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EL OFICIO (Viene del latn OFFICIUM) que significa funcin deber o cargo. DEFINICIN.

El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente

oficial y protocolar, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas. UTILIDAD Y FINES tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la institucin que lo emite. Se usa con finalidad de comunicar y

coordinar acciones, invitar, pedir informaciones, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo. REA DE DIFUSIN Se difunde en dos niveles: A NIVEL EXTERNO. Establece comunicacin con personas entidad que ocupan cargos directivos. A NIVEL INTERNO. Enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin. Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio. PARTES: 1. LUGAR Y FECHA. Se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso. 2. NUMERACIN. En esta parte se escribe la palabra OFICIO con ajenas a la

mayscula, seguida del numero de expedicin, el ao separada por un guin y finalmente, separada por una lnea oblicua, las siglas de la oficina, de procedencia con letras maysculas. 3. DESTINATARIO. aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4. ASUNTO. Escrita con mayscula y seguida por dos puntos, indica escribir el mensaje de texto de forma clara y resumida. 5. REFERENCIA. Usada solamente cuando se da respuesta a un

documento recibido con anterioridad. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y se coloca la numeracin del documento anterior. 6. CUERPO O TEXTO. Es la parte ms importante, aqu se dar a

conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa. Generalmente para iniciar el texto se usan expresiones como: Tengo a bien comunicarle Me es muy grato comunicarle Tengo el agrado de dirigir 7. DESPPEDIDA. En la despedida cortesa. Existen tambin expresiones como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi estima personal. 8. ANTEFIRMA. Frase de cortesa que se usa al concluir la redaccin del texto. Atentamente, 9. FIRMA Y POSFIRMA FIRMA: se escribe la rbrica a mano. POSFIRMA: se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a la vez el cargo que le distingue. 10. INICIALES. Al igual que el memorando, las iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minscula. 11. ANEXO. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. 12. DISTRIBUCION. Se usa generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a las personas a quienes va dirigido el oficio. TIPOS DE OFICIO: A) OFICIO SIMPLE O DIRECTO. Este tipo de documentos se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. consideracin y debemos de mostrar amabilidad,

Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin,

agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o deportivas. B) OFICIO MLTIPLE. Es un documento que se usa cuando un mismo texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn el destinatario va en puntos suspensivo o simplemente en blanco para escribir el nombre y el cargo del destinatario solo cuando caso lo requiera. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple no obstante es importante recordar que: El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra

DISTRIBUCIN que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio. ESTRUCTURACION SEGN FORMATOS: Los oficios simples y mltiples se estructuran en base a tres formatos: A, B, C, los que se diferencian por: a) Redactar o distribuir de manera especial los elementos del formatos. (en el

destinatario ; b) Llevar asunto obligatoriamente los dos primeros formato C, tambin se usan para las transcripciones. El uso del asunto es opcional); y c) Ser los dos primeros formatos modernos, y el tercero, tradicional.

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