Análisis de Puesto y Planeación de Recursos Humanos

Análisis de Puesto
„

Proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización

Análisis de Puesto
„

Puesto: grupo de tareas que se deben llevar a cabo para que una organización logre sus metas

Análisis de Puesto „ Posición: conjunto de tareas y responsabilidades que desarrolla una persona .

3. 2. 4. 6.Análisis de Puesto 1. PROPÓSITO ¿Qué tareas mentales y físicas desempeña el trabajador? ¿Cuándo se realizará el trabajo? ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo? ¿Cómo realiza el empleado su trabajo? ¿Por qué se realiza el trabajo? ¿Qué competencias se necesitan para realizar el trabajo? . 5.

Organización se funda Análisis del Puesto se realiza en tres ocasiones Se crean nuevos puestos Puestos cambian debido a la tecnología. métodos. Procedimientos o sistemas .

Tareas Tareas Responsabilidades Responsabilidades Deberes Deberes Descripcionesdel del Descripciones puesto puesto Análisis de puesto Especificacionesdel del Especificaciones puesto puesto Conocimientos Conocimientos Habilidades Habilidades Capacidades Capacidades .

deberes y responsabilidades de un puesto .Descripción del Puesto „ Documento que proporciona información con respecto a las tareas.

Análisis de Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Proceso Empleo: reclutar y seleccionar empleados sin tener instrucciones claras sería un desorden Capacitación y Desarrollo: Si la especificación del puesto requiere conocimientos. habilidades o capacidades particulares se debe de ayudar a los trabajadores para que desempeñen mejor y con mayores responsabilidades „ .

Análisis del Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Compensaciones y Prestaciones: conocimiento del valor relativo de un puesto para la empresa antes de asignarle un valor en dinero. Cuanto mas sean sus deberes y responsabilidades mayor valor tendrá el puesto „ .

En ciertos puestos peligrosos los trabajadores necesitan información sobre riesgos que enfrentan para desempeñar su trabajo de manera segura „ .Análisis del Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Seguridad social y salud: Información que proviene del análisis de puesto es valiosa para identificar aspectos de seguridad social y salud.

Análisis del Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto „ Relaciones laborales y con empleados: toma de decisiones mas objetiva cuando los empleados son considerados para promoción . transferencia o descenso „ Consideraciones legales: análisis de puesto preparado adecuadamente es importante para apoyar la legalidad de las prácticas de empleo .

Análisis del Puesto „ „ Análisis de puesto para equipos: Históricamente las empresas han establecido puestos permanentes pero en la actualidad contratan a personas como miembro de “equipo” Descripción del puesto “cualquiera” .

Técnicas para recabar datos „ El analista pregunta al empleado en forma individual respecto al puesto que revisa .

Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio posterior.Técnicas para recabar datos Observación El analista aprende sobre los puestos al observar las actividades de quienes los realizan y registra en una forma estandarizada. .

Durante un periodo de dos a cuatro semanas.Técnicas para recabar datos Diario o Bitácora „ „ „ Es posible pedir a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitácora de sus actividades durante todo un ciclo laborar. El diario se llena en momentos específicos del turno de trabajo. Cada media hora o cada hora. .

Equipo y materiales utilizados y aspectos especiales de salud y seguridad. educación. experiencia. requerimientos físicos y mentales). .Técnicas para recabar datos Cuestionario o Formato diseñado para que los empleados que desempeñan el puesto y el jefe inmediato a quien reportan los llenen por separado „ „ „ „ „ „ „ Se utilizan para obtener datos: Áreas de obligaciones Tareas desempeñadas en el puesto Propósito del mismo Entorno físico Requerimientos para desempeñar el puesto (habilidad.

INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS • REGLAMENTO INTERIOR • LEYES Y DECRETOS DE CREACIÓN • ESTATUTOS ORGANICOS • DEFINICION DE MACRO-PROCESOS DE LA INSTITUCIÓN FORMATO PARA RECOPILAR INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DE PUESTOS • MANUAL DE ORGANIZACIÓN • PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • MISIÓN. VISIÓN Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA INSTITUCIÓN • ORGANIGRAMA ACTUALIZADO .

Describir el puesto. Ajustar los contenidos de las afirmaciones a la estructura del formato. no opiniones e interpretaciones subjetivas. Iniciar la descripción de forma descendente. Describir hechos objetivos. para evitar duplicidades y redundancias innecesarias. 4.REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 1. no al ocupante. . Grupo organizacional superior Grupos subsecuentes Grupo de menor jerarquía = Alineación y congruencia organizacional 2. 3.

Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las características necesarias para desempeñar el puesto. 8. Buscar lo esencial de cada función . Una buena descripción dependerá del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la información que le solicitemos.REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 5. . En la descripción cuando se indique la relación con otra área o puesto debe especificarse su denominación formal. para no caer en detalles innecesarios. 6. 7.

Evitar palabras ambiguas La descripción debe despertar el interés de quien lo está leyendo. Utilizar un lenguaje accesible para que se entienda fácilmente lo que se hace en el puesto Utilizar el menor número de palabras.REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS CLARIDAD SENCILLEZ CONCISIÓN PRECISIÓN VIVEZA Utilizar verbos en infinitivo y acciones específicas. .

CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS Deberá ser efectuado por el ocupante del puesto con la supervisión del jefe directo del mismo apoyado por el especialista en descripción y perfil de puestos y el área de recursos humanos de la dependencia. . órgano desconcentrado o entidad.

maneja o administra. .DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Es el proceso de ubicación. Se integra por: ‰ ‰ ‰ ‰ La Misión Los Objetivos Las Funciones El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto mantiene con su entorno y las características de la Información a la que tiene acceso. identificación y análisis del mismo en el contexto organizacional.

considera que además de lo que respondas. el puesto tiene un impacto en la ciudadanía: ‰ ¿Qué haces en tu puesto? ‰ ¿Quiénes son tus principales usuarios/beneficiarios/clientes y servicios o productos que les proporcionas? Finalmente .DESCRIPCIÓN DEL PUESTO MISIÓN DEL PUESTO Es la razón de ser o existir del puesto Para la elaboración de la misión pueden considerarse las siguientes interrogantes. considerando las respuestas anteriores se redacta la misión contestando a la pregunta ¿PARA QUÉ EXISTE EL PUESTO? .

COORDINADOR ADMINISTRATIVO QUE LOS RECURSOS HUMANOS. SECRETARIA EJECUTIVA QUE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES Y ASPECTOS LOGÍSTICOS APOYEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN. . FINANCIEROS. SEAN ADMINISTRADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. MATERIALES Y SERVICIOS.MISIONES VALIDADAS CHOFER QUE EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE PERSONAL. DOCUMENTOS Y/O BIENES MUEBLES CONTRIBUYA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

RECURSOS MATERIALES QUE SE ADMINISTREN LOS RECURSOS MATERIALES QUE LA INSTITUCIÓN REQUIERA PARA SU OPERACIÓN.MISIONES VALIDADAS RECURSOS HUMANOS QUE LA DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS HUMANOS. . FACILITE A LA INSTITUCIÓN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS Y CONSOLIDE SU TRASCENDENCIA EN LA APF. EFICIENCIA Y CALIDAD. EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS Y EL LOGRO DE METAS EN BENEFICIO DE LA CIUDADANÍA. ASEGURANDO SE CUMPLAN LOS CRITERIOS DE AUSTERIDAD.

‰ Para determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de la organización y sus trabajadores. USOS ‰ Determinar las metas de evaluación del desempeño de los servidores públicos que ocupan el puesto.DESCRIPCIÓN DEL PUESTO OBJETIVOS Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misión del mismo. ‰ Presentar una situación deseable y establecer un plan de . trabajo para alcanzarlo.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO ENTORNO OPERATIVO Tipo de relación.Se refiere al tipo de contactos que establece el puesto de manera más sustantiva o prioritaria..Es una breve descripción. INTERNA EXTERNA AMBAS Explicación de la relación seleccionada.. Características de la información.. de las relaciones establecidas y el objetivo de las mismas.Es la identificación de la naturaleza del impacto que la información que se maneja puede tener en el entorno del puesto. a captura libre. .

PERFIL DEL PUESTO ESCOLARIDAD Y/O ÁREAS DE CONOCIMIENTO ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Primaria Secundaria Preparatoria o Bachillerato Bachillerato Técnico o especializado Normal Carrera técnica o comercial Técnico superior universitario Licenciatura o Profesional Diplomado Posgrado Maestría Doctorado ‰ Pasante y carrera terminada ‰ Titulado Se compone del nivel de estudio y grado de avance alcanzado .

PERFIL DEL PUESTO En este apartado se deben identificar las condiciones en las que se deberán desarrollar las actividades del puesto: .

PERFIL DEL PUESTO •Disponibilidad para viajar Condiciones de Trabajo •Cambio de residencia •Condiciones especiales de trabajo •Condiciones de estrés y riesgo .

