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Manual de Políticas Administrativas y Financieras(1)

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Sociedad Nacional para el Desarrollo de Empresas y Áreas Rurales - SONDEAR

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Manual de Políticas Administrativas y Financieras

Panamá, Julio 2000

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN................................................................................................................
1

I.

VISIÓN Y MISIÓN CORPORATIVA....................................................... 2
A. B. C. D. E. F. G. MARCO CONCEPTUAL...................................................................................... 2 VISIÓN..................................................................................................... 5 MISIÓN 2000-2005.............................................................................................. 5 LÍNEAS MAESTRAS PARA LA ACCIÓN............................................................ 5 LINEAMIENTOS PARA EL TRABAJO.................................................... 6 DECLARACIÓN DE POLÍTICA SOBRE LA MUJER EN EL DESARROLLO........................................................................................ 6 DECLARACIÓN DE POLÍTICA SOBRE EL AMBIENTE..................................... 7

II.

ESTÁNDARES DE CONDUCTA......................................................................
A. B. C. D. E. F. G. H.

9

INTEGRIDAD...................................................................................................... 9 CONFLICTOS DE INTERÉS............................................................................... 9 ACEPTACIÓN DE AGASAJOS O REGALOS.................................................. 10 HOSPITALIDAD A FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES........................... 10 ACTIVIDADES POLÍTICAS............................................................................... 10 OBTENCIÓN DE FONDOS............................................................................... 10 CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES............................................ 10 RESPONSABILIDAD E INTEGRIDAD ORGANIZACIONAL............................. 10

III.

RECURSOS HUMANOS...................................................................................
A.

11

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL................................................................. 11

B. C. D. E.

SEMANA DE TRABAJO................................................................................... 11 HORARIO DE OFICINA..................................................................................... 11 PERÍODO DE ORIENTACIÓN Y PRUEBA....................................................... 11 REGULACIONES DEL AMBIENTE DEL TRABAJO........................................ 11 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Uso del Cigarrillo................................................................................... Uso de Alcohol y Drogas....................................................................... Acoso Sexual......................................................................................... Resolución de Reserva.......................................................................... Cinturones de Seguridad....................................................................... Chalecos (Salvavidas) de Seguridad..................................................... Seguridad.............................................................................................. 11 13 13 14 15 16 16

F.

POLÍTICA DE REMUNERACIONES................................................................. 16 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Período de Pago.................................................................................... Clasificación del Trabajo........................................................................ Evaluación de Desempeño.................................................................... Revisión Salarial.................................................................................... Pagos Salariales.................................................................................... Adelantos de Salario............................................................................. Retenciones y Descuentos del Salario.................................................. Terminación Voluntaria.......................................................................... Terminación Involuntaria....................................................................... Eliminación de Trabajo - Reducción de Personal o Reorganización................................................................................... 16 16 16 17 17 17 17 18 18 18

G.

POLÍTICA SOBRE DÍAS DE FIESTA, DUELO NACIONAL VACACIONES Y LICENCIAS............................................................................ 18 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Días de Fiesta o Duelo Nacional........................................................... Vacaciones............................................................................................ Licencia por Enfermedad....................................................................... Licencia por Embarazo / Licencia por Maternidad................................. Licencia por Paternidad......................................................................... Licencia por Condolencia...................................................................... Tiempo Compensatorio......................................................................... 18 18 18 20 20 20 20

H.

BENEFICIOS MISCELÁNEOS.......................................................................... 20 1. 2. 3. 4. Uso del Teléfono................................................................................... Café/Té.................................................................................................. Uso de la Fotocopiadora....................................................................... Autoría y Atribuciones de Documentos de Circulación Externa e Interna........................................................... 20 21 21 21

I.

RESTRICCIONES MISCELÁNEAS................................................................... 21 1. 2. 3. 4. 5. Conflicto de Interés................................................................................ Material Escrito...................................................................................... Confidencialidad.................................................................................... Daños/Accidente/Pérdida...................................................................... Situaciones de Emergencia................................................................... 21 22 22 22 22

IV.

PROCEDIMIENTOS DE APROBACIÓN............................................ 23
A. ASUNTOS ADMINISTRATIVOS........................................................................ 23 1. 2. B. C. D. E. Asamblea General................................................................................. 23 Junta Directiva....................................................................................... 23

FORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS............................................................. 23 ASESORÍA LEGAL........................................................................................... 24 CONTROL DE CONVENIOS ESPECIALES..................................................... 24 INFORMES Y EVALUACIONES EXTERNAS................................................... 25 1. 2. 3. 4. Informes Regulares............................................................................... Informes Especiales.............................................................................. Evaluaciones Externas.......................................................................... Difusión Pública de Documentos........................................................... 25 25 25 26

F. G. H.

CRITERIOS DE ASISTENCIA A PROYECTOS................................................ 26 CRITERIOS DE ASISTENCIA A INSTITUCIONES........................................... 27 CRITERIOS PARA CONSULTORÍA Y CONTRATACIÓN................................. 28

V.

FINANZAS Y CONTABILIDAD............................................................. 29
A. B. C. D. E. F. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS......................................................... 29 ACEPTACIÓN DE DONACIONES................................................................ 29 AUDITORÍAS INTERNAS.................................................................................. 29 PORCENTAJE DE COSTOS ADMINISTRATIVOS.......................................... 29 PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ......................... 29 INFORMES FINANCIEROS............................................................................... 30

.............. 30 SISTEMA CONTABLE............................... L........................................................................... 32 POLÍTICA PARA EL USO DE VEHÍCULOS... M.. 31 POLÍTICA DE COMPRAS.............. 32 POLÍTICA DE VIÁTICOS................................................................................................................... 30 COSTEO DE PROYECTOS .............................. N........................ 33 ..... I....................... H........... CONTROL DE GASTOS.......................................... 31 ACTIVOS FIJOS... J..................................................................................................................G............................................................

INTRODUCCIÓN Los lineamientos de políticas para la administración de SONDEAR aquí contenidos están dirigidos al personal administrativo. Se espera que la Asamblea General o la Junta Directiva usen su autoridad para tomar todas las acciones que considere necesarias para la adecuada administración y control de SONDEAR sin ser restringida por estas políticas y directrices. La Junta Directiva actúa en nombre de la Asamblea General. En una sola declaración no se pueden contener todas las contingencias. elaboración y diseminación de documentos / informes / evaluaciones. · · · familiarizarse con las políticas y procedimientos de SONDEAR encontrar rápidamente información o fuentes de referencia. Este manual debe ayudar al personal a.. el Presidente además está autorizado para tomar dichas medidas como se indica arriba. aprobación de programas y proyectos. . apertura de cuentas bancarias. Estas directrices de políticas son congruentes con las acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva de SONDEAR y toman precedencia sobre otros documentos o declaraciones en el caso de que surjan preguntas de interpretación. y ofrece información general que afecta a la organización como un todo. Este conjunto de lineamientos incluye aspectos fundamentales en la agenda organizacional tales como estándares de conducta. y definir los estándares mínimos requeridos para laborar dentro de la organización Los estatutos de SONDEAR otorgan poder a la Junta Directiva para establecer políticas dentro de los propósitos definidos en el acta constitutiva. La Junta Directiva tiene el derecho de cambiar estas políticas y/o exceptuarlas en la medida que lo consideren necesario para lograr una adecuada administración y control. procedimientos y estándares en las áreas de administración financiera. Dentro de la autoridad otorgada por los estatutos y las acciones de la Asamblea General/Junta Directiva.. Incluyen la estructura de autoridad e importantes declaraciones de políticas que gobiernan la toma de decisiones en SONDEAR. Es un documento de referencia con relación a políticas. personal. administración. control de operaciones y sistemas de información.

relacionado a un desarrollo durable en lo ecológico. Alentar la interdependencia de países y pueblos para compartir tecnologías y experiencias en pro de un desarrollo sostenible impulsando alianzas estratégicas y aprovechando la cooperación para el desarrollo de carácter horizontal. a la vez · · · · · · · factibles desde el punto de vista tecnológico seguras desde el punto de vista ecológico viables desde el punto de vista económico equitativas desde el punto de vista social aceptables desde el punto de vista antropológico deseables desde el punto de vista político. social. Lograrlo implica un proceso de cambio que conlleva prioridades simultáneas: · Ayudar a los grupos más vulnerables a satisfacer sus necesidades básicas con acciones a nivel local .para asegurar mejor alimento. servicio de salud y educación mediante la generación de empleo y un mayor ingreso real. bilateral y multilateral · · · · 2 . participativo y sostenible. la diversidad biológica y los recursos naturales renovables. Reestablecer los procesos ecológicos. Proteger la dignidad humana facilitando el acceso a conocimientos y tecnologías y hacer frente a las necesidades muy particulares de los grupos más vulnerables dándoles el derecho a participar en decisiones sobre administración y desarrollo de recursos. no solo por razones de justicia social sino también para asegurar un uso sostenible de dichos recursos. ambiente sano. abastecimiento de agua.I. capacitación y crédito. vivienda. tecnologías apropiadas. el concepto de desarrollo sostenible. como visión de trabajo. y manejables desde el punto de vista administrativo SONDEAR quiere y promueve la creación de un mejor sistema eco-social como característica esencial de un modelo más equitativo. Proteger y aumentar los recursos naturales asegurando que los grupos más vulnerables puedan usufructuarlos mediante el acceso a tierra. cultural y económico. VISIÓN Y MISIÓN CORPORATIVA MARCO CONCEPTUAL SONDEAR adopta. A. La sostenibilidad se ha convertido en un requerimiento vital para la sociedad nacional y mundial y para lograrla se reconocen como necesarias acciones que sean.

