Análisis de Puesto y Planeación de Recursos Humanos

Análisis de Puesto
„

Proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización

Análisis de Puesto
„

Puesto: grupo de tareas que se deben llevar a cabo para que una organización logre sus metas

Análisis de Puesto „ Posición: conjunto de tareas y responsabilidades que desarrolla una persona .

2. 5. 6. PROPÓSITO ¿Qué tareas mentales y físicas desempeña el trabajador? ¿Cuándo se realizará el trabajo? ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo? ¿Cómo realiza el empleado su trabajo? ¿Por qué se realiza el trabajo? ¿Qué competencias se necesitan para realizar el trabajo? . 3. 4.Análisis de Puesto 1.

Organización se funda Análisis del Puesto se realiza en tres ocasiones Se crean nuevos puestos Puestos cambian debido a la tecnología. métodos. Procedimientos o sistemas .

Tareas Tareas Responsabilidades Responsabilidades Deberes Deberes Descripcionesdel del Descripciones puesto puesto Análisis de puesto Especificacionesdel del Especificaciones puesto puesto Conocimientos Conocimientos Habilidades Habilidades Capacidades Capacidades .

Descripción del Puesto „ Documento que proporciona información con respecto a las tareas. deberes y responsabilidades de un puesto .

habilidades o capacidades particulares se debe de ayudar a los trabajadores para que desempeñen mejor y con mayores responsabilidades „ .Análisis de Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Proceso Empleo: reclutar y seleccionar empleados sin tener instrucciones claras sería un desorden Capacitación y Desarrollo: Si la especificación del puesto requiere conocimientos.

Cuanto mas sean sus deberes y responsabilidades mayor valor tendrá el puesto „ .Análisis del Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Compensaciones y Prestaciones: conocimiento del valor relativo de un puesto para la empresa antes de asignarle un valor en dinero.

En ciertos puestos peligrosos los trabajadores necesitan información sobre riesgos que enfrentan para desempeñar su trabajo de manera segura „ .Análisis del Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Seguridad social y salud: Información que proviene del análisis de puesto es valiosa para identificar aspectos de seguridad social y salud.

Análisis del Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Relaciones laborales y con empleados: toma de decisiones mas objetiva cuando los empleados son considerados para promoción . transferencia o descenso „ Consideraciones legales: análisis de puesto preparado adecuadamente es importante para apoyar la legalidad de las prácticas de empleo .

Análisis del Puesto „ „ Análisis de puesto para equipos: Históricamente las empresas han establecido puestos permanentes pero en la actualidad contratan a personas como miembro de “equipo” Descripción del puesto “cualquiera” .

Técnicas para recabar datos „ El analista pregunta al empleado en forma individual respecto al puesto que revisa .

Técnicas para recabar datos Observación El analista aprende sobre los puestos al observar las actividades de quienes los realizan y registra en una forma estandarizada. . Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio posterior.

Cada media hora o cada hora.Técnicas para recabar datos Diario o Bitácora „ „ „ Es posible pedir a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitácora de sus actividades durante todo un ciclo laborar. . El diario se llena en momentos específicos del turno de trabajo. Durante un periodo de dos a cuatro semanas.

experiencia. Equipo y materiales utilizados y aspectos especiales de salud y seguridad. . requerimientos físicos y mentales).Técnicas para recabar datos Cuestionario o Formato diseñado para que los empleados que desempeñan el puesto y el jefe inmediato a quien reportan los llenen por separado „ „ „ „ „ „ „ Se utilizan para obtener datos: Áreas de obligaciones Tareas desempeñadas en el puesto Propósito del mismo Entorno físico Requerimientos para desempeñar el puesto (habilidad. educación.

VISIÓN Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA INSTITUCIÓN • ORGANIGRAMA ACTUALIZADO .INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS • REGLAMENTO INTERIOR • LEYES Y DECRETOS DE CREACIÓN • ESTATUTOS ORGANICOS • DEFINICION DE MACRO-PROCESOS DE LA INSTITUCIÓN FORMATO PARA RECOPILAR INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DE PUESTOS • MANUAL DE ORGANIZACIÓN • PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • MISIÓN.

Describir el puesto. . Ajustar los contenidos de las afirmaciones a la estructura del formato. 4. no opiniones e interpretaciones subjetivas. no al ocupante. para evitar duplicidades y redundancias innecesarias.REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 1. Grupo organizacional superior Grupos subsecuentes Grupo de menor jerarquía = Alineación y congruencia organizacional 2. Describir hechos objetivos. 3. Iniciar la descripción de forma descendente.