Observaciones / Observaciones del Especialista Se refiere a consideraciones adicionales aportadas ya sea por el ocupante del puesto o por el especialista. . mismas que enriquecen o clarifican el contenido del puesto tanto en su descripción como en el perfil.

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Especificación del Puesto „ Documento que contiene las competencias mínimas aceptables que debe tener una persona para desempeñar un trabajo en particular Incluye: requisitos educativos. experiencia. rasgos de la personalidad y habilidades físicas „ .

facultad o potestad para tratar un asunto Como término de marketing: competidor. habilidad y actitud para . persona o institución que ofrece un servicio similar En el deporte para hablar de una competencia deportiva desempeñar un conjunto de actividades de acuerdo a criterios establecidos En recursos humanos: conocimiento.Especificación del Puesto Competencia: Palabra polisémica La palabra tiene muchos significados: ™ ™ ™ ™ En el contexto legal: ámbito de acción.

a. . b.¿Como identificar las competencias? Análisis Constructivista Análisis Funcional Análisis Conductista a.

Análisis Constructivista „ Este enfoque toma a la persona como un ser integral construyendo la teoría a través de la práctica Promueve la participación de los trabajadores en los procesos de enseñanza-aprendizaje como formación continua y permanente Trabajadores con menor nivel de desempeño „ „ .

Utilizan las experiencias piloto .Construido a partir del hacer .Análisis Constructivista Formación en Alternancia Pedagogía de la disfunción .La persona tiene que estar consciente de lo que está aprendiendo. así como los conocimientos requeridos para generar el saber hacer .

Requiere de un período prolongado para su implementación c.Análisis Constructivista „ Limitaciones: a. Proceso largo significa pérdida de tiempo y dinero y una vez capacitado el personal busca otros trabajos o exija mejores condiciones laborales . No hay medida estandarizada para evaluar a los trabajadores b.

a partir de la misión del área analizada hasta llegar a las funciones productivas realizadas en forma individual por una persona Se representa en forma gráfica de un Mapa Funcional o Árbol de Funciones „ . empresa o área ocupacional.Análisis Funcional „ Consiste en el desglose y ordenamiento lógico de las funciones productivas de un sector.

Análisis Funcional „ El propósito principal es describir la razón de ser de la actividad productiva. cumpliendo la normativa y legislación vigentes Para una División “ Operar sistemas de capacitación y educación técnica basados en las normas de competencia” . empresa o sector Para una organización: “Construir obras que satisfagan las necesidades de los clientes.

ya que su valor como herramienta parte de su representatividad Se centra en los logros del trabajador. jamás en el proceso para obtenerlos . en sus resultados.Análisis Funcional „ „ Es ideal realizarlo con un grupo de trabajadores (grupos técnicos) que conozcan la función analizada.

puestos y ocupaciones que demanda el mercado de trabajo . habilidades. destrezas y actitudes que influyen en el comportamiento laboral de la persona y lo relaciona con las actividades.Análisis Conductista „ Método que identifica los conocimientos.

sino de la motivación de los que ocupan estos puestos de trabajo” . (. y esto no depende de un buen análisis de tareas.).“el buen funcionamiento de una empresa. más bien. sino.. de las actitudes de los trabajadores ante el trabajo.. no depende tanto de que todos tengan asignadas claramente sus funciones. Al SABER y PODER trabajar hay que añadir el QUERER trabajar.

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Básicas Tipos de Competencias para Guatemala Genéricas Específicas .

como son las destrezas .Competencias Básicas Comportamientos elementales que posee y deberá demostrar un individuo y que están asociados con conocimientos relacionados con la educación formal. habilidades y capacidades de: Lectura Expresión Comunicación Análisis Síntesis Evaluación Transformación de situaciones o hechos 9 9 9 9 9 9 9 .

. pertenece a un grupo social e interactúa Educación formal cuando acude a la 2.Competencias Básicas Las competencias básicas son adquiridas sistemática y gradualmente: A lo largo de la vida. ya que la persona 1. sumar. etc. reglas de cálculo. escuela: leer. restar. operaciones aritméticas básicas. escribir.

Competencias Básicas En Guatemala el INTECAP. Adaptación al ambiente 3. Localización de la información 6. . Dominio de la escritura 4. identificó seis campos de competencias básicas: Aplicación de la matemática 1. Dominio de la lectura 2. Comunicación oral 5.