no se puede emprender tales actividades sin la participación activa de aquéllos que dependen de su solo esfuerzo para la supervivencia. analizando de qué manera las comunidades perciben problemas y necesidades. como una de las organizaciones no gubernamentales más pujantes del país. Ahora bien.· Llamar la atención sobre el aceleramiento de la crisis ambiental que amenaza a todos. los gobiernos. como casi todo país en vías de desarrollo. apoyando esfuerzos encaminados a dar poder a la gente de modo que sus necesidades sean reconocidas. carece de suficientes recursos humanos y financieros como para llevar a cabo programas de desarrollo en escala tal que contrarresten los niveles actuales de atraso. se hace cada día más imperativo involucrar a las comunidades locales para que participen directamente en acciones que redunden en su propio beneficio. Para cumplir estos objetivos SONDEAR. Entonces. programa o proyecto de desarrollo y ambiente. especialmente a los grupos más vulnerables. llevando a cabo investigación aplicada y observando y evaluando proyectos sobre el terreno. Aquellas ONGs con conocimiento de las necesidades locales y aptitud para trabajar a nivel popular tienen una función vital que desempeñar en cuanto a facilitar dicha participación local y proporcionar un vínculo entre las comunidades. los organismos internacionales y el sector empresarial solidario. Aunque la voluntad política y la capacidad de liderazgo son elementos críticos para poner en práctica cualquier plan. puede aumentar la cantidad y 3 . esta necesidad de integrar la participación local a acciones de desarrollo y ambiente ha creado una función importante para las ONGs: facilitar iniciativas y participación locales. puede y debe fortalecer funciones esenciales como: · Recopilación de información e investigación aplicada a nivel local . De esta manera. La participación local es elemento crítico para asegurar la pertinencia y eficacia de programas y proyectos nacionales de desarrollo y ambiente. Panamá. vincular el gobierno a las comunidades y promover el principio de solidaridad en el sector privado. Su contribución principal al proceso de desarrollo sostenible es. SONDEAR juega un papel importante en la definición y fortalecimiento de mecanismos que hagan posible la adecuada participación local en la planificación y puesta en práctica de políticas y programas de desarrollo y ambiente. sus voces escuchadas y sus experiencias compartidas. Por eso se necesita poner un empeño mucho mayor en la aplicación de enfoques de "abajo-arriba" a fin de equilibrar las políticas y programas prevalecientes de "arribaabajo". Así. y sobre la necesidad urgente de tomar acciones al respecto. pues. la promoción de base comunitaria y la ejecución de acciones que beneficien a los grupos más vulnerables de la sociedad.

· El desafío que enfrenta SONDEAR es llevar a cabo acciones de mejoramiento orientado hacia la gente que promueva mejores alternativas de vida y sustento entre personas que. tanto para mejorar la comunicación y la comprensión como para asegurar que las políticas y programas se ajustan a las necesidades y condiciones locales. también facilitando la ejecución de proyectos gubernamentales que sean compatibles con sus propios objetivos y vinculando al sector privado solidario en la realización de iniciativas de desarrollo con orientación de mercado. a fin de apoyar esfuerzos locales para establecer modalidades de desarrollo sostenible.· calidad de información que fluye hacia el gobierno y el sector privado y los organismos internacionales de ayuda. Capacitación y asistencia técnica . sociales. llevando la perspectiva "popular" a la formulación de políticas de gobierno y propugnando por normas de actuación y reformas institucionales. de suficiente tierra y de experiencia en manejar -u oportunidades de conseguir... · · · · · · · son mayoritariamente analfabetas funcionales viven en lugares de difícil acceso y en ambientes ecológicos vulnerables están desorganizadas (o pobremente organizadas) no tienen poder ni acceso a él no están acostumbradas al cambio carecen de capital. observando con detenimiento las repercusiones ambientales. culturales y económicas de programas gubernamentales.crédito están influidas por un paternalismo pernicioso A esto hay que agregar la carencia de aspectos fundamentales como. de capacidad para correr riesgos... utilizando distintas fuentes de información sobre investigación aplicada para diseñar y ensayar modelos apropiados de desarrollo sostenible. en particular sus consecuencias sobre los grupos más vulnerables. Promoción y defensa de los intereses locales en su calidad de "vigilantes". · · · · · motivación al logro confianza en sí mismos capacidad para tomar decisiones voluntad de trabajar fuerte y en grupo sentido de “emprender” 4 .

social y ambiental. productiva. significa trabajar en producción agropecuaria tradicional y no tradicional producción agroforestal y forestal pequeña y mediana empresa turismo ecológico En términos de población (grupos marginados). vinculándolas a los servicios públicos y privados de desarrollo e incorporándolas a la economía de mercado ”. B. MISIÓN 2000-2005 “Promover el desarrollo humano sostenible de personas de escasos recursos proveyéndoles de conocimientos y tecnologías apropiados. SONDEAR hará esto ofreciendo servicios de asistencia técnica.. desarrollo empresarial comunitario. vinculándola al mercado y respondiendo integralmente a criterios de sostenibilidad ”. promoviendo su organización. y las presiones creadas por la demanda creciente de estos recursos están destruyendo la ecología de importantes sistemas de producción. VISIÓN La organización define su visión en los siguientes términos: “ SONDEAR ha contribuido a mitigar los estragos de la pobreza en personas de escasos recursos impulsando el desarrollo de la economía rural en su dimensión humana. Este es el desafío. energía y fertilizantes) se están agotando. cada vez con mayor frecuencia los cuatro recursos más importantes de la economía rural (tierra. capacitación y administración en cuatro líneas de productos: organización comunitaria. significa trabajar con.Además. significa trabajar en cuencas hidrográficas comarcas indígenas áreas protegidas zonas de amortiguamiento zonas de producción agropecuaria y/o forestal En términos de sector de la economía. campesinos pueblos indígenas mujeres jóvenes En términos de servicios. significa ofrecer asistencia técnica capacitación 5 C. desarrollo de iniciativas ambientales y fortalecimiento institucional D. LÍNEAS MAESTRAS PARA LA ACCIÓN Las líneas maestras para la acción de SONDEAR se definen asÍ: · En términos de región.. agua. · · · .

procesamiento y preparación de alimentos. abastecimiento de combustible y agua. el papel primordial que juega la mujer en el sector agrícola es ampliamente conocido y aceptado. DECLARACION DE POLITÍCA SOBRE LA MUJER EN EL DESARROLLO La mujer juega un papel vital en la economía de los países en vías de desarrollo. En América Latina. La doble carga sobre la mujer formula serias confusiones en su tiempo y limita 6 . Las mujeres no son solamente participantes claves en sectores de la economía. LINEAMIENTOS PARA EL TRABAJO A continuación se presenta una serie de lineamientos que SONDEAR toma en cuenta para planificar acciones a nivel comunitario.). significa promover desarrollo de la organización y participación social y comunitaria desarrollo de empresas rurales desarrollo de iniciativas y servicios ambientales fortalecimiento institucional de ONGs y gobiernos locales E. sino también las participantes en actividades de mano de obra que contribuyen al funcionamiento de la economía (cuidado de niños.· administración producción y comercialización En términos de productos. etc. que ha buscado constantemente procedimientos de trabajo nuevos y más efectivos para impulsar acciones que lleven a un mejoramiento orientado hacia la gente: · · · · · · · · · · · · Programar en pequeño Enseñar un proceso No ser paternalista Generar entusiasmo Promover la participación y la organización Localizar las acciones Comenzar despacio Dosificar y transferir tecnología apropiada Ensayar en pequeño Valorizar el conocimiento existente Adecuar el personal técnico a las necesidades de la comunidad Pensar en el mercado como fuente de crecimiento F. Estos lineamientos son el resultado de experiencias de mucha gente en muchos países del mundo que ha probado una metodología tras otra.

de hecho. muchas de ellos.su habilidad para dedicar tiempo completo a una empresa comercial. Cualquier empresa en la cual la mujer es participante directa debe velar por. y considerar. 7 . estas restricciones en sus diseños. De allí que SONDEAR está comprometido a dirigir el tema de la mujer en el desarrollo y promueve una mayor conciencia por parte de su personal sobre la necesidad de considerar estos temas. incluyen directamente y tienen impacto en la mujer. Debido a que la mayoría de los grupos rurales y/o empresas asistidos por SONDEAR son de base agrícola.