7. Una buena descripción dependerá del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la información que le solicitemos.REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 5. para no caer en detalles innecesarios. Buscar lo esencial de cada función . Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las características necesarias para desempeñar el puesto. En la descripción cuando se indique la relación con otra área o puesto debe especificarse su denominación formal. 6. 8. .

.REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS CLARIDAD SENCILLEZ CONCISIÓN PRECISIÓN VIVEZA Utilizar verbos en infinitivo y acciones específicas. Utilizar un lenguaje accesible para que se entienda fácilmente lo que se hace en el puesto Utilizar el menor número de palabras. Evitar palabras ambiguas La descripción debe despertar el interés de quien lo está leyendo.

órgano desconcentrado o entidad.CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS Deberá ser efectuado por el ocupante del puesto con la supervisión del jefe directo del mismo apoyado por el especialista en descripción y perfil de puestos y el área de recursos humanos de la dependencia. .

identificación y análisis del mismo en el contexto organizacional.DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Es el proceso de ubicación. maneja o administra. Se integra por: ‰ ‰ ‰ ‰ La Misión Los Objetivos Las Funciones El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto mantiene con su entorno y las características de la Información a la que tiene acceso. .

considerando las respuestas anteriores se redacta la misión contestando a la pregunta ¿PARA QUÉ EXISTE EL PUESTO? .DESCRIPCIÓN DEL PUESTO MISIÓN DEL PUESTO Es la razón de ser o existir del puesto Para la elaboración de la misión pueden considerarse las siguientes interrogantes. considera que además de lo que respondas. el puesto tiene un impacto en la ciudadanía: ‰ ¿Qué haces en tu puesto? ‰ ¿Quiénes son tus principales usuarios/beneficiarios/clientes y servicios o productos que les proporcionas? Finalmente .

DOCUMENTOS Y/O BIENES MUEBLES CONTRIBUYA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO QUE LOS RECURSOS HUMANOS. FINANCIEROS. SECRETARIA EJECUTIVA QUE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES Y ASPECTOS LOGÍSTICOS APOYEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN. . MATERIALES Y SERVICIOS. SEAN ADMINISTRADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.MISIONES VALIDADAS CHOFER QUE EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE PERSONAL.

EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS Y EL LOGRO DE METAS EN BENEFICIO DE LA CIUDADANÍA. FACILITE A LA INSTITUCIÓN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS Y CONSOLIDE SU TRASCENDENCIA EN LA APF.MISIONES VALIDADAS RECURSOS HUMANOS QUE LA DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS HUMANOS. RECURSOS MATERIALES QUE SE ADMINISTREN LOS RECURSOS MATERIALES QUE LA INSTITUCIÓN REQUIERA PARA SU OPERACIÓN. EFICIENCIA Y CALIDAD. . ASEGURANDO SE CUMPLAN LOS CRITERIOS DE AUSTERIDAD.

‰ Presentar una situación deseable y establecer un plan de . trabajo para alcanzarlo. USOS ‰ Determinar las metas de evaluación del desempeño de los servidores públicos que ocupan el puesto.DESCRIPCIÓN DEL PUESTO OBJETIVOS Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misión del mismo. ‰ Para determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de la organización y sus trabajadores.

Es la identificación de la naturaleza del impacto que la información que se maneja puede tener en el entorno del puesto.DESCRIPCIÓN DEL PUESTO ENTORNO OPERATIVO Tipo de relación.. de las relaciones establecidas y el objetivo de las mismas... Características de la información. INTERNA EXTERNA AMBAS Explicación de la relación seleccionada. .Se refiere al tipo de contactos que establece el puesto de manera más sustantiva o prioritaria. a captura libre.Es una breve descripción.

PERFIL DEL PUESTO ESCOLARIDAD Y/O ÁREAS DE CONOCIMIENTO ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Primaria Secundaria Preparatoria o Bachillerato Bachillerato Técnico o especializado Normal Carrera técnica o comercial Técnico superior universitario Licenciatura o Profesional Diplomado Posgrado Maestría Doctorado ‰ Pasante y carrera terminada ‰ Titulado Se compone del nivel de estudio y grado de avance alcanzado .

PERFIL DEL PUESTO En este apartado se deben identificar las condiciones en las que se deberán desarrollar las actividades del puesto: .

PERFIL DEL PUESTO •Disponibilidad para viajar Condiciones de Trabajo •Cambio de residencia •Condiciones especiales de trabajo •Condiciones de estrés y riesgo .

