ajuste. 8. 37 . La contabilidad debe mantener un control adecuado en la secuencia numérica de la facturación. Deben controlarse mensualmente los ingresos con respecto al presupuesto. RESULTADOS DEL EJERCICIO: 1. El cálculo. INGRESOS: 1. Debe verificarse que la numeración de las facturas estén en orden consecutivo. 7.

2. auxiliándose de un calendario. Cualquier diferencia existente. 5. 38 .CONTROL I NTERNO 9. cobranza y los ingresos por cobros efectuados. facturación. En lo referente al gasto incurrido por el pago de nóminas al personal. Los gastos causados. GASTOS: 1. 7. 8. 11. 6. Se ha de efectuar conciliaciones periódicas entre los registros auxiliares y el saldo de la cuenta de mayor. 4. energía eléctrica y teléfono se aprovisionarán conforme el promedio de los últimos meses. 9. Los gastos e agua. Deberá efectuarse un análisis de las desviaciones significativas entre los gastos estimados de acuerdo a lo presupuestado y lo realmente incurrido con el fin de hacer las observaciones y correcciones que procedan. lo mismo que la correspondiente autorización. deberán ser autorizados por funcionarios responsables. 10. Se ha e procurar que los gastos mensuales deben ser registrados en forma oportuna durante el período. pero no pagados en el mes en que se incurrieron deben registrarse contablemente tomando como base lo siguiente: a) b) Las vacaciones y el décimo tercer mes deberán cancelarse tomando como referencia los procedimientos del código del trabajo vigente. Se ha de establecer una revisión periódica de cifras con el fin de compararlas y analizar las variaciones de importancia entre uno o varios períodos. Debe estar segregados las funciones de crédito. Aquellos gastos y pagos recurrentes y las obligaciones derivadas de convenios y contratos se sujetarán a un control especial. se podrá observar lo siguiente: 3. deberá ser convenientemente investigada a los ajustes efectuados. control de existencias. Verificar que las ventas correspondan al período contable vigente. Debe corresponder el mismo número de unidades vendidas en la cuenta de Ventas como la de Costos de Venta. Debe existir adecuada documentación que soporte el gasto.

como por ejemplo: Tarjetas de tiempo o listas de asistencia. Promociones. Se han de conciliar los totales de las nóminas con los mostrados en meses anteriores investigándose las diferencias encontradas. 6. 2. Las horas extras u otras prestaciones especiales deberán ser autorizadas debidamente. cambios de puestos o categorías. entre otros. Faltas. serán aprobadas por un funcionario c) d) e) f) g) h) Por los sueldos a pagarse en efectivo se han de tomar las debidas precauciones para guardar el dinero y protegerlo contra robo. Sueldo convenido. Todos los cálculos de las nóminas deben ser revisados previo a su pago. Control de vacaciones. Permisos. 3.CONTROL I NTERNO a) Debe existir registros y expediente en los que conste la historia de cada empleado y en los que. Contrato de trabajo. Las firmas de recibido han de compararse periódicamente con el fin de determinar su corrección. 5. Solicitud de empleo. Las personas que preparan las nóminas deben ser independientes de aquellas que contraten o despidan personal. La distribución de cheques o sobres de sueldos debe supervisarse periódicamente por alguien independiente de quien prepara las nóminas y efectúe los pagos. El importe de los sueldos no reclamados después de un período razonable deben depositarse en el banco. i) j) k) l) 39 . se encuentren los siguientes datos: 1. 7. Las nóminas responsable. Debe evidenciarse que los empleados han recibido de conformidad el importe de su sueldo. 4. b) Se debe contar con elementos que permitan determinar la asistencia y puntualidad del personal.

7. 40 .CONTROL I NTERNO m) n) El importe de aquellos sueldos no reclamados después de un período razonable deben depositarse en el banco. 5. informes podrán ser diarios. control de existencias. La contabilidad debe mantener un control adecuado en la secuencia numérica de la facturación. Debe verificarse que la numeración de las facturas estén en orden consecutivo. así como debe controlarse numéricamente las notas de créditos por concepto de rebajas y devoluciones. Verificar que las ventas correspondan al período contable vigente. Estos 2. facturación. 4. Debe corresponder el mismo número de unidades vendidas en la cuenta de ventas e costos de ventas. 3. o) COSTO DE VENTAS: 1. Los pagos e sueldos no reclamados que se hagan posteriormente deberán ser aprobados por un funcionario responsable. Debe estar segregados las funciones de crédito. cobranza y los ingresos por cobros efectuados. Se han de elaborar resúmenes e informes de ventas. Los pagos de sueldos no reclamados y reclamados que se hagan posteriormente deberán se aprobados por un funcionario responsable. Se han de llevar registros adecuados de todas las cuentas que integren el rubro de ingresos. 6. semanales o mensuales.

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