existe una responsabilidad especial para promover un desarrollo agrícola ambientalmente sostenible. el sistema de información de SONDEAR está diseñado para recoger información específica de género sobre los grupos de participantes y beneficiarios. Su enfoque en áreas rurales agrícolas naturalmente lleva a SONDEAR a trabajar en lugares donde la mujer juega un papel fundamental. y el impacto sobre. · · · G. La mayor parte del Tercer Mundo tiene niveles de ingresos casi inimaginablemente bajos. Atrapados en una doble presión de pobreza y crecimiento explosivo de población.hombres y mujeres por igual -participan activamente en el proceso de planificación En la fase de ejecución de proyectos/empresas. El agua sucia y el aire malo no conocen límites internacionales y ya pasó el tiempo en que las preocupaciones ambientales eran consideradas como un lujo. vienen primero. La causa principal de degradación ambiental del Tercer Mundo es la pobreza. Para prevenir desastres futuros. no la preocupación ambiental a largo plazo a nivel mundial. El deseo por materias primas y nuevas áreas de cultivo en Panamá lleva al consumo de unas 70.000 hectáreas de bosques al año. las necesidades inmediatas a corto plazo a menudo toman precedencia. Para los gobiernos del Tercer Mundo. Pocas personas favorecen aquella agricultura o aquella industria que destruyen el ambiente. SONDEAR cree que la clave para cambiar las perspectivas a corto plazo no es forzando a los países pobres a adoptar soluciones no populares para los ricos. Su proceso de programación incluye considerar el papel de.Involucrar a la mujer es un elemento crítico en la viabilidad y autosuficiencia de los grupos y empresas que apoya SONDEAR. los miembros de la comunidad -. En cambio. Esto permite determinar algunas de las formas en que los grupos asistidos impactan a la mujer en la comunidad. La destrucción del ambiente está ocurriendo a una velocidad sin precedentes. muchas personas sugieren poner en ejecución medidas estrictas para prevenir una degradación ambiental mayor a nivel mundial. el personal de campo de SONDEAR adapta programas de capacitación y otros esfuerzos de asistencia en reconocimiento de los horarios ocupados y variados de las mujeres participantes En la evaluación y seguimiento de proyectos/empresas. los países del Tercer Mundo ven poca oportunidad excepto expandir sus economías tan rápido como sea posible. pero los métodos y tecnologías ambientalmente sensitivas cuestan dinero. incluyendo los bosques. En la planificación y desarrollo de proyectos/empresas. DECLARACIÓN DE POLÍTICA SOBRE EL AMBIENTE No es posible permanecer aislados de los efectos de la degradación ambiental. la mujer en todas sus etapas: · Uno de los criterios para la selección de proyecto es el grado en el que dicho proyecto permite a la mujer involucrarse y la influye positivamente.enfoque principal de desarrollo de SONDEAR -. Debido a que una buena parte de la deforestación viene de la expansión agrícola -. La comida y el trabajo. el Tercer Mundo y los países industrializados deben trabajar en conjunto para desarrollar alternativas .

como política básica relativa al ambiente. Los agricultores deben ver los beneficios individuales a corto plazo. plantaciones en curvas a nivel. Los nuevos métodos deben ofrecer al menos seguridad y oportunidad económica a medida que se pide a los agricultores abandonar sus prácticas. Enseña a los agricultores sistemas "no de azadón". Ahora.económicamente viables. SONDEAR busca satisfacer tanto las necesidades a corto plazo como a largo plazo de los pobres rurales por medio del fomento de proyectos de desarrollo ambientalmente sanos. por lo tanto. SONDEAR busca promover políticas que fusionen ambos conceptos. El crecimiento económico le da al Tercer Mundo el espacio de maniobra para adoptar políticas ambientalmente viables. control biológico de plagas y otras técnicas que preservan el rendimiento y producen potencial para la tierra de los agricultores. Ahora. mientras ayudan a mejorar las oportunidades sociales y económicas del Tercer Mundo. El desarrollo sostenible significó una vez el desarrollo de proyectos que quebraron el ciclo de dependencia y continuaron después de que las organizaciones asistentes terminaron su trabajo. . el desarrollo sostenible también implica programas que no destruyan el ambiente. Sin tales alternativas. Los esfuerzos de SONDEAR se enfocan en identificar prácticas agrícolas alternativas que prevengan la destrucción del ambiente y contribuyan a restaurar la capacidad productiva perdida de las tierras trabajadas por agricultores pobres. la necesidad de un ambiente limpio siempre será un lujo para la gente pobre que lucha por alimentar a sus familias.

con cualquier proyecto asistido por SONDEAR. En consecuencia. pero cree que la honestidad no está sujeta a crítica en ninguna cultura. SONDEAR. se han aprobado las políticas expuestas adelante y ordenado que todos los involucrados con SONDEAR las cumplan. INTEGRIDAD SONDEAR valora la reputación y la integridad. ESTÁNDARES DE CONDUCTA Los socios. directores y empleados de SONDEAR deben adherirse al más alto nivel de conducta ética y profesional y deben evitar inclusive la apariencia de cualquier conflicto de interés o indecoro en la ejecución de sus programas y proyectos. Algunos ejemplos de actividades contrarias a la política de SONDEAR son: · · Cualquier práctica que resulte en beneficio financiero personal contrario a las conductas de moral para cualquier personal de SONDEAR Aceptar cualquier remuneración de un suplidor.SONDEAR en aquellos casos donde el empleado está en una posición de influir dichas transacciones · · B. la honestidad y la integridad deben caracterizar las actividades de SONDEAR. No es posible. Pretende que sus prácticas sean compatibles con las prioridades económicas y sociales de la localidad en que opera. aunque las costumbres varían entre grupos humanos y los estándares de ética y conducta profesional pueden variar en diferentes ambientes. y los cuales no chocan con. ni conveniente redactar una serie detallada de regulaciones que cubra todas las áreas de conducta ética y profesional. Ofrecer directrices generales para la evaluación de situaciones específicas a medida que surjan Proporcionar a los empleados de SONDEAR advertencias sobre las áreas en las cuales pueda existir indecoro aparente o potencial Brindar un mecanismo para descubrir situaciones problemáticas y su solución. Más bien. contratista u otra persona que se relacione con SONDEAR.II. CONFLICTOS DE INTERÉS SONDEAR respeta los derechos de sus empleados con respecto a las actividades fuera de su empleo. Se espera que los socios y empleados asalariados de SONDEAR se dediquen a tiempo completo a la promoción de los intereses estipulados de la organización y se . o con cualquier entidad con la que SONDEAR tenga una relación Cualquier transacción monetaria amoral por cualquier empleado para su provecho o el provecho de una tercera persona Recibir beneficio por compras de -o ventas a. Por lo tanto. o reflejan adversidad contra. consultor. el propósito de esta declaración es triple: · · · A. los cuales son privados por naturaleza.

puedan ser o puedan parecer una violación a la política de la organización. . Mantendrá controles internos adecuados sobre las contribuciones. ACEPTACIÓN DE AGASAJOS O REGALOS Usualmente. deberá ser reportado inmediatamente a la Dirección Administrativa por cualquier empleado o directivo o miembro que tenga conocimiento D. serán aprobados por los auditores externos. consultores o contratistas. OBTENCIÓN DE FONDOS SONDEAR solicitará contribuciones sin pago de comisiones o presión indebida. La Administración tiene acceso a la asesoría legal necesaria para determinar el cumplimiento con esta política y observar todas las leyes y regulaciones. para alguien ajeno a SONDEAR. El recurso de tal asesoría deberá utilizarse si surge alguna pregunta. un empleado no debe aceptar agasajos o regalos que puedan implicar conflicto entre los intereses del empleado y SONDEAR. H. sus ingresos o para obtener cualquier beneficio material. Estos costos no excederán el 25% del presupuesto total de gastos sin previa aprobación de la Junta Directiva. HOSPITALIDAD A FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES Los actos de hospitalidad hacia funcionarios gubernamentales deberán ser de tal escala y naturaleza que eviten comprometer la integridad o impugnen la reputación del funcionario o de SONDEAR. voluntarios. Tales controles estarán disponibles. E.00 deberá ser informado a la dirección administrativa para determinar hasta dónde deberá ser considerado como propiedad personal del recipiente. En algunos casos. fraudulenta o ilegal que. Cuando tales agasajos o regalos sean inevitables debido a las costumbres locales. SONDEAR luchará por mantener los costos de obtención de fondos a un nivel razonable dentro del presupuesto organizativo general. C. G. y si fuera necesario. ACTIVIDADES POLÍTICAS Los empleados no deberán interferir en los asuntos políticos del país. CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES SONDEAR se esfuerza por cumplir estrictamente con todas las leyes y regulaciones que son aplicables a sus actividades. SONDEAR honrará las solicitudes de los donantes con confidencialidad y no publicará la identidad de donantes individuales sin permiso escrito previo. cualquier agasajo o regalo con un valor superior a losUS$50. Cualquier convenio con consultores o contratistas para la obtención de fondos será por escrito y compartido con los altos mandos administrativos de SONDEAR. las leyes y regulaciones pueden ser ambiguas y difíciles de interpretar. DESCUBRIMIENTO DE VIOLACIONES DE POLÍTICAS CONCERNIENTES A LA RESPONSABILIDAD E INTEGRIDAD ORGANIZACIONAL El descubrimiento de eventos de naturaleza cuestionable. Establecerá y mantendrá controles adecuados sobre actividades para conseguir fondos llevadas a cabo a su nombre por su personal.abstengan de usar sus puestos o lazos con SONDEAR para aumentar. directamente o indirectamente. Todos estos actos deberán hacerse con la expectativa de que se tornen un asunto de conocimiento público. F.

de ello. Si tales casos son identificados en personas de niveles superiores dentro de SONDEAR. . el asunto debe ser reportado al Presidente de la Junta o al Fiscal de la Junta Directiva.