. mismas que enriquecen o clarifican el contenido del puesto tanto en su descripción como en el perfil.Observaciones / Observaciones del Especialista Se refiere a consideraciones adicionales aportadas ya sea por el ocupante del puesto o por el especialista.

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rasgos de la personalidad y habilidades físicas „ . experiencia.Especificación del Puesto „ Documento que contiene las competencias mínimas aceptables que debe tener una persona para desempeñar un trabajo en particular Incluye: requisitos educativos.

Especificación del Puesto Competencia: Palabra polisémica La palabra tiene muchos significados: ™ ™ ™ ™ En el contexto legal: ámbito de acción. facultad o potestad para tratar un asunto Como término de marketing: competidor. persona o institución que ofrece un servicio similar En el deporte para hablar de una competencia deportiva desempeñar un conjunto de actividades de acuerdo a criterios establecidos En recursos humanos: conocimiento. habilidad y actitud para .

. b.¿Como identificar las competencias? Análisis Constructivista Análisis Funcional Análisis Conductista a. a.

Análisis Constructivista „ Este enfoque toma a la persona como un ser integral construyendo la teoría a través de la práctica Promueve la participación de los trabajadores en los procesos de enseñanza-aprendizaje como formación continua y permanente Trabajadores con menor nivel de desempeño „ „ .

La persona tiene que estar consciente de lo que está aprendiendo. así como los conocimientos requeridos para generar el saber hacer .Análisis Constructivista Formación en Alternancia Pedagogía de la disfunción .Utilizan las experiencias piloto .Construido a partir del hacer .

Análisis Constructivista „ Limitaciones: a. Proceso largo significa pérdida de tiempo y dinero y una vez capacitado el personal busca otros trabajos o exija mejores condiciones laborales . No hay medida estandarizada para evaluar a los trabajadores b. Requiere de un período prolongado para su implementación c.

a partir de la misión del área analizada hasta llegar a las funciones productivas realizadas en forma individual por una persona Se representa en forma gráfica de un Mapa Funcional o Árbol de Funciones „ . empresa o área ocupacional.Análisis Funcional „ Consiste en el desglose y ordenamiento lógico de las funciones productivas de un sector.

Análisis Funcional „ El propósito principal es describir la razón de ser de la actividad productiva. empresa o sector Para una organización: “Construir obras que satisfagan las necesidades de los clientes. cumpliendo la normativa y legislación vigentes Para una División “ Operar sistemas de capacitación y educación técnica basados en las normas de competencia” .

en sus resultados.Análisis Funcional „ „ Es ideal realizarlo con un grupo de trabajadores (grupos técnicos) que conozcan la función analizada. ya que su valor como herramienta parte de su representatividad Se centra en los logros del trabajador. jamás en el proceso para obtenerlos .

puestos y ocupaciones que demanda el mercado de trabajo . destrezas y actitudes que influyen en el comportamiento laboral de la persona y lo relaciona con las actividades. habilidades.Análisis Conductista „ Método que identifica los conocimientos.

. sino. (. más bien. y esto no depende de un buen análisis de tareas.. sino de la motivación de los que ocupan estos puestos de trabajo” . de las actitudes de los trabajadores ante el trabajo. Al SABER y PODER trabajar hay que añadir el QUERER trabajar. no depende tanto de que todos tengan asignadas claramente sus funciones.“el buen funcionamiento de una empresa.).

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Básicas Tipos de Competencias para Guatemala Genéricas Específicas .

Competencias Básicas Comportamientos elementales que posee y deberá demostrar un individuo y que están asociados con conocimientos relacionados con la educación formal. habilidades y capacidades de: Lectura Expresión Comunicación Análisis Síntesis Evaluación Transformación de situaciones o hechos 9 9 9 9 9 9 9 . como son las destrezas .

operaciones aritméticas básicas. .Competencias Básicas Las competencias básicas son adquiridas sistemática y gradualmente: A lo largo de la vida. escribir. etc. ya que la persona 1. restar. reglas de cálculo. sumar. escuela: leer. pertenece a un grupo social e interactúa Educación formal cuando acude a la 2.

Localización de la información 6. Dominio de la lectura 2. Comunicación oral 5.Competencias Básicas En Guatemala el INTECAP. Dominio de la escritura 4. . identificó seis campos de competencias básicas: Aplicación de la matemática 1. Adaptación al ambiente 3.