Competencias Genéricas .

experiencia obtenida en el trabajo y pueden mejorar a través de la capacitación .Competencias Genéricas Son comportamientos comunes a diversas funciones productivas de acuerdo a su complejidad. autonomía y variedad. Trabajar en equipo. programar. negociar y entrenar Estas competencias se pueden adquirir en forma autodidacta. planear.

6.Competencias Genéricas 1. 10. 4. Tipos de competencia genérica Planificación de actividades Calidad en el trabajo Administración de actividades Administración de la información Trabajo en equipo Servicio al cliente Productividad en el trabajo Innovación en el trabajo Uso de tecnología Conservación del ambiente y seguridad laboral . 7. 2. 5. 3. 9. 8.

están asociados a un área laboral técnica y relacionados con el uso de instrumentos y lenguaje técnico de una determinada función productiva o área funcional Las competencias específicas son adquiridas a través del estudio y la experiencia Estas competencias crean un valor para la organización. vinculados a un área ocupacional específica.Competencias Específicas „ Son comportamientos laborales de índole técnica. ya que la diferencian de las demás creando una ventaja competitiva „ „ .

Competencias Básicas Competencias Genéricas Competenc ias Específicas Aplicación de matemática Dominio de lectura Planificación Servicio al cliente Funciones Herrero Nivel 1 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Soldar pieza (Ver norma) Secretaria Nivel 2 Nivel 3 Nivel 2 Nivel 2 Mecanogra fiar documento s (ver norma) .

BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES Fomento de la formación Continua y para toda la vida Desarrollo de multihabilidades Trabajadores Reconocimiento de la experiencia Mayores oportunidades De empleo Mejora la calidad De vida .

Productividad y Competitividad de la organización Optimiza el trabajo En equipo en la empresa .Beneficios para la Empresa Mayor compromiso y Responsabilidad de y con los trabajadores Mejora el flujo de información Empresa Dispone del Recurso humano competente Mejora la gestión Del Recurso humano Mejora de calidad.

impacto de errores y complejidad Identificar los conocimientos formales e informativos Identificar destrezas necesarias para el puesto Determinar competencias para Selección y Capacitación . d. c. b. e. Identificar las actividades esenciales del puesto Calificar las actividades sobre la base de: frecuencia.Identificación de Competencias a.

.Enumere todas las actividades del puesto 1 Frecuencia Impacto de errores Complejidad Total 2 3 4. etc.

Asiste 2. Elabora 4. Redacta 5.Estructura básica par la redacción de actividades Verbo en Indicativo 1. Inspecciona Objeto del Verbo (Qué/ Quién) a las reuniones semanales del área a los clientes que llegan al mostrador los balances de situación general Las funciones de los puestos La calidad de los productos . Atiende 3.

Todas las actividades que el asignen No usar esta forma . confuso. Control operativo 3. Contesta rápidamente las llamadas telefónicas 4. ni indicadores de logro o eficacia Falta un verbo. no dice nada significativo Descripción corregida Elabora los informes de producción mensual Controla el proceso operativo en planta Contesta las llamadas telefónicas 2. Elabora informes Problema de descripción Genérico. especificar tipo de informe Falta un verbo.Descripciones Incorrectas 1. adjetivos. describe función no actividad No debe contener adverbios.

participa Descripción corregida .Descripciones Incorrectas Redactó los informes de venta No abandona la recepción durante la jornada Concreta cinco ventas del producto X al mes Revisa diariamente los despachos efectuados Instala el sistema eléctrico de los vehículos Problema de descripción Verbos no pueden estar en primera persona Descripciones no deben empezar con negativo. apoya soporta. es una normativa no actividad Descripción de resultados no actividades Descripción no debe tener adverbio de lugar o tiempo Si se trata de trabajo en equipo debe usar verbos como: colabora.

comprender. observar (una ley). entender. ejecutar. interiorizar. etc. concretar. Cumplir. tramitar.Categorías de verbos que Ejemplos de verbos tipo no deben usarse en la redacción de actividades específicas Verbos genéricos que resumen muchas actividades Verbos que hacen referencia al logro de resultados Verbos que hacen referencia al cumplimento de normativas Verbos de conducta interiorizada Procesar. realizar Lograr. obtener. administrar. concientizar . alcanzar. darse cuenta. velar. garantizar Conocer.

Las acciones deben ser observables y verificables 9 9 . obtenerse o alcanzarse Actividades: describen acciones o comportamientos que deben ejecutarse como parte del trabajo.No se deben confundir actividades con normativas y resultados 9 Normativas: señalan deberes u obligaciones sobre que hacer y que no hacer Resultados: especifican lo que debe lograrse.