E. A. La regla de no fumar también se aplica a los visitante a la oficina. RECURSOS HUMANOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SONDEAR tiene la estructura organizacional que se presenta en la siguiente página. . SONDEAR cumple con el Artículo 39 del Código de Trabajo que establece que “todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores el período de descanso normal que necesitan para reponer sus fuerzas.III. el cual podrá ser no menor de media hora ni mayor de dos horas. SEMANA DE TRABAJO La semana de trabajo es de cuarenta y cuatro (44) horas. el personal y la administración. D. B. Tal período deberá de darse en algún momento entre las doce del medio día y las dos de la tarde”. Uso del Cigarrillo Fumar no está permitido en ninguna parte de la oficina o en los vehículos de la organización. si un empleado nuevo completa el período de orientación preliminar de tres meses se hará una revisión inicial de desempeño que determinará si continúa la relación de trabajo o se da por terminada sin responsabilidad alguna por parte de SONDEAR. El director administrativo es responsable de supervisar todos los aspectos relacionados con la contabilidad. HORARIO DE OFICINA De lunes a viernes. el personal y el sistema computacional. el horario de oficina es de 8:00 am a 12:00 m y de 1:30 pm a 5:30 pm. PERíODO DE ORIENTACIÓN Y PRUEBA De acuerdo con lo que estipula el Código de Trabajo (Artículo 78). C. y sirve de enlace con la Junta Directiva y la Asamblea General. incluyendo las operaciones de los programas y proyectos. Cualquier variación individual en el cumplimiento de esta disposición deberá consultarse a la Dirección Administrativa. supervisa todos los aspectos de la organización. REGULACIONES DEL AMBIENTE DE TRABAJO 1. El presidente es responsable por la elaboración del presupuesto y los planes anuales. El presidente. Todo empleado debe firmar y aceptar esta política y su aceptación se debe archivar en el expediente. El sábado. las finanzas. con el apoyo del director administrativo y el asesor legal. el horario es de 8:00 am a 12:00 m.

Organigrama .

Todo empleado debe firmar y aceptar esta política y su aceptación se debe archivar en el expediente. Un empleado que continúa con el uso de sustancias controladas en el trabajo o continúa reportándose a la oficina incompetente para el trabajo será sujeto a acciones disciplinarias y puede ser sujeto de despido si SONDEAR determina que no está tomando los pasos apropiados hacia su rehabilitación. Es política de SONDEAR mantener un ambiente que proteja a sus empleados de cualquier acoso sexual en el área de trabajo. El empleado es responsable de tomar una parte activa en la corrección de sus problemas.tal conducta se utiliza como base para tomar decisiones de empleo que afecten a un individuo tal conducta tiene el propósito o efecto de interferir sustancialmente con . los registros y discusiones respecto a la naturaleza de problemas personales se manejarán de manera confidencial y se mantendrán separados del archivo de personal del empleado. SONDEAR también tiene el derecho y la responsabilidad de proteger la propiedad de la organización. Uso de Alcohol y Drogas Es política de SONDEAR mantener el ambiente de trabajo libre del uso ilegal de drogas y alcohol en sus oficinas. Acoso sexual debe entenderse como cualquier insinuación sexual no bienvenida o solicitud de favores sexuales o cualquiera conducta de naturaleza sexual cuando · · · la sumisión a tal conducta es explícita o implícitamente un fin o condición para lograr o mantener un empleo individual la sumisión a -o rechazo de. Acoso Sexual SONDEARl garantiza a los trabajadores el derecho de trabajar en un ambiente libre de intimidación discriminatoria. El Director Administrativo asistirá al empleado en la búsqueda de ayuda profesional. ridiculización y ultraje. 3. Todo empleado nuevo recibirá una copia de la Política de Uso de Alcohol y Drogas de SONDEAR y deberá certificar que conoce dicha política y que acuerda cumplirla. Para preservar el derecho a la privacidad del empleado. Todo empleado debe firmar y aceptar esta política y su aceptación se debe archivar en el expediente. la posesión o el uso de sustancias controladas se prohibe en la oficina a cualquiera hora o en cualquiera ubicación durante el desempeño de actividades de SONDEAR. La manufactura ilegal. de los beneficiarios y de los compañeros de trabajo. SONDEAR asistirá al empleado que sufre de problemas de droga y/o abuso del alcohol ayudándolo a obtener asistencia médica apropiada y/o psicológica para vencer us problema.2. la distribución.

SONDEAR sugiere los siguientes pasos: · · Decir de manera muy firme al hostigador que su comportamiento no se puede tolerar y es inoportuno En caso de que la advertencia verbal no surta efecto. y su mantenimiento. El empleado tendrá la oportunidad de responder. antiguos empleados y contratistas. De darse futuros comportamientos ofensivos. empleados. asegurándose que hay testigos de que la nota efectivamente fue recibida El Director Administrativo se reunirá con el demandante para determinar si su comportamiento es realmente de acoso sexual y luego se reunirá con el empleado contra quien se presentó la querella. exceptuando aquellos casos donde la ley exige un acceso diferente. 4. SONDEAR no recopilará información acerca de individuos para su uso en la toma de decisiones de empleo sin una autorización escrita del individuo. el empleado recibirá una advertencia de cesar el comportamiento ofensivo. dar aviso por escrito al Director Administrativo acerca del comportamiento indeseado. uso y revelado. SONDEAR no tolerará ninguna forma de acoso sexual en el área de trabajo. Se colocará un registro del incidente en el archivo personal del individuo. Trata sobre las pautas usadas en la recopilación de información. Resolución de Reserva Esta política orienta las practicas de información personal de SONDEAR sobre solicitudes de trabajo. hostil y ofensivo. el tipo de información recopilada. La . Si cualquier empleado siente que él/ella está siendo hostigado sexualmente o está en una situación con potencial para el acoso sexual.el desempeño en el trabajo de un individuo o crea un ambiente de trabajo intimidante. Si se prueba la querella de hostigamiento. habrá bases para la destitución. El nombre del demandante no se revelará siempre que sea posible. La política de reserva se establece para · · · · asegurar que toda información personal recopilada es necesaria y relevante prohibir métodos de recopilación innecesariamente intrusivos de información que son asegurar que la forma en que los datos son usados en la toma de decisiones sobre el empleo es justa para los individuos asegurar que la organización establece y mantiene claros estándares para la protección de la confidencialidad de datos sobre los individuos.

usada y revelada acerca de individuos es precisa. el individuo puede presentar una declaración de disputa explicando por qué él o ella cree que el registro debe ser cambiado. el solicitante o empleado a ser investigado recibirá una descripción escrita sobre la naturaleza de la investigación. En otras palabras. Cinturones de Seguridad SONDEAR establece el uso obligatorio de cinturones de seguridad en automóviles en tanto estén en viajes de trabajo. a quién y el (los) propósito(s) por el (los) cual(es) ésta puede ser utilizada. no se aceptará la solicitud para el empleo o nombramiento. oportuna y completa. oportuno y completo puede solicitar que la información sea corregida. pueden tener acceso a y uso de registros de otros empleados retenidos por SONDEAR. no puede revelarse a personas u organizaciones fuera de SONDEAR sin la autorización escrita del individuo. evitando su uso y acceso por parte de personas no autorizadas. en todo momento. Sólo los empleados autorizados. Todos los empleados de SONDEAR que viajen en cualquier otro vehículo con cinturones disponibles los utilizarán cuando estén trabajando en asuntos de SONDEAR. indicando el nombre o categoría de personas u organizaciones autorizadas para proporcionar información. Si la corrección o la enmienda no se hace. La mayoría de los registros que mantiene SONDEAR acerca de los individuos estará disponible a ellos. Cualquier individuo que cree que un registro disponible acerca de él o ello no es preciso. SONDEAR corregirá o explicará por qué los cambios no se harán. qué registros pueden ser vistos y copiados y qué registros no están disponibles a los individuos y por qué. en una forma segura. Al solicitante o al empleado se le solicitará que autorice la investigación de antecedentes. Todo empleado debe firmar y aceptar esta política y su aceptación se debe archivar en el expediente. utilizar los cinturones de seguridad. La autorización se hará en lenguaje sencillo y especificará la información a ser revelada. SONDEAR luchará por mantener información de personal y demás información confidencial. toda persona que viaje en un vehículo propiedad de SONDEAR deberá. 5. y si él o ella no lo desea hacer. mantenida. incluyendo salarios. Antes que SONDEAR o una firma representando a SONDEAR conduzca una investigación de antecedentes en relación con un empleo o decisión de nombramiento. los registros acerca de un individuo que lo identifique por nombre o en cualquier otra forma. SONDEAR utilizará procedimientos razonables para asegurar que la información recopilada. . SONDEAR informará a los empleados (y antiguos empleados cuando lo soliciten) qué registros guarda.autorización estará en lenguaje sencillo. Con ciertas excepciones. con una razón valida relacionada con el trabajo.

Cualquier empleado que falle en obrar de acuerdo con la reglamentación anterior recibirá una reprimenda y estará sujeto a sanciones. con la tercera ofensa habrá causal de despido. . el incidente se notificará al Presidente. Las sanciones son como siguen: con la primera ofensa. quien escribirá una segunda "carta de reprensión" que se colocará en el archivo de personal. el Director Administrativo le enviará una "carta de reprensión" que se pondrá en el archivo de personal. con la segunda ofensa.