Competencias Genéricas .

negociar y entrenar Estas competencias se pueden adquirir en forma autodidacta. Trabajar en equipo. experiencia obtenida en el trabajo y pueden mejorar a través de la capacitación . programar. autonomía y variedad. planear.Competencias Genéricas Son comportamientos comunes a diversas funciones productivas de acuerdo a su complejidad.

3.Competencias Genéricas 1. 6. 5. 2. 7. Tipos de competencia genérica Planificación de actividades Calidad en el trabajo Administración de actividades Administración de la información Trabajo en equipo Servicio al cliente Productividad en el trabajo Innovación en el trabajo Uso de tecnología Conservación del ambiente y seguridad laboral . 8. 10. 4. 9.

ya que la diferencian de las demás creando una ventaja competitiva „ „ . están asociados a un área laboral técnica y relacionados con el uso de instrumentos y lenguaje técnico de una determinada función productiva o área funcional Las competencias específicas son adquiridas a través del estudio y la experiencia Estas competencias crean un valor para la organización. vinculados a un área ocupacional específica.Competencias Específicas „ Son comportamientos laborales de índole técnica.

Competencias Básicas Competencias Genéricas Competenc ias Específicas Aplicación de matemática Dominio de lectura Planificación Servicio al cliente Funciones Herrero Nivel 1 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Soldar pieza (Ver norma) Secretaria Nivel 2 Nivel 3 Nivel 2 Nivel 2 Mecanogra fiar documento s (ver norma) .

BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES Fomento de la formación Continua y para toda la vida Desarrollo de multihabilidades Trabajadores Reconocimiento de la experiencia Mayores oportunidades De empleo Mejora la calidad De vida .

Productividad y Competitividad de la organización Optimiza el trabajo En equipo en la empresa .Beneficios para la Empresa Mayor compromiso y Responsabilidad de y con los trabajadores Mejora el flujo de información Empresa Dispone del Recurso humano competente Mejora la gestión Del Recurso humano Mejora de calidad.

Identificación de Competencias a. e. d. impacto de errores y complejidad Identificar los conocimientos formales e informativos Identificar destrezas necesarias para el puesto Determinar competencias para Selección y Capacitación . Identificar las actividades esenciales del puesto Calificar las actividades sobre la base de: frecuencia. b. c.

etc. .Enumere todas las actividades del puesto 1 Frecuencia Impacto de errores Complejidad Total 2 3 4.

Atiende 3.Estructura básica par la redacción de actividades Verbo en Indicativo 1. Elabora 4. Inspecciona Objeto del Verbo (Qué/ Quién) a las reuniones semanales del área a los clientes que llegan al mostrador los balances de situación general Las funciones de los puestos La calidad de los productos . Asiste 2. Redacta 5.

Elabora informes Problema de descripción Genérico. ni indicadores de logro o eficacia Falta un verbo. adjetivos. describe función no actividad No debe contener adverbios. Contesta rápidamente las llamadas telefónicas 4. Control operativo 3. no dice nada significativo Descripción corregida Elabora los informes de producción mensual Controla el proceso operativo en planta Contesta las llamadas telefónicas 2. confuso.Descripciones Incorrectas 1. especificar tipo de informe Falta un verbo. Todas las actividades que el asignen No usar esta forma .

es una normativa no actividad Descripción de resultados no actividades Descripción no debe tener adverbio de lugar o tiempo Si se trata de trabajo en equipo debe usar verbos como: colabora.Descripciones Incorrectas Redactó los informes de venta No abandona la recepción durante la jornada Concreta cinco ventas del producto X al mes Revisa diariamente los despachos efectuados Instala el sistema eléctrico de los vehículos Problema de descripción Verbos no pueden estar en primera persona Descripciones no deben empezar con negativo. apoya soporta. participa Descripción corregida .

Categorías de verbos que Ejemplos de verbos tipo no deben usarse en la redacción de actividades específicas Verbos genéricos que resumen muchas actividades Verbos que hacen referencia al logro de resultados Verbos que hacen referencia al cumplimento de normativas Verbos de conducta interiorizada Procesar. garantizar Conocer. interiorizar. concientizar . observar (una ley). ejecutar. etc. tramitar. comprender. velar. darse cuenta. obtener. Cumplir. realizar Lograr. alcanzar. administrar. concretar. entender.

Las acciones deben ser observables y verificables 9 9 .No se deben confundir actividades con normativas y resultados 9 Normativas: señalan deberes u obligaciones sobre que hacer y que no hacer Resultados: especifican lo que debe lograrse. obtenerse o alcanzarse Actividades: describen acciones o comportamientos que deben ejecutarse como parte del trabajo.