Planeación estratégica y proceso de planeación de recursos humanos „ Planeación Estratégica: proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propósitos y objetivos generales de la organización y la manera de lograrlos .

estén disponible cuando y donde se necesite .Planeación estratégica y proceso de planeación de recursos humanos „ Planeación de recursos humanos: proceso que consiste en revisar sistemáticamente las necesidades de recursos humanos para garantizar que el número requerido de empleados con las habilidades requeridas.

recorte de personal Reclutamiento Selección . Jubilación anticipada. Despidos. Reducción de horas.Planeación Estratégica Planeación de Recursos Humanos Pronóstico de las Necesidades de Recursos humanos Comparación de las Necesidades y la disponibilidad Pronóstico de la Disponibilidad de Recursos humanos Demanda = Oferta Exceso de trabajadores Escasez de trabajadores No se requiere Ninguna acción Contratación restringida.

Pronóstico de necesidades de recursos humanos „ Es el cálculo del número y tipo de empleados que la organización necesitará en el futuro para lograr sus objetivos establecidos Ejemplo: la manufactura de 1000 computadoras laptop por semana podría requerir 10000 horas de trabajo de los ensambladores en una semana de 40 horas. 10000/40= 250 se requieren 250 ensambladores „ „ „ .

Pronóstico de disponibilidad de recursos humanos „ „ Proceso para determinar si una empresa tendrá capacidad de proporcionar a los empleados las habilidades necesarias y de que fuentes provendrán Los empleados se pueden obtener dentro de la empresa. del exterior de la organización o de ambas fuentes. .

Contratación restringida Exceso de empleados pronosticado Reducción de horas Jubilación anticipada Despidos .

reduce al fuerza laboral al no reemplazar a los empleados que se van.Exceso de empleados pronosticado „ Contratación restringida: cuando la empresa implementa esta política. Sólo se contratan nuevos trabajadores cuando el desempeño general de la organización se puede afectar .

solo a los empleados que trabajan por hora ya que los profesionales y la gerencia están exentos Jubilación anticipada: otra forma de reducir el número de empleados.Exceso de empleados pronosticado „ Reducción de horas: La empresa puede reducir el número de horas trabajadas. siempre y cuando el paquete de jubilación sea suficientemente atractivo Despidos: Cuando la empresa no tiene otra opción despide a su fuerza laboral especialmente con los cambios que afectan la economía local e internacional „ „ .

Reclutamiento creativo Escasez de trabajo pronosticada Incentivos de compensación Programas de capacitación Diferentes estándares De selección .

Escasez de trabajadores pronosticada
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Reclutamiento creativo: cuando existe escasez de personal, la empresa debe reclutar en diferentes áreas geográficas, explorar nuevos métodos y buscar diferentes tipos de candidatos Incentivos de Compensación: primas, semanas de trabajo de cuatro días, horarios de trabajo flexibles, trabajo desde casa, empleo de tiempo parcial y centros de cuidado infantil

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Exceso de empleados pronosticado
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Programas de capacitación: educación compensatoria y capacitación en habilidades son dos formas de atraer a las personas a una empresa en particular Diferentes estándares de selección: reducir los estándares de empleo y contratar a personal inexperto y capacitarlo para que realice el trabajo

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Conceptos de diseño de puestos
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Diseño de puesto: proceso para determinar las tareas específicas que se llevarán a cabo, los métodos utilizados para desempeñar estas tareas y como se relaciona el puesto con otros trabajos de una organización

Conceptos de diseño de puestos „ „ Enriquecimiento del puesto: cambios básicos en el contenido y nivel de responsabilidad de un puesto con el fin de plantear un reto mayor al trabajador El trabajador puede tener una sensación de logro. reconocimiento. responsabilidad y crecimiento personal al desempeñar el trabajo .

4.Conceptos de diseño de puestos Principios de implementación del enriquecimiento del puesto: 1. Aumentar las demandas del puesto Aumentar la responsabilidad del trabajador Proporcionar libertad para programar el trabajo Proporcionar retroalimentación Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje En la actualidad. 3. 2. 5. el enriquecimiento de puestos se dirige al nivel de equipos. a medida que mas equipos se vuelven autónomos y autodirigidos .

la calidad.Conceptos de diseño de puestos „ Crecimiento del puesto: incremento del número de tareas que realiza un trabajador sin aumentar el nivel de responsabilidad Reingeniería: reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de los negocios para lograr mejoramientos drásticos de las medidas decisivas y contemporáneas de desempeño. como el costo. el servicio y la velocidad „ .

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