No se debe correr en la oficina. dado que el proceso alienta una mejor comunicación entre el supervisor y el empleado. Sin embargo. todo el personal debe caminar rápidamente (no correr) a la salida más cercana. Este proceso busca ayudar a los empleados a mejorar su desempeño de trabajo y que su potencial sea consistente con sus capacidades. como responsable de la administración de la organización. que todas las visitas a proyectos que impliquen viajar en lagos. El supervisor y el empleado se reúnen para discutir y acordar sobre resultados y planes futuro. Todos los pasillos y áreas de movilización deben permanecer abiertos y libres de equipos. Es política de SONDEAR desarrollar un plan que sea competitivo en el mercado local y le permita atraer y retener profesionales altamente calificados. F. ríos o océanos incluyan el uso obligatorio de chalecos de seguridad. Clasificación del Trabajo Los niveles de salarios y beneficios se basan en información del mercado de salario local y se aprueban por la Junta Directiva. Los niveles de salario se determinarán de acuerdo a los antecedentes.6. Chalecos (Salvavidas) de Seguridad SONDEAR requiere. Todo empleado debe firmar y aceptar esta política y su aceptación se debe archivar en el expediente. cables y cordones eléctricos. Períodos de Pago Todos los empleados recibirán su pago en el último día de trabajo antes del 16 de cada mes y en el último día de trabajo del mes para el período que termina. 7. todo los miembros del personal deben cooperar para que la oficina sea segura. El empleado completa su borrador inicial del proceso conjuntamente con su supervisor inmediato. sin detenerse a recoger pertenencias personales. Seguridad La Dirección Administrativa. 2 . la motivación y la compatibilidad con los objetivos de SONDEAR. 3. como medida de seguridad. El supervisor provee retroalimentación informal por lo menos cada trimestre a través del período de desempeño. En caso de un fuego. SONDEAR mantendrá una política flexible con respecto a las promociones tomando en cuenta el desempeño del trabajo. experiencias y calificaciones del candidato y de acuerdo con la descripción del puesto de SONDEAR. POLÍTICA DE REMUNERACIONES 1. Dicha evaluación será una parte del archivo de personal de cada empleado. Evaluación de Desempeño Todo los empleados participarán en la evaluación de desempeño en el período 1-31 de diciembre de cada año para revisar el desempeño pasado y establecer metas y objetivos para el año próximo. es responsable de proveer un ambiente de trabajo seguro para el personal de SONDEAR y hará el esfuerzo de hacerlo.

a discreción de la administración. No se puede otorgar adelantos salariales más de una vez cada dieciseis (16) meses y todo adelanto debe ser pagado dentro de seis (6) meses. Los empleados nuevos contratados después del primero de septiembre de cualquier año no son elegibles para revisión de salarios en diciembre pero pueden ser elegibles para revisión de salario después de los seis meses del período de orientación. hasta el treinta por ciento (30%) del salario · . Pagos Salariales Todo el personal recibirá su salario por medio de cheques en Balboas (B/. Se pueden recomendar aumentos en cualquier momento que exista un cambio significativo en las responsabilidades de los empleados.). La Junta Directiva revisará todas las escalas salariales en el cuarto trimestre de cada año y autorizará los ajustes apropiados de acuerdo con la información del salario de mercado y la disponibilidad de fondos. El resultado de desempeño del empleado se tomará en consideración cuando se revisen los salarios. después de seis meses de estar laborando en la organización. Estas obligaciones serán amortizadas por el trabajador durante la vigencia del contrato. 5. 7. Los adelantos de salarios dependerán de la situación financiera de la organización en el momento de hacerse la solicitud. pero en ningún caso los descuentos en este concepto podrán ser superiores al quince por ciento (15%) del salario devengado en el respectivo período de pago El pago de las cuotas mensuales por la compra de casas habitaciones a la entidad vendedora o a una institución crediticia. En tales circunstancias. el presidente puede aprobar un adelanto que no exceda el salario de un mes. Adelantos de Salario SONDEAR no alienta el adelanto de salario pero en una situación de emergencia puede hacer arreglos para ello con las aprobaciones apropiadas. según mutuo acuerdo. Retenciones y Descuentos del Salario Solamente podrán realizarse las siguientes retenciones y descuentos : · · · · El importe del impuesto sobre la renta La cuota del Seguro Social en la parte que debe abonar el trabajador El Seguro Educativo El pago de las deudas que el trabajador contraiga con el empleador en concepto de anticipos de salarios o pagos hechos en exceso. Cualquier aumento salarial se haría efectivo el primero de enero del siguiente año.4. Revisión Salarial Todo empleado recibirá una revisión anual de salario en diciembre de cada año. 6.

El Director Administrativo coordinará y negociará todo los arreglos de terminación con el empleado. POLÍTICAS SOBRE DÍAS DE FIESTA. El empleado y el supervisor deberán discutir y acordar sobre una fecha de terminación justa y razonable. Terminación Involuntaria El Presidente consultará con el Director Administrativo para discutir y determinar la razón para la terminación de un empleado y para seguir los procedimientos que el Código de Trabajo estipula para la terminación involuntaria. · 8. Terminación Voluntaria Incluye instancias en el cual un empleado renuncia dando por lo menos dos semanas de aviso. 10. Eliminación de Trabajo . Días de Fiesta o Duelo Nacional Los empleados regulares de tiempo completo tienen derecho a diez (10) días de fiesta o duelo nacional al año. Los días de fiesta y/o duelo nacional observados son: 1 de enero 9 de enero Martes de Carnaval Viernes Santos* 1 de mayo 3 de noviembre 10 de noviembre 28 de noviembre 8 de diciembre 25 de diciembre El día que toma posesión el presidente electo de la República . La Junta Directiva examinará las necesidades de la organización y decidirá qué posición(es) deberán ser eliminadas. DUELO NACIONAL. VACACIONES Y LICENCIAS 1.Reducción de Personal o Reorganización La eliminación de trabajo es normalmente el resultado de reducción de personal o de reorganización organizativa. 9.· El pago de pensiones alimenticias a favor de quienes tuvieren derecho a exigir alimentos. hasta por un veinte por ciento (20%) de su salario. siempre que el descuento fuere decretado y ordenado por autoridad competente Las sumas que el trabajador autorice le sean descontadas para cubrir prestamos bancarios y créditos comerciales. G. El empleado que termina el empleo voluntariamente no es elegible para pagos adicionales.

SONDEAR estará cerrado en estas fechas. .

y del cual podrá disfrutar total o parcialmente con goce de salario completo en caso de enfermedad o accidente no profesional comprobado. El superior inmediato considerará la cantidad de trabajo pendiente y responderá la solicitud. Vacaciones Todo empleado tiene derecho a un descanso anual remunerado. El empleado deberá planear de antemano sus vacaciones y llenar el formulario de solicitud de vacaciones por adelantado. aprobándola o negándola. Si decide trabajar en un día festivo. No se otorgará el pago en lugar de vacaciones excepto en la jubilación o separación. 2. El tiempo de vacaciones sólo puede ser tomado si se tiene derecho a él y no puede ser "prestado" contra futuras acumulaciones. para obtener la aprobación respectiva. 3. Las vacaciones se conceden para que el empleado disfrute de descanso y no se permitirá su renuncia a cambio de una remuneración o compensación. Licencia por Enfermedad Desde el momento que inicie el contrato de trabajo. o de ciento cuarenta y cuatro horas al año. de acuerdo a la cantidad de tiempo disponible y cuándo desea hacer uso de ese tiempo. debera obtener la aprobación del Director Administrativo con anticipación. No puede elegir trabajar en un día festivo a fin de tomar otro día libre. consultando lo mejor posible los intereses de la organización y los del empleado. el empleado comenzará a crear un fondo de licencia por incapacidad que será de doce horas por cada veintiséis jornadas servidas. El Director Administrativo señalará con dos meses de antelación la época en que el empleado iniciará el disfrute de las vacaciones. El empleado tendra derecho a treinta días por cada once meses contínuos de trabajo. el empleado podrá hacerlo a cambio de otro día posteriormente. cónyuge o hermanos. a razón de un día por cada once días trabajados. . hijos.Si por razones de trabajo se necesita trabajar en uno de estos días en que la oficina permanece cerrada. La licencia por enfermedad pagada solo se utiliza para: · · · Enfermedad actual o incapacidad Citas médicas u odontológicas de tres horas o más ocurridas durante un día de trabajo Para cuidar de un miembro enfermo de su familia inmediata definido como padres. La Junta Directiva de SONDEAR exige a los empleados que se acojan a sus tiempo de vacaciones a su vencimiento a fin de descansar de la presión del trabajo.

el tiempo compensatorio debe ser aprobado por la Dirección Administrativa y DEBE SER TOMADO LA MISMA O LA SIGUIENTE SEMANA EN QUE SE GANA. Licencia por Condolencia En el evento de una enfermedad grave o muerte en la familia cercana. En ningún caso el período de descanso total será inferior a catorce (14) semanas. deberá declarar dicho tiempo en el registro mensual de uso de tiempo. Uso del Teléfono A los empleados se les permite hacer un número razonable de llamadas personales durante el día de trabajo pero se les anima a hacerlo en su propio tiempo cuando sea posible. Licencia por Paternidad Después de completar un año de servicio contÍnuo. Para recibir el pago por enfermedad. pero si hubiese retraso en el parto la empleada tendrá derecho a que se le concedan. un empleado permanente puede elegir tomar cinco (5) días de licencia de paternidad antes o después del nacimiento o adopción de un hijo/a y para ello debe presentar su solicitud para la Licencia de Paternidad a la Dirección Administrativa. Además. se puede tomar hasta tres (3) días de licencia de condolencia con sueldo y para ello se debe presentar una solicitud a la Dirección Administrativa. H. . 7. las ocho (8) semanas siguientes al mismo. ésto se puede hacer por un máximo de 88 días de trabajo. 6.No se podrá utilizar la licencia por enfermedad acumulada para aplicarlas a enfermedades de familiares inmediatos. La licencia por enfermedad no pagada se solicita cuando un empleado requiere tiempo libre adicional debido a incapacidad/enfermedad y todo su tiempo libre ya ha sido pagado. BENEFICIOS MISCELÁNEOS 1. como descanso remunerado. Los miembros del personal deben mantener una lista de sus llamadas personales que incluya el día en que se hizo y el número 5. Antes de producirse. Licencia por Embarazo/Licencia por Maternidad Toda empleada en estado de gravidez gozará de descanso forzoso retribuido del mismo modo que su trabajo durante las seis (6) semanas que precedan al parto y las ocho (8) que le sigan. 4. Tiempo Compensatorio Tiempo compensatorio se refiere a tiempo libre a cambio de horas excesivas trabajadas. el empleado debe obtener y entregar un certificado médico por cada enfermedad o herida o otra incapacidad de corto plazo que dure tres o más días consecutivos. El empleado enfermo o que desea utilizar la licencia por enfermedad para cuidar de un dependiente debe llamar a la oficina entre las 8:00 am y las 12:00 m e informar a su supervisor inmediato acerca de su asuencia.