Planeación estratégica y proceso de planeación de recursos humanos „ Planeación Estratégica: proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propósitos y objetivos generales de la organización y la manera de lograrlos .

estén disponible cuando y donde se necesite .Planeación estratégica y proceso de planeación de recursos humanos „ Planeación de recursos humanos: proceso que consiste en revisar sistemáticamente las necesidades de recursos humanos para garantizar que el número requerido de empleados con las habilidades requeridas.

Despidos. recorte de personal Reclutamiento Selección .Planeación Estratégica Planeación de Recursos Humanos Pronóstico de las Necesidades de Recursos humanos Comparación de las Necesidades y la disponibilidad Pronóstico de la Disponibilidad de Recursos humanos Demanda = Oferta Exceso de trabajadores Escasez de trabajadores No se requiere Ninguna acción Contratación restringida. Reducción de horas. Jubilación anticipada.

10000/40= 250 se requieren 250 ensambladores „ „ „ .Pronóstico de necesidades de recursos humanos „ Es el cálculo del número y tipo de empleados que la organización necesitará en el futuro para lograr sus objetivos establecidos Ejemplo: la manufactura de 1000 computadoras laptop por semana podría requerir 10000 horas de trabajo de los ensambladores en una semana de 40 horas.

Pronóstico de disponibilidad de recursos humanos „ „ Proceso para determinar si una empresa tendrá capacidad de proporcionar a los empleados las habilidades necesarias y de que fuentes provendrán Los empleados se pueden obtener dentro de la empresa. del exterior de la organización o de ambas fuentes. .

Contratación restringida Exceso de empleados pronosticado Reducción de horas Jubilación anticipada Despidos .

reduce al fuerza laboral al no reemplazar a los empleados que se van. Sólo se contratan nuevos trabajadores cuando el desempeño general de la organización se puede afectar .Exceso de empleados pronosticado „ Contratación restringida: cuando la empresa implementa esta política.

solo a los empleados que trabajan por hora ya que los profesionales y la gerencia están exentos Jubilación anticipada: otra forma de reducir el número de empleados. siempre y cuando el paquete de jubilación sea suficientemente atractivo Despidos: Cuando la empresa no tiene otra opción despide a su fuerza laboral especialmente con los cambios que afectan la economía local e internacional „ „ .Exceso de empleados pronosticado „ Reducción de horas: La empresa puede reducir el número de horas trabajadas.

Reclutamiento creativo Escasez de trabajo pronosticada Incentivos de compensación Programas de capacitación Diferentes estándares De selección .

Escasez de trabajadores pronosticada
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Reclutamiento creativo: cuando existe escasez de personal, la empresa debe reclutar en diferentes áreas geográficas, explorar nuevos métodos y buscar diferentes tipos de candidatos Incentivos de Compensación: primas, semanas de trabajo de cuatro días, horarios de trabajo flexibles, trabajo desde casa, empleo de tiempo parcial y centros de cuidado infantil

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Exceso de empleados pronosticado
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Programas de capacitación: educación compensatoria y capacitación en habilidades son dos formas de atraer a las personas a una empresa en particular Diferentes estándares de selección: reducir los estándares de empleo y contratar a personal inexperto y capacitarlo para que realice el trabajo

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Conceptos de diseño de puestos
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Diseño de puesto: proceso para determinar las tareas específicas que se llevarán a cabo, los métodos utilizados para desempeñar estas tareas y como se relaciona el puesto con otros trabajos de una organización

reconocimiento. responsabilidad y crecimiento personal al desempeñar el trabajo .Conceptos de diseño de puestos „ „ Enriquecimiento del puesto: cambios básicos en el contenido y nivel de responsabilidad de un puesto con el fin de plantear un reto mayor al trabajador El trabajador puede tener una sensación de logro.

a medida que mas equipos se vuelven autónomos y autodirigidos . Aumentar las demandas del puesto Aumentar la responsabilidad del trabajador Proporcionar libertad para programar el trabajo Proporcionar retroalimentación Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje En la actualidad. 5. 3.Conceptos de diseño de puestos Principios de implementación del enriquecimiento del puesto: 1. 2. 4. el enriquecimiento de puestos se dirige al nivel de equipos.

el servicio y la velocidad „ . la calidad.Conceptos de diseño de puestos „ Crecimiento del puesto: incremento del número de tareas que realiza un trabajador sin aumentar el nivel de responsabilidad Reingeniería: reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de los negocios para lograr mejoramientos drásticos de las medidas decisivas y contemporáneas de desempeño. como el costo.

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