En el caso de documentos para uso interno solamente.5. aumentar la visibilidad y credibilidad de SONDEAR como una institución y.al que se llamó y reembolsar esas llamadas a SONDEAR todas las llamadas que son mayores a los B/. fuera de eso la administración puede solicitar al personal que contribuya al fondo del café. 3. RESTRICCIONES MISCELÁNEAS 1. El reconocimiento principal se atribuirá a la persona responsable de dicha actividad. Uso de la Fotocopiadora Los empleados pueden hacer veinte (20) copias gratis por mes. negocio o proyecto al cual SONDEAR esté prestando asistencia. más allá de eso tendrán que pagar US$0. deberá indicarse la fecha y el nombre del autor. 4. 2.00 mensuales. negocio o proyecto al cual SONDEAR esté proveyendo asistencia. Se requiere que todos los empleados firmen un documento con respecto a los patrones de conducta al momento de ser contratados. Es responsabilidad de cada empleado informar a la Junta Directiva de SONDEAR respecto a cualquier beneficio actual o potencial para que se proceda a tomar las acciones pertinentes. I. lo cual puede llevar a un posible conflicto de interés en el desempeño de su funciones en SONDEAR.en cualquier empresa. . Conflicto de Interés Cualquier empleado o voluntario/consultor empleado por SONDEAR cuyos gastos sean reembolsables por SONDEAR no debe comprometerse directa o indirectamente -en nombre propio o a través de otra persona. Autoría y Atribuciones de Documentos de Circulación Externa e Interna En su esfuerzo por reconocer y alentar a aquellos que desarrollan documentos útiles e importantes.05 a SONDEAR. SONDEAR tiene dos objetivos: primero. ni debe hacer préstamos para inversiones en cualquier empresa. los documentos que circulen fuera de la organización se atribuirán a SONDEAR y a aquellas personas involucradas en la actividad que se describe. La intención de SONDEAR en este respecto es evitar que un empleado se beneficie personalmente al estar involucrado en un proyecto. reconocer el crecimiento personal y profesional de los individuos involucrados con el trabajo de SONDEAR. segundo. así como el nombre de los principales participantes en el proyecto. Café/Té SONDEAR provée una cantidad mensual razonable de café y té. Como regla general.

la persona deberá consultar a sus colegas antes de expresar a la autoridad su determinación de desobedecer. Se entiende que los intereses de la comunidad local deben ser tomados en cuenta. Si hay una situación donde la conciencia aparenta forzar desobediencia. Los documentos internos deben ser cuidadosamente analizados por la administración antes que puedan ser diseminados. o puede probar un compromiso a ella. 5. a menos que hayan razones que obligen lo contrario. Daños/Accidente/Pérdida En el caso de daño/accidente/pérdida a la propiedad de SONDEAR debido a descuido del empleado. se le solicitará pagar algunos de los costos de reparación o reponer hasta un máximo de 50% del valor de la reparación. en el entendido que la Junta Directiva ha revisado dicho documento. Confidencialidad Los empleados tendrán acceso a información confidencial y materiales relacionados con los proyectos ejecutados o en ejecución y se espera que mantengan tal confidencialidad. La decisión del empleado de permanecer y compartir una situación peligrosa puede fortalecer y motivar a esa comunidad. Deberá haber la máxima consulta posible con la comunidad. Material Escrito Cualquier documento originalmente producido para audiencias externas puede ser diseminado. . Las órdenes del gobierno legalmente constituido deberán ser obedecidas. Esto es de particular importancia con respecto a evaluaciones internas e informes finales de proyectos. 4. 3. Situaciones de Emergencia El personal que confronte una crisis está libre de tomar sus propias decisiones considerando la situación en la que se encuentre y se le asegura que contará con el apoyo de SONDEAR en cualquier acción de emergencia razonable que se vea obligado a tomar.2. así como su propia convicción. deberá tener algún grado de juicio colectivo. para apoyar su decisión.

la participación en proyectos o la firma de convenios (de colaboración. Se debe presumir que cualquier decisión dudosa requiere una aprobación superior. salarios y funciones de oficiales Convenios de donaciones (ingresos) que no excedan los US$24.999. Declaración de misión. declaraciones de políticas importantes Programas Presupuestos y planes anuales y sus revisiones Reorganizaciones organizativas Nuevas estrategias Convenios gubernamentales e institucionales Contratos. FORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS La autoridad básica para formalizar documentos aparece en los estatutos y las acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva y determina que el presidente de la organización es. a su vez. de donación. PROCEDIMIENTOS DE APROBACIÓN ASUNTOS ADMINISTRATIVOS El proceso de aprobación para la formulación de cambios de políticas. Existen directrices principales que deben tener en mente todos los empleados SONDEAR 1. Asamblea General Aprueba puntos tales como: 2. la persona autorizada para formalizar documentos y contratos a nombre de SONDEAR.IV. arrendamientos (gastos) o partidas de capital que excedan los veinticinco mil dólares (US$25.000. requieren dos aprobaciones . La mayoría de decisiones claves requieren dos aprobaciones--el supervisor que toma la decisión más el jefe de ese supervisor. B. A. contratación y nombramiento de personal. colocación de activos Nombramientos.) se ha desarrollado por medio de la interpretación de los estatutos de SONDEAR y las acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva. el representante legal y. etc. por tanto. Este es el concepto de "uno sobre otro". apertura de cuentas bancarias."una sobre otra".00) Junta Directiva Aprueba puntos tales como: Auditores. La autoridad para formalizar un documento no es lo mismo que la autoridad . Se debe presumir que cualquier decisión dudosa requiere una aprobación superior. etc.00 Proyectos o actividades de naturaleza rutinaria Nombramiento de personal Materiales de relaciones públicas Actividades de la auditoría interna Designación de las personas autorizadas para firmar cheques Los cambios en salarios y escalas salariales. 1. o el comité responsable.

órdenes. Aún cuando un oficial puede formalizar un contrato. El Presidente tiene autoridad para formalizar los siguientes documentos aprobados: Convenios gubernamentales e internacionales Convenios de donación Contratos de arrendamiento. antes de la formalización (firma). contratos. . memos. esta delegación debe hacerse por escrito y solamente puede hacerse caso por caso. ASESORÍA LEGAL Todos los convenios.99 (novescientos noventa y nuevo dólares con noventa y nueve centavos) C. sin embargo. él/ella no puede hacerlo hasta que el contrato haya sido debidamente aprobado conforme los procedimientos establecidos. deben ser aprobados por un asesor legal. 2. Los empleados deberán también tener en mente que esta autoridad debe ser ejercida solamente dentro de los límites de sus descripciones de funciones. El Director Administrativo tiene autoridad para formalizar los siguientes documentos aprobados: Cheques y pagarés Convenios de contratación de empleados Contratos de equipos y materiales de oficina (gastos) que no excedan los US$999. así como "contratos" formales los cuales pueden resultar en obligaciones valederas. o ser tomados de modelos previamente aprobados. Los "documentos legales" pueden tener varias formas: cartas. memorandos de entendimiento. Cualquier decisión dudosa debe suponer que requiere de una aprobación superior. 4. Esta autoridad puede ser delegada por el Presidente conforme a un acta de junta directiva específicamente convocada para tales efectos. documentos legales y financieros Venta de activos de la organización Cambios de políticas Autorización para abrir cuentas bancarias y para designar las personas autorizadas para firmar cheques La autoridad del Presidente para formalizar documentos y contratos puede subdelegarse por él/ella a otro miembro de la Junta Directiva o un empleado superior. etc.para aprobarlo. Los estatutos de SONDEAR autorizan solamente al Presidente para formalizar documentos y contratos obligatorios. 3. CONTROL DE CONVENIOS ESPECIALES Es importante manejar cuidadosamente el tema de poderes generales por un abogado y de que ellos sean consecuentes con el propósito y las autorizaciones específicas de D.

evaluaciones de proyectos. Evaluaciones Externas Los registros financieros y de programas de SONDEAR están centralizados en la oficina. visitas de evaluación. Siendo consecuente con lo anterior. Para controlar costos. sin fines de lucro. excepto donde la aplicación de la ley o las regulaciones lo requieran. o auditorías de cualquier programa de SONDEAR. 3. Informes Regulares SONDEAR prepara regularmente informes financieros y de programas. los informes especiales para donantes se producirán únicamente en circunstancias especiales. Informes Especiales Generalmente. INFORMES Y EVALUACIONES EXTERNAS Como organización no gubernamental. SONDEAR trabajará con los evaluadores para asegurarse de que la información adecuada está disponible y para desarrollar: 2. 1. Estos materiales estarán disponibles a todas las partes interesadas a solicitud. estudios. SONDEAR se complace de que sus donantes y otorgantes respeten sus estatutos independientes y agradece que las relaciones entre los donantes y SONDEAR sean las más constructivas cuando son caracterizadas por la colaboración y asociación. Por tanto. La organización ha establecido una política de evaluación externa para facilitar el máximo entendimiento entre ella y los donantes Las evaluaciones. estudios de casos. a la cual se le pueden confiar. SONDEAR ha establecido una política con respecto a los reportes y evaluaciones externas. la Dirección Administrativa es responsable de que los siguientes tipos de documentos sean adecuadamente redactados: Poderes Generales por un Abogado Resoluciones Bancarias Documentos de Seguros Todos estos documentos deben ser aprobados por el Presidente. o cuando un convenio de donación así lo especifique y provea los fondos adecuados para ello. SONDEAR se limitará a la elaboración de documentos regulares con información que considere sobre las fortalezas y debilidades de sus programas. boletines y numerosos documentos. . fondos públicos. SONDEAR acepta plenamente su responsabilidad de hacer disponible información financiera y de programas a las partes interesadas y agradece la oportunidad de compartir su experiencia de desarrollo con otros. E. pueden ser llevadas a cabo por personas o partes no empleadas de SONDEAR solamente después de que la aprobación sea otorgada por la Junta Directiva. las lecciones aprendidas. Antes de dicha aprobación. entre otros.la Asamblea General y/o la Junta Directiva. las finanzas y el impacto de sus actividades de desarrollo en general.

Los documentos producidos para una audiencia interna necesitan examinarse cuidadosamente antes de su publicación · · . En el espíritu de participación. Se define “familiarización” a visitas de personal visitante. etc. resultan en un informe. Los empleados de campo de SONDEAR no están autorizados para proveer información del programa a evaluadores externos sin el permiso escrito de un directivo de SONDEAR. SONDEAR ayudará en todo lo posible para facilitar que los evaluadores externos realicen su trabajo. apropiadas para distribuir públicamente Los informes finales de proyectos en general no deben ser publicados. 4.· · El ámbito de trabajo completo y el plan de evaluación acordado por ambas partes y por escrito Un convenio que brinde la oportunidad de que un empleado de SONDEAR revise y comente el borrador de tal evaluación. cualquier documento producido originalmente para una audiencia externa puede difundirse.. donantes. por lo general. a menos que se hayan leído cuidadosamente para asegurarse que no hay comentarios sobre funcionarios. se entenderá normalmente que las evaluaciones externas no se llevarán a cabo a menos que el convenio inicial de donantes especifique una evaluación externa y provea los fondos necesarios. estudio. Cualquier empleado de SONDEAR al que le sea solicitada una evaluación por cualquier parte deberá contactar inmediatamente al Director Administrativo para información. Las "evaluaciones" significan aquellas actividades requeridas formalmente por donaciones y. Difusión Pública de Documentos · Las evaluaciones o revisiones de los donantes a los programas de SONDEAR no son. Dichas visitas de familiarización no deben relacionarse a una evaluación formalmente programada. antes de ser circulada y hecha pública En el caso de donaciones. programadas y formales las que deben ser aprobadas según se indica. sino ser vistas como parte del interés de SONDEAR por ayudar a otros a entender lo que está haciendo. o auditoría. quienes desean hacer una observación informal ad hoc de las actividades de SONDEAR. así como tampoco los documentos generados sólo para uso interno. visita de evaluación. cooperación y asociación. Son estas evaluaciones. por lo general. gobiernos u otras entidades que podrían suponer un problema político o una complicación para el donante Básicamente. SONDEAR motiva la realización de visitas personales informales a proyectos por el personal donante al campo siempre y cuando se haga en compañía funcionarios de SONDEAR y cuando el propósito de tales visitas está limitado a la familiarización.

particularmente insumos agrícolas. los cuales deberán: · · · · · · · · · · · · tener un potencial medible para alcanzar la viabilidad económica tener potencial para mejorar el bienestar social de las personas de bajos ingresos responder a las necesidades de las personas de bajos ingresos y de la comunidad local considerar el papel de. cuando sea técnica y económicamente factible usar materias primas locales. CRITERIOS DE ASISTENCIA A PROYECTOS SONDEAR tiene criterios estandarizados para evaluar grupos de productores / empresas que solicitan su asistencia.F. e impacto en. la mujer en todos los campos tener potencial para la réplica tener una base amplia de propiedad tanto como sea posible y práctico ser intensivo en mano de obra. cuando sea posible tener participación local adecuada en inversiones equitativas ser un soporte ambiental y ecológicamente apropiado al ambiente local no discriminar en favor de un grupo o sexo en particular no tener acceso en otra parte a los servicios que SONDEAR brinda G. Las instituciones que buscan asistencia deberán: · · · · Tener el potencial para ser efectivas en asistir a personas de bajos recursos económicos Tener un potencial medible para aumentar el impacto de sus actividades en las personas de bajos ingresos Tener el potencial medible para convertirse en una institución fuerte y viable Tener como objetivo el mejoramiento de bienestar económico y social de personas de bajos ingresos por medio de procesos de asistencia técnica y capacitación Tener como objetivos actividades de apoyo ambiental · . CRITERIOS DE ASISTENCIA A INSTITUCIONES SONDEAR enfocará su asistencia en aquellas instituciones que tengan un alto potencial para demostrar su efectividad para asistir a las personas de bajos recursos económicos.

· · · Considerar el papel de. compartir información y aumentar su efectividad como institución de desarrollo Tener un compromiso con. Cada una de estas actividades deberá: · · Ser accesible a SONDEAR debido a la capacidad organizativa y la ventaja comparativa tanto real como percibida Lograr una combinación apropiada de los siguientes objetivos: Renta en exceso del costo total Aumento de la credibilidad y la visibilidad de SONDEAR Promover el crecimiento profesional y la experiencia del personal de SONDEAR Proveer servicios a un donante importante No requerir generalmente un proceso de licitación y propuesta por escrito No tener un alto costo de oportunidad. moral y legal No utilizar los servicios de SONDEAR para beneficiar inadecuadamente a instituciones o a individuos conectados con ellas · · · · · · H. o relaciones directas o indirectas con proyectos de base de desarrollo. CRITERIOS PARA CONSULTORÍA Y CONTRATACIÓN Las actividades de consultora y contratación deben complementar el logro de los objetivos de SONDEAR. la mujer en todos los campos de sus actividades Haber demostrado el deseo de proveer personal contraparte. ni interferir en las actividades de desarrollo de SONDEAR Ser de apoyo al proceso de desarrollo local · · · · · . o estar en la posición de influir políticas en conexión con las actividades de desarrollo Complementar y hacer más visible el trabajo de SONDEAR en una determinada región No tener como uno de sus objetivos actividades políticas partidistas No tener acceso en otra parte a los servicios que brinda SONDEAR No estar buscando simplemente mano de obra extra para sí misma sin tomar en cuenta el crecimiento y desarrollo institucional Ser visto como poseedor de una imagen ideológica. e impacto en.

En setiembre. La autoridad para ejecutar un contrato o convenio no es la misma que la autoridad para aprobarlo. ACEPTACIÓN DE DONACIONES Los estatutos de SONDEAR establecen la Junta Directiva autoriza al presidente suscribir contratos o establecer convenios a nombre de la organización. Cualquier cambio subsecuente en el presupuesto deberá ser aprobado por la Junta Directiva. B. para controlar las actividades de SONDEAR en el año. cada año. en particular si tales casos no se pueden resolver a través de la línea de mando regular. de acuerdo con las características de cada donante en particular. El propósito de la auditoría interna financiera es determinar si se están aplicando los controles financieros adecuados de manera consistente y asegurar que las transacciones y políticas financieras. FINANZAS Y CONTABILIDAD APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS La autoridad relacionada con la apertura de cuentas bancarias se deriva de acciones tomadas por la Junta Directiva. Un asesor con autoridad para ejecutar un contrato o convenio puede tener que esperar hasta que el contrato o convenio sea aprobado. . PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA ORGANIZACIÓN El año fiscal de SONDEAR es del 1 de enero al 31 de diciembre. así como otros procedimientos. La administración usa estos planes y presupuestos. Estos planes y presupuestos son revisados por la Junta Directiva en octubre y finalmente aprobado por la Asamblea General en enero del año siguiente. Esta autoridad por lo general se delega al presidente mediante un acta de reunión de Junta Directiva llevada a cabo expresamente para tales propósitos. PORCENTAJE DE COSTOS ADMINISTRATIVOS (“overhead”) SONDEAR asigna a cada proyecto un porcentaje de costos administrativos no menor de cinco porciento (5%) y no mayor de veinticinco porciento (25%). D. SONDEAR tiene dos tipos de presupuestos: el de la organización y el de los proyectos E. AUDITORÍAS INTERNAS El Director Administrativo es responsable de la auditoría interna de SONDEAR y el resultado de sus labores se presentan al presidente de la Junta Directiva y a la Asamblea General. Está autorizado para llevar a cabo áuditos e investigaciones consistentes con prácticas y procedimientos de auditoría comúnmente aceptados.V. aprobados por la Junta. A. El director administrativo está obligado a informar la comisión de hechos fraudulentos o ilegales al más alto nivel necesario de modo que éste tome las acciones pertinentes. la Junta Directiva ha autorizado al presidente para establecer lineamientos que gobiernen la ejecución de tales contratos o convenios y para delegar autoridad. la Administración prepara planes y presupuestos de ingresos y gastos para todas sus actividades en el próximo año. A su vez. responden a principios contables generalmente aceptados. C.

Dichos gastos extraordinarios podrían incluir. CONTROL DE GASTOS Los comprobantes de gastos de los directivos superiores de SONDEAR quienes también son empleados (Presidente y Vice Presidentes) serán revisados por dos personas dentro de SONDEAR.que la organización tiene en ejecución en un año dado. pero no limitarse a. Además. consecuente con los procedimientos actuales. G. SISTEMA CONTABLE SONDEAR utiliza el sistema contable computarizado denominado CPRM. cuyo funcionamiento se describe en detalle en el manual de procedimientos respectivo. El sistema contable está conformado por varios módulos. Es responsabilidad del Director Administrativo y del contador mantener la contabilidad al día. Comidas por más de US$25 por persona Gastos personales por encima de los gastos de trabajo normales y razonables. organización se detalla por mes y por cuenta/fuente. los siguientes informes: · · · · · · · · · · Balance de Prueba Libro de Diario Libro Mayor por Cuenta Análisis de Variación del Presupuesto Informe de Gastos por Número de Cuenta Informe de Efectivo o Facturas Informe Mensual de Planilla Matriz de Hora por Empleado y Proyecto Conciliaciones Bancarias Auxiliares para los Activos y Cuentas Pendientes Una vez al año se presentarán estos informes de manera consolidada. todos los gastos extraordinarios que aparezcan en los comprobantes de gastos de los oficiales arriba citados deben ser aprobados por el Director Administrativo o el Tesorero de la Junta Directiva. a saber: · Libro Mayor registro de cuentas por cobrar registro de cuentas por pagar registro de planilla registro de asientos diarios conciliación de estados bancarios para cada cuenta de caja Manual de Cuentas · . lo siguiente: · · H. F. alimentación. hospedaje. dentro de los primeros diez (10) días de cada mes. como viajes. etc. El presupuesto de la INFORMES FINANCIEROS El Director Administrativo será responsable de presentar.

computadoras y equipo que tienen un valor de compra de cinco mil dólares (US$5. Los activos fijos que se destruyen o se tornan obsoletos y sin valor se descartan . J. La base para la asignación es las horas-persona trabajadas durante dicho período en cada uno de los proyectos que ejecuta la organización. reserva por indemnización de trabajo. COSTEO DE PROYECTOS Los informes sobre costeo de proyectos es una forma de asignar gastos a proyectos específicos durante un período determinado de tiempo. inventario) Conciliaciones Bancarias Asientos de Diario y Reservas (asientos de acumulación. registros de contabilidad.000) o más y cuya expectativa de vida es de un año o más. SONDEAR tiene dos fuentes de financiamiento para los activos fijos: sus propios fondos no restringidos y aquellas donaciones o contratos que específicamente proporcionan fondos para la compra de activos fijos (fondos restringidos). El “valor de compra” excluye gastos de envío. los gastos para el período determinado.· · · · · · Activos (restringidos y no restringidos) Pasivos (restringidos y no restringidos) Ingresos Gastos (beneficios y gastos del programa) Ingresos en Efectivo Egresos de Caja Cuentas por Pagar (proveedores. Tales presupuestos son aprobados por la Junta Directiva y la Asamblea General de Socios. restringido -vs. planilla) Activos Fijos (capitalización.no restringido. Un equipo compuesto de varias partes que deben existir juntas para poder cumplir con las funciones necesarias o para funcionar (i. el costo de la hora/persona y los cargos directos. ACTIVOS FIJOS SONDEAR capitaliza vehículos. reserva de ahorros. aprobación de compra o venta. otras reservas) I. el monitor y la unidad central de poder de una computadora) por lo general se capitaliza como una sola unidad. Cada año. SONDEAR elabora un presupuesto que no sólo incluye los gastos del próximo año sino también la compra de activos fijos. reserva de pensión. reservas por vacaciones. seguros. aunque figuren como elementos separados si hubieran sido comprados en diferentes meses. Para calcular el costo de los proyectos es necesario conocer: la matriz de horas.e. depreciación. aduanas y cargos por instalación. reserva de XIII mes.

El Director Administrativo puede aprobar compras de hasta US$999. Todos los vehículos se deprecian en un período de treinta y seis (36) meses. A todos los asesores se les recuerda que SONDEAR opera con fondos provenientes de donaciones con el propósito de brindar apoyo a personas de bajos recursos y.999. Para compras superiores a los US$25.00 requieren dos firmas. L. Los gastos de alojamiento y alimentación a ser reembolsados deben ser consistentes con la filosofía de SONDEAR en cuanto a utilizar instalaciones que presten un servicio justo y apropiado a precios moderados.000 y más de US$5.99 La Junta Directiva puede aprobar compras de hasta por US$24. se les alienta a ejercer juicio sano y prudente en el gasto de los fondos. POLÍTICA DE VIÁTICOS Es política de SONDEAR reembolsar a sus asesores los gastos de viaje de tal manera que no deriven de eso beneficios materiales pero tampoco sufran pérdidas materiales por tal causa.o ausencia .99 requieren de una sola firma. POLÍTICA DE COMPRAS La autorización para comprar se clasifica en cuatro niveles: US$0 a US$500.99 sin la aprobación de la Asamblea General. Los pagos superiores a US$1.000. Los reembolsos se hacen contra presentación .0001 a US$5. Los pagos por compras aprobadas hasta US$999. en tanto no sea la misma persona que aprueba el pago. Las compras superiores a US$500 requieren una orden de compra firmada y aprobada antes de la compra.siguiendo el criterio del Director Administrativo y una vez obtenida la aprobación o el visto bueno del presidente.000 se requiere la aprobación de la Asamblea General. por lo tanto. Es política de SONDEAR depreciar todos los activos fijos en línea directa hasta llegar a un valor cero.000. El proceso de verificación es un procedimiento para establecer la presencia y condición . Las compras por encima de US$500. las computadoras en sesenta (60) meses y equipo como máquinas de escribir en ciento veinte (120) meses. La depreciación se inicia el mes siguiente después de la compra y se detiene un mes después de la venta o descarte.000. K. anuales). US$501 a US$2.00 requieren tres cotizaciones de diferentes proveedores.de los activos fijos mediante inventarios y áuditos periódicos (generalmente. US$2.

si el costo de ese viaje se cubre con fondos de USAID.325 por milla. POLÍTICA PARA EL USO DE VEHICULOS SONDEAR no permite el uso de sus vehículos para fines personales. cuando se presente un caso de emergencia. Sin embargo. debe esperar por el parte policivo respectivo. aunque sus principios generales se pueden adaptar para regular los viajes internacionales. Cada vehículo mantendrá en su interior un libro de registro diario de uso tanto por asuntos oficiales como por asuntos personales.UU. de resultar culpable en el juicio. donde sea posible. si se diera el caso.325 por milla. deberá solicitarse por escrito por lo menos tres días antes de la fecha en que se requiere el cheque. el empleado debe preparar y presentar el formulario de gastos a SONDEAR. M. A los empleados que tienen adelantos de viajes anteriores no se les dará adelanto hasta que liquiden tal adelanto con informes de gastos. será responsable por la cancelación de los costos de reparación u otros gastos. a menos que exista una razón de peso para no hacerlo. El supervisor debe firmar y fechar los informes de gastos y enviarlo a la Dirección Administrativa para ser procesados. Cuando se necesite un adelanto. El supervisor debe revisar los gastos reclamados para asegurar que son consistentes con las políticas de la compañía y generalmente con razonables y de naturaleza legítimos. Dentro de los siguientes cinco días hábiles de haberse completado el viaje. La política de viáticos se aplica a viajes locales. Todo viaje oficial aéreo debe ser con una empresa de transporte de los EE.de facturas que establecen el gasto real. Si un empleado usando el vehículo para asuntos oficiales se vé involucrado en un accidente. Todo viaje aéreo debe ser por la vía directa en clase económica y debe contar con la aprobación de la Junta Directiva. Cualquier balance del adelanto no usado en el viaje debe acompañar el informe de gasto. . el director administrativo podrá autorizar dicho uso. El empleado de SONDEAR que utiliza un vehículo para propósito personales asumirá la responsabilidad de daños al vehículo y el costo de la reparación respectiva. Los viajes internos deben responder a una programación previa y contar con la aprobación del coordinador del proyecto y/ del director administrativo. en el entendido que el asesor presentará luego un informe de reembolso por milla a la tasa establecida de US$0. El uso de vehículos propios para asuntos oficiales será reembolsado a la tasa fija de US$0. siempre y cuando se obtenga la aprobación previa del director administrativo para tales efectos. Tal solicitud debe tener una breve justificación escrita